Guide de gestion

des transactions
et du règlement
GUIDE POUR LES AGENTS
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GUIDE POUR LES AGENTS

Sommaire

RÈGLEMENT
1 RAPPORTS DE
2
RÈGLEMENT
QUOTIDIENS
• Qu’est-ce que le • Rapport de règlement
règlement ? • Ajustements de
• Le processus de transactions
règlement • Exemple d’ajustement
• Les calculs de règlement « Changement de
• Exemple de calculs de devise » (CUR)
règlement
• Les rapports
• Option supplémentaire

RAPPORTS DE
3 RÉCONCILIATION
4
FACTURES
• Rapport de facture • Réconciliation

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Partie 1 : Règlement
Qu’est-ce que le règlement ?

Le processus de règlement comprend le calcul des commissions de l’Agent et des montants dus à et par les
Agents, la préparation et la distribution des rapports aux Agents, l’envoi d’argent ou la récupération d’argent
auprès des Agents pour les transactions envoyées et payées (financement) et la réconciliation.

Le processus de règlement
Western Union calcule le règlement transaction par transaction. Lors de l’envoi d’une transaction,
l’Agent enregistre dans notre système le montant envoyé par le client (Principal) et les frais
collectés auprès du client (Charges). Un autre Agent paiera la transaction au client bénéficiaire,
peut-être dans un autre pays, et peut-être dans une autre devise.
Western Union doit collecter le Principal auprès de l’Agent d’envoi et le verser à l’Agent de
paiement.
Western Union doit également calculer la commission de chaque agent, collecter une portion des
frais auprès de l’Agent d’envoi et verser à l’Agent de paiement la part qui lui revient. Tout cela est
réalisé à travers le processus de règlement.

Les calculs de règlement

Pour calculer le règlement, notre système a besoin des informations suivantes :

Montant principal envoyé

Frais collectés

Taux de change

Taux de commission de l’Agent (conformément au contrat)

Le système de Western Union calcule le règlement transaction par transaction.

Le rapport de règlement présentera les informations de règlement de chaque transaction ainsi que les montants totaux
du jour. Ce rapport présentera le montant principal et les frais collectés auprès du client expéditeur, puis le montant
principal et les commissions pour chaque transfert d’argent.

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Partie 1 : Règlement
Exemple de calculs de règlement
Pour comprendre la manière dont le règlement est calculé et répertorié, nous pouvons utiliser l’exemple suivant :

Transaction envoyée (sortante)

Principal : 100
CLIENT
Frais de transaction : + 20
Un client du Royaume-Uni
souhaite envoyer 100 GBP en Inde. Montant total collecté 120
auprès du client

AGENT D’ENVOI
10 % de 20,00 = 2,00
L’Agent d’envoi en Europe recevra
10 % de commission sur les Commission de l’Agent : 2 GBP
20 GBP de frais.

WESTERN UNION Principal : 100

Pour le montant total collecté, Frais de transaction : + 20
120 GPB, l’Agent d’envoi devra 120
envoyer 118,00 GBP à Western Union Commission : - 2
pour cette transaction et garder
Montant que l’Agent paiera à
2,00 GBP de commission.  Western Union 118

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Partie 1 : Règlement
Exemple de calculs de règlement

Transaction payée (entrante)

CLIENT Principal : 100

Montant total payé
Un client du Royaume-Uni reçoit 100 GBP
100 GBP d'un client qui a envoyé au client :
l’argent depuis le Canada.

AGENT DE PAIEMENT
L’Agent de paiement en Europe versera
100 GBP au client bénéficiaire.
10 % de 20,00 = 2,00
L’Agent de paiement obtient également
une commission sur les frais payés par Commission de l’Agent : 2 GBP
l’expéditeur de la transaction. Dans le
cas présent, le client expéditeur a payé
20 GBP de frais.

WESTERN UNION Principal : 100

Western Union versera donc le 10 % de frais de + 2
montant principal de 100 GBP et transaction (20 GBP) :
la commission de l’Agent de 2 GBP Montant que
pour un total de 102 GBP à l’Agent de Western Union paiera à 102
paiement. l’Agent

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Partie 1 : Règlement
Les rapports
Western Union prépare deux rapports contenant les informations de règlement pour
chaque Agent :
• Le rapport de règlement (format ZIP)
• Le rapport de facture (format PDF)

Le mot de passe pour ouvrir les fichiers ZIP et PDF correspond aux 6 derniers
chiffres de votre compte Western Union.

Option supplémentaire

Windows XP et les versions ultérieures (Vista, Windows 7 etc.) vous permettent d’extraire les fichiers ZIP directement à
l’aide de fonctionnalités intégrées, sans installer de logiciel supplémentaire. Néanmoins, en raison de problèmes
connus avec la méthode d’extraction des fichiers ZIP de Windows,
Western Union recommande d’employer un service tiers pour dézipper et ouvrir le dossier.
Il existe de nombreux services différents, en voici 3 gratuits :
• WinZip Self-Extractor http://www.winzip.com/downse.html
• PKware ZIP Reader http://comm.pkware.com/download-zipreader-busi- ness.html
• 7-Zip http://www.7-zip.org/download.html

Veuillez noter que ces logiciels ne sont pas produits par la société Western Union, et que Western Union ne
tire aucun profit de la distribution de ces logiciels. En téléchargeant et installant un logiciel, vous acceptez
les conditions de licence du fournisseur.

MESSAGE D’ERREUR MOT DE PASSE

INCORRECT
Si vous recevez un message d’erreur « Mot
de passe incorrect » lorsque vous utilisez
la méthode d’extraction de fichiers ZIP
de Windows, il est fort probable que votre
mot de passe soit malgré tout CORRECT.
Veuillez essayer l’un des outils proposés
ci-dessus.

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Partie 2 : Rapports de règlement quotidiens

Rapport de règlement

1. Nom du rapport 1
2
2. Date/Heure d’exécution du
rapport
3. Date de règlement
4. Devise
5. Identifiant et nom du 3 5
Master Network 4
6 7 8 9 10 11 12 13
6. MTCN
7. Statut d’annulation
8. Identifiant du partenaire
9. Principal 14

10. Total charges

11. Taxes consommateur
12. Commission 15
13. Montants à régler (Principal
+ Frais - Commission)
14. Total paiement
Chiffre positif : l’Agent doit de l’argent à Western Union
15. Numéro de page
Chiffre négatif : Western Union doit de l’argent à l’Agent

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Ajustements de transactions
Dans la partie Ajustements de transactions du rapport de règlement quotidien, vous verrez une liste de toutes
les transactions qui ont exigé l’intervention de Western Union pour ajuster, annuler ou rétablir la transaction. Ces
ajustements auront un impact financier sur le client et/ou vous-même.
Les ajustements de transactions sans impact financier tels qu’un changement de nom, de numéro de téléphone ou
d’adresse n’apparaîtront pas dans le rapport.
Les motifs les plus fréquents d’ajustements de transactions sont listés ci-dessous.

Motif de l’ajustement sur le rapport de

Problème rencontré par l’APL Ajustement requis
règlement
Le client demande un remboursement
Le montant principal doit être remboursé
parce qu’il n’a finalement pas besoin du
à l’expéditeur ; les frais seront remboursés Le client a changé d’avis
transfert d’argent mais l’Agent a déjà saisi
selon la réglementation locale
le transfert dans le système

Transfert remboursé à l’expéditeur en Le montant principal et les frais doivent

Conformité
raison de problèmes de conformité être remboursés à l’expéditeur

Paiement d’une transaction dans une

autre devise que celle sélectionnée dans La devise du transfert doit être modifiée Changement de devise
le système
Transfert d’argent en double dans le
système (généralement dû à une erreur de L’une des transactions doit être annulée Doublon montant envoyé
l’opérateur ou de l’Agent)

L’argent n’a pas été collecté lors de l’envoi La transaction doit être annulée Fonds non collectés

La transaction originale sera annulée.

Erreur dans le montant envoyé
L’Agent doit envoyer un nouveau transfert Impossible de changer le montant
(modification non demandée le même jour)
avec le montant correct.

Un ajustement « Changement de sens » (DIR) peut être réalisé par le système avant l’exécution de certains des
ajustements décrits ci-dessus (non applicable aux ajustements « Changement de devise » (CUR)).

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Exemple d’ajustement « Changement de devise » (CUR)

Une transaction envoyée du Royaume-Uni vers la Roumanie et initialement prévue pour être payée en GBP.
• Principal = 100,00 GBP
• Charges = 10,00 GBP
• Part de l’Agent sur les frais 14 %

Règlement de la transaction avec l’Agent d’envoi

Frais de
Date d’envoi Principal Principal à
MTCN Frais d’envoi commission de Règlement net
initiale enregistré payer
l’Agent
123-456-7890 01/01/2014 100,00 10,00 100,00 -1,40 108,60

Le lendemain, le client en Roumanie décide de récupérer la transaction en monnaie locale (RON) et non en GBP.
Étape 1 : Inversion

Frais de
Date d’envoi Principal Principal à
MTCN Frais d’envoi commission de Règlement net
initiale enregistré payer
l’Agent
123-456-7890 01/01/2014 100,00 10,00 -100,00 1,40 108,60

Étape 2 : Retraitement

Frais de
Date d’envoi Principal Principal à
MTCN Frais d’envoi commission de Règlement net
initiale enregistré payer
l’Agent
123-456-7890 01/01/2014 100,00 10,00 98,00 -1,40 108,60

Dans l’exemple ci-dessus, bien que le montant de 108,60 à régler par l’Agent de paiement n’ait pas changé, vous
noterez que le montant principal à recevoir par le client a baissé de 100 à 98 GBP, en raison de l’utilisation d'un taux de
change différent sur la nouvelle devise de paiement.
L'impact financier pour le client exige que la transaction soit inversée, recalculée et retraitée dans le système de
règlement de Western Union. Ces transactions apparaîtront en tant que « Ajustement de retraitement » de type 3, avec
les codes d’ajustement de transaction « REP » et « CUR » pour l’Agent de paiement. 

L’Agent d’envoi ne verra pas les chiffres en rouge de l’exemple ci-dessus sur son rapport de règlement, ils sont
indiqués pour illustrer le changement de devise de paiement.

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Partie 3 : Rapports de factures

Rapport de facture
Les Agents recevront également chaque jour une facture. Ce rapport indiquera à l’Agent s'il doit de l’argent à
Western Union ou si Western Union lui doit de l’argent. La facture correspond au total du rapport de règlement.
Western Union n’envoie pas de factures le week-end ou les jours fériés américains. Le lundi, l’Agent recevra donc une
facture incluant toutes les activités traitées le vendredi, le samedi et le dimanche. Les rapports de règlement sont
envoyés quotidiennement, y compris le week-end et les jours fériés.

1
2

3
4
5

9 10

1. Nom du rapport
2. Date/Moment d’exécution du rapport
3. Numéro de facture
4. Date de facturation
5. Plage de dates de règlement incluses dans la facture MTCN
6. Identifiant du partenaire
7. Titres de colonnes (éléments)
8. Montant total de la facture
9. Indicateur signalant qui doit envoyer les fonds : Montant dû à Western Union ou à l’Agent
10. Montant que l’Agent doit envoyer à Western Union ou que Western Union doit envoyer à l’Agent (et devise de règlement)

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Partie 4 : Réconciliation

Réconciliation
Il est très important que les Agents vérifient quotidiennement que toutes les transactions qu’ils ont envoyées et payées
figurent sur le rapport de règlement et aient été correctement comptabilisées. S’il manque certaines transactions ou
si les Agents constatent des erreurs, ils doivent contacter immédiatement le centre de service client de Western Union
pour corriger le problème.
Nous recommandons à chaque Agent de suivre la procédure suivante pour réconcilier leur activité :

Réconciliation de trésorerie. À la fin de la journée, comparez

les montants indiqués sur les formulaires À envoyer et À recevoir
ou sur les reçus et l’argent dont vous disposez entre les mains.
1 Comparez également le journal de transactions que vous
pouvez imprimer depuis votre terminal à la fin de la journée
Argent avec les reçus. (Le journal de transactions est accessible depuis
le système WUPOS™ via la touche de fonction F9 de votre
clavier ou via le menu AUTRES SERVICES puis en sélectionnant
JOURNAL DE TRANSACTIONS.)

2 Réconciliation du règlement. Le lendemain, comparez les

transactions figurant sur le rapport de règlement et les reçus de
Règlement la veille.

3 Réconciliation de la facture. Vérifiez que le total figurant sur

le rapport de règlement correspond au montant de la facture.
Facture Souvenez-vous que certains jours, la facture inclura plus d’un jour
de règlement (lendemain d’un jour férié aux États-Unis et le lundi).

4 Réconciliation bancaire. Comparez les montants figurant sur

Banque votre relevé de compte (dépôts ou retraits) et les factures.

Les Agents peuvent suivre leur propre procédure de réconciliation en fonction de leurs besoins. Si une
quelconque différence ou erreur est constatée, veuillez contacter le centre de service client pour que nous
puissions étudier le problème et le corriger dès que possible.

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