OFPPT

RAPPORT DE STAGE

Spécialité:
INFORMATIQUE BUREAUTIQUE

Préparé par : Mme Latifa MOUATASSIM et Mlle Hayat RACHIDI

Encadré par : - Mme Soumia BEN CHAFAI

- M. Abdlekbir KHECHANE

Année scolaire : 2013/2014

Rapport de stage réalisé par Latifa MOUATASSIM et Hayat RACHIDI 1

 SOMMAIRE

3
Dédicace ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..…….…......

Remerciements …………………………………………………………………………………………………………………………………..……..….....…… 4

Introduction ………………………………………………………………………………………………………………………………………………….………..… 5

Première partie : Apperçu géneral sur l’Agence Urbaine de

Laayoune (AUL)
1. Présentation de l’AUL ………………………………………………………………………………………….………….. 7

2. Les missions de l’AUL ………………………………………………………………………………….…………….…… 10

3. L’organisation de l’AUL …………………………………………………………………………..…………………. 10

Deuxième partie : Déroulement du stage

Les tâches effectuées ……………………………………………………………………………………………………….………….. 17

Conclusion ……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 22

Annexes ………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… 23

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 Nous dédions ce travail à l’ensemble du
personnel de l’Agence Urbaine deLaayoune
qui nous a encouragéespendant cette période
de stage qui a duré un mois du 02 ou 31 avril
2014,ainsi à toute personne contribuée d’une
manière ou d’une autrepour réussir notre
stage dans cette administration qui joue un
rôle très important dans la planification
urbaine.
Aussi nous le dedions à notre formatrice
Mme Nadiya ACHEMRANE, qu’elle trouve à
travers ce modeste travail notre
reconnaissancce pour les efforts qu’elle
fournit lors de la formation théorique, aussi
nous tenons de reconnaitre votre disponibilté
et sens de rigeur tout au long des mois qu’on a
passé avec vous.

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 ‫ رضي هللا عنه‬-‫عــن أبي هريـــرة‬
"- ‫ ال يشــكر هللا‬،‫ "َم ـــن ال َيشُك ــر الناس‬:- ‫ صلى اللــه عليه وسلم‬- ‫" قال‬

‫رواه الترمذي‬

Remerciement
Nous tenons à présenter nos vifs remerciements et notre

profonde gratitude à Mr le directeur de L’Agence Urbaine de

Laayoune de nous avoir accordé cette opportunité de stage au sein de

cet établissement public.

Nos sincères remerciements et reconnaissances vont également

à Mr. HALLAB Laabadila, chargé de département administratif et

financier, Mr. KHECHANE Abdelkbir, chef de division financière et

comptable, qui nous ont donné toutes les informations et les conseils

nécessaires pour passer notre stage dans les meilleures conditions et

Mme BEN CHAFAI Soumia, chef du service d’équipement qui nous a

aidé durant ce stage d’apprendre le métier du secrétariat, nous avons

beaucoup apprécié sa disponibilité et patience, rigueur et sens de

l’organisation.

Nos remerciements les plus chaleureux et les plus vifs vont

également au personnel de l’Agence Urbaine de Laayoune pour leur

accueil et disponibilités, et notre formatrice et à l’ensemble du

personnel de l’I.S.G.I de Laâyoune.

Merci a vous.

Rapport de stage réalisé par Latifa MOUATASSIM et Hayat RACHIDI 4

 Le stage a été réalisé dans le but de découvrir le monde du
travail au sein d’une administration publique et dans le but de
mettre en pratique les connaissances théoriques acquises durant
notre formation théorique à l’I.S.G.I de laayoune, ainsi que pour
s’intégrer à la vie active, et s’informer sur les exigences de la vie
professionnelle et des tâches administratives et techniques qui
nous attendent une fois intégré dans le monde du travail.

Aussi, il s’agit d’une opportunité précieuse pour nous initier

au travail d’équipe, à développer l’esprit d’équipe et apprendre
comment affronter et surmonter les divers problèmes relationnels
qui surgissent souvent entre les membres de la même équipe.

En fin, il s’agit d’un apprentissage complémentaire qui va

enrichir non seulement nos connaissances pratiques et théoriques
mais aussi notre curriculum vitae (CV).

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 PREMIÈRE PARTIE :
PRÉSENTATION DE
L’AGENCE URBAINE DE LAAYOUNE

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I- PRESENTATION DE L’AGENCE URBAINE DE

LAAYOUNE

L’Agence Urbaine de Laâyoune (AUL), est un établissement

public doté de la personnalité morale et de l’autonomie financière,
placé sous la tutelle du Ministère de l'Urbanisme et de l'Aménagement
de Territoire.
Elle a été créée par décret n° 2-97-361 en date du 27 Joumada II 1418
(30 Octobre 1997) en application du dahir portant loi n° 1-93-51 du
22 Rabia I (10 Septembre 1993) instituant les Agences Urbaines.
Elle est également soumise au contrôle financier de l’Etat
applicable aux établissements publics conformément à la législation
en vigueur et principalement la loi n°69-00 instituant le contrôle
financier de l’Etat sur les entreprises publiques et autres organismes.

L’Agence Urbaine de Laàyoune est administrée par un Conseil

d’Administration et gérée par un Directeur.

L’organigramme suivant visualise comment est organisé

l’Agence Urbaine de Laayoune.

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 Le ressort territorial de l’Agence Urbaine de Laayoune s’étend
sur une superficie de 139 480 Km2 comprenant 04 communes
urbaines, 10 communes rurales et 03 provinces :
- La Province de Laâyoune
- La Province de Boujdour
- La Province de Tarfaya

• 256 152 Habitants selon le RGPH 2004 :

• Densité 1.83hab/Km2
• Taux d’urbanisation :94%

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II - LES MISSIONS DE L’AGENCE URBAINE DE LAAYOUNE

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 Conformément a l’article 3 du dahir portant loi n° 1.93.51 du
22 rebia1 1414 (10 septembre 1993) instituant les agences urbaines, et
dans les limites territoriales de son ressort (région de Laàyoune
Boujdour Sakia El Hamra), L’agence Urbaine de Laàyoune est
chargée:
1. Réaliser les études nécessaires à l’établissement des schémas directeurs
d’aménagements urbain et suivre des orientations qui y sont définies ;
2. Programmer les projets d’aménagement inhérents à la réalisation des
objectifs des schémas directeurs ;
3. Préparer les projets de documents d’urbanisme réglementaire, notamment
les plans de zonage, les plans d’aménagement et les plans de développement ;

4. Donner un avis conforme dans un délai maximum d’un mois sur les
projets de lotissements, groupes d’habitations, morcellements et construction,
qui doivent lui être transmis, à cet effet, par les autorités compétentes ;
5. Contrôler la conformité des lotissements, morcellements, groupes
d’habitations et constructions en cours de réalisation avec les dispositions
législatives et réglementaires en vigueur et avec les autorisations de lotir, de
morceler, de créer des groupes d’habitations ou de construire accordées ;
6. Réaliser les études de projets d’aménagement pour le compte de l’Etat,
des collectivités locales ou pour toute autre personne publique ou privée qui en
ferait la demande lorsque le projet est d’utilité publique ;
7. Promouvoir et réaliser des opérations de réhabilitation urbaine, de
rénovation immobilière et de restructuration des quartiers dépourvus
d’équipement d’infrastructure et à cette fin, réaliser les études et acquérir les
immeubles nécessaires à ces opérations ;
8. Prendre des participations dans toute entreprise dont l’activité correspond
aux objectifs et aux missions qui lui sont assignés ;
9. Promouvoir avec l’assistance des corps élus concernés, la constitution et
le développement des groupements de propriétaires en mettant à leur disposition
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les cadres nécessaires en vue de faciliter la mise en œuvres des documents
d’urbanisme et notamment, susciter la création d’associations syndicales en
application de la législation en vigueur en la matière et de veiller au suivi des
opérations menées par lesdites associations en coordination avec les conseils
communaux précités ;
10. Fournir son assistance technique aux collectivités locales en matière
d’urbanisme et d’aménagement ainsi qu’aux opérateurs publics et privés qui en
feraient la demande, dans leurs actions d’aménagement ;
11. Collecter et diffuser toutes informations relatives au développement
urbanistique des préfectures et/ou provinces situées dans le ressort territorial de
l’Agence.

III - L’ORGANIGRAMME STRUCTUREL DE L’AGENCE

URBAINE DE LAAYOUNE

Conformément aux attributions définies par le décret n° 2-97-

361 du 27 joumada 2 1418 (30 octobre 1997) relatif à la création de
l’Agence Urbaine de Laàyoune, cette dernière comprend, outre un
service informatique et deux chargés de mission attachés directement
au directeur, quatre départements :
1-Département Administratif et Financier (DAF);
2-Département de la Gestion Urbaine (DGU);
3-Département des Affaires Juridiques et Foncières (DAJF) ;
4-Département des Etudes (DE).

 LES CHARGÉS DE MISSION ON POUR TÂCHES DE:

- Assister et aider le directeur dans la gestion des affaires quotidiennes du
cabinet
- Etudier instruire et assurer le suivi des affaires qui leur sont confiées par le
directeur.

Rapport de stage réalisé par Latifa MOUATASSIM et Hayat RACHIDI 11

 LE SERVICE INFORMATIQUE EST CHARGÉ DE :
- La mise en place, l’exploitation et la mise en jour permanente de la banque de
données urbaines de la wilaya de Laàyoune Boujdour.
- L’informatisation des activités de l’ensemble des départements.
- La formation du personnel pour l’usage des outils informatique.
- Le développement et l’entretien du parc informatique.

 LE DÉPARTEMENT DE LA GESTION URBAINE :

- Ce département est organisé en deux divisions :
 la Division de l’instruction,
 la division du contrô le

1. La division de l’instruction

Cette division est organisée en deux services :

 le service de la procédure normale
 le service de la procédure accélérée

2. La division du contrôle

Cette division est organisée en deux services :

 le service de programmation
 le service d’exploitation et du suivi

 LE DÉPARTEMENT DES AFFAIRES JURIDIQUES ET FONCIÈRES :

Ce département comprend deux divisions :
 La division des affaires juridiques
 La division de l’affaire foncière et de régularisation
1. La division des affaires juridiques

Cette division comprend deux services :

 le service de la législation et de la réglementation

Rapport de stage réalisé par Latifa MOUATASSIM et Hayat RACHIDI 12

  le service de la normalisation des contrats et du
contentieux.

2. La division des affaires foncières et de vulgarisation

Cette division comprend eux services :

 le service topographique et de vulgarisation

 le service des acquisitions et de la gestion du
patrimoine

 LE DEPARTMENT DES ÉTUDES

Ce département comprend deux divisions groupant chacune deux
services :
 La division des études générales
 La division des études urbaines

1. La division des études générales

Cette division coiffe l’activité de deux services :

 le service des études socio-économique
 le service de l’aménagement et des transports

2. La division des études urbaines

Cette division coiffe l’activité de deux services :

 le service des plans d’aménagement et de
développement
 le service d’architecture et du schéma d’armature
urbaine.
 LE DÉPARTEMENT ADMINISTRATIF ET FINANCIER :

Chargé de la gestion des affaires administratives, financières et

comptables, ce département comprend deux divisions :

Rapport de stage réalisé par Latifa MOUATASSIM et Hayat RACHIDI 13

  La division administrative.
 La division comptable.

1. La division administrative

Cette division lui aussi contient 2 Services:

1.1- Le service du personnel:

Ce service est chargé de la gestion des affaires du personnel ;

recrutement, paie, avancement, congés, formation, recyclage, stages, missions,
accidents de travail et maladies professionnelles, assurances sociales, secours et
œuvres sociales etc.

1.2- Le service de la documentation:

Ce service centralise la documentation sur l’activité de l’Agence, assure

l’abonnement au Bulletin Officiel, aux journaux et revues nationaux et
étrangers, il gère l’atelier de reproduction, imprimerie, tirage de photocopie et
plans, l’atelier audiovisuel, laboratoire de photographie, l’atelier maquettes etc.

2. La division financière et comptable

Cette division coiffe deux services :

2.1- Le service financier et comptable:

Ce service a les tâches suivantes :

 L’élaboration du projet du budget de fonctionnement et
d’équipement de l’Agence Urbaine de Laàyoune ;
Rapport de stage réalisé par Latifa MOUATASSIM et Hayat RACHIDI 14
  L’étude des ressources financières de l’Agence Urbaine de
Laàyoune ;
 Le suivi financier des programmes d’actions menées par l’Agence
Urbaine de Laàyoune ;
 La liquidation, l’engagement et l’ordonnancement des dépenses ;
 L’élaboration du rapport financier et comptable annuel de l’Agence
Urbaine de Laàyoune ;

Il s’occupe de la tenue et du suivi de la comptabilité budgétaire, de la

comptabilité générale et analytique. Il en dresse les documents comptables

réglementaires.

2.2- Le service d’équipement:

Ce service est chargé de l’étude des besoins des services de l’Agence en

moyens matériels.
Il procède à l’acquisition et à la gestion du matériel roulant, du matériel
technique, du mobilier et matériel de bureau et des fournitures de bureau etc.
Il assure également l’entretien et la réparation des immeubles et du
matériel, gère le parc auto, s’occupe des marchés, établit les bons de commandes
etc.

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 DEUXIÈME PARTIE :
LES TACHES EFFECTUÉES AU COURS DU
STAGE
A L’AGENCE URBAINE DE LAAYOUNE

Durant notre passage à l’Agence Urbaine de Laayoune, on a

assisté le secrétariat relevant du département administratif et financier
de cet établissement dans les tâches administratives. Ces tâches sont
les suivantes :

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 La gestion et le classement des courriers arrivé internes et
externes 2014 et les courriers départ internes et externe 2014 . Ce classement
se fait dans des registres dont il faut mentionner le numéro du
courrier, le nom de l’expéditeur, la date et l’objet du document.

Notons que les courriers internes concernent tous les courriers

qui circulent entre les différents département et services de l’Agence.
Les courriers externes sont des courriers que l’Agence reçoit des
autres organismes, ou des personnes physiques.

1- COURRIERS ARRIVÉES :
Au département administratif et financier nous avons constaté
l’existence de deux types de courrier arrivée :
 Courrier arrivée externe ;
 Courrier arrivée interne.

1-1-Courrier arrivée externe

Ce courrier concerne toutes les correspondances provenant à
l’Agence Urbaine de Laâyoune des services extérieurs comme la
wilaya, l’ANAPEC (Agence Nationale de Promotion de l’Emploi et
des Compétences).
Dès l’arrivée de ce courrier à l’Agence Urbaine de Laâyoune,
son traitement passe par les étapes suivantes :

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  Réception par le bureau d’ordre qui est chargé de la gestion de
tous les courriers émis et réceptionnés par l’AUL. ce bureau doit
dater chaque document et lui donner à un numéro ;
 L’envoi du courrier contre décharge au secrétariat du directeur
qui le met à la disposition de ce dernier pour consultation,
instruction et avis ;
 La secrétaire après consultations du courrier par le directeur,
enregistre le courrier et fait le dispatching aux différents
départements (DAF, DE, DGU, DAJF) selon l’instruction du
directeur. Cette instruction est indiquée sur un petit document
collé au courrier qu’on peut nommer fiche de courrier (voir
annexe) ;
 Dans le cas ou le département administratif et financier est
concerné par l’instruction du directeur, le chargé de ce
département transmet à son tour le courrier aux services
concernés et donne ses instructions sur la même fiche de courrier
mentionnée en-dessus ;
 La secrétaire du DAF veille à garder une copie de chaque
courrier dans l’archive.

1-2-Courrier arrivée interne

Le courrier arrivée interne est parvenu au département

Administratif et financier des autres structures de l’AUL. Il concerne

Rapport de stage réalisé par Latifa MOUATASSIM et Hayat RACHIDI 18

généralement les demandes de congé, les demandes des attestations de
travail, de salaire etc…

Nous avons veillé à enregistrer ce courrier dans le registre après

avoir lui a affecté un numéro tout en respectant la succession des
numéros. Puis nous avons fait des copies pour l’archive, ensuite, nous
avons inséré ces copies dans des boîtes d’archives destinées à ce
besoin.

Et pour mieux organiser le classement, nous avons également

établi des étiquettes dans l’éditeur Microsoft Word en utilisant
l’onglet insertion pour insérer des tableaux et des formes pour
illustrer des flèches et montrer l’ensemble des numéros de courrier
que contiennent ces boîtes.

2- COURRIERS DÉPARTS :

Le secrétariat du DAF gère aussi deux types de courrier départ :

 Courrier départ externe ;
 Courrier départ interne.

1-1-Courrier départ externe

Le courrier départ externe est constitué par les correspondances

que le DAF envoie aux différents services et organismes extérieurs.

Rapport de stage réalisé par Latifa MOUATASSIM et Hayat RACHIDI 19

 Il est établi par le département administratif et financier et doit
être signé par le directeur de l’AUL.

Contrairement au courrier départ interne le courrier départ

externe est numéroter par le bureau d’ordre qui se charge de
l’émission de ce courrier aux destinataires soit par fax, par voie
postale ou par les courtiers de l’AUL. Et le bureau d’ordre envoie une
copie de ce courrier au DAF afin de le classer dans l’archive.

Les boites d’archive du secrétariat du DAF sont placés dans des

armoires, et elles ont trois couleurs distinctes, la chose qui aide à avoir
un classement bien organisé afin de faciliter la recherche. Tout le
courrier arrivée est classé dans boites de couleur bleu, le courrier
départ est mis dans des boites rouge, et les boites de la couleur noire
sont réservées pour l’archivage de divers documents comme les
rapports de stage.
On peut dire qu’il s’agit d’un classement par couleur.

La participation à la préparation et la saisie de certaines

correspondances, par exemples les attestations de travail, salaire,
domiciliation de salaires, de stage, décisions de congé….), tout en
utilisant les outils styles, police, mise en forme et paragraphe dans
l’onglet Accueil. Et aussi on a travaillé sur les affectations de stage
par l’insertion d’un tableau dans l’onglet insertion, et autres lettres
administratives comme une lettre de l’ANAPEC dans laquelle on a
utilisé l’onglet insertion pour écrire le logo et les coordonnées de

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l’AUL, dans l’entête et le pied de la page et pour insérer une zone de
texte dans laquelle on a écrit le nom du destinataire.

Améliorer la mise en page des documents et des modèles

déjà établi comme l’autorisation de sortie que nous avons réaliser par
l’éditeur Microsoft Word en utilisant l’insertion des tableaux et en
exploitant les outils fusionner, alignement, styles, mise en forme,
espace interligne, insertion des symboles.

AGENCE URBAINE DE LAAYOUNE LAAYOUNE LE : ………………….

DEPARTEMENT ADMINISTRATIF ET FINANCIER

AUTORISATION DE SORTIE
Nom et Prénom : ………………………………………………………….……………………………………………………………………….……………………….

Département : ………………………………………………………….……………………………………………………………………….……………………………………

Fonction : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………..

Motif :  Consultation Médicale  Affaire Administrative  Autres :………………………….

Durée d’Absence : …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………….……

DEPARTEMENT

N.B : LES AUTORISATIONS DE SORTIE PENDANT LES HORAIRES DE TRAVAIL NE DOIVENT ETRE ACCORDER
QL POUR DES RAISONS OU D’UNE CONVENANCE PERSONNELLE PRESENTANT UN CARACTERE
D’URGENCE.

Conclusion
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 Le stage que nous avons Effectué au sein de l’Agence
Urbaine de Laayoune a été pour nous une occasion fructueuse, il
nous a permis entre autre, de valoriser et d’enrichir nos
connaissances théoriques, de découvrir l’univers de
L’administration marocaine, de se familiariser et de s’intégrer
dans la vie professionnelle et de travailler avec un groupe et dans
l’esprit d’équipe.

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