ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET COMPTABLE :

PROCEDURES A L'USAGE DU CREATEUR

Ce recueil de procdures peut tre remis

au crateur d'entreprise pour lui
permettre d'appliquer les premires
rgles d'organisation indispensables.
Il s'agit d'un modle type adapter en
fonction des caractristiques de chaque
entreprise.
Il a t tabli partir des travaux raliss
par Jean-Denis Coudenc, pour le guide
intitul "Manuel d'organisation et des
procdures comptables de l'entreprise"
publi par l'Ifec.

SOMMAIRE
I - RAPPEL DES PRINCIPES DE CONTROLE INTERNE ................................................................................. 3
1.1
1.2
1.3
1.4

SEPARATION DES FONCTIONS ...................................................................................................................... 3

DEFINITION DES FONCTIONS ......................................................................................................................... 4
ENREGISTREMENT CORRECT ET SANS DELAI DES OPERATIONS .................................................................. 4
PROTECTIONS MATERIELLES ET JURIDIQUES ............................................................................................... 4

II - PROCEDURES GENERALES........................................................................................................................... 5
2.1
TRAITEMENT DU COURRIER .......................................................................................................................... 5
2.1.1 Traitement du courrier reu......................................................................................................................... 5
2.1.2 Traitement du courrier dpart ..................................................................................................................... 5
2.2
CYCLE PERSONNEL - PAIE ............................................................................................................................ 6
2.2.1 Rgles de base.............................................................................................................................................. 6
2.2.2 Embauche..................................................................................................................................................... 6
2.2.3 Sanctions disciplinaires ............................................................................................................................... 7
2.2.4 Acompte sur salaire ..................................................................................................................................... 7
2.2.5 Gestion des maladies ................................................................................................................................... 8
2.2.6 Gestion des congs et absences ................................................................................................................... 8
2.2.7 Registres obligatoires .................................................................................................................................. 8
2.2.8 Affichages..................................................................................................................................................... 9
2.2.9 Utilisation des vhicules .............................................................................................................................. 9
2.3. CYCLE TRESORERIE...................................................................................................................................... 9
2.3.1 Rgles de bases ............................................................................................................................................ 9
2.3.2 Inventaire physique de la caisse .................................................................................................................. 9
2.3.3 Protection des disponibilits...................................................................................................................... 10
2.3.4 Emission de chques .................................................................................................................................. 10
2.3.5 Rapprochement bancaire ........................................................................................................................... 10
2.4. CYCLE ACHATS ........................................................................................................................................... 11
2.4.1 Commandes................................................................................................................................................ 11
2.4.2 Rception des commandes ......................................................................................................................... 11
2.4.3 Rception des factures ............................................................................................................................... 12
2.4.4 Comptabilisation........................................................................................................................................ 13
2.4.5 Rglement................................................................................................................................................... 13
2.4.6 Traitement des retours de marchandises ................................................................................................... 14
2.5
CYCLE VENTES............................................................................................................................................ 14
2.5.1 Commandes................................................................................................................................................ 14
2.5.2 Livraisons................................................................................................................................................... 15
2.5.3 Rglements ................................................................................................................................................. 16
2.5.4 Avoirs - clients ........................................................................................................................................... 16
2.5.5 Facturation ................................................................................................................................................ 16
2.5.6 Comptabilisation........................................................................................................................................ 17
2.6
INVENTAIRE PHYSIQUE ................................................................................................................................ 17
2.6.1 Date et heures de l'inventaire ................................................................................................................... 18
2.6.2 Prparation des Iieux de stockage ............................................................................................................. 18
2.6.3 Personnel charg de l'inventaire ............................................................................................................... 19
2.6 4 Arrt des mouvements pendant l'inventaire ............................................................................................... 19
2.6.5 Dnombrement et saisie de l'inventaire ..................................................................................................... 20
2.6.6 Centralisation et suivi des quantits .......................................................................................................... 21
2.6.7 Procdures de sparation des exercices ou chevauchements .................................................................... 21
2.6.8 Mthode de valorisation des stocks ........................................................................................................... 22
III - ARCHIVAGE ..................................................................................................................................................... 23
IV - DELAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS................................................................................... 24

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PRINCIPES D'ORGANISATION ADMINISTRATIVE

I - RAPPEL DES PRINCIPES DE CONTROLE INTERNE

1.1

Sparation des fonctions

La comptabilit a une dimension matrielle : elle rsulte de toute une srie

d'enregistrements qui reprsentent des oprations multiples.
La fiabilit d'une comptabilit dpend du systme et des procdures de contrle interne.
Les objectifs du contrle interne sont les suivants :

prvenir les erreurs et les fraudes,

protger l'intgrit des biens et des ressources de l'entreprise,

grer rationnellement les biens de l'entreprise,

assurer un enregistrement correct en comptabilit de toutes les oprations.

La ralisation de ces objectifs se fera notamment par la sparation des tches.

Quatre fonctions peuvent tre distingues au sein d'une entreprise :

fonction de dcision,

fonction de conservation du patrimoine (personnes ayant leur charge la

conservation ou l'entretien des immobilisations, des stocks, du disponible),

fonction se rapportant la comptabilit (enregistrement des flux qui affectent les

biens de l'entreprise, des correctifs d'inventaire, et tablissement des tats
financiers),

fonction de contrle.

La distinction de ces fonctions est fondamentale sur le plan du contrle interne parce
qu'une sparation des tches (impossibilit de cumuler deux de ces fonctions) permet
de raliser un auto-contrle efficace.

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1.2

Dfinition des fonctions

L'affectation des tches chaque personne doit tre claire et prcise. Cette dfinition
comprend :

la description de la place qu'occupe l'intress dans l'entreprise,

ses attributions et responsabilits,
l'origine des documents qu'on lui transmet,
les documents crer et leur destination.

La formalisation de ce descriptif est souvent dlicate obtenir dans une PME.

1.3

Enregistrement correct et sans dlai des oprations

La comptabilit doit tre jour en permanence.

Les procdures utilises doivent garantir que la comptabilit rpond aux critres :

1.4

d'exhaustivit : toutes les oprations font l'objet d'un enregistrement comptable,

de ralit : tout enregistrement est justifi par une opration,
d'exactitude : il n'y a pas d'erreur dans la comptabilisation des montants,
de bonne priode : chaque opration est enregistre dans la priode laquelle elle
se rattache.

Protections matrielles et juridiques

Les biens matriels et immatriels doivent tre protgs d'une manire efficace contre
le vol, la destruction, les pertes, les intempries.
Les protections sont matrielles (magasin fermant clef, caisses enregistreuses,
machines
affranchir, coffres...) ou juridiques (assurances, clauses de non
concurrence, contrats, ...)

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II - PROCEDURES GENERALES
(section personnaliser et complter)
2.1

Traitement du courrier

2.1.1 Traitement du courrier reu

L'ouverture des plis est assure par le dirigeant.
La secrtaire procde ensuite l'enregistrement du courrier sur un registre.
Les informations suivantes doivent y tre inscrites :
- numro d'ordre d'arrive,
- date d'arrive,
- date de la lettre,
- rfrences indiques sur la lettre,
- origine,
- objet (rsum),
- destinataire.
En ce qui concerne les factures et avoirs reus, un timbre "Original" est port sur le
premier exemplaire et un timbre "Double" sur tous les autres. Les factures devront tre
reues (ou dfaut seront dupliques) en deux exemplaires (ou trois si analytique par
affaire ou chantier). Les exemplaires supplmentaires seront dtruits.
La secrtaire classe le courrier par nature :
- rglements des clients,
- commandes des clients,
- demande de prix, de documentation,
- factures et relevs des fournisseurs,
- offres de services,
- relevs et documents manant des banques,
- autres.
Elle le transmet sans tarder chaque destinataire. Dans le cas o la secrtaire ouvre
les plis, elle procde aux oprations ci-dessus et transmet l'intgralit du courrier au
dirigeant. Ce dernier le lui rend sans tarder pour diffusion.

2.1.2 Traitement du courrier dpart

La secrtaire met le courrier. Une copie sera rserve pour le classement
chronologique.
Un double portant l'entte de l'entreprise ou une photocopie de l'original seront classs
dans le dossier du tiers intress (client, fournisseur, salari, organismes, etc).

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Les mentions porter sur chaque envoi seront les suivantes :

- date,
- qualit et nom du signataire,
- mention du destinataire,
- liste des pices jointes,
- code classement ou numro chronologique,
- objet du document,
- dnomination et adresse complte de l'entreprise.
Le courrier est obligatoirement prsent la signature du dirigeant. Il signe l'original et
paraphe les deux doubles.
Le dossier de prsentation comprend :
- le ou les originaux signer et expdier, les deux doubles parapher,
- les pices joindre,
- les pices consulter qui doivent permettre au signataire de se mettre au courant de
l'affaire.
Dans le cas exceptionnel o un courrier doit partir sans la signature du dirigeant
(absence ou voyage de celui-ci par exemple) la personne qui signe l'original, paraphera
les doubles qui seront prsents sans tarder la signature du dirigeant ds son retour,
pour approbation.
Il est interdit de classer les doubles sans paraphe du dirigeant.

2.2

Cycle personnel - paie

2.2.1 Rgles de base

Il appartient chaque entreprise de possder la convention collective la concernant,
rgulirement mise jour.
Toute entreprise de plus de 20 salaris doit mettre en place un rglement intrieur.
2.2.2 Embauche
Il est conseill d'tablir un contrat de travail crit, rendu obligatoire dans le cas des
contrats dure dtermine ou temps partiel.
Celui-ci devra respecter le droit du travail et la convention collective concerne.
Il convient de s'assurer que :
- les trangers possdent des cartes de sjour et de travail ou de rsidence, en cours
de validit;

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- les diplmes affrents au poste pouvoir sont fournis (pour la dtermination du

coefficient) ;
- les certificats de travail des emplois antrieurs sont tous fournis (calcul de l'chelon et
de l'anciennet)
- la rubrique "enfants" est correctement remplie ;
- les coordonnes bancaires sont justifies par un relev d'identit bancaire ou postal
pour virement du salaire.

Au plus tard, avant la fin de la priode d'essai, le nouveau salari devra fournir :
- une fiche individuelle ou familiale d'tat civil correspondant sa situation maritale ;
- une carte navette de la scurit Sociale ;
- un extrait de casier judiciaire n 3.

2.2.3 Sanctions disciplinaires

Les sanctions disciplinaires sont prises en fonction de la gravit de la faute commise.
Il existe tout d'abord la possibilit de donner un avertissement ou blme, puis une mise
pied et enfin le licenciement.
Le motif de licenciement doit tre invoqu dans la lettre de licenciement pour viter la
qualification et ses consquences du licenciement abusif.
Il convient galement dans tous ces cas de respecter la procdure lgale et
conventionnelle.
De toute manire, il convient de constituer un dossier avec des crits ds le premier
problme avec un salari.

2.2.4 Acompte sur salaire

L'acompte sur salaire ne doit pas excder 80% du montant du salaire peru
habituellement par le salari, en fonction du temps rellement effectu.
Cette facilit doit rester exceptionnelle.
Le remboursement doit intervenir par prlvement sur le salaire du mois au cours
duquel l'acompte est vers.
Le principe de l'acompte sur salaire ne constitue pas un droit pour le salari.

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2.2.5 Gestion des maladies

Il convient de se rfrer la convention collective, aux choix faits en sus par l'entreprise
en matire de prvoyance.

2.2.6 Gestion des congs et absences

Principe
La priode de rfrence pour le calcul de l'indemnit de congs pays est du 1er juin
de l'anne prcdente au 31 mai de l'anne en cours.
La priode de prise de congs par les salaris est fixe du 1er juin au 31 octobre.
Durant la priode de prise de congs, le salari doit, en rgle gnrale, prendre au
moins 14 jours ouvrables de congs.
Gestion
L'tablissement doit suivre sur un document l'volution des congs pris par le salari en
cours d'anne.
Un imprim est sign par l'intress chaque fois que ce dernier prend des congs. Cet
imprim est transmis au service Paie.
Absences
Comme pour les congs, les absences, hormis celles pour maladies ou congs pays
ou rcupration, sont portes sur les documents mentionns ci-dessus et signes par
l'intress.
Ces documents sont transmis au service Paie.

2.2.7 Registres obligatoires

- Registre Unique du personnel (conservation 5 ans).
- Registre de l'Inspecteur du travail, des mises en demeure et du CHSCT
(conservation 5 ans).
- Registre de la mdecine du travail.
- Registre des dlgus du Personnel.
- Registre du Comit d'Etablissement.
- Registre des contrles techniques et de scurit.

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2.2.8 Affichages
- Convention Collective (lieu d'embauchage, lieu de travail)
- Rglement Intrieur (lieu d'embauchage, lieu de travail)
- Dure du travail (lieu de travail)
- Egalit professionnelle (lieu d'embauchage, lieu de travail)
- Textes gnraux articles L 123-1 123-7 (lieu d'embauchage, lieu de travail)
- Coordonnes Inspection du Travail (local accessible au personnel)
- Coordonnes Mdecine du Travail (local accessible au personnel)
- Liste des membres CHSCT (local accessible au personnel)
- Consignes en cas d'incendie
- Secours.

2.2.9 Utilisation des vhicules

Principe
A l'embauche, le Directeur doit vrifier si le salari possde bien son permis de
conduire ainsi que l'assurance couvrant les trajets dans le cadre du travail. La
photocopie de ces deux documents doit tre tablie et insre dans le dossier de
l'intress.

2.3.

Cycle trsorerie

2.3.1 Rgles de bases

Aucune opration n'est faite sans prsentation d'une pice justificative de la dpense,
quel que soit le mode de rglement.
Tout rglement doit tre soumis l'approbation du chef d'entreprise et lui seul signe les
chques, ordres de virement et acceptations d'effets.
Les remises doivent tre faites chaque jour la banque avant l'heure de caisse.

2.3.2 Inventaire physique de la caisse

A une date donne, le solde comptable de la caisse doit correspondre au solde
physique des espces dtenues. Les contrles de caisse priodiques (mensuels voire
hebdomadaires) permettent de s'assurer de cette galit.
Pour effectuer ce contrle, il est ncessaire de compter les espces dtenues dans la
caisse et de remplir l'imprim intitul "contrle de caisse".

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Cette procdure permet de suivre en permanence l'volution du solde de la caisse et de

rvler sans tarder un ventuel solde crditeur. L'existence d'un tel solde constituerait
une grave prsomption d'irrgularit de la comptabilit.
L'imprim de contrle doit tre sign, aprs vrification et validation, par un
responsable autoris.

2.3.3 Protection des disponibilits

Tout tablissement doit veiller ce que les formules de chques vierges soient
enfermes dans une armoire ou un coffre.
De mme, les espces doivent tre ranges chaque jour de la mme manire. Il est
fortement dconseill de conserver des sommes importantes en caisse (au maximum
5 000 Francs). En particulier, le montant des espces dtenues ne doit jamais dpasser
le montant assur en cas de vol.

2.3.4 Emission de chques

Il arrive parfois que l'metteur d'un chque, avec une lgret blmable, ne mentionne
pas le nom du bnficiaire.
Il faut proscrire ces pratiques et exiger l'inscription manuscrite de l'ordre par le
signataire du chque.
Si par extraordinaire un tel chque est reu (en gnral par correspondance), il doit
imprativement, ds l'ouverture du courrier, tre complt par l'apposition immdiate
d'un tampon l'ordre de l'entreprise.
De mme, l'endos doit tre inscrit au moyen d'un tampon comportant le numro du
compte bancaire de l'tablissement concern.
Quoique cette prcision apparaisse superflue, il est rappel qu'il est formellement
interdit de laisser quelque partie que ce soit d'un chque en blanc, ds lors qu'il est
sign.

2.3.5 Rapprochement bancaire

Un recoupement, au minimum mensuel, entre le journal de banque et les relevs
bancaires, doit tre effectu au moyen d'un imprim modle.

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2.4.

Cycle achats

Le cycle achats/fournisseurs/dcaissements suit le cheminement suivant :

-

Commandes
Rception des commandes
Rception des factures
Comptabilisation
Rglement
Traitement des retours

2.4.1 Commandes
Toute commande doit tre autorise par le dirigeant et fait l'objet d'un bon de
commande valoris tabli en quatre exemplaires partir d'un carnet souche.

N des exemplaires
1
2
3
4

Destinataires
Fournisseur
Comptable
Magasinier
Secrtaire

Classement
Dossier en attente de facturation
et prvision de trsorerie
Dossier attente rception
Carnet souche

Chaque bon de commande est vrifi par la secrtaire eu gard aux tarifs et conditions
de rglement particulires.
Le bon de commande est ensuite sign par le dirigeant qui appose son paraphe sur le
deuxime exemplaire.
Chaque commande est suivie quant aux dlais d'excution par la secrtaire qui relance
systmatiquement les fournisseurs lorsque la date de livraison est dpasse.

2.4.2 Rception des commandes

Les achats rceptionns sont contrls avec le bon de commande et le bon de livraison
du fournisseur par le magasinier qui contrle les caractristiques principales des articles
rceptionns et met un bon de rception prnumrot en trois exemplaires (carnet
souche).
Le bon de rception reprend les caractristiques du produit livr :
- quantits reues,
- nombre,
- rfrences,
- date de rception,
- visa.

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N des exemplaires
1
2
3

Destinataires
Fournisseur
Comptable
Magasinier

Classement
Dossier en attente de facturation
Carnet souche

Le bon de commande - exemplaire n 2 - et le bon de rception - exemplaire n 2 - sont

classs par ordre d'arrive des rceptions en attente de rception de la facture par le
comptable.

2.4.3 Rception des factures

A la rception de la facture, un timbre "Original" et un numro d'ordre sont ports sur le
premier exemplaire par la secrtaire. Un numro identique est attribu chaque
exemplaire reu (cette rfrence interne tablit un lien prcis entre les pices et
l'enregistrement comptable). Les doubles sont transmis le jour mme au comptable.
Sur la souche du bon de commande, la secrtaire note le numro et la date de la
facture.
Dans un premier temps, les factures originales sont rapproches du bon de commande
et du bon de rception : contrle des quantits factures et des prix. Personne
responsable : la secrtaire.
Le contrle est matrialis par un visa port sur le timbre.
Le bon de rception - exemplaire n 2. - et le bon de livraison du fournisseur sont
agrafs derrire l'original de la facture par la secrtaire et transmis au comptable.
Le classement des factures se fait selon le principe suivant :
- par ordre numrique, selon le numro attribu chaque facture, pour l'original,
- par fournisseur, pour disposer d'un dossier facile consulter en cas d'appel, pour le
1er double,
- par chantier, dans les entreprises de travaux publics et de btiment, pour le 2me
double.
N exemplaires
factures
1

Destinataires

Classement

Usages

Comptable

Ordre numrique

Comptable

Par fournisseur

Comptable
ou acheteur

Analytique par
chantier ou par
affaire

Sert l'enregistrement
comptable
Sert au suivi des rglements
et au budget de trsorerie
Sert au calcul des prix
de revient

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12

2.4.4 Comptabilisation
Les factures doivent tre comptabilises ds leur rception, par le service comptable,
aprs vrification des conditions de prix et de rglement.
Aprs comptabilisation, l'original de la facture reoit le timbre Comptabilis ou un
visa d'enregistrement.
S'il lui manque une pice, par exemple le bon de livraison, il comptabilise quand mme
la facture, mais en adresse un double l'ordonnateur de la commande avec demande
d'avis (le dirigeant, en principe). Si la rponse ne parvient pas, le fournisseur ne sera
pas rgl.
Le service comptable tient un journal d'achats qui permet d'enregistrer dans l'ordre
chronologique les factures classes par numro. Chaque criture doit indiquer :
- la date de la facture,
- le numro de la pice justificative,
- le numro du compte fournisseur mouvement,
- l'identification du fournisseur,
- le montant TTC,
- la ventilation de la charge par destination,
- la TVA rcuprable.
Le journal des achats est arrt le 10 de chaque mois, les factures reues aprs cette
date passant sur le mois suivant. Le 2me double est class ds rception par le
comptable dans une chemise, par mois probable de paiement ou d'chance. Cela lui
permet de connatre par avance les dcaissements et les charges rattacher la
priode mme si l'original ne lui est pas parvenu.

2.4.5 Rglement
Aprs vrification de l'original de la facture avec le bon de rception (quantits reues)
et le bon de commande (vrification des prix unitaires, des conditions de rglement,
des remises accordes), le comptable appose le timbre Bon payer ou appose son
visa sur le timbre dans le cadre Rglement
Aprs dlivrance du Bon payer, les prvisions de rglement sont enregistres sur
un chancier avec l'indication de la date d'chance, des rfrences de la facture, du
mode de rglement. Cet original est class immdiatement par ordre numrique.
Le rglement de la facture, qui peut tre effectu par chque postal ou bancaire, ou par
l'acceptation d'un effet, est prpar par le comptable et sign par le dirigeant. La date
du chque ou l'chance de l'effet et le mode de paiement sont alors ports sur le
double de la facture.

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2.4.6 Traitement des retours de marchandises

Un bon de retour prnumrot est tabli par le magasinier en trois exemplaires. Un
exemplaire est class dans un dossier attente d'avoirs , annot des rfrences de la
facture ; un autre reste la souche.
Les avoirs reus sont rapprochs du dossier des attentes d'avoirs : le comptable
veille ce que la note de crdit correspondant au retour soit bien tablie par le
fournisseur.
Le bon de retour (anciennement class dans le dossier attente d'avoir est ensuite
joint l'avoir correspondant.
A l'aide de son exemplaire (n 3), il enregistre la sortie sur ses fiches d'inventaire.
En cas de retour de marchandises, le magasinier tablit un bon de retour et actualise
son fichier.
Il s'agit donc d'un inventaire permanent mis jour rgulirement.

2.5

Cycle ventes

2.5.1 Commandes
Les commandes parviennent l'entreprise par les moyens suivants :
- commandes crites reues par courrier,
- commandes tlphoniques,
- commandes prises par les reprsentants.
Les commandes reues sont ensuite transmises au responsable qui tudie les
conditions de prix, de rglement, de livraison et de crdit du client.
Cette liasse comporte les renseignements suivants :
- nom et adresse du client,
- adresse de livraison,
- dsignation du reprsentant,
- dsignation exacte des produits commands,
- dlais de livraison,
- quantits commandes,
- prix unitaires,
- conditions de paiement.
Avant diffusion, tous les exemplaires des accuss de rception sont signs par le
responsable qui donne ainsi son autorisation pour livrer.
L'exemplaire destin au client doit porter de faon claire et prcise les mentions valant
clause de rserve de proprit.
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2.5.2 Livraisons
Chaque livraison donne lieu l'tablissement d'un bon de livraison prnumrot mis
en trois exemplaires (carnet souche) et tabli par le magasinier.
Cette liasse comporte les renseignements suivants :
- nom et adresse du client,
- adresse de livraison,
- dsignation du reprsentant,
- dsignation des produits livrs,
- quantits commandes,
- prix unitaires.
Avant chaque expdition, le bon de livraison est rapproch du contenu de l'envoi ainsi
que de l'accus de rception de commande.
L'accus de rception de commande exemplaire n 3 est ensuite class par le
magasinier dans un dossier commandes livres .
L'exemplaire n 2 est ensuite remis la secrtaire qui appose la mention Livr le
sur le carnet souche du bon de commande.
Il est transmis ensuite la comptabilit avec la mention A facturer .

Chaque criture doit indiquer :

- la date de la facture,
- le numro de la pice justificative,
- la codification du compte client,
- l'identification du client
- le montant TTC de la facture,
- la ventilation du montant HT,
- la TVA collecte,
- l'chance prvue.
Chaque compte client doit tre tudi et justifi chaque mois l'aide du lettrage des
critures.
Le service comptable tablit une balance ventile par chances, qui dtaille chaque
solde en plusieurs colonnes, en distinguant :
- la partie du compte en retard de paiement,
- le mois en cours,
- les chances venir.
Cette balance "ge" doit tre prsente au dirigeant chaque mois.
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Chaque retard de paiement doit faire l'objet d'une lettre de relance et d'un relev de
compte.

2.5.3 Rglements
La gestion des comptes clients doit tre suivie de manire trs rigoureuse.
Ds rception de l'encaissement ou de l'avis d'encaissement par la banque, il en est fait
mention sur l'exemplaire n 2 rgl le ... par... . Cet exemplaire est joint au dossier
client.
Le comptable mentionne galement le rglement dans son journal de trsorerie.

2.5.4 Avoirs - clients

Des avoirs aux clients sont tablis chaque retour de marchandises.
Le magasin indique les quantits reprises sur des bulletins retours et reprise de
marchandises (trois exemplaires) enliasss sur un carnet souche (prnumrot).

2.5.5 Facturation
Les factures sont tablies par le service comptable partir de bons de livraison portant
la mention A facturer .
Les factures sont mises en quatre exemplaires.

Les factures doivent porter les mentions obligatoires suivantes :

- raison sociale de l'entreprise,
- dnomination sociale suivie ou prcde des mots SA ou SARL,
- adresse de l'entreprise,
- nonciation du capital social,
- numro d'immatriculation au RCS,
- nom et adresse de l'acheteur,
- date de la vente,
- quantit, dnomination des produits vendus ou des services rendus,
- prix unitaires HT,
- frais de facturation imputs l'acheteur,
- mention du taux de TVA,
- mention du montant global de la TVA,
- mention des rabais, remises ou ristournes accords,
- mention de l'option exerce en matire d'exigibilit de la TVA,
- numro d'ordre interne (pour classement chronologique),
- clause de rserve de proprit.
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16

Le bon de livraison est agraf l'exemplaire n 3 de la facture.

Les factures font ensuite l'objet d'un contrle arithmtique par le comptable et sont
classes dans le dossier en attente de comptabilisation .
Remarque importante : les factures doivent tre comptabilises chaque jour.
L'exemplaire n 1 est ensuite transmis la secrtaire pour envoi postal.

2.5.6 Comptabilisation
Les factures sont enregistres en comptabilit sans dlai partir de l'exemplaire n 3.
Aprs enregistrement, la facture reoit la mention comptabilise le... puis est
classe dans le dossier factures de ventes (classement par ordre chronologique).
Le service comptable tient un journal des ventes permettant d'enregistrer les factures
dans l'ordre chronologique, au jour le jour.

N des exemplaires
1
2
3

Destinataires
Client
Dirigeant
Livreur

Classement
...................
Agraf note d'avoirs
Carnet souche

Un exemplaire est destin au dirigeant qui prend la dcision d'mettre un avoir. Cet
exemplaire est transmis ensuite au service comptable aprs signature du dirigeant, puis
agraf l'avoir mis.

2.6

Inventaire physique

Toute personne physique ou morale ayant la qualit de commerant doit contrler au

moins tous les douze mois l'existence et la valeur des lments actifs et passifs du
patrimoine ; elle doit tablir les comptes annuels la clture de l'exercice au vu des
enregistrements comptables et de l'inventaire.
Il en rsulte qu'un inventaire doit tre effectu au moins tous les douze mois, la date
de clture de l'exercice. Lorsqu'il existe un inventaire permanent, les fiches de stock
doivent tre ajustes et les carts expliqus.
Le comptage matriel des existants en stock est d'une importance essentielle : le stock
a une incidence directe sur le rsultat, et reprsente gnralement une grande partie
des actifs.

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De plus, il peut parfois apporter des informations utiles sur l'valuation des biens, par
exemple :
- les stocks rotation lente,
- qualits des actifs inventoris,
- biens incomplets ou dtriors,
- produit avec la date de premption dpasse.
Afin que le recensement soit effectu avec un maximum de fiabilit et d'exactitude, il
convient que l'entreprise prvoie les modalits de droulement des oprations
d'inventaire au moyen d'instructions crites et rigoureuses qui prciseront :
- le but de l'inventaire,
- la date et les heures de comptage,
- la prparation des lieux de stockage,
- le personnel charg de l'inventaire,
- l'arrt des mouvements pendant l'inventaire,
- le dnombrement et la saisie de l'inventaire,
- les procdures de sparation des exercices.

2.6.1 Date et heures de l'inventaire

La date de l'inventaire sera imprativement la date de clture de l'exercice pour les
entreprises qui ne disposent pas d'un inventaire permanent. Lorsqu'il existe, l'inventaire
peut tre fait une date antrieure (2 ou 3 mois maximum).
Il est ncessaire ensuite de fixer les heures de dbut et de fin d'oprations de faon
prvoir la disponibilit du personnel pendant cette priode.

2.6.2 Prparation des Iieux de stockage

Un inventaire physique ne s'improvise pas, il doit tre organis et seule une bonne
prparation matrielle garantit la qualit des comptages ultrieurs. Cela suppose :
- la dlimitation des aires de stockage pour viter les omissions et les double-emplois.
- le rangement pralable des articles et leur regroupement par rfrence.
A ce stade, il faudra identifier et ranger sparment les stocks qui n'appartiennent pas
l'entreprise (dpt, consignation, rparation, sous-traitance).
Il est ncessaire aussi de demander aux tiers de confirmer l'tat des stocks appartenant
l'entreprise et en dpt chez eux
Les units de comptage doivent tre clairement dfinies afin d'viter des erreurs.

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2.6.3 Personnel charg de l'inventaire

Un responsable de l'inventaire doit tre dsign. Il est charg de contrler les rsultats,
de coordonner et centraliser les informations et d'exercer une supervision sur les
quipes. Il est ncessaire que ce responsable soit totalement disponible pendant toute
la dure de l'inventaire pour s'assurer que les comptages se droulent selon les
instructions prvues et afin de pouvoir rsoudre rapidement les problmes qui
pourraient survenir et pour lesquels une solution n'a pas t prvue.
Les quipes de comptage sont gnralement composes de deux personnes. Le
nombre d'quipes doit tre suffisant pour assurer le comptage de tous les articles
pendant la priode prvue.
Chaque quipe comprend :
- une personne ayant une connaissance suffisante des articles compter,
- une personne indpendante de toute opration lie aux stocks.
L'une des personnes compte les articles et l'autre tablit le relev et supervise le
comptage pour s'assurer de sa cohrence.
Chaque quipe reoit les instructions d'inventaire de prfrence, lors d'une runion
pralable qui permet de s'assurer que ces instructions sont bien comprises, et au cours
de laquelle le responsable de l'inventaire peut prsenter la ncessit, l'intrt et
l'importance du contrle des existants.

2.6 4 Arrt des mouvements pendant l'inventaire

Dans toute la mesure du possible, les mouvements de stocks doivent tre arrts
pendant l'inventaire, notamment :
- arrt de la production,
- arrt des livraisons et rceptions,
- arrt des transports de magasin magasin,
- arrt des mouvements de matires premires vers la production,
- arrt des mouvements de la production vers les magasins.
Cela permet d'viter :
- qu'un article ne soit compt plusieurs fois, par exemple diffrents stades de la
production,
- qu'un article dj compt ne fasse l'objet d'une livraison et facture avant la clture,
- qu'un article soit omis des comptages car transfr d'une aire non inventorie une
aire dj inventorie.
S'il existe un inventaire permanent, il doit tre arrt et toutes les entres et sorties
enregistres avant la prise d'inventaire de faon pouvoir faire une comparaison entre
les quantits recenses et les quantits thoriques.

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Lorsque la production ne peut tre arrte, les aires de production doivent tre
approvisionnes et isoles. Le comptage de ces aires aura lieu la fin de l'inventaire.
Les instructions d'inventaire doivent prvoir une procdure d'urgence pour grer les
exceptions et tout mouvement doit tre autoris et contrl par le responsable de
l'inventaire. Il doit tablir un relev des produits concerns et vrifier s'ils doivent tre
inclus ou exclus des comptages. Il doit galement indiquer sur les documents qui seront
utiliss pour les enregistrements comptables, le traitement avant ou aprs inventaire qui
doit tre retenu par la comptabilit.

2.6.5 Dnombrement et saisie de l'inventaire

La saisie de l'inventaire peut s'effectuer :
- soit sur des feuilles de comptage qui regroupent plusieurs articles,
- soit sur des tickets ou fiches ; dans ce cas, on utilise une fiche par article.
Les feuilles et fiches doivent tre prnumrotes pour contrler leur utilisation et leur
centralisation. Le responsable d'inventaire :
- remet une srie de fiches ou feuilles aux diffrentes quipes,
- relve sur un imprim spcial les sries distribues et les quipes concernes,
- contrle le retour des feuilles ou fiches. Tous les documents doivent tre retourns
remplis, ou annuls, ou vierges.
Tout imprim ratur doit tre annul et conserv pour ne pas rompre la squence.
Les instructions doivent indiquer les modalits pour remplir les imprims et pour saisir
les articles abms, hors d'usage, obsoltes. Toute information pouvant avoir une
incidence sur la valorisation ultrieure doit tre indique lors du comptage.
Le comptage doit s'effectuer de faon systmatique dans chaque zone et tous les
articles compts doivent tre identifis par un marquage appropri : autocollant, feutre,
craie ou talon du ticket d'inventaire.
Il est ncessaire de contrler l'exactitude des comptages et informations figurant sur les
feuilles et fiches de comptage.
Ces contrles, effectus par le responsable d'inventaire, sont :
- limits lorsqu'une procdure de double comptage systmatique est mise en place. Le
deuxime comptage est alors effectu par une quipe diffrente ne disposant pas des
rsultats du premier comptage,
- tendus lorsqu'il n'y a pas de double comptage.
Ces contrles doivent tre effectus rapidement de faon informer sans dlai les
quipes qui feraient des erreurs de principe en raison d'une mauvaise comprhension
des instructions.
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2.6.6 Centralisation et suivi des quantits

Les feuilles et fiches de comptage doivent tre regroupes rapidement sans attendre la
fin de l'inventaire dans le but :
- de vrifier qu'elles comportent toutes les mentions ncessaires,
- de procder leur comparaison en cas de double comptage. Un cart entre les deux
fiches ncessite un contrle complmentaire des quantits,
- de procder, le cas chant, leur comparaison avec l'inventaire permanent. Les
instructions doivent prvoir le niveau de l'cart acceptable qui conduira un
ajustement de l'inventaire permanent sans recherche complmentaire. Lorsque l'cart
dpasse cette limite, il est ncessaire d'effectuer une recherche pour en dterminer
les causes et ventuellement les erreurs de comptage.
A la fin de l'inventaire, le responsable doit vrifier que toutes les fiches ont t
retournes l'aide de sa grille de contrle. Il effectue galement un tour des aires de
stockage pour s'assurer que tous les articles ou lots portent une trace attestant qu'ils
ont t compts.

2.6.7 Procdures de sparation des exercices ou chevauchements

Il est important de contrler la concordance entre les existants recenss au cours de
l'inventaire et les enregistrements comptables effectus la mme date (achats,
ventes, production).
Un relev des derniers documents de rception, de livraison, de transferts utiliss
jusqu' la date de l'inventaire physique doit tre effectu dans les services concerns.
Ces informations transmises la comptabilit lui permettront de contrler que les
factures ou avoirs correspondants ont t comptabiliss ou provisionns (fournisseurs factures non parvenues et clients - produits non encore facturs) la date de
l'inventaire.
Le contrle par la comptabilit est facilit par la prnumrotation des bons de livraison
ou de rception et la communication du dernier numro utilis jusqu' la date
d'inventaire et/ou par l'apposition sur chaque document d'un tampon indiquant
clairement s'il concerne la priode avant ou aprs inventaire.
Ces contrles doivent galement tre effectus lorsque l'inventaire est pris une date
autre que la date de clture pour viter les chevauchements.
Un inventaire physique des immobilisations doit tre ralis une fois par an afin de
contrler l'existence relle. Il s'opre par pointage de la liste des immobilisations dite
par le service comptable.

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2.6.8 Mthode de valorisation des stocks

Il convient de distinguer les valeurs :
- l'entre dans le patrimoine de l'entreprise,
- l'inventaire,
- l'arrt des comptes.
Valeur d'entre dans le patrimoine
Les stocks sont enregistrs:
- leur cot d'acquisition pour les biens acquis,
- leur cot de production pour les biens produits.
Le cot d'entre doit comporter le prix d'achat et les frais accessoires (commissions,
ports, transit, assurances, rception).
Le cot de production est dtermin par la comptabilit analytique ou dfaut de
manire extra comptable et comprend la valeur des biens incorpors majore des cots
directs de production.
La valeur d'incorporation des biens acquis interchangeables est soit :
- le cot moyen pondr,
- le premier entr/le premier sorti.
La valeur d'incorporation des biens identifiables est leur cot d'entre rel.
Valeur d'inventaire
La valeur d'inventaire selon le PCG est la valeur vnale.
Pour les matires premires et les approvisionnements, il s'agit du cot de
remplacement.
Pour les biens en cours de production, les produits finis et les marchandises revendues
en l'tat, il s'agit de la valeur de ralisation nette qui tient compte des frais et
perspectives de vente.
Valeur au bilan
Pour l'arrt des comptes la plus faible des deux valeurs ci-dessus est retenue.
Si la valeur d'entre est suprieure la valeur vnale, une provision est constitue pour
la diffrence.

Provisions rglementes relatives aux stocks

Il est possible de constituer des provisions destines au renouvellement des stocks. Il
s'agit de provisions d'origine "fiscale" : provision pour hausse des prix, provision pour
fluctuation des cours. Leur caractre particulier dpasse l'objet de ce document.
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III - ARCHIVAGE
La conservation des pices justificatives comptables et des divers documents
administratifs et financiers de l'entreprise est une absolue ncessit.
L'archivage doit tre organis de telle manire que la recherche et la consultation des
documents concerns soient possibles dans des conditions de rapidit et d'efficacit
normales.
En cas de besoin, les documents sensibles ou importants (en particulier : dossiers des
personnels, registres officiels obligatoires, contrats et actes, etc... ) doivent tre
conservs sous clef ou au coffre.
Aucune destruction d'archives ne peut tre effectue sans autorisation pralable des
services de la Direction Gnrale.
Cet accord express ventuel sera matrialis par un visa d'autorisation des
responsables de l'entreprise du projet de procs-verbal de destruction d'archives tabli
par la direction de l'tablissement demandeur.
Le document d'autorisation de destruction est conserv au sein de l'tablissement et
une copie est archive la Direction gnrale.
Une destruction intempestive exposerait l'auteur des sanctions et pourrait entraner la
mise en cause de sa responsabilit civile.
La destruction autorise d'archives doit tre effectue dans des conditions propres
prserver, si ncessaire la confidentialit des informations.
Au besoin, il convient d'utiliser un broyeur d'archives ou de massicoter les documents
dtruire dfaut d'incinrateur.
Seules des archives insignifiantes peuvent tre jetes la poubelle sans prcaution
particulire.

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IV - DELAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS

DOCUMENTS

DUREE
RECOMMANDEE

RAISONS

DUREE
OBLIGATOIRE

TEXTE
IMPOSANT LA
DUREE LA
PLUS
LONGUE

CONSEQUENCES
EVENTUELLES DU
DEFAUT DE
CONSERVATION

Dcret
29.11.83

a) Faillite et banque-route

1 - Documents et livres
comptables
Documents dcrivant les
procdures

Illimite

Livre d'inventaire

Illimite

Livre journal & grandlivre

Livre auxiliaires ou
facultatifs

10 ans

Registre des achats

(forfaitaires)
Livre de recettes
(forfaitaires)
2 - Pices justificatives

10 ans

10 ans

b) Absence de preuve
entre commerants

10 ans
obligation

10 ans

Code de
commerce

c) Sanction fiscale
rectification d'office

10 ans

Correspondance
commerciale
Inventaires
Factures mises,
Factures
fournisseurs
Contrats commerciaux
Documents bancaires
3 - Documents divers

10 ans

Titres de proprit
Contrats de prts,
emprunts
leasing
4 - Livre de Paie

illimite

Livre de paie

Intrts
Documentaire

10 ans
obligation

10 ans

Code de
commerce
(art.16)

Voir a, b, c, ci-dessus

intrt
documentaire

30 ans

Art.2262 et s.

Absence de preuve

Code civil

(Code de Commerce)

10 ans
10 ans
10 ans

illimite

30 ans

Prescription
pour
paiement

Code du
Travail
5 ans
Article L 143-5

Registre des entres et

sorties du personnel

30 ans

Reus pour solde de tout

compte

30 ans

cotisations
rgime
Retraite
complment.

5 ans

Article R 620-3

5 ans

Article 143-14

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Code du Travail
(Article R 154.3)

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