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    Procédures & Traitements Des Achats

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    jenouasahmed
    Ce document décrit les procédures d'achat d'une société, y compris la commande, la réception, la facturation, les avoirs et le règlement. Il définit le rôle des différents services et fournit des détails sur les contrôles et validations requises à chaque étape.

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    Description originale:

    traitement des achats

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    Ce document décrit les procédures d'achat d'une société, y compris la commande, la réception, la facturation, les avoirs et le règlement. Il définit le rôle des différents services et fournit des détails sur les contrôles et validations requises à chaque étape.

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    PROCEDURES ET TRAITEMENTS DES ACHATS :

    Entreprise

    SOCIETE

    Etabli le
    Sujet trait

    :
    30.04 .2004
    Modifie et Remplac le :
    :
    ACHATS : PRINCIPES GENERAUX
    La procdure des achats est la mme pour les postes suivants :
    - Marchandises , matires premires , fournitures consommables et emballages ;
    - Prestations de services ;
    - Autres services extrieurs.

    Sujet trait : ACHATS : COMMANDES

    1) Dclenchement de la commande :
    Il est fait sous la responsabilit du chef de service des approvisionnements. Ce dernier doit sassurer
    que les commandes dachats de marchandises sont faites en fonction du besoin de lentreprise et pour
    des quantits optimales.

    2) Gestion de la commande :
    Le service achats est seul habilit pour les tches suivantes :
    Choix des fournisseurs, aprs ventuellement laccord de la Direction.
    Dans le cas de ngociations, celles-ci doivent tre consignes et les raisons du choix final dment
    exposes.
    Les achats directs doivent tre aussi rduits que possible.
    Les commandes tlphoniques et par tlex, fax sont interdites sauf visa de la Direction, leur
    rgularisation doit tre opre dans un dlai par lenvoi dune commande crite.
    Pour chaque fournisseur, il est tenu un dossier dtaill et constamment mis jour comprenant
    notamment tous les renseignements permanents tels que :
    * Les quantits optimales de commande,
    * Les conditions de livraisons,
    * Les rfrences techniques des produits,
    * Les conditions de paiement,
    * Les termes des contrats passs etc.
    * ainsi que des indications sur la sant financire du fournisseur.
    Les dossiers dans la mesure o ils sont enregistrs sur ordinateur peuvent fournir aussi lhistorique des
    commandes passes avec mention des quantits, qualits, prix et dlais de livraison.
    Les commandes doivent tre tablies sur des bons prnumrots et signs par le responsable du service
    achats. ( Quatre exemplaires : fournisseur , service achats, service comptabilit , souche).
    Les bons doivent mentionner les quantits, les qualits, les prix, les conditions de livraison et de
    rglement , le centre de cot et ventuellement densemble utilisateur.
    Le mode et le dlai de rglement sont fixs en liaison avec le service comptable.

    Entreprise
    :
    SOCIETE
    Etabli le
    :
    30.04 .2004
    Modifie et Remplac le :
    Sujet trait :
    ACHATS : RECEPTIONS
    * CONTROLE DES RECEPTIONS
    Les achats rceptionns sont contrls avec le bon de livraison du fournisseur.
    Nature dachat
    Rception contrle par
    Date et visa
    Marchandises
    magasinier et Agent du
    OUI
    M.F.C & Emballage
    Service approvisionnement
    Les contrles effectus doivent tre transcrits sur le bon de rception ou tenant lieu.
    Ces mentions doivent tre suivies des signatures des personnes ayant effectus le contrle.
    * RAPPROCHEMENT AVEC LES COMMANDES :
    Aprs visa, les bons de livraisons des fournisseurs sont rapprochs par le service approvisionnement
    avec les bons de commande en attente de rception de la facture .
    Sujet trait :
    ACHATS : FACTURES
    * Rception et contrle des Factures :
    Le service comptable est seul destinataire des factures au sein de la Socit. Sa mission consiste
    vrifier et enregistrer les factures.
    La rception de la facture et son enregistrement nont en aucun cas valeur de bon payer.
    Le contrle des factures se par fait par confrontation avec les donnes mentionnes dans les bons de
    commande et les bons de rception qui leur sont joints.
    Ce contrle porte sur :
    Lidentit du fournisseur
    La conformit de sa facture avec les prescriptions fiscales
    Les mentions affrentes la qualit et la quantit de la marchandise fournie
    Les prix unitaires et totaux
    Les conditions de rglement
    Les donnes arithmtiques de la facture
    Sujet trait :
    ACHATS : AVOIRS
    Le contrle a pour base les bons de commande et les bons de rception.
    En cas de divergence sur la qualit, la marchandise de mme que la facture doivent tre retournes aux
    fournisseurs moyennant des correspondances tablies par les rceptionnaires soulignant lanomalie et
    dont une copie est insrer dans le dossier du fournisseur concern.
    En cas de divergence sur les prix, ou sur les quantits, une facture davoir doit tre rclame au
    fournisseur par lettre par le service comptable.
    La rception de lavoir conditionne le paiement.
    Les avoirs reus sont rapprochs du dossier des attentes davoirs pour contrle des lments suivants :
    - Prix retenus.
    - Quantits retenues.

    Entreprise
    Etabli le
    Sujet trait

    :
    :
    :

    SOCIETE
    30.04 .2004
    Modifie et Remplac le :
    ACHATS : ACHATS : ENREGISTRMENT

    * COMPTABILSATION DES FACTURES


    La comptabilit des factures est faite :
    - Directement sur place.
    Les factures sont enregistres dans un dlai de 15 jours ( aprs rception ).
    Aprs enregistrement, les factures reoivent les mentions suivante :
    - Comptabilis ; Saisie
    - et laffectation dun numro denregistrement .
    Les avoirs sont enregistrs dans le journal des achats et classs dans le chrono des achats aprs avoir
    reu les rfrences denregistrement selon les mmes modalits que les factures dachats .
    Sujet trait

    ACHATS : REGLEMENT

    Toutes les factures doivent au moment de ltablissement du rglement tre annotes des rfrences du
    support du paiement utilis.
    Loriginal de la facteur doit emporter la rfrence Pour Paiement et le copies, la rfrence Pour
    Information .
    Le rglement ne peut tre opr que sur la base de la copie portant le cachet Pour Paiement .
    Les rglements chelonns font systmatiquement lobjet de la tenue dun dossier ad-hoc et dun suivi
    particulier.
    Le dossier doit tre prsent en mme temps que le support de rglement lors du contrle pralable la
    signature des chques.
    Tout rglement doit tre accompagn des bons de commandes, factures et bons de rception y
    affrents.
    Les factures accompagnes de leur support de rglement doivent aprs leur contrle par le Chef
    Comptable, tre viss par ce dernier de manire viter une double prsentation au paiement.
    Aucune facture ne sera rgle par anticipation sauf accord expresse de la Direction.
    Tout litige concernant le rglement dune facture (non conformit de marchandise, de prix etc.)
    devra faire lobjet dune correspondance adresse au fournisseur avec copier la comptabilit.
    Les factures litigieuses ne sont pas enregistres et font lobjet dun classement spcifique dans une
    chemise spciale.
    * ANALYSE DES COMPTES FOURNISEURS :
    - Priodicit : Trimestrielle .
    - Procdure manuelle.
    - Description de la procdure danalyse :
    - analyse des soldes.
    - pointage des factures avec les rglements.

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