Guide Ecole Mledia

La plateforme intégrée de gestion des établissements
de Côte d’Ivoire
Guide utilisateur
Chef d’établissement
MEN / DSPS ECOLEMEDIA ©2017

Introduction
Afin de participer de façon efficiente à la redynamisation de l’école ivoirienne initiée par
l’Etat de Côte d’Ivoire, la Direction des Statistiques, de la Planification et de la Stratégie
du Ministère de l’éducation Nationale - DSPS - a mis en œuvre de nouveaux outils
performants capables de gérer les informations du système éducatif national.
« Ecolemédia » est une plateforme de gestion de plusieurs modules intégrés permettant le

pilotage et l’aide à la décision à tous les niveaux (du Ministère aux parents d’élèves).
Ecolemédia permet entre autres de :
- faciliter le traitement des informations ;

- rendre disponible des informations des écoles agréées dont a besoin le ministère
de tutelle;
- aider au développement des connaissances des élèves ;
- faciliter les échanges entre les différents acteurs ;
- permettre aux parents d’élèves de maîtriser et de suivre de façon efficiente le
cursus scolaire de leurs enfants ;
- etc…
Cette innovation permettra d’optimiser le travail accompli pour une meilleure

performance de notre système éducatif.
Des améliorations sont en cours avec la collaboration des différents acteurs pour rendre
cet outil plus performant pour une bonne gestion de l’école ivoirienne.
ECOLEMEDIA© 2018 - Guide utilisateurs des chefs d’établissement du privé - 2

CONSIGNES DE TRAVAIL AUX
ETABLISSEMENTS SECONDAIRES
AVANT DE SE CONNECTER A LA PLATEFORME

Pour faciliter votre travail sur la plateforme, il faut :
a. Télécharger et renseigner les fichiers types :
- csv_administratifs_modele
- csv_enseignants_modele
- csv_élèves_modele
b. Avoir :
- les emplois du temps classes et profs
- les listes de classes
- le patrimoine de l’école (bâtiments, classes)
Comment obtenir les données élèves à importer ?

Se connecter à la plateforme AGFNE :
 Aller dans le menu « Actualisation », puis cliquer sur « Fichier élèves 2017-2018 »
 Sélectionner les élèves par niveau (ce qui facilitera plus tard les affectations
dans les classes)
 Aller dans le menu déroulant en bas à gauche et cliquer sur « FICHIER ELEVES »
 Ouvrir le fichier « ACTU-ELEVES » et copier les données dans le fichier
csv_élèves_modèle
 Compléter dans le fichier csv les données manquantes (statut, régime,
qualité)

I. Souscription (Privé uniquement et Parents d’élèves)
Pour les établissements privés, le montant de la souscription est de 50 000 F CFA.
Pour les parents d’élèves, le montant de la souscription est de 4 000 F CFA. Ce qui
leur donne droit à un suivi permanent de leurs enfants en ligne et recevront des
Sms 02 fois par semaines relatives à la vie scolaire desdits enfants.
Pour effectuer le paiement, il faut se connecter sur le site wwww.ecolemedia.ci
1. Cliquer « Etablissement » dans le module « souscription »
Cette action vous permet d’obtenir la page suivante
Saisir le code
d’établissement
Zone code établissement
2. Saisissez votre code établissement dans la zone « code établissement ».

Après la saisie du code établissement, vous obtenez les informations sur votre
établissement que vous pouvez modifier ou compléter les champs non
renseignés.

3. Cocher la case devant « accepter les conditions et les termes » pour laisser
apparaître le bouton « validez »
4. Cliquer sur le bouton « Validez » pour accéder au mode de paiement

5. Choisir l’opérateur téléphonique de votre choix
Cliquer sur l’opérateur de votre choix
6. Saisir le numéro de votre téléphone mobile correspondant à l’opérateur

choisi.
7. Sur votre téléphone mobile, saisissez le code OTP ou TOKEN
a. Pour ORANGE, composer #144*621*code_secret# puis lancer l’appel
b. Pour MTN, composer *133*11# puis lancer l’appel
Vous recevrez automatiquement le code sur votre mobile
Pour MOOV, le système ne vous demandera pas de composer un code sur

votre mobile. Cliquer sur le bouton « payer » en vert
8. Saisissez le code reçu sur votre mobile dans la zone « code OTP ou TOKEN
puis cliquez sur le bouton « payer » en vert.
9. Une fois l’opération validée, vous recevrez un message sur votre mobile vous
indiquant vos accès de connexion à la plateforme (login et mot de passe).

II. Connexion à la plateforme
Pour accéder à la plateforme saisir l’url : www.ecolemedia.ci
Une fois la connexion établie, cliquez sur la zone « Espace membre ». Cela vous conduit la
menu de connexion pour avoir accès à tous les modules qui vous permettrons d’effectuer
aisément votre travail.
1. Page de connexion au menu personnalisé
Ici,
Saisir le login
Dans cette zone, saisir le mot passe : password
Pour cette première connexion, cela vous conduit à un menu qui vous permettra de
changer obligatoirement votre mot de passe dans le but de sécuriser vos données.

2. Changement de mot de passe
Attention : le login ne doit pas être changé
Modifier votre mot de passe et le

conformer dans a case suivante

3. Profil Chef d’établissement
Une fois le Chef d’établissement connecté, la plage suivante apparaît :
Barre des titres Espace de travail
Le
navigateur
On distingue trois rubriques : la barre des titres, la barre de navigation et l’espace de

travail.
La barre des titres: elle renferme la dénomination du service ou du département dont

est issu l’utilisateur connecté, sa photo, son identité, la rubrique permettant sa
déconnexion ainsi que les informations relevant de son profil.
Des icônes indiquent le nombre d’alertes ou de messages lui sont parvenus.
L’espace de travail: c’est l’endroit où s’affiche l’essentiel des formulaires de travail de

l’utilisateur.
La barre de navigation: elle est située à gauche de la fenêtre, il est composé d’un
ensemble de menus qui varient selon le profil, ainsi peut-on distinguer entre autres :
Paramétrage, Utilisateurs, Ecoles, Pédagogie, Comptabilité, etc.
Chaque menu de type « accordéon » peut renfermer des sous-menus.

III. Prise en main
1. Les étapes à suivre pour une bonne prise en main
Pour une gestion optimale de votre établissement sur la plateforme « Ecolemédia », une
bonne organisation s’avère nécessaire. Les étapes à suivre sont les suivantes :
Etape 1. Gestion du patrimoine

Avant d’entamer les autres modules, il faut au préalable définir le patrimoine de votre
établissement.
Dans le menu « Ecole », cliquer sur Patrimoine
Cette option comporte les onglets suivants : Bâtiments, Salles, et Les immobilisations.
1. Cliquer sur l’onglet « bâtiment » pour créer les bâtiments

2. Cliquer sur l’onglet « salle » pour créer les salles (salle de classe, salle des profs,
bureaux, etc.) liées aux différents bâtiments.

Etape 2. Gestion les périodicités
Dans le menu pédagogie

1. Cliquer sur périodicité
2. Puis sur l’onglet période école
Ces différentes actions vous permettent d’initialiser les informations pour votre
établissement

Etape 3. Gestion des matières

1. Cliquer sur matière
2. Puis sur l’onglet matière école
Ces différentes actions vous permettent d’initialiser les matières prédéfinies par le Ministère
dans votre établissement.
3. Cliquer sur le bouton « ajouter » pour l’ajout d’autres matières spécifiques à votre
établissement puis sur le bouton valider pour les enregistrer.
Ces nouvelles matières créées s’ajouteront à celles déjà définies par le Ministère.

Etape 4. Gestion des classes

1. Cliquer sur Classe
2. Cliquer sur le bouton « Ajouter »
3. Cocher les cases devant les classes et les numéros pour ainsi définir le nombre de
classes à créer
4. Définir le nombre de places limites pour les différentes classes à créer
5. Cliquer ensuite sur le bouton « valider » pour les enregistrer.

Etape 5. Importation de fichiers
I. IMPORTATION DU PERSONNEL ADMINISTRATIF
Dans le menu importation

1. Cliquer sur le module « importation » puis sur « importation fichier »
Vous obtenez par défaut le mode opératoire pour l’importation du fichier des
administrateurs.
2. Télécharger le modèle de fichier à importer sus-indiqué en rouge en cliquant sur le

bouton « Modèle à télécharger » devant Modèle du fichier des Administratifs
à télécharger.
Le fichier CSV permettant d'importer les informations des Administratifs dans le
système doit respecter les consignes suivantes :
Le fichier doit contenir OBLIGATOIREMENT 11 colonnes

2.1. dans la Colonne 1 : Matricule (Le matricule l'administratif)
2.2. dans la Colonne 2 : Nom Administratif
2.3. dans la Colonne 3 : Prénoms Administratif
2.4. dans la Colonne 4 : Code de la fonction
Par exemple :
LISTE DES CODES DES FONCTIONS
Nº CODE FONCTION Nº CODE FONCTION

de directeur fondateur
1 4 fondateur
des études
2 compta comptable 5 cais caissiere
3 edu educateur 6
Vous pouvez aussi cliquer que le lien (juste avant « Modèle du fichier des
Administratifs à télécharger » pour obtenir la liste de toutes ses fonctions
prédéfinies dans la base.
o Dans la Colonne 5 : Prof de lycée ou collège (L ou C)

o Dans la Colonne 6 : Sexe (M pour masculin, et F pour féminin)
o Dans la Colonne 7 : Lieu de Naissance
o Dans la Colonne 8 : Date de naissance au format (chiffre : jj/mm/aaaa)
o Dans la Colonne 9 : Date d'arrivée au poste au format (chiffre : jj/mm/aaaa)
o Dans la Colonne 10 : Date d'embauche au format (chiffre : jj/mm/aaaa)
o Dans la Colonne 11 : contact téléphonique
3. Enregistrer le fichier renseigné sur votre ordinateur
 Ensuite après Modèle du fichier des Administratifs à télécharger : Modèle à télécharger,

dans « fichier csv à télécharger », cliquer sur le bouton Choisissez un fichier pour importer
le fichier des administrateurs que vous venez de renseigner.
4. Cliquer ensuite sur le bouton « envoyer » pour l’enregistrer.

II. IMPORTATION DES ENSEIGNANTS

Il est nécessaire d’importer la liste des enseignants au préalable avant d’élaborer les
emplois du temps des classes, des enseignants et des salles. Comment faire ?
1. Cliquer sur le module « importation » puis sur « importation enseignant »
Vous obtenez le mode opératoire pour l’importation du fichier des enseignants.

bouton « Modèle à télécharger » devant Modèle du fichier des Enseignants à
télécharger.
Le fichier CSV permettant d'importer les informations des enseignants dans le système
doit respecter les consignes suivantes :
Le fichier doit contenir OBLIGATOIREMENT 11 colonnes
2.1. dans la Colonne 1 : Matricule (Le matricule de l’enseignant)

2.2. dans la Colonne 2 : Nom de l’enseignant
2.3. dans la Colonne 3 : Prénoms de l’enseignant
2.4. dans la Colonne 4 : Discipline spécialité. Inscrire le nom de la matière ou son code
Par exemple :
LISTE DES MATIERES ET DES CODES RESPECTIFS
Nº CODE MATIÈRES Nº CODE MATIÈRES
1 EDHC Education aux Droits de 3 EPS Education
l'Homme et de la Citoyenneté Physique et
Sportive
2 MATHS Mathématiques 4
Vous pouvez aussi cliquer que le lien (juste avant « Modèle du fichier des
Enseignants à télécharger » pour obtenir la liste de toutes ses fonctions
prédéfinies dans la base.
o Dans la Colonne 5 : Prof de lycée ou collège (L ou C)

o Dans la Colonne 6 : Sexe (M pour masculin, et F pour féminin)
o Dans la Colonne 7 : Lieu de Naissance
o Dans la Colonne 8 : Date de naissance au format (chiffre : jj/mm/aaaa)
o Dans la Colonne 9 : Date d'arrivée au poste au format (chiffre : jj/mm/aaaa)
o Dans la Colonne 10 : Date d'embauche au format (chiffre : jj/mm/aaaa)
o Dans la Colonne 11 : contact téléphonique (mobile)
 juste au dessus de Modèle du fichier des Administratifs à télécharger : Modèle à

télécharger, dans « fichier csv à télécharger », cliquer sur leChoisissez
bouton un fichier pour importer
le fichier des administrateurs que vous venez de renseigner.

III. IMPORTATION DES ELEVES

2. Cliquer sur importation élèves
bouton « Modèle à télécharger » devant Modèle du fichier des Elèves à télécharger.
4. Le fichier doit contenir OBLIGATOIREMENT 16 colonnes
 Dans la Colonne 1 : Matricule (Le matricule national de l'élève)

 Dans la Colonne 2 : Nom élève
 Dans la Colonne 3 : Prénom élève
 Dans la Colonne 4 : Sexe
 Dans la Colonne 5 : Niveau
 Dans la Colonne 6 : Serie
 Dans la Colonne 7 : CodeEtablissement
 Dans la Colonne 8 : Nom de l'Etablissement
 Dans la Colonne 9 : Code de la drenet
 Dans la Colonne 10 : Jour Date de naissance
 Dans la Colonne 11 : Mois Date de naissance
 Dans la Colonne 12 : Année Date de naissance
 Dans la Colonne 13 : Localité
 Dans la Colonne 14 : Contact
 Dans la Colonne 15 : Nom complet Père
 Dans la Colonne 16 : Nom complet Mère

 juste au dessus de Modèle du fichier des Elèves à télécharger : Modèle à télécharger, dans
« fichier csv à télécharger », cliquer sur le bouton pour importer
Choisissez un fichier le fichier des
élèves que vous venez de renseigner.
IV. IMPORTATION DES NOTES

2. Cliquer sur importation notes
3. Télécharger le modèle de fichier des notes par classe
4. Mettre 1 comme coefficient pour une interrogation et 2 pour un devoir
5. Laisser « vide » s'il n'y a aucune note
6. Enregistrer le fichier sur votre ordinateur pour saisir les notes
7. Importer le fichier renseigné à partir du modèle ci-dessous indiqué en
précisant la période (1er trimestre)

Etape 6. Gestion des emplois du temps
I. Définition des plages horaires
Il faut définir les plages horaires avant d’élaborer les emplois du temps des enseignants et
des classes.
1. Cliquer sur le module « Emploi du temps»

2. Cliquer sur « Plage horaire »
3. Cliquer sur le bouton « Ajouter »
4. Définir les plages horaires de votre établissement. Préciser pour chaque plage
horaire définie s’il s’agit d’une heure de cours, recréation ou après-midi
5. Cliquer sur le bouton « valider » pour enregistrer chaque plage horaire définie.
II. Emploi du temps des enseignants
Pour élaborer les emplois du temps des classes, il faut au préalable attribuer des classes
aux enseignants. Comment faire ?
Dans le menu Pédagogie

Vous obtenez par défaut la liste des enseignants
2. Devant chaque enseignant, dans la zone « Action », cliquer sur le bouton en VERT
3. Cocher les cases pour chaque classe la ou les matières à attribuer à l’enseignant
4. Cliquer sur « valider » pour enregistrer.

III. Emplois du temps des classes
Pour élaborer les emplois du temps des classes, il faut au préalable attribuer des classes
aux enseignants. Comment faire ?

2. Cliquer « Planning Classe »
3. Devant chaque classe, dans la zone « Action », cliquer sur le bouton en rouge. Pour
chaque plage horaire, il existe deux (02) cellules ; cliquer dans la première pour
choisir la ou les matières. Dans la seconde, choisir la ou les salles. Pour les salles, il ne
s’affiche que celles qui sont disponibles.
4. Cliquer sur « valider » pour enregistrer.
Vous obtenez automatiquement les emplois du temps des enseignants, des salles et les
salles disponibles aux différentes plages horaires.

Etape 7. Gestion des inscrits
La plateforme ECOLEMEDIA récupère systématiquement les informations des élèves
inscrits rendus actifs dans la plateforme AGFNE.
Dans le menu inscription :
1. Cliquer sur l’onglet gestion des inscrits
Cliquer sur gestion des inscrits. Vous obtenez automatiquement la liste des élèves que vous
avez importé de la plateforme SIGFNE
2. Cliquer sur l’onglet Attribution des classes :

a. Dans la liste déroulante, choisir une classe dans laquelle vous souhaitez
affecter des élèves
b. Cocher les élèves que vous souhaitez rediriger dans la classe sélectionnée
c. Cliquer sur attribuer
3. En cas d’omission ou mauvaise affectation d’un élève dans une classe, cliquer sur
l’onglet suppression d’attribution
d. Choisir l’élève
e. Cliquer sur le bouton supprimer. L’élève retourne dans la liste dans l’onglet
attribution des classes pour une nouvelle affection.

Etape 8. Gestion des devoirs
Ce module vous permet de faire la planification des devoirs. Les devoirs peuvent être
programmés par les Chefs d’établissement, les censeurs et les enseignants

1. Cliquer sur « devoir »
2. Cliquer sur « ajouter »
3. Cliquer sur le bouton « Ajouter » en bas après avoir renseigner tous les champs. Vous
obtenez l’écran suivant

Après la programmation d’un devoir, la colonne « Etat » du devoir indique en JAUNE la
mention A VENIR
Si à la date de programmation du devoir aucune modification n’est faite, le système

indique en BLEU, dans la colonne « Etat » du devoir indique la mention effectué
Après quinze jours (15) jours si les notes ne sont pas portées en ligne, le Chef
d’établissement et le censeur reçoivent une alerte leur indiquant que le professeur n’a pas
rendu le devoir. Le professeur lui-même reçoit une notification lui demandant de porter les
notes en ligne. La colonne « Etat » du devoir indique la mention Non effectué
Si les notes sont portées en ligne, la colonne « Etat » du devoir indique en VERT la mention
rendu

Etape 9. Gestion des notes
1. Après avoir importé les notes, vous obtenez la matrice des moyennes dans l’onglet
« moyenne période » pour la préparation des conseils de classes.
2. Vous avez la possibilité de porter les élèves non classés par matière dans l’onglet
« Non classé par matière »
3. Après les décisions des différents conseils de classes, cliquer sur l’onglet « Clôture
période » pour clôturer le trimestre indiqué. Passé un délai de 30 jours le système
clôture automatiquement votre période et les informations ne sont plus modifiables.

Etape 10. Gestion des absences

1. Cliquer sur le module « Absence »
2. Sélectionner la période (1er trimestre) puis choisir la classe
3. Cliquer sur « Liste de classe »
Vous obtenez la liste des élèves de la classe choisie

4. Cliquer sur le bouton en ROUGE « Ajouter » pour porter les absences

Etape 11. Gestion des documents administratifs

1. Cliquer sur le module « documents administratifs ». Par défaut vous obtenez les
« documents élèves »
2. Choisir un document puis la classe

3. Cliquer sur « Liste de classe »
4. Sélectionner l’élève pour obtenir le document souhaité
5. Puis imprimer
6. Cliquer sur « Personnel administratif » ou « enseignant » pour les documents les
concernant.

Etape 12. Rapport d’activité
Ce module vous permet d’exporter votre rapport d’activité sous format « Word ». Vous
pouvez ensuite compléter le document par des commentaires puis l’imprimer.
Les statistiques concernant votre établissement sont également imprimables

Etape 13. Notification
Le module « Notification » est une messagerie interne qui vous permet d’effectuer des
échanges de message électroniques avec vos collaborateurs
Dans le menu Notification

1. Cliquer sur « Messagerie »
2. Cliquer sur « Nouveau message »
3. Sélectionner le groupe de destinataire a qui le message est adressé
4. Sélectionner les profils
5. Saisir l’objet du message
6. Saisir le message
7. Cliquer sur « envoyer »
Tous les destinataires recevront le message et pourront les consulter à leur connexion
IMPORTANT: Pour les informations complémentaires et en cas de difficultés
Contacts ECOLE MEDIA : 42 42 77 88 / 09 99 55 09 / 05 50 05 11

adresse email : ecolemediaci@gmail.com
NB : Préciser dans votre mail le nom de l’établissement, le code

DSPS, la DREN/DDEN d’origine, le code établissement

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« Ecolemédia » est une plateforme de gestion de plusieurs modules intégrés permettant le

Ecolemédia permet entre autres de :

- faciliter le traitement des informations ;

Cette innovation permettra d’optimiser le travail accompli pour une meilleure

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AVANT DE SE CONNECTER A LA PLATEFORME

Comment obtenir les données élèves à importer ?

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Cette action vous permet d’obtenir la page suivante

Zone code établissement

2. Saisissez votre code établissement dans la zone « code établissement ».

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4. Cliquer sur le bouton « Validez » pour accéder au mode de paiement

Cliquer sur l’opérateur de votre choix

6. Saisir le numéro de votre téléphone mobile correspondant à l’opérateur

Vous recevrez automatiquement le code sur votre mobile

Pour MOOV, le système ne vous demandera pas de composer un code sur

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1. Page de connexion au menu personnalisé

Dans cette zone, saisir le mot passe : password

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Attention : le login ne doit pas être changé

Modifier votre mot de passe et le

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On distingue trois rubriques : la barre des titres, la barre de navigation et l’espace de

La barre des titres: elle renferme la dénomination du service ou du département dont

Des icônes indiquent le nombre d’alertes ou de messages lui sont parvenus.

L’espace de travail: c’est l’endroit où s’affiche l’essentiel des formulaires de travail de

Chaque menu de type « accordéon » peut renfermer des sous-menus.

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Etape 1. Gestion du patrimoine

Dans le menu « Ecole », cliquer sur Patrimoine

1. Cliquer sur l’onglet « bâtiment » pour créer les bâtiments

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Dans le menu pédagogie

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Dans le menu pédagogie

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Dans le menu pédagogie

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I. IMPORTATION DU PERSONNEL ADMINISTRATIF

Dans le menu importation

2. Télécharger le modèle de fichier à importer sus-indiqué en rouge en cliquant sur le

Le fichier doit contenir OBLIGATOIREMENT 11 colonnes

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Nº CODE FONCTION Nº CODE FONCTION

o Dans la Colonne 5 : Prof de lycée ou collège (L ou C)

3. Enregistrer le fichier renseigné sur votre ordinateur

 Ensuite après Modèle du fichier des Administratifs à télécharger : Modèle à télécharger,

4. Cliquer ensuite sur le bouton « envoyer » pour l’enregistrer.

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Dans le menu importation

1. Cliquer sur le module « importation » puis sur « importation enseignant »

Vous obtenez le mode opératoire pour l’importation du fichier des enseignants.

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Le fichier doit contenir OBLIGATOIREMENT 11 colonnes

2.1. dans la Colonne 1 : Matricule (Le matricule de l’enseignant)