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Audit de L'organisation

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Sommaire

1  Introduction ................................................................................................ 4 

1.1  Objectifs ......................................................................................................................................... 4 

1.2  Périmètre des audits des systèmes d’organisation ..................................................................... 4 


1.2.1  Qu’est ce qu’un système d’organisation ? .................................................................................. 4 
1.2.2  Qu’est ce qu’un audit organisationnel ? ..................................................................................... 5 

1.3  Documentation nécessaire pour l’audit des systèmes d’organisation....................................... 6 

1.4  Liste des personnes à rencontrer ................................................................................................. 7 

2  Fiches d’audit du système d’organisation ............................................... 8 

2.1  Objectifs des fiches d’audit .......................................................................................................... 8 

2.2  Fiches d’audit du système d’organisation ................................................................................... 9 


2.2.1  Structure Organisationnelle – Analyse de l’Organigramme ....................................................... 9 
2.2.2  Structure Organisationnelle – Analyse des Liens hiérarchiques, des Liens Fonctionnels et des
Relations Externes .................................................................................................................... 11 
2.2.3  Autorité et Prise de Décision – Analyse des Délégations de Pouvoirs et des Délégations de
Signature................................................................................................................................... 12 
2.2.4  Missions et Responsabilités – Analyse de la répartition des attributions et des tâches ............ 14 
2.2.5  Coordination et Communication – Analyse des mécanismes en vigueur ................................. 16 

Guide d’audit des systèmes d’organisation 3


1 Introduction

1.1 Objectifs
Le présent guide est destiné à homogénéiser la démarche de conduite des missions d’audit
des systèmes d’organisation au niveau des différents Départements Ministériels -aussi bien
au niveau des Directions Centrales qu’aux niveaux des Directions Régionales, et/ou toutes
autres entités pouvant faire l’objet de missions d’audits de systèmes d’organisation rentrant
dans le domaine d’intervention des auditeurs et inspecteurs relevant du CIGM.

Ce guide d’audit, qui a notre sens, constitue le principal outil de l’auditeur, est important à
deux titres ;

• d’abord, par ce qu’il permet d’orienter et de faciliter les travaux de l’auditeur interne en
charge de l’audit organisationnel, quel que soit le type de la structure ou entité
concernée, objet de l’audit. Bien évidemment, des adaptations minimes s’imposeront
pour le rendre parfaitement adéquat au système d’organisation auditée,

• ensuite, par ce qu’il permet d’uniformiser et d’homogénéiser l’intervention des auditeurs


internes moyennant l’utilisation de standards et outils de travail adaptés qui permettent
de capitaliser les savoir-faire et expertise et d’assurer leur transfert vers les nouvelles
équipes d’auditeurs internes.

1.2 Périmètre des audits des systèmes d’organisation

1.2.1 Qu’est ce qu’un système d’organisation ?


La structure organisationnelle définit le mode d’organisation entre les différentes unités qui
composent l’organisation en question et le choix de répartition des moyens humains et
matériels mis en œuvre entre ces différentes unités et structures.

Une organisation peut se définir par la structure organisationnelle qui permet de relier les
différents éléments qui la composent les uns aux autres. Cette coordination permet de:

• définir et de représenter les relations hiérarchiques et même fonctionnelles entre les


divers acteurs et structures du système d’organisation,

• visualiser la répartition des responsabilités et les missions correspondantes à chacune des


structures,

• faire la distinction entre les fonctions opérationnelles et les fonctions supports,

• et de permettre, par ailleurs, une bonne et/ou mauvaise diffusion de l’information en son
sein.

Guide d’audit des systèmes d’organisation 4


Par ailleurs, définir la structure organisationnelle d’une organisation revient à répondre aux
questions suivantes :

• Comment sont mis en relation les différents éléments qui composent une organisation ?

• Comment sont répartis les facteurs de production utilisés par l’organisation en question ?

La formalisation de la structure organisationnelle est souvent représentée par un


organigramme (présentation de la répartition des responsabilités et du pouvoir, de
l’organisation de la hiérarchie et de la distribution des tâches au sein d’une structure).

Une structure organisationnelle est caractérisée par :

• des liens hiérarchiques,

• des liens fonctionnels,

• d’autres types de liens (externes/partenaires),

• des responsabilités et des attributions,

• des délégations de pouvoirs,

• des mécanismes de coordination et de concertation,…

Les systèmes d’organisation peuvent revêtir plusieurs formes plus ou moins complexes,
selon la taille et l’âge de l’organisation en question, sa stratégie et ses objectifs de
développement, sa raison d’être et ses missions, les technologies qu’elle utilise, ses moyens
et ressources, et son environnement.

1.2.2 Qu’est ce qu’un audit organisationnel ?


L’audit organisationnel consiste en une vérification de la logique structurelle d’une
organisation en fonction de son organigramme général, des objectifs à atteindre et de
l’adéquation des personnes et compétences qui la constituent.

L’audit organisationnel a pour objectifs de :

• mesurer la capacité de l’organisation à accomplir ses missions,

• évaluer l’adéquation des missions par rapport à l’organisation en vigueur,

• optimiser, voire redéfinir, les structures organisationnelles, en vue de satisfaire aux


exigences et contraintes de son environnement,

Auditer un système d’organisation d’une entité permet alors de comprendre comment une
organisation mobilise ses moyens au service de ses objectifs.

Il importe alors, dans le cadre d’un audit interne de système d’organisation, de bien cerner et
comprendre la configuration de la structure organisationnelle et de ses composantes qui
constituent le périmètre essentiel de ce type d’audit.

Guide d’audit des systèmes d’organisation 5


L’objectif étant d’analyser et de mettre en évidence, les dysfonctionnements et/ou éléments
de contre-performance liés à (aux) :
• composantes structurelles de l’organigramme et à la forme de l’organigramme,

• liens hiérarchiques et fonctionnels des différentes composantes de l’organigramme,

• fonctionnement de l’organisation (missions et attributions),

• l’autorité et au système de management qui en découle,

• la spécialisation des fonctions et à la séparation des responsabilités,

• les mécanismes de coordination, de concertation et de communication en vigueur.

Les événements pouvant conduire à un audit organisationnel :

• Le décalage qui peut être constaté entre la configuration organisationnelle en vigueur au


niveau de la structure auditée et l’organigramme officiel,

• L’accomplissement partiel et/ou peu efficace des missions et attributions au niveau des
structures de l’organigramme,

• L’existence de certaines structures non opérationnelles, au niveau du système


d’organisation en vigueur.

1.3 Documentation nécessaire pour l’audit des systèmes d’organisation


L’audit d’un système d’organisation nécessite, pour l’auditeur, d’avoir à sa disposition et
d’obtenir :

• Les textes de lois régissant l’organisation en question,

• Les rapports d’activités,

• l’organigramme de la structure (organisation) concernée,

• la description des principales missions et responsabilités pour chaque composante de


l’organigramme,

• la description des modalités de fonctionnement de l’organisation,

• la description de l’organisation des procédures de gestion,

• le descriptif des mécanismes de coordination et de communication en vigueur,

• la répartition des effectifs par grade, entre les différentes structures de l’organigramme,

• l’inventaire des applications informatiques opérationnelles et leurs descriptifs succincts

Guide d’audit des systèmes d’organisation 6


Cette liste n’est évidemment pas exhaustive et pourra être élargie pour comprendre d’autres
documents, selon les besoins d’analyse, tels que les tableaux de bords et reporting, le taux de
turnover,
Ces documents permettront à l’auditeur de s’imprégner de l’organisation en vigueur et de
bien cerner les problématiques apparentes qu’il pourra soit confirmer, soit infirmer lors de
ses investigations sur le terrain.

1.4 Liste des personnes à rencontrer


Les personnes que l’auditeur doit rencontrer, dans le cadre de missions d’audit des systèmes
d’organisation, sont généralement tous les responsables au niveau de l’organigramme (le
directeur, les chefs de département, les chefs de division, les chefs de service,…):

• S’il s’agit d’un audit global d’un système d’organisation (un établissement dans sa
globalité, une direction centrale, une direction régionale, …) alors les personnes à
rencontrer sont :

- le Directeur (ou top management) de l’organisation concernée,

- tous les responsables de tous les niveaux hiérarchiques (chefs de département, chefs
de division, chefs de service…) ainsi que les gestionnaires au niveau opérationnel,

N.B :

L’auditeur doit également organiser des séances de travail approfondies, dans le cadre de
l’audit du système d’organisation, avec les responsables de(s) :

- l’entité chargée de l’audit interne,

- l’entité chargé des Méthodes / Organisation/ Procédures,

- l’entité en charge de la qualité.

• S’il s’agit d’un audit du système d’organisation d’une structure ou entité déterminée,
alors les personnes à rencontrer sont :

- le haut responsable hiérarchique de la structure ou entité concernée,

- tous les responsables et opérationnels intervenants au niveau de cette structure ou


entité.

Guide d’audit des systèmes d’organisation 7


2 Fiches d’audit du système d’organisation

2.1 Objectifs des fiches d’audit


L’utilisation du guide d’audit du système d’organisation permettra de guider et de faciliter
l’intervention des auditeurs sur le terrain.

Les fiches d’audit ci-après élaborées, seront utilisées selon l’ordre de leur présentation en
vue d’une bonne compréhension du système d’organisation audité.

De même, au fur et à mesure que l’auditeur déroulera ces questionnaires, il documentera ces
travaux et renseignera les colonnes prévues à cet effet. Quand une question donnée nécessite
un argumentaire plus élaboré, il procédera à une référentiation de ses papiers de travail et
renverra vers son dossier de travail pour justifier et argumenter ses conclusions.

La finalité pour l’auditeur étant de documenter l’ensemble de ses travaux et de répondre aux
différentes questions quant à la structure organisationnelle en vigueur et ses caractéristiques,
en renseignant et spécifiant :

• les modalités d’organisation entre les différentes unités qui composent la structure
organisationnelle et le choix de répartition des moyens humains et matériels mis en
œuvre entre ces différentes unités.

• les tâches qui doivent être accomplies dans l’organisation et mettre en évidence les
modalités de coordination de ces tâches entre les différents acteurs de l’organisation.

• les liens hiérarchiques qui impliquent la définition de liens de subordination entre les
différents éléments.

• les liens fonctionnels entre les différentes structures du système d’organisation en


vigueur.

• les principales missions et attributions de chaque structure de l’organigramme,

• la spécialisation des entités et leur coordination,

• l’affectation des effectifs,

• la formalisation des activités.

Guide d’audit des systèmes d’organisation 8


2.2 Fiches d’audit du système d’organisation
2.2.1 Structure Organisationnelle – Analyse de l’Organigramme
DE D’AUDIT INTERNE
GUID

FASCICULE : AUDIT DU SYSTÈME D’ORGANISATION CODE FICHE : F.ORG.01


TITRE : STRUCTURE ORGANISATIONNELLE VERSION DU : 07/2007
RUBRIQUE : ANALYSE DE L’ORGANIGRAMME PAGE : 1/2

Réponses Justification de
Guide d’exploration
Oui/non réponses négatives :

SOUS RUBRIQU
UE : QUESTIIONS REL
LATIV
VES À LA STRUCT
TURE
E ORG
GANISATIO E, A SES COMPOSANTES
ONNELLE S ET
T A SE
ES
CA
ARACTÉR
RIS
STIIQUES

„ Existe-t-il un document officiel formalisant la structure


organisationnelle (organigramme), les missions & attributions, et
effectifs alloués à chaque structure de l’organigramme ?
„ Décrire éventuellement les spécificités qui ressortent de la
première lecture de l’organigramme.
„ Le système d’organisation en vigueur est-il récent ? A quand
remonte sa conception et à quelle date remonte sa mise en œuvre ?
„ Décrire brièvement son historique.
„ L’organigramme existe, est-il diffusé au niveau de toutes les
structures du Ministère ?
„ Est-il connu de tous les acteurs et structures du Ministère ?
„ Chaque structure a-t-elle un exemplaire de cet organigramme, et a-
t-elle connaissance de l’organisation de ses entités ?
„ L’organisation actuelle répond-elle aux missions de l’entité
auditée ?
„ Permet-elle la réalisation des objectifs stratégiques du Ministère
concerné ?
„ Quel est le nombre de structures rattachées au Ministre et à son
secrétaire du Département Ministériel en question ?
„ Existe-t-il un manuel d’organisation ? Si oui, décrire ses
composantes
„ Ce manuel a-t-il été élaboré en interne ?
- Si la réponse est positive, quelle structure a été en charge de
son élaboration ? et quelles sont les étapes de son élaboration ?
- Si la réponse est négative, par qui a été élaboré le manuel
d’organisation et décrire le processus de son élaboration ?
„ La structure d’organisation définit-elle le mode d’organisation
entre les différentes unités qui composent l’organisation ainsi que
le choix de répartition des moyens humains et matériels mis en
œuvre entre ces différentes unités ?
„ L’organisation en vigueur reflète-t-elle la vision stratégique du
Ministère et le Style de Management en vigueur (style de
management directif, style de management exécutif, style de
management mixte) ?
„ Décrire succinctement le style de management pratiqué au sein du
Ministère ou Département Ministériel (directif, exécutif, mixte)
„ La lecture de l’organigramme laisse-t-elle apparaître les postes de
responsabilités ou d’autres postes opérationnels vacants ?

Guide d’audit des systèmes d’organisation 9


DE D’AUDIT INTERNE
GUID

FASCICULE : AUDIT DU SYSTÈME D’ORGANISATION CODE FICHE : F.ORG.01


TITRE : STRUCTURE ORGANISATIONNELLE VERSION DU : 07/2007
RUBRIQUE : ANALYSE DE L’ORGANIGRAMME PAGE : 2/2

Réponses Justification de
Guide d’exploration
Oui/non réponses négatives :

SOUS RUBRIQUE : QUESTIONS RELATIVES À LA STRUCTURE ORGANISATIONNELLE, A SES COMPOSANTES ET A SES


CA
ARACTÉR
RIS
STIIQUES

„ L’organigramme en vigueur permet-il de mettre en évidence la


distinction entre les activités opérationnelles et les activités
support ?
„ L’organigramme en vigueur favorise-t-il la communication entre
les différentes entités
„ Existe-t-il une répartition équitable entre les structures
représentant les activités opérationnelles de l’organigramme, en
termes d’entités, de tâches, d’effectifs et d’équipements et outils
de travail ?
„ L’examen de l’organigramme fait-il apparaître l’existence de
structures de contrôle et de pilotage ?
- Audit interne
- Inspection
- Contrôle de gestion
Ces structures sont-elles rattachées au Ministre du Département
Concerné ?
Si la réponse est négative, préciser le rattachement hiérarchique de
chacune de ces structures.
„ La lecture de l’organigramme laisse-t-elle apparaître des postes
permanents et/ou des postes provisoires ?
„ La lecture de l’organigramme permet-elle de définir les relations
hiérarchiques et fonctionnelles entre les différentes structures de
l’organigramme en vigueur ?
Cf. F.Org 02
„ Le positionnement hiérarchique (Direction, Département,
Division, Service, ou Cellule) est-il apparent au niveau de
l’organigramme ?
„ Est-ce que toutes les entités de l’organigramme officiel existent
réellement et sont-elles opérationnelles ?
„ Les effectifs allouées aux différentes entités de l’organigramme
vous paraissent-elles suffisantes eu égard les missions qui leur sont
imparties ?

Guide d’audit des systèmes d’organisation 10


2.2.2 Structure Organisationnelle – Analyse des Liens hiérarchiques, des
Liens Fonctionnels et des Relations Externes

GUIDE D’AUDIT INTERNE

FASCICULE : AUDIT DU SYSTÈME D’ORGANISATION CODE FICHE : F.ORG.02


TITRE : STRUCTURE ORGANISATIONNELLE VERSION DU : 07/2007
RUBRIQUE : ANALYSE DES LIENS HIÉRARCHIQUES, PAGE : 1/1
FONCTIONNELS ET RELATIONS EXTERNES

Réponses Justification de
Guide d’exploration
Oui/non réponses négatives :

SOUS RUBR
RIQUE 1 : QUESTTIONS REL
LATIVES ATIONS HIÉR
S AUX RELA RARCH
HIQUES ENTRE LE
ES DIFFÉR
RENT
TES STRUCTURES
DE L’ORGANIGRAMME

„ La lecture de l’organigramme permet-elle de mettre en évidence


les liens hiérarchiques et les différentes relations de subordination
entre les différentes structures de l’organigramme ?
„ La ligne hiérarchique est-elle importante (réduite ou longue) ?
„ Comment est assurée la transmission des décisions et des
instructions du Top Management vers le centre opérationnel ?
„ Comment sont matérialisées les relations hiérarchiques au niveau
de l’organigramme ?
„ Les relations hiérarchiques sont-elles formalisées dans un
document officiel signé par le Ministre concerné ?
„ Existe-t-il, au niveau de l’organigramme, des postes qui ont plus
d’un responsable hiérarchique ? comment cela-est-il argumenté ?
„ Les niveaux de responsabilité sont-ils clairement apparents ?

SOUS RUBRIQUE 2 : QUESTIONS RELATIVES AUX LIENS FONCTIONNELS ENTRE LES DIFFÉRENTS STRUCTURES DE
L’ORGANIGRAMMEE

„ La lecture de l’organigramme permet-elle de repérer les différents


liens fonctionnels entre les différentes entités de l’organigramme ?
„ Ces liens fonctionnels sont-ils formalisés dans un document
officiel signé par le Ministre ou par les instances supérieures de
l’entité concernée ?
„ Ces liens fonctionnels sont-ils cohérents eu égard la répartition des
responsabilités et attributions en vigueur ?

SOUS RUB E 3 : QUESTIO


BRIQUE ONS RELA
ATIVES
S AUX RELAT
TIONS EXTER
RNE
ES

„ Existe-t-il des structures au niveau de l’organigramme qui ont des


relations externes (avec d’autres organismes ou partenaires) ?
„ Quels sont ces partenaires, et en quoi consistent ces relations
externes pour chaque type des structures (Support, Opérationnel,
Contrôle et Pilotage) ?
„ Ces relations externes sont-elles régies par des procédures,
conventions ou autres ?

Guide d’audit des systèmes d’organisation 11


2.2.3 Autorité et Prise de Décision – Analyse des Délégations de Pouvoirs et
des Délégations de Signature

DE D’AUDIT INTERNE
GUID

FASCICULE : AUDIT DU SYSTÈME D’ORGANISATION CODE FICHE : F.ORG.03


TITRE : AUTORITÉ ET PRISE DE DÉCISION VERSION DU : 07/2007
RUBRIQUE : ANALYSE DES DÉLÉGATIONS DE POUVOIRS/ PAGE : 1/2
DÉLÉGATIONS DE SIGNATURE

Réponses Justification de
Guide d’exploration
Oui/non réponses négatives :

SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES AUX DÉLÉGATIONS DE POUVOIRS

„ Les textes législatifs et réglementaires portant organisation de la


structure en question prévoit-elle des délégations de pouvoirs ?
„ Si la réponse à la question précédente est négative, le responsable
de la structure organisationnelle auditée a-t-il jugé utile de
déléguer certains de ces pouvoirs à certains de ces collaborateurs ?
„ Si la réponse à la question précédente est positive, ces délégations
de pouvoirs sont-elles formalisées et signées par le délégant ?
„ Quel est le nombre de délégations de pouvoirs et celui des
délégataires ?
„ Quand les délégations de pouvoirs ne sont pas formalisées,
peuvent-elles être verbales ? citer les cas où les délégations de
pouvoirs sont verbales et expliquer les circonstances.
„ Les délégations de pouvoirs écrites sont-elles nominatives ?
„ Si la réponse à la question précédente est affirmative, la cessation
de fonction du délégataire met-elle fin à la délégation de pouvoir ?
„ La cessation de fonction du délégant met-elle fin à la délégation de
pouvoir ?
„ La délégation de pouvoirs prend-elle fin par :
- modification de la situation des délégants et délégataire ?
- renonciation du délégataire ?
- révocation du délégant ?
- simple dénonciation du délégant ?
„ Les domaines concernés par les délégations de pouvoirs sont-ils
clairement définis dans la délégation de pouvoir ?
„ Les actes de gestion sont-ils définis de manière précise au niveau
de la délégation de pouvoir ?
„ Quels sont les actes concernés par la délégation de pouvoirs ?
énumérer les.

Guide d’audit des systèmes d’organisation 12


DE D’AUDIT INTERNE
GUID

FASCICULE : AUDIT DU SYSTÈME D’ORGANISATION CODE FICHE : F.ORG.03


TITRE : AUTORITÉ ET PRISE DE DÉCISION VERSION DU : 07/2007
RUBRIQUE : ANALYSE DES DÉLÉGATIONS DE POUVOIRS/ PAGE : 2/2
DÉLÉGATIONS DE SIGNATURE

Réponses Justification de
Guide d’exploration
Oui/non réponses négatives :

SOUS RUB E 1 : QUESTIO


BRIQUE ONS RELA
ATIVES LÉGATIIONS DE POUVOIRS - SUITE
S AUX DÉL E

„ Le délégataire concerné par la délégation de pouvoir dispose-t-il


de toutes les compétences requises et de l’autorité nécessaire pour
l’accomplissement des missions qui lui sont allouées dans le cadre
de la délégation de pouvoir ?
„ En cas d’absence du délégataire, est-il prévu une 2ème délégation
de pouvoir à un autre délégant signée par l’ordonnateur ou existe-
t-il une note de service signée par l’ordonnateur dans ce sens ?
„ Cette délégation de pouvoir est-elle limitée dans le temps ?
„ Dans quelles conditions, ces délégations de pouvoirs prennent-
elles effet ? est-il diffusé une note de service dans ce sens ?

SOUS RUBRIQUE 2 : QUESTIONS RELATIVES AUX DÉLÉGATIONS DE SIGNATURE

„ Dans le cadre de l’organisation interne, est-il prévu des


délégations de signature et des autorisations de signature ?
„ Quels sont les documents qui matérialisent ces délégations de
signature et autorisations de signature ?
N.B : Une autorisation de signature correspond aux attributions
normales des responsables d’entités (chefs de départements,
chefs de divisions, chefs de services) lorsque celles-ci ne
comportent pas l'exercice de pouvoirs de décision (note
d'information, notification, d'actes administratifs, lettre
missive ou ampliation)
„ Ces délégations de signature sont-elles signées par l’ordonnateur ?
„ Les délégations de signature sont-elles nominatives ?
„ Ces délégations de signature deviennent-elles caduques au
changement des titulaires de fonctions ?
„ Les délégations de signature consistent-elles à autoriser un ou
plusieurs fonctionnaires, subordonnés à l'autorité délégante
(ordonnateur), à signer certaines décisions sous le contrôle et la
responsabilité de cette autorité ?
„ Ces délégations de signature sont-elles prévues dans le cadre des
textes réglementaires portant organisation de l’entité concernée ?
„ La délégation de signature concerne-t-elle des actes relevant de la
gestion quotidienne pour des périodes ponctuelles et limitées dans
le temps en cas d’absence du délégant ?
„ La délégation de signature précisent-t-elle les actes qui ne rentrent
pas dans le cadre de ladite délégation ?

Guide d’audit des systèmes d’organisation 13


2.2.4 Missions et Responsabilités – Analyse de la répartition des attributions
et des tâches

GUIDE D’AUDIT INTERNE

FASCICULE : AUDIT DU SYSTÈME D’ORGANISATION CODE FICHE : F.ORG.04


TITRE : MISSIONS ET RESPONSABILITÉS VERSION DU : 07/2007
RUBRIQUE : ANALYSE DE LA RÉPARTITION DES ATTRIBUTIONS PAGE : 1/2
ET TÂCHES

Réponses Justification de
Guide d’exploration
Oui/non réponses négatives :

SOUS RUB E 1 : QUESTIO


BRIQUE ONS RELA
ATIVES
S AUX MISS
SIONS DES STRU
UCTU S DE L’ORGANIG
URES GRAMM
ME

„ Les missions, responsabilités et attributions relatives à chaque


structure de l’organigramme sont-elles notifiées dans un document
officiel signé par l’autorité supérieure (le top management du
ministère concerné) ?
„ Les structures de l’organigramme fonctionnent-elles et opèrent-
elles conformément aux descriptifs officiels des missions ?
„ Si la réponse à la question précédente est négative, décliner les
écarts et les expliquer.
„ Le descriptif de l’existant relatif aux attributions des différentes
structures fait-il ressortir :
- Des incohérences ou des doubles emplois entre deux ou
plusieurs postes de travail ?
- des cumuls de tâches ou de fonctions au niveau d’un même
poste de travail ?
- des chevauchements entre deux ou plusieurs postes de
travail,
- une dilution des responsabilités ?
„ Si la réponse est affirmative, argumenter par des exemples
concrets pour chacune des questions.
„ Les tâches et attributions au niveau des postes de travail sont-elles
stables ou évolutives ? peuvent-elles faire l’objet de redéfinition
ou d’ajustement ou encore d’élargissement de responsabilité ? Ces
évolutions ont-elles été notifiées au niveau du manuel
d’organisation ? Quelle a été la procédure de mise à jour adoptée ?
„ Si la réponse est affirmative, illustrer par des exemples concrets.
„ Existe-il une fiche de fonction pour chaque poste de travail au
niveau de la structure organisationnelle auditée ?
„ Si oui, ces fiches de fonction sont-elles connues et maîtrisées par
les titulaires de postes concernés ?
„ Les fiches de fonction sont-elles régulièrement mises à jour ?
„ A quand remonte la dernière mise à jour ?

Guide d’audit des systèmes d’organisation 14


DE D’AUDIT INTERNE
GUID

FASCICULE : AUDIT DU SYSTÈME D’ORGANISATION CODE FICHE : F.ORG.04


TITRE : MISSIONS ET RESPONSABILITÉS VERSION DU : 07/2007
RUBRIQUE : ANALYSE DE LA RÉPARTITION DES ATTRIBUTIONS PAGE : 2/2
ET TÂCHES

Réponses Justification de
Guide d’exploration
Oui/non réponses négatives :

SOUS RUB E 1 : QUESTIO


BRIQUE ONS RELA
ATIVES
S AUX MISS
SIONS DES STRU
UCTU S DE L’ORGANIG
URES ME - SUITE
GRAMM

„ Les procédures de gestion sont-elles formalisées dans un


document officiel (manuel de procédures) ?
„ Ce manuel de procédures est-il mis à la disposition de tous les
gestionnaires et est-il connu de tous les acteurs, chacun pour les
activités qui le concernent ?
„ Les procédures sont-elles répertoriées par domaine d’activités ?
„ Ces procédures sont-elles exhaustives et couvrent-elles tous les
domaines d’activités et actes de gestion de la structure
organisationnelle concernée ?
„ Les acteurs concernés sont-ils bien identifiés ?
„ Les opérations afférentes à chaque procédure, sont-elles
clairement décrites dans l’ordre chronologique et logique de leur
intervention ?
„ Les règles de gestion font-elles l’objet de fiches descriptives
détaillées annexées aux fiches de procédures ?
„ Les procédures de gestion sont-elles régulièrement mises à jour ?
„ A quand remonte la dernière mise à jour de ces procédures ?

Guide d’audit des systèmes d’organisation 15


2.2.5 Coordination et Communication – Analyse des mécanismes en vigueur
GUID
DE D’AUDIT INTERNE

FASCICULE : AUDIT DU SYSTÈME D’ORGANISATION CODE FICHE : F.ORG.05


TITRE : COORDINATION ET COMMUNICATION VERSION DU : 07/2007
RUBRIQUE : ANALYSE DES MÉCANISMES EN VIGUEUR PAGE : 1/1

Réponses Justification de
Guide d’exploration
Oui/non réponses négatives :

SOUS RUBRIQUE 1 : QUESTIONS RELATIVES AUX MÉCANISMES DE COORDINATION

„ Les mécanismes de coordination et de communication sont-ils


formalisés dans un document officiel ?
„ Les mécanismes de coordination se traduisent-ils par des réunions
périodiques et régulières ? et/ ou par des réunions ponctuelles
improvisées pour gérer des événements d’urgence et des cas de
crise ?
„ S’il s’agit de réunions périodiques, quel en est la fréquence ?
„ Ces réunions de coordination sont-elles verbalisées ?
„ Qui en assure le secrétariat et l’établissement des Procès
Verbaux ?
„ Les P.V de ces réunions sont-ils classés et archivés au niveau du
Secrétariat en charge de l’élaboration des PV ?
„ Ces réunions concernent-elles tous les niveaux hiérarchiques du
Ministère ?
„ Préciser quels sont les membres de ces réunions de coordination ?
„ Existe-t-il une structure dédiée à assurer cette coordination au
niveau de la structure organisationnelle auditée ?
„ S’agit-il d’une entité pérenne ou provisoire ? comment est-elle
matérialisée (entité officielle au niveau de l’organigramme,
Comité, Commission, ….) ?

SOUS RUBRIQUE 2 : QUESTIONS RELATIVES AUX MÉCANISMES DE COMMUNICATION

„ Les actions de communication font-elle l’objet d’une réflexion


stratégique ?
„ Les actions de communication sont-elles notifiées dans un plan de
communication (document officiel) signé par le Ministre ou le top
management de la structure organisationnelle auditée ?
„ Quel budget est dédié aux actions de communication ?
„ Existe-il une structure au niveau de l’organigramme dédiée à
assurer la communication (interne et externe) au niveau du
Ministère ou de la structure organisationnelle audités ?
„ Cette structure est-elle rattachée à la plus haute instance de
l’organigramme ?
„ Si la réponse est négative, préciser son rattachement et l’expliquer.
„ Quels sont les supports et moyens de communication mis à la
disposition des différentes structures du Ministère audité, pour la
communication en interne (Intranet, Internet, panneau
d’affichage, notes de services, journal interne, réunions
d’information....)?
„ Ces supports de communication sont-ils accessibles à tout le
personnel de l’organisation ?

Guide d’audit des systèmes d’organisation 16

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