PROCESO ADMINISTRATIVO

¿QUÉ ES LA ADMINISTRACIÓN?

Proceso cuyo objetivo es la coordinación eficaz de los

recursos de una organización formal para lograr sus objetivos
a través de otros.

ELEMENTOS DEL CONCEPTO:

Proceso: Serie de etapas.
Coordinación de recursos: Combinar, sistematizar y analizar.
Eficacia: Lograr los objetivos en cantidad y tiempo.
Organización formal: Delimitada, premeditada, con
lineamientos
y estructura.
Objetivo: Siempre enfocado a lograr fines o resultados
A través de otros: Realizado con colaboración y esfuerzo.
 CARACTERÍSTICAS

Universalidad: Existe en cualquier grupo social y se puede aplicar lo mismo en

una
empresa industrial, en un hospital o en el ejército.
Valor Instrumental: Es un medio para lograr un fin, y no el fin en sí mismo.
Unidad temporal: Aunque para fines didácticos se definen varias etapas, no
significa que existan de manera aislada. Todas las partes existen al mismo
tiempo.
Amplitud del ejercicio: Se aplica en todos los niveles de una organización.
Especificidad: Aunque la administración se auxilie de otras disciplinas,
tiene características propias.
Interdisciplinariedad: La administración es afín a todas aquellas
ciencias y técnicas
relacionadas con la eficacia en el trabajo.
Flexibilidad: Los principios administrativos se adaptan a las necesidades
propias de cada grupo social donde se aplican.
 ¿ Ciencia, Técnica o Arte ?
Ciencia Técnica Arte
Definición Conjunto de conocimientos Conjunto de instrumentos, Conjunto de técnicas y
ordenados y sistematizados, reglas, técnicas, teorías cuyo objetivo es
de validez universal, procedimientos y causar un placer estético
fundamentados en una conocimientos cuyo a través de los sentidos.
teoría referente a verdades objetivo es la aplicación También se dice de la
generales utilitaria virtud, habilidad o
disposición para
hacer bien una cosa
Objeto Conocimiento del mundo: Aplicación o utilidad Belleza, habilidad,
búsqueda de la verdad práctica expresión.

Método Investigación, observación, Instrumentos, Técnicas, teorías,

experimentación procedimientos, emotividad,
conocimientos científicos creatividad

Fundamento Leyes generales Principios y reglas de Reglas

aplicación práctica
HISTORIA DE LA ADMINISTRACIÓN
• La historia de la administración comprende dos momentos.
El primero tiene lugar con el origen de los grupos humanos y
el segundo con la llegada de la Revolución Industrial
(Inglaterra, 1760).
La disciplina nace con el hombre mismo desde el momento
en que tuvo la necesidad de integrarse en grupos, esto lo
llevó a darse cuenta de que es más fácil alcanzar los
objetivos de manera conjunta.
Más tarde, la revolución industrial incita a los primeros
estudiosos a desarrollar teorías y métodos administrativos
para eficientar los procesos.
 ¿QUÉ ES UNA ORGANIZACIÓN?
Una estructura donde se determinan y coordinan
actividades, se delimita una autoridad y hay interacción de
las personas con los objetivos que se plantan en los
convenios.
La organización nace de la necesidad humana de
cooperar por razón de sus limitaciones física s, biológica s,
psicológicas y sociales. Los seres humanos se ven obligados
a coordinarse para alcanzar objetivos generales.
Pueden ser formales: se agrupan para buscar objetivos
determinados como un partido político o informales: nacen
esporádicamente y no están reglamentadas como un
grupo de amigos que se reúne para festejar un
cumpleaños.
Conviene aclarar que el término organización tiene dos
enfoques: 1) como etapa del proceso administrativo y
2) como empresa vinculada con una estructura
• División del • Vida • Aparición del • Administración • Centralización • Aseguramiento
trabajo por sedentaria esclavismo de los feudos de la de la calidad
edad y sexo • Aparición del • Aplicación de • Los siervos se producción y las TI
• Uso rudimentario Estado la independizan y • Auge condicionan
de la • Desarrollo de administración aparecen talleres industrial el
administración las grandes mediante artesanales • Administració funcionamie
para lograr civilizaciones estricta • Surgen los n de tipo nto
objetivos. apoyadas en la supervisión y gremios coercitivo empresarial.
administración sanciones (antecedentes • Explotación
de tributos. físicas del sindicato) inhumana del
trabajador
• Surgen los
primeros
estudiosos
del tema
Época Período Antigüedad Época Revolución Siglo
Primitiva Agrícola Grecolatina Feudal Industrial XXI
GRANDES CLÁSICOS DE LA ADMINISTRACIÓN
 FREDERICK TAYLOR

Considerado el padre de la Administración.

Taylor nació en Filadelfia en 1856, fue un ingeniero mecánico
quien entendía la necesidad de incorporar a la práctica
administrativa un método sistemático de recolección,
ordenamiento y análisis de los hechos y cuentas del proceso de
producción.
Estudió en los obreros los tiempos y movimientos y el uso de
herramientas apropiadas a las funciones (estandarización de
recursos). Era muy consiente de las necesidades personales de los
trabajadores (correcta remuneración e incremento de
habilidades)
En 1903 publica su primera obra científica “Administración
de taller”, donde se manifiesta el interés en la
racionalización del trabajo a través de un análisis
cronométrico de los tiempos y movimientos de un
obrero en sus actividades.
En 1911 da a conocer “Los principios de la Administración
 HENRY LAWRENCE GANTT
(1861-1919)

A diferencia de Taylor, sus trabajos fueron desarrollados con

un enfoque humanístico, tenía la idea de que en una
empresa todos deben tener la oportunidad de recibir
beneficios.
En 1901 da a conocer su sistema de salarios de
bonificación: Si un empleado termina la tarea fijada para el
día, se le daba una bonificación, si no la concluía, recibía
la paga normal y no era castigado. Esto la diferencia del
sistema de retribución de Taylor donde no existía un salario
base.
Desarrolló la gráfica de balance diario, ahora conocida
como
Gráfica de Gantt.
En 1908, presenta su trabajo “Adiestramiento a los obreros en
los hábitos de la administración y la cooperación”, donde
señala una serie de instrumentos para capacitar, instruir y
motivar un cambio en los malos hábitos de los obreros.
Gráfica de
Gantt
 HENRY FA YO L (1841 -
1925)
Observó que cada jefe gobernaba a su
manera sin inquietarse por saber si existen
leyes que rigen la materia o los procesos.
Como resultado de esta observación, se
aplicó el instrumento más importante para el
administrador contemporáneo: El proceso
administrativo.
En su obra enfatizaba: “Mi doctrina
administrativa no es un privilegio exclusivo ni
una carga personal del jefe o de los
directivos de la empresa; es una función que
se reparte, como las otras funciones
esenciales, entre la cabeza y los miembros del
cuerpo social”
El fayolismo es el primer intento de
establecer una teoría general comprensible
de la Administración.
LA EMPRESA
En su más simple enfoque significa:
A c ción de emprender una cosa con un
riesgo implícito.
Según la Ley Federal del Trabajo,
empresa es: Unidad económic a de
producción o distribución de bienes o
servic ios.
Para efectos de estudio la podemos
definir como:
Grupo social en el que, a través del
capital, el trabajo y la administración, se
producen o distribuyen bienes y servic ios
con fines lucrativos, o sin ellos, y
tendientes a la satisfacción de diversas
necesidades de la comunidad.
 CLASIFICACIÓN:

Actividad o giro:
• Industriales (extractivas o
manufactureras)
C omerciales (mayoristas, minoristas)
• Servicio (transporte, turismo)
Constitución legal:
• Sociedad Anónima
• Sociedad cooperativa
• Sociedad en nombre colectivo, etc.
Origen de capital:
• Privadas
• Públicas
Magnitud o tamaño:
• Micro
• Pequeñas
• Medianas
• Grandes.
 RECURSOS DE LA EMPRESA

• Materiales: Bienes tangibles propiedad de la empresa (edificios, terrenos, materias

primas, productos, etc.).
• Tecnológicos: Herramientas e instrumentos auxiliares en la coordinación de
otros recursos (Sistemas de producción, patentes, fórmulas, etc.).
• Financieros: Elementos monetarios propios y ajenos indispensables para la
ejecución
de decisiones (dinero en efectivo, aportaciones de los socios, utilidades, etc.).
• Factor humano: No es considerado un recurso, pues tiene sentimientos,
emociones, posibilidad de desarrollo, creatividad, ideas, imaginación,
experiencia y habilidades. Es el factor más importante.
 EL PRO C ESO
ADM INISTRATIV
O.
 EL PROCESO ADMINISTRATIVO

• Es el conjunto de etapas sucesivas a través de las cuales se efectúa la

administración, las cuales se interrelacionan y forman un proceso
integral.
Se divide en dos fases: Mecánic a y Dinámica .
La fase mecánica describe el funcionamiento del proceso, es la parte
teórica. (Entiéndase la palabra “mecánica” como el modo de operar
de algo: la mecánica de un juego, la mecánica de un aparato, etc).
La fase dinámica se refiere al hecho mismo de manejar el organismo
social.
Es muy importante no confundir las fases del proceso administrativo con las etapas
del
mismo.
Las etapas del proceso administrativo son:
Planeación, organización, dirección y control.
Las cuatro conforman la base para el entendimiento integral de la
administración, forman la herramienta conocida como proceso administrativo,
y pueden ser fácilmente encasilladas en las fases mecánica y dinámica.

Entonces podemos decir que las fases sólo representan una forma de encasillar
la principal herramienta administrativa; las cuatro etapas del proceso
administrativo.
 ¿Qué se va
Planeación
a hacer?
Mecánica
¿Cómo se
Organización
va a
hacer?

Ver que
Direcció
se
n
Dinámic haga.
a ¿Cómo se
Contro
ha
l realizado?
PRIMERA ETAPA: PLANEACIÓN
La planeación se define como la determinación de los objetivos y elección de
cursos de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un
esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.

Elementos del concepto:

Objetivo: Determinar los resultados deseados
Cursos alternos de acción: Diversos caminos a seguir para lograr objetivos
Elección: Análisis y selección de las decisiones
adecuadas.
Futuro: Anticipar hechos inciertos y prepararse para contingencias.
 IMPORTANCIA

• Se establecen métodos de utilización racional de recursos.

• Reducen los niveles de incertidumbre que se pueden
presentar en el futuro, mas no los elimina.
• Prepara a la empresa para hacer frente a las
contingencias.
• Condiciona a la empresa al ambiente que la rodea.
• Establece un sistema racional para la toma de
decisiones, eliminando “corazonadas” o empirismos.
• Las decisiones se basan en hechos, no en emociones.
 PRINCIPIOS DE APLICACIÓN
INDISPENSABLE
• Factibilidad: Lo que se planee debe ser efectivamente realizable, no
elaborar planes irreales, muy ambiciosos u optimistas.
• Objetividad y cuantificación: Es necesario basarse en datos reales cuando
se
realiza la planeación.
• Flexibilidad: Establecer márgenes de holgura que permitan afrontar
situaciones imprevistas y proporcionar nuevos cursos de acción.
• Unidad: Todos los planes de la empresa deben integrarse al plan general de
la
misma.
• Del cambio de estrategias: Cuando un plan se extiende más allá de los
parámetros establecidos fuera de los límites lógicos, será necesario
rehacerlo completamente sin abandonar el objetivo.
 ELEMENTOS DE LA PLANEACIÓN

• Misión: Describe la actividad o función básica de la empresa y que es la razón de

su
existencia.
• Visión: Contesta a la pregunta “¿Qué se desea que logre la empresa en un
futuro?”. Se refiere a un estado futuro posible y deseable.
• Propósitos: Orientan el comportamiento ético que deben seguir los integrantes de
la empresa, promueven acciones de tipo socioeconómico.
• Objetivos: Resultados que la empresa desea obtener, fines por alcanzar
establecidos cuantitativamente.
• Estrategias: Cursos de acción general o alternativas que señalan la dirección
por seguir, así como el empleo general de los recursos.
• Políticas: Disposiciones que guían, orientan y regulan el comportamiento del
personal
en la toma de decisiones en actividades que se repiten una y otra vez.
• Reglas: Disposiciones que deben ser cumplidas al pie de la letra, son
rígidas y determinan lineamientos muy precisos que deben cumplirse.
• Programas: Esquemas (gráficas de Gantt) donde se establecen: la secuencia
de actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los
objetivos, y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes.
• Presupuestos: Plan de todas o algunas de las fases de actividad de la
empresa expresado en términos monetarios.
SEGUNDA ETAPA: ORGANIZACIÓN
Se define como: El establecimiento de la estructura necesaria para la coordinación racional
de las actividades mediante la determinación de jerarquías; disposición, correlación y
agrupación de actividades, con el fin de poder realizar y simplificar las funciones del grupo
social.
Elementos del concepto:
Estructura: Marco fundamental del grupo social que establece la disposición y la correlación
de funciones, jerarquías y actividades.
Coordinación: Armonía y adecuada sincronización de las actividades.
Agrupación y asignación de actividades y responsabilidades: Agrupar, dividir y asignar
funciones a fin de promover la especialización.
 IMPORTANCIA

• Es de ca rácter continuo dado que la empresa

están sujetos a constantes ca mbios
(contracción, expansión, nuevos productos, etc.)
• Es un medio a través del cual se establece la
mejor manera de lograr los objetivos.
• Evita la lentitud e ineficiencia de las
actividades.
• Reduce o elimina la duplicidad de esfuerzos al
delimitar funciones y responsabilidades.
 PRINCIPIOS DE APLICACIÓN
INDISPENSABLE
• Del objetivo: La existencia de un puesto sólo es justificable si sirve para
alcanzar
realmente los objetivos.
• Especialización: Mientras más específico y menor sea el campo de acción de
un individuo, mayor será su eficiencia y destreza.
• Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane la
comunicación necesaria para lograr los planes.
• Paridad de autoridad y responsabilidad: No tiene objeto hacer responsable
a una persona por determinado trabajo si no se le otorga la autoridad
necesaria para poder realizarlo. De igual forma, resulta absurdo conceder
autoridad para realizar una función a un empleado si no se le hace
responsable de los resultados.
• Unidad de mando: Los subordinados no deben reportar a más de un
superior ni recibir órdenes de dos o más jefes.
• Difusión: Las obligaciones de cada puesto deben publicarse o ponerse por
escrito para todos los miembro de la empresa que tengan relación con estas
• Amplitud o tramo de control: Hay un límite en cuanto al número de
subordinados que deben reportar a un ejecutivo. Lyndall F. Urwick menciona
que no debe ejercerse autoridad directa a más de cinco o seis
subordinados.
• De la coordinación: Las unidades de la empresa siempre deberán
funcionar armónicamente.
• Continuidad: Una vez establecida, la estructura organizacional
requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del
medio.
 ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN

• Jerarquización: Disposición de las funciones de una

organización por orden de rango, grado o importancia.
• Departamentalización: División o agrupamiento de las
funciones y
actividades en unidades específicas con base en su similitud.
• Descripción de funciones: Definir con toda claridad las labores
y actividades que habrán de desarrollarse en cada una de
las unidades concretas.
• Coordinación: Sincronización de la autoridad de cada jefe con sus
subordinados con el fin de lograr la unidad, armonía y rapidez en
las unidades de trabajo.
 ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN

• Organigramas: Representaciones gráficas de la estructura formal de

una organización.
• Manuales: Documentos detallados que contienen en forma ordenada y
sistemática información sobre la organización.
• Procedimientos: Establecen el orden cronológico y la secuencia ordenada
de actividades a realizar.
• Diagramas de flujo: Representación gráfic a de un procedimiento.
• Formas: Documentos que contienen información formal de lo que acontece en
la empresa, documentación de variada índole.
• Análisis de puestos: Cuestionario que sirve para obtener información sobre
los componentes de un puesto.
• Descripción del puesto: Técnica en la que se reclasifican las labores que se
desempeñan en una unidad de trabajo.
TERCERA ETAPA: DIRECCIÓN
Puede definirse como: Dirección de operaciones,
mediante la conducción y supervisión de los
esfuerzos de los subordinados a través de la
motivación y comunicación para alcanzar los
objetivos de la empresa.

Elementos del concepto:

• Dirigir operaciones
• Conducir los esfuerzos de los subordinados
• Supervisar
• Motivar
• Comunicar
• Alcanzar los objetivos de la empresa
 IMPORTANCIA

• Pone en marcha todos los lineamientos establecidos durante

la planeación y la organización.
• A través de ella se logran las formas de conducta más
deseables
en los miembros de la estructura.
• Determina la moral de los empleados
• Su ca lidad se refleja en el logro de los objetivos
 PRINCIPIOS DE APLICACIÓN INDISPENSABLE

• De la armonía del objetivo y la coordinación de los intereses: Los objetivos de la

empresa sólo podrán alcanzarse si los subordinados se interesan en ellos y si sus
objetivos individuales son satisfechos al conseguir las metas de la organización.
Asimismo establece que los objetivos de todos los departamentos deberán
relacionarse con el objetivo general.
• Impersonalidad de mando: Es imperativa la necesidad de impersonalizar órdenes y
no involucrar situaciones personales ni abusar de la autoridad.
• De la supervisión directa: Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el
dirigente a sus subordinados.
• De la vía jerárquica: Postula la importancia de respetar los canales de comunicación
establecidos por la organización formal.
• De la resolución del conflicto: Indica la necesidad de resolver los problemas a partir del
momento en que aparezcan.
• Aprovechamiento del conflicto: Aconseja el análisis de los conflictos y la observancia
de la capacidad de mejora que ofrecen.
 ETAPAS DE LA DIRECCIÓN:

• Toma de decisiones: Elección de un curso de acción entre varias alternativas.

• Integración: Comprende la función a través de la cual el administrador elige y
se allega de los recursos necesarios (materiales y factores humanos) para
poner en marcha las decisiones.
• Motivación: La labor más importante en la etapa de dirección pues a través
de ella se logra la ejecución del trabajo. Engloba todo lo tendiente a los
motivos impulsores de ejercer un esfuerzo para satisfacer una necesidad.
• Comunicación: Proceso a través del cual se trasmite y recibe información en
un grupo social.
• Liderazgo-supervisión: Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal
forma que las actividades se realicen adecuadamente.
CUARTA ETAPA: CONTROL
Se puede definir el control
como:
La medición de los resultados
obtenidos que se hace con el
finde detectar desviaciones y
establecer medidas o
acciones correctivas
necesarias, de manera que
los resultados se relacionen
con el estándar diseñado.
 IMPORTANCIA

El control es de vital importancia dado que:

• Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma
que se alcancen los estándares exitosamente.
• Se aplica a todo: a las cosas, las personas y los actos.
• Determina y analiza las causas que pueden originar
desviaciones para que no vuelvan a presentarse.
• Localiza los sectores responsables de la administración.
• Reduce costos y ahorra tiempo al evitar errores.
 ESTÁNDARES
ADMINISTRATIVOS

• Un estándar se define como el modelo a

seguir, la guía o el patrón para la
evaluación de características cualitativas o
cuantitativas con base en el cual se
efectúa el control, representan el
desempeño deseado y se convierten en el
objeto a controlar. Por tanto, plan como
diseño y estándar son sinónimos.
 INDICADORES
ADMINISTRATIVOS

Los indica dores son los términos y

símbolos c onvencionales
adecuados para que el diseñador
y receptor de los estándares los
interprete debidamente en cuanto
a la forma de controlarlos.
En administración, los símbolos
usados para representar los
procedimientos, organigramas,
programas, diagramas de flujo u
objetivos son: rectángulos, líneas
completas, líneas punteadas,
flechas, rombos, términos y
oraciones entre otros.
 PRINCIPIOS DE APLICACIÓN INDISPENSABLE

• De los estándares: Es imprescindible establecer modelos, medidas específicas

de actuación o estándares que sirvan de patrón para evaluar los resultados.
• De la oportunidad: El control debe aplicarse antes de que se efectúe el error,
debe preverlo y facilitar la toma de medidas correctivas con antelación.
• De las desviaciones: Todas las variaciones que se presenten en relación con
los estándares deben analizarse detalladamente para conocer las causas
que las originan.
• Costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el
costo que éste represente en tiempo y dinero en relación con las ventajas
reales que reporte.
• De excepción: Debe aplicarse preferentemente a los estándares
más representativos a fin de reducir costos.
• De la función controlada: La persona o la función que realiza el
control no debe
estar involucrada con la actividad a controlar.
 ETAPAS DEL CONTROL:

• Identificación del estándar: Identificar y comprender el estándar que fue

establecido y que servirá de modelo de comparación para evaluar los
resultados.
• Medición de resultados: Aplicación de unidades de medida o indicadores
apropiados con referencia a ciertas cualidades que deben definirse de
acuerdo con el estándar
• Comparación: Una vez efectuada la medición, será necesario comparar
los resultados medidos en relación con los estándares preestablecidos.
• Detección de desviaciones: El resultado de la comparación da la
determinación de
las desviaciones entre el desempeño real y el estándar.
• Corrección: La acción correctiva sirve para integrar las desviaciones en relación
con los estándares.
• Retroalimentación: La información obtenida debe ajustarse al sistema
administrativo con el correr del tiempo.
 Control Control
Control posterior
Preliminar Concurrente
Ciclo de
operaciones Evaluación
Aceptación del Implementación
del estándar del estándar
diseño del estándar
administrativo. (estándar)

Entrada Ejecució Salida

DIAGNÓSTICO
(antes) n (después
(durante )
RETROALIMENTACIÓN
)