Guide Des Bonnes Pratiques Des Festivals - ERRE

FESTIVAL: MANUEL DES
Montage
MEILLEURES PRATIQUES
une Publication Afrifestnet
1ère Partie _
Omar Pene à N’Sangu Ndji-Ndji Festival – photo Valoni Sita
PUBLIE PAR
AFRIFESTNET
African Festival Network – Réseau des Festivals d’Afrique
www.afrifestnet.org – info@afrifestnet.org
Fidelis Duker (président), Tony Lankester (trésorier), Dounia Benslimane (chef de projet)
ISBN: 978-0-9869900-6-9
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tout moment.
HOMMAGES ET REMERCIEMENTS
CONCEPTUALISATION
AFRIFESTNET
ARTerial Network
RECHERCHE, L’ÉCRITURE, LA COMPILATION ET EDITION

Peter Rorvik (Managing Editor), Sarah Dawson, Magdalene Reddy, Monica Hemming-Rorvik
DES CONTRIBUTIONS (MERCI BEAUCOUP!)

Bangui Hip Hop (République centrafricaine)
Bayimba International Festival Of The Arts (Ouganda)
BD Mboa, International Festival Of Comics In Yaoundé (Cameroun)
Blantyre Arts Festival ‘BAF’ (Malawi)
Cape Town Jazz Festival (Afrique de Sud)
Cultural Festival Showa ‘Fescus’ (République démocratique du Congo)
Dance Umbrella (Afrique de Sud)
Durban International Film Festival ‘DIFF’ (Afrique de Sud)
Dzimbahwe Arts Festival (Zimbabwe)
Festival Africa Fête (Sénégal)
Festival De Théâtre De La Fraternité ‘FESTHEF’ (Togo)
Festival Des Arts Fiotes ‘FAF’ (Congo-Brazzaville)
Festival International Choral/Africa Sings Festival (Togo)
Festival International De Clown Et De Marionnettes Noel And Marionnettes (Cameroun)
Festival Panafricain De Musique (Angola)
Harare International Arts Festival ‘HIFA’ (Zimbabwe)
JOMBA! Contemporary Dance Experience (Afrique de Sud)
Le Festival International Des Arts Hiphop Et Cultures Urbaines (Sénégal)
Le Kolatier ‘Marché des Musiques D’Afrique’ (Cameroun)
Le Temps De La Theatre/The Time Of The Theatre (République démocratique du Congo)
N’Sangu Ndji-Ndji (Congo-Brazzaville)
Poetry Africa (Afrique de Sud)
Ribidion Festival By Becaye (Sénégal)
Salam Music Expo (Sénégal)
Sawa Sawa Festival (Kenya)
TANJAzz Tanger (Maroc)
The Time of The Writer (Afrique de Sud)
Zanzibar International Film Festival ‘ZIFF’ (Tanzanie)
TRADUCTION
Arterial Network Cameroun: Telespore Mba Bizo
CONCEPTION ET GRAPHISME
Artworks Communications
AFRIFESTNET: FESTIVAL MANUEL DES MEILLEURES PRATIQUES – 1ère Partie Montage 1

AVANT-PROPOS D’AFRIFESTNET
La boîte à outils sera un document de référence majeur et, par conséquent, il est
nécessaire d’interroger l’origine de cette publication d’AFRIFESTNET d’autant plus
que c’était en 2010 que le British Council, en partenariat avec Arterial Network, avait
apporté son soutien à la tenue d’une réunion entre un nombre restreint de festivals
africains au Festival international de films de Zanzibar. La mission assignée au groupe
était de se prononcer sur les projets qui assureraient le développement et la durabilité
des festivals à travers le continent et l’une des recommandations de la rencontre de
Zanzibar était la proposition de mise sur pied d’un réseau de festivals continental.
Ce réseau, aujourd’hui connu comme AFRIFESTNET, fort de plus de 160 membres

issus de différentes disciplines et régions d’Afrique, a décidé d’un renforcement des
capacités destiné à pouvoir partager les meilleures pratiques. D’où la boîte à outils sur
les festivals. Diverses sections du livre abordent le QUI, QUOI, POURQUOI, OÙ, QUAND
et COMMENT de la mise sur pied d’un festival. Y sont consignées les explications
détaillées relatives aux volets d’affaires liés aux festivals au moyen de l’exploitation
d’un business plan.
Au nom du comité de pilotage d’AFRIFESTNET, je tiens à dire toute ma gratitude à

l’endroit du British Council pour avoir soutenu la production de ce guide et j’espère qu’il
fera œuvre utile dans le sens de la résolution de certains des problèmes auxquels font
face les festivals à travers le continent.
Grand merci
Fidelis DUKER Président, AFRIFESTNET
2 AFRIFESTNET: FESTIVAL MANUEL DES MEILLEURES PRATIQUES – 1ère Partie Montage

MESSAGE DU BRITISH COUNCIL
Les festivals jouent un rôle important dans l’émergence des arts et de la culture en
Afrique. Dans de nombreux pays, ils constituent la principale et, parfois, l’unique
opportunité de faire l’expérience de la vie artistique. Ils emploient et présentent
les meilleures révélations locales et régionales, offrent des programmes de
développement artistique et proposent surtout une perspective africaine des arts. En
tant que représentante d’une organisation culturelle internationale, je brûle d’envie,
il va de soi, de voir la croissance et le développement perpétuels des festivals sur le
continent. C’est non seulement en raison des avantages économiques qu’ils proposent
aux communautés qui les accueillent, mais aussi et surtout au nom de l’appui que cette
activité apporte à la croissance du secteur artistique local.
En 2010, le British Council, en partenariat avec Arterial Network, a apporté son appui
à la tenue d’une rencontre entre un modeste nombre de festivals lors du Festival
international de films de Zanzibar. La mission assignée au groupe était de réfléchir sur
les voies et moyens d’appuyer l’émergence et la durabilité des festivals à travers le
continent. L’une des principales recommandations faite par le groupe était de mettre
sur pied un vaste réseau de festivals à l’échelle continentale. Le réseau apporterait un
appui à ses membres à travers l’Afrique au moyen des programmes de formation, des
opportunités de partage des meilleures pratiques et des ressources comme le présent
guide. C’est déjà formidable de constater que certaines de ces recommandations
commencent à prendre forme. J’espère que ce guide propose des idées et des conseils
pratiques en faveur des festivals à travers l’Afrique et qu’Afrifestnet continuera de
voler de succès en succès.
Lisa Phasha
Directeur des Arts d’Afrique subsaharienne
British Council

TABLE DES MATIÈRES
Introduction..........................................................8
Le processus.........................................................................................................................9
Aperçu du paysage festivalier africain................................................................................9
Préoccupations communes............................................................................................... 10
Évolution d’un festival........................................................................................................ 11
Section 1: Définir Votre Festival.............................12

Section 2: Pourquoi?............................................16
Conseils pratiques...............................................................................................................17
Étude................................................................................................................................... 18
Étude de Marché................................................................................................................ 20
Analyse Financière............................................................................................................. 20
Étude des Meilleures Pratiques..........................................................................................21
Étude D’impact Environnemental......................................................................................21
Section 3: Quoi?.................................................22
Vision Artistique................................................................................................................. 22
Termes Clés:........................................................................................................................ 23
Adopter Votre Vision, Vos Missions, but et Objectifs....................................................... 26
Déclaration de la Vision...................................................................................................... 26
Déclaration des Missions................................................................................................... 26
But et Objectifs.................................................................................................................. 27
Section 4: Comment?..........................................30
Montage de Votre Festival ................................................................................................30
Structures............................................................................................................................31
L’organisation/Institution...................................................................................................31
Les Statuts.......................................................................................................................... 33
Volets Juridiques ...............................................................................................................36
Ressources Humaines ........................................................................................................41
Conseils d’Administration.................................................................................................. 42
Équipe Du Festival .............................................................................................................44

Section 5: Qui?...................................................48
Parties Prenantes...............................................................................................................48
Parties Prenantes...............................................................................................................49
Groups Cibles...................................................................................................................... 52
Marketing...........................................................................................................................54
Marque...............................................................................................................................56
Publicité.............................................................................................................................. 57
Participants.........................................................................................................................58
Section 6: Quand?...............................................60
‘La Synchronisation est Tout’............................................................................................60
Calendrier........................................................................................................................... 61
Plan de Travail Opérationnel.............................................................................................. 61
Section 7: Où?....................................................66
Bureau Central....................................................................................................................67
Sites et Lieux......................................................................................................................67
Section 8............................................................70
Business plan......................................................................................................................70
Business Plan.......................................................................................................................71
Plan Financier et Budgétisation......................................................................................... 72
Levée de Fonds.................................................................................................................. 79
Un Plan de Levée de Fonds................................................................................................84
Planification Stratégique...................................................................................................86
Annexe...............................................................90
Annexe I.............................................................................................................................. 91
Annexe II........................................................................................................................... 100
Annexe III.......................................................................................................................... 109

Bebe Cools à Bayimba International Festival – photo Meltem Yasar
LES ROLES DES FESTIVALS

 Mise à disposition des plateformes de création, des salles de spectacle et des
facilités d'exposition en faveur des artistes et des produits culturels;
 Mise à disposition des facilités économiques en faveur des artistes et des

industries connexes (y compris les cachets des artistes, la vente de produits,
les bénéfices indirectes, les retombées de vente et une couverture médiatique
conséquente) ... de nombreux festivals comptent aussi des volets marché
comme composantes;
 Les festivals offrent la stabilité et la continuité ... ils deviennent des événements
d'ancrage et d’anticipation sur lesquels comptent les artistes et le public;
 Les festivals accordent au public (souvent en masse) la chance de vivre des

activités artistiques et culturelles (dont la connaissance se limite à la télévision,
dans les CD, les films, les livres etc.);
 Les festivals sont capables de faire des contributions significatives dans les
économies locales au moyen de la création d'emplois, du développement des
compétences et des initiatives d'autonomisation à l’image de la formation et
de l'utilisation de la main-d'œuvre et du secteur privé, notamment les hôtels,
les transporteurs, les services-traiteurs, les services de sécurité, et d’autres
prestataires de services;

 Festivals apportent une valeur média pour les journaux, les magazines, la radio
et la télévision, et des activités éducatives pour les écoles et les établissements
d’enseignement supérieur.
 Les festivals donnent de la visibilité à différentes cultures à travers les arts,

contribuent à l'appréciation et à l'acceptation des populations immigrées et
promeuvent la culture;
 Ils facilitent les opportunités d'échanges interculturels, le développement des

réseaux et la collaboration entre écrivains, poètes, cinéastes, danseurs, chorégraphes,
musiciens, et artistes;
 Ils donnent de bénéficier des ateliers de renforcement des capacités, des

programmes de formation et des activités de développement en faveur des
artistes en herbe et des communautés défavorisées ainsi que des stagiaires en
matière d'organisation évènementielle;
 Ils constituent une plateforme en faveur des voix innovantes, expérimentales,

marginalisées qui, dans le cas contraire, souffriraient d’un déficit d'écoute;
 Les festivals sont des véhicules destinés à faire connaître les artistes, les
écrivains et les musiciens en début de carrière. Ils les font côtoyer des artistes
couronnés (normalement, le public ne brûle pas d'aller voir les artistes
débutants, mais plutôt les vedettes; les festivals constituent donc des tremplins
de carrière significatifs en faveur des artistes en début de carrière);
 Les festivals divertissent et éduquent (il ya beaucoup types de festivals –

festivals thématiques et multidisciplinaires ou instruments politiques et
éducatifs);
 Les festivals peuvent être des moteurs importants en matière de Tourismes

Évènementiel, Culturel; les festivals peuvent avoir des caractéristiques
géographiques ou historiques, celles des événements culturels ou des industries
locales);
 Les festivals sont un espace de rencontre, de dialogue et de réseautage

considérable entre les artistes;
 L’organisation des concerts et des circuits de festivals à travers l'Afrique permet

de faire des économies, de développer la coopération entre les festivals et
donne aux artistes l’opportunité de se faire engager à plus d’un niveau;
 Les festivals occupent une position idéale en vue de la mise en œuvre des
stratégies innovante de construction des audiences, d’élargissement de
l'accès du public au spectacle, d’exploitation des possibilités de promotion
distinctives, d’établissement des partenariats d’envergure, de travail avec les
écoles, les établissements d'enseignement supérieur, les organismes d’arts
communautaires locaux.

Introduction
Les festivals constituent des vitrines d’exposition du
réservoir énorme de la créativité artistique africaine.
Dans un continent en proie à nombre de problèmes
d’ordre social, les festivals vont très souvent au-delà
de l’art pour l’art et chevauchent fréquemment avec
des préoccupations humanitaires, sociales, politiques,
économiques et environnementales. Les festivals sont une
plateforme de premier ordre en faveur de la participation
du public à la diversité et à la complexité de la culture
africaine et jouent un rôle souvent sous-estimé dans nos
différentes sociétés. Dans ce contexte, cette boîte à outils
des meilleures pratiques des festivals (1ère partie) apporte
une contribution au renforcement des processus de
planification et d’organisation des festivals.

Le processus
À l’effet d’apporter un appui à la boîte à outils des meilleures pratiques et d’ouvrir une
fenêtre sur le paysage du festival africain, les bureaux d’Afrifestnest ont administré un
questionnaire fort de 37 entrées aux festivals membres. 28 festivals ont retourné des
questionnaires remplis. Les répondants ont reçu une autre série de questions. Tous
visaient une compréhension profonde de leurs motivations et principes directeurs,
notamment comment étaient intervenus leur mise sur pied, les volets juridiques et
structurels. Un point d’honneur a été mis sur la création et la planification car une autre
boîte à outils envisage de consacrer son tenu à la mise en œuvre d’un festival.
Aperçu du paysage festivalier africain

À titre indicateur de la vaste gamme de festivals présents en Afrique, certains des
contributeurs à l’enquête de la boîte à outils des meilleures pratiques de festivals sont
actifs dans les types d’arts suivants:
}} Acrobatie;
}} Chant choral;
}} Bande dessinée;
}} Théâtre de danse contemporaine;
}} Arts culinaires;
}} Danse et chorégraphie;
}} Cinéma;
}} Hip Hop et culture urbaine;
}} Jazz;
}} Festival de littérature;
}} Art contemporain moderne;
}} Musique et culture;
}} Marché de la musique;
}} Poésie;
}} Marionnettes;
}} Conte;
}} Théâtre.
De nombreux festivals sont multidisciplinaires et accueillent l’ensemble de la plupart

des disciplines mentionnées plus haut. D’aucuns présentent aussi un volet marché. Les
aspects d’ateliers et de formations reviennent dans la majorité des festivals.

Baaba Maal à Sawa Sawa Festival – photo Kwame
Préoccupations communes
Même avec cet échantillon de faible échelle, l’enquête a abouti à des révélations.
Bien qu’il existe une grande variété de festivals, en termes de genre, d’emplacements,
de tailles et de types, l’enquête confirme, non sans surprise, qu’il y a une approche
similaire sur les niveaux opérationnels de manière globale. Tous les 28 festivals sont
créés au titre d’organisations à but non lucratif. 80% citent la levée de fonds comme le
domaine le plus coriace.
Dans l’ensemble, l’enquête indique de manière ferme que les festivals ont des objectifs
et des préoccupations communes. Comme une famille de festivals, il est donc dans
l’intérêt de tous que les organisations prospèrent.
La boîte à outils propose des détails à prendre en considération lors de la création

et de la planification d’un festival. C’est un constat, la majorité des directeurs de
festivals et des gestionnaires n’ont pas acquis leur expertise à travers des parchemins
universitaires, diplômes, des boîtes à outils et des ateliers d’administration des
arts. Ils ont développé leur expertise en se formant sur le tas. C’est le processus
d’apprentissage le plus précieux de tous, l’acte d’organiser votre festival vous-même,
et cette boîte à outils recommande plus d’une fois la participation à d’autres festivals
comme la meilleure approche.

Pedro Pimenta, Gaston Kaboré dans une classe de maître au Talent Campus Durban, Durban International Film Festival – photo Monica Hemming-Rorvik
Évolution d’un festival

Néanmoins, les détails théoriques et pratiques, toute la prévoyance et la planification
consignés dans cette boîte à outils font partie d’un vaste ensemble d’instruments
capables de vous outiller en matière d’amélioration de l’efficacité de votre festival.
Le paysage des festivals connaît des mutations rapides. Plus d’entrepreneurs y font
leur entrée et les festivals essaiment partout. Le public et les participants sont plus
exigeants. Ils s’attendent à des produits de qualité. Le niveau des normes s’élève une
année après l’autre.
Il sévit une plus grande concurrence en matière de public, de fonds et d’autres

ressources rares. Elle est rude, la concurrence destinée à découvrir la formule en
constante évolution d’un festival attrayant et réussi. Les défis restent intacts: comment
assurer la durabilité, la croissance et une plus large vulgarisation de ces événements;
comment professionnaliser les processus à l’effet de consolider l’expérience de tous les
intéressés. Notre vision est que, à l’avenir, les festivals africains continuent d’être une
représentation dynamique, une consécration de la culture africaine et une contribution
significative à la prospérité de la carrière des artistes ainsi que tous les avantages
supplémentaires que les festivals apportent à la société en général.

SECTION 1
Définir votre festival
Chaque festival est unique. Mais ce que chaque festival a en partage,
c’est l’exigence d’un énorme volume de planification réfléchie,
éclairée et redoubler d’ardeur au travail pour y parvenir. Avant de tenir
votre toute première réunion d’équipe ou de déployer votre tableur,
il est primordial que vous compreniez vos propres motivations qui
vous incitent à vous y mettre et que vous ayiez conscience de ce que
vous espérez au sortir du grand voyage dans lequel vous êtes sur le
point de faire le premier pas. Cette section consacre son contenu
aux principales étapes de la mise sur pied d’un festival culturel en
Afrique. Elle souligne avec soin les préoccupations qui s’appliquent
aux événements de presque n’importe quelles taille et nature. Si
vous gérez un festival établi, ces choses vous seront familières. Mais
l’espoir que cette boîte à outils apporte une valeur ajoutée à votre
travail demeure.
Le meilleur endroit par lequel commencer, c’est le début.
PRÉOCCUPATIONS PRELIMINAIRES
Quel est l'objectif du festival? S'agit-il d'un festival de films, festival de
Genre
musique, pluridisciplinaire, pour par exemple?
Programme Que/qui allez-vous présenter? Quels sont les domaines ou thèmes?
Financements Comment allez-vous financer cela? Serait-ce rentable?
Les ressources nécessaires (expertise, équipement, contenu, main-
Ressources
d’œuvre) vous sont-elles disponibles?
Taille Quelle est l’échelle du festival? De quelle taille espérez-vous qu’il soit?
Public Qui seront les spectateurs?
Où auront lieu les spectacles/les projections/les activités? Les activités se
Lieu
tiennent-elles dans la même ville/le même pays etc.?
Où allez-vous mettre en scène/projeter/développer les contenus,
Sites organiser les activités or fonctionner? À partir d’où allez-vous
fonctionner?
Marketing et publicité How are you going to tell people about it?
Tous les intervenants seront-ils en sécurité? Comment allez-vous réagir
Santé et sécurité
face aux urgences/dangers inattendus?
Autorisations Êtes-vous autorisés à faire ce que vous envisagez?
Il s’agit tous des aspects clés d’un événement et répondre à ces questions est un point
de départ destiné à aider à tracer le processus de création de votre festival. Demandez
Pourquoi, Quoi, Comment, Qui, Quand, Où vous mènera à des détails très précis et
servira de fondation au festival que vous mettez sur pied.
Douta Seck à Salem Music Expo

Il a été demandé aux festivals approchés lors de l’enquête de la boîte d’outils
d’Afrifestnest de dire quels conseils ils donneraient aux autres organisations au sujet
du démarrage d’un festival – voici quelques réponses:
 Un plan stratégique SMARTqui prend en compte tout les aspects organisationnels;

• Un matériel technique disponible (des bureaux disponibles et fonctionnels, ordinateur,
logiciel de comptabilité, téléphone, connexion internet, ...)
• Un budget global incluant les frais de fonctionnement.
• Sur la base d’exemples tirés de votre propre expérience, quels conseils donneriez-vous
aux autres festivals.
• S’agissant des business plans (projets stratégiques)
 Être unique, avoir des objectifs clairs et se concentrer sur un concept précis, le financement et
les plans de marketing.
 Planifiez, planifiez et planifiez... Éviter de commencer un événement sans chercher à savoir

s’il est viable... rassurez-vous en amont que vous avez des financements... éviter de faire des
promesses que vous ne pouvez pas tenir.
Dance Umbrella (Afrique de Sud)
 Prendre du temps pour mettre en place une équipe dynamique et motivée.

Festival de Théâtre de la Fraternité (FESTHEF) (Togo)
 Pour mettre en place un festival, il faut se fixer des objectifs et une vision. En général les
artistes adhèrent vite, mais pour convaincre les partenaires financiers et les institutions, il faut
commencer par de petits moyens et évoluer au fur et à mesure. Notre festival n’a réellement
pu s’imposer qu’après la troisième édition.
Festival international de bande dessinée de Yaoundé (Cameroun)
 Soyez réaliste... Faites aligner votre vision, vos missions, le but et les objectifs à votre
programme d’activités... Pensez à engager un conseiller juridique consultant... Avoir une
bonne campagne de marketing, avec beaucoup, beaucoup de publicité.
Ribidion Festival (Sénégal)
 De se préparer avant de se lancer, de connaitre le terrain et de son environnement politico-

culturel et de se renseigner sur les modes de financement des partenaires.
Le Festival International des Arts Hiphop et cultures urbaines (Sénégal)
 Pour obtenir un avis favorable et s’assurer de la qualification et la formation des principaux

employés, soyez prêt à investir pour les deux premières éditions afin de convaincre les
partenaires et sponsors potentiels .... commencer par une programmation légère et des
activités peu coûteuses.
Le Kolatier ‘Marché des Musiques d’Afrique’ (Cameroun)

 L’une des choses les plus importantes ici est de former une équipe solide et compétente
afin de s’assurer que tous les membres ont le même niveau d’information. En termes de
programmation, il est avantageux d’être très orienté vers les résultats.
Festival International de Clown et de Marionnettes Noël (Cameroun)
 S’assurer des financements…Entourez-vous des hommes et femmes d’expérience.

 Obtenez d’abord les financements!

TANJAzz Tanger (Maroc)
 Tout est difficile rien n’est facile mais il faut trop de travail planifié et surtout se sacrifier en
tout énergie,connaissance,compétance,finance etc…
Bangui HIP HOP (Centrafrique)
 Du point de vue d’un véritable festival local, visant à servir la communauté des arts et de
la population locale en priorité, et organisé et géré par les populations locales (au lieu des
expatriés), le conseil serait d’analyser les besoins des artistes locaux et l’accessibilité des
individus (de toutes les couches sociales!) aux expressions artistiques et culturelles.
Culturel International Festival Bayimba (Uganda)
 Une planification précise, la publicité, les financements, les prévisions et la création de

partenariats sont indispensables pour le démarrage d’un festival viable. Les financements
ont toujours été un revers majeur contre nos activités et au fil des ans, nous au DAF, sommes
arrivés à la conclusion selon laquelle la création des partenariats avec d’autres institutions
artistiques et des organismes de financements est indispensable à la survie du festival surtout
en ces temps de déclin économique.
Dzimbahwe Arts Festival (Zimbabwé)
 Quand le budget voté n’est pas conséquent, il nous arrive d’ajuster toutes les prévisions à nos
possibilités.
Cultural Festival Showa ‘Fescus’ (Democratic Republic of Congo)
 Bien mener les études de faisabilité et d’avoir les avis de toutes les parties prenantes.
N’sangu Ndji-Ndj (Congo-Brazza)

SECTION 2
POURQUOI?
Les hypothèses de faisabilité de votre festival devraient être
soutenues par la recherche, à l’effet de s’assurer que l’idée du
festival est crédible et, deuxièmement, par la connaissance de
la manière de sorte à atteindre les objectifs de votre vision.
Avant de rentrer dans l’un des processus opérationnels relatif
à la mise sur pied d’un festival, il est essentiel de pouvoir
trouver réponse, de manière claire et en toute confiance, à la
question “Pourquoi je veux organiser ce festival?”
Autant il y a des raisons pour justifier l’organisation d’un festival, autant de tels
évènements existent. Les justifications s’étendent des aspects commerciaux à des
préoccupations plus altruistes.
Pourquoi votre festival mérite-t-il exister:

1. Une bonne justification aidera votre planification stratégique à soutenir sur les
aspects considérables de vos objectifs;
2. Une vision claire aidera à motiver et à orienter votre équipe dans l’exécution de
ses missions;
3. Une idée forte des objectifs que le festival cherche à atteindre aidera les
bailleurs/investisseurs à avoir la certitude et à être confiants de ce que les fonds
sont investis rentreront dans une entreprise louable et coordonnée par une
équipe qui sait exactement ce qu’elle veut.
À l’effet de confirmer la véritable justification de votre festival, vous devez être en

mesure de répondre avec honnêteté et conviction aux questions telles que:
1. Quelque chose de semblable existe-il déjà dans la région dans laquelle vous avez
l’intention d’organiser l’événement?
2. Si oui, qu’y a-t-il de si différent dans votre festival pour en justifier l’organisation d’un
autre? (La réponse pourrait être une simple réalité comme le calendrier et qu’un
espace adéquat est disponible pour votre festival à un autre moment du calendrier);
3. Qui prendra part au festival et pourquoi y trouveront-ils un intérêt?
4. Qu’espérez-vous obtenir de manière personnelle à l’issue de l’événement?
5. La taille du public correspond-elle à la portée de votre vision?
6. Quelle sera la tonalité/l’humeur de votre festival? Mais, plus important encore,
pourquoi?
Débattre de ces questions en atelier peut s’avérer utile en termes d’identification des
problèmes et des solutions possibles.
Conseils pratiques
 Prenez part à autant d’événements que possibles dans le domaine et la région dans
lesquels vous allez organiser votre évènement;
 Apprenez à connaître votre public et à savoir ce qui l’intéresse, l’inspire et ce qu’il trouve
difficile;
 Ayez des échange de manière fleuve avec les artistes/les professionnels concernés qui
sont en activité dans la région et le public au sujet de ce qu’ils trouvent satisfaisant/
insatisfaisant dans leur secteur/domaine, de manière à vous donner de contribuer de
façon novatrice;
 Apprenez à connaître l’espace physique dans lequel il va se dérouler – saisir les
possibilités et les limites qu’il propose et impose;
 Établir un contact avec des groupes/institutions/organisations/associations/clubs à l’effet de
trouver inspiration et de s’abreuver de connaissances au sujet de ce qui réussirait et de ce
qui pourrait être s’identifié comme étant la contribution singulière de votre événement;
 Faites preuve d’innovation et de courage. Mais ayez la bonne information.

Association Effort 2 Consciousness computer aided beatmaker workshop à Le Festival International Des Arts Hip Hop et Cultures Urbaines Kaolack
Conseils pratiques
Notez une liste de cinq adjectifs dont vous souhaitez qu’ils décrivent votre festival du point
de vue:
}}Des organisateurs
}}Les visiteurs
}}Les participants
}}Les bailleurs.
COMMENT TROUVER CES RÉPONSES

Étude
Mener une étude avant la tenue du festival est primordial. Mais il est sage de se laisser
aller à un petit exercice de prévision et de planifier une étude au cours de l’événement
lui-même à des fins d’usage ultérieur. Certains festivals embauchent du personnel ou
recrutent des bénévoles pour mener des enquêtes au cours du festival à l’effet de
recueillir des informations au sujet des succès et des couacs.
Ces données peuvent être utilisées, non seulement, lors de l’étape de finalisation des rapports
et des comptes rendus, mais aussi dans la conception de nouvelles éditions de votre festival.
La portée de votre étude dépendra de l’ampleur de votre festival. Si votre festival est
légèrement plus grand, il serait utile de penser à solliciter les services des chercheurs
professionnels à l’effet de mener des études formelles surtout si elles impliquent un
volume financier considérable.

Les Méthodes Couramment Utilisées
 Méthode quantitative
• La collecte des données numériques, souvent grâce à des enquêtes, qui sont sujets à
des analyses statistiques. Les enquêtes quantitatives, préparées de manière minutieuse,
peuvent fournir de grandes quantités de données précises assez facilement car,
contrairement aux enquêtes qualitatives, elles ne prennent pas trop de temps aux
répondants.
• Les enquêtes quantitatives doivent comprendre:
• Des informations démographiques;
• Des questions ciblées avec la possibilité de cocher des cases.
 Méthode qualitative
• Des informations descriptives sont recueillies par des narrations ou données verbales de
trois façons en général:
• Enquêtes qualitatives
• Enquêtes étendues qui demandent aux participants à fournir des informations plus
descriptives;
• La confidentialité doit être assurée;
• L’environnement dans lequel l’enquête est menée/bouclée doit être capable de
susciter plus d’engouement à répondre aux questions.
• Groupes de discussion
• Réunions de groupe dirigées par un expert;
• Rémue-méninges en partant du général au spécifique.
• Entretiens ouverts
• Servent à recueillir le type de données qui ne sauraient être obtenues par des
questions très ciblées et demandent des questions plus élaborées qui nécessitent
plus qu’un simple oui/non;
• Donnent des détails. Mais ils prennent du temps;
• Peuvent être appropriés dans le contexte des arts et de la culture qui traite des
facteurs subtils au sujet des goûts et préférences;
• Pertinents en matière de collecte des informations sur des motivations
émotionnelles, la tendance des préférences et des dégoûts
Il y a quatre domaines au sein d’un festival qui nécessiteront de types d’expertise et de

méthodologie très spécifiques:
}} L’étude de marché – Pour s’assurer de l’existence d’un intérêt public suffisant,
d’une audience pour votre festival et de la manière de cibler ce public;
}} L’analyse financière – Pour déterminer l’incidence des coûts et le moyen de
minimiser les dépenses, préciser quelles subventions et sponsorings et arrêter la
méthode de structuration du budget, etc.;
}} L’étude sur les meilleures pratiques – Pour mettre en place les systèmes et les
procédures qui sont efficaces dans d’autres festivals et en identifier les réalités
qui pourraient faire l’objet d’une transposition dans votre contexte.
}} Étude d’impact environnemental – Pour vérifier si votre festival peut avoir un
effet néfaste sur la terre ou la communauté riveraine et préciser comment cela
pourrait être minimisé.

Étude de Marché
L’étude de marché (séparée mais liée à la recherche en marketing) travaille à clarifier
l’identité, les besoins et les désirs des gens, selon votre imagination, prendront part à votre
festival. Une mauvaise étude de marché est un risque pour les investissements et sape la
confiance vis-à-vis du public que vous croyiez servir.
Des questions fondamentales que vous voudriez bien vous poser sont:
}} Qui s’occupe de chercher ce que vous offrez? Quelles sont vos données
humaines et niche?
}} Quels acteurs/participants procureraient du plaisir à ce groupe?
}} Où ces personnes passent-elles la plupart de leur temps? (Peut-il aider à trouver
inspiration, à faire la publicité et à établir des partenariats).
Il est important de s’informer autant que possible au sujet de la clientèle avec laquelle vous
allez interagir, notamment ses goûts, ses conditions financières, ses contraintes de temps, etc.
En bref, l’objectif de l’étude de marché est de savoir le nombre de types de catégories

de personnes participeraient à quel genre de festival et dans quelles conditions.
D’autres domaines de recherche qui pourraient être pertinents pour une étude de
marché:
}} Analyse de la clientèle;
}} Modélisation des choix;
}} Analyse de la concurrence;
}} Analyse des risques;
}} Étude du produit;
}} Approche de marketing pluridimensionnelle.
http://en.wikipedia.org/wiki/Marketing_mix_modeling
Analyse Financière
Il s’agit de l’analyse qui éclairera votre obtention, gestion et allocation des fonds. Il
est question de vous auto-former au sujet des types de subventions disponibles et du
genre de critères qui doivent être respectés afin d’y être éligibles. La bonne gestion des
fonds est indispensable dans l’absolu. Le succès, la réputation et la pérennité de votre
festival seront énormément affectés (soit de manière positive ou négative) par la façon
dont vous dépensez et gérer les fonds. Il est fortement conseillé de disposer sur place
d’un système approfondi de manière à éviter toute complication, surtout si vous allez
recevoir des dons en provenance d’autres parties prenantes. Elles peuvent vous obliger
à faire des audits.

Conseil Pratique
Parcourez l’annexe II sur la politique financière de Dance Umbrella pour inspiration.
Étude des Meilleures Pratiques

La collecte des données peut être réalisée par les mêmes types d’outils énumérés au sujet
des études de marché (ci-dessus). Mais elle est dirigée vers d’autres festivals qui, selon
vous, aideront à saisir utilement les activités du vôtre à condition qu’ils soient prêts à vous
fournir cette information et que vous ne soyiez pas pris pour un concurrent. Vous devriez
également discuter de ces choses de façon informelle avec vos collègues dans le secteur.
Il est possible qu’il y ait des documents/études qui ont déjà recueilli et rassemblé des
informations au sujet des meilleures pratiques dans le secteur dans lequel vous travaillez.
Cette boîte à outils a été créée avec cela en idée.
Étude D’impact Environnemental (EIE)

Ce type de recherche étudie les effets positifs et négatifs, qu’ils soient sociaux, économiques
ou liés à l’environnement physique, que votre festival aura sur l’espace dans lequel il se
déroule. C’est un domaine dont la haute spécificité dépend de la nature du festival que vous
souhaitez organiser. Les grands festivals en plein air peuvent avoir un impact significatif sur
l’environnement naturel pendant que, même dans un cas de très faible échelle comme un
festival de poésie au campus, des réalités telle l’utilisation des espaces de stationnement,
que les autres membres de la communauté universitaire croient libres, doit être prise en
considération ainsi que toute perturbation éventuelle des enseignements.
Les EIE constituent l’ensemble d’un domaine d’étude professionnel autonome et il est
possible, si l’ampleur de votre événement est considérable, que vous ayiez besoin de
solliciter les services de chercheurs universitaires à l’effet d’examiner l’impact de votre
festival. Dans certains cas, la production d’un rapport d’EIE peut être exigée. De ce fait,
mener une étude destinée à déterminer si cela est le cas dans votre contexte est conseillé.
En 1999, le Festival des trésors vivants a eu lieu à l’intérieur de la réserve

naturelle vierge de Shongweni dans le KwaZulu-Natal. L’année suivante,
l’ensemble du festival (avec un public d’environ 12.000 personnes) a été
transféré quelques kilomètres plus loin suite à des désagréments causés à un
rare couple de cigognes noires en période de reproduction.

SECTION 3
QUOI?
Vision Artistique
Termes Clés:
 Vision: La photo imaginée de ce à quoi va ressembler le futur festival s’il atteint
ses objectifs.
• “Contribuer au développement économique, social et culturel du continent
africain en général, le Sénégal en Particulier, à travers la musique”. (Festival
Africa Fête – Sénégal)
• “Un avenir où les artistes gagnent une reconnaissance positive et visible
et sont récompensés pour leurs efforts dans le cadre d’une émergence
proactive des industries créatives”. (Blantyre Arts Festival – Malawi
• “La vision de Bayimba est celle d’un secteur des arts et de la culture
dynamique qui est professionnel, créatif, viable et contribue au
développement social et économique en Ouganda et en Afrique de l’Est”.
(Festival international Bavimba – Uganda)

 Mission: Citez les tâches d’ensemble de l’organisation. Elles décrivent ce que fait
le festival, précisent qui s’en occupe et indiquent comment il les aide.
• “Participer au rayonnement de la musique africaine, en Afrique, en Europe
et à travers le monde.” (Festival Africa Fête – Sénégal);
• “Unifier et promouvoir les arts et la culture du Malawi à travers les événements
de renforcement de capacités interactifs qui concourent à leur libération
artistique et à leur autonomisation” (Blantyre Arts Festival – Malawi);
• “La mission de Bayimba est de faire rayonner les arts et la culture (arts
visuels et du spectacle en particulier) en Ouganda et en Afrique de l’Est en
stimulant de manière originale la créativité et les échanges culturels intra et
interdisciplinaires originale” (Bavimba International Festival – Uganda)
 But: Le grand objectif à long terme constitué d’étapes qui mènent à la réalisation
de la mission.
• “ Les intentions et objectifs du Festival:
Faire découvrir de nouveaux talents africains;
Diffuser la diversité musicale africaine;
Favoriser la création entre les artistes;
Professionnaliser les acteurs culturels;
Favoriser la circulation et la promotion des artistes africains;
Divertir la population sénégalaise à travers nos actions décentralisées;
Représenter un tremplin musical pour les artistes africains;
Participer à l’animation culturelle du continent africain;
Éveiller les consciences sur les causes humanitaires. (Festival Africa Fête –
Sénégal)

• “1) Accroître la sensibilisation au sujet de l’importance des arts et de la
culture dans le développement sociétal;
2) Améliorer l’accès aux activités artistiques et culturelles;
3) Proposer des plateformes et des structures de développement
durables en faveur de l’émergence et de la visibilité des artistes
ougandais et;
4) Consolider le label Bayimba et s’assurer qu’il est une organisation
durable et respectée avec des structures de gouvernance, de gestion
et de mise en œuvre solides.” (Festival international Bayimba –
Uganda)
 Objectives: spécifiques, des cibles mesurables sur le plan empirique qui jaugent
l’accomplissement de la mission pendant une période déterminée.
• “Proposer de la musique live avec orchestres;
Rendre accessible les concerts à un large public;
Mettre à disposition des artistes de bonnes conditions techniques;”
(Festival Africa Fête – Sénégal)
Bebe Cools à Bayimba International Festival – photo Meltem Yasar

Mener Une Session de Remue-Méninges
Les sessions de remue-méninges permettront à votre équipe-type de partager leurs idées sur
ce que votre festival sera et contribueront également à développer la camaraderie et une vision
commune pour les tâches à accomplir.
 Trouvez un espace qui suscite de l’inspiration pour vous retrouver.

• Cela pourrait être n’importe où et dépendra de la nature de votre équipe et de votre festival.
Si vous êtes une équipe de professionnels chevronnés, vous pouvez travailler dans une salle
de conférence. Mais si vous constituez un groupe d’étudiants, vous voudrez peut-être vous
installer dans un espace extérieur comme le parc. Quel que soit l’espace que vous décidez
d’utiliser, il devrait être situé dans un environnement confortable;
• Posez des questions ouvertes et explorez-en les possibilités en toute liberté;
Exemples de questions de départ:
• Que célébrez-vous?
• Quel est l’objet de votre sensibilisation?
• Quelles valeurs défendez-vous et avez-vous avec les autres entités en partage?
• Qui et quoi voulez-vous inspirer?
• Que voulez-vous encourager?
• Que voulez-vous que le festival promeuve?
• Quelle sera son apport dans le domaine des arts et de la culture?
• Quel genre de lacunes faut-il combler?
• Etc. etc. etc. – la liste est interminable.
 Ne pas critiquer;
• Déclarez ouvertement que c’est un espace de création où il n’y a pas de mauvaises réponses
et le but est d’explorer toutes les possibilités d’une idée;
 Ne pas laisser les préoccupations pragmatiques entraver votre exploration des possibilités;
• Ne pas dresser de barrières contre votre créativité en imposant constamment préoccupations
pédantes. Au contraire, laissez vous-même et votre équipe aller à une libre imagination
au sujet de ce que vous aimeriez voir se produire dans un scénario optimal et réduisez vos
idées dans les phases ultérieures de votre planification. Fort d’une approche féconde de
résolution de problèmes, vous pouvez trouver des moyens destinés à réaliser certaines de
vos idées d’échelles plus grandes avec des ressources minimales. Ne jetez pas de bonnes idées
simplement parce qu’elles semblent trop ambitieuses. Elles pourraient devenir des éléments
centraux de votre festival plus tard.
Exercises créatifs.
• Parfois des exercices de dessin, d’écriture de flux de la conscience, le jeu de libre association
ou des jeux et des activités structurées peuvent réellement contribuer à détendre les
participants et à faire suinter le jus créatif;
• Utilisez les thèmes et sujets liés au festival à l’effet d’y concentrer ces activités. Utilisez les
tableaux, les crayons de couleur et coller les résultats de ces exercices sur les murs à l’effet
d’aider à donner un sens aux idées et aux corrélations entre elles.

Adopter Votre Vision, Vos Missions, but et Objectifs
Vous devez avoir une forte idée de la nature de votre festival et de ce que vous
comptez atteindre.
Déclaration de la Vision
L’épine dorsale de tout festival réussi est une vision forte et positive favorable à une
cause dans le monde.
Votre déclaration de vision va incarner ses valeurs envisagées et sera largement

éclairée par la raison qui justifie la création d’un festival. Par exemple, envisagez-vous
une société plus équitable où l’art joue un rôle social et politique, voyez-vous l’art
comme agent facilitateur d’une plus grande interaction entre les cultures, de plus
de liberté d’expression, de l’amélioration de la célébration de l’art africain dans des
secteurs spécifiques de la société etc.?
Avoir une vision claire va donner de la substance aux décisions de contenu, à la

programmation, au ton et au caractère et pourrait même vous donner d’identifier qui
vous impliquez d’un point de vue organisationnel.
Une déclaration de vision se concentre plus sur ce que votre festival deviendra. C’est le
l’avenir. Elle doit comprendre vos plans d’évolution relatifs à ce que vous aimeriez que
votre festival soit. Mais le rêve peut être hors de portée compte tenu des ressources
à votre disposition et de votre niveau d’expérience en ce moment. Même si les
ressources sont disponibles, un festival a souvent besoin de temps pour se frayer un
chemin, mettre en place ses systèmes et fidéliser son public avant d’atteindre le but
qu’il avait adopté à l’origine.
Une déclaration de vision fonctionne comme un phare vers lequel vous vous déplacez. Il peut
se présenter comme un mètre qui mesure les progrès et le succès ainsi qu’un outil destiné à
orienter vos décisions stratégiques (“Cela nous déplace-t-il vers ou nous éloigne-t-il de notre
but ultime?”). Votre planification stratégique sera la matérialisation de cette déclaration.
Déclaration des Missions

Pendant qu’une déclaration de vision porte sur le quoi, celle des missions se concentre
sur le comment.
La déclaration des missions devrait officialiser de manière succincte ce que vous

compter accomplir en organisant votre festival et comment vous allez vous y prendre.
C’est une déclaration qui formule l’intention et le but.
Une déclaration de mission doit englober les actions résumées de manière à concrétiser la
vision à terme, en soulignant ses objectifs généraux, les points focaux et les groupes cibles.
L’idéal est qu’elle soit:

}} Brève, pas plus que deux longues phrases;
}} Une déclaration mémorable de vos principes directeurs;
}} Un point de référence pour les acteurs, surtout vous.

Les questions suivantes pourraient être utilisées pour créer votre vision et les
déclarations de des missions:
1. Célébrez quoi et comment?
2. Faire de la sensibilisation à quel sujet et comment?
3. Quelles valeurs partager et comment le faire?
4. Inspirez quoi et comment?
5. Encourager quoi et comment?
Deux Exemples de Déclarations de Vision

et de Missions
Festival de bande dessinée Mboa (Cameroun)
Vision
Le Mboa BD Festival vise à structurer et professionnaliser le secteur de la bande
dessinée en Afrique Centrale de façon générale et au Cameroun plus précisément.
Mission
Le Mboa BD Festival réuni chaque année des professionnels de la bande dessinée au Cameroun et
leur collègues venus d’Afrique centrale, le festival joue le rôle de plateforme de rencontre pour
les auteurs, accorde la visibilité aux jeunes talents pour leur permettre de rencontrer des éditeurs
et enfin sert de plaidoyer auprès des autorités afin qu’elles accompagnent le développement du
secteur.
Festival International de Clown et de Marionnettes Noël (Cameroun)

Vision
Nous voulons promouvoir et vulgariser l’art de la marionnette en Afrique.
Missions
Nous voulons créer des emplois pour les artistes, pour ralentir l’exil artistique. Nous voulons
professionnaliser les artistes et surtout créer les ponts d’échanges culturels entre le nord et le sud.
But et Objectifs
Arrivés à présent sur un concept fort relatif au genre de festival que vous voulez mettre sur
pied, vous pouvez commencer à penser à atomiser les idées en de mesures concrètes et
plus spécifiques qui mèneront à sa réalisation. Soyez spécifique au sujet des questions plus
pragmatiques concernant des objectifs précis. Ceux-ci peuvent être qualifiés et quantifiés
de façon plus mesurable; ce qui vous sera utile lorsque vous passerez en revue les succès et
les lacunes de votre festival à l’issue de sa tenue.
La différence entre les buts et objectifs

}} Les buts sont des ambitions étalées sur un plus long terme; les objectifs
naviguent en général entre le moyen et le court termes
}} Les buts sont vastes; les objectifs sont étroits;
}} Les buts sont des intentions générales, les objectifs sont précis;
}} Les buts sont souvent intangibles, et ne peuvent pas toujours être validés
comme tels. Les objectifs sont tangibles et concrets et peuvent être validées.
D’après une adaptation de http://edweb.sdsu.edu/courses/EDTEC540/objectives/Difference.html

Les buts peuvent être une extension de votre déclaration de mission en expliquant
quels sont vos objectifs et comment vous comptez les atteindre. Les objectifs
proposent une méthodologie claire favorable à la réalisation de vos Buts.
Par exemple, si l’un des Buts de votre festival est d’améliorer les activités promotion
nelles et accroître la présence du public, vous pouvez faire usage de l’approche SMART à
l’effet de déterminer vos objectifs qui sont indispensables pour atteindre le But.
Définir vos Objectifs à la Manière SMART

 Spécifiques –
• Les termes de vos objectifs doivent être définis avec précision et pas de manière vague; ex “Le
festival va vendre plus de 1500 billets”.
• Trouve réponse aux questions:
• Quoi: Que veux-je accomplir?
• Pourquoi: raisons spécifiques, l’objet ou les avantages de la réalisation de l’objectif
• Qui: Qui est impliqué?
• Où: Identifier un emplacement
• Lesquels: Identifier les besoins et les contraintes
 Measurables –
• Il est essentiel de fixer des objectifs dont les réalisations vous serons faciles à évaluer ex.
“Nous allons distribuer des documents de programme au public le 26 mars”
• Quelle quantité?
• Quel nombre?
• Comment saurais-je quand il est atteint?
 Atteignables –
• Vous devez vous assurer que les objectifs rentrent dans le domaine du possible compte tenu
du temps et des ressources disponibles car si vous échouez à cause d’un objectif irréalisable,
la situation peut devenir à la fois démoralisante, coûteuse et créer un effet domino des
problèmes .
• Comment: Comment le but peut-il être atteint?
 Réalistes –
• Êtes-vous réellement objectifs importants? Sont-elles directement liées et nécessaires à la
réalisation de votre vision et de la mission?
• Trouvera des réponses à l’affirmative aux questions:
• Cela vous semble-t-il intéressant?
• Est-ce le bon moment?
• Est-ce à la hauteur de nos autres efforts/besoins?
• Êtes-vous la bonne personne?
• Est-ce sujet à correction?
 Temporels –
• Avez-vous fixé des échéances qui lient la réalisation des objectifs à votre grand calendrier?
• Trouvera réponse aux questions:
• Quand?
• Que puis-je faire d’ici à 6 mois?
• Que puis-je faire d’ici à 6 semaines?
• Que puis-je faire aujourd’hui?
Ref: Meyer, Paul J (2003). “What would you do if you knew you couldn’t fail? Creating S.M.A.R.T. Goals”. Attitude Is
Everything: If You Want to Succeed Above and Beyond. Meyer Resource Group, Incorporated, The.
ISBN 978-0-89811-304-4.

Dance Umbrella (Afrique du Sud) Définit les
Objectifs de la Manière SMART
Le Dance Umbrella est devenu la principale plateforme destinée à de nouveaux
travaux de danse contemporaine au cours des 25 dernières années. Fort de ses
concepts de Nouveauté et Développement, l’association a pris racine. Mais faute
de financements en cours, la poursuite des campagnes de sensibilisation et des
projets de développement n’est plus aussi assidue que par le passé. Le Dance
Umbrella va, dans les deux prochaines années, créer un programme qui comprend:
 De nouvelles œuvres commandées auprès des artistes sud-africains;
 Les collaborations internationales avec des artistes sud-africains;
 Les travaux sélectionnés parmi les offres soumises;
 Des programmes tremplins ou accessoires en faveur des jeunes artistes/groupes de jeunes et des
œuvres qui ne sont pas commandées;
 Un programme de résidence de chorégraphes;
 Résultats du programme d’échange de danses.
En 2013, 2014 et 2015, la programmation prévoit:

 La publication des résultats des programmes de l'atelier/résidence qui ont été animés;
 La commande de dix nouvelles œuvres;
 Les collaborations locales/internationales;
 Une plateforme destinée aux jeunes artistes;
 Un programme de résidence spécial en faveur des jeunes chorégraphes en Afrique du Sud qui
devrait aboutir à des collaborations entre eux;
 Une conférence pour débattre de l'avenir de la danse contemporaine en particulier en Afrique
australe et de l'Est;
 Résidence et programme de nouvelle danse;
 Lancement d’un appel à résidences;
 Une publication additive des résultats des résidences et des programmes d’ateliers;
 La poursuite de la publication des résultats des programmes de résidences et d’ateliers en plus
des œuvres commandées.
Rechercher des événements similaires au niveau international peut vous inspirer de manière à
ajuster ou à ajouter du contenu à votre vision artistique. Mais vous gagnez à rester conscients
de votre contexte. Ce qui réussit en Europe ne marche pas nécessairement en Afrique à titre
d’exemple. Votre vision créative devrait s’inspirer des autres événements à succès autant
qu’elle le fait dans l’espace culturel d’accueil de votre festival. Non seulement cette stratégie
fera de votre évènement un festival plus riche, plus pertinent, mais elle vous aidera aussi et
surtout à vous assurer l’adhésion des parties prenantes de choix. Dans le contexte africain,
notre paysage culturel en développement est plein de potentiels inexplorés et il y a beaucoup
de perspectives prometteuses portées à façonner un environnement culturel et créatif riche
et intéressant, si vous y allez de manière sensible et inclusive.
Question aux Festivals

Combien de temps aviez-vous pris entre la décision d’organiser le festival et la
tenue effective de votre 1ère édition?
Réponse résumée:
 La durée moyenne de la décision de lancer un festival original en Afrique
est de 1 an 4 mois.
 La durée la plus courte était de 6 mois et la plus longue était de 5 ans.

SECTION 4
COMMENT?
Montage de Votre Festival
Structures
Une fois que vous avez idée certaine de la direction dans laquelle vous voulez avancer,
vous devez commencer à penser à la meilleure méthode de formalisation de cette
conception en un corps qui sera capable de la mettre en œuvre.
L’organisation/Institution
La nature juridique des organisations, des associations et des autres structures varie
sensiblement en fonction des lois en vigueur dans divers pays. Que votre initiative de festival
soit à but non lucratif ou non, il ya de nombreux avantages à formaliser les structures de
l’équipe qui sera en charge de l’organisation de l’événement. Le genre de structure que vous
mettez sur pied sera considérablement fonction de l’ampleur et de la nature de l’événement
que vous allez organiser. Si votre festival n’entend pas brasser des sommes d’argent
considérables et recruter un personnel nombreux et au cas où il fonctionne à partir d’une
poignée de volontaires locaux, vous n’avez pas besoin de faire légaliser votre organisation de
manière formelle et immédiate auprès des autorités. Mais au fur et à mesure que vous vous
affirmez, vous aurez besoin de lui donner une personnalité juridique.
Montage – légalisation de votre festival

La légalisation, souvent exigée en matière de lever de fonds, n’est pas toujours facile
ainsi que l’indique l’enquête sur la Législation des ONG en Afrique subsaharienne du
Centre international du droit à but non lucratif (ICNL).
“Même les pays dans lesquels la légalisation n’est pas obligatoire, le processus de légalisation
peut être si difficile qu’elle empêche les ONG à avoir un statut juridique. Des obstacles qui vous
font perdre du temps et de l’argent s’imposent à ces dispositions et peuvent décourager les
groupes à soumettre ne serait-ce que la toute première demande de légalisation …Cet état des
choses jugule l’émergence ou alors la consolidation d’une société civile forte et indépendante.
Ces obstacles comprennent le manque de clarté en matière de procédures de légalisation,
l’exigence des documents complexes, des frais de légalisation prohibitifs et des délais de
procédure excessifs.”
Législation des ONG en Afrique subsaharienne (Vol. 3, Iss. 3, June 2011)
http://www.icnl.org/research/trends/trends3-3.pdfresearch/trends/trends3-3.pdf
(Le ICNL est une ressource précieuse et disponible en ligne lorsque l’on entend
faire face aux défis qui interpellent chaque structure en fonction de la situation
géographique). Le processus de légalisation de votre festival, aussi difficile soit-il, vous
exige de “saisir le taureau par les cornes”.

Pourquoi devriez-vous légaliser votre festival?
}} C’est une exigence (obligation) lors de la demande de fonds;
}} Dans certains pays, il est illégal de mettre sur pied la moindre organisation sans
légalisation;
}} Il est illégal de fonctionner sous prétexte que vous êtes une organisation agrée
de manière formelle.
}} Dès que vous commencez à avoir affaire à de l'argent, aux prestataires de
services, à un personnel, à des locaux, ou à toute autre activité qui nécessite
même le plus occasionnel des accords contractuels, vous devrez légaliser votre
organisation en tant qu'entité juridique formelle.
Si votre projet est motivé par le développement et l’élévation communautaires, vos

choix à cet égard consistent à monter une fiducie à but non lucratif, une association
bénévole ou une entreprise à but non lucratif. Chacun des volets a différents avantages
et vous aurez besoin de les prendre en compte à l’effet de déterminer ce qui convient
à votre festival à la fois dans le court et long termes. Il est conseillé de vous renseigner
sur les processus et les lois qui s’appliquent dans votre contexte spécifique.
Tous les festivals qui ont répondu à la question de l’enquête d’Afrifestnet

relative à la structure ont déclaré qu’elles ont été formées comme une
organisation à but non lucratif et en fonction des pays, elles ont été
variablement répertoriées comme des fiducies, loi associative 1901,
organisations d’utilité publique ou comme organisations de la section 21.
Tous les festivals qui ont répondu ont précisé que la légalisation à titre
d’organisation à but non lucratif correspond à leurs principes directeurs et la
structure des ONG autorise des collectes de fonds plus flexibles. Aucun festival
n’a mentionné qu’il n’était pas officiellement reconnu comme personne morale.
Conseil Pratique
Annexe II sur différents types d’organisations au Kenya, le Sénégal et l’Afrique du Sud.

Conférence africaine de la danse à JOMBA! Contemporary Dance Experience – photo Monica Hemming-Rorvik
Les Statuts
Qu’est-ce que les statuts?
Les statuts exposent et concrétisent les objectifs ainsi que les règles d’une
organisation. Ils peuvent être aussi simples ou détaillés que vous le souhaitez. Mais ils
devraient être:
}} Un bon et honnête reflet de ce que vous faites et de comment vous vous y
prenez;
}} Claires et définitifs dans la déclinaison des droits et responsabilités;
}} Garants de démocratie et de redevabilité.
Que contiennent les statuts?

Les statuts devraient être adaptés à ce qui paraît juste à votre organisation. Les
rubriques à y retrouver sont les suivantes:
1. Dénomination du groupe;
2. Objectifs;
3. Déclaration de la vision et des missions;
4. Membres, la structure du bureau et le rôle des dirigeants;
5. AGA et réunions;
6. Procédures (prise de décision);
7. Financements;
8. Plaintes (comment faire face aux problèmes);
9. Amendements aux statuts;
10. Dissolution.

Modèle de Statuts Pour Organisation Bénévole
Dénomination: [Organisation]
Objectifs:
1.
2.
De la qualité de membre
Les adhésions sont ouvertes à tout individu qui:
(i)
(ii)
Le secrétaire conservera une liste de membres et leurs contacts.

Les membres peuvent présenter leur démission à tout moment en adressant une lettre au
secrétaire.
Égalité de chances
[Dénomination de l’organisation] ne favorise aucune discrimination liée au sexe, à la race, à la
couleur, à l’origine ethnique ou nationale, à l’orientation sexuelle, au handicap, aux convictions
religieuses ou politiques, à l’état matrimonial ou à l’âge.
Responsable et bureau
La gestion des activités du groupe est confiée à un bureau élu lors de l’assemblée générale
annuelle. Le Bureau se réunit en cas de nécessité, mais pas moins de.... (durée…par an).
Le bureau sera composé de ... membres, composés de ... (responsables/membres-numéro et
titre). Le bureau comprend…membres, composé de (responsables/membres-numéro et titre).
Les rôles des dirigeants sont déclinés ainsi qu’il suit:

}}Président – préside les assemblées générales et les réunions de bureau;
}}Secrétaire – chargé de la prise de note et de la distribution de tous les documents;
}}Trésorier – en charge de la gestion de tous les comptes pertinents.
Au cas où un responsable venait à démissionner en cours d’exercice, un remplaçant est élu à la

prochaine assemblée générale.
Tout membre qui n’assiste pas à sans justification valable pour ... (nombre de réunions) .. est
contacté par le secrétaire à l’effet de savoir s’il souhaite démissionner.
Réunions
Assemblées générales annuelles
Une assemblée générale annuelle (AGA) est tenue…(durée..par an).
à partir de l’AGA précédente.
Tous les membres seront saisis par écrit au moins... (durée ... deux semaines) avant la date de la
réunion en précisant le lieu, l’heure et la date.
La désignation des membres du bureau peut être portée à l’attention du Secrétaire …(avant/
durant) la réunion.
Le quorum de l’AGA est de (quoi.%)… de membres.
À l’AGA:
1. Le Bureau présente un rapport d’activités annuelles et les comptes de l’année précédente;
2. Le Bureau de la prochaine année est élu;
3. Toutes les propositions soumises au Secrétaire avant la réunion sont débattues.
Toutes les questions de la rubrique ‘divers’ soulevées à n’importe quelle réunion sont débattues
ouvertement et la réunion y trouve un consensus. En cas de désaccord, l’on procède au vote et
la décision se prend à la majorité simple des membres présents. Le Président jouit d’une voix
prépondérante.
34 AFRIFESTNET FESTIVALS BEST PRACTICE TOOLKIT: PART 1 – SETTING UP

Assemblées générales extraordinaires
Le secrétaire convoque une assemblée générale extraordinaire à la demande de la majorité
du Bureau ou au moins ... des membres en formulant une demande écrite adressée au
Président/Secrétaire assortie de la précision du motif de l’initiative. Les mêmes procédures que
l’Assemblée Générale sont applicables.
Finances
Un compte est géré en lieu et place de ..à …approuvé par le Bureau. (Deux/trois qui?)
signataires de chèques sont désignés par le Bureau. L’un d’eux doit être le Trésorier. Chacun
des deux doit signer tout chèque. Les signataires ne doivent être ni parentés ni de la même
maison.
La documentation relative aux revenus et dépenses est tenue par le Trésorier et un relevé
bancaire est distribué à chaque réunion.
Tous les fonds collectés par ou au nom de ... (nom de l’organisme) doivent être utilisés
exclusivement dans le cadre de l’atteinte des objectifs ainsi qu’il est consigné dans l’alinéa
2 des présents statuts. Aucun membre individuel ne devrait bénéficier de cette association
autrement que dans le cadre de l’atteinte des objectifs spécifiés.
Protection contre les abus & plaintes

Le souci.... (nom de l’organisme) est de s’assurer que chaque membre est protégé contre les
abus et que chacun est habilité de se plaindre auprès de n’importe quel membre du Bureau soit
par écrit ou oralement.
Le membre du Bureau cherche à résoudre le problème sur le plan local. Mais en cas
d’absence de solution, le membre est tenu de rendre compte de toutes les plaintes au reste
du Bureau, soit lors de la prochaine assemblée générale ou alors de convoquer une réunion
immédiate destinée à aborder la question si la plainte est sérieuse de nature grave.
Un plaignant a droit à la réponse d’un membre du Bureau dans un délai de... (déterminez
la durée, 2 semaines par exemple?) ... à partir de la date de la réunion au cours de laquelle la
plainte a été signalée.
Tous les membres sont tenus d’informer un membre du Bureau s’ils sont au courant d’un
abus ou des actes répréhensibles contre tout individu ou toute(s) personne (s) liée(s) à ....
(nom de l’organisme)
Un registre archive toutes les plaintes reçues.
Amendements des statuts

Les amendements aux statuts ne peuvent être faits que lors de l’assemblée générale annuelle
ou d’une assemblée générale extraordinaire.
Toute proposition doit être distribuée avant la réunion et nécessite (Combien) la majorité
des membres habilité à voter.
Dissolution
Si une réunion, à la majorité simple, décide qu’il est indispensable de dissoudre (Nom de
l’organisme), elle peut convoquer une assemblée générale extraordinaire pour le faire. S’il est
convenu de le faire, tous les actifs restants, une fois que les dettes ont été payées, ... (que faut-
il faire... faire un don à?).
Les présents statuts ont été approuvés par .... (nom de l’organisme) ...
Date
Signed Fonction
Signed Fonction
AFRIFESTNET FESTIVALS BEST PRACTICE TOOLKIT: PART ONE – SETTING UP 35

Volets Juridiques
Le type d’entité juridique que votre festival définit dicte ce qui est indispensable en termes
de loi particulière; celle qui s’applique à votre organisation donnée (audits par exemple). Il
ya des questions plus générales liées à la légalité de la mise sur pied d’un évènement,
quelle que soit l’échelle. Les lois existent pour de bonnes raisons. Le fonctionnement
d’un festival implique beaucoup de responsabilités et vous devez vous assurer que vous
êtes protégés et transparents. Si vous avez les moyens, vous devriez penser à consulter
un avocat ou un conseiller juridique au sujet des particularités des lois auxquelles vous
devez adhérer. Dans le contexte africain, la plupart des festivals emploient un conseiller
juridique ou ont prévu de le faire dès que les ressources le permettent.
Responsabilité et redevabilité
Il est primordial que les personnes/institutions qui portent la responsabilité de toute
violation de la loi soient claires pour toutes les parties. Si ce n’est pas définie, tous les
membres d’une organisation (notamment les bénévoles au statut irrégulier) peuvent
être solidairement responsables. La législation quant aux organisations officialisées
varie et vous devriez vous assurer que vous avez conscience de l’individu qui ferait
l’objet d’une poursuite personnelle ou s’il s’agira de l’organisation elle-même en cas de
charges civiles ou pénales.
Employés
La Loi portant relations de travail traite des questions de l’emploi comme les contrats
et les licenciements et il est important pour vous de comprendre de manière correcte
cette législation si vous entendez solliciter les services d’un personnel destiné à aider à
coordonner et à mettre œuvre votre festival.
Les Législations Varient: En Voici Quelques Liens

Kenya
www.kenyalaw.org/klr/fileadmin/pdfdownloads/Bills/2007/The_Labour_Relations_Bill_2007.pdf
Sénégal
www.equalrightstrust.org/ertdocumentbank/Senegal%20-%20Code%20du%20travail.pdf
Afrique du Sud
www.labour.gov.za/legislation/acts/labour-relations/labour-relations-act
Assurance
Il ya beaucoup de risques à prendre en compte. Ils augmentent au gré de la taille
de votre événement et il peut s’avérer souhaitable ou alors nécessaire, sur le plan
juridique, de souscrire à une police d’assurance de responsabilité civile à l’effet de
vous couvrir; vous ou votre organisation, en cas de sinistres; qu’il s’agisse de vol ou
de dommages matériels, des blessures, la perte de la vie ou de toute autre situation
imprévue qui peut entrainer des coûts.
Conventions et autorisations officielles

Qu’il s’agisse de l’achat des droits sur le contenu, de la sollicitation des services du personnel,

de la sélection des prestataires de services, de l’utilisation des espaces ou de l’obtention
de tout autre accord, cet ensemble de réalités impliquent des responsabilités, la propriété
intellectuelle ou des fonds. Il serait sage de tout formaliser sous forme de conventions écrites
afin qu’il y ait une clarté absolue au sujet des conditions dans lesquelles les choses ont été
convenues. Certains éléments peuvent requérir des autorisations du gouvernement telles que
la vente de liqueur et de la nourriture, l’utilisation des espaces publics et ceux-ci devraient être
obtenus de manière officielle et être disponibles à brève échéance en cas de différend au sujet
de votre droit de fonctionnement.
L’enquête Afrifestnet a posé la question de savoir: Employez-vous un conseiller juridique

dans votre organisation? Pensez-vous qu’il soit important pour une organisation
artistique d’envisager recourir aux prestations d’un conseiller juridique et pourquoi?
 Oui notre organisation fait appel à un conseiller juridique parfois s’il y’a des contrats à négocier
ou à signer avec des partenaires mais le conseiller juridique n’est pas rémunéré on loue
gratuitement ses services. Notre organisation n’a pas les moyens d’employer un conseiller
juridique mais juge nécessaire d’en avoir un pour son travail si toute fois elle a les moyens.
Le Festival International des Arts Hiphop et cultures urbaines (Kaolack/Sénégal)
 Oui, nous disposons d’un avocat dévoué qui nous aide à nous occuper de tous les documents
juridique et donne des conseils en tant que de besoin.
 Oui. Les artistes ne peuvent pas tout faire seuls. Ce n’est déjà par leur travail. La redaction des
contrats et l’interprétation des textes de lois doivent être minutieusement faits. Il est donc très
important pour nous d’avoir un conseiller juridique et un consultant en matière de finances.
C’est cela le professionnalisme.
Festival International de clown et de marionnettes Noël (Cameroun)
 Directement non, mais, on sollicite de façon ponctuelle les conseils d’un juriste (mécène du
festival). En tout cas, il est pertinent de s’offrir les services d’un juriste pour mieux se protéger
sur les textes et surtout sur les contrats.
N’Sangu Ndji-Ndji Music Festival (Congo-Brazzaville)
 Le conseiller juridique est important. Mais la présence d’un consultant n’est pas nécessaire si
la culture (générale) au sein de l’organisation, comme c’est le cas avec Bayimba) est étoffée.
Lors de notre exercice de planification stratégique (qui comprend une révision de la structure
de gouvernance), un consultant conseiller juridique avait été sollicité. Au quotidien, le directeur
adjoint, chef d’unité développement/coordonnateur de la durabilité ainsi que les membres du
Conseil sont suffisamment outillés pour s’occuper des dossiers juridiques élémentaires.
Bayimba International Festival of the Arts (Uganda)

 En ce moment, le festival fonctionne sans consultant conseiller juridique. Cependant, à partir
des défis que nous avons rencontrés au cours des précédentes éditions du festival, notamment
les questions de contrats des artistes, nous pensons qu’il est impératif pour une organisation
artistique de solliciter d’un conseiller juridique.
Dzimbabwe Arts Festival (Zimbabwé)
Des répondants qui n’ont pas de conseillers juridiques ont exprimé l’intention d’obtenir de
tels services ou ont indiqué qu’ils utilisaient ces services de manière ad hoc ou à l’approche
d’une nouvelle décision en matière de politique.

Des Modèles de Conventions Sont Disponibles en Ligne
Avec la Possibilité Pour Votre Conseiller Juridique de les
Adapter à Votre Environnement Local
Emploi ONG:
http://www.ngoconnect.net/documents/592341/749044/Sample+Employee+Agreement
Performer échantillon du contrat:

https://manager.clearrisk.com/Resources/RiskTool/Contracts_-_Entertainment_or_Performance_
Agreement_-_Sample
Gestion des risques

Les risques de santé et de sécurité encourus dans votre festival devraient être pris au
sérieux et vous devez avoir une connaissance pointue des conditions juridiques au sujet
des réalités comme (les escaliers de secours/les risques d’incendie etc.) Il est probable
que vous ayiez besoin de solliciter les services d’un personnel de sécurité à l’effet de
protéger les personnes et les biens. Il vous revient également de vous assurer de la
présence sur place d’un personnel médical d’urgence sur place qui soit outillé à sauver
toute situation sanitaire critique qui se découlerait de votre festival ou qui se produirait
durant celui-ci telles les crises d’asthme, celles dites cardiaques, les complications liées
à la drogue, les blessures etc.
Les politiques
Les politiques ont la fonction très importante d’éclairer la prise de décision à chaque
étape du processus de planification et de mise en œuvre de votre festival. La nature
de ces politiques pourrait aller des questions de santé et de sécurité, jusqu’aux valeurs
éthiques ou politiques dont vous croyez que votre festival doit incarner. Peu importe
la dimension d’un festival mis en œuvre une équipe de n’importe quelle taille, des
documents de politique doivent édicter les principes destinés à éclairer la prise de
décision quand des indications spécifiques ne sont nécessairement prévues dans les
documents ou textes fondateurs. Les décisions de politique doivent être prises de
manière à épouser le type d’organisation que vous formez et le processus d’adoption
d’une politique devrait être prévu dans les documents ou textes fondateurs.
Formes de politiques éventuelles:

}} Environnementale;
}} Sanitaire et sécuritaire;
}} Contrôle financier;
}} Valeurs égénrales et éthos;
}} Égalitaire
}} Traitement des invites.

Zanzibar International Film Festival
Conseil Pratique
Voir le modèle de politique financière de lu Dance Umbrella dans l’annexe III “Politiques et
procédures financières”. Elle touche
1. Les budgets
2. La levèe de fonds
3. Comptes bancaires
4. Archivages
5. Inscription des données
6. Rapports financiers
7. Salaires et conditions de recrutement
8. Voyages.
Politique de sécurité
Une politique de sécurité s’avèrera très importante et susceptible d’être requise par
la loi. Une évaluation des risques vous aidera à déterminer quels dangers pourraient
s’inviter avec différents scénarii ainsi qu’à veiller à l’identification des éventuels risques
mitigés qui peuvent toujours être considérées comme des cas d’urgence en termes
de succès de votre festival à l’image de la conduite à tenir en cas météo désagréable.
Procéder à une évaluation de risques vous aidera à identifier les problèmes, les risques
et les dangers potentiels afin d’éviter les accidents ou les incidents qui nécessiteraient
l’aide des services d’urgence.
Comment procéder à une évaluation de risques?

}} Dressez la liste de tous les risques;
}} Établissez une Hiérarchie de risques en fonction de leur degré de gravité;
}} Identifiez les solutions envisageables à l’effet de juguler les risques en question;
}} Déterminer les stratégies de réponse à ces risques si jamais ils venaient à
surgir…quelles procédures ordinaires convoquerez-vous?
Veiller à ce que tous les personnels impliqués comprennent de manière exhaustive le

protocole des situations d'urgence.

Ori chorégraphie et la danse par Ijodee at JOMBA! Contemporary Dance Experience - photo Val Adamson
“Une politique de sécurité est un document qui montre aux autres que l’entreprise ou
l’organisation à laquelle il se rapporte admet que les soucis de santé et de sécurité font partie
intégrante de son association à tous les niveaux et la hiérarchie au sommet de l’entreprise attache
du prix à traduire cette préoccupation en actions concrètes. En d’autres termes, c’est une façon
de signifier aux autres votre engagement à l’endroit des questions de santé et de sécurité. Cette
information est consignée dans la déclaration de politique.
Les politiques de sécurité doivent également contenir des détails de l’organisation qui
montrent comment elle sera mise en pratique. Cette partie décrit les rôles et les responsabilités
des autres personnes qui ont reçu des responsabilités de sécurité (pas la responsabilité ultime
car elle ne saurait faire objet de délégation). La section de politique de sécurité de l’organisation
doit contenir d’autres questions, par exemple un diagramme montrant la délégation des
responsabilités de sécurité, la désignation des personnes responsables et compétentes pour
assurer le suivi de la sécurité et les ressources disponibles (temps et argent) en faveur de la santé
et de la sécurité. Les accords portent sur les problèmes détaillés, par exemple l’entretien d’un
site de travail, des systèmes, d’un accès sûrs, la circulation de l’information, la formation et des
consultations avec les employés.”
Services de santé et sécurité www.hse.gove.uk
Conseil Pratique
La Sécurité Totale et la Loi Sur les Évènements Sportif et Récréatifs
http://www.info.gov.za/view/DownloadFileAction?id=98330
L’Association sud-africaine de sécurité du secteur évènementielle a produit un guide

Consignes de sécurité du secteur évènementiel
http://www.saaci.co.za/industry-info/SafetyGuidelinesEventIndustry.pdf

Rap Finale à Le Festival International Des Arts Hip Hop et Cultures Urbaines Kaolack
Ressources Humaines
Les festivals ont besoin de main-d’œuvre. Peu importe la nature et la taille de
votre festival, la mise en œuvre de votre plan dépend des êtres humains qui vont
le traduire en faits. Que vous disposiez d’une équipe composée d’une poignée de
personnes dévouées, bénévoles ou d’une armée d’employés rémunérés, il ya quelques
considérations importantes à retenir:
 Toute personne concernée a besoin d’avoir une idée solide de la contribution qu’il
lui sera exigé d’apporter et de la récompense qu’elle peut espérer à l’issue du
festival, qu’il s’agisse de rémunération financière, de d’acquisition de compétences
ou de l’exposition. etc. Les rôles et les responsabilités des personnes concernées
ont besoin d’être identifiés de manière claire dès le départ;
}} Toute personne concernée a besoin d’avoir une idée solide de la contribution
qu’il lui sera exigé d’apporter et de la récompense qu’elle peut espérer à
l’issue du festival, qu’il s’agisse de rémunération financière, de d’acquisition
de compétences ou de l’exposition etc. Chaque personne doit savoir qui est sa
hiérarchie immédiate ou qui consulter;
}} Dans le cas des employés rémunérés, le taux doit être clarifié dès le départ et
réconcilié avec le budget disponible;
}} Dans le cas du personnel bénévole, les modalités de leur participation doivent
être prévues et formalisées.
Prendre en compte ces éléments au moment de la prise de décision avec votre équipe:
 Aurez-vous un conseil?
}} Comment allez-vous hiérarchiser la structure?
}} Quelles sont les personnes indispensables?
}} Voulez-vous compter sur des bénévoles?
}} Comment allez-vous choisir votre personnel?

En fonction du type d’organisation que vous avez mis sur pied, certaines structures
auront pu vous être prescrites sur le plan juridique lorsque vous preniez la décision quant
à la nature légale particulière de votre organisation. Si taille de la structure sur laquelle
vous travaillez est faible, vous pouvez avoir un comité de gestion plus informelle.
Conseils d’Administration
Un conseil est une entité au sein de votre organisation qui est élue ou nommée pour
en superviser les activités. En fonction des organisations, les responsabilités civiles et
juridiques du conseil varient.
Rôle du conseil
Les quelques responsabilités du conseil d’administration sont:
}} Assurer le leadership;
}} Prendre des décisions au sujet de la stratégie;
}} Procéder à la levée de fonds;
}} S'assurer que les ressources humaines et financières sont disponibles dans le but
d’atteindre les divers objectifs;
}} Évaluer la gestion managériale du festival;
}} Définir les politiques et orientations d’ensemble;
}} Veiller à ce que les obligations à l’endroit des actionnaires et des autres parties
prenantes soient comprises et respectées;
}} Procéder à la sélection, à la nomination, au soutien et à l’évaluation du personnel
de direction;
}} Procéder à l'approbation des budgets annuels;
}} Fixer les salaires et la rémunération de la direction de l'entreprise.
Avantages et inconvénients à avoir un Conseil d’administration

Avantages
}} Un conseil d'administration peut:
• Contribuer à l’approfondissement des compétences et de l’expertise au
sein des structures de gestion managériales des organisations;
• Ajouter de la diversité en contribuant à l’imprégnation de la culture de
l’organisation;
• Procéder à une évaluation indépendante, puisque la propriété et la prise
de décision sont séparées;
• Contribuer à la familiarisation avec le leadership d’entreprise;
• Appuyer le Directeur général/les cadres dirigeants en prodiguant des
conseils éclairés;
• Prêter une légitimité à l’organisation;
• Prêter un appui à une direction douée de vision et d’un leadership fort.
Inconvénients
}} Un conseil d'administration peut pécher par:
• Manque d’intérêt immédiat dans le projet à portée de main parce que les
membres loin des tâches d’exécution/sont des membres indépendants

dépourvus d’implication directe;
• Manque d’expérience appropriée et de compréhension simpliste des
tenants et aboutissants d’un festival;
• Un sentiment de désintérêt et d’absence de gratification quant aux retombées
du festival et, par conséquent, ils travaillent au rabais à leurs postes respectifs;
• Faible disposition à prendre les risques indispensables qui soient
favorables à l’évolution de l’organisation parce qu’ils ont plus à perdre
qu’à gagner (réputation, etc.);
• La prise de mauvaises/négligentes décisions financières parce que l’argent
n’est pas le leur.
Désignation et destitution des membres

La désignation des administrateurs est habituellement effectuée par une procédure
de vote démocratique lors d’une assemblée générale de l’organe de base (dans le cas
d’une ONG) ou par les actionnaires (dans le cas d’une entreprise à but lucratif).
La durée du mandat d’un membre au conseil varie en fonction des clauses consignées
dans les textes fondateurs. Il peut arriver que les membres démissionnent ou
décèdent. Dans ce cas, les assemblées générales extraordinaires auront naturellement
lieu à l’effet d’élire un remplaçant. Un membre peut également être destitué par une
résolution adoptée par le reste du conseil. Mais cette option peut s’avérer a) coûteuse
si la prime (“de bonne séparation” est à reverser, et b) difficile car le membre a le droit
d’attaquer la décision de se voir éconduire.
Si le directeur ne parvient pas à assumer sa fonction ou à agir de manière à mettre l’organi

sation en danger sur le plan pénal ou par négligence, la loi dans la plupart des pays prévoit des
mesures correctives telles que la restauration forcée des biens de l’organisation, le paiement
de dommages et intérêts ou la présentation des excuses publiques à titre d’exemple.
Rémunération des membres du conseil

La qualité de membre du conseil n’est pas un métier en soi et les membres du conseil
d’administration ont généralement des responsabilités professionnelles ailleurs.
Dans certains cas, ils peuvent, toutefois, s’attendre à des rémunérations au titre
de compensation de leur participation au conseil. Le taux dépendra des ressources
disponibles dans les caisses de l’organisation et du calibre des administrateurs désignés.
Exercice des Pouvoirs

Les décisions sont prises lors de réunions du conseil d’administration. Ils se tiennent
aussi régulièrement que stipulé dans les statuts de l’organisation. Les décisions sont
votées à condition que le quorum prédéterminé soit atteint.
Combien de Fois Votre Conseil se Réunit?

60 % des festivals interrogés ont mentionné qu’ils ont des conseils. Quelques conseils
se sont tenus sur une base mensuelle; la majeure partie des conseils se sont tenus 2 à 4
fois par an.
Un conseil s’est réuni une fois l’an; un autre s’est réuni 4 fois par mois.

Artiste Juliani atelier à Sawa Sawa festival – photo Velu
Équipe du Festival
Structure éventuelle de l’équipe du festival:
}} Président/Directeur
}} Vice-president
}} Financier
}} Relations publiques/Agence de communication manager
}} Chargé de marketing
}} Chargé des ressources humaines
}} Les membres ordinaires dont les modalités doivent également être clairement
définies;
}} Sous-comités/équipes de travail.
Au cas où le festival est coordonné par un comité, un président doit normalement

être élu et aurait une vue d’ensemble des missions de planification, d’organisation,
de financement et bien d’autres. À un stade ultérieur, votre festival pourrait avoir les
structures et les ressources destinées à employer un directeur. Mais avant d’atteindre
ce niveau, le président assume effectivement cette fonction. Les prérogatives sont de
définir des orientations et d’assurer le suivi de toutes les procédures, de présider les
réunions et autres.
Sous-comités et chefs d’équipe

Les tâches comprises dans la mise sur pied d’un festival sont nombreuses et variées
et il serait sage de répartir le volume de travail de façon systématique. La délégation
des tâches sera primordiale et ce travail peut être effectué en répartissant l’équipe
dans divers sous-comités. Leurs membres devraient avoir des chefs d’équipe qui se
réunissent régulièrement avec le Président à l’effet de mettre à jour et de prendre
connaissance du fonctionnement des autres secteurs du festival.
Un organigramme permet à toutes les personnes concernées d’être en mesure de com

prendre clairement où est leur place et ce qu’ils devraient faire. Il varie d’un festival à l’autre.

Échantillon d’organigramme du Sawa Sawa Festival (organisé par Sarakasi Trust) – Kenya
Conseil d’Administration (7)
Directeur Général (1)
Chargé département
Chef du programme Chargé du programme d’activités
des finances et des
créatif (1) évènementielles et de la logistique (1)
procédures (1)
Technicien de Chargé de Chargés des

Chargé des Administrateur Agent de Moniteurs
Compagnie maintenance communication activités
projets Comptable du programme sécurité et de danse et
évène
stationnement d’artistes et du et de
spéciaux créatif d’acrobatie
matériel marketing mentielles (2)
audio
Projets des Agent Moniteurs

personnels d’appui/ de danse et
d’appui coursier d’acrobaties
Il est indispensable que les textes fondateurs qui existent définissent clairement la
manière dont l’organisation est structurée et qu’elle intègre des informations relatives:
}} Au nombre de membres qui composent le bureau/équipe/conseil?
}} À la durée du mandat des membres qui peuvent occuper des fonctions?
}} À la répartition de différents portefeuilles.
Il y a un besoin de clarification, jusqu’au plus petit détail, de nombre de choses,

notamment de la manière de mener les activités de sorte à éviter les litiges ou des cas
de négligence pendant les moments de grande pression ou des situations critiques.
Il s’agit en l’occurrence de:

}} Quelle est la fréquence de la tenue des réunions des diverses équipes (conseils/
comités de pilotage/comités exécutifs/sous-comités/sous-comité managérial?
}} Quelle est la procédure de prise de décisions?
}} Qui supervisera la mise en œuvre des décisions particulières?
}} Qui a accès aux fonds et a le pouvoir de signature des dépenses?
}} Quelle est la fréquence des assemblées générales qui se tiendront?
}} Les réunions sont-elles assorties d’un procès-verbal qui est distribué?
}} Comment allez-vous gérer les membres de votre équipe qui n'assument pas
leurs responsabilités?
}} Comment les membres de l'équipe vont-ils communiquer entre eux et avec le
public?
}} Comment sera organisée la délégation des tâches? Qui doit recueillir l’avis de qui
avant le déclenchement des activités sur le terrain?

Lana Ruttenberg atelier Dance Space Dance Umbrella – photo John Hogg
Conseils Pratiques Importants au Sujet de

la Sollicitation des Services d’un Personnel:
1. Ayez toujours un entretien à fond et recouper les informations auprès de leurs personnes
de référence;
2. Veillez à ce que le personnel ait les compétences particulières qui lui donnent d’accomplir
la tâche – faites un test de compétences si nécessaire;
3. Ne pas nommer quelqu’un à un poste de responsabilité tout juste parce qu’il désire être
impliqué;
4. Assurez-vous que votre personnel a été formé sur les systèmes et procédures internes.
‘Vous n’êtes qu’aussi forts que le maillon le plus faible de votre chaîne’.
Bénévoles
Dans les pays en développement, il pourrait s’avérer difficile d’obtenir des financements
suffisants à l’effet de couvrir le recrutement d’un effectif complet et grande est la probabilité
que vous comptiez sur des bénévoles sous la coordination d’un membre de votre personnel
régulier. Assurez-vous que leur expérience apporte une plus-value en quelque sorte, surtout si
vous espérez utiliser le même personnel bénévole (qui aura pas besoin d’autant d’imprégnation
la deuxième fois). Les quelques raisons qui pourraient justifier l’acceptation des volontaires sont:
}} Acquisition de compétences;
}} Intérêt pour le programme;
}} Proximité avec les professionnels du secteur créatif;
}} Réseautage;
}} Un engagement partagé pour la cause de votre festival;
}} Un volet de stage.
Même si vous ne pouvez pas payer votre personnel bénévole, vous pouvez leur
demander de signer des contrats précisant les modalités de leur participation, si vous
en ressentez le besoin.

Audience à Bayimba International Festival of the Arts – photo Meltem Yasar
AVANTAGES INCONVENIÉNTS
Le travail des bénévoles est libre et gratuit en Un programme de bénévolat charcute le temps
termes de petites tâches dont vous ne pourrez de travail du personnel. – un niveau de formation
pas avoir le temps d’effectuer et donne à et de ressources suffisant peut prendre plus de
votre personnel clé de se concentrer sur leurs temps que prévu.
occupations contractuelles.
Les bénévoles sont souvent motivés par un Les dirigeants doivent faire preuve de prudence
désir personnel à soutenir une cause et peuvent lors de la sollicitation des services des bénévoles
faire montre de plus de redevabilité que pour les projets importants car ils ne sont
l'employé qui est tout juste guidé par son bon généralement pas sous contrat et ne sont
de caisse. pas payés, ce qui signifie que vous n’avez pas
d’influence réelle quant à ce qu’ils s’acquittent
de leurs tâches et ne sont pas liés par des
obligations juridiques; en d’autres termes, ils
peuvent partir sans donner un préavis.
Les bénévoles sont souvent véritablement Si l’on ne donne pas des tâches significatives,
passionnés par leur cause et sont plus expliquées à suffisance aux bénévoles et
qu'heureux de donner de leur temps remises en contexte en fonction de leur valeur,
simplement en échange du privilège de servir. l'ensemble du projet pourrait affecter le moral
Ils peuvent avoir idées fraîches et pourraient des bénévoles de manière négative et avoir un
être motivés à faire mieux que les salariés. Ceux effet domino au sein de l'organisation.
qui ont travaillé avec abnégation pourraient
gagner en enthousiasme en raison de la verve
authentique des bénévoles
Confidentialité
Il est probable qu’à l’approche de votre festival, vous ayiez affaire à des documents et
à du matériel qui sont de nature sensible, qu’il s’agisse des conditions contractuelles
des employés, de la communication avec les parties prenantes, des éléments non
confirmées du programme, des enregistrements de démonstration, des écrans inédits
etc. Vous avez besoin d’un système d’organisation solide dans le but de conserver ces
effets en stock ainsi que leur archivage. Le personnel qui a accès à ces effets doit être
clairement défini et contrôlé.

SECTION 5
QUI?
Parties Prenantes
Une partie prenante représente “tout groupe ou individu qui
peut affecter ou être affecté par la réalisation des objectifs de
l’organisation” .
(Freeman, 1984)
Parties Prenantes
L’importance de diverses parties prenantes peut être définie en marge des axes de
pouvoir clés, de légitimité et d’urgence que vous devriez soupeser à l’égard de la
quantité d’énergie à y investir.
Les quelques groupes de parties prenantes que vous êtes susceptibles de rencontrer
dans le processus de mise sur pied du festival sont:
 Participants
Les sculpteurs, les peintres, les poètes, les marionnettistes, les cinéastes, les
chorégraphes, les musiciens et les autres types d’artistes participant au festival
sont vos principales parties prenantes. Leurs carrières et les moyens de subsistance
dépendent dans une certaine mesure du succès ou de l’échec de votre événement,
que ce soit sous forme de rémunération, de publicité ou de popularité;
 Organisations partenaires
Ce sont des organisations avec lesquelles vous allez collaborer ou vous
associer de manière à traduire le festival en réalité concrète. L’ampleur de leur
investissement ou implication devra être abordée au cas par cas. Mais il est
indispensable que ces termes soient convenus et formalisés de manière à ce que
les attentes de chacun soient respectées à l’avenir et que les visions respectives
de ce que à quoi va ressembler le festival soient alignées.
 Les parties prenantes du secteur

Dans de nombreux cas, les organisations et les personnes qui travaillent dans le
secteur créatif et sur lesquelles vous vous concentrerez deviendront une partie
de votre circonscription cible et leurs préoccupations à l’égard de votre festival
devront être prises en compte. Les questions de mandat peuvent survenir, par
exemple, à titre de préoccupation pragmatique. Mais il y a aussi des questions
liées à votre alignement (ou non) aux objectifs et initiatives qui sont conduits
par d’autres personnes actives dans votre secteur. Elles peuvent faire l’objet
d’un débat. De manière probable, les organes de supervision et les conseils
trouveront également un intérêt dans ce vous essayer de réaliser.
 Les participants du Festival

Au terme de l’étude de marché nécessaire, vous devriez avoir une bonne idée des
participants effectifs à votre festival et de leurs attentes à son issue. Ils peuvent
également dépenser de l’argent quant à l’achat des billets ou les entrées et il
est important qu’il leur soit servi la juste contrepartie de leurs dépenses. Vous
assumerez également des responsabilités en matière de santé et de sécurité et
vous devez vous assurer que vous avez pris toutes les mesures nécessaires pour
éviter de mettre la vie des participants en danger de la moindre manière qui soit.
Les dignitaires, les artistes de renom, les personnalités et les invités spéciaux
peuvent exiger un traitement préférentiel. Par conséquent, une considération
sérieuse de leurs exigences est nécessaire.

 Les sponsors, les bailleurs de fonds et les investisseurs
Contrairement aux organisations partenaires, les bailleurs de fonds pourraient
ne pas prendre une part active dans les tâches de mise en œuvre de
l’événement. Ils peuvent, néanmoins, nourrir des attentes et insister sur des
conditions liées à leurs investissements. Dans la plupart des cas, les sponsors
espèrent au moins être cités à certains moments comme c’est le cas des
prises de parole publiques et des communiqués, tandis que d’autres auront
des exigences spécifiques concernant leur visibilité, tels que les matériaux de
marque lors du déroulement des événements et des logos sur les matériaux
de relations publiques. Les modalités devraient être définies en amont et les
organisateurs doivent les satisfaire Les investisseurs peuvent rechercher des
profits financiers et il est indispensable que les détails de ces exigences soient
absolument claires et, de préférence, couchées sur papier sous forme d’accords
contractuels avant de dépenser la mo somme.
 Les autorités locales et les services clés

Services de police/incendie/assainissement/urgence auront besoin d’être
approchés pour en savoir davantage sur un éventail de questions qui varieront en
fonction de votre festival. Les services clés doivent avoir des informations au sujet
de l’événement et de ses dangers. Les autorités locales doivent être informées et
les autorisations appropriées devront être prises, notamment si le festival aura
lieu dans un lieu public plutôt que privé. La circulation des piétons et des véhicules
devra également être abordée avec les autorités.
 Les propriétaires/gestionnaires des espaces

Les conditions sous lesquelles vous utilisez un espace devront être négociées
avec les propriétaires/gestionnaires/superviseurs concernés. Qui a accès au site?
Quelles sont leurs conditions? Combien vont-ils payer? Allez-vous faire usage de leur
personnel en interne? Comment allez-vous faire face à tout dommage à la propriété?
 Les résidents/entreprises de la région

Si votre événement se déroule dans une région où il causera des désagréments aux
résidents et aux entreprises de toute façon, il sera nécessaire de leur en toucher un
mot ou au moins les informer de votre intention d’organiser votre événement.
 Employés
Vos employés sont également parties prenantes. N’oubliez pas les relations
avec ceux qui travaillent avec vous sur la création et la mise en œuvre de votre
festival. Les festivals sont des entreprises intensives. Elles comptent souvent
un nombre de jours ou de semaines très condensé assorti d’un travail qui
commence le matin et s’achève à minuit. Des niveaux d’engagement élevés sont
exigés pour produire des événements d’éclat. Prendre en compte de manière
attentive les idées, les préoccupations et les contraintes de vos collègues. Des
canaux de communication clairs et ouverts achèveront de vous bâtir un esprit
d’équipe et de vous mener à une organisation harmonieuse de vos activités.

Fagaala réalisée par Jant-Bi avec une chorégraphie de Germaine Acogny et Kota Yamazakiat à JOMBA! Contemporary Dance Experience –
photo Val Adamson
Gérer les relations avec les parties prenantes est un facteur crucial quant à la manière dont vous
êtes perçus dans ces divers secteurs et joue finalement un rôle majeur dans la construction de
votre crédibilité et respect. Comment traitez-vous vos participants et votre assistance, comment
menez-vous vous vos affaires, comment vous répondez-vous aux requêtes et aux plaintes – il
s’agit tous de facteurs importants tout comme le professionnalisme et l’efficacité avec lesquels
vous organisez votre événement.
Durban International Film Festival (Afrique de Sud)
La taille, la nature et les besoins de votre festival déterminent souvent le niveau

d’interactivité avec les parties prenantes. Tout en ayant conscience de l’existence des
opportunistes qui cherchent à tirer profit des avantages parce qu’ils font partie de
votre festival, une politique d’ “ouverture”, destinée à mettre les parties prenantes
à l’aise et éviter de les voir comme des corps étrangers peut susciter l’adhésion d’un
éventail de partenaires et fans éventuels. Connaître le prix et la valeur de votre festival;
y compris sa place dans la société, va guider votre démarche.

Groups Cibles
La question de savoir qui votre festival a l’intention de servir devrait être posée à plusieurs
reprises lors des diverses phases de planification à l’effet de s’assurer que vous considérez
les intérêts et les exigences réels. En fin de compte, les besoins de vos groupes cibles sont
le centre d’intérêt véritable de votre festival dans n’importe quel contexte – que vous
cherchiez à faire des profits en dehors des réalités comme la vente de billets, à développer
une industrie créative particulière ou alors pour faciliter des opportunités de réseautage,
etc. Si vous vous perdez, comprenez mal ou définissez de manière erronée ces besoins au
départ, il est peu probable que votre festival réussisse. Ayez une votre vision claire au sujet
des profils qui trouveront un intérêt et qui ont un intérêt dans le festival vous coordonnez.
De manière idéale, le festival devrait avoir vu le jour suite à un besoin ou à une lacune que
vous aviez identifié comme une opportunité ou une responsabilité.
Atteindre vos Groupes Cibles

Zanzibar International Film Festival (ZIFF)
Atteindre Vos Groupes Cibles Zanzibar International Film Festival (ZIFF)
ZIFF soutient le changement social pour les femmes dans la société en Pemba un
groupe de femmes ont maintenant formé un groupe de producteurs qui utilisent les
matières recyclables de la mer et mènent maintenant leurs foyers. En 2008 à Unguja
un autre groupe de femmes ont été encouragées après l’atelier pendant ZIFF à se
déplacer pour former une unité et d’obtenir un prêt à accroître leurs activités karanga de vente à la
commercialisation de tissus. Ils sont en train de faire affaires rugissant dans les rues de Unguja!
ZIFF soutient l’apprentissage à la vie active de l’UNICEF pour les enfants

Les enfants des écoles bénéficient d’une formation au cours de ZIFF et au-delà. Certains câblage
pratique maintenant que les journalistes durant l’année après la formation de la formation des
jeunes journalistes, nous offrons à ZIFF chaque année. Un ancien stagiaire est maintenant aux
journalistes un journal local.
Les liens de l’enfant panorama avec le mouvement de la paix a conduit à l’élaboration de 15
groupes pour la paix dans les écoles de Zanzibar. Nous croyons que la culture de la paix doit être
inculqué à un âge précoce afin que nous n’avons pas à craindre une Rwanda, en Tanzanie.
ZIFF renforce le rôle et la place des arts dans la société

Musiciens vie à se produire au ZIFF, car il offre une plate-forme où ils peuvent être entendus
au-delà de la radio ou de l’écran de télévision. C’est là où ils se trouvent et où ils apprennent des
compétences d’autres musiciens plus âgés.
Cinéastes, notre cœur de métier utilisent maintenant des films non seulement de plaider pour leur
croissance, mais à vendre leurs films avec l’augmentation d’acheteurs internationaux qui viennent à ZIFF
maintenant. Grâce Festival ZIFF le film Malooned a été acheté par une entreprise française en 2007.
Quelques critères éventuels pour définir vos groupes cibles

 Région
• Votre groupe cible se concentre-t-il ou est-il lié à une région géographique
particulière?
• Est-il destiné à votre communauté locale ou intéressera-t-il les
communautés nationales ou internationales?
• Se concentrera-t-il sur les communautés urbaines ou rurales, etc.?

 Spécificité
• Est-il destiné à un public assez général?
• Est-il destiné à une niche communautaire véritable?
 Taille
• Ciblez-vous un grand groupe ou alors s’agira-t-il d’une affaire plus intime?
 Identification
• Votre festival est-il destiné à une identité particulière?
• Hommes ou femmes?
• Vieux ou jeunes?
 Langue
• La riche diversité linguistique africaine fait de la langue un problème plus
pertinent qu’elle ne pourrait l’être dans d’autres régions.
• Votre festival sera-t-il destiné à un groupe linguistique particulier, soit de
manière explicite ou alors soit exclusive en raison de la langue de travail?
• Vous servirez-vous de traducteurs et interprètes pour satisfaire les autres?
 Groupes d’intérêt
• Votre festival se concentrera-t-il sur des publics ayant des intérêts
particuliers en matière de sexe ou développement social?
• Ont-ils des convictions politiques/idéologiques particulières?
 Public/professionnel
• Votre festival sera-t-il ouvert au grand public ou sera-t-il concentré sur les
professionnels dans le secteur créatif?
• Ou les deux (comment allez-vous limiter l’accès aux événements/espaces
professionnels)?
 Socio-économique
• Votre festival s’adresse-t-il à des groupes qui gagnent plus ou moins un
montant donné?
Connaître vos groupes cibles vous aidera à avoir la mesure de votre festival
dans presque tous les sens, allant des questions telles que le prix des billets, la
programmation à la sélection des sites, à l’estimation des chiffres de fréquentation etc.
Tirer des chiffres significatifs de votre festival est satisfaisant. Mais le succès
ne dépend pas de la taille. Les festivals répondant à l’enquête d’Afrifestnet ont
fait mention de succès avec des chiffres de fréquentation de plus de 30.000
personnes tandis que d’autres ont également enregistré de la réussite même
avec un faible public de 700 personnes seulement pour un festival de courte
durée. Les spectacles du Dance Umbrella avaient lieu à “guichets fermés”;
cet état des choses indique que le festival pourrait être plus grand si les salles
appropriées avaient été plus grandes ou existé en plus grand nombre; il s’agit
d’une contrainte sans doute partagée par de nombreux festivals en Afrique. Les festivals qui
disposent de marchés ont fait la différence entre les professionnels et le grand public présents.
Le Festival Afrique chante – festival international de choral (Togo) quantifie ses public et
participants par nationalité Ex locaux (4570) et les étrangers (430) comme une indication de la
mesure de l’atteinte des objectifs. Ils reflètent également la croissance par le nombre de pays
participants – Ex: 2007: 4 pays, 2009: 7 pays, 2011: 11 pays, 2012: 10 pays

Les informations statistiques sur vos groupes cibles éclairent la planification
stratégique et la commercialisation de votre festival.
Marketing
Le marketing intègre de manière globale la définition de votre public et les parties
prenantes telles que les bailleurs, les partenaires et le public éventuels et développe
ensuite des stratégies destinées à optimiser les intérêts et la fréquentation de votre
festival. Certains de ces aspects, déjà évoqués dans la section sur les parties prenantes et la
procédure, pourraient avoir intégré des études de marché faites par vous-même avant de
la création de votre festival. Le marketing comprend une gamme d’activités telles que les
coupures commerciales, l’engagement des médias, la publicité et les relations publiques.
Emballez vos idées sous forme d’une présentation ou proposition bien ordonnée.
Si votre présentation est destinée à un public, elle devrait de manière idéale contenir
des informations d’accroche et pratiques. Si elle s’adresse aux bailleurs de fonds et
partenaires, elle devrait comprendre des informations plus formelles (contexte de
votre organisation; la Vision, les Missions, le But et Objectifs, la Description du projet, le
plan de mise en œuvre avec échéanciers; un Business plan et un budget réaliste).
Conseil Pratique:
Voir toolkits Arterial Network sur le marketing pour plus de détails sur les propositions; il est
disponible en ligne ici http://www.arterialnetwork.org/uploads/2012/04/Arts_Marketing_
toolkit_final_(web_version).pdf
Le marketing est un élément clé du business plan de la plupart des festivals; il consomme
souvent 30à 40% du budget du festival. Plus d’informations sur le marketing et la publicité.
 Nous travaillons beaucoup avec les établissements scolaires, où le festival est annoncé 6 mois
avant, à travers des affiches. Ensuite deux mois avant le festival, des spots radio sont diffusés, les
volontaires vont dans les lieux culturels pour parler du festival. Une semaine avant le festival, nous
tenons une conférence de presse qui annonce la programmation du festival, les auteurs invités etc.
BD Mboa, International Festival of Comics in Yaoundé, Cameroun
 Notre stratégie de marketing est inscrit dans notre stratégie de communication. Nous
reconnaissons que, dans le long terme si les mathématiques ne s’additionnent alors le festival
serait plie. ZIFF a adopté une industrie ou commerciale perspectives plus et des changements
devra travaillé en avec nos partenaires. Il est donc impératif que nous attendons de nouvelles
approches pour le mandat de financement de ZIFF et prenons les mesures qui comprennent:
• Adopter parrainage
• Une meilleure infrastructure
• Développer plate-forme pour servir davantage de parties prenantes
• Etendre le tourisme culturel.
Zanzibar International Film Festival (Tanzanie)

Eduto à Bayimba International Festival – photo Meltan Yasar
Le Plan de Marketing de l’échantillon
Les plans marketing et média Sawa Sawa comprennent:

 Des affiches et dépliants;
 La publicité dans la presse: presse écrite, télévision et radio;
 Les médias gratuits;
 Site/Internet/Bulletins électroniques/médias sociaux – notamment Facebook, Twitter et
d'autres campagnes sociales;
 La publicité extérieure: panneaux/banderoles
 Les communiqués de presse et des conseils;
 Les entretiens avec la presse;
 Les autres activités de promotion.
Conseil Pratique:
Le plan marketing complet et détaillé du festival Sawa Sawa du Kenya est joint
en annexe 1.

Marque
Le caractère de votre festival, tel que visualisé dans la conception initiale de
l’événement, doit être concentré sur votre image de marque. Si vous avez conservé
les dossiers de vos visualisations créatrices de début, ceux-ci peuvent s’avérer utiles
au titre de source d’inspiration quant à la façon dont vous voulez positionner votre
événement en public. Mais rappelez-vous que la marque englobe beaucoup plus que
votre image visuelle principale – une marque intègre la perception générale du public
et de l’expérience de votre festival.
Deux définitions:
 Une marque crée une série d’idées et de points de contact qui construisent un message plus
large qui rapproche la partie désirée, les engage sur le plan émotionnel et les incite à passer à
l’action. (Nick Westergard)
 La conception est essentielle. Mais tout ne s’arrête pas à une jolie conception.. Une marque
est l’ensemble des attentes, des souvenirs, des histoires et des relations qui, pris ensemble,
représentent la décision d’un consommateur à choisir un produit ou un service plutôt qu’un
autre. (Seth Godin)
Une image de cohésion aidera à établir la confiance que votre festival a bien conçu
et géré; de ce fait, elle suscite l’adhésion du type de public, des donateurs, des
participants appropriés, etc.
Trois mots à retenir lors de la création de votre marque

Reconnaissable
Séduisante
Mémorable.
Si vous en avez les moyens, vous pouvez penser à solliciter les services d’une agence
pour gérer vos dossiers de stratégie de marque ou alors vous pouvez désigner un
membre de votre équipe à ce poste. Quel que soit le cas, vous devez travailler en
étroite collaboration avec celui qui sera chargé de l’identité publique de votre festival
en vous assurant qu’il est en droite ligne avec votre vision créative originale et les
intentions que votre festival va traduire en actes.
Faire le marketing de votre festival n’est pas simplement une affaire de marque forte.
Mais il s’agit aussi de tenir votre public cible informé, de l’orienter et de le mettre à jour
au sujet des évolutions. L’information doit être facilement accessible et les points de
contact pour le traitement des requêtes doivent être à portée de main.

Poètes Jessica Mbangeni et Madosini effectuer à la visite d’un Poésie Afrique écoles - photo Monica Hemming-Rorvik
Publicité
Quoi, où et quand
Votre plan marketing devrait insister sur la PRÉSENCE – être au bon endroit, au bon
moment, avec les bonnes personnes, de sorte que vous ne soyiez pas oubliés.
Il est non seulement important que vous communiquiez à propos du caractère de votre
festival. Mais il est également primordial que vous vous assuriez du lieu et du moment
de rentrer en contact avec vos publics appropriés.
Les festivals urbains, avec une orientation jeunesse, pourraient être plus réussis si
vous mettez un point d’honneur sur des communications brèves et régulières via les
réseaux sociaux, tandis que les festivals qui pourraient cibler un public plus avancé en
âge et rural devraient plutôt penser à diffuser des publicités via des stations de radio
publiques.

Participants
Il y a deux principaux centres de préoccupation quand il s’agit de participants. Le
premier est de déterminer qui vous inviterez à faire partie de votre festival et le second
est une question de logistique autour de leur présence.
(Nous traiterons principalement du “Qui” dans cette édition de la boîte à outils)
Artistes
Pour la plupart des festivals, les artistes constituent le contenu réel de votre
événement. Leur présence sera la curiosité des visiteurs. Du point de vue de votre
vision créative, vous aurez besoin d’inviter les participants qui formeront des panels/
feront des prestations/des exposés alléchants en harmonie avec votre penchant
artistique et éthique.
Besoins des artistes en termes de prestations

Dans le monde de la création, il est indispensable de prendre en considération les
implications liées à l’invitation des artistes qui peuvent avoir des exigences relatives aux
aménagements qui seront disponibles. Par exemple, disposez-vous d’un espace pour
installer un artiste qui va travailler à grande échelle? Vos scène et dispositif technique
sont-ils en adéquation avec un vaste et complexe qui associe danse et travail? Disposez-
vous d’une logistique technologique destinée à faire visionner les films dans un format
prévu? Il est important de connaître les besoins de vos invités et de les comparer aux
ressources dont vous dispose z.
Si vous souhaitez faire venir à votre festival un participant qui a certaines obligations
financières (comme exiger des vols en classe affaires, les cachets, hébergement dans
hôtel de luxe), vous pouvez penser à communiquer avec un organisme approprié en
tant que sponsor de cet invité en particulier. Il pourrait s’agir d’un organisme culturel, de
l’ambassade du pays d’où vient la personne ou d’une autorité locale du tourisme qui peut
tirer avantage de la valeur publicitaire liée à l’accueil d’un invité de marque. Les entreprises
peuvent aussi trouver un intérêt à faciliter la participation d’un invité de haut vol.
Planifier un appel à candidature ouvert

En fonction de la nature de votre festival, vous voudrez peut-être/initier un appel à
candidatures/œuvres ouvert. Le processus pourrait comprendre les éléments suivants:
}} Qui siégera dans le comité de sélection/panel de programmation?
}} Quels seront les critères de sélection?
}} Que devront-ils présenter?
}} Comment les soumissions/versions de démonstration/agents de contrôle/
échantillons seront-ils traités? Et par qui?
}} Comment allez-vous gérer les communications entre les candidats potentiels et
votre festival?
}} Quels seront vos délais?

Échantillon d’Appel Ouvert
Appel à soumissions – 34è édition du Festival international de films de Durban.
Le Festival international de films de Durban (DIFF) invite les cinéastes à faire
des soumissions pour sa 34è édition qui aura lieu du 18 au 28 juillet 2013.
DIFF, le plus grand festival de cinéma en Afrique du Sud, propose plus
de 250 projections cinématographique en avant-première mondiale avec un
accent particulier sur les films d’Afrique du Sud et du reste du continent. Le
festival anime une compétition et fait aussi des projections dans les quartiers
pauvres dépourvus de salles de cinéma.
Le festival retient les films réalisés entre 2012 et 2013 sans exiger des frais de soumission.
Toutes les soumissions doivent être introduites via le système en ligne Eventival au niveau
de http://vp.eventival.eu/cca/ diff2013. S’il vous plaît créer un compte visiteur pour faire une
soumission. La date limite pour toutes les soumissions, y compris la réception des échantillons,
est le 15 Mars 2013 pour les courts métrages et documentaires et le 5 Avril 2013 pour les longs
métrages de fiction.
Le programme intensif de séminaires et d’ateliers avec des cinéastes locaux et
internationaux et les professionnels du métier comprend la 6è édition de Talent Campus Durban
(du 19 au 23 juillet) en coopération avec Berlinale Talent Campus et le 4è édition du Durban
FilmMart (du 19 au 22 juillet) en partenariat avec le Bureau de films de Durban.
Le festival est soutenu par le Fonds National Lottery Distribution Trust, la National Film and
Video Foundation (NFVF), le ministère de KwaZulu-Natal du Développement économique et du
Tourisme, la ville de Durban et d’autres bailleurs de fonds et des partenaires précieux.
Pour plus d’informations, allez sur: www.durbanfilmfest.co.za ou courriel diff@ukzn.ac.za
Suivez le Festival sur twitter: @DIFFest
Ressources pour les médias Sharlene Versfeld/Kwazi Ngubane Versfeld & Associates
+2731 8115628 / +2783 3263235 sharlene@versfeld.co.za
Programmateurs et curateurs de festivals

Nombre de festivals ne sont pas ouverts à la participation d’une communauté plus
large. Mais ils sont plus tentés à inviter des participants particuliers qui ont été identifiés
comme les bienvenus ou désirables Dans ce cas, vous aurez besoin de désigner les
programmateurs qui ont le pouvoir de recommander des participants.
Aspects à considérer:
}} Sont-ils des experts du secteur créatif?
}} Énoncez de manière claire ce qui est attendu d'eux. Quelle est la limite de leur
autorité/pouvoir?
}} Auprès de qui reçoivent-ils des conseils?
}} Aurez-vous un panel de conseillers de programme ou alors aurez-vous un seul
programmeur?
}} Qui a le dernier mot sur le programme?
}} Comment les décisions de programmation se réconcilient-elles avec les
contraintes budgétaires?
}} Quelle sera la fréquence des rencontres des comités/panels de sélection.

SECTION 6
QUAND?
‘La Synchronisation est Tout’
Calendrier
Le calendrier est déterminant à la fois pour les phases de planification et de mise en
œuvre de votre festival. Selon l’enquête menée pour cette boîte à outils, de nombreux
festivals en Afrique prennent un à deux ans pour tenir la première édition. Assurez-vous
que vos objectifs sont réalistes et réalisables dans les délais impartis à l’organisation de
l’événement. Ne vous précipitez pas. Donnez-vous suffisamment de temps pour vous
préparer de manière convenable au lieu de courir et de laisser des vides et apparaître
désordonnés à la fois devant les participants et le public.
Il y a de nombreux facteurs à prendre en compte à l’effet d’arrêter le calendrier de

votre événement; il faut y voir les modalités pratiques de l’événement ou sa fonction
créatrive:
}} Longueur;
}} Régularité;
}} Les événements simultanés (qui peuvent aider ou nuire à votre festival);
}} Les jours fériés;
}} Les vacances scolaires;
}} Les fêtes religieuses;
}} Les saisons;
}} Les journées de commémoration;
}} Les journées de solidarité avec une cause;
}} La disponibilité des participants;
}} La disponibilité des espaces;
}} L’éloignement des établissements (aéroports/hébergement/bus et gares, etc.);
}} Les routes et de la circulation;
}} Le volume de préparation nécessaire.
Certains festivals sont programmés de manière spécifique pendant les vacances.

D'autres prévoient d'éviter les jours fériés. Ayez en conscience ce qui fonctionne le
mieux pour vous et vos groupes cibles.
Plan de Travail Opérationnel

Un Plan de Travail Opérationnel complet et réaliste est un instrument clé pour
s’assurer que tout est prêt dans le délai que vous avez arrêté; c’est un mécanisme qui
accompagne finalement votre festival vers un succès sur le plan organisationnel.
Plan de travail
Un plan directeur assorti d’étapes qui Une série d’échéances destinées

ont besoin d’être atteintes à travers des à organiser les secteurs
dates particulières particuliers du festival

En préparant votre échéancier qui conduit au jour de l’événement, vous devriez commencer
par arrêter toutes les dates importantes, les horaires, les espaces, le personnel, etc. sur
un calendrier chronologique qui met en relief les domaines prioritaires et les problèmes
éventuels. Vous pouvez alors commencer à y inscrire des dates cibles pour mener à bien
certaines tâches et atomiser davantage ces étapes en plus petits objectifs qui doivent être
réalisés en termes de contribution à la satisfaction d’un but plus global.
Veillez à ce que les délais impartis aux divers départements soient intégrés dans le plan de
travail global.
Une fois que vous avez un plan de travail, utilisez-le!
Daddy I’ve Seen This Piece Six Times Before and I Still Don’t Know Why They Are Hurting Each Other peffectué par Nelisiwe Xaba avec une
chorégraphie de Robyn Orlin au festival Dance Umbrella – photo John Hogg

Échantillon de Plan de Travail – Programme
d’Espace de Résidence de Dance Umbrella
Nous avons reçu cinq demandes en provenance de jeunes artistes pour
séjourner en résidence à l’Espace danse. Le budget présenté par les artistes est
ce dont nous avons besoin. Nous espérons accueillir au moins cinq programmes
de résidence à partir de cela. Le résultat du processus sera présenté au Dance
Umbrella et/ou une prestation spéciale à la Dance Factory, si les financements le
permettent. Le participant à la résidence devra également effectuer les activités suivantes dans le
cadre de son séjour:
 Un Class Open hebdomadaire peut être animé dans l’espace;
 Un entretien avec le chorégraphe au sujet de ce qu’ils créent.
Les principaux objectifs des résidences:

RÉSULTAT RECHERCHÉ: Que nous pouvons mettre sur pied un espace fiable qui rende service à la
communauté des danseurs selon les méthodes suivantes:
 Contribuer à la prospérité et aider les artistes sud-africains en leur donnant la possibilité
d’apprendre et de découvrir des méthodes de création et réalisation de travaux actuelles;
 Proposer un espace aux chorégraphes et danseurs sud-africains au sein duquel ils peuvent
travailler et jouir dans un environnement sûr et favorable;
 Former des jeunes en administration culturelle et à la gestion technique de la scène;
 En fin de compte, nous espérons créer un espace de prestations scéniques où nous pouvons
présenter les résultats de nos programmes.
L’Espace danse sert également à:

 Une salle d’exploitation par les festivals destinée à accueillir des ateliers/open class etc .;
 Un espace de location disponible pour les opérateurs externes.
Nous accueillons en ce moment Vuyani Dance Theatre au titre de compagnie en résidence: cette
situation connaîtra des mutations au bout de cinq ans à l’effet de proposer la même offre à une
autre compagnie.
Formation et développement
C’est un programme triennal qui met l’accent sur le travail avec les communautés de danseurs
de la partie nord du Cap, celle d’Orange Farm, du Kwa-Zulu Natal et les régions de Limpopo. Sur
financements du RMB, 2013 nous verra faire notre entrée dans la 2è année.
Ce projet de trois ans développera les praticiens de la danse contemporaine sud-africaine sur le
plan professionnel à l’effet de leur accorder de créer, d’interpréter, de diversifier leur inventivité et leur
compétence professionnelle et de gagner leur vie de manière durable en effectuant des prestations
artistiques professionnelles. Au cours des 12 premiers mois, le programme donnera à au moins vingt
(20) jeunes danseurs professionnels de découvrir de nouvelles méthodes de création d’emplois en
prenant part à divers programmes d’ateliers et d’exposer les résultats de ce processus au festival Dance
Umbrella 2013 et sur d’autres plateformes de danse. Le Contenu du Projet comprend également:
 Le programme de formation au développement de la Danse & de la Chorégraphie: il mettra l’accent
sur le rassemblement de jeunes en provenance de toutes les régions à participer à des ateliers et/
ou des résidences. Il y aura un programme de développement et d’accompagnement en faveur
des organismes de danse communautaire dans les régions. Il s’agit de celles avec lesquelles nous
allons animer un programme de formation dans un environnement de travail créatif et donner à
ces jeunes l’occasion de faire l’expérience d’une danse et d’une chorégraphie inspirées de leurs
choix et de leurs modes de vie. Nous allons présenter quelques-uns des résultats de ces ateliers
au festival Dance Umbrella et dans d’autres plateformes de danse en collaboration avec nos
partenaires stratégiques. Le processus suscitera une analyse critique constructive destinée à les
aider à percevoir le concept de: “Créer ce dont vous voulez faire partie”. La diversité culturelle
des régions sera le principal centre d’intérêt.
 Le Programme de Gestion et d’Administration Culturelles: Nous animerons un programme de gestion
et d’administration culturelles en faveur des personnes déterminées à mieux structurer et organiser

le projet et mettrons sur pied un programme destiné à promouvoir et à aider
les jeunes dans leur région. Nous mettrons également un point d’honneur à
renforcer les compétences en gestion artistique et financière dans leurs deux
volets de sorte que les participants puissent embrasser une carrière qui soit
auto-motivée et autonome. L’objet supplémentaire comprend la rédaction de
propositions, la levée de fonds, le marketing et l’entrepreneuriat culturel. Il y aura
aussi des ateliers de danse contemporaine et de chorégraphie.
Dance Umbrella 2013

Le festival Dance Umbrella est devenu, au cours des 25 dernières années, la principale plateforme
d’accueil des nouveaux travaux de danse contemporaine. Fort de ses aspects Nouveauté et
Développement, l’association est enracinée. Mais en raison du manque de financement en ce
moment, la poursuite des activités de sensibilisation et des projets de développement n’est pas
aussi effective comme par le passé.
Le festival Dance Umbrella mettra sur pied, dans les deux prochaines années, un programme
qui comprend:
 Nouvelle œuvre commandée auprès des artistes sud-africains;
 Les collaborations internationales avec des artistes sud-africains;
 Œuvres sélectionnées parmi les propositions soumises;
 Tremplins/programmes accessoires en faveur des jeunes artistes/groupes de jeunes et des
œuvres non-commandées
 Un programme de résidence pour chorégraphes
 Résultat du programme d’Échange de danse.
Quant aux éditions de 2013/2014/2015, leur programmation prévoit:

 Publication des résultats des programmes d’atelier/de résidence qui ont été animées;
 La commande de dix nouvelles œuvres;
 Les collaborations internationales/locales;
 Plateforme de jeunes artistes;
 Un programme de résidence spécial destiné aux jeunes chorégraphes sud-africains qui devrait
aboutir à des collaborations entre eux;
 Une conférence pour débattre de la question de l’avenir de la danse contemporaine,
notamment en Afrique australe et de l’Est;
 Nouvelle résidence et programme de danse;
 Lancement de l’appel à résidence;
 Une publication plus accrue des résultats des programmes de résidence et d’ateliers ainsi que
de nouvelles œuvres commandées.
Programme de développement
Créer un programme de développement en partenariat avec The Garage dans le Nord du Cap/
Okiep. Nous avons introduit une demande auprès du NAC à l’effet de créer un partenariat avec
Alfred Hinkel. C’est dans le but de mettre sur pied un projet durable qui déclenchera le processus de
développement dans cette région, en plus d’une compagnie de danse à temps plein. Il s’agit d’un
nouveau projet qui propulsera le portefeuille des forums au-delà du stade de simple producteur du
festival. Si nous parvenons à obtenir des financements, ce sera, nous l’espérons, le démarrage de
nouveaux projets. If we manage to get the funding, it will hopefully be the start of new projects.
Travailler avec des échéanciers

Rencontrez de manière régulière les membres clés de l’équipe à l’effet de déterminer si oui ou
non les objectifs seront atteints. La gestion du temps est une qualité indispensable pour les
gestionnaires d’événements. Si vous vous glissez derrière vos échéances, cela peut rapidement
avoir un effet boule de neige qui mène à un goulet d’étranglement assorti d’un stress de fou
et de perturbations quant à la mise en œuvre de votre événement. L’incapacité à effectuer
une tâche importante à temps peut avoir de répercussions néfastes sur l’accomplissement

des missions connexes dans d’autres directions. Par exemple, si la sélection et la programmation
accusent du retard, les réservations de vols et l’hébergement peuvent s’avérer plus difficiles et
chers, la préparation technique sera compromise, la préparation des documents publicitaires s’en
retrouvera retardée; l’impression connaîtra un sort identique; le public reçoit les informations en
retard. Peu de gens sont au courant de l’évènement. La conséquence est la faible fréquentation
du festival. Cette situation cause des embarras et des pertes financières éventuelles.
Échantillon d’échéancier
Calendrier Baf Pour Le Festival Culturel De Blantyre 2013
Date Description Activités de mise en œuvre Period Activities
20 février – 30 juin Appel à participation des BAF organizing team recruiting Quatre mois (4) Préparation et
2013 artistes participarting artists documentation
1er- 20 mai Atelier BAF avec les Artistes Blantyre Trois semaines Atelier de
en prelude au Festival formation et
production
d’une oeuvre
collaborative
à présenter au
Festival
1 juin-20 juin BAF se prépare pour son mini Blantyre Un mois S’assurer que la
Festival. Réservation des Logistique, les
espaces and sélection des Equipements et les
Artistes de la region pour le artistes sont prêts
mini-Festival pour le Festival.
21 juin- to 3 juin Transition & préparation
1er juillet 2013 Festival regional BAF KARONGA: Région du Nord 1 6 juillet Participation Exposition d’arts
6 jours d’exposition d’arts des festivals d’école plastiques, de
plastiques au musée de au musée Karonga à photographie
(Festival régional BAF dans la 936km de Blantyre et d’autres
partie du Nord du Malawi) Soit 1.872 en aller- prestations
retour kilomètres artistiques
8 -13 juillet Festival regional BAF LILONGWE: Région centrale du 2 jours de musique
Malawi 6 jours d’exposition
2 jours de musique d’arts plastiques
6 jours d’exposition d’arts
plastiques
1-6 octobre 2013 Festival principal BAF BLANTYRE: Région du Sud du 3 jours de musique et
Exposition d’arts plastiques Malawi 27 jours d’exposition
avant et après BAF à in d’arts plastiques et
Blantyre photographique
7 october 20 Oeuvre d’art à l’exposition Critique et analyse du Festival 27 jours
novembre 2013 avec les parties prenantes
et les partenaires du Festival
culturel de Blantyre Arts
21 novembre- 28 Rapport narrative et rapport
février 2014 d’audit par les cadres de BAF
1-30 mars 2014 Soumission du rapport d’audit
et fin du BAF de l’exercice
2013

SECTION 7
OÙ?
Il y a deux principaux sujets de préoccupation dans la phase de
planification. Ils se rapportent à des espaces physiques où votre
festival aura lieu. La première a trait à l’espace d’accueil de
vos activités dans le cadre des préparatifs de l’événement et la
seconde concerne les critères à prendre en considération lors de
l’identification de l’endroit où l’évènement lui-même se produira.
Bureau Central
Il est indispensable d’avoir un espace à partir duquel il faudra travailler. Vous aurez
besoin d’un espace de réunions, d’adresses postales et de facturation, de lignes
téléphoniques, d’ordinateurs, une adresse physique pour les dépôts et les courriers, un
endroit sûr pour l’archivage des documents et les nombreuses autres réalités morales
et physiques exigent à votre festival d’avoir un “chez-lui”.
Si votre entreprise ne bénéficie pas d’un bon financement et que vous n’avez pas les
moyens de louer un bureau, rechercher des solutions de fortune possibles. Parfois, les
activités sont réparties sur plusieurs sites. Mais veiller à ce que celles-ci soient toutes
définies de manière claire à l’effet d’éviter toute confusion possible et que toute votre
équipe sache où aller pour y satisfaire tout besoin particulier et que chacun soit au
courant de l’endroit où les choses dont il a besoin pourraient se trouver. Assurez-vous
que ceux qui ont besoin d’accès puissent l’avoir à brève échéance. Jouer à échanger les
clés, déplacer la documentation/du matériel/des équipements de manière considérable
d’un endroit à l’autre peut conduire à des problèmes et est à même de retarder la
capacité de votre équipe à s’acquitter de ses tâches de façon organisée. Inversement,
il est indispensable que l’accès à l’information confidentielle et sensible ou aux objets
de valeur soit sous contrôle. Les ressources à votre disposition définiront la façon dont
vous aborderez ces questions. Mais il est indispensable que vous trouviez une solution
claire et bien articulée dont vous êtes convaincus du fonctionnement.
Si vous comptez travailler hors d’une maison, notamment un espace public (comme
un café ou une bibliothèque) ou chez un parent, par exemple, les limites d’occupation
d’espace doivent être déterminées de manière claire à l‘effet d’entretenir certaines
normes professionnelles. Cherchez à savoir s’il existe des structures de prise en charge
de petites entreprises dans votre secteur. À des endroits, il y a des services qui offrent
des facilités telles les salles de réunion et même un réceptionniste dont les services
peuvent être sollicités à court terme.
Quel que soit l’espace dans lequel vous allez travailler, il devrait susciter en votre
équipe le souci conscient de rester axé sur l’atteinte des objectifs que vous avez
arrêtez. Organiser un festival signifie souvent que vous travaillez avec des personnes
qui partagent votre passion pour le secteur créatif sur lequel vous vous êtes fixés et il
est important de créer une ambiance qui stimule la productivité.
Sites et Lieux
Il est des festivals qui se produisent dans un espace plus virtuel tel qu’Internet. Mais la
plupart des festivals exploitent des espaces où les œuvres seront présentées, débats
auront lieu, une réunion se tiendra, les scènes seront montées et ainsi de suite. Au
moment de l’examen des lieux, vous devez prendre en compte un large spectre de
préoccupations liées à l’esthétique, à la logistique, à la répartition géographique, à

la pertinence pratique, aux questions de sécurité et de santé considérables. Il s’agit
notamment de:
 Convenance créative
• L’espace contribuera-t-il à contribuer à créer l’environnement artistique
que vous avez en projet? Y a t-il assez d’espace?
• L’espace suscite-t-il des types de prestations adéquats?
• Les spectateurs peuvent voir ce qui se passe (champs visuels)?
 Convenance pratique
• Est-il sécurisé?
• Est-il facile à localiser?
• Peut-il faire l’objet d’une exploration facile?
• Dispose-t-il/accorde-t-il ou alors pouvez-vous prendre des dispositions
pour des éléments tels:
• Éclairage;
• Électricité;
• Salubrité:
• gestion de la circulation;
• Gestion des déchets;
• Coût;
• Taille;
• Disponibilité de l’eau potable;
• Dispositifs de couchage;
• Abri des intempéries;
• Stationnement;
• Espace de bureau;
• Proximité avec les sites d’hébergement des participants;
• Etc.?
Produisez des cartes de la localité à l’effet d’intégrer des réalités comme des points d’accès,
les distributeurs de billets, zones de rassemblement en cas d’urgence et tout autre lieu
clé où se déroule une activité importante de manière à pouvoir voir l’espace physique
avant l’événement et s’assurer que les zones cruciales ne souffrent d’aucune négligence.
Cela vous permettra également de planifier la signalisation soigneusement, un aspect
indispensable pour orienter vos invités/participants/intervenants. Il peut s’avérer
nécessaire de mettre sur pied des structures temporaires; elles impliquent l’entrée en jeu
d’autres considérations d’ordre sécuritaire. L’espace dispose-t-il de prestataires dont les
services sont sollicités de manière ordinaire? Peut-on compter sur eux? En combien de
temps à l’avance des réalités telles la scène/chapiteaux etc. peuvent-ils être mis sur pied?
En fonction de l’ampleur de l’événement, votre festival aura besoin d’espaces séparés à

l’image d’un bureau de production qui accueille la supervision de la manifestation, des
zones d’accès limité destinées à abriter des sessions d’information spécifiques, à gérer
les incidents, à répondre au besoin d’urgences médicales, le magasin, les sollicitations
de presse/interviews, communiqués, etc.

Rencontre musicale professionnelle au Salam Music Expo
La maîtrise de la foule devra être mûrement réfléchie. Avez-vous besoin de monter une
clôture?
Comment allez-vous concevoir la disposition des choses de manière à donner aux gens
d’y aller et venir agréablement et en toute sécuritaire? Disposez-vous d’équipements
culinaires adéquats. Y a-t-il un bruit parasite qui noie les voix lors des débats ou des
prestations importantes, par exemple? Inversement, avez-vous envisagé le bruit que
votre festival peut causer et son impact sur les populations et l’environnement immédiat.
Lorsque vous organisez un événement à l’extérieur, vous avez besoin des autorisations
suivantes:
}} La commune;
}} La police;
}} Les sapeurs-pompiers;
}} Les services d’hygiène et de salubrité.
Vous auriez également besoin des autorisations suivantes/documents officiels/

responsables de site:
}} Électricien;
}} Agent de sécurité;
}} Personnel medical.

SECTION 8
Business plan
Votre business plan doit être très spécifique et chaque aspect de
votre festival doit être soigneusement pensé. Cet état de choses
servira de preuve que vous avez bien conçu votre événement
et que vous vous êtes assurés qu’il est théoriquement et d’une
manière pratique et faisable.
Business Plan
Tandis que votre festival sera axé sur la célébration des arts, il s’agit aussi, de manière
générale, d’une entreprise. Bien que ce soit souvent un aspect que les personnes
concernées n’aiment pas, il est néanmoins indispensable que votre festival soit
financièrement viable. Il peut arriver que vous ne cherchiez pas à faire des profits
sur le dos du festival, mais générer des ressources excédentaires vous permettra d’y
réinvestir et accordera à l’évènement de grandir dans ce que vous avez décrit dans
votre déclaration de vision. Vous devez vous assurer que personne ne finira dans
les dettes à cause de votre événement; que tout le personnel, les participants et les
prestataires de services sont rémunérés comme promis. Parfois, il faut du temps pour
se faire un nom à l’effet de pouvoir faire des prévisions de rendement. Mais vous devez
vous assurer que vous pouvez répondre à toutes vos exigences financières immédiates
afin de maintenir de solides relations avec les parties prenantes et une bonne image
auprès du public de sorte que la communauté souhaite travailler avec vous à l’avenir.
Le facteur de profit comme motivation influencera certainement le type de business

plan que vous concevrez. Toutes les initiatives doivent être viables et les mêmes
facteurs rentreront en jeu. Mais l’accent se déplacera en fonction de ce que sont vos
principaux objectifs – un plan à but non lucratif se concentrera sur la réalisation des
objectifs de manière plus efficace, tandis que celui à but lucratif visera à maximiser les
profits et à réduire les dépenses.
Disposer d’un business plan sera précieux pour vous ainsi que pour vos parties
prenantes, en particulier celles qui sont directement impliquées sur le plan financier.
Même si les investisseurs sont vos bailleurs de fonds, ils veulent savoir que les fonds
qu’ils ont investi dans votre festival sont gérés de façon appropriée de manière à
atteindre les objectifs que vous vous êtes fixés.
Si vous avez des sous-comités chargés des divers secteurs, vous pouvez solliciter des
contributions en termes de “sous-plans” qui peuvent ensuite être intégrées dans un
business plan directeur. Certains des éléments clés qui feront partie de votre business
plan ont été abordés dans les sections précédentes. Mais ils devront être réunis en un
seul document qui soit clair et cohérent.

Lebogang Mashile à Poetry Africa – photo Sarah Dawson
Un bon business plan doit contenir:

}} Un résumé analytique (y compris le statut juridique de l'entité commerciale;
}} Un historique de l'événement, les objectifs, le but, l’éthos, la vision créative);
}} La déclaration des missions et celle de la vision;
}} Une vue d'ensemble de la planification stratégique;
}} Un plan de marketing;
}} Le programme;
}} La structure de votre équipe/organisation;
}} L’analyse des forces et faiblesses;
}} Le plan financier;
}} Le plan de marketing;
}} Les horaires.
Plan Financier et Budgétisation

Il est conseillé de nommer une personne ayant les compétences requises pour vous
gérer les finances. Vos ressources peuvent permettre de recruter un personnel
professionnel qualifié dans la gestion des fonds. Mais si elle ne l’est pas, il est
indispensable que vous vous assuriez que la personne qui supervisera les entrées et
les dépenses est à la fois digne de confiance et compétente même si cette situation
exige qu’elle passe par une sorte de formation en comptabilité, par exemple. Peut-
être l’aspect le plus important de la constitution de votre business plan, en termes de
conséquences potentiellement fatales liées à une gestion financière foireuse est-il la
budgétisation. Un budget bien pensé vous permettra de voir de manière claire quels
coûts peuvent survenir et, si oui ou non vous serez en mesure de réaliser ce que vous
envisagez compte tenu des ressources à votre disposition.
Il y a un certain nombre de phases dans le processus de budgétisation.

Évaluation des besoins
 Procédez à une évaluation préliminaire des besoins pour déterminer les
dépenses que vous ferez;
}} Sans être pédant au sujet des montants exacts et de l’équilibrage des chiffres,
une évaluation des besoins devrait vous aider à préciser ce dont vous avez
besoin de manière globale. Elle devrait servir à déterminer:
• Les besoins d’ensemble du festival;
• Les besoins de votre festival par secteur;
• Quels besoins devraient-ils avoir la priorité?
• Où existe-t-il des écarts entre les ressources disponibles et de ce qui
est indispensable pour que votre festival se déroule comme vous l’avez
prévu.
 Naturellement, votre festival aura ses spécificités en matière de coûts et
ses domaines d’intervention influenceront la manière dont vous allouez vos
ressources. Mais les catégories générales sous lesquelles ces coûts pourraient
tomber sont énumérées ci-dessous:
Categories
Dépenses
 Équipement;
}} Décor;
}} Personnel;
}} Sites et des infrastructures;
}} Les participants;
}} Coûts opérationnels et administratifs;
}} Le marketing et la publicité.
}}
Sources des revenus/ressources
}} La vente de billets;
}} La vente d'espaces publicitaires dans les produits (programmes, catalogues);
}} La vente de la nourriture et de la boisson;
}} Dons;
}} Subventions;
}} Les entreprises sponsors.
Budgétisation
Vous trouverez plus bas, un exemple de budget qui détaille certains des coûts et des
sources de revenus que vous pourriez rencontrer dans la planification de votre festival.
Vous pouvez avoir besoin d’ajouter ou de supprimer des éléments en fonction de la
nature de votre festival. Mais il fournit à la fois une idée des petits frais cachés qui
peuvent vous échapper et vous montre simplement comment vous pouvez gérer les
entrées et sorties de caisse. De manière idéale, le responsable de chaque sous-section
de votre festival devrait réfléchir soigneusement au sujet de ses exigences budgétaires
par secteur; elles peuvent ensuite être intégrées dans un budget global.

DÉTAIL Quantité Coût unitaire TVA TOTAL
REVENU
Dons
Subvention
Programme publicitaire
Vente de billet
Vente de marchandise
TOTAL
DÉPSENSES
Ressources humaines
Personnel permanent
Personnel temporaire
Marketing et publicité
Frais de conception
Livret de programme
Dépliants
Affiches
Cartes postales
T-shirts
Annonces publicitaires
Banderoles
Frais d’impression:
Livret de rogramme
Dépliants
Affiches
Cartes postales
T-shirts
Annonces publicitaires
Banderoles
Publicité
Publicités dans la presse écrite
Publicités à la radio
Publicités à la télévision

Autre
Frais de veille médiatique
Publiciste
Frais de distribution des affiches
Frais d’affichage communal –
affiche
Photographie/enregistrement
vidéo
Conception et entretien du site
Internet
Déjeûner de presse
Frais des évènement en plein air

Location de site ou frais
communaux
Location des toilettes
Sécurité
Services d’ambulance
Technique
Scène
Chaises, tables et chapiteaux
Clôture
Signalisation
Accréditation
Sacs de festival
Lanières
Imprimante (y compris le ruban)
Cartes d’accréditation
Ruban pour impression et cartes
– autres
Prestataire des services de
billetterie
Guichet/stand de vente de billet
et d'acréditation

Billets d’avion
Participants
Invités spéciaux
Personnel en charge des voyages
(si nécessaire)
Hébergement
Participants
Invités spéciaux
(si nécessaire)
Frais de visa
Restauration
Participants
Invités spéciaux
(si nécessaire)
Cachet de prestations (spécifique

à la nature de votre festival)
Musiciens
Facilitateurs
Impresario
Experts
Danseurs
Frais de projection
Transport
Location de véhicules
Frais de carburant
Services traiteur et évènements

Soirée d’ouverture
Déjeûners et diners des invités (si
la restauration n’est pas assurée)
Soirée de clôture
Dîner de presse
Décor

Équipements techniques
Scène, sonorisation et éclairage
Frais de projection
Frais de location de matériel
Techniciens
Location de site:
Espace de spectacle
Salles de conférence
Bureau central
Espaces de restauration
Administration
Articles divers et consommables
Téléphone
Papeterie
Frais d’affranchissement et
services de courrier postal
Matériel de bureau (location,
entretien et achat),
Assurance
Rapport
Rapports de presse
Rapports de festival
Services financiers
Frais de coordination
Frais bancaires
Frais d’audit
TOTAL DES DÉPENSES
Total des revenus

Total des dépenses
Excédent/Déficit

Question Posée aux Festivals
Cela vous arrive-t-il de vous écarter de plan de financement, et pourquoi?
Esquisses de réponses:
 Parfois oui, parce que les sponsors réagissent très lentement et il faut
solliciter des prêts à l’effet de subventionner les services;
 Pas souvent parce que les financements sont devenus plus uniformes au
cours des dernières années;
 Oui, parce que nous n’avons pas toujours les financements ou l’appui à temps;
 Oui, à cause des financements difficiles;
 Oui, lorsque les ressources engagées ne suivent pas;
 Oui, parce que les coûts augmentent et non les financements;
 Oui, le manque des financements crée des contraintes;
 Très souvent, les estimations sont révisées deux mois avant le festival parce que même si
les contributions financières des partenaires sont annoncées en milieu d’année, très peu
parviennent à temps;
 Le budget devra être validé et finalisé de manière formelle par le bureau/conseil, selon
le protocole prévu dans vos statuts. Il y aura toujours des coûts qui surviennent après la
finalisation du budget que vous n’avez pas été en mesure de prévoir.
 Nous avons toujours mis en place un plan de financement à travers nos activités. Ce
document nous permet d’avoir une vision prospective claire et nette à l’effet de nous éviter
de souffrir de surprises désagréables dans l’exécution de nos activités.
 Oui, un plan n’est qu’un guide qui doit souvent être mis à jour. Cela devrait même être fait au
quotidien à l’effet répondre à la réalité des vols et d’autres dépenses. Obtenir 3 cotations de
services et effectuer la planification à l’avance, et ce autant que possible, donne d’éviter des
surprises. Mais un cas contingent doit être planifié et validé dans le cadre de l’organisation
d’un festival. La chose principale est d’éviter de promettre plus que ce que l’on peut donner.
Ne pas promettre plus que ce qui peut être livré avec l’argent récolté. Ne jamais dépenser un
argent qui ne fait pas encore l’objet d’un contrat.
Conseils Pratiques Pour

la Gestion d’un Budget:
 Ne pas sous-estimer les coûts. Il est préférable de gonfler vos coûts budgétaires
au moment de l’élaboration du budget; cette stratégie vous donnera une certaine
marge de manœuvre si les coûts venaient à augmenter ou si des dépenses imprévues
devenaient indispensables.
 Votre budget doit être mis à jour au quotidien. Obtenez de votre administrateur/
comptable de procéder à l’inscription des coûts réels au fur et à mesure que les
paiements sont effectués. Cette discipline vous donnera une indication claire des
sommes en caisse (et vous avez donc le choix, soit d’augmenter les postes budgétaires
ou alors de les réviser à la baisse).
Time of the Writer (Afrique de Sud)

Levée de Fonds
Pour plus d’amples informations au sujet des méthodes de levées de fonds, vous
êtes priés de vous référer à la boîte d’outils y relative publiée par Arterial Network.
Les financements sont l’un des aspects les plus difficiles de tout festival. La réalité est
palpable surtout si vous coordonnez la toute première édition de votre festival, vous
aurez besoin de fonds à l’effet d’amorcer même les travaux les plus préliminaires. Il sera
stratégique de nommer un membre de l’équipe responsable de la levée de fonds plus
tôt dans le processus. Cette personne doit, non seulement, être digne de confiance et
dynamique. Mais elle doit aussi et surtout avoir le contact facile et entretenir des relations
avec les bailleurs/investisseurs potentiels et existants; des relations capables d’aller au-
delà de la première édition de votre festival. Si vous pouvez obtenir des bailleurs qu’ils
s’engagent sur une période plus longue, un tel aspect sera au service de la durabilité de
votre festival et vous permettra d’envisager l’avenir avec plus de certitude en matière
de planification. La plupart des festivals ne sont pas en mesure de nommer un leveur de
fonds à part entière. Par conséquent, le directeur du festival tient ce rôle.
Avant d’aborder les bailleurs de fonds potentiels, il est indispensable que vous:
 Soyiez parfaitement conscients des répercussions en termes de coûts et des
exigences budgétaires de manière à leur faire savoir ce à quoi va servir leur argent
et le montant nécessaire. Sachez exactement ce que vous avez à offrir en retour
au titre d’association qui organise un événement important, une plage publicitaire,
des espaces destinés à l’exposition des gadgets de marketing etc.;
Il y a une variété de sources de financements possibles et de formes de levée de fonds:

}} Les subventions publiques sont souvent disponibles et la portée de votre
festival indiquera quels palier gouvernemental, ministériel ou l’organisme vous
voulez approcher. Plus petits, les festivals communautaires pourraient trouver
des financements dans le gouvernement local et les communes, tandis que les
festivals de plus grande échelle, peut-être nationaux, souhaiteraient aller à la
rencontre des organes de supervision nationale des arts et de la culture, par
}} En l’absence de soutien gouvernemental et de l’appui des sponsors commerciaux,
les organismes culturels et les ambassades étrangères ont apporté un appui
précieux qui a contribué à soutenir les arts et la culture en Afrique au cours des
dernières décennies;
}} Il y a des fondations qui offrent des financements destinés aux arts à la fois sur le
continent et au niveau des organismes internationaux qui ont reçu pour mandat
de développer les industries créatives dans le monde en développement. Elles
pourraient trouver un intérêt à vous aider si vous êtes alignés à leurs objectifs.
}} Il pourrait s’avérer utile de prendre en compte les exigences des bailleurs de
fonds potentiels lors de la définition de la mission de votre festival; mais il
vous appartiendra à vous et à votre équipe de juger jusqu’où vous êtes prêts
à compromettre la nature de votre festival au nom de l’obtention des fonds
destinés à son déroulement;
}} Le mécénat d’entreprise est une forme précieuse de soutien. Notez que les
sponsors commerciaux exigent généralement des niveaux de visibilité élevés de
leur marque.

Commentaires des Festivals au moment de leur demander les conseils qu’ils
prodigueraient à des organisations sœurs au sujet de la levée de fonds:
 Assurez-vous que vous disposez de divers partenaires/bailleurs de fonds. Emballez les différents
produits du festival et vendez-les aux bailleurs de fonds qui peuvent y trouver un intérêt. Faites
preuve d’ingéniosité quant à la manière dont vous les emballez et les vendez.
Dance Umbrella (Afrique du Sud)
 Intégrer les ambassades, les ONG, les entreprises. Faites inscrire certains coûts dans votre
budget de base et concluez des partenariats stratégiques des organisations qui ont la même
vision en partage, la presse et les prestataires de services
 Recruter une personne à temps plein pour faire uniquement la recherche de financement.
 Il vaut mieux ne pas chercher les gros financiers, mais chercher et créer autour de soi, un
ensemble de petits soutiens, qui à la fin permettront de bien réaliser le projet et d’attirer les
gros financiers. Il est aussi à noter que les échanges de services peuvent constituer une autre
forte forme de financement, non négligeable
Festival International de clown et de marionnettes Noël (Cameroun)
 Programmer des activités qui concordent avec le programme ou les objectifs visés par
l’organisme de soutien ou du sponsor. Monter un projet convainquant, et au besoin utiliser
un prestataire pour le faire.
Le Kolatier ‘Marché des Musiques d’Afrique’ (Cameroun)
 BAF fait quelques événements de collecte de fonds avant le festival où divers artistes font un
spectacle et les frais d’entrée sont divisés entre le Festival et les artistes.
Blantyre Arts Festival (Malawi)
 Toujours aller avec beaucoup de patience et avec son bâton de pèlerin car le chemin est si dur.
Africa Sings International Choral Festival (Togo)
 Il avoir le Link, connaitre les réseaux, une bonne communication et bien s’informer au niveau des
partenaires et connaitre aussi leurs lignes directrices, se renseigner sur les appels à projet lancés par
les partenaires, connaitre les personnes ressources capable de vous aider à vous structurer.
Le Festival International des Arts Hiphop et cultures urbaines (Sénégal)
 Si vous n’avez pas de réseau de relations engagez et commissionnez quelqu’un.

TANJAzz Tanger (Moroc)
 La recherche de financement est le plus délicat en matière de festival. Il faut avoir un langage
(et un dossier) pour le sponsoring privé et un autre pour les institutions, qui n’ont pas les
mêmes critères de sélection.
 Au départ élaborer un plan de recherche de financement. Identifier les donateurs potentiels

en commençant par ceux qui sont dans votre zone d’activité; Mettre en place une équipe et
former cette équipe à ce qu’elle doit dire et ce qu’elle ne doit pas dire.
Festival de Théâtre de la Fraternité (FESTHEF) Togo

 Au départ élaborer un plan de recherche de financement. Identifier les donateurs potentiels
en commençant par ceux qui sont dans votre zone d’activité; Mettre en place une équipe et
former cette équipe à ce qu’elle doit dire et ce qu’elle ne doit pas dire.
Festival Culturel SHOWA (FESCUS° République démocratique du Congo)
 Le financement n’est pas toujours une fatalité, regardez tout le temps.

N’Sangu Ndji-Ndj (Congo-Brazza)
 Budgétisation adéquate est essentielle pour attirer le soutien des bailleurs de fonds, mais il
est probablement préférable de briser budgets dans certaines parties de s’engager avec les
organisations du secteur privé (sinon ils sont effrayés par la hauteur pure du budget).
Bambiya (Ouganda)
 Il est généralement plus facile de trouver des fonds pour les programmes de développement,
d’atelier et de sensibilisation mais aussi pour les autres dépenses importantes telles que les
voyages de l’artiste et frais, il peut être plus difficile.
Poetry Africa (Afrique du Sud)
 La clé de notre programmation, c’est notre capacité à intégrer et à collaborer avec d’autres
intervenants dans les industries de la culture. C’est ce qui rend si important ZIFF-ce que nous
faisons aussi souligne le travail accompli par d’autres avec nous et par nous. Pour mettre en
évidence ce facteur collaboration que nous avons de nouveau soulevé notre parrainage local à
un niveau plus élevé que l’an dernier. Pour de plus en plus des sponsors locaux ZIFF est garanti
en tant que plate-forme majeure ZIFF à leurs produits et services. Le mécénat peut pas compter
uniquement sur le gouvernement, la philanthropie ou le soutien des donateurs. L’étreinte
du monde de l’entreprise des arts révèle le rôle que jouent les arts dans la société. Sponsors
nouveaux et les anciens se ressemblent pour nous les grains de levure de levain notre pain.
Zanzibar International Film Festival (Tanzanie)
Conseil Pratique:
Pour plus amples d’informations sur les méthodes de levée de fonds destinés à votre
festival, vous pouvez vous référer à la boîte à outils de Arterial Network. Elle est disponible
en ligne ici www.arterialnetwork.org/uploads/2012/02/Fundraising_toolkit_FINAL_(web_
version).pdf

Question: “HIFA a toujours réussi à obtenir le soutien d’une très large gamme de bailleurs de
fonds, commanditaires et partenaires, y compris ceux de la sphère commerciale – l’importance
de cette diversité a été pour HIFA, et quels sont les avantages, les inconvénients ou les difficultés
particulières avez-vous vécu?”
Answer: Dès sa création, le HIFA lui-même s’est présenté comme étant plus qu’un ordinaire festival
des arts et de la culture. L’orientation générale du HIFA était d’encourager l’amélioration de la
perception ou, si nécessaire, les mutations au sujet du Zimbabwé, de son peuple et de ses artistes.
En atteignant ces objectifs, le HIFA s’est consolidé comme une initiative communautaire sincère et,
fort de cette finalité, les entreprises concurrentes mettent de côté leurs rivalités pour s’accorder
à travailler ensemble, en partenariat, à l’effet de traduire une telle initiative en fait. C’est à partir
de ce point de vue que le HIFA se vend lui-même comme un véhicule significatif et important pour
le tourisme culturel, le développement et les échanges artistiques et un projet social fortifiant et
fédérateur. Cette particularité parle davantage à des entreprises qui veulent être perçus comme
celles qui encourageant leurs clients potentiels à voir la société contribuer de manière active à la
réalisation d’un projet positif dans un pays qui est quelque peu fracturé.
Avantages de cette forme de financements ont été nombreux surtout que la dépendance vis-
à-vis des bailleurs peut souffrir de désengagements financiers à tout moment. Les inconvénients
sont tout aussi nombreux; travailler avec les entreprises en proie à des troubles politiques et
économiques au quotidien fait également vivre des retraits de financements à tout moment. Le
défi consiste à convaincre les entreprises à voir leurs avantages à EUX de manière continuelle et,
surtout, les bénéfices qu’elles auront à rester une partie prenante d’un festival comme le HIFA. Cela
implique nécessairement d’ériger la gestion transparente et efficace en engagement managérial,
tandis que le festival est fort si l’événement confirme les avantages économique en faveur de
l’entreprise et ils se rebiffent très rapidement si le rendez-vous ne satisfait pas leurs attentes de
quelque façon. Cette peut s’avérer stressante et difficile à suivre.
Harare International Festival of the Arts (Zimbabwé)
Toutes les photos sur cette page HIFA

Question: “Le festival de Jazz de la ville du Cap est devenu l’un des événements géants du continent.
Il a accueilli 37.000 personnes cette année. Quand un festival a atteint cette dimension, quels sont les
défis à relever pour maintenir le niveau et comment vous-y prenez-vous?”
Answer: Notre plus grand défi est de suivre les taux de change parce que je peux programmer un
travail sur un budget de 8 rands le dollar et, en deux mois, il peut passer à 9 rands le dollar. Par
exemple, mon budget a été élaboré l’année dernière lorsque le rand était beaucoup plus fort. Cette
situation a un impact bien considérable sur notre budget parce que nous payons nos artistes étrangers
sur une base de 50% à l’avance et 50% après le spectacle. Si vous comparez le niveau de nos artistes et
la qualité de la production avec les coûts mobilisés pour organiser tout cela, vous vous rendrez compte
que ce que les gens paient au guichet est nul.
Un laissez-passer coûte actuellement 645 rands pour de deux jours et nous ne pouvons autoriser
que la présence de 13.500 personnes en salle par jour. Mais notre budget est 38 millions de rands.
Nous devons compter sur le parrainage des entreprises pour compenser le manque à gagner. Mais les
directeurs de marketing n’arrivent pas encore à saisir l’idée de la puissance des arts. Le gouvernement
doit également s’approprier un tel événement. Le gouvernement national est très a été très favorable.
Il voit, d’un côté, la valeur de la formation et du développement et, de l’autre, la plateforme des
artistes sud-africains. Mais quand vous arrivez à la province qui accueille l’événement, c’est un
cauchemar. Nous avons connu quatre partis politiques et aucun d’entre eux ne se l’est approprié.
Notre L’impact du Festival l’an dernier était tout juste un peu moins de un demi-milliard de rands.
Vous ne pouvez pas obtenir les hôtels et, actuellement, il n’y a pas de vol. Les taxis et les artisans se
font de l’argent. C’est ainsi que vous mesurez l’impact de l’événement. Nos visiteurs étrangers, en
provenance principalement des Etats-Unis, du Royaume-Uni et d’Europe, séjournent désormais pour 7
à 10 jours. Travailler avec la ville du Cap a été un peu plus facile. Nous utilisons tous leurs services tels la
sécurité, la police et le département de la circulation. Mais je dois payer les artistes et les prestataires
de services en numéraire. L’argent liquide, d’une certaine façon, est roi, et c’est vraiment un combat.
Nous sommes entrain d’essayer de réserver des artistes à l’avance et d’obtenir les vedettes.
Cape Town Jazz Festival (Afrique du Sud)
Toutes les photos cette page Cape Town Jazz
Festival par Terry February

Un Plan de Levée de Fonds
Aborder la levée de fonds de manière bien coordonnée et, quel que soit le responsable
de cet aspect, il ou elle devrait un document relatif aux méthodes de levées de fonds
qu’il ou elle convoquera pour obtenir un financement.
Les conseils pratiques à exploiter lors de l’élaboration de ce plan sont les suivants:
}} Recherchez et identifiez des bailleurs de fonds qui trouveront un intérêt
particulier à votre type de festival/événement;
}} Comprenez bien les exigences des différents bailleurs de fonds;
}} Rédigez des propositions complètes et élaborez des budgets viables (et éviter de
laisser pourrir la situation jusqu'à la date limite pour soumettre votre proposition);
}} Organisez des réunions avec les bailleurs de fonds éventuels à l’effet de faire
des présentations professionnelles, de les amener à croire en vos capacités et
d'établir des relations personnelles;
}} Gardez à jour les besoins budgétaires décidés par l'équipe/conseil;
}} Déterminez les objectifs de calendrier et les étapes;
}} Fournissez des reçus aux bailleurs de fonds qui peuvent s’en servir pour des
réductions fiscales;
}} Réconciliez l’affichage des mécènes/les besoins publicitaires avec le plan de
marketing;
}} Archivez bien vos dossiers et répondez de manière efficace à toutes les
communications;
}} Rassurez-vous que les bailleurs de fonds bénéficient d'un bon accès, sont invités
à votre événement et sont convenablement reconnus pour leur soutien.
Les réactions des festivals à l’enquête dAfrifestnet ont déclaré les niveaux de soutien
suivants:
Sources d’agences culturelles d’ambassades et d’ong au sujet des budgets de festivals
14% de festivals
n’ont rien reçu
33% de festivals ont reçu
60 à 90 de budget
1
53% de festivals ont reçu 1 à 2
50% de budget
3

Sources privées au sujet des budgets de festivals
40% de festivals
n’ont rien reçu
56% de festivals ont reçu jusqu’à

1
30% de budget
8% de festivals 2
ont reçu 78 à 100
de budget 3
Sources gouvernementales au sujet des budgets de festivals

10% de festivals
ont reçu 100%
de budget
35% de festivals ont reçu
moins de 50% de budget 20% de festivals 1
n’ont rien reçu
2
30% de festivals ont 3
reçu entre 70 et 92 % de
budget 4
Conseils pratiques en matière de lévee de fonds

Trouver des financements devient de plus en plus difficile. Les réductions qui frappent
le financement des arts et de la culture à travers le monde et le nombre croissant
d’organisateurs d’évènement en font un exercice hautement concurrentiel. Des
critères de financement étroits et des rapports exigeant une attention spéciale à la
fois en matière de proposition et les étapes de mise à jour. Avec le tarissement des
sources de financement conventionnelles, des approches de levée de fonds nouvelles
et innovantes sont indispensables pour soutenir un nombre d’événements incalculable.

Crowdfunding
Le crowdfunding est une méthode de levée de fonds, sous forme de dons le plus souvent,
à partir de nombreuses sources. Il s’agit habituellement d’une foule de personnes. Le
crowdfunding peut prendre plusieurs formes mais il a démarré à travers le monde grâce
aux sites Internet. Ils peuvent déclencherr et gérer l’ensemble du processus.
Kickstarter et Indigogo sont deux sites Internet précoces et aboutis – mais il existe plus de
450 de ces sites de levée de fonds et ce que chacun offre varie de manière considérable.
Des guides sur chaque site qui vous aideront à développer vos campagnes en utilisant
souvent les médias sociaux. Certaines campagnes se servent des avantages uniques à
chaque forme de don de manière à aider avancer; par exemple, en promettant une affiche
dédicacée, le DVD d’un spectacle ou un billet qui donne droit à un service particulier.
Les sites de levée de fonds facturent généralement leurs services de 3% à 5% ou plus sur
l’ensemble du montant collecté et d’autres comme Kickstarter ne donnent de l’argent
qu’à que l’objectif soit atteint (l’argent repartirait dans les poches du donateur initial
dans ce cas). La levée de fonds implique des considérations juridiques et le transfert
d’argent vers les pays africains peut souffrir de restrictions: par exemple, les comptes
Paypal pourraient s’avérer indispensables. L’autre avantage du crowdfunding est qu’il
peut avoir un effet de marketing multiplicateur. Vous éduquez une foule qui trouve de
l’intérêt dans votre projet et vous pouvez rester en contact avec les donateurs. Cette
foule qui souhaite votre réussite peut verser des dividendes à l’avenir.
Conseil Pratique:
 Parcourez cette page Internet de Kickstarter webpage au sujet d’une campagne de levée
de fonds à succès par la foule en faveur du film ghanéen/sud-africain Rollaball
http://www.kickstarter.com/projects/rollaballmovie/rollaball-skate-soccer
 Lire CROWDSOURCED CREATIVITY: HOW THE SHARING ECONOMY IS CHANGING THE WAY
WE MAKE STUFF (cette créativité crowdsourcing: comment l’économie de partage est
changeant notre façon de faire des choses) http://tiny.cc/ACE2013
Planification Stratégique
La planification stratégique consiste à procéder à la programmation d’un futur qui va au
-delà des considérations immédiates de votre tout prochain festival. Vous pouvez vous
sentir accablés de pressions dans le but de faire tenir le festival dans de brefs délais. Mais
il est indispensable que vous ayiez une vision proactive à l’effet de vous rendre la vie plus
facile à l’avenir et de vous assurer que vous avancez bien dans la bonne direction.
Certains des éléments de votre planification à plus long terme peuvent consister à:
 Procéder à l’identification des forces, des faiblesses, des opportunités et des
menaces (analyse SWOT);
}} Revisiter la structure de votre équipe d’organisation à l’effet de répondre aux
exigences d’évolution et aux lacunes;
}} Conserver, démettre et ajouter de nouveaux membres dans votre équipe;

}} Déterminer les priorités;
}} Procéder à la réévaluation et au perfectionnement de votre vision, de vos
missions et valeurs;
}} S’engager dans les initiatives de développement des compétences.
La planification stratégique accorde de surveiller, d’examiner, d’évaluer et d’ajuster

tous les éléments de votre festival. Peu importe la taille de votre festival ou alors
le nom qu’il peut s’être fait, la planification stratégique est primordiale quant à la
durabilité de vos événements et des progrès en cours.
Un réexamen régulier de votre plan à l’effet de faire avancer les choses doit
comprendre:
}} Le peaufinage de vos vision et missions;
}} La réévaluation de vos valeurs organisationnelles;
}} L’identification des forces, des faiblesses ainsi que des opportunités et des menaces;
}} Le réajustement de la structure de votre organisation;
}} La mise sur pied des systèmes et des projets de manière à conserver les
membres du comité d’organisation et l’obtention des moyens de recrutement;
}} L’adoption des indicateurs pour évaluer le succès.
Réviser le plan stratégique – évaluation du festival

Le responsable de chaque secteur de votre festival doit effectuer des évaluations et
élaborer un plan stratégique indépendante qui peut faire l’objet d’un examen ultérieur par
le comité/conseil pour inclusion dans le plan directeur de l’année à venir. Il pourrait s’agir de:
}} Déclarations de vision et des missions – Ont-elles besoin d'être ajustées à l’effet
de procéder à une définition plus claire de vos objectifs. Vont-elles rester les
mêmes l'an prochain?
}} Budget – Était-il exact et suffisant? De plus ou moins combien d'argent aurez-
vous besoin investir dans le festival lors de la ou les prochaine (s) édition (s);
}} Thème – Le public a-t-il trouvé le thème intéressant/décisif/encourageant/
pertinent? La programmation était-elle en harmonie avec le thème? Le thème
faisait-il cohésion avec le festival? Pourrait-il être amélioré?
}} Structure organisationnelle – Avez-vous eu le bon nombre de personnes avec
les compétences requises destinées à effectuer le travail qu’il fallait? Avez-vous
besoin de membres fondateurs dotés d’une expérience plus spécialisée?
}} Logistique – Quels réaménagements de production ou d'ordre logistique
permettraient-ils d'améliorer votre événement? Tous les équipements et la
logistique ont-ils fonctionné à merveille? Avez-vous eu toute la logistique dont
vous aviez besoin?
}} Public cible – Le public présent à l’évènement était-il celui que vous attendiez?
Comment pourriez-vous le cibler de manière plus précise à l'avenir? Le contenu
du festival les a-t-il comblés?
}} Sponsoring/levée de fonds – Vos bailleurs de fonds étaient-ils satisfaits? De
nouvelles sources de financements éventuelles deviendront-elles l’an prochain?
}} Divertissement et animations – Le contenu réel du festival était-il à la hauteur?

Performance à Zanzibar International Film Festival
Le public et les participants ont-ils été satisfaits? Le programme était-il le reflet

du thème? Comment pourriez-vous améliorer cet état des choses?
}} Relations de presse et marketing – Avez-vous communiqué de manière adéquate? Les
personnes indiquées ont-elles eu l’information qu’il fallait au sujet de votre festival?
Pouvez-vous consolider les partenariats médiatiques que vous aviez déjà établis?
Éviter de perdre le temps sur les couacs. Pensez à célébrer vos succès!
Les Questions que vous Voudrez bien Poser plus Tard Font état de
 Comment le Bureau a-t-il réussi le processus de planification?
 À quel degré la programmation était-t-elle le reflet des objectifs du festival/de l’événement?
 La programmation était-elle le reflet de la vision et des missions?
 En quoi la programmation a-t-elle contribué à atteindre les objectifs? Quels sont les résultats
qui ont été atteints?
 Quels aboutissements sont-ils à noter?
 De quelle efficacité étaient les coordonnateurs en termes de leurs rôles et missions? Par
exemple, ont-ils assisté de manière régulière aux réunions? Soumis des rapports d'information?
 De quel dynamisme était le comité? Tout le monde était-il d'accord avec les objectifs? Les
membres étaient-ils prêts à participer pleinement à la planification et au déroulement de
l'événement?
 De quelle justesse étaient les chiffres estimés dans le budget?
 Comment avoir réussi les allocations budgétaires? Étaient-elles suffisantes?
 Quelles sont les décisions qui peuvent être prises sur la base des résultats?
Government of Alberta. 2012. Setting the Stage: A Community-Based Festival and Event Planning
Manual. [ONLINE] Available at: http://www.tpr.alberta.ca/tourism/docs/Interactive_BW.pdf.
[Accessed 03 April 13].

Colin Channer, Kwame Dawes et Chris Abani à Time du Festival de Writer – photo Sarah Dawson
Lorsqu’on leur demande quel était le plus grand défi à relever pour mettre sur
pied un festival?
 80% des questionnaires à la demande d’Afrifestnet ont mentionné quelque
chose à voir avec le financement telles la recherche, la levée de fonds et puis
la disponibilité effective de l’argent promis;
 10% ont souligné le défi de la compétence des employés et celui de l’esprit
d’équipe;
 D’autres ont relevé des défis comme celui de trouver l’espace approprié;
honorer le cachet des artistes, les plans de vols et le travail avec les communes locales.
Le Festival culturel de Blantyre fait le commentaire suivant: “Les gens pensent souvent que
les Finances sont la principale difficulté de la tenue d’un festival. Nous nous inscrivons en faux.
Un festival peut être financé au nom de la qualité de ses idées qui profiteront à la société,
contribueront au développement de la nation et de créeront un environnement propice à
l’amélioration des arts et de l’économie culturelle de la région.”
Bayimba Festival International (Ouganda) a dit: “Le plus grand défi à relever était de convaincre
le public et, jusqu’à présent, le secteur privé (moins porté vers les financements) que le festival est
différent de la plupart des autres événements organisés (à des fins purement commerciales). Quoi
que des frais d’entrée étaient prévus au départ, l’organisation a rapidement décidé d’appliquer le
concept de festival gratuit à l’effet de marquer la différence.
À présent que le festival a touché les esprits de manière progressive, des frais d’entrée (aussi
minimes que 50 cents) destinés à générer des revenus ont été introduits.
Un festival sans heurts, cela n’existe pas. C’est un combat du début à la fin. Le plus grand piège
est de lancer un festival dans le seul but de se faire un argent rapide. Quand Bayimba a organisé
son premier festival, un soutien du secteur privé avait fait volte-face. C’était à la dernière minute. Il
était allé organiser un évènement propre à lui quelques mois après le nôtre en utilisant le concept
qui avait été présenté et examiné avec eux. Comme l’objectif était de générer de l’argent et non
de faire une contribution au développement du secteur, cet autre festival ne s’est plus jamais tenu.
Par conséquent, la meilleure chose à propos du Festival international Bayimba, c’est qu’il soit resté
fidèle à sa vision et ses missions ainsi qu’à ses valeurs.”

aNNEXE
Annexe I

Annexe II
Monter votre festival au Kenya
Définitions des organisations à but non-lucratif au Kenya
 Le Kenya est un pays membre du Commonwealth. Il est doté d’un système de “de droit
commun”. Il existe quatre principaux types d’organisations à but non lucratif (OANL):
 ONG: La loi sur la coordination des ONG les définit comme “un regroupement volontaire
privée des individus ou des associations à but non-lucratif ou dépouillés de considérations
commerciales. Mais elles se sont organisées aux niveaux national ou international au profit du
grand public et en faveur de la promotion et de la protection sociales, du développement, de la
charité ou des entreprises de recherche dans les domaines qui couvrent, mais pas exclusifs à la
santé, aux secours, à l’agriculture, à l’éducation, à l’industrie et à l’offre en biens et services;
 Entreprises: Un certain nombre d’OANL légalisées à titre de société à responsabilité dont les
membres sont garants. En vertu de la loi sur les entreprises, un groupe ou une association de
personnes peuvent l’intégrer au titre de société privée ou publique. Au sujet des sociétés par
action, une entreprise privée a besoin d’au moins deux et pas plus de 50 actionnaires. Une
entreprise publique exige au moins sept actionnaires.
 Sociétés: En vertu de la loi sur les sociétés, il s’agir d’ “un club, d’une entreprise, d’une
compagnie ou d’une autre association de dix personnes ou plus, quelle que soit sa nature
ou son objet, implantée au Kenya, y ayant son siège social ou y entretenant sa principale
plateforme d’affaires. Une filiale installée au Kenya fait également l’objet d’une reconnaissance
comme société. Cette définition écarte les syndicats, les coopératives, les sociétés et certaines
autres organisations. Les textes constitutifs sont appelés les Statuts. Les sociétés sont
légalisées et régulées par le Responsable du bureau d’enregistrement desdites entreprises.
 Fiducies: Une fiducie est une organisation créée à l’effet de détenir et de gérer des actifs au
profit des autres. Les fiducies peuvent être mises sur pied en vertu de la loi sur les fiduciaires
(Succession Perpétuelle) de manière exclusive aux organisations à des fins religieuses,
éducatives, littéraires, scientifiques, sociales, sportives ou caritatives. Des finalités caritatives
peuvent également mener à la création d’une fiducie au moyen d’un acte de fiducie.
Sans être exhaustifs, les textes de loi

pertinents aux sociétés kenyanes sont
(not a comprehensive list)
La Constitution Kenyane [2010]
La Constitution Kenyane (autorité de contrôle et de protection des humains fondamentaux et des
libertés individuelles) haute cour des règles de pratiques et procédures [2006]
Loi portant organisation des entreprises, Chapitre 486 des lois kenyanes [1959]
Loi portant sur les sociétés, Chapitre 108 des lois kenyanes [1998]
Loi portant organisation des fiduciaires (Succession Perpétuelle), Chapitre 164 des lois kenyanes
[1981]
Loi sur les fiduciaires, Chapitre 167 des lois kenyanes [1982]
Loi sur la Taxe sur la valeur ajoutée, Chapitre
476 des lois kenyanes [2004]
Remise de TVA (Organisations caritatives) Ordre [1999]
La Taxe sur la valeur ajoutée, Chapitre 470 des lois kenyanes [1989]
Loi sur lesecteur de l’emploi de 2007, Acte No. 11 [2007]
Plus amples informations sur – http://www.usig.org/countryinfo/kenya.asp
Audience à Zanzibar International Film Festival
Monter votre festival au Sénégal
Définition 1901 organismes à but non lucratif

Les pays ayant la droit commun français peuvent trouver la structure d’organisation à but non
lucratif 1901 utile. Remarquez que ces lois sont peaufinées différemment en fonction de chaque
pays; des recherches plus approfondies sont indispensables dans chaque pays respectif.
La loi de 1901 autorise deux personnes ou plus à créer une association, une organisation à
but non lucratif appelée une association culturelle. La loi 1901 sur les organisations à but non
lucratif dispose d’un ensemble de décisions indispensables. Elle prévoit des dispositions au
cas où l’association souhaite devenir professionnelle ou caritative. L’Association a besoin d’un
siège officiel et d’un ensemble de rapports pour assurer son existence. Toutefois, chaque pays
disposerait de ses propres droits associatifs qui lui accordent d’ouvrir un compte bancaire
et d’opérer de manière légale à titre d’une organisation régulière sous la férule de cadres
réglementaires.
Voici des informations sur la création d’une organisation à but non-lucratif (ONG) selon la
législation sénégalaise (l’essentiel provient de la traduction des textes règlementaires de
1996 retrouvés sur http://www.demarches.gouv.sn/textes/D-fixant -mod-interv-ong.pdf).
Le Sénégal énumère plus de trente articles relatifs à la formation et à la réglementation
des ONG (certains articles pertinents sont énumérés ci-dessous). Bien que cette situation
juridique autorise un certain appui de l’expérience et de l’expertise gouvernementales
(article 6), elle pourrait également imposer une bureaucratie procédurière aux plus
petites ONG. Les trois festivals sénégalais considérés dans l’enquête d’Afrifestnet,
notamment Festival Africa Fête, le Festival International des Arts Hiphop et Cultures
Urbaines et Salam Music Expo, ont ainsi choisi de former une structure plus flexible
inspirée du format associatif 1901 (voir la définition ci-dessus).
A l’equipe de Traduction. Tous ces Textes Sont Originale-
ment en Français sur http://www.demarches.gouv.sn/
textes/D-fixant-mod-interv-ong.pdf
RÉPUBLIQUE DU SÉNÉGAL: Organisations Non Gouvernementales (ONG)
 Article 1: Les Organisations Non Gouvernementales (ONG) sont des associations ou des
organismes privés, régulièrement déclarés, à but non lucratif, dont l’objectif est d’apporter un
appui au développement du Sénégal et approuvé comme tel par le gouvernement.
 Article 2: Il est interdit à toute ONG d’animer des activités susceptibles de céder le flanc à des
discriminations qui découlent des considérations à caractère ethnique, religieux et politique.
APPROBATION DES ONG

 Article 4: Qui peut être titulaire d'une ONG?
1 - Toute association ou organisation privée nationale régulièrement déclarée depuis au moins
deux (02) ans;
2 - Toute association ou organisation en exercice au Sénégal depuis 2 ans à partir d’un soutien
étranger;
3 - Toute association ou organisation justifiant d'une expérience suffisante dans son pays
d'origine ou ailleurs.
 Article 5: La demande de légalisation est soumise à l’autorité de tutelle qui délivre un récépissé.
La demande compte les pièces jointes suivantes:
1 – Les statuts de l’Association en double exemplaire précisant l’adresse du ou de la présidente;
2 – Le récépissé de déclaration pour les associations sénégalaises et de l’autorisation ou de
l’attestation de reconnaissance du pays d’origine quand il s’agit des organisations étrangères;
3 – La liste des principaux membres du conseil d’administration assortie d’ indications précises
quant à leurs âge, nationalité, profession et adresse
4 – Avec un protocole d’association ou des requérants d’organisations privées.
5 – Un programme d’activités des sources de financement éventuelles à titre indicatif.
 Article 6: Deux (02) mois à compter de la date de dépôt, la demande d’homologation doit être
examinée par un comité composé des représentants en provenance du ministère de la Femme,
de l’Enfance et de la Famille, du ministère des Finances, du ministère de l’Intérieur, du ministère
des Affaires étrangères et l’association des ONG. Le comité peut solliciter des personnels en
appui au cas où les activités de l’association requérante relèveraient des ministères dotés d’une
compétence technique précise;
 Article 7: La composition et les modalités de fonctionnement de ce Bureau sont définies par un
arrêté du ministre de tutelle des ONG;
 Article 8: L’autorisation est accordée par décret du ministre de tutelle des ONG assortie d’un
avis consultatif de la Commission pour approbation.
RÉGIME SPÉCIAL
 Article 9: Le Gouvernement sénégalais peut accorder aux ONG des exonérations douanières
et fiscales quant aux matériaux, installations et équipements à l’exception des lubrifiants et
du carburants importés ou acquis sur le territoire national pour la mise en œuvre de leurs
programmes;
 Article 10: Le gouvernement sénégalais délivre des autorisations d’exploitation temporaire des
véhicules utilitaires des ONG achetés localement ou importés pour la mise en œuvre de leurs
programmes. La vente de ces véhicules sera faite en conformément à la loi;
 Article 11: Le Gouvernement sénégalais peut accorder un accès plus facile aux ONG étrangères
et aux membres de leurs familles via les formalités de séjour tels les visas d’entrée, les permis
de séjour et d’autres procédures similaires.
INTERVENTIONS
 Article 14: Pour bénéficier des avantages prévus par le présent Décret, l’ONG aura introduit un
programme d’investissement auprès du régulateur pour examen et approbation. Le programme
d’investissement doit inclure une description du contenu ou des projets à mettre en œuvre,
les objectifs, le volume, le calendrier d’exécution, les ressources humaines et matérielles
indispensables à sa matérialisation. Le programme d’investissement est approuvé conjointement
par le ministre de tutelle et du ministre des Finances, après consultation du comité formé à cet
effet. Des dispenses peuvent être accordées et ne doivent pas dépasser deux (02) ans.
 Article 15: Le comité technique est chargé de l’examen des programmes et projets
d’investissement. Il est composé des représentants en provenance de: – Le ministère de
tutelle – ministère des Finances – Président – le ministère qui a la compétence
SUIVI
 Article 17: Le suivi de la mise en œuvre des programmes et projets est assurée au niveau
national par les services compétents du ministère de tutelle des ONG et au plan des districts
administratifs par les circonscriptions décentralisées du ministère.
 Article 18: L’autorité chargée de superviser la présence des ONG et de leurs responsables
peut visiter leurs structures, leurs infrastructures et d’examiner toutes les autres réalisations.
Les responsables d’ONG sont avertis des visites au moins une semaine à l’avance.
 Article 20: Toute ONG qui reçoit des subventions accordées en vertu de la réalisation des
programmes d’investissement acceptés par le gouvernement est tenue de présenter un
rapport annuel au ministère de tutelle. Il intervient trois mois après la clôture de son exercice.
ÉVALUATION
 Article 21: Le gouvernement peut initier une évaluation d’étude de l’impact des ONG inscrites
programme d’investissement déterminée à tout moment.
OBJETS DES CONCERTATIONS ENTRE LE GOUVERNEMENT ET LES ONG

 Article 22: Il est institué un comité de conciliation entre le gouvernement et les ONG. Le
comité est présidé par le Secrétaire général et chargé des affaires présidentielles. Il est
également composé des représentants: – du Premier ministre – du ministère de tutelle, du
ministère de l’Intérieur – du ministère des Affaires Etrangères, du ministère des Finances
et de tout autre ministère concerné – les ONG, les bailleurs de fonds communautaires. Ce
comité se réunit une fois par semestre et chaque fois que c’est nécessaire sur convocation de
son président.
SANCTIONS ADMINISTRATIVES
 Article 23: L’ONG légalisée peut recevoir un avertissement ou être frappée de suspension
pour toutes les autres raisons justifiées à l’instar de celles qui sont relatives au retrait
d’agrément.
 Article 24: L’agrément délivré conformément à l’article 8 peut être retiré par une décision
selon la même procédure, notamment dans les cas suivants.
1 – Lorsque des lacunes graves sont constatées dans le fonctionnement ou la gestion des
projets et programmes;
2 – Lorsque les activités de l’ONG ne correspondent plus aux but et objectifs adoptés dans
ses statuts;
3 – En cas de violation des dispositions des articles 2 et 25: L’ONG dispose d’un délai d’un
(01) mois, à compter de la date de notification de l’avis, pour introduire des observations
écrites.
DISPOSITIONS DIVERSES ET TRANSITOIRES

 Article 28: Chaque ONG légalisée dans les conditions prévues à l’article 8, peut s’associer
avec d’autres ONG pour coordonner leurs activités dans une ou plusieurs organisations de
la même forme juridique. Ces organisations peuvent être reconnues par l’État comme des
interlocuteurs pour la mise en œuvre de sa politique vis-à-vis des ONG.
Monter votre festival en Afrique du Sud
Choisir la bonne association à but non-lucratif
Dénomination de
De quoi s’agit-il?
l’organisation
Association }}Mise sur pied un contexte de droit commun. N’a pas besoin d’être
bénévole autorisée par les pouvoirs publics;
}}Pas de capital ou d’actifs minimaux ne sont exigés quant à la mise sur pied;
}}Peut être mise sur pied avec un minimum de trois fondateurs;
}}Le droit commun devient effectif suite à des statuts verbaux ou écrits;
}}Pour avoir le statut de personnalité morale, les statuts doivent
comprendre:
• La succession perpétuelle
• La capacité d’acquérir certains droits en dehors de ceux de leurs
membres uniquement. Aucun membre précis n’a des droits particuliers
à la propriété de l’association;
• Le droit de détenir des biens en son propre nom. (Wyngaard, 2010)
Fiducie à but non }}Réglementée par l’autorité du Président de la Haute Cour dont les
lucratif dépositaires sont comptables devant l’administration et responsables des
transferts des biens de la fiducie.” Le Président peut aussi désigner un
profil compétent et approprié destiné à mener des recherches en matière
d’administration et de transfert des biens de la fiducie”;
}}Il n’y a pas un nombre de fondateurs minimum ou de membres initiaux
requis pour la création d’une fiducie à but non lucratif;
• Elle peut également faire l’objet de création à partir d’un seul
fondateur. Mais il faut au moins deux personnes différente car le
fondateur initial ne saurait aussi en être le dépositaire principal
(Wyngaard, 2010)
}}Est légalisée sous la loi sur le contrôle des biens en fiducie
• Exige l’introduction d’un acte de fiducie écrit à la Haute Cour qui
serve de l’accord entre le ou les fondateur(s) initial (aux) et le ou
les dépositaires principal (aux). L’Afrique du Sud compte quatorze
bureaux. Les dépositaires soumettent une demande d’acceptation de
leur qualité de fiduciaires.
}}Le processus de légalisation prend habituellement trois semaines;
}}La fonction publique n’empiète pas sur la gouvernance interne;
• Les fiduciaires sont autorisés à agir en leur qualité de nouveaux
administrateurs sont normalement désignés par leurs prédécesseurs
et sont autorisés à exercer par le Président de la Haute Cour.
}}Les rapports annuels ne leur sont exigés.
• Le Président de la Haute Cour “peut demander aux fiduciaires de
rendre compte de leur administration, de mettre à disposition les
biens de la fiducie et de la production de tout livre, registre, compte
ou document relatif à la fiducie”. Mais il s’agit seulement des cas
exceptionnels.
Dénomination de
De quoi s’agit-il?
l’organisation
Société à but non }}Organisation qui a succédé à l’ancienne structure “Section 21”
lucratif organisation.
}}Enregistré par le Responsable du bureau d’enregistrement des entreprises,
– les entreprises et la Commission de la propriété intellectuelle (CIPC)
www.cipc.co.za. – Précédemment connu sous le nom des compagnies
d’enregistrement de la propriété intellectuelle (Cipro).
• La CIPC est dotée de pouvoirs de réglementation qui lui donnent de
veiller à ce que les entreprises soient en conformité avec la loi sur les
entreprises. (Ces pouvoirs réglementaires font autorité sur toutes les
entreprises. Elles ne sont donc pas exclusives aux entreprises à but
non lucratif.) (Wyngaard, 2010)
}}Une société à but non lucratif est censée être une entreprise publique;
}}Nécessite au moins trois administrateurs. Elle n’a pas besoin de membres;
}}Un processus plus complexe à la légalisation à cause de trois types
d’organisations. Cet état des choses demande de
• Réserver une raison sociale à l’entreprise tel que prescrit;
• Déposer les statuts de l’Association et d’autres documents auprès
du responsable du bureau d’enregistrement des entreprises
accompagnés de petits frais. Le bureau du responsable est à Prétoria.
}}Le processus de légalisation prend environ trois mois;
}}Pas de limites considérables quant à l’auto-gouvernance.
• La Loi sur les sociétés réglemente certains aspects de gouvernance.
Mais elle se limite à celles qui sont prévues dans les textes fondateurs
de l’entreprise elle-même;
• La Loi sur les sociétés de 1973 met l’accent sur les comptes-rendus à
adresser aux membres et la mise à jour des informations inscrites.
Organisation à but }}Réglementées par le directeur des organisations à but non lucratif ainsi
non lucratif que prescrit dans la loi des OANL;
• Les fonctions du directeur comprennent notamment:
• Faciliter le processus d’élaboration et de mise en œuvre de la
politique;
• Déterminer et mettre en œuvre des programmes, notamment ceux
qui donnent de veiller à ce que les normes de gouvernance au sein des
organisations à but non lucratif soient maintenues et améliorées;
• Et être en contact avec les autres organes d’État et les autres
parties qui y trouvent un intérêt.
}}• Les textes fondateurs doivent contenir des informations telles que
la raison sociale, les objectifs, les contraintes de distribution à but non
lucratif, les structures de gouvernance, les rapports narratifs et financiers
et autres doivent être soumis à la Direction.
Les organisations à but non-lucratif en Afrique du Sud

“La Loi sur les organisations à but non lucratif définit une organisation à but non
lucratif comme une fiducie, une société ou autre association de personnes mise sur
pied à des fins d’utilité publique. Le revenu et les biens ne sont pas distribuables à
ses membres ou Membres de Bureau, sauf à titre de compensation raisonnable pour
services rendus.” (Wyngaard, 2010)
Les lois sud-africaines pertinentes pour les organisations à but non lucratif sont les
suivantes:
}} Les associations bénévoles sont mises sur pied dans le cadre juridique du droit commun.
}} Les fiducies à but non-lucratif sont mises sur pied dans le cadre juridique de la loi
sur le contrôle des biens en fiducie.
}} Les sociétés à but non lucratif sont mises sur pied dans le cadre juridique de la loi
sur les entreprises.
En outre, “conformément à la loi sur les organisations à but non lucratif de 1997, toute
organisation non gouvernementale peut être reconnue de manière officielle tant
qu’elle satisfait aux exigences consignées dans la loi” (Wyngaard 2010). Les personnes
physiques, les personnes morales, les étrangers et les mineurs sont tous habilités à
fonder tout type d’organisation à but non lucratif.
Note
Les organisations en Afrique du Sud “ne sont pas interdites de critiquer le
gouvernement ou de prendre la défense des causes impopulaires sur le plan
politique. Il n’y a pas de restrictions légales ou de harcèlement gouvernemental
quant à ces activités. Il va de soi que les organisations qui s’investissent dans
des causes qui sont impopulaires, selon une perspective gouvernementale, ne
sauraient obtenir un appui financier considérable en provenance des pouvoirs
publics. Des OSC ont été impliquées dans les processus d’élaboration des lois et de lobbying
de la législation et des politiques gouvernementales. Les OSC qui sont exemptées d’impôt ne
sauraient se servir de leurs ressources pour soutenir, s’opposer ou faire progresser les activités
d’un parti politique.” (Wyngaard, 2010) Cette observation est particulièrement pertinente pour
les organisations dont les activités sont culturelles; lesquelles organisations accordent une
importance fondamentale au droit relatif à la liberté d’expression.
Questions fiscales
Les organisations qui sont reconnues d’utilité publique (UP) sont admissibles à des
exemptions fiscales à condition qu’elles exercent des activités d’intérêt public. Les
organisations peuvent demander le statut d’utilité publique en vertu de la loi de l’impôt
sur le revenu (distincte de la loi sur les OANL à condition qu’elles:
 “Remplissez le formulaire prescrit et soumettez le à l’unité d’exonération fiscale;
}} Animer une ou plusieurs activités d’intérêt public dont la liste figure à la neuvième
annexe de la Loi de l’impôt sur le revenu. Elle comprend plus de 60 activités. La
majorité des organisations à but non-lucratif se retrouvent dans cette liste;
}} Avoir au moins trois fiduciaires dépourvus du moindre lien de parenté entre eux;
}} Transférer ses actifs, en cas de dissolution, à une organisation d’utilité publique
agrée, à un organisme enjoint par la loi ou une institution gouvernementale;
}} Introduire des amendements à son texte fondateur auprès du commissaire des
services fiscaux sud-africain;
}} Éviter de participer à une évasion fiscale ou programme de réduction des impôts;
}} Éviter de rémunérer les employés ou les responsables de manière excessive;
}} Éviter de se servir de ses ressources pour soutenir, faire progresser ou s’opposer
à un parti politique directement ou indirectement”. (Wyngaard, 2010)
Si vous avez été légalisés dans le cadre de la loi sur les organisations à but non-lucratif,
les bailleurs de fonds de votre structure, qu’ils soient des personnes physiques ou des
entreprises, seront recevables dans le compte des réductions fiscales à hauteur de dix
pour cent de leur revenu imposable. Vous devez être une OANL agrée conformément à
l’article 18A de la loi de l’impôt sur le revenu. Le don doit être utilisé à des fins d’utilité
publique qui y sont prévues et il doit être en espèces ou en nature et non un service.
Dépenses administratives
Tous les titulaires d’une charge, s’ils sont quand même rémunérés, doivent l’être à un
taux qui est raisonnable, comparé au reste du secteur.
Les organisations à but lucratif

Si votre objectif est de vous faire un profit privé, vous pouvez choisir de créer votre
organisation commerciale sous forme de société légale. En Afrique du Sud, la Commission
des entreprises et de la propriété intellectuelle (CCPI) gère la légalisation des sociétés
et leur site Internet (www.cipro.co.za), propose des informations dans des détails
exhaustifs relatifs aux processus requis pour créer une entreprise et aux implications
juridiques pour y mènent. Il y a aussi nombre sous-traitances, de sociétés intermédiaires
qui offrent de vous aider à vous y prendre. Cette astuce peut aider. Mais il est conseillé de
vous assurer qu’ils sont fiables et dignes de confiance avant de tenir compte de leur avis
ou de leur permettre de prendre des décisions à votre place.
Il y a un certain nombre de fonds et d’incitations destinés aux investisseurs actifs

dans les compagnies d’affaires sud-africaines (petites et moyennes subventions aux
entreprises. Elles sont fonction du niveau de conformité BEE etc.) et il est utile d’avoir
une bonne connaissance de ces offres afin d’être en mesure d’en profiter ou de
présenter votre festival comme une opportunité d’investissement plus attrayante.
Types de sociétés à but lucratif

Créer une entreprise est un processus assez facile en Afrique du Sud. Mais la loi sur
l’impôt, le travail, la sécurité, les actionnaires, etc. contient des détails en excès qu’il est
impossible de l’aborder ici. Il vous est suggéré, si vous choisissez de mettre en œuvre
votre entreprise au moyen d’une société à but lucratif, de vous informer au sujet des
conséquences y relatives en consultant les sites Internet des autorités compétentes à
l’effet de déterminer le type de formule de corporation qui sied le mieux à vos objectifs.
La Législation qui est Pertinente aux Entreprises Sud-Africaines

(la liste n’est pas exhaustive)
 Loi sur les entreprises, 2008
 Loi sur les relations de travail (LRT) de 1995
 Loi sur les conditions d’emploi de base, 1997
 Loi sur l’équité en matière d’emploi, 1998
 Loi sur le développement des compétences, 1998
 Loi sur l’assurance-chômage, 2001
 Loi sur l’indemnisation des blessures et maladies professionnelles;
 Loi sur la santé et la sécurité au travail, 1993;
 Loi sur la sécurité du sport et des activités récréatives, 2009 (loi n ° .... de 2009)
Zanzibar International Film Festival
Un nouveau projet de loi sur les entreprises est devenu effectif en 2010 après avoir été
réexaminé à l’effet de conformer la législation aux meilleures pratiques internationales.
La législation sud-africaine définit deux types d’entreprises:
 La société anonyme désignée par le terme (SA), qui doit avoir un minimum de
sept actionnaires sans plafond et;
 Une société à responsabilité limitée ou ‘SARL’, qui compte entre un et 50
actionnaires.
Les personnes désireuses de créer une entreprise peuvent le faire en tant que propriétaire
unique ou en partenariat avec d’autres investisseurs. Mais elles sont exclues des avantages
de la responsabilité limitée. Les premiers actionnaires d’une entreprise sont ceux qui
signent sur le mémorandum, les statuts de la société ainsi que les autres formes que vous
soumettez au responsable du bureau d’enregistrement des entreprises. Les entreprises
sont tenues d’avoir un audit annuel. Mais seules les entreprises publiques doivent
soumettre ces documents au responsable du bureau d’enregistrement des entreprises.
Liste de Vérification des Procédures à Observer Lors de la

Légalisation D’une Entreprise Commerciale
Veuillez prendre note: La liste de vérification décrit les étapes qu’une entreprise en création peut
suivre. Les affiliations aux droits d’auteur, aux brevets, marques, jolies conceptions, modèles ne sont
pas obligatoires pour toutes les entreprises.
 Déterminez le type d’organisation commerciale que vous voulez créer;
 Pensez à la raison sociale de votre entreprise et à réfléchir à au moins 2 autres possibilités;
 Entreprenez une recherche de noms sur le site de CIPC pour veiller à ce que votre nom préféré
n’ait pas été réservé par une autre entreprise;
 Réservez votre raison sociale en remplissant les formulaires pertinents disponibles sur le site de CIPC;
 Élaborer votre business plan;
 Attendez votre numéro d’inscription d’entreprise à partir de CIPRO;
 Après avoir reçu votre numéro d’entreprise, soumettez une demande d’obtention de votre
numéro de TVA, numéro d’impôt sur le revenu, retenue d’impôts à la source, SDL et numéro UIF
auprès du SARS;
 Inscrivez votre logo en tant que marque auprès de la CIPC;
 Veillez à ce que tous les éléments de propriété intellectuelle de l’entreprise aient des marques
de protection sur eux;
 Si vous avez un produit unique que vous souhaitez breveter, faites le auprès de la CIPC.
Annexe III
Échantillons de Document de Politique Financière

(gracieusete du forum de Danse Sud-Africain)
POLITIQUE FINANCIÈRE ET PROCÉDURES

Indice
1. BUDGETS
1.1 Budget annuel
1.2 Révision budgétaire
1.3 Dépenses non-budgétisées
1.4 Suivi budgétaire
2. LEVÉE DE FONDS
2.1 Propositions de financement
2.2 Conclusions des accords de subvention
2.3 Enregistrement des fonds
2.4 Réception des fonds
3. COMPTES BANCAIRES
4. TENUE DES DOSSIERS

4.1 Autres revenus
4.2 Demandes de chèque
4.3 Services bancaires par Internet
4.4 Chèques
4.5 Fond de caisse
4.6 Paiement des salaires
5. INSCRIPTION DES DONNÉES
6. RAPPORTS FINANCIERS
6.1 États financiers mensuels
6.2 Débiteurs et Créanciers
6.3 Prévisions de trésorerie
6.4 États financiers annuels
6.5 Rapports destinés aux bailleurs
7. SALAIRES ET CONDITIONS DE TRAVAIL

7.1 Salaires
7.2 Lettres de recrutement
7.3 Dossiers du personnel
7.4 Avances de solde/crédits
8. VOYAGES
8.1 Location de véhicule
8.2 Contraventions routières
8.3 Voyage par avion
8.4 Hébergement et repas
8.5 Avances de voyages
8.6 Véhicule privé/véhicule de l’organisation
GOUVERNANCE
Le Conseil d’administration du Dance Forum, (ci-après dénommée le Conseil), est chargé de
déterminer les politiques financières de l’organisation. Le directeur est chargé de s’assurer que
les politiques et les procédures financières sont respectées. Le directeur les examinera sur une
fréquence mensuelle, prendra des mesures concernant toute non-conformité et rendra compte
au Conseil en conséquence.
1. BUDGETS
Le directeur sera responsable de l’élaboration du/des budgets/s annuels. Ceux-ci seront conçus
sur la base des plans opérationnels, selon la procédure de budgétisation basée sur des données
planifiées. Le/les budget/s annuels sera/ont approuvés par le Conseil en prélude au nouvel exercice.
Suite à l’approbation par le Conseil, le/les budget/s annuel/s/s sera/ont divisés en budgets de
fonctionnement mensuels.
Tous les budgets doivent être datés et les hypothèses énoncées de manière claire.
1.2 Révision budgétaire

En cas de nécessité, le budget/s seront révisés sur une base trimestrielle par le directeur. Le
cas échéant, la révision budgétaire dépendra des accords contractuels avec les bailleurs de
fonds. En cas de nécessité, une demande officielle écrite sera adressée aux bailleurs de fonds et
l’approbation écrite devra être reçue avant que toute réallocation budgétaire de fonds soit faite.
Si la révision est supérieure à 20% du budget total, le nouveau budget sera soumis à l’approbation
du conseil d’administration.
1.3 Dépenses non budgetisées

La capacité de l’organisation à engager des dépenses non budgétisées dépend des accords
contractuels avec les bailleurs de fonds et, le cas échéant, de la disponibilité des fonds.
Tout d’un article ou groupe d’articles qui coûte plus de 500 000 francs CFA sera soumis
à l’approbation écrite préalable du Conseil (procès verbaux). Les signataires des comptes
bancaires approuveront les dépenses non-budgétisées de moins de 500 000 francs CFA. Les
dépenses non budgétisées autorisées par les signataires devront être ratifiées par le Conseil lors
de sa prochaine session.
1.4 Suivi budgétaire

Le suivi du budget sera assuré par le Directeur sur une base mensuelle. Il prendra appui sur un
rapport relatif aux écarts budgétaires préparés par les comptables qui comparent les chiffres
de dépenses réelles à ceux qui sont budgétisés sur un échéancier mensuel et annuel qui
court jusqu’à la date du jour. Le Directeur portera toute question urgente assortie de l’action
recommandée à l’attention du Président du Conseil de manière immédiate.
2. LEVÉE DE FONDS
2.1 Le Directeur de Dance Forum
Le Directeur de Dance Forum est en charge de la préparation des propositions de financements.
Toutes les propositions feront l’objet d’une approbation des deux membres du conseil désignés
avant soumission aux bailleurs de fonds. Tous les budgets de levée de fonds seront présentés
dans le même format.
2.2 Conclure des accords de subvention

Seul le Conseil d’administration peut autoriser le Directeur et les membres désignés à négocier
et à signer des accords de subvention au nom de l’Association. Les mandataires doivent lire le
contrat en intégralité et s’assurer que l’organisation peut se conformer à toutes les exigences
restrictives et administratives avant de signer l’accord.
2.3 Registre de levée de fonds

Un registre de financements sera géré par l’Administrateur. Il contiendra les informations suivantes:
• Nom du bailleur;
• Date de soumission de la proposition;
• Montant demandé;
• Date et montant promis;
• Date et montant reçu;
• Détails et résumé des exigences des bailleurs de fonds;
• Dates de présentation des rapports.
Le Directeur examinera le registre de financements sur une base mensuelle. Il/Elle préparera un
rapport trimestriel sur la situation des financements. Il sera soumis à toutes les sessions du Conseil
d’administration. Le rapport sur la situation des financements sera présenté en parallèle au budget.
2.4 Réception des financements

Un accusé de réception sera expédié aux bailleurs de fonds à la réception de la moindre
des sommes de leur part. À la réception de fonds étrangers, le cas échéant, l’organisation
conserve une copie de leur formulaire de transaction de devise bancaire (formulaire E) relatif
à l’encaissement de l’argent et le joindra à la copie du dossier correspondant de l’accusé de
réception. Une photocopie sera également conservée avec le relevé bancaire indiqué.
3. RELEVÉS BANCAIRES
Le Conseil d’administration de Dance Forum doit autoriser et rapporter comme telle l’ouverture
des comptes bancaires au nom de l’Association. L’organisation fonctionne normalement avec
un compte courant et un compte de placement. Si c’est l’exigence d’un contrat de financement,
un compte bancaire séparé sera ouvert et exploité. Tous les comptes bancaires auront à au
moins trois signataires approuvés par le Conseil d’administration. Deux signataires doivent
endosser tous les chèques. Les Administrateurs/aides-comptables ne doivent pas être signataires.
L’administrateur est responsable du fonctionnement quotidien des comptes bancaires. Il s’agit de
la préparation des chèques, des opérations de dépôts, de la gestion de tous les renseignements,
requêtes et correspondances avec la banque et de l’assurance que les relevés bancaires sont reçus
de tous les comptes en temps opportun chaque mois pour les comptables.
Les réconciliations bancaires seront préparées par les comptables concernant tous les
comptes et seront examinées par le Directeur. Les mouvements seront limités dans le compte de
placement de manière à transférer les fonds uniquement dans le compte courant de l’Association.
4. TENUE DES DOSSIERS

4.1 Revenus
Tous les chèques/l’argent reçus par Dance Forum seront inscrits dans un registre de rentrées
financières par l’administrateur. Elle/il veillera à ce que tous les chèques soient barrés de
manière restrictive. Les chèques/l’argent seront déposés dans le compte de Dance Forum
au moins une fois par semaine. Tous les chèques disponibles seront déposés le dernier jour
ouvrable d’un mois civil, quel qu’en soit le montant.
4.2 Paiement des Services

Tous les revenus autres que les fonds directement déposés dans les comptes bancaires seront
réceptionnés dans des carnets de reçus pré-numérotés. Tous les reçus seront émis en double
exemplaire. L’un des exemplaires restera dans la souche du carnet. Tout reçu annulé portera clairement
la mention ANNULÉ. L’original sera conservé dans le carnet de reçus pour des besoins d’audit.
Les bordereaux de dépôt seront préparés en double exemplaire. L’organisation en
conservera une copie estampillée par la banque pour leurs chronos. Les dépôts effectués
doivent être numérotées dans l’ordre séquentiel. La numérotation des bordereaux de
dépôt devrait commencer au chiffre 1 à chaque début d’exercice. Les numéros de reçus
correspondants seront référencés sur la copie destinée à l’organisation sur tous les bordereaux
de dépôt et les numéros de dépôts sur les copies de reçus équivalents.
Les remboursements des dépenses doivent être clairement indiqués sur les reçus ainsi
que le numéro du chèque ou autre référence appropriée pour aider à identifier la catégorie de
dépenses doit être créditée.
4.3 Chèques
L’administrateur doit vérifier que tous les chèques sont comptabilisés à la fois au quotidien et
au moment de la réception d’un nouveau virement bancaire. Les chéquiers sont conservés dans
un endroit fermé à clé. Les chèques en blanc ne seront jamais signés. Les chèques doivent être
barrés. Les chèques pour fonds de caisse sont une exception. Les chèques doivent être déposés
dans l’ordre numérique.
4.4 Fonds de caisse

Les fonds de caisse seront exploités à partir d’un système de fonds de caisses où un montant
initial est déterminé et, par la suite, un chèque correspondant au montant exact de chaque
sortie d’argent exacte est fait. L’administrateur préparera un reçu de caisse destiné à chaque
dépense. Il le joindra à chaque ticket ou reçu de caisse correspondant à la sortie d’argent.
Chaque reçu sera introduit dans une feuille d’archivage de fonds de caisse.
4.5 Paiement des salaires

Les salaires seront payés à terme échu le 25e jour de chaque mois. Si le 25 tombe un week-end
ou jour férié, les salaires seront payés le jour ouvrable précédent.
Chaque membre du personnel présentera une facture pour le salaire. Un registre sera
entretenu pour chaque année fiscale.
Les niveaux de salaires doivent être approuvés chaque année par le Conseil
d’administration. Toutes les modifications/ajustements de salaires doivent être autorisés par
écrit par le directeur et l’un des deux membres du Conseil. Des copies de tous les changements
doivent être conservées dans les chronos du personnel.
L’Association se conformera à toutes les taxes et contributions légales, y compris les
retenues d’impôts à la source/SITE, l’assurance-chômage.
Les paiements de salaires seront introduits dans le système comptable avec des écritures
dans le journal. Les comptes de contrôle seront utilisés et réconciliés sur une base mensuelle
pour les retenues d’impôts à la source, UIF et les salaires nets.
5. RAPPORTS ET INSCRIPTION DES DONNEES

5.1 Inscription des donnees
Les catégories de comptes utilisés pour la capture des revenus et des dépenses seront les
mêmes que les catégories liées à chaque catégories du budget.
Toutes les données seront introduites sur une base mensuelle. Les salaires et des
ajustements seront traités au moyen des écritures faites dans le journal de comptabilité.
Une impression détaillée du grand livre général sera examinée chaque mois pour détecter
les erreurs ou les mauvaises affectations de fonds. Après l’effectivité des derniers ajustements,
un bilan et un compte de résultats seront imprimés et examinés.
6. RAPPORTS FINANCIERS
Tous les rapports financiers doivent être achevés avant le 20 du mois suivant. L’administrateur
et le Directeur examineront et contresigneront tous les rapports financiers sur une base
mensuelle.
6.1. Les états financiers mensuels

Un bilan et un compte de résultats seront examinés par l’administrateur et le Directeur sur
une fréquence mensuelle. L’administrateur déterminera les raisons des écarts importants par
rapport au budget et les portera à l’attention du Conseil. Les états financiers et des rapports
écrits sur les écarts considérables seront examinés par le Conseil sur une fréquence trimestrielle.
6.2 Débiteurs et créanciers

Des comptes débiteurs distincts seront entretenus dans le grand livre général et examinés par
l’administrateur tous les mois. Les problèmes relatifs aux comptes des débiteurs doivent être
portés à l’attention du Conseil aussitôt qu’ils surviennent.
6.3 Les états financiers annuels
Les états financiers annuels sont examinés et approuvés par le Conseil d’administration.
6.4 Rapports adressés aux bailleurs

Les demandes de rapports financiers faites par les bailleurs de fonds doivent être respectées et
être la responsabilité de l’administrateur et du Directeur.
7. SALAIRES ET CONDITIONS DE RECRUTEMENT
7.1 Le Conseil examine et approuve tous les niveaux de salaire
Chaque année, une nouvelle grille salariale doit être signée par le Président du conseil et le Directeur.
7.2 Lettres de recrutement

Des lettres de recrutement, y compris les conditions de travail, sont délivrées à tous les employés
sous contrat. Tous les employés reçoivent également une description du poste.
7.3 Dance Forum gère un dossier personnel de chaque employé sous contrat
Chaque dossier contient la lettre de recrutement, la description du poste et l’autorisation de tous
les changements de salaire. Des copies de tous les documents relatifs au personnel doivent être
conservées dans les chronos.
8. VOYAGES
8.1 Location de véhicule
La location d’un véhicule doit être autorisée par le Conseil d’administration. Seuls des véhicules de
catégorie A peuvent être engagés et utilisés pour la mission d’un projet animé par Dance Forum.
8.2 Voyage par avion

Les voyages par avion doivent être approuvés par le Conseil à la condition qu’ils aient été
budgétisés. Si une invitation à un autre festival/événement inclut l’exigence d’un billet d’avion, le
conseil doit autoriser le voyage.
8.3 Hébergement et repas

Les dépenses de logement et de repas doivent être approuvées par le Conseil d’administration et
sont liées aux projets animés le Dance Forum. Si elles sont prises en charge par un hôte, le conseil
doit autoriser la participation à l’événement.
Ama Atta Aidoo à Time of the Writer Festival – photo Precious Ngcobo
www.afrifestnet.org
www.arterialnetwork.org

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FESTIVAL: MANUEL DES

CREATIVE COMMONS LICENCE

RECHERCHE, L’ÉCRITURE, LA COMPILATION ET EDITION

DES CONTRIBUTIONS (MERCI BEAUCOUP!)

AFRIFESTNET: FESTIVAL MANUEL DES MEILLEURES PRATIQUES – 1ère Partie Montage 1

Ce réseau, aujourd’hui connu comme AFRIFESTNET, fort de plus de 160 membres

Au nom du comité de pilotage d’AFRIFESTNET, je tiens à dire toute ma gratitude à

2 AFRIFESTNET: FESTIVAL MANUEL DES MEILLEURES PRATIQUES – 1ère Partie Montage

AFRIFESTNET: FESTIVAL MANUEL DES MEILLEURES PRATIQUES – 1ère Partie Montage 3

Section 1: Définir Votre Festival.............................12

4 AFRIFESTNET: FESTIVAL MANUEL DES MEILLEURES PRATIQUES – 1ère Partie Montage

AFRIFESTNET: FESTIVAL MANUEL DES MEILLEURES PRATIQUES – 1ère Partie Montage 5

LES ROLES DES FESTIVALS

 Mise à disposition des facilités économiques en faveur des artistes et des

 Les festivals accordent au public (souvent en masse) la chance de vivre des

6 AFRIFESTNET: FESTIVAL MANUEL DES MEILLEURES PRATIQUES – 1ère Partie Montage

 Les festivals donnent de la visibilité à différentes cultures à travers les arts,

 Ils facilitent les opportunités d'échanges interculturels, le développement des

 Ils donnent de bénéficier des ateliers de renforcement des capacités, des

 Ils constituent une plateforme en faveur des voix innovantes, expérimentales,

 Les festivals divertissent et éduquent (il ya beaucoup types de festivals –

 Les festivals peuvent être des moteurs importants en matière de Tourismes

 Les festivals sont un espace de rencontre, de dialogue et de réseautage

 L’organisation des concerts et des circuits de festivals à travers l'Afrique permet

AFRIFESTNET: FESTIVAL MANUEL DES MEILLEURES PRATIQUES – 1ère Partie Montage 7

8 AFRIFESTNET: FESTIVAL MANUEL DES MEILLEURES PRATIQUES – 1ère Partie Montage

Aperçu du paysage festivalier africain

De nombreux festivals sont multidisciplinaires et accueillent l’ensemble de la plupart

AFRIFESTNET: FESTIVAL MANUEL DES MEILLEURES PRATIQUES – 1ère Partie Montage 9

La boîte à outils propose des détails à prendre en considération lors de la création

10 AFRIFESTNET: FESTIVAL MANUEL DES MEILLEURES PRATIQUES – 1ère Partie Montage

Évolution d’un festival

Il sévit une plus grande concurrence en matière de public, de fonds et d’autres

AFRIFESTNET: FESTIVAL MANUEL DES MEILLEURES PRATIQUES – 1ère Partie Montage 11

Douta Seck à Salem Music Expo

AFRIFESTNET: FESTIVAL MANUEL DES MEILLEURES PRATIQUES – 1ère Partie Montage 13

 Un plan stratégique SMARTqui prend en compte tout les aspects organisationnels;

 Planifiez, planifiez et planifiez... Éviter de commencer un événement sans chercher à savoir

 Prendre du temps pour mettre en place une équipe dynamique et motivée.

 De se préparer avant de se lancer, de connaitre le terrain et de son environnement politico-

 Pour obtenir un avis favorable et s’assurer de la qualification et la formation des principaux

14 AFRIFESTNET: FESTIVAL MANUEL DES MEILLEURES PRATIQUES – 1ère Partie Montage

 S’assurer des financements…Entourez-vous des hommes et femmes d’expérience.

 Obtenez d’abord les financements!

 Une planification précise, la publicité, les financements, les prévisions et la création de

AFRIFESTNET: FESTIVAL MANUEL DES MEILLEURES PRATIQUES – 1ère Partie Montage 15

Pourquoi votre festival mérite-t-il exister:

À l’effet de confirmer la véritable justification de votre festival, vous devez être en

AFRIFESTNET: FESTIVAL MANUEL DES MEILLEURES PRATIQUES – 1ère Partie Montage 17

COMMENT TROUVER CES RÉPONSES

18 AFRIFESTNET: FESTIVAL MANUEL DES MEILLEURES PRATIQUES – 1ère Partie Montage

Il y a quatre domaines au sein d’un festival qui nécessiteront de types d’expertise et de

AFRIFESTNET: FESTIVAL MANUEL DES MEILLEURES PRATIQUES – 1ère Partie Montage 19

En bref, l’objectif de l’étude de marché est de savoir le nombre de types de catégories

20 AFRIFESTNET: FESTIVAL MANUEL DES MEILLEURES PRATIQUES – 1ère Partie Montage

Étude des Meilleures Pratiques

Étude D’impact Environnemental (EIE)

En 1999, le Festival des trésors vivants a eu lieu à l’intérieur de la réserve

Si le directeur ne parvient pas à assumer sa fonction ou à agir de manière à mettre l’organi

Un organigramme permet à toutes les personnes concernées d’être en mesure de com