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TR430 Traçabilité Et Norme ISO 9001-2000 - Objectifs, Moyens Et Méthodes

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: TR430 V1

Traçabilité et norme ISO


Date de publication :
10 novembre 2006
9001:2000 - Objectifs, moyens
et méthodes

Cet article est issu de : Génie industriel | Traçabilité

par Christian DOUCET

Résumé La traçabilité fait partie des exigences établies dans la norme ISO 9001: 2000.
Elle s’y trouve pourtant souvent un peu malmenée. Cet article rappelle sa fonction
essentielle, puis déroule les étapes à franchir pour aboutir à un système de traçabilité
efficace et pertinent dans le contexte spécifique de la norme ISO 9001. L’analyse et la
définition des besoins doit notamment prendre en compte la gestion des risques et les
exigences réglementaires de la norme ISO 9001.

Abstract

Pour toute question :


Service Relation clientèle
Techniques de l’Ingénieur
Immeuble Pleyad 1 Document téléchargé le : 24/08/2018
39, boulevard Ornano
93288 Saint-Denis Cedex Pour le compte : 7200049459 - universite savoie mont blanc // 130.190.247.203

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Traçabilité et norme ISO 9001:2000


Objectifs, moyens et méthodes
par Christian DOUCET
Consultant

1. Traçabilité : définition ............................................................................ TR 430 – 2


2. Exigences légales et normatives : la norme ISO 9001:2000 ....... — 2
3. Besoins........................................................................................................ — 3
3.1 Une étape essentielle : l’identification des besoins.................................. — 3
3.2 Réglementation ........................................................................................... — 3
3.3 Risques ......................................................................................................... — 4
3.4 Exigences des clients .................................................................................. — 4
3.5 Besoins internes .......................................................................................... — 5
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4. Mise en œuvre de la traçabilité ........................................................... — 6


4.1 Problématique générale.............................................................................. — 6
4.2 Identification et traçabilité des documents ............................................... — 8
4.3 Optimisation globale................................................................................... — 8
5. Différents modes de traçabilité selon les activités ....................... — 9
5.1 Systèmes informatiques ............................................................................. — 9
5.2 Autres services et départements de l’entreprise ...................................... — 9
6. Conclusion ..................................................................................................... — 10
Pour en savoir plus........................................................................................... Doc. TR 430

ors de la mise en œuvre de la norme ISO 9001:2000, la traçabilité est parfois


L considérée comme une exigence mineure, quand elle n’est pas tout simple-
ment négligée. Pourtant, elle joue souvent un rôle fonctionnel essentiel quand ce
n’est pas vital, notamment pour gérer et prévenir les risques majeurs (pensons
aux épizooties, retours de séries pour malfaçons, procès suite à accidents…
récents).
L’entreprise ou l’Administration ont donc tout intérêt à profiter de la certifica-
tion pour dresser un bilan de leur traçabilité interne avec, pour objectif, d’amé-
liorer à la fois leur prévention des risques, leur compétence technique et leur
gestion interne, tout en faisant la chasse aux lourdeurs formelles inutiles.
Ce dossier en jette les bases, en montrant comment utiliser au mieux les exi-
gences de la norme ISO 9001:2000.

Toute reproduction sans autorisation du Centre français d’exploitation du droit de copie


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TRAÇABILITÉ ET NORME ISO 9001:2000 _____________________________________________________________________________________________________

1. Traçabilité : définition 2. Exigences légales et


normatives : la norme ISO
Définition : la traçabilité d’après le Petit Robert est la « possibilité 9001:2000
d’identifier l’origine et de reconstituer le parcours d’un produit,
depuis sa production jusqu’à sa diffusion. »
De façon générique, on peut distinguer quatre cas.

■ Secteurs dans lesquels la traçabilité est réglementée, voire légale


La norme ISO 9000:2000 la définit de façon analogue par
« aptitude à retrouver l’historique, la mise en œuvre ou l’empla- C’est, par exemple, le cas des élevages de bétail depuis l’ESB, des
cement de ce qui est examiné » et elle précise, dans un nota : transporteurs routiers (le tachygraphe), des fichiers informatiques
« dans le cas d’un produit, elle peut être liée à l’origine des maté- nominatifs (la loi Informatique et Liberté impose l’autorisation des
riaux et composants, l’historique de réalisation, la distribution et intéressés), des appareils de mesure commerciaux (l’étiquetage de
l’emplacement du produit après livraison ». l’étalonnage régulier), du transport aérien (l’utilisation et l’entretien
de l’avion), des centrales nucléaires, etc.
L’exigence légale peut aussi être indirecte.
La traçabilité a été remise à l’honneur avec les épizooties
Exemple : lorsque l’on demande aux industriels de l’agroalimen-
récentes : maladie de la vache folle, épidémie de listériose, grippe taire d’indiquer la part d’OGM contenue dans leurs produits, ils doivent
aviaire… Mais c’est une préoccupation en réalité courante, et même être en mesure de le prouver.
quotidienne.
■ Produits à risque élevé
Exemple : nous avons un problème de traçabilité lorsque nous
cherchons nos clefs, lorsque nous voulons retrouver ce que nous avons Lorsqu’un risque existe, pour l’utilisateur d’un produit, le fournis-
fait le lundi d’avant, lorsque nous ne pouvons pas reconstituer nos ran- seur doit faire en sorte de pouvoir dégager sa responsabilité en cas
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données pour classer nos photos de vacances ou bien nous rappeler le d’accident, et donc prouver la qualité de la fabrication et sa
téléphone des nouveaux amis que nous y avons rencontrés… conformité.

■ Exigences contractuelles
Dans l’entreprise, les exigences sont plus aiguës et plus critiques :
il faut pouvoir faire la part des responsabilités si un produit crée un Certains clients imposent une traçabilité. C’est, par exemple, le
dommage au client (est-ce dû à une mauvaise utilisation ou à un cas pour les constituants de matériels spatiaux, pour lesquels il faut
défaut du produit ?), retrouver la cause de défaillances répétées pouvoir retrouver au sol la cause d’une panne en orbite.
(cela peut demander des enquêtes ardues, y compris chez les sous- ■ Besoins purement internes
traitants), mais aussi gérer les litiges internes (quel a été l’historique
précis des derniers mois ?), quand ce n’est pas retrouver l’inventaire Ceux-ci peuvent être nombreux : pour la gestion des affaires, des
produits, des hommes, des installations…
des matériels et le contrat d’assurance en cas de sinistre.
Ces quatre facteurs constituent les bases à considérer pour
Pendant toute une époque, le problème essentiel de la traçabilité construire le système de traçabilité. D’ailleurs la norme
a été la collecte des informations, qui imposait une prolifération de ISO 9001:2000 les reprend.
fiches et de registres en tous genres. Aujourd’hui, cette collecte s’est Passons en revue les différents articles de la norme qui expriment
simplifiée grâce à l’informatique et tous les moyens électroniques des exigences sur la traçabilité.
associés : code à barre, puce électronique, étiquette intelligente,
L’article 7.5.3 : identification et traçabilité, expose des exigences
gestionnaire électronique de documents… Elle devient surtout un
génériques :
problème d’organisation : il faut couvrir toute la chaîne, parfois
depuis les fabricants initiaux (y compris les fournisseurs de rang n) « Lorsque cela est approprié, l’organisme doit identifier le produit
jusqu’aux distributeurs finaux, voire jusqu’au client et à son utilisa- à l’aide de moyens adaptés tout au long de sa réalisation.
tion. Il faut que toutes les données collectées à ces différents stades, L’organisme doit identifier l’état du produit par rapport aux exi-
et cela généralement de façon très hétérogène, puissent être regrou- gences de surveillance et de mesure.
pées et utilisées de façon efficace, avec la réactivité requise. Il faut Lorsque la traçabilité est une exigence, l’organisme doit maîtriser
aussi se préserver des négligences volontaires ou non, des erreurs et enregistrer l’identification unique du produit. »
de saisie, des pertes de données… qui rendraient les informations
Mais la norme prévoit aussi :
peu fiables et lacunaires.
— le respect des exigences réglementaires (article 1.1 généralités
Cela impose donc une réflexion approfondie, d’autant plus que et 7.2.1, détermination des exigences relatives au produit) ;
les cas possibles sont très variés, des produits identifiés à l’unité aux — le respect des exigences contractuelles du client (article 7.2.1,
matières produites en continu ou aux « quincailleries » gérées par cf. ci-dessus) ;
quantités économiques, en passant par les produits « évolutifs » tels — la maîtrise des enregistrements : l’article 4.2.4 stipule : « Les
que les animaux ou « accidentels », tels que les pollutions… enregistrements doivent être établis et conservés pour apporter la
preuve de la conformité aux exigences (de la norme… ) et du fonc-
Les techniques et méthodes à utiliser varient avec chaque cas. Les tionnement efficace du système de management de la qualité. Les
acteurs à « maîtriser » sont multiples et les coûts impliqués peuvent enregistrements doivent rester lisibles, faciles à identifier et accessi-
être importants. bles. Une procédure documentée doit être établie pour assurer
l’identification, le stockage, la protection, l’accessibilité, la durée de
conservation et l’élimination des enregistrements. »
Obtenir la traçabilité moderne peut donc demander une véri- Nous retrouvons bien les besoins classiques plus celui d’une pro-
table « ingénierie ». cédure décrivant le tout.

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Dans le cadre de la certification, la norme ajoute un besoin C’est la mauvaise analyse des besoins qui a souvent donné à la tra-
supplémentaire : celui de pouvoir démontrer le respect des procé- çabilité une mauvaise image. Rien de pire que de relever des données
dures, de façon générale. Cela est réalisé par l’archivage des qui ne servent à rien et, le moment venu, de ne pas retrouver une
documents émis dans le cadre de leur application, le rangement des information essentielle alors qu’on a amassé des milliers de fiches…
différents dossiers utilisés… Par ailleurs, lorsque les données sont mal collectées, c’est sou-
Concrètement, l’application de la norme concerne donc directe- vent dû au fait que les opérateurs n’en comprennent pas le besoin.
ment les domaines suivants : Si l’utilité de la traçabilité n’est pas bien comprise et partagée, elle
— l’identification des produits en production (y compris pièces, est mal ou pas respectée, et le système tourne à vide.
matières, voire emballages, si nécessaire) ; Pour analyser les besoins il faut reparcourir les items listés précé-
— les différents relevés sur les produits en fabrication, contrôle, demment, en identifiant chaque fois les données à collecter :
expédition… ; — les exigences réglementaires ;
— la gestion des différents dossiers techniques de référence : — les risques ;
dossiers de fabrication-contrôle, logistiques, clients, fournisseurs, — les exigences des clients ;
projets… ; — les besoins internes, techniques ou de gestion ;
— la traçabilité de la mise en œuvre des procédures ; — les exigences supplémentaires de l’ISO 9001:2000 ou analogue.
— la gestion des règlements applicables et leur mise en œuvre au
sein de l’entreprise ;
— la gestion documentaire et l’archivage, qui doivent être définis 3.2 Réglementation
et organisés.
En résumé, la norme a deux exigences de base : La réglementation peut concerner des produits ou des activités.
— d’abord la prise en compte et la mise en œuvre sérieuse de la Deux aspects sont à considérer en général.
traçabilité, en fonction des exigences réglementaires ou autres pro- ■ Exigences de la réglementation concernant directement la
pres à l’entreprise ; traçabilité :
— ensuite, la traçabilité de l’application des différentes procédu- Vis-à-vis de la norme ISO 9001:2000, il sera bon de démontrer la
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res, afin que celle-ci puisse être vérifiée lors des audits. Nous y bonne gestion de la réglementation. Cela implique, selon besoin :
reviendrons plus en détail. — le recensement des différents lois et règlements applicables :
Les audits des certificateurs vérifient surtout la traçabilité des pro- prévoir un tableau clair les listant et résumant leurs implications
duits en production et l’application des procédures. Toutefois, internes ;
comme indiqué précédemment, l’entreprise a tout intérêt à aller — la désignation de personnes compétentes, responsables de
plus loin et à profiter de la mise à plat de son organisation pour dres- leur suivi et de leur mise en œuvre ;
ser un bilan de sa traçabilité, notamment vis-à-vis de ses besoins — la description du mécanisme d’implémentation des lois et
réels et des risques encourus. C’est ainsi qu’elle tirera le meilleur règlements applicables : comment fait-on connaître et mettre en
bénéfice de tout le travail nécessaire pour la certification. place les évolutions, comment vérifie-t-on leur respect ? Les aspects
suivants doivent notamment être examinés, toujours selon besoin :
Ce qui précède est valable pour la norme ISO 9001:2000 mais • la tenue à jour et le classement des textes,
aussi pour les autres normes de management et d’organisation, qui • leur mise à disposition des personnels concernés avec, éven-
concernent plus spécifiquement un domaine particulier tuellement, transposition et information internes, mise à jour des
(cf. [Doc. TR 430]) : instructions et modes opératoires…,
— pour la sécurité (BS 8800 et OHSAS 18001) : les risques profes- • la surveillance de leur mise en œuvre,
sionnels (accidents, maladies… ) ; • la conservation des différents éléments qui montrent la bonne
— pour l’environnement (ISO 14001) : les pollutions ; application de la procédure précédente : règlements à jour, mes-
— pour le développement durable (SD 21000) : la préservation de sages d’information interne, mise à jour des modes opératoires
la planète pour les générations futures… en conséquence… ;
— sur le plan formel, il sera donc bon de posséder (cf. ci-dessus) :
Une évolution très positive est que ces normes ou assimilées sont
• la procédure de gestion réglementaire,
maintenant très homogènes entre elles, ce qui simplifie l’obtention
• un tableau clair listant les lois et règlements applicables et
de la conformité.
résumant leurs implications internes,
Nous allons aborder maintenant les trois étapes essentielles pour • un rangement clair des textes,
la mise au point du système de traçabilité : • un archivage des procédures et des relevés.
— l’identification des besoins ; Exemples :
— la collecte et le stockage des informations ;
• pour un produit chimique contenant des constituants dangereux
— la recherche ultérieure de l’information lorsqu’on en a besoin. (classés), la réglementation impose un certificat d’analyse et le choix
d’un transporteur spécialement équipé pour l’expédition. Il faut donc
prévoir et conserver ce certificat et l’attestation de capacité du camion.
Mais ce n’est pas suffisant : il faut aussi envisager le cas possible de
3. Besoins survenue d’un accident, par exemple un déversement intempestif dans
une rivière et le constat de pollutions. Sachant que ces pollutions peu-
vent ne pas provenir uniquement du produit, il sera donc utile de pou-
voir prouver la composition exacte des produits et l’absence de corps
3.1 Une étape essentielle : l’identification étrangers, en conservant toutes les analyses de production, y compris
des besoins celles des matières premières approvisionnées.
Les comptes rendus des méthodes de suivi de la production, de trai-
tement des non-conformités, de choix du transporteur… seront égale-
La première étape pour définir le système de traçabilité est de ment utiles ainsi que, naturellement, le dossier initial d’autorisation de
bien identifier les besoins. C’est une étape primordiale : c’est elle qui la production par les pouvoirs publics.
va permettre d’éviter les deux grands écueils de la traçabilité : d’une • La comptabilité est soumise à des obligations de déclaration fisca-
part, amasser inutilement des données ; d’autre part, passer à côté les et sociales. Il faut donc conserver toutes factures et autres attesta-
de données qui se révéleraient primordiales par la suite. tions de dépenses et recettes.

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tera donc d’abord les problèmes réellement survenus, puis les ris-
En résumé, trois grandes exigences : ques importants, enfin, en fonction des possibilités, les risques de
— respecter les demandes de la réglementation concernant la moins en moins graves.
traçabilité ;
— anticiper les cas d’accidents et de litiges, et donc la traçabi- Rappelons aussi que l’importance d’un risque se mesure à trois
lité nécessaire pour pouvoir préciser la responsabilité exacte de paramètres :
l’entreprise ; — la gravité de ses conséquences ;
— mettre en place une gestion organisée de la mise en œuvre — sa fréquence probable de survenue ;
de la réglementation.
— la possibilité de le détecter avant l’accident, et donc de prendre
à temps les mesures nécessaires pour l’éviter.
Sur le fond, ces dispositions ne sont d’ailleurs que des mesures
de bonne gestion, la certification permettant simplement de les Les risques les plus importants sont donc les risques à la fois gra-
organiser clairement. Tout cela peut être vital aujourd’hui, compte ves, probables et qui ne peuvent pas être prévenus à temps. Ils sont
tenu des conséquences désastreuses que peut avoir un accident. représentés par le schéma suivant :

3.3 Risques

D’une façon cohérente avec ce qui précéde, la prévention des ris-


ques doit être une préoccupation importante de la démarche qualité.
Cette prévention se situe en effet, en grande partie, au niveau de ■ La seconde remarque concerne l’organisation à mettre en place
l’organisation et des méthodes. La traçabilité, quant à elle, est pré- et, notamment, les modes opératoires et les recueils d’information.
cieuse pour le suivi et en cas de sinistre, comme dans les exemples On voit parfois se multiplier les consignes par domaines, par exem-
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suivants : ple pour la sécurité, l’environnement, la qualité, etc. Cela provient,


Exemples : en général, de ce que les responsables sont différents. C’est évidem-
• entretien des téléphériques : à la suite, il y a quelques années, de ment une mauvaise solution. Il n’est en effet pas conseillé de multi-
terribles accidents, la société de maintenance avait tout intérêt à pou- plier les documents relatifs à une opération donnée. Il vaut mieux
voir démontrer la qualité de ses interventions et son souci de les regrouper dans un mode opératoire unique. On indiquera ainsi à
sécurité ; la fois les précautions à prendre pour que l’ouvrier évite les malfa-
• agroalimentaire : en cas de troubles digestifs dont pourraient être çons, les accidents personnels, les pollutions…
victimes des consommateurs, le producteur a un intérêt vital à prou- Il est par contre conseillé de souligner les risques critiques et de
ver sa bonne foi ou à identifier rapidement la cause de l’intoxication. prévoir un suivi resserré, par le personnel d’encadrement par exem-
ple.
Le médical, l’aéronautique, le nucléaire… et, plus généralement,
toutes les activités à fort risque doivent traiter la traçabilité avec le Il en est de même pour la traçabilité : on regroupera les paramè-
plus grand sérieux afin d’être à même, d’une part de suivre la réalité tres à conserver dans des relevés uniques.
et l’efficacité des précautions prises pour éviter le risque, d’autre
part de traiter les accidents s’il en survient.
La traçabilité est donc à considérer et à optimiser globale-
Cette traçabilité, associée à la prévention des risques, est à mettre ment, une fois les analyses de besoin effectuées.
en œuvre de façon très similaire à ce qui précède, avec les deux éta-
pes clefs : l’identification des risques et la mise en place d’une orga-
nisation permettant de les limiter avec, par exemple :
— un tableau récapitulatif des risques résumant les mesures prises 3.4 Exigences des clients
et indiquant le nom du ou des responsables concernés ;
— l’insertion, dans les méthodes internes, des mesures de pré-
vention à prendre ; Les clients peuvent avoir des exigences particulières, notamment
— une surveillance régulière, avec un responsable nommément pour alimenter leur propre système de traçabilité. Nous avons en
désigné et ayant l’autorité nécessaire ; particulier vu que, dans certains cas, la traçabilité doit traverser
toute la chaîne industrielle, des fabricants des pièces et matières ini-
— un suivi de la définition, de l’utilisation et du contexte d’utilisa- tiales au distributeur final, voire à l’utilisateur.
tion du produit afin de détecter si des risques nouveaux n’apparais-
sent pas. Exemples :
• commerce de la viande : depuis les récentes épizooties, un his-
Deux remarques sont toutefois à prendre en compte.
torique précis est demandé, depuis les conditions d’élevage de la
■ D’abord, il faut éviter de tomber dans l’excès, c’est-à-dire la pré- bête (origine, nourriture, soins… ) jusqu’aux lieux de vente, en pas-
vention systématique de tout risque. Il convient de traiter les risques sant par les abattoirs, les transporteurs et les différents négociants ;
par niveau de gravité, en prévenant d’ailleurs en premier lieu les • équipements spatiaux : en cas de panne en orbite, il faut pouvoir
problèmes qui surviennent réellement. Ne faisons pas comme ces retrouver au sol les causes du problème. Cela demande une très forte
« théoriciens » qui vont essayer de prévenir les risques les plus infi- traçabilité. Ainsi, pour le débarquement sur la lune, les millions de piè-
mes ou improbables, ou bien qui ne vont s’attacher qu’aux analyses ces et d’opérations mises en œuvre pour le lancement ont été tra-
de risques, et négliger les dysfonctionnements avérés. Ces deux cas cées dans le détail, avec leur mode opératoire, le nom des
conduisent à mettre en place une prévention exagérée, et donc une intervenants et l’historique des interventions, l’analyse de chaque
traçabilité également excessive, avec les lourdeurs et les rigidités anomalie, même mineure… Ce fut un énorme dispositif. Un simple
associées. composant électronique qualifié spatial de quelques grammes pouvait
être accompagné de plusieurs kilogrammes de relevés de fabrication,
Répétons qu’un bon système de traçabilité n’est pas un recueil de contrôles et d’essais ;
exhaustif de données, mais un recueil optimisé, qui fait la juste part • automobile : ce domaine impose aussi une forte traçabilité à ses
entre les besoins d’un côté, les coûts et lourdeurs de l’autre. On trai- fournisseurs et sous-traitants, avec des audits réguliers de contrôle.

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Dans cette optique, une entreprise a tout à gagner à se comporter ■ Paramètres fonctionnels du produit
comme un partenaire de confiance pour ses clients et ses propres
fournisseurs. En cas d’accident, c’est en effet le maillon de la chaîne Les paramètres fonctionnels sont les caractéristiques des pièces,
qui se révélera défaillant qui a toutes chances de se voir attribuer la matières, sous-ensembles… qui conditionnent directement le bon
plus grande part de la responsabilité. Toute la chaîne doit donc tra- fonctionnement du produit. Ces paramètres sont essentiels pour le
vailler de façon solidaire, avec des données homogènes et qui puis- suivi de la qualité du produit. Ne pas les prendre en considération
sent être assemblées. conduit à avoir l’impression de maîtriser la qualité alors qu’on ne
contrôle rien en réalité.
Les moyens électroniques modernes facilitent fortement cette tra-
çabilité « intégrée » ainsi que la normalisation. Nous y reviendrons Exemples :
plus loin. Ces dispositifs doivent faire bien entendu l’objet d’un • un état de surface correct est déterminant pour le bon fonction-
financement dans le cadre des contrats. nement d’un produit. Si la production et le contrôle suivent la confor-
mité aux plans mais sans attacher d’importance particulière à cet état
de surface, faute d’avoir été informées de son importance, il peut arri-
ver que celui-ci se dégrade, lors de chocs avec les autres pièces par
3.5 Besoins internes exemple. Malgré tous les contrôles, certains produits sortiront donc
défectueux ;
• un sertissage cède en cours d’utilisation chez le client. Ce phéno-
3.5.1 Définition des besoins mène peut être dû à un réglage défectueux de l’outillage non détecté
au moment de la fabrication ;
Les besoins internes de traçabilité sont nombreux • la résistance d’un matériau composite se dégrade, suite à des
variations méconnues des propriétés de certaines matières premiè-
■ Domaine technique res. Des pièces cassent donc et causent des accidents.
Citons trois besoins :
— surveiller la bonne réalisation des produits ou services et leur Ces cas sont fréquents et expliquent la majorité des défauts de fia-
conformité ; bilité.
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— pouvoir retrouver les causes des anomalies ;


— mieux comprendre le fonctionnement du produit.
Donc, ne pas croire que la qualité et la traçabilité sont assu-
Cela sera approfondi au paragraphe suivant. rées si on n’a pas identifié clairement les paramètres fonction-
nels.
■ Gestion
Citons, par exemple :
— la gestion opérationnelle, qui a besoin de données pour ins- La solution est simple : il faut analyser avec les concepteurs les
truire les décisions à prendre ; paramètres fonctionnels et les inclure dans le contrôle de fabrication
— la gestion de production : suivi de l’utilisation des machines, ou le contrôle qualité. La traçabilité de ces paramètres peut être
des temps de travail des ouvriers, de la consommation des pièces, aussi utile pour approfondir la connaissance technique intime du
des rebuts… ; fonctionnement du produit.
— la gestion salariale : relevé des temps de travail, des absences,
En complément, la norme prévoit la maîtrise particulière des pro-
des bonus… ;
cédés dits « spéciaux ». Ces procédés sont les procédés de fabrica-
— la gestion administrative et financière : suivi des contrats et
tion qui jouent directement sur la qualité du produit, mais dont le
commandes en cours et des dépenses/recettes prévisionnelles et
résultat n’est pas contrôlé. Ce peut être le cas, par exemple, des sou-
réelles, des frais de déplacement, etc.
dures, collages, protection par une couche protectrice ainsi que du
Ces différents aspects n’entrent normalement pas dans le champ sertissage de l’exemple précédent.
couvert par la norme. Nous ne les approfondirons donc pas. Ils doi-
vent toutefois naturellement être intégrés dans les dispositifs de Dans ce cas, la norme prévoit un suivi resserré de fabrication, au
recueil. Ils font également l’objet de processus qu’il est utile de trai- niveau des modes opératoires, de la qualification des opérateurs,
ter dans le cadre de la démarche qualité s’il faut les améliorer. des réglages des machines… avec, si possible, des essais fonction-
nels réguliers.
■ Maîtrise de la qualité et des documents (conformément à la
norme ISO 9001:2000) Dans tous les cas cités, la traçabilité est importante car, sinon, les
Ces exigences ont été décrites au paragraphe 2. On peut les résu- défaillances associées sont généralement très difficilement explica-
mer ainsi : bles.
— pouvoir connaître la bonne version des documents et leur état Exemple : une série d’appareils ménagers doit être rapatriée car un
d’application à un instant donné ; lot d’isolants est déficient ; il faut alors être capable de remonter des
— pouvoir vérifier la bonne application des procédures à poste- premiers équipements dangereux au lot d’isolant, puis à sa fabrication
riori, lors des audits du certificateur. pour expliquer la variation de qualité. Si l’on n’a pas la traçabilité néces-
La mise en œuvre de ces exigences sera traitée au saire, l’analyse s’averera très difficile et pourra nécessiter un grand
nombre de tests.
paragraphe 4.2.
Avant cela, approfondissons le point concernant la surveillance Bref, dans ce domaine, il est très sage de s’assurer que les para-
de la qualité des produits et services. mètres fonctionnels sont bien surveillés et d’en assurer la traçabi-
lité.
3.5.2 Surveillance de la qualité des produits et ■ Paramètres de fabrication
services
Tous les réglages de fabrication ne jouent pas directement sur la
Il est utile de distinguer : qualité des produits.
— les paramètres fonctionnels du produit ; Exemple : certaines cotes permettent simplement de définir la
— les autres paramètres de fabrication. forme de la pièce, sans avoir un rôle fonctionnel.

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Il n’est donc pas forcément utile de tracer ces paramètres, sauf Les règles de base habituelles sont les suivantes (figure 1). La
pour deux usages : référence fabricant plus le numéro de série ou de lot doivent per-
— le suivi de la régularité de production. Par exemple, le suivi de mettre d’identifier clairement chaque exemplaire, soit :
la forme (cf. exemple précédent) et de l’aspect peut être utile même — les plans et spécifications auxquels il est conforme ;
si ces paramètres ne sont pas fonctionnels. Cela est à déterminer
— les écarts, non-conformités et dérogations éventuels de
avec les services concernés : études, production, marketing,
l’exemplaire par rapport aux précédents ;
commerciaux… ;
— l’approfondissement de la connaissance technique du produit : — la documentation technique et commerciale ;
il arrive fréquemment que des paramètres plus ou moins « cachés » — la notice d’utilisation ;
de production soient à la source de défauts ou de dérives du produit — les pièces détachées ;
fini. La température et l’hygrométrie de l’atelier peuvent jouer direc-
— etc.
tement sur certains procédés de collage, par exemple, alors que l’on
pensait cette influence négligeable. Cela suppose que (figure 2) :
Il pourra donc être utile de relever des caractéristiques détaillées — à partir d’un produit, on puisse retrouver sa référence fabricant
de production pendant une certaine période afin de détecter des cor- ainsi que son numéro de série ou de lot. Cela est généralement réa-
rélations possibles avec la variation des caractéristiques du produit lisé par un marquage ou un étiquetage ;
fini.
— chaque document de référence doit mentionner la référence
Cela sera à déterminer avec le bureau d’études et pourra varier en fabricant du produit qu’il caractérise ;
fonction des préoccupations du moment.
— chaque enregistrement doit mentionner la référence fabricant
et le numéro de série ou de lot de l’exemplaire qu’il caractérise.
Par ailleurs, la référence fabricant doit évoluer de la façon sui-
4. Mise en œuvre de la vante.

traçabilité Un changement de numéro doit être prévu si l’évolution du pro-


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duit est importante et modifie son interchangeabilité en utilisation.


Exemple : cas où une pièce modifiée ne peut plus être montée à la
place de sa version précédente, ou bien équipement pour lequel le
4.1 Problématique générale client ne peut plus utiliser les mêmes accessoires.

Un tel changement de référence revient, en fait, à créer un nouvel


4.1.1 Principes article, avec toute la complexité associée : nouveau tarif, nouvelles
liasses de plans, nouvelles nomenclatures et nouveaux dossiers de
La traçabilité repose sur deux piliers : fabrication (les versions peuvent être regroupées dans les mêmes
documents, mais cela demande une gestion adaptée).
— l’identification des produits, tout au long de la chaîne, depuis
les pièces et matières de base jusqu’à la distribution, voire à l’utili- Un changement d’indice doit être effectué si l’évolution est
sation et à l’après-vente (quelquefois au démantèlement des pro- mineure et n’a pas d’incidence sur l’utilisation du produit. Cela peut
duits en fin de vie). concerner, par exemple, des changements de matières ou de pièces
— Chaque item est identifié de deux façons : non échangeables.
• une référence « fabricant », qui identifie son type et qui doit
évoluer lorsque sa définition évolue,
• un numéro de série ou de lot, qui identifie l’exemplaire
concerné ;
— les données associées (concrétisées par des documents, des
marquages, des saisies informatiques… ), qui ont aussi deux états :
• les références : par exemple spécifications, plans, gammes,
procédures…, qui caractérisent « ce qui doit être » pour la version
considérée du produit,
• les données réelles, basées sur des mesures et des constats
sur les exemplaires réalisés (PV de contrôle, relevés d’écarts ou
de non-conformité, cahiers de poste, bordereau de livraison…).
Dans la terminologie de la norme, ce sont les enregistrements.
Ces données se présentent sous la forme de documents ou, de Figure 1 – Bases de la traçabilité
plus en plus fréquemment, de données informatiques ou analogues
[étiquettes intelligentes RFID (Radio Frequency Identification) code à
barres…].
Cela donne lieu à un ensemble de correspondances qui doivent
être rigoureuses :
— la version du produit est identifiée par sa référence fabricant,
qui renvoie aux documents de définition, de fabrication et d’utilisa-
tion de référence ;
— chaque exemplaire a un numéro individuel ou de série, qui
complète la référence fabricant et renvoie aux enregistrements qui
eux, indiquent les caractéristiques précises de cet exemplaire ;
— les enregistrements se référent aux documents de référence.
Par exemple, le plan indique les cotes théoriques avec leurs toléran-
ces tandis que le relevé de contrôle indique la cote exacte sur
l’exemplaire contrôlé. Figure 2 – Correspondance entre données et produits

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D’autres méthodes sont aussi utilisées : par exemple, on note les Le risque fournisseur est inverse, donc que les contrôles portent
numéros de série sur lesquels a été appliquée une modification. Il sur des pièces mauvaises alors que, globalement sur le lot, le pour-
faut alors tenir à jour un état des numéros de série avec les modifi- centage de pièces mauvaises est acceptable.
cations associées. C’est évidemment plus complexe que la solution
précédente, mais cela peut être adapté lorsque les évolutions Naturellement, plus le taux de prélèvement est élevé, plus les ris-
mineures à tracer sont nombreuses. ques précédents sont faibles, et donc la traçabilité bonne. À la limite,
pour des contrôles à 100 %, on retrouve l’identification unitaire des
Ainsi, la traçabilité des changements est assurée moyennant la pièces.
correspondance entre l’ensemble référence fabricant + numéro de
série et les données recueillies. Cela est indispensable car Les risques associés aux différents plans d’essai possibles sont
n’oublions pas que les différentes variantes coexisteront chez les donnés par des tableaux normalisés, qui permettent ainsi de choisir
clients. Il faudra donc ensuite pouvoir associer, à chaque variante du le type d’essai adapté à chaque cas (exemple : ISO 8423:1991
produit, ses caractéristiques particulières, notamment pour le ser- cf. Doc. [TR 430]).
vice après-vente.
Au plan industriel, l’homogénéité des lots devient vite un casse-
En résumé, la base de la traçabilité est l’identification des produits tête dès que l’on souhaite une traçabilité élevée. Il faut, en effet, arri-
et des documents, avec des correspondances claires et univoques ver à coordonner les lots de composants et de pièces avec les lots de
entre eux. Dans le cas des lots, cette traçabilité dépend en outre de produits finis ; de même pour les opérations de fabrication (réglages
l’homogénéité des lots. des machines, opérateurs…). C’est rarement possible, comme le
montre le schéma de la figure 3.
Sur ce schéma, on constate que le lot PF1 de produits finis est
La certification doit permettre de dresser le bilan des manques constitué seulement de matières A du lot A1 (très bien) mais, au
et de mettre le tout à niveau. contraire, pour les matières B d’une partie des lots B1 et B2, de
même pour les pièces C. En cas d’anomalie sur le lot PF1, il faudra
faire des expertises sur les pièces déficientes pour savoir quels ont
été les lots de matières B et de pièces C afin de vérifier si elles sont
4.1.2 Problème du lotissement
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ou ne sont pas en cause.


Les solutions sont à choisir en fonction de deux facteurs :
La traçabilité est claire pour les produits identifiés unitairement. — la gravité des risques : la traçabilité doit être d’autant plus
Elle est plus délicate pour les produits identifiés par lots. Dans ce poussée que les risques sont élevés ;
dernier cas, le facteur essentiel est l’homogénéité des lots. Nous
n’aurons en effet de données que pour l’ensemble du lot à partir du — l’importance fonctionnelle des pièces concernées : par exem-
contrôle de seulement quelques éléments prélevés. ple, il peut ne pas être utile de suivre précisément la « quincaillerie »
(vis, inserts, joints…).
Si les matières, les fournisseurs, les pièces, les opérations de pro-
duction… sont les mêmes pour tout le lot, alors les données Citons aussi, à titre anecdotique, une solution courante pour les
recueillies seront significatives. Sinon, il pourra y avoir des varia- productions continues ou en grosse quantité : distinguer un lot par
tions non détectées. unité de temps (la journée ou la semaine, par exemple…). Ainsi, à
partir de la connaissance de la période de production, on pourra
Exemple : si la moitié des exemplaires a été fabriquée à partir retrouver le ou les lots de matières et pièces utilisées (toutefois, cela
d’une matière première A et l’autre moitié avec B, si nous n’avons sera souvent approximatif).
qu’une traçabilité par lot, nous n’aurons pas le détail, c’est-à-dire les
numéros des produits équipés de A d’une part, de B d’autre part. Si des
pièces tombent en panne, et si l’un des deux fournisseurs est impliqué,
il ne sera pas toujours possible de savoir lequel. 4.1.3 Cas de produits non récupérés

De même, il est possible que les contrôles ne soient pas représen-


Lorsque le produit en cause peut être récupéré, la traçabilité est
tatifs. On parle alors de « risque client » et de « risque fournisseur ».
simplifiée. On sait en effet qu’il suffira de le démonter pour retrouver
Le risque client est que les contrôles tombent sur des pièces bon- les versions de ses constituants, à partir des étiquetages et marqua-
nes alors que le lot est en réalité défectueux (c’est-à-dire comporte ges précisant leurs références. On pourra aussi expertiser ces
plus de pièces mauvaises que toléré). constituants pour déterminer la source des anomalies.

Figure 3 – Problématique associée au lotissement

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Lorsque le produit ne peut pas être récupéré en usine, par exem- La lourdeur et la rigueur excessives sont des défauts fréquents
ple parce qu’il a été détruit ou est inaccessible (exemple : produits des systèmes concernant la qualité, qui veulent souvent être plus
spatiaux, produits « one shot » tels munitions, allumettes…) et si rigoureux que nécessaire. On constate souvent que les documents
l’on a besoin d’une traçabilité élevée, le dispositif à mettre en place « qualité » sont gérés plus rigoureusement que les documents fon-
doit être beaucoup plus sophistiqué. Pour retrouver la cause du damentaux de gestion, alors qu’ils n’en ont pas l’importance. La
défaut, il faut en effet être en mesure de mener l’enquête unique- gestion documentaire devient alors centrale et consomme l’essen-
ment d’après les documents et données conservés. tiel de l’énergie.
On doit alors garder la trace de pratiquement tout, depuis les piè- Il faut donc, au contraire, toujours considérer les documents
ces et matières élémentaires, y compris chez les fournisseurs comme des outils pour les opérateurs à qui ils sont destinés. Ils doi-
(jusqu’au rang utile), et parfois jusqu’à l’utilisation par le client. vent répondre à leurs besoins pour travailler mieux, plus vite et sans
erreur. Un document inutilisé est une charge et une perte de temps.

L’objectif est donc de concilier les exigences de la norme avec les


4.2 Identification et traçabilité besoins réels. Le lecteur trouvera en [Doc. TR 430] quelques
des documents conseils pour établir la documentation « qualité ».

La norme a deux exigences de base concernant la traçabilité des


documents : 4.3 Optimisation globale
— les documents concernés (soit essentiellement les documents
« prescriptifs » — procédures, plans, fiches produits… — et les enre-
gistrements — comptes-rendus, procès-verbaux de contrôle… —) doi- 4.3.1 Arbitrer entre lourdeur de saisie et rapidité
vent être identifiés et leurs évolutions suivies ; de recherche
— il faut pouvoir vérifier le respect de ces documents, notam-
ment lors des audits.
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Nous avons vu que la traçabilité passe par deux grandes étapes


Les règles habituelles sont similaires à celles précédemment
dans sa mise en œuvre :
décrites pour les produits :
— les documents concernés doivent avoir un numéro qui les — la collecte des informations ;
identifie. Ce numéro évolue par indice au fur et à mesure des — la recherche de ces informations en fonction des besoins.
versions ;
— il faut connaître le champ d’application précis de la version du Il y a généralement une relation inversement proportionnelle
document : ce peut être à partir de telle date, pour tels exemplaires entre la lourdeur de la collecte initiale des données et la facilité pour
ou telle version du produit… ; retrouver ces données :
— il peut être utile de connaître l’historique du document : ses
— plus la collecte est précise (et donc lourde…) et plus facile sera
versions successives et le résumé des modifications apportées ;
la recherche des données : ainsi, si l’on recueille un maximum de
— il peut aussi être utile d’avoir le bilan précis du circuit de prépa- données et si on les archive de façon ordonnée, on constitue une
ration du document : qui l’a rédigé, qui a été consulté, qui l’a banque d’information qui pourra être très précieuse par la suite et
approuvé ; permettra de gagner beaucoup de temps. Mais cela demande un
— il faut enfin archiver le document dans ses versions successi- effort soutenu et des moyens importants pour le recueil de
ves, pendant le temps nécessaire (nous y reviendrons plus loin). l’information ;
Il faut toutefois éviter d’alourdir les documents par ces différentes — moins la collecte est affinée et plus la recherche des données
considérations de gestion et rechercher les solutions les plus en cas de besoin sera difficile : si on ne note rien, ce sera bien com-
simples : mode pendant les étapes de réalisation, mais il faudra mener de
— centrer les documents sur les informations réellement utiles vraies enquêtes plus tard, lorsqu’on voudra savoir ce qui s’est
pour les personnels dans leur travail journalier. C’est la meilleure passé…
garantie de tenue à jour du document ;
— placer historique et visas en fin ou, mieux, les archiver dans le Il y a donc un optimum à trouver.
logiciel de gestion (voir ci-dessous) : éviter ces documents de quel- Pour cela les deux critères de base sont :
ques pages dans lesquels la partie « opératoire » n’est que d’une
demi-page, placée à la fin… — la criticité du besoin : de quels paramètres a-t-on surtout
— prévoir plutôt les visas a posteriori, afin de rendre plus rapide besoin ? Il faut bien sûr tracer les besoins essentiels en priorité. Cela
la parution : il est impératif que les documents puissent évoluer nous ramène aux analyses du besoin (cf. § 3) ;
rapidement. Sinon, ils ne seront pas à jour sur les lieux de travail et — la rapidité avec laquelle il faudra retrouver les informations. Si
cela détruira toute leur crédibilité. Ils ne seront plus utilisés ; l’on peut tolérer un délai relativement long, on pourra se conten-
— recourir aux moyens électroniques, soit par exemple : ter d’un archivage assez désordonné, donc facile à mettre en œuvre.
• le réseau interne, en plaçant les documents sur un serveur. Pour retrouver les informations, il suffira de partir à la chasse au tré-
Chacun pourra ainsi avoir accès aux versions à jour à volonté, et sor dans la documentation amassée.
cela simplifie tout le circuit de diffusion et de tenue à jour ; Si on veut pouvoir récupérer les informations rapidement,
• un gestionnaire électronique de documents, qui simplifiera l’informatisation ou un excellent rangement des documents seront
toute la gestion et pourra servir à toute l’entreprise. Un usage nécessaires, ce qui représente un dispositif performant et deman-
généralisé est important car c’est la seule façon de créer les dant des moyens.
automatismes qui permettront au système documentaire de vivre
réellement. Sinon, la gestion risque fort de redevenir manuelle. Notons toutefois que l’informatisation, omniprésente dans la plu-
Pour cela, il faut choisir un logiciel apte à traiter d’autres besoins part des entreprises, permet désormais d’amasser des quantités de
que la seule qualité ; données qui sont ensuite accessibles rapidement. L’optimisation
— l’informatique simplifiera également l’archivage et les recher- peut toutefois s’imposer, notamment lorsque des moyens coûteux
ches de documents. sont nécessaires.

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4.3.2 Prévenir les erreurs de saisie 5.2 Autres services et départements


de l’entreprise
Une dernière difficulté — et de taille — subsiste : les risques de
non-saisies ou de saisies erronées. Le système doit aussi essayer de
les prévenir. On peut citer quelques méthodes types : 5.2.1 Commercial et administration des ventes
(ou traitement des commandes)
— d’abord faciliter autant que possible la saisie par exemple :
pour des fiches, mettre des cases à cocher, donner tous les commen- Sont à tracer en général :
taires utiles sur la fiche… ;
— les dossiers clients, incluant appel initial, propositions, com-
— en informatique, prévoir des listes, des contrôles à la saisie… ; mandes, bordereaux d’expédition, bordereaux de livraison, fiches
SAV… ;
— ensuite, pratiquer des vérifications régulières, en consultant la — les bases commerciales : fiches produits, tarifs, comptes-
base de données ou en auditant les services ; rendus de visite, etc.
— enfin, une autre mesure très utile est de bien analyser les
conditions de travail des opérateurs et leur motivation. Si celles-ci
sont mauvaises, les améliorer ne constituera pas une perte de 5.2.2 Production et contrôle
temps. De même, si le personnel ne comprend pas l’utilité des sai-
sies ou maîtrise mal les différentes données, il sera très utile de Sont à tracer en général :
mieux le former.
— les dossiers de fabrication-contrôle, incluant plan de fabrica-
tion, plan de contrôle, gammes de fabrication, spécifications et ins-
tructions de contrôle… ;
— le suivi : ordres de fabrication, fiches suiveuses, cahiers de
5. Différents modes postes, fiches de non-conformité, relevés de réglage, cahiers de
machines ;
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de traçabilité — les dossiers d’entretien : documentation technique, nomencla-


tures de pièces, gammes de réparation, plans de maintenance pré-
selon les activités ventive, relevés d’entretien… ;
— les dossiers de vérifications et d’étalonnages : instructions
internes, fiches de vie des appareils, relevés d’étalonnages et de
vérifications… ;
5.1 Systèmes informatiques — les procédures associées.

5.2.3 Achats
De nos jours, la traçabilité est largement informatisée. Il est donc
utile d’aborder le sujet et ses rapports avec la certification. Sont à tracer en général :
Il faut considérer deux niveaux : la traçabilité au niveau de l’entre- — les dossiers fournisseurs, incluant consultation initiale, propo-
prise et la traçabilité interentreprises. sitions, commandes, bordereaux d’expédition, bordereaux de livrai-
son, fiches SAV… ;
— les procédures et leurs documents associés : fiches produits,
tarifs, comptes-rendus de visite ou d’évaluation, etc.
5.1.1 Traçabilité interne

5.2.4 Logistique
Deux cas se présentent :

— le cas des logiciels qui recueillent les informations à la source, Sont à tracer, en général : les dossiers des transporteurs, transitai-
par exemple les ERP (Enterprise Ressources Planning), les logiciels res, etc., incluant propositions, commandes, bordereaux d’expédi-
commerciaux, etc… La traçabilité sera simplement obtenue en assu- tion, bordereaux de livraison, litiges…
rant des sauvegardes régulières ;
— le cas des fichiers : ce cas rejoint celui des documents (cf. § 4.2 5.2.5 SAV
ci-dessus). Un gestionnaire électronique de documents est souvent
la meilleure solution lorsque le nombre de fichiers ou de documents
est élevé. Pour le service après-vente, ce sont les mêmes actions à mettre en
œuvre que pour le service Production.

5.1.2 Traçabilité interentreprises 5.2.6 Service qualité

Sont à tracer, en général :


Les moyens techniques et la normalisation ont fait de gros pro-
grès dans ce domaine. Citons le code à barres EAN (European Arti- — les enregistrements résultant de l’action qualité : indicateurs,
cle Numbering), les étiquettes « intelligentes » radiofréquence RFID comptes-rendus (réunions, audits, groupes de travail…), fiches
(Radio Frequency Identification), les EDI (échanges de données d’amélioration… ;
informatisées)… — les notes d’organisation ;
— les procédures et documents associés (formulaires, instruc-
Cela est approfondi dans d’autres dossiers de cette base tions détaillées, modèles…) ;
documentaire. — le manuel qualité.

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6. Conclusion Nous avons jeté les bases d’une bonne démarche :


— 1. commencer par bien identifier les besoins, qui peuvent être
liés à la réglementation, aux risques, aux clients, aux besoins inter-
nes et naturellement aux exigences particulières de la norme ;
De façon résumée, la norme ISO 9001:2000 a deux types — 2. optimiser le tout, en recherchant les solutions les plus com-
d’exigences : modes, en tenant compte des conditions réelles de mise en œuvre
— d’abord la prise en compte et la mise en œuvre sérieuse de la et de la motivation des acteurs. Les moyens informatisés modernes
traçabilité, en fonction des exigences réglementaires, des besoins sont incontournables dès que les besoins de traçabilité deviennent
des clients, des risques et des besoins propres à l’entreprise ; majeurs ;
— ensuite, la traçabilité de l’application des différentes procédu- — 3. suivre et améliorer les points faibles constatés.
res, afin que celle-ci puisse être vérifiée lors des audits. Lorsqu’elle est bien conçue, la traçabilité n’est plus une contrainte
Les audits des certificateurs vérifient surtout la traçabilité des pro- mais, au contraire, une composante indissociable de l’agrément de
duits en production et l’application des procédures. Toutefois, travail, car rien n’est plus horripilant que de passer son temps à
comme indiqué en début de ce dossier, l’entreprise a tout intérêt à rechercher les informations dont on a besoin…
aller plus loin et à profiter de la mise à plat de son organisation pour Dans ce sens, il faut bien prendre en compte le facteur humain :
dresser un bilan sérieux de sa traçabilité, notamment vis-à-vis de une traçabilité bien acceptée et bien vécue donne toutes garanties.
ses besoins réels et de ses risques. C’est ainsi qu’elle tirera le Ce n’est pas le volume de procédures ou de données qui garantit la
meilleur bénéfice de tout le travail nécessaire pour la certification. qualité mais bien l’état d’esprit de ceux qui la mettent en œuvre.
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