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3 LES BONNES PRATIQUES DE CONTRÔLE INTERNE DANS LES PME
Points clés Principaux risques inhérents
Recommandations du processus à ce processus - Traiter avec des fournisseurs indélicats ; collusion entre le service acheteur et le fournisseur, - Politique de sélection rigoureuse des Sélection des - Achat d’un bien ou service non fournisseurs, fournisseurs et conforme au bon de commande ; - Traitement rapide des opérations, passation de la achat dans des conditions non - Connaissance à tout moment des commande optimales pour l’entreprise, états de commandes (passées, - Exploitation multiple d’un seul et honorées ou non). même bon de commande conduisant à des achats multiples. - Utilisation de bons de commande pré numérotés et de couleurs différentes, - Validation et visa des bons de commandes par une autorité compétente, - Non réception ou réception - Rapprochement systématique du incomplète partielle ou tardive de la bon de réception/bon de livraison commande (erreur d’adresse ou de du fournisseur (ou livreur) et visa par lieu de livraison), le responsable magasin, - Réception non conforme à la - Justification par le responsable commande (caractéristiques du magasin de tout écart entre la produit, quantité, qualité, date de réception et la commande, livraison, lieu de livraison …) ; Réception du - Tout retour au fournisseur doit réception d’un produit non bien commandé donner lieu à l’émission d’un bon de commandé (ou sur la base d’un bon retour pré numéroté (ou équivalent) de commande non valable), visé et annoté (cause du - Méconnaissance par l’équipe refus/retour, écart entre la livraison logistique de l’exhaustivité des et le bon de livraison…) par le réceptions et des retours aux responsable de magasin, fournisseurs (causes de refus de - Suivi par le système en place de prendre livraison, quantités toutes les réceptions (conformes, refusées). non-conformes) et de tous les retours réalisés au cours d’une période donnée (pour faciliter la préparation et le traitement des anomalies et la séparation des exercices).
LES BONNES PRATIQUES EN MATIERE DE CONTROLE INTERNE DANS LES PME 49
Recommandations du processus à ce processus - Comptabilisation avec célérité et - Non comptabilisation d’une facture dans les bons comptes des d’achat (ou comptabilisation tardive) entrées/sorties en stocks et des ➙ déclarations incorrectes de TVA ; factures/avoirs d’achats arrêtés de comptes mal maîtrisés, - Sur chaque facture traitée apposer - Imputation ou comptabilisation un tampon « original, comptabilisé erronée d’une facture d’achat (prix le … dans le journal….et dans les d’achat, frais d’achat, coût d’achat, comptes… », TVA…), compte non approprié, - Analyse régulière des comptes centralisation erronée ou période achats/fournisseurs par le personnel incorrecte, comptabilité incorrecte comptable (analyse des comptes, (plusieurs comptes pouvant être balances et grands livres concernés…), fournisseurs, balance âgée…), - Double comptabilisation d’une - Mise à jour du fichier des facture fournisseur, immobilisations (à l’aide d’inventaire - Méconnaissance par la comptabilité Comptabilisation physique notamment) et contrôle de l’exhaustivité des réceptions de son rapprochement avec la (sans factures fournisseurs comptabilité en fin de période de la correspondantes), des retours avec comptabilité les avoirs reçus et à recevoir au cours - Revue et supervision des travaux du d’une période ➙ non respect du cut personnel comptable par le chef off pour les achats et charges, comptable, - Comptabilisation de soldes et non - Assurance que le chef comptable de mouvements, dispose de l’exhaustivité des - Non maîtrise des frais accessoires et informations relatives aux réceptions charges calculées (frais immobilisés non traitées, aux réceptions (et et activés, dotations aux retours) facturées (ou non), des amortissements…) factures et avoirs reçus (et à - Méconnaissance par la comptabilité recevoir), des charges constatés de l’exhaustivité des litiges avec les d’avance, pour les comptabiliser à fournisseurs. bon escient.
LES BONNES PRATIQUES EN MATIERE DE CONTROLE INTERNE DANS LES PME 51
Recommandations du processus à ce processus - Passation de commandes et logistique (réception et magasin) ➙ risque de détournement de biens et altération frauduleuse des données (quantité…) lorsque les rapprochements entre la commande, la réception, et les stocks sont erronés ; - Passation des commandes et trésorerie (décaissements) En fonction des ressources ➙ règlements des fausses factures disponibles, mettre en place une (sans commande effective) ; bonne procédure de séparation de Cumul de - Logistique et comptabilité tâches. A défaut de ressources fonctions ➙ détournement des biens et (notamment dans les petites « arrangement » frauduleux des structures), instaurer des règles de données (quantité…) lors des contrôle compensatoires strictes. rapprochements entre la commande, la réception, et la comptabilisation des opérations (achats et stocks) sur des bases erronées, - Comptabilité et Trésorerie ➙ enregistrement de factures fictives et réalisation d’un règlement sans objet (achat non effectif et sans commande).
En résumé, les principales recommandations pratiques relatives au processus achats sont les suivantes :
Processus achats : ce qu’il faut faire
- Forte implication du chef d’entreprise en amont (fixation des objectifs) et en aval (revue de direction, plan d’action, mise en œuvre de mesures correctrices et préventives…), - utilisation de demandes d’avoir et de bons de réception pré numérotés et de différentes couleurs, - mise en place de procédures d’autorisation (demande d’achat, bon de commande, règlement…), - mise en place de procédures de contrôle et de supervision (commande/réception ; commande/ réception/facture ; facture/comptabilisation, « bon à payer »/règlement ; et de supervision des travaux par les responsables ( par exemple, revue des bons à payer des factures), - instauration de procédures d’identification des bons traités (bons de commande, de réception…) et d’annulation des factures traitées (original, visé le…, comptabilisé le…. bon à payer le…, réglé le…; règlement comptabilisé le …).
LES BONNES PRATIQUES EN MATIERE DE CONTROLE INTERNE DANS LES PME 53
