Développement des compétences JCI

Manuel du participant

Communication efficace
Diffusion du message
Version 2016-04

Formation recommandée Communication efficace

Diffusion du message 1
 Vision JCI
Etre le principal réseau mondial de jeunes citoyens actifs.

Mission JCI
Offrir des opportunités de développement aux jeunes en leur donnant la capacité
de créer des changements positifs.

À propos de JCI
JCI est une organisation à but non lucratif, fondée sur l’adhésion, de jeunes
citoyens actifs âgés de 18 à 40 ans dans plus de 100 pays qui se consacrent
à créer des changements positifs dans leurs communautés. Chaque membre
JCI partage la conviction que, dans le but de créer des changements positifs
durables, nous devons commencer par nous améliorer nous-mêmes, ainsi que le
monde autour de nous. Les membres JCI s’engagent dans leurs communautés
en identifiant des problèmes et en créant des solutions ciblées pour créer un
impact.

© Copyright JCI : Tous droits réservés.

Cette publication est à l’usage exclusif des formateurs
qui effectuent le la formation Recommandée JCI et
peut uniquement être reproduite à cet effet. Toutes les
formations recommandés JCI doivent être organisées
en ligne et tous les participants doivent s’inscrire
individuellement en ligne pour se qualifier pour le
manuel et être certifié comme ayant finalisé cette
formation.

Cette publication ou toute partie de celle-ci ne peut

être traduite dans une autre langue sans l’autorisation
expresse du Secrétaire Général de la JCI.

Publié par
JCI (Junior Chamber International), Inc.
15645 Olive Boulevard – Chesterfield, MO 63017, USA
Tel: +1 (636) 449 3100 | Email: training@jci.cc
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Communication efficace
2 Diffusion du message
180 minutes Communication efficace :
Diffusion du message

RÉSUMÉ La communication efficace JCI : La formation sur

la diffusion du message vise à développer les
compétences dans la forme appropriée de présenter
les programmes, les projets et les produits générés par
l’organisation, comme base de sa gestion et de son
exploitation.

OBJECTIF Apprendre à connaitre les outils permettant de créer,

concevoir et exécuter des présentations à fort impact
résultant en une communication efficace.

POINTS 1. Types de présentations

PRINCIPAUX 2. Connaître votre public
3. Collecte d’informations
4. Conception de présentations
5. Construire une présentation

Communication efficace
Diffusion du message 3
 Introduction

Le monde des communications est une réalité à laquelle les humains doivent faire
face au quotidien. La capacité de pouvoir exprimer avec précision son opinion par
rapport à quelque chose fait également partie de la vie quotidienne. De plus, il est
souvent difficile de convaincre quelqu’un d’autre sur une idée ou croyance que vous
avez à propos d’un sujet particulier. On peut donc dire que les gens « vendent »
constamment des idées et que lorsque celles-ci sont « achetées » par ceux avec
qui ils parlent, la communication est alors réputée efficace.

Si vous voulez attirer l’attention de personnes ou les convaincre de quelque chose,

n’oubliez pas, « l’appréciation commence par l’apparence ». Lorsque vous faites
une bonne présentation, elle est visible et conduit à l’appréciation. C’est-à-dire
qu’elle captive l’attention, crée un impact et suscite l’admiration. Que vous soyez un
responsable désireux d’influencer vos employés et collègues, ou un vendeur voulant
convaincre vos clients d’acheter, vous devrez parvenir à attirer un groupe d’adeptes.
Il est évident qu’avoir un tel groupe vous donne un avantage concurrentiel, et qu’un
tel groupe renforce vos capacités de leadership. Une des meilleures façons de créer
des adeptes passe par la maîtrise des outils techniques pour créer les plus belles
présentations.

Une fois que vous saurez comment exécuter des présentations efficaces, vous
pourrez présenter vos connaissances, vos aptitudes et vos talents de manières
qui sauront attirer l’attention. Il en résultera que vous générerez un consensus
et parviendrez même influencer des décisions d’achat ou de vente, en ayant la
satisfaction de pouvoir avoir un impact important sur les autres. Ainsi, vous serez
perçu comme un professionnel capable et plein d’assurance.

Cet atelier portera sur les aspects liés au développement de présentations à fort
impact de façon à la fois pragmatique et dynamique. Il fournira des conseils sur
comment vous assurer que votre public demeure pleinement concentré sur les
éléments que vous présentez.

Quelle est votre définition d’une présentation ?

Communication efficace
4 Diffusion du message
 Types de présentations

Nous ne pouvons pas nier que nous

pouvons être appelés à tout moment au
cours de notre vie professionnelle à devoir
démontrer notre travail ou nos plans à
travers des présentations. Ces moments se
transforment en opportunités de démontrer
la qualité de ce que nous faisons et
d’influencer les autres. Il existe une variété
de types de présentation, chacune avec
ses propres objectifs. Nous allons examiner
celles qui sont le plus important dans notre
environnement global.

Voici une liste des types de présentations avec des plans structurés permettant de
partager de l’information. Elles sont suggérées en raison de leur efficacité, qui peut
varier en matière d’inspiration et d’impact sur votre public.

Ventes de produits et services

Objectifs
• Pour générer de la crédibilité
• Pour démontrer les avantages d’un produit ou service (document à distribuer)
• Pour mettre en avant la différence, pour générer l’intérêt
• Pour motiver l’achat, pour expliquer les avantages
• Pour appeler à l’action
• Pour réduire les risques
• Pour terminer sur un fait saillant

Structure
Contexte : Décrire brièvement la sujet de votre présentation et pourquoi vous
souhaitez effectuer la présentation (générer de la crédibilité et de l’intérêt.
Prévoir : Décrivez ce qui va se passer. Ceci a pour but de projeter la situation
actuelle (ouvrir le sujet, susciter l’intérêt, peut-être motiver un achat). Vous devez
être bref et concret.
Proposition : Ce que nous offrons, pourquoi nous l’offrons, qui en bénéficiera,
quel type de retour peut être espéré par rapport à ce que nous offrons (motive un
achat, doit être clair, démontre des similitudes ou des différences).
Objectif : Ce que nous voulons réaliser et comment nous pouvons améliorer ce
que nous présentons (appel à action).
Avantages : Réduire les risques et augmenter concrétisations de contrats.

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 Prise de décision
Objectifs
• Pour choisir un plan d’action pour une situation donnée
• Critères et priorités impliqués
• Présentation de 3 options
• Comparaison (Points + et point –)
• Recommandations
• Option qui devrait être choisie
• Actions à prendre

Structure
Contexte : Décrire brièvement le problème à résoudre ou la décision qui doit être
prise (critères et priorités impliqués).
Proposition : Ce que nous proposons (présentation d’options, comparaison des
options, recommandations).
Objectif : Garder l’objectif de la décision à l’esprit (options et actions devant être
choisies).

Rapport d’avancement
Objectifs
• Offrir un point sur l’avancement ou les écarts des projets actifs
• Synthèse des objectifs et de la méthodologie du projet
• Statut
• Résultats
• Problèmes à résoudre
• Actions suggérées / Demandes
• Définir les responsabilités et les délais

Structure
Contexte : Décrire la situation à l’aide de chiffres et de faits.
Objectif : Rappelez l’objectif à atteindre et le contraste avec la situation actuelle.
Prévisions : Décrire ce qui pourrait se produire (que l’objectif soit atteint ou pas) si
la situation actuelle persiste.
Propositions : Recommandations pour maintenir ou remplacer des actions
favorables ou défavorables.

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 Conférence d’orientation
Objectifs
• Pour transférer les connaissances
• Doit avoir du contenu
• Peut nécessiter une présentation visuelle
• Des documents de support doivent être distribués
• Ouvrir avec quelque chose d’impactant
• Inclure des activités courtes pour concrétiser l’apprentissage
• Poser des questions au public
• Terminer sur un fait saillant

Structure
Contexte : Illustrer la situation dans laquelle les connaissances acquises seront
utilisées.
Prévisions : Passer en revue les outils pour générer des actions personnelles et
améliorer les performances professionnelles (normes et politiques de l’entreprise).
Objectif : Communiquer les comportements attendus.

Connaître votre public

Une présentation est efficace si elle est utile à votre public. La meilleure façon d’y
parvenir est de comprendre la situation et les besoins de l’auditoire. Voici quelques
recommandations :

• Écoutez le public (découvrez les thèmes qu’ils aiment aborder, identifier leur
intérêts.)
• En fonction de leurs connaissances, ils auront des attentes et ils projetteront
leurs intérêts.
• Développez un niveau d’empathie raisonnée (comprendre ce qu’ils pensent de
leur situation) et de l’empathie émotionnelle (comprendre ce qu’ils ressentent).

Étapes pour identifier les attentes du public :

• Commencez par des questions liées au sujet abordé
• Discuter d’intérêts ou de situations auxquels ils font actuellement face.
• Apprenez les noms et les postes des participants.
• Commencez par demander à votre public ce qu’ils connaissent déjà sur des
sujets similaires à ce que vous voulez présenter.
• Écoutez, paraphrasez et examinez tous les commentaires, les contributions ou
les observations faites par le public pour leur montrer que vous êtes à l’écoute
de leurs préoccupations.
• Ayez l’air confiant, donner des exemples qui illustrent votre expertise, sans pour
autant sembler égocentrique.
• Souhaitez-leur la bienvenue et donnez-leur un aperçu de ce qu’ils vont
apprendre.
Communication efficace
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 Collecte d’informations

Pour préparer une présentation, vous devez documenter et rechercher

l’information qu’elle va contenir. Vous devez également être clair sur la portée de
la présentation afin de ne pas y inclure des informations inutiles qui surcharge la
mémoire du public. Pour ce faire, nous vous suggérons de :
• Définir l’objectif de la présentation. Une fois que l’objectif visé lors de la
session est clair, vous disposerez des critères pour choisir les informations les
plus appropriées.
• Collecter toutes les informations disponibles. Étudiez et prenez notes des
informations qui seront discutées.
• Sélectionner des données et du contenu directement liés au sujet.
Éliminez les références à d’autre sujets, en y faisant référence verbalement
pour compléter votre discours, si strictement nécessaire.
• Préparer un plan. Ceci transforme les connaissances accumulées dans
l’esprit du présentateur en connaissances structurées et communicables :
du général au particulier, du spécifique au général, de l’individuel au global,
chronologiquement… Des cartes mentales.
• Numéroter les thèmes et sous-thèmes. Ceci montre la préparation du
contenu «brut» de la présentation. Cela permet de créer des niveaux de détail
dans les thèmes et sous-thèmes.
• Organiser le contenu. Il est parfois nécessaire d’élaborer une séquence
logique qui facilite la compréhension du contenu, sans pour autant devoir
suivre une séquence numérotée.
• Définir trois idées principales. Développez la présentation en partant de
trois points de base, en positionnant le reste des thèmes et sous-thèmes
pertinents sous chaque idée de base.
• Éviter la tentation. Veillez à ne pas inclure des informations qui ne sont
pas immédiatement d’intérêts, qui pourraient être communiquées dans un
document à distribuer ou traitées ultérieurement dans une réunion privée.
• Utiliser des filtres à plusieurs reprises. Une fois que vous avez organisé
l’information, filtrez les doublons ou répétitions, éliminez les définitions trop
longues, effacez les explications inutiles, et coupez les exemples de sujets
déjà préalablement discutés.
• Simplifiez les graphiques. Utilisez un ou deux graphiques pour une
présentation devant durer 10 à 30 minutes. Une bonne partie des informations
peut ne pas être importante pour votre public.

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 Conception de présentations

• Préparer un plan : Il est conseillé à préparer un plan du contenu avant de

préparer la présentation. Cela permet de gagner du temps lorsque vous
développerez votre présentation.
• Uniformité des images : Préparez un modèle qui soit approprié pour le
public qui va le voir et pour l’idée présentée. Il est conseillé d’utiliser un
modèle présentant une taille de 1024 x 768 pixels. Veillez à utiliser des polices
lisibles pour vos présentations. Ou, sinon, utilisez des couleurs de texte qui
contrastent avec le fond de la diapositive.
• Lisibilité : Évitez d’utiliser des couleurs qui rendent votre texte difficile à lire,
par exemple du fuchsia, du jaune, du bleu clair, du vert foncé (des couleurs
de mise en surbrillance). Utilisez une police et une taille de caractères qui sont
faciles à lire.
• Animations : Évitez l’utilisation excessive d’animation. Elles peuvent distraire
l’attention de l’auditoire. Il est conseillé d’utiliser des animations subtiles et
rapides afin de ne pas interrompre la lecture. Vous pouvez bien sûr insérer les
animations de votre choix dans la transition entre les diapositives, mais elles
ne devraient ne pas durer plus qu’une (1) seconde. N’utilisez jamais de sons
dans vos animations ou vos transitions.
• Contenu (qui peut le moins, peut le plus) : Évitez de surcharger vos
diapositives avec des informations. Utilisez des titres courts, et écrivez des
phrases courtes pour décrire les points indiqués sur la diapositive. Utilisez des
chiffres et des puces pour séparer les points sur la diapositive.
• Diapositives indispensables : Votre présentation doit contenir une
diapositive de bienvenue au début et une diapositive de remerciement à la fin.
Si votre présentation porte sur un large sujet séparé en modules ou phases,
vous devez créer une diapositive qui identifie clairement le début de chaque
étape, phase ou module que vous présentez.
• Images et vidéos : Vous devez utiliser des images ou des photos dans vos
diapositives qui sont liés au sujet abordé; une image en dit plus que des mots.
Il est important de vérifier que vos images ou photos sont en haute résolution
pour éviter leur « pixellisation » ou perdre de qualité lorsque vous les travaillez..
• Ressources : Utilisez toutes les ressources qui sont à votre disposition. Par
exemple, les pointeurs, une souris sans fil, un système audio, un écran LCD
ou plasma, pour enrichir votre présentation. Utilisez tous les logiciels à votre
disposition pour créer vos présentations.
• Entraînement et révision : Entraînez-vous aussi souvent que possible à
présenter votre présentation. Cela vous permettra d’isoler toute erreur ou oubli
dans la présentation. Ce augmentera votre confiance en vous lorsque vous la
présenterez pour de bon.

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créer des changements positifs.

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changements positifs dans leurs communautés. Chaque membre JCI partage
la conviction que, dans le but de créer des changements positifs durables, nous
devons commencer par nous améliorer nous-mêmes, ainsi que le monde autour
de nous. Les membres JCI s’engagent dans leurs communautés en identifiant des
problèmes et en créant des solutions ciblées pour créer un impact.

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