UNIDAD 2 Y 3 Compras

El DEPARTAMENTO Y EL
PROCESO DE COMPRAS
UNIDAD 2 Y 3
M.C.E. SANDRA LIZETH BARRIGA HERNANDEZ
AGOSTO- DICIEMBRE 2023

OBJETIVO DEL • Establecer un sistema de aprovisionamiento
DEPARTAMENT de materias primas, que permita realizar los
O DE lanzamientos a fabricación que garanticen
COMPRAS un suministro regular a los clientes, de tal
manera que el inventario total de materiales
RAMO en los almacenes y en curso de fabricación
GASTRONOMIC sea mínimo, incluidos los stocks intermedios
O que las fases de producción exijan.
ALMACEN:
• Se encarga de la recepción,
almacenamiento y distribución de
los productos.
DIRECCIÓN:
PRODUCCIÓN (COCINA)
• La relación con la Dirección general
• Es el cliente interno al que se tiene
es mediante reportes oportunos de
que satisfacer o cumplir.
las actividades de compras en lo
que se refiere a la totalidad de sus
funciones por determinado período
VENTAS:
de tiempo y los conceptos por
• Es la encargada de reportar los grandes rubros.
ingresos de las unidades vendidas
CONTABILIDAD
• Es la encargada de realizar los
itinerarios mensuales para dar
conformidad de la rotación de la
mercadería.
FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS
• El departamento de compras es el
encargado de realizar las
adquisiciones necesarias en el
momento debido, con la cantidad y
calidad requerida y a un precio
adecuado.
• Adquisiciones
• Guarda y almacenaje
Funciones: • Proveer a las demás
áreas
Que se compra en el Departamento
de Compras
• 1. Materias Primas e insumos.
• 2. Materiales Indirectos
• 3. Maquinarias, equipos y herramientas.
• 4. Repuestos
• 5. Mobiliario
• 6. Útiles de oficina
• 7. Otros necesarios a la operación de la empresa
La participación de compras en la
Razones por las
obtención de utilidades’
que las compras
adquieren
especial La fijación del precio de compra
importancia en
toda la actividad
de una empresa
La fijación del precio de venta
La operación eficiente de la inversión

y, los costos y sustitución de materiales
FUNCIONES Y DEBERES DEL
ENCARGADO DE COMPRAS
Localizar, seleccionar y La persona encargada de
establecer fuentes de comprar está encargada de Visitar las instalaciones
abastecimiento necesarias entrevistar a proveedores o de los proveedores.
para la empresa. representantes de las empresas.
Cotizar y evaluar a Negociar precios y

Establecer normas y Evaluar si se
los proveedores tratamiento de
especificaciones de compra hecho o se
utilizando reajustes y rechazos
la compra. compra para hacer.
diferentes criterios. de mercaderías.
FUNCIONES PROPIAS:
• Atender oportunamente los • Hacer conocer oportunamente a otras
proveedores (sin discriminación entre áreas de la empresa las condiciones de
grandes y pequeños) negociación y los cambios que se
presenten en las relaciones comerciales
• Recibir muestras y cotizaciones
con los proveedores.
Que tareas son • Análisis y definición de nuevos
• Verificar el cumplimiento de las ordenes
productos en forma oportuna
necesarias de compras en lo relacionado con las
• Análisis y aceptación de nueva lista de fechas, cantidades y calidades. • Revisar
para organizar precios. y renegociar el nivel de servicio de los
proveedores
un servicio de • Revisar y actualizar las base de datos.
• Aplicar todas las estrategias
aprovisionamie • Negociar descuentos y condiciones de
pago
identificadas que permitan mejorar las
nto • Visitar la competencia y el medio.
utilidades de la empresa.
• Visitar el almacén o los almacenes de la

empresa.
• Determinar las cantidades de compras
FUNCIONES COMPARTIDAS
Coordinar con todas las áreas sobre los pedidos a realizar, tiempos adecuados de pedido,
características utilizadas para todas las áreas.
Velar por el correcto Proceso de Compras.
Estar atento que el área financiera (contabilidad) cancele oportunamente las facturas de los
proveedores de acuerdo con las condiciones establecidas en el momento e la negociación.
Estar atento a que los almacenes o tiendas y el personal de producción pidan oportunamente
y en cantidades suficientes las mercaderías definidas para el negocio.
DEBERES DEL ENCARGADO DE
COMPRAS
BASICOS:
DEBERES ESPECIFICOS:
Es responsable de adquirir los materiales y refacciones
que le sean asignados, a los mejores precios y condiciones• Cotizar y seleccionar proveedores para pedidos
de calidad, servicio y pago necesario para la operación de especiales que se encuentren dentro de la clasificación
la empresa, de acuerdo con las políticas y procedimientos de grupos que le sean asignados.
establecidos. • Anotar en las requisiciones las tres cotizaciones
efectuadas o cuando el proveedor es único, la cotización
• Hacer la calificación en base al servicio y las políticas
establecidas para proveedores.
• Cancelar pedidos, precia autorización del
departamento correspondiente, cuando la situación lo
amerite y se pueda conseguir otro proveedor.
• Coordinar sus funciones y actividades con otros puestos
y departamentos que tengan relaciones con él.
• Desarrollar todas las actividades que le sean
encomendadas por su jefe inmediato.
NECESIDAD Y REQUISICION
PASOS RUTA DE REQUISICION
PARA EL SOLICITUD DE COMPRA
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
PROCESO ORDEN DE COMPRA
DE SEGUIMIENTO
COMPRA RECEPCION DE MERCADERIAS
CONFORMIDAD DEL PRODUCTO ADQUIRIDO

✓ Pedidos de último momento o urgentes
PROBLEM ✓ Presupuesto limitado o restringido

AS
FRECUENT ✓ Demora en las autorizaciones y/o visados por las
jefaturas
ES
PROCESO ✓ Carencia de infraestructura
DE ✓ Dificultades en el mercado (económicos, políticos,

COMPRAS sociales, climatológicos, etc.)
✓ Imprevistos permanentes
NECESIDAD Y REQUISICION
ELEMENTOS BASICOS DE LA REQUISICIÓN
En este documento debe figurar lo siguiente:
1. Descripción y especificaciones detalladas del

producto
2. Fecha en que deben estar disponible en el almacén
3. Utilización que se dará al articulo
4. Existencia disponible, consumo pasado y presente.
5. También puede figurar información del proveedor.
RUTA DE REQUISICION
b) Si la cantidad
a) Necesidad de la c) Que proveedor puede
solicitada es o no
adquisición. suministrarla
correcta.
f) Verificar que lo
d) Todo artículo
e) Si el artículo solicitado se encuentre
solicitado debe tener
solicitado se encuentra dentro del plan de
especificaciones
en el mercado nacional compras y del
completas
presupuesto
SOLICITUD DE
COMPRA
• Precio, tiempo de adquisición y
entrega de mercadería, condiciones y
plazo de pago.
• Peso bruto aproximado.
• La solicitud de cotización debe tener
la siguiente información descripción
detallado del artículo:
✓ Fecha de emisión y expedición.
✓ Lugar o punto de entrega
✓ Fecha de vencimiento de la
prestación de cotización
✓ Cantidad que se solicita
✓ Inspección a la que se someterán
los artículos solicitados.
SELECCIÓN • a. La relación de los
productos y sus precios así
DE como la entrega y la calidad.

`
PROVEEDO
• b. Debemos tener como
mínimo 3 proveedores por
producto
RES
• c. Se debe efectuar un
análisis de cotizaciones.
ORDEN DE COMPRA
• El comprador se compromete a abonar el valor total de los • En este documento de indicarse lo siguiente:
artículos recibidos. 1. Persona que solicita el material.
• Este es el documento más importante que emite el 2.Departamento.
departamento de compras
3. Sucursal.
4. Fecha en que se formula la requisición.
5. Número de requisición.
6. Cantidad requerida.
7. Descripción clara y exacta del material solicitado.
8. Clave (en caso de que haya catálogo).
9. Unidad de medida (pieza, metros, cajas, kilogramos,
litros, etcétera).
10. Lugar y fecha de entrega de mercadería.
11. Nombre y firma de la persona que formuló la solicitud y
el Viso del departamento correspondiente.
12. Observaciones
SEGUIMIENTO Y RECEPCION
CONFORMIDAD
MODALIDAD
ES DE
COMPRAS
COMPRAS CENTRALIZADAS
COMPRAS DESCENTRALIZADAS
TAREAS
• ELBORA UNA TABLA COMPARATIVA DE
LAS VENTAJAS Y DEVENTAJAS DE LAS
MODALIDADES DE LAS COMPRAS
• MEDIANTE FORMATOS O EJEMPLOS DE
LOS DOCUMENTOS APLICABLES A LAS
COMPRAS IDENTIFICA CADA UNA DE
LOS ELEMENTOS QUE LOS INTEGRAN
• ELABORAR EL FLUJOGRAMA DEL
DEPARTAMENTO DE COMPRAS DE LA
EMPRESA DONDE REALIZARON SU
ENTREVISTA EN EQUIPO

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Cotizar y evaluar a Negociar precios y

• Visitar el almacén o los almacenes de la

Velar por el correcto Proceso de Compras.

PASOS RUTA DE REQUISICION

PARA EL SOLICITUD DE COMPRA

COMPRA RECEPCION DE MERCADERIAS

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PROBLEM ✓ Presupuesto limitado o restringido

DE ✓ Dificultades en el mercado (económicos, políticos,

1. Descripción y especificaciones detalladas del

DE como la entrega y la calidad.

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