Module I : Planification des ressources humaines

Par : TechnoCompétences

Introduction
Objectifs de la planification
Étapes de la planification
  Étape 1 : Réflexion stratégique
  Étape 2 : Prévisions des besoins en ressources humaines
  Étape 3 : Prévisions de la disponibilité des ressources humaines
  Étape 4 : Analyse de l'écart
  Étape 5 : Planification des actions liées aux ressources humaines
Outils
  Outil no 1 - Modèle de prévision de la demande de ressources humaines
  Outil no 2 - Modèle de plan d'action pour la planification des ressources humaines

Traitant de l'importance de la planification des ressources humaines, ce guide présente les étapes incontournables pour bien
planifier la main-d'œuvre et suggère des références et des outils.

INTRODUCTION

On observe une prise de conscience grandissante dans les organisations face à l'importance de la planification des ressources
humaines. Les variations notables dans les carnets de commande et les difficultés à faire des prévisions à moyen terme ont
mis à l'épreuve la capacité des entreprises à maintenir un niveau de personnel adéquat.

Les PME font face à des choix déchirants. D'un côté, elles doivent limiter le nombre de leurs employés pour assurer leur
survie financière. De l'autre, elles doivent pouvoir compter sur les meilleurs talents disponibles dans leur créneau d'activité si
elles veulent espérer croître et se distinguer face à la concurrence.

Dans ce contexte, la capacité d'évaluer avec précision les futurs besoins en main-d'œuvre devient un élément crucial de
l'élaboration des stratégies d'affaires des entreprises. Heureusement, les entrepreneurs peuvent désormais compter sur un
nombre grandissant de logiciels de planification et de gestion des ressources humaines pour les seconder dans cette tâche
stratégique. (Brown 2002)

Pour bien des entreprises, la planification des ressources humaines représente une fonction complexe en raison de la nature de
leurs activités. Cependant, cet exercice peut devenir une tâche à haute valeur ajoutée si elle est réalisée de façon efficace. Plus
importante charge d'exploitation, la main-d'œuvre représente pour plusieurs entreprises du secteur un facteur de succès
déterminant. La qualité des produits et services offerts et la capacité de production en dépendent directement. Une
planification adéquate et une gestion éclairée de cette ressource sont donc essentielles.

La planification de la main-d'œuvre consiste en un ensemble d'activités dont l'objectif est d'évaluer la demande et l'offre de
travail. La première étape consiste à examiner les divers facteurs qui influencent l'offre de main-d'œuvre sur le marché et à
évaluer les besoins en personnel de l'organisation à court, moyen et long termes. Ainsi, il sera possible de coordonner les
efforts pour disposer des ressources compétentes au bon endroit et au moment opportun, le tout afin d'atteindre les objectifs
organisationnels.

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OBJECTIFS DE LA PLANIFICATION

 Maximiser l'utilisation des ressources humaines et assurer leur développement continu

 S'assurer d'avoir la capacité de production nécessaire pour soutenir les objectifs organisationnels
 Coordonner les activités de ressources humaines avec les objectifs organisationnels
 Accroître la productivité de l'organisation.

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ÉTAPES DE LA PLANIFICATION
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Étape 1 - Réflexion stratégique

La première étape vise à réfléchir à l'avenir de l'organisation: que se passera-t-il d'ici deux ans? D'ici cinq ans? Il s'agit
ensuite d'élaborer un plan de développement de la main-d'œuvre qui comportera les actions nécessaires à entreprendre afin
d'atteindre les objectifs de croissance à long terme.

L'activité de réflexion stratégique permet de faire le bilan de la situation actuelle. Ce bilan s'effectue par l'analyse de
l'environnement externe. L'opération consiste à identifier les éléments qui influenceront le développement de l'organisation et
à établir un diagnostic de l'environnement interne (voir tableau). L'organisation pourra alors identifier ses forces, ses
avantages concurrentiels et les aspects qu'elle doit améliorer.

Une telle démarche de réflexion stratégique doit habituellement être réalisée chaque année. Plusieurs instances de l'entreprise
doivent y participer. Elle peut être orchestrée par un consultant externe qui aura comme mandat d'animer la discussion et
d'agir à titre de facilitateur, ce qui permettra aux dirigeants de se concentrer sur les objectifs de l'entreprise.

Environnement interne Environnement externe

 Mission et valeurs
 Produits et services offerts
 Clientèle visée
 Situation financière  Marché du travail
 Forces et faiblesses de l'entreprise  Concurrence
 Changements à prévoir  Avenir dans le secteur des technologies
 Départs planifiés  Rôle de l'État dans le fonctionnement
 Profil des employés actuels des entreprises
 Etc.  Attentes des clients
 Mobilité et profil de la main-d'oeuvre
 Etc.

À partir d'un portrait réaliste de la situation actuelle, il est possible d'imaginer une situation idéale, un objectif souhaitable
pour l'avenir de l'organisation. À partir de là, les dirigeants pourront identifier les orientations stratégiques et élaborer les
objectifs organisationnels :

 Objectifs de développement
 Niveau de revenus et de bénéfices prévus
 Taille de l'organisation souhaitée (caractéristiques de l'équipe)
 Objectifs de reconnaissance de l'organisation
 Objectifs de qualité des produits et services
 Etc.

RÉFÉRENCES UTILES

Pour en savoir plus...

Les prévisions de l'offre de main-d'œuvre sont difficiles à anticiper et sont soumises à bon nombre d'incertitudes dont les
conditions économiques, les technologies, les besoins des clients et l'évolution des marchés financiers. Voici quelques
sources utiles pour aider à établir des prévisions en matière de ressources humaines.

TECHNOCompétences
www.technocompetences.qc.ca
Ce site peut vous aider à planifier vos besoins de main-d'œuvre. Vous pouvez y consulter une pléiade d'études sur les besoins
en ressources humaines du secteur des technologies de l'information et des communications.

Emploi-Québec
http://www.emploiquebec.gouv.qc.ca/
Ce site fournit un grand nombre d'informations sur le marché du travail tant pour les employeurs que pour les travailleurs.

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Étape 2 - Prévisions des besoins en ressources humaines

Pour prévoir les besoins en matière de main-d'œuvre, il faut déterminer comment se fera l'opérationalisation des objectifs
stratégiques. Cette étape consiste à identifier clairement le type de compétences, les ressources nécessaires à l'entreprise ainsi
que le moment le plus approprié pour l'embauche de personnel afin de mettre en œuvre les actions qui permettront d'atteindre
la situation idéale, selon l'échéancier établi. Les questions suivantes facilitent l'identification des besoins:

 Quelle fonction devrons-nous combler?

 Comment les fonctions actuelles évolueront-elles?
 Quels types de compétences faudra-t-il?
 De combien de personnes aurons-nous besoin pour effectuer le travail?
 À quel moment et pour combien de temps?
 Au sein de l'effectif actuel, y a-t-il des employés qui peuvent réaliser le travail?
 Avec du perfectionnement, y a-t-il des employés qui pourraient réaliser le travail?

RÉFÉRENCE AUX OUTILS

Modèle de prévision de la demande de ressources humaines (Outil no 1)

Cet outil permet de dresser le portrait global des besoins de ressources humaines en fonction de chaque secteur de
l'entreprise, des titres d'emploi, des employés actuels et des prochaines embauches. Ce modèle permet de colliger plusieurs
informations utiles pour bien prévoir l'avancement et la promotion du personnel en place.

La personne qui a la responsabilité de la planification des ressources humaines a le mandat de recenser les besoins dans
chaque secteur de l'organisation et de traiter l'information de manière à déterminer le nombre de postes nécessaires pour
atteindre les objectifs fixés lors de la réflexion stratégique. Le nombre de postes nécessaires est intimement lié à la capacité
de production ou de prestation de services de l'entreprise.

CONSEILS

Capacité de production : dans la majorité des secteurs d'activité, des standards de capacité de production sont reconnus.

Par exemple, dans l'industrie des services professionnels, il est établi qu'une entreprise doit pouvoir compter sur un employé
pour chaque tranche de 100 000 dollars de chiffre d'affaires. Une entreprise de 10 employés (incluant tous les employés de
l'administration, de la gestion, de la production, des ventes, etc.) devrait donc avoir un chiffre d'affaires de un million de
dollars.

À titre d'exemple, dans le domaine des technologies de l'information, ce ratio varie entre 60 000 et 150 000 dollars avec une
moyenne de 95 000 dollars de chiffre d'affaires par employé, selon la nature des activités.

Il est donc essentiel de pouvoir estimer sa capacité de production pour être en mesure de planifier adéquatement ses besoins
en main-d'œuvre.

Les ratios ont été calculés à partir des sources suivantes :

Les profils des petites entreprises, ministère des Finances, Économie et Recherche du Québec
http://internet2.mic.gouv.qc.ca/Internet/ppe/PPEFrancais.nsf
«Classement des entreprises en technologie de l'information», Journal Les Affaires, (pour les entreprises ayant un chiffre
d'affaires entre 500 000 et 15 millions de dollars),
http://www.lesaffaires.com/

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Étape 3 - Prévisions de la disponibilité des ressources humaines

Avant d'embaucher de nouvelles ressources, il est recommandé d'analyser la disponibilité de l'effectif actuel. En évaluant les
compétences disponibles et la mobilité du personnel en place, il est possible d'identifier les employés qui sont déjà en mesure
de répondre aux nouveaux besoins ou qui, après un perfectionnement approprié, seraient en mesure d'y répondre.

Pour ce faire, il faut connaître les compétences et les habiletés de tous les employés actuellement en poste. Pour chacun
d'entre eux, il faut connaître :

 son expérience professionnelle

 son rendement
 sa formation et ses qualifications
 ses champs d'expertise
 ses intérêts, ses aspirations et ses projets de carrière
 ses activités d'apprentissage réussies.

Cette analyse peut être réalisée lors de l'évaluation du rendement de l'employé. Le supérieur immédiat profite d'un moment
privilégié avec l'employé pour explorer avec lui les possibilités de développement de sa carrière.

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Étape 4 - Analyse de l'écart

Une fois les besoins et les disponibilités de main-d'œuvre clairement établis, il faut comparer ces informations afin de vérifier
s'il existe des écarts. Cette étape consiste à comparer le nombre de postes prévus (demande future) dans chaque catégorie
d'emploi en tenant compte des exigences du poste avec le nombre d'employés susceptibles d'y répondre (par avancement ou
promotion). L'analyse permettra ensuite de déterminer s'il s'agit d'un écart quantitatif ou qualitatif (voir tableau à la page
suivante).

Écart  On est en présence d'un écart quantitatif lorsqu'on constate :

quantitatif
 un manque de main-d'œuvre, c'est-à-dire que le nombre d'emplois
disponibles au sein de l'entreprise est supérieur au nombre de
personnes compétentes pour combler le poste;
 un surplus de main-d'œuvre, c'est-à-dire que le nombre de personnes
qualifiées est sensiblement supérieur au nombre de postes à
combler.

Écart On est en présence d'un écart qualitatif lorsqu'on constate :

qualitatif
 que le personnel n'a pas les compétences et les habiletés nécessaires
pour combler les postes à pourvoir;
 que le personnel est surqualifié par rapport aux postes à pourvoir.

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Étape 5 - Planification des actions liées aux ressources humaines

Lorsque le type d'écart est bien établi, il est plus facile de choisir les meilleures actions à poser pour combler l'écart constaté.
Voici les actions possibles à mettre en œuvre :
Type d'écart Actions

Écart quantitatif Embauche

Programme de recrutement interne et externe

Réduction (mise à pied temporaire ou permanente)

Écart qualitatif Restructuration

Évaluation de la performance

Réaffectation des ressources

Apprentissage, formation et perfectionnement

Après avoir déterminé le type de stratégie à mettre en place, un plan d'action doit être élaboré afin d'atteindre les buts et les
objectifs fixés. Ce plan doit comporter les objectifs visés, les personnes responsables ainsi que les échéances prévues pour
chacune des actions de planification des ressources humaines. Qu'il s'agisse de recrutement, d'embauche ou simplement
d'objectifs de formation et de perfectionnement des ressources déjà en place, il convient de mettre par écrit les actions à
entreprendre afin d'en assurer un suivi précis.

RÉFÉRENCE AUX OUTILS

Modèle de plan d'action pour la planification des ressources humaines

(Outil no 2)
Cet outil permet de mettre par écrit les actions à poser par niveau de priorité afin d'assurer un suivi efficace. Ce plan renferme
donc les objectifs visés par les actions, les personnes responsables et l'échéancier prévu.

RÉFÉRENCES UTILES

Pour en savoir plus...

CASCIO, W.F., J.W. THACHER, R. BLAIS. La gestion des ressources humaines, Éditions de la Chenelière, 1999, 625 p.

GRENSING-POPHAL, L. «Songez-vous à la relève?», dans Effectif, vol. 6, no 1, janvier-février-mars 2003.

MARTEL, P. «La première compétence requise: être stratégique», dans Effectif, vol. 4, no 5, novembre-décembre 2001.

PETIT, BELANGER, BENABOU, FOUCHER, BERGERON. La gestion stratégique et opérationnelle des ressources
humaines, Montréal, Éditions Gaëtan Morin, 1993, 779 p.

SABA, T. «La gestion des carrières: un vrai défi pour les années 2000», dans Effectif, vol. 3, no 3, juin-juillet-août 2000.

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Outils

Outil no 1 - MODÈLE DE PRÉVISION DE LA DEMANDE DE RESSOURCES HUMAINES

Catégorie Effectifs Départs Avancement Demande Déséquilibre
Titre de l'emploi
d'emploi actuels prévus* potentiel** future Surplus Manque
Gestion Directeur des ventes 1 1
Directeur des finances et de
1 1
l'administration
Directeur des opérations 1 1
Directeur de la R & D 1 1
Ressources Directeur des ressources humaines 12
humaines Agent de gestion des ressources
1 11 1 1
humaines
Conseiller en formation
Soutien Adjoint
administratif Réceptionniste
Opérations Développeur web 8 1 6 1
Administrateur de bases de données
Concepteur graphiste
Ventes Vendeur
Conseiller en marketing
Designer
Recherche et Ingénieur
développement

Les chiffres du tableau servent d'exemple. Ainsi, l'entreprise compte actuellement huit développeurs web. L'un d'entre eux
pourrait bénéficier d'une promotion interne. La demande future ne justifie que six postes de ce type. Résultat: il y a un
développeur web en trop. L'exposant "1" indique une possibilité d'avancement pour l'agent de ressources humaines, qui
pourrait ainsi devenir directeur des ressources humaines (exposant "2") lorsque le poste s'ouvrira.

*Départs prévus : inscrire les prévisions de retraites, transferts, coupures de postes.

**Avancement potentiel : inscrire le nombre d'employés qui pourraient bénéficier d'un avancement d'échelon ou d'une
promotion au cours des prochains mois.

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Outil no 2 - MODÈLE DE PLAN D'ACTION POUR LA PLANIFICATION DES RESSOURCES HUMAINES

Planifier efficacement les ressources humaines (disposer des expertises
Priorité à travailler
nécessaires au moment opportun)

 Diminuer l'écart quantitatif

Objectifs  Diminuer l'écart qualitatif (augmenter les compétences)

Actions ou moyens Responsables Échéance

Écart quantitatif  

1. Embaucher un directeur des opérations

A. Embauche pour les différentes étapes Directeur général
(Voir le module II) Mars
et agent des RH

2. Embaucher un agent de gestion des ressources

humaines
A. Embauche pour les différentes étapes Directeur des RH Mai
(Voir le module II)

Supérieur immédiat et
3- Mettre à pied un développeur web Août
directeur des RH

Écart qualitatif  

1. Former l'agent de gestion des RH pour le poste de

directeur des RH
A. Formation avancée en gestion Avril
B. Entraînement à la tâche dans les Directeur général
fonctions et agent des RH
Mai
de directeur des RH

2. Effectuer l'entraînement à la tâche du directeur

des opérations Directeur des RH Mars

3. Effectuer l'entraînement à la tâche de l'agent des

RH Directeur des RH Mai

4. Donner une formation sur la gestion de projets au Agent des RH Septembre

 développeur web ayant un potentiel d'avancement

Vous pouvez télécharger la version complète du Guide de gestion des ressources humaines et soumettre vos commentaires à
l'adresse suivante : http://www.technocompetences.qc.ca/site/outils/guide_rh.php?numero=6&sm=sm_1&type=gestion

Source : ©TECHNOCompétences

Réalisé en collaboration avec FRP Groupe conseil.

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