Procédure D' Instalallation D'une Comptabilité

Procédure d’installation de
la compatibilité d’une
entreprise
INTRODUCTION
Ce document a été pensé et rédigé pour nous donner une idée générale, sur les différentes
étapes que suivent les comptables, pour la mise en place de leur comptabilité, au sein de l
entreprise pour laquelle ils travaillent.
En pratique cette procédure peut être modifiée ou adaptée, en fonction de la nature de
l’entreprise dont il s agit, du pays ou elle exerce son activité, ou même de la formation et de
l expérience des comptables concernés.
Mais au final, il ressort de la synthèse des différents travaux de recherches, que l’ensemble
des actions a mené dans la procédure d’installation d’une comptabilité, peut être regroupé
en 4 phases que sont :
- S assurer de toutes les démarches administratives de création d’entreprise.
- Mettre en place les différents outils comptables qui seront utilisés lors de l exercice.
- Choisir le logiciel comptable qui sera utilisé.
- Mettre en place le système d’archivage des documents et pièces comptables
justificatives.
Chacune de ces 4 étapes sera expliqué et détaillé dans les pages qui suivent afin d’avoir une
meilleure compréhension de cette procédure établie.
I. S assurer de toutes les démarches administratives de création d’entreprise
La tenue d’une comptabilité proprement dit ne peut se faire sans que la société n’ait une
identité ; c’est à dire procéder aux différentes démarches de création d’entreprise. C est
pourquoi s’assurer que ces démarches administratives ont bien été effectuées, est la
première étape du processus d’installation de la comptabilité.
Toutes les informations obtenues sur l’entreprise, suite à l’exécution de ces démarches,
permettront au comptable d’assumer pleinement sa fonction, en effectuant les taches qui lui
incombe.
Deux exemples concrets, pour illustrer ce lien direct existant entre, démarches
administrative de création d’entreprise et installation de la comptabilité.
 Paramétrage des logiciels comptables

On le verra plus bas, le choix du logiciel comptable est une étape cruciale du processus
d’installation comptable. Son utilisation nécessite une configuration préalable à l aide de
certaines informations comme :
- Le numéro d’immatriculation au registre de commerce renseigné dans la rubrique
N°SIRET du logiciel et obtenu au préalable au près du greffe du tribunal de
commerce.
- Le numéro d’immatriculation de la caisse nationale de prévoyance sociale (CNPS)
renseigner dans le logiciel de paie et obtenu aussi dans les démarches de création
d’entreprise au près de ladite instance.
 Déclaration fiscale
L’une des nombreuses taches d’un comptable est d’effectuer périodiquement les
déclarations fiscales, de l’entreprise qu’il représente. Dès l’installation de sa comptabilité il
se doit de prendre connaissance du régime sous lequel celle-ci est imposée (régime réel ou
régime réel simplifié). L’intérêt étant, le calcul exact du montant a versé et le respect des
différentes dates d’échéance afin de ne pas exposer la société a des pénalités ou autres
sanctions.
Pour atteindre cet objectif le comptable s’appuiera sur la Déclaration Fiscale d’Existence
(DFE) dans lequel est mentionné le numéro de compte contribuable (N°CC). Cette
déclaration est du ressort de la Direction Générale des Impôts (DGI) au près de laquelle
cette démarche est faite à la création de l’entreprise.
II. Mettre en place des différents outils comptables qui seront utilisés lors de l
exercice.
Il s’agit principalement de deux outils
 Le plan comptable
Chaque entreprise doit avoir son plan comptable. Celui-ci est basé sur le plan comptable
général utilisé dans l espace régionale ou sous régionale (SYSCOHA), et doit être adapté en
fonction de l’activité de l’entreprise. Par Exemple la nomenclature des comptes de la classe
4 sera personnalisé en fonction des différents tiers avec lesquels l entreprise sera amené à
travailler (fournisseurs 401…. et clients 411….).
Il est a noté que ce plan devrait normalement être actualisé a la fin de chaque exercice
comptable.
 Le manuel de procédure comptable

Ce document est avant tout un guide sur lequel, le comptable aura s’appuyer ou se référer,
dans l exercice de ses fonctions au sein de l’entreprise. Il permet d’avoir une vision claire de l
organisation en matière de traitement de l information comptable et répond aux questions
qui fait quoi, ou, quand et comment. A titre d’exemple on y trouve des infos sur
- Les modalités de traitement et de saisie des pièces justificatives
- Les outils informatiques utilisés et leur paramétrage
- Les procédures d inventaires
- Les règles d évaluation etc.…
Outre ces deux documents incontournables d autres documents (tels que les bons de caisse,
les fiches de stocks les factures etc…) pourront être élaboré, dès le départ pour l’instauration
de comptabilité, ou plu tard au fur et a mesure de l évolution des activités.
III. Choisir le logiciel comptable qui sera utilisé
L’enregistrement quotidien de toutes les opérations financières dans le journal est le
principal travail effectué par le comptable d’une entreprise. Raison pour laquelle le choix du
logiciel comptable qui sera utilisé, est une étape cruciale dans l’installation de la
comptabilité.
Dès le départ ce choix doit se faire de manière judicieuse afin d’éviter un changement de
logiciel en cours d’exercice, qui pourrait perturber la comptabilité et conduire au non
respect des principes comptables de continuité d’exploitation et de permanence de
méthode.
Nous pensons que l’idéal pour la comptabilité d’une structure serait d opter pour un logiciel
comptable conçu spécialement pour son activité et qu’elle pourrait donc s approprier. Mais
pour cela l’entreprise devrait mettre en œuvre des moyens humains (comptables et
informaticiens collaborant ensemble sur ce travail) et financiers ; ce qui n est pas toujours
évident pour les entrepreneurs qui souvent ont un regard stricte sur la gestion des
ressources surtout en début d’activité. A défaut de logiciel personnalisé le comptable
pourrait donc se contenter d un logiciel courant tels que SAGE SAARI par exemple, qui a
plusieurs fonctionnalité et qui est adopté par la plu part des sociétés.
Le plus important étant d avoir un logiciel efficace, fonctionnel et qui est parfaitement
maitriser par son utilisateur c est à dire le comptable, pouvant recevoir une formation
spéciale si tel n’est pas le cas.
IV. Mettre en place le système d’archivage des documents et pièces comptables
justificatifs.
C est une étape très importante dans le processus de traitement de données comptables. La
mise en place du système d’archivage est très relative. Chaque comptable peut décider de
classer les pièces justificatives selon la nature de l’action effectué (reçu de dépense, facture
pro forma etc.…), selon la récurrence des opérations effectuées avec un tiers (un fournisseur
ou un client) et plusieurs autres critères. Toutes les pièces comptables justificatives émises
et reçu doivent être conservées sous leur forme originale ; et pour ce faire le comptable a le
choix entre deux modes d archivage.
 Système d’archivage classique

Ce mode d archivage consiste à conserver les différentes pièces et documents comptable
sous la forme physique (papier) et cela à l aide de fourniture de bureau tels les chemises
sous chemises boites archives etc. ...
 Système d archivage électronique

Ce type d archivage consiste plutôt a garder une trace de chaque pièce justificative sous la
forme numérique. Concrètement il s agit de procéder comme suit :
- Scanner le document en question en choisissant le format du fichier (PDF, JPEG…)
- Classer le document dans un dossier éditer en fonction de la nature, le tiers ou autre.
- Sauvegarder le dossier dans une source de stockage externe (cloud ou disque Dur)
Mais il est a noté que quelque soit le système finalement choisi, l’archivage des pièces
comptables doit se faire de manière chronologique.
Nous pensons que l’idéal pour la comptabilité d’une structure serait d opter pour les deux
types d’archivages. C est à dire procéder a l archivage numérique des pièces comptable et
ensuite les garder sous la forme physique pendant un certain temps.

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 Le manuel de procédure comptable

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 Système d archivage électronique

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