Guide Windex GED

Présentation de Windex GED
Logiciel de Gestion Electronique de Documents clés en mains,

Windex GED permet de :

Centraliser tous les fichiers sur un serveur unique,

Partager les documents entre tous les collaborateurs,

Donner accès aux informations et les gérer à distance,

Qualifier et enrichir les documents (saisie de notes et propriétés
externes),

Sécuriser l'accès aux informations (gestion des droits des utilisateurs).
Aucune installation sur le poste des utilisateurs n'est requise.

Windex GED s'utilise avec un simple navigateur Internet
(Internet Explorer, Firefox, Safari, Google Chrome...).
Il fonctionne sur tous types de serveurs (Pc, Mac, Linux ou autre).
Il gère le protocole HTTPS et la technologie WebDav (édition des documents sur le serveur)
Multimédia SOLUTIONS – Site de Marticot – 33610 CESTAS – FRANCE – Tél : 33.5.56.21.51.18 – http://www.lug.com
La pré-visualisation d'un fichier PDF
Le module de pré-visualisation d'un document PDF permet de :

● consulter toutes les pages du document,
● signer le document en positionnant la souris à n'importe quel endroit du document,
● sélectionner et supprimer des pages pour reconstituer un nouveau document,
● Effectuer un zoom, une rotation....

Les actions sur les documents
Le clic droit de la souris sur un document sélectionné donne accès à un menu permettant de
gérer les documents.
Ce menu est également disponible sur un document présenté dans la liste des réponses du
moteur de recherche.
Le menu de gestion des documents
Ce menu permet les actions suivantes :

Editer le document sur le serveur (si module WebDav installé)

Ouvrir le document
 Saisir et gérer les propriétés du document
(informations complémentaires non contenues
dans le document)

Choisir l'état du document
(ex : à signer, je valide, refusé....)

Gérer les ressources permet de lier des fichiers à un document « maître »
(ex : on peut lier un chèque (numérisé) de règlement à une facture client)

Ajouter une annexe permet de fusionner un fichier PDF avec un autre PDF. Il en résulte un
fichier PDF contenant le fichier 1 et le fichier 2 à sa suite.

Télécharger et enregistrer permet de rapatrier un fichier sur le poste utilisateur

Des notes peuvent être saisies et historisées pour chaque fichier.
 L'envoi de messages avec des documents de la GED est possible par Email ou messagerie
interne.
Le module gestionnaire
Cet écran permet de gérer :


Le carnet d'adresses des utilisateurs et leurs droits d'accès aux dossiers

L'état des documents (ex : à signer, validé, refusé....)

Le Worflow (cycle de vie des documents et paramétrage des actions)

Les événements (actions liées au Workflow)

Le lancement sur ordre de l'indexation des documents
Le carnet d'adresses
Un profil est un ensemble d'informations concernant les utilisateurs à qui il est associé.
A un profil donné sont associés des droits d'accès aux fichiers.
Chaque utilisateur doit être créé dans le carnet d'adresses. Un profil lui sera associé, un
login et un mot de passe lui seront attribués.
L'utilisateur de type « Gestionnaire » pourra gérer le carnet d'adresses, les workflow, les
événements et actions.
L'utilisateur de type « standard » ne pourra pas accéder au module gestionnaire.
L'utilisateur de type «Externe» est un utilisateur qui a des droits minimum sur un dossier
(consulter, télécharger, déposer). Pour l'utilisateur « Externe », le serveur de GED remplace
alors un serveur FTP ou un outil de type « DropBox »
Le Workflow
Cet écran permet de paramétrer le cycle de vie des documents et les actions associées.
Dans cet exemple de Workflow :
 A un nouveau document, il sera possible d'attribuer l'état
ou « A vérifier » : le fichier passe en état « A vérifier »
« Je valide » : le fichier passe en état « validé »
Le fichier « Validé » peut ensuite être « Refusé » ou « Signé »
Le Workflow
Le Workflow en mode graphique est également disponible.
Les événements
Ce module permet de
programmer des actions
suite à des événements se
produisant sur les
documents.
Cet écran permet de créer

un événement qui exécutera
des actions.
Par exemple, le dépôt d'un

document peut enclencher
l'envoi d'un message à un
utilisateur et changer l'état
du document (exemple ci-
contre)
Le profil utilisateur
Cet écran affiche les informations personnelles de l'utilisateur :

nom, prénom, login, langue, rôle (droits d'accès aux documents)
La liste déroulante "Langue" permet de localiser l'interface dans la langue choisie.

L'interface est disponible en anglais et néerlandais.
L'utilisateur peut également changer son mot de passe.
Le moteur de recherche
Tous les mots contenus dans le document peuvent être recherchés.
Pour les fichiers ne contenant pas de texte (ex : sons, images...), il est possible de
saisir des informations dans les propriétés. Ce texte sera indexé et le document pourra
être plus facilement trouvé grâce au texte qui lui sera associé.
La note saisie pour un document est affichée dans le cadre positionné sous le résumé.
La publication des documents
L'utilisateur choisi un dossier dans l'Explorer de Windex GED puis clique sur
l'onglet « Ajouter un fichier ».
Il peut alors parcourir le disque dur de son ordinateur et choisir le fichier à déposer dans
l'espace GED.
il est possible d'ajouter plusieurs documents depuis votre bureau ou l'explorateur
Windows par un simple "glisser/déposer".
Cette fonction nécessite un navigateur HTML 5 (Firefox, Chrome, Safari, Internet
Explorer version 10).
Le partage de la connaissance et des savoirs
est un atout majeur au sein de votre entreprise !
Multimédia SOLUTIONS édite depuis 1999 des outils logiciels permettant
d'exploiter et gérer les fonds documentaires.
Notre société met à votre disposition ses compétences et son expérience pour
vous accompagner dans la mise en place :

du logiciel Windex GED,

de solutions de dématérialisation de documents papier,

d'optimisation de vos fichiers

de conversion de format et retraitement de fichiers,

de diffusion de vos informations sur les supports Intranet, Web et
Numériques (Cd-Rom, Dvd, clés USB)
Le logiciel Windex GED est disponible :

• En mode licence (Intranet, Extranet),
• En mode ASP (serveur hébergé)
• En mode SaaS (abonnement mensuel à la plate-forme GED)

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● sélectionner et supprimer des pages pour reconstituer un nouveau document,

● Effectuer un zoom, une rotation....

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Le Workflow en mode graphique est également disponible.

Cet écran permet de créer

Par exemple, le dépôt d'un

Cet écran affiche les informations personnelles de l'utilisateur :

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Tous les mots contenus dans le document peuvent être recherchés.

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