La GED est traditionnellement présentée en 4 étapes : l'acquisition, la gestion, le stockage et la

diffusion des documents.

1. 1 – L'acquisition des documents. ...

2. 2 – La gestion des documents. ...
3. 3 – Le stockage des documents. ...
4. 4 – La diffusion des documents.

Définition : Archivage. L'archivage est l'action d'archiver. C'est l'ensemble des techniques et moyens
employés pour recueillir, classer, conserver et exploiter des documents jusqu'à leur destruction
éventuelle.

Numérisation. La numérisation est la conversion des informations d'un support (texte, image, audio,
vidéo) ou d'un signal électrique en données numériques que des dispositifs informatiques ou
d'électronique numérique pourront traiter.

5 avantages de la Gestion Électronique des Documents (GED) pour une entreprise

1. 1 - Réduction des coûts. ...

2. 2 - Amélioration du service client. ...
3. 3 - Optimisation de la communication interne. ...
4. 4 - Sécurisation des informations. ...
5. 5 - Valeur écologique.

Gestion électronique des documents. ... La gestion électronique des documents (GED ou en anglais
DMS pour Document Management System ou EDM pour Electronic Document Management) désigne
un procédé informatisé visant à organiser et gérer des informations et des documents électroniques
au sein d'une organisation.

En matière d'assurance, les quittances, avis d'échéance, courriers de résiliation doivent être
conservés 2 ans à compter de la date du document, de même que le contrat d'assurance. Les
contrats d'assurance vie doivent être conservés 10 ans, par le bénéficiaire de l'assurance, dès qu'il a
connaissance du contrat.

Les différents documents administratifs peuvent notamment se présenter sous les formes
suivantes :

 dossiers,
 rapports,
 études,
 comptes rendus,
 procès-verbaux,
 statistiques,
 directives,
 Les 4 grandes étapes de l’archivage
instructions,

de documents
Blog de l'archivage, Bonnes pratiques de l’archivage | 22 juin 2016

Tout commence par une prise de conscience que la gestion d’archives est non seulement
chronophage, mais qu’elle exige une rigueur et un professionnalisme, mieux, une méthode
éprouvée, que la plupart des entreprises n’ont mis en place en interne ou n’ont pas les moyens
de mettre en place.

DEVIS ARCHIVAGE

« C’est à ce moment qu’une entreprise va rechercher un spécialiste de l’archivage » nous

confirment les archivistes de la société Arcalys. On entre alors dans un process qui va se
déployer en 4 temps. 4 étapes clés correspondant au cycle de vie d’une archive.

N’attendez pas d’en arriver là pour vous poser la question de l’archivage

de vos documents !
Quatre étapes constituent la gestion des documents
d’archive de leur émission à leur destruction :
1. Identification et authentification
2. Stockage
3. Conservation et consultation
4. Destruction ou classement final

1 – Identification et authentification des archives

Tout document produit au sein d’une entreprise est

destiné à être archivé une fois sa fonction première remplie. Il est pour cela identifié pour en
déterminer l’authenticité et les conditions de conservation optimales.

2 – Stockage des documents archivés

Les archives stockées au sein des entreprises sont la plupart du temps entreposées dans des
conditions bien loin d’être optimales. Un professionnel de l’archivage optera quant à lui pour
une organisation stricte afin de retrouver rapidement et simplement le document désiré. Le
conditionnement des archives, les armoires de stockage, bacs, racks, palettes et autres
containers sont parfaitement structurés et stockés dans des conditions optimales en termes de
luminosité, de protection incendie, contre la poussière, les nuisibles, etc.

3 – Conservation et consultation des archives

 Les professionnels de l’archivage sont soumis à une
obligation de résultats quant à la sécurité des documents archivés. Outre la qualité des locaux
évoquée précédemment, une gestion des archives de qualité est mise en place afin d’être
certain de n’égarer aucun document. La consultation est également une partie essentielle de
cette composante sécuritaire. Les sociétés d’archivage mettent en place (avec l’aide de leur
client) un système de droits et d’autorisations. Ainsi, toute personne souhaitant consulter des
archives doit y être autorisée et s’inscrire sur un registre. A noter qu’il existe des droits
partiels limitant l’accès à certains types de documents.

4 – Destruction ou classement final des documents archivés

La conservation des documents n’est pas une simple

option pour les entreprises. Ces dernières ont l’obligation de conserver leurs archives pour
une durée déterminée (2, 5, 10 ans voire à vie) en fonction du type de document et de son
importance. Plus qu’une contrainte, cette obligation tend à protéger l’entreprise en lui
permettant de présenter un document faisant valoir ses droits lors d’un contrôle de
l’administration ou d’un procès avec un client, un fournisseur ou sous-traitant.

Le classement final d’une archive ou sa destruction une fois cette période écoulée est gérée
par le département des archives (après consultation du client).

Pourquoi ne pas étudier votre projet d’archivage pour une

externalisation complète ou partielle ?
Lorsque les enjeux sont plus clairs et les méthodes parfaitement repérables, il est temps de
prendre contact avec un spécialiste de l’archivage physique afin de s’interroger sur la
pertinence ou non d’externaliser ses archives.

Nous encourageons fortement les entreprises qui n’ont pas franchi le pas à nous consulter.
Deux questions essentielles à se poser si vous êtes le dirigeant de l’entreprise ou un décideur
dans ce domaine :

 Pouvez-vous mettre un chiffre sur le coût réel de la gestion de vos archives et leur
stockage dans vos locaux d’entreprise ?
 Quel est selon vous le coût de l’externalisation de l’archivage ?

Cela n’engage à rien de faire établir un devis gratuit qui va permettre une estimation des
coûts. Il ne restera plus qu’à comparer les avantages et contraintes inhérentes à ces deux
approches : archiver en interne ou confier ses archives à un tiers-archiveur. C’est aussi
l’occasion d’analyser son propre système d’archivage.

Vous savez ce qu’il vous reste à faire !

DEVIS ARCHIVAGE

L'archivage électronique, étape

indispensable de la transformation
numérique
Chronique de Philippe Delahaye
CDC Arkhinéo
  03/10/17 12:00

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La transformation numérique passe par l’archivage électronique. Attention toutefois à la

solution de conservation choisie, qui doit respecter l'intégrité et la valeur probante des
données sur le long terme.
Depuis quelques années, le sujet majeur de réflexion dans les entreprises est la transformation
numérique. Celle-ci permet, selon les experts, de simplifier les « parcours » de vente,
d’améliorer la réactivité et les délais de réponses aux clients, d’optimiser les processus
internes en supprimant les taches fastidieuses ou encore d’améliorer la traçabilité afin de
réduire les risques…

Les longs échanges de documents papier complétés manuellement, acheminés par voie
postale, vérifiés, ressaisis manuellement et enfin archivés afin de satisfaire aux obligations
légales, laissent progressivement la place à une économie « paperless » (dématérialisée).

Une dématérialisation encadrée par la législation

Tout ceci a été rendu possible par l’évolution de la législation depuis le tournant des années
2000 qui a permis, tant en France que dans tous les pays de l’U.E, l’introduction en Droit de
la notion d’écrit électronique.

Le point commun de ces législations (Droit Civil, Droit de la preuve, Droit fiscal, Droit
Social, Droit du Travail et Droit Commercial) consiste à permettre l’utilisation de documents
purement électroniques. Ceci bien sûr à condition de respecter quelques principes
fondamentaux, tels que la date « certaine », le rattachement du document à la personne
(physique ou morale) de qui il émane et enfin la conservation « intègre » de ce document
pendant toute la durée des obligations d’archivage, permettant ainsi des garanties plus fortes
qu’un simple document papier aisé à falsifier.

Les entreprises peuvent donc désormais, dans leur transformation numérique, s’appuyer sur
ces processus 100% dématérialisés, moyennant le respect d’une législation qui fait preuve de
beaucoup plus d’exigences qu’à l’époque du papier.

Le Droit fiscal permet, depuis de nombreuses années, l’utilisation de factures électroniques

selon différentes modalités. En 2016, plus de 400 millions de factures électroniques B2B ont
été échangées en France, soit 20% des 2 milliards de factures B2B annuelles. Le Droit du
travail permet quant à lui la remise de bulletins de salaire au format numérique, et le Droit
Civil la signature électronique de contrats (contrats commerciaux, de travail, souscription de
produits d’épargne ou d’assurance, de crédits etc…).

Si la législation permet de s’affranchir du papier et d’utiliser des documents 100%

numériques recevables juridiquement, elle impose en contrepartie des « garde-fous »
concernant leur conservation et leur archivage (maintien de l’intégrité pendant la durée de
conservation, localisation sur le territoire Français ou de l’U.E, mais aussi protection des
données personnelles éventuellement contenues dans ces documents).

L’archivage électronique à valeur probante comme solution

L'archivage électronique consiste à conserver des informations et des documents sous format
électronique provenant de sources telles que :

 Un logiciel de gestion (comptabilité ou ERP pour les factures électroniques, les bons
de livraison, les états comptables ou encore les « F.E.C », CRM pour des commandes
clients ou des contrats etc…) ;
  Un logiciel sur une tablette (pour des contrats ou souscriptions clients, bons de
commande…) ;
 Un smartphone (pour des bons de livraisons) ;
 Internet (extranet clients ...).

La législation ayant évolué depuis 2016, il est maintenant possible d’archiver des documents
papier numérisés sans qu’ils ne perdent leur valeur probante et de se débarrasser de la version
papier (si les conditions techniques de numérisation et de conservation définies par décret sont
parfaitement respectées).

Attention, l’archivage électronique à valeur probante ne consiste pas à stocker de manière

passive des documents sur un serveur ou un disque optique, mais à vérifier l’origine du
document, à contrôler et maintenir son intégrité (base de sa recevabilité juridique) dans le
temps, ainsi que sa disponibilité et sa « re-lisibilité ». Et cela pour des durées pouvant aller
jusqu’à 50 ans pour certains documents.

Pourquoi se tourner vers l’archivage électronique ?

Les 3 principales raisons expliquant la nécessité d’archiver sont des raisons administratives,
probantes et patrimoniales (auxquelles s’ajoutent les spécificités des organisations soumises à
des régulations de place : banque, assurance, fintech, etc.).

Tout d’abord, c’est satisfaire aux obligations légales de conservation des documents de
gestion de l’entreprise pendant toute la durée légale. En effet, les écrits numériques font
l’objet des mêmes obligations légales de conservation que leurs équivalents papiers pour des
durées identiques. Ils doivent aussi et surtout, au regard de la Loi, être conservés dans des
conditions de nature à en « garantir l’intégrité » pendant toute la durée des obligations légales.

C’est également le moyen de retrouver rapidement un document afin de satisfaire à la

demande d’une administration (fisc, URSSAF, inspection du travail etc…) ou dans la gestion
courante d'un service, de disposer en permanence des informations utiles. 

C’est ensuite protéger ses droits, en étant capable de produire des documents à valeur
probatoire. Pour l'entreprise ou l'organisation, il s’agit de la capacité à apporter la preuve des
engagements et de l'exécution de ses obligations vis-à-vis de ses partenaires : actionnaires,
fournisseurs, clients, salariés, administration… et fournir des documents électroniques
recevables juridiquement afin de se défendre en cas de contentieux administratif ou judiciaire.

Le système d'archivage électronique choisi doit, en plus de la conservation stricte du

document, y ajouter les conditions de conservation de sa valeur probante et de fourniture d’un
« dossier de preuves » contenant l’intégralité des éléments relatifs à l’intégrité, la traçabilité
des actions sur le document et la réalité des contrôles effectués.

Enfin, archiver, c’est maîtriser ses risques et préserver la pérennité de son activité (ne pas
perdre la mémoire de l’entreprise, son savoir-faire, son patrimoine), mais aussi disposer d’un
ensemble de documents en vue d'une action opérationnelle et d'une prise de décision (finance,
vente, marketing, etc.) ou encore de redémarrer  dans de bonnes conditions après un sinistre.
La fonction patrimoniale permet donc de répondre aux besoins internes de l'organisation. Elle
permet, au-delà des évolutions des technologies (notamment des formats et systèmes
d’exploitation), de restituer dans 5, 10 ou 30 ans des documents lisibles et intelligibles.

Pannes, remplacement de serveurs, de disques, équipes IT pensant à tort qu’en cas de perte, il
y aura toujours un original papier pour suppléer... la conservation de fichiers sur du long
terme n’est pas si simple. A une époque marquée par des attaques informatiques, il est
impératif d’assurer un  maintien de l’intégrité de ses fichiers sur du long terme et le
déroulement de processus périodiques permettant de l’assurer.

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Voir un exemple

S’appuyer sur un prestataire spécialisé consacrant l’essentiel de ses moyens à cette activité
reste le meilleur moyen d’être en conformité. Les certifications officielles avec les normes et
standards nationaux et internationaux de référence (certification NF461 relative à l’archivage
électronique, certification ISO 27001 relative au management de la sécurité informatique)
restent le meilleur gage de confiance pour accompagner l’entreprise dans sa nécessaire
transformation numérique.