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Tenir une réunion, accueillir ou effectuer une visite, aller en voyage sont des faits réels
dans l’entreprise. Ceux-ci interpellent la secrétaire qui se trouve au centre de leur
organisation. Pour chacun de ces évènements, que revient-il à cette aide du directeur à faire
avant, pendant et après. Notre propos nous conduira à voir que la réussite de ces évènements
passe inéluctablement par la réflexion et la bonne organisation.
INTRODUCTION
L’entreprise st un système, c’est-à-dire qu’elle est constituée d’un ensemble de
personnes travaillant chacune en vue de l’atteinte d’un objectif commun. Ces personnes pour
être efficaces ont besoin d’être informées, de prendre des décisions en commun, de
coordonner des travaux etc. et la réunion est un moyen généralement sollicité à cet effet.
Il arrive régulièrement au sein de l’entreprise qu’une table ronde, un comité, un
conseil, un séminaire, un colloque… doit se tenir. Pour la secrétaire, en quoi consiste le
déroulement de ces réunions.
A- DEFINITION
Une réunion est un moyen de communication orale consistant à regrouper
plusieurs personnes en vue de discuter d’un sujet commun ou de transmettre des
informations.
Une réunion peut se faire sur place ou à distance ; d’où le terme de télé réunion.
La télé réunion est un moyen permettant de mettre simultanément en relation via
les réseaux de télécommunications environ 20 personnes situées à des points distants
pendant une durée fixée à l’avance. L’utilisation d’un haut parleur sur les récepteurs
téléphoniques ou des postes mains libres permet à toutes les personnes présentes de participer
à la réunion (caractéristique de la télé réunion).
La disposition en demi-cercle ou en U
Une excellente disposition dans bien des cas : formation, résolution de problèmes de
groupe, créativité, information. Elle favorise l’échange égalitaire tout en permettant à
l’animateur de garder un certain contrôle sur le déroulement de la séance.
Ce dernier peut en effet circuler au milieu de la table ou derrière les chaises pour
distribuer les imprimés, ou bien faire le centre pour animer un débat. A un autre moment, il se
rendra à côté du vidéoprojecteur (ou tableau) pour faire un petit exposé ou noter les idées du
débat. De plus, à tout moment, un participant peut se lever à tout moment sans déranger les
autres.
Représentation schématique
La disposition en rectangle
Cette disposition convient aux petits groupes jusqu’à une quinzaine de personnes et
pour les séances de travail. Elle favorise la concentration de l’attention vers le chef ou
l’animateur en bout de table ; ce qui renforce son contrôle hiérarchique mais freine la
créativité.
Représentation schématique
La disposition sans table : elle a pour but de rendre la réunion plus informelle
et moins directive.
Représentation schématique
La disposition en amphithéâtre
Elle convient à des conférences ou exposés réalisés pour un grand public. Dans
certains cas, les participants disposent des tablettes pour écrire ; dans d’autres non et il leur est
à cet effet difficile de prendre des notes importantes. Les meilleures salles pour cette
disposition sont carrées ou presque.
Dans le cas où les salles sont rectangulaires, longues et étroites, il est préférable de
placer le pupitre de l’animateur au milieu du grand côté, cela pour éviter que les spectateurs
du fond ne soient trop éloignés.
Représentation schématique
Exercice d’application n° 1 : dites à quel type de réunion renvoient les objectifs suivants :
Exercice de consolidation
Par des définitions, donnez les particularités de chacune des variétés de réunions suivantes :
REUNIONS PARTICULARITES
Conférence
Congrès
Meeting
Conseil
Séminaire
Comité
Sommet
Colloque
Assemblée
Symposium
Forum
IV- ORGANISATION D’UNE REUNION
- recensée avant la
réunion ;
- être d’un accès facile :
on
peut orienter les
participants à l’aide des
clichés ou des services
d’accueil constitués des
hôtesses ;
- l’ambiance doit être
LA SALLE calme : pas de poste
Elle doit être : téléphonique pendant la
réunion ;
- l’équipement doit
correspondre au besoin :
REGLES CONCERNANT un microphone est
LE CADRE nécessaire s’il y a plus de
30 personnes ;
- prévoir le matériel
audio
visuel : diapositives,
vidéoprojecteur.
- de dimension adaptée
aux participants ;
LA TABLE - sa forme doit faciliter
Elle doit être : les
échanges et s’adapter au
type de réunion.
- confortables sans
LES CHAISES provoquer la somnolence ;
Elles doivent être : - rangées de manière à
faciliter les échanges.
S’il s’agit d’une réunion d’information, celle-ci
s’apparente à un exposé oral.
Le nombre de participants doit être limité (4 à
12personnes). Chaque participant doit respecter les règles
REGLES CONCERNANT générales de la communication, c’est-à-dire : savoir écouter
LES ACTEURS celui qui parle, comprendre la position des autres, intervenir
pour faire valoir un point de vue, participer de façon positive
à la recherche de la solution.
Bref l’animateur doit freiner les bavards, solliciter les
timides, éviter les conflits, contrôler le timing.
B- LES PHASES D’ORGANISATION D’UNE REUNION
La préparation d’une réunion est une opération obligatoire car elle en conditionne la
réussite. Pour éviter les désagréments (pertes de temps, nombre de places insuffisant, locaux
inadaptés, etc.) dus aux réunions tenues à la hâte, il faut effectuer au préalable les opérations
suivantes en respectant leur chronologie d’intervention.
1° La préparation
Elle consiste à :
déterminer les but et objectif de la réunion ;
choisir les participants qui peuvent se répartir en deux groupes : les membres
actifs et les simples participants. Comme membres actifs nous avons :
- l’instigateur : il décide de la réunion et est en général le responsable ;
- l’organisateur : il travaille en fonction des instructions de l’instigateur ;
- le secrétaire : il prend les notes pendant le déroulement de la réunion ;
- l’animateur : il est désigné par l’instigateur pour faire évoluer la réunion, il
doit à cet effet posséder les qualités et les compétences nécessaires ;
- les spécialistes : ils apportent des informations spécifiques ou d’ordre
technique ;
- le rapporteur : il est chargé de rédiger le compte rendu de la réunion, ceci
demande des qualités d’écoute satisfaisantes et une expression claire. Généralement, le
secrétaire est en même temps rapporteur ;
Les autres participants constituent de simples membres de la réunion.
fixer la date de la réunion en fonction de la disponibilité des différents
membres ; pour ce faire, on consulte leurs agendas, on élabore un planning visualisant leurs
périodes respectives de disponibilité ;
choisir le lieu de la réunion compte tenu du type de réunion, de l’effectif, de la
qualité des participants, de l’accès à la salle et de son équipement. La réservation se fait soit
directement, soit par téléphone dès que la salle est connue. Il faut indiquer la date précise, les
heures de début et de fin d’occupation de la salle ;
rédiger des convocations brèves et complètes : elles peuvent s’accompagner
de fiches ou de cartes de présence à retourner, de bulletins de vote. Elles ne doivent être
envoyées ni trop tôt ni trop tard et peuvent se présenter sous deux formes : formulaires ou
lettres de convocations ;
préparer les documents nécessaires :
- le dossier de l’animateur qui doit contenir un exemple de convocation ;
- un sous dossier par point de l’ordre du jour ;
- les documents à diffuser ;
- éventuellement un dossier par participant ;
organiser matériellement la salle (voir règles concernant le cadre) ;
apprêter ; l’équipement nécessaire (télévision, rétroprojecteur ou
vidéoprojecteur, télécopieur, microforme, tableau de conférence, marqueur, brosse,
microphone, copieur…), les étiquettes nominatives pour chaque place ou occupant, les
chevalets, du papier, un stylo, un crayon ordinaire, une gomme, une bouteille d’eau, un verre,
un mouchoir… pour chaque participant.
2° Le déroulement de la réunion
Le chargé d’organisation (secrétaire) doit arriver au trop tard une heure avant le début
de la réunion afin de s’assurer que tout est réellement prêt et que la salle et l’équipement sont
en bon état de fonctionner.
Au fur et à mesure que les participants arrivent, il les accueille, les salue, les installe et
pointe leurs noms sur la liste.
Si ceux-ci ne sont pas connus, il est important de faire circuler une feuille de présence
dès le début de la séance.
A partir de ce moment, chaque membre actif peut jouer son rôle. Le secrétaire ou
rapporteur prend des notes et en particulier :
les éléments d’introduction et de conclusion ;
les synthèses partielles ou finales, les décisions prises ;
les travaux à réaliser, leurs responsables et délais ;
la date de la prochaine réunion.
3° La fin de la réunion
Après la réunion, l’organisateur doit :
s’occuper du cocktail s’il est prévu ;
procéder au rangement du matériel et au classement des documents utilisés ;
assurer la remise en état de la salle ;
rédiger le compte rendu ;
diffuser le compte rendu aux participants ;
envoyer des lettres de remerciement aux participants étrangers.
C- LA CHECK-LIST
La mise sur pied d’une réunion entraîne de nombreuses opérations qui doivent être
recensées et listées pour une exécution satisfaisante. Pour se rendre la tâche plus facile,
l’organisateur doit établir une liste détaillée des tâches à effectuer appelée check-list.
N°
TACHES A EFFECTUER ECHEANCE CONTROLE
D’ORDRE
AVANT LA REUNION
01 Définir l’objectif de la réunion
Fixer l’ordre du jour (liste des points à traiter
02
dans l’ordre chronologique) et la date
Etablir la liste des participants (bien cibler
pour constituer un groupe homogène de
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participants bien compétents sur le sujet, mais
en nombre aussi réduit que possible)
04 Fixer la date, l’heure, la durée et le lieu
05 Réserver la salle
06 Convoquer les participants (éventuellement
leur indiquer les points à étudier, les
documents à apporter pour les inciter à
préparer aussi leurs interventions)
Concevoir et réaliser les documents à
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exploiter
Préparer les dossiers de l’animateur et
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éventuellement les dossiers des participants
LE JOUR DE LA REUNION
Vérifier la salle, les équipements, la
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disposition…
10 Préparer l’accueil (vestiaires, pause-café…)
PENDANT LA REUNION
11 Commencer à l’heure prévue
12 Faire circuler la feuille de présence
13 Rappeler l’ordre du jour
Pour chaque point, animer la discussion,
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analyser les informations, lire la synthèse
A la fin, récapituler les décisions prises,
15 remercier ; s’il doit y avoir une autre réunion
avec les mêmes participants, en fixer la date
APRES LA REUNION
16 Etablir le compte rendu
Le soumettre à l’animateur, l’éditer et
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l’envoyer aux différents participants
LECON 2 : ORGANISATION DES VISITES
INTRODUCTION
Effectuer ou accueillir une visite en entreprise est une activité prioritaire dans les
occupations d’un secrétaire. En effet, il s’agit des échanges qui contribuent considérablement
à la réalisation des objectifs de l’entreprise.
Pour réussir cette activité délicate, le secrétaire doit être nanti de compétences : culture
générale, techniques d’organisation.
I- DEFINITION
Il est possible de définir la visite comme étant le fait de se rendre auprès de quelqu’un
pour lui tenir compagnie et s’entretenir avec lui.
Les visites s’effectuent dans divers cadres : familles, écoles, entreprises (travail),
village… Notre propos abordera uniquement les visites de travail afin de distinguer :
les visites organisées : les portes ouvertes où l’entreprise décide d’accueillir le
grand public afin de lui présenter ses produits, prestations ;
les visites exceptionnelles : la visite peut être exceptionnelle en vertu de la
qualité des visiteurs (Président de la République, partenaires français…) ou de la visite elle-
même (inattendue : supérieur hiérarchique, inspecteur…) ;
les visites physiques : face à face, les visiteurs arrivent dans l’entreprise, le
secrétaire doit veiller sur son expression, sa tenue vestimentaire, sa tenue gestuelle afin d’être
agréable et donner une bonne image de l’entreprise ;
les visites téléphoniques : elles se gèrent selon le schéma P.P.S.S (Présentation,
Problème, Solution, Salutations).
2° Pendant la visite
Définir et expliquer les différentes étapes de la visite ;
distribuer le matériel pour la prise de notes ;
mettre en place les différents acteurs pour assurer l’accueil des visiteurs.
3° Après la visite
Remercier les hôtes ;
recevoir et conserver la documentation si elle est diffusée ;
rédiger un compte rendu ;
si nécessaire, adresser une copie aux visités, de même que les photos prises et
les sons enregistrés.
2° Le jour de la visite
Vérifier que la préparation est correcte ;
accueillir les visiteurs dès leur arrivée ;
présenter la structure (documentation, organigramme, film publicitaire…) ;
effectuer la visite des lieux proprement dite ;
achever par une brève réunion, éventuellement pour répondre aux questions ;
remettre aux visiteurs la documentation prévue ;
les prier de remplir les questionnaires afin de recueillir leurs points de vue sur
l’activité de l’entreprise ;
s’occuper du cocktail s’il est prévu.
3° Après la visite
Dépouiller et analyser les questionnaires ;
rédiger un compte rendu ;
vérifier si les objectifs de l’entreprise ont été atteints.
LECON 3 : ORGANISATION DES VOYAGES
INTRODUCTION
Pour des mobiles variés, le personnel de l’entreprise est très souvent convié à effectuer
des déplacements. La tâche d’administration de ces voyages incombe au secrétaire.
I- TYPES DE VOYAGES
Il est possible de distinguer :
les voyages d’affaires : ils sont étroitement liés à l’activité de l’entreprise et
peuvent avoir pour objet la prospection, la négociation d’un contrat, la recherche des
financements, la recherche des parrainages et jumelages ;
les voyages de formation : ils naissent du souci de l’entreprise de procurer à son
personnel une meilleure qualification ; ils peuvent être de courte ou longue durée ;
les voyages d’étude : en fonction des besoins de l’entreprise, des personnes
spécifiques peuvent quitter leurs postes en vue d’aller réaliser des études dans des régions
éloignées ;
les voyages d’agreement : ils s’expriment aux chapitres de la vie sociale de
l’entreprise et font la promotion de la culture de l’entraide, la rupture des barrières
hiérarchiques. Ils sont organisés par le comité de l’entreprise et à frais partagés entre
l’employeur et l’employé.
CONCLUSION
L’organisation des voyages, des visites comme des réunions requiert une attention
particulière car toute négligence pourrait entraîner de graves désagréments sur l’activité et la
réputation de l’entreprise.
Annexe 1
RAISON SOCIALE
DEMANDE DE VOYAGE
PERSONNES CONCERNEES
VISA SUP.
NOMS GRADE FONCTION SERVICE
HIERARCHIQUE
PERSONNES CONTACTEES
1- Les directeurs d’agence
2- Le directeur commercial
3- Etc.
Date
RAISON SOCIALE
(Adresse complète)
PROJET DE VOYAGE
- Voyage individuel
- Voyage de groupe Nom du responsable : ………………………
Effectif : …………………………………….
Expéditeur : ………………………………………………………………………
Date : Destinataire :
N° télex : ……………………………… N° tél. :
Message : …………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………….
…………………………………………………………………………………….
Annexe 4
…
Annexe 5
Annexe 6
EXPEDITEUR
(Adresse complète)
DESTINATAIRE
(Adresse complète)
Mbanga, le ……………………
Objet :
Réservation de chambre
M. ……………………………………..,
Salutations distinguées.
Signature Responsable
EXPEDITEUR
(Adresse complète)
DESTINATAIRE
(Adresse complète)
M. ……………………………………….,
Le Directeur
Séjour Douala :
-
-
-
Séjour Strasbourg :
-
-
-
………………….
Coût total