Suivi et

évaluation

de projets

Monitoring.fr 4/06/04 13:31 Page 1

Cette publication a été produite avec

le soutien de la Commission Européenne

Suivi

et évaluation

de projets

Monitoring.fr 4/06/04 13:31 Page 2

Suivi et évaluation de projets

Directives

table des matières

INTRODUCTION 4

1. MONITORING DES PROJETS 6

1.1 - Monitoring des critères 7

1.2 - Étapes de base du Monitoring 9

1.3 - Mise en œuvre et monitoring 10

1.4 - Objectifs et indicateurs 12

1.4.1 Identifier les indicateurs 13

1.5 - Rapports d’avancement 14

1.6 - Le rapport de monitoring 15

1.7 - Monitoring des éléments d’un projet 17

1.7.1 Monitoring des activités et des ressources 17

1.7.2 Monitoring des hypothèses 18

1.7.3 Monitoring des résultats 18

1.7.4 Monitoring des impacts 18

1.7.5 Monitoring de la qualité 19

2. MONITORING DU BUDGET 22

2.1 - Principes 23

2.2 - Coûts éligibles 24

2.3 - Pièces justificatives 25

2.4 - Rapports financiers 25

2.5 - Certificats d’audit 26

3. AUTOEVALUATION 27

4. BENCHMARKS - DU MONITORING A L’EVALUATION 29

5. AUTRES SUJETS 32

5.1 - L’approche réglementaire 33

5.2 - Intégrer la dimension homme/femme dans les projets 33

CONCLUSION 35

ANNEXES 37

1) Check-list pour la préparation du programme d’activités 38

2) Comment définir les indicateurs (IOV)

et sélectionner les sources (SOV) 41

Monitoring.fr 4/06/04 13:31 Page 3

L a planification et l’exécution des projets respectent généralement une

séquence, connue sous le nom de Gestion du Cycle du Projet.

Celle-ci débute par l’adoption d’une stratégie, laquelle mène à une

idée concernant une action spécifique, orientée sur un ensemble d’objectifs

à atteindre, qui sera ensuite formulée, mise en œuvre et évaluée en vue

d’améliorer la stratégie et les actions futures. Le cycle du projet fournit une

structure, garantissant la consultation des acteurs et la disponibilité des

informations pertinentes, de sorte que des décisions éclairées puissent être

prises aux moments clés de la vie d’un projet.

L’objet du présent document est de fournir une information détaillée et des

outils quant au monitoring de projets et de souligner l’interrelation entre le

processus de monitoring et les autres éléments de la Gestion du Cycle du

Projet. Les concepts d’évaluation et de monitoring sont souvent mélangés,

de là l’importance de bien cerner leur relation.

Le monitoring est la collecte, l’analyse et l’utilisation, systématique et per-

manente, de l’information, destinée à la gestion et à la prise de décision, et

représente par conséquent, un examen exhaustif et régulier des ressources,

des produits et des résultats d’un projet. Il s’agit d’un processus continu,

exécuté pendant la durée d’un projet, dans l’intention de corriger immédia-

tement tout écart des objectifs opérationnels. Le monitoring génère des

données pouvant être utilisées lors des évaluations.

L’évaluation est une appréciation périodique de l’efficience, de l’efficacité,

de la durabilité et de la pertinence d’un projet dans le contexte des objec-

tifs fixés. Elle est généralement entreprise sous forme d’examen indépen-

dant du contexte, des objectifs, des résultats, des activités et des moyens

déployés, dans le but de tirer des leçons pouvant aider à la prise de déci-

sion future. L’évaluation cherche, par conséquent, à déterminer aussi sys-

tématiquement et objectivement que possible la pertinence, l’efficience et

l’effet d’un projet, en fonction de ses objectifs.

Alors que le monitoring s’applique pendant la totalité du cycle de vie d’un

projet, l’évaluation se fait uniquement à certains moments spécifiques de ce

cycle (début, intermédiaire, fin). En conséquence, il est clair que le monito-

ring fournit les éléments essentiels de l’évaluation. Ainsi, le présent docu-

introduction

Suivi et évaluation de projets

Directives

Monitoring.fr 4/06/04 13:31 Page 4

introduction

ment abordera le “monitoring” de manière spécifique, car son objectif est

de fournir un support aux gestionnaires de projet et ne fera référence à

l’“évaluation” que dans le cas d’appréciations périodiques.

Les activités d’un projet constituent l’ossature des objectifs de chaque stra-

tégie, et une planification des activités constitue donc l’outil essentiel de

tout projet déterminé. La planification des activités représente en détail les

éléments à contrôler et peut, pour cette raison, être considérée comme une

planification du monitoring. Pour plus de détails quant à la planification des

activités, veuillez vous référer à l'annexe 1.

Suivi et évaluation de projets

Directives

Monitoring.fr 4/06/04 13:31 Page 5

Monitoring
des projets

Monitoring.fr 4/06/04 13:31 Page 6

monitoring des projets

Suivi et évaluation de projets

1.Monitoringdesprojets

1) MONITORING DES PROJETS

L es projets poursuivent certains objectifs. Les objectifs sont définis

comme les effets souhaités d’une action. La réalisation des objectifs

d’un projet peut être mesurée en termes de : inputs (p.ex. ressour-

ces financières, humaines, techniques, physiques ou autres, investies dans

une action), outputs (ce qui est accompli à l’aide des inputs), résultats

(impact initial) et produits (impact à plus long terme).

Le monitoring du projet fait partie intégrante de la gestion quotidienne. Il

fournit des informations grâce auxquelles les gestionnaires peuvent identi-

fier et résoudre les problèmes de mise en œuvre et évaluer les progrès

réalisés. Le monitoring du projet est étroitement lié aux éléments essentiels

de la gestion du cycle du projet, raison pour laquelle les éléments fonda-

mentaux suivants doivent être régulièrement contrôlés :

• Quelles sont les activités en cours et quels sont les progrès réalisés

(p.ex. à intervalles hebdomadaires) ?

• À quel rythme les ressources sont-elles utilisées et les frais encourus en

vue de progresser dans la mise en œuvre (p.ex. mensuellement) ?

• Les résultats escomptés sont-ils atteints (p.ex. mise à jour trimestrielle) ?

(efficience)

• Dans quelle mesure ces résultats contribuent-ils à l’objectif poursuivi

(p.ex. analyse semestrielle) ? (efficacité)

• Quels changements se sont-ils produits dans l’environnement du projet ?

Ces hypothèses s’avèrent-elles vraies ?

La gestion du projet permet de vérifier la manière dont les objectifs sont

atteints et d’analyser les changements dans l’environnement du projet, en

ce compris les groupes d’acteurs clé, les stratégies et les politiques locales.

Si les progrès ne sont pas pleinement concluants, il convient d’entreprend-

re des actions correctives. Les détails relatifs à de telles actions doivent être

inclus dans le rapport d’avancement suivant.

1.1 Monitoring des Critères

Le monitoring doit plus particulièrement analyser les aspects suivants et

répondre aux questions correspondantes concernant la mise en œuvre du

projet ; les critères de RÉUTILISATION sont :

Monitoring.fr 4/06/04 13:31 Page 7

monitoring des projets

Suivi et évaluation de projets

1.Monitoringdesprojets

Pertinence :

Le caractère pertinent des objectifs du projet

au vu des problèmes qu’il doit aborder et de

l’environnement physique et politique dans

lequel il fonctionne ; l’évaluation de la quali-

té de la préparation et de la conception du

projet, c’est-à-dire la logique et l’exhaustivi-

té du processus de planification du projet,

ainsi que la logique interne et la cohérence

de la conception du projet.

Dans quelle mesure les objectifs

du programme sont-ils perti-

nents par rapport aux besoins et

aux priorités en évolution, tant

au niveau national qu’au niveau

de l’UE ?

Efficience :

L’obtention de résultats à un coût raisonna-

ble, c’est-à-dire comment les inputs/moyens

ont été convertis en résultats, en termes de

qualité, de quantité et de temps, ainsi que la

qualité des résultats obtenus. Il convient

généralement de comparer des approches

alternatives en vue d’obtenir les mêmes out-

puts, afin de voir si le processus le plus effi-

cient a bien été adopté.

Comment les différents inputs

ont-ils été économiquement

convertis en outputs, résultats

et produits ?
Efficacité :

L’évaluation de la contribution des résultats à

la réalisation de l’objet du projet et comment

les hypothèses ont affecté les réalisations du

projet.

Comment les résultats et les pro-

duits du programme ont-ils contri-

bué à la réalisation des objectifs

spécifiques et généraux ?

Utilité : (impact)

L’effet du projet sur l’environnement plus

large et sa contribution aux objectifs secto-

riels plus vastes, résumés dans les objectifs

généraux du projet, ainsi que sur la réalisa-

tion des objectifs politiques globaux de la CE.

Comment les résultats et les

produits du programme se com-

parent-ils aux besoins de la

population cible ?

Monitoring.fr 4/06/04 13:31 Page 8

1.2 Étapes de base du Monitoring

Le monitoring crée la base d’information requise au pilotage et à la prise de

décision lors de la mise en œuvre du projet. Étant donné que le monitoring

ne se fait pas uniquement au niveau du projet, mais également aux diffé-

rents niveaux du processus de financement, certaines décisions doivent être

prises quant à la nature de l’information requise en vue de contrôler le pro-

cessus de mise en œuvre du projet et quant à la manière dont celle-ci est

obtenue, collectée, analysée et diffusée. C’est pourquoi le monitoring com-

prendra généralement les étapes suivantes :

Suivi et évaluation de projets

1.Monitoringdesprojets

Durabilité :

Evaluer les avantages éventuels produits par

le projet, au vu de l’avenir du projet après la

fin du financement externe, avec une réfé-

rence particulière aux facteurs de propriété

des bénéficiaires, au soutien politique, aux

facteurs économiques et financiers, aux

aspects socioculturels et environnementaux,

à l’égalité entre hommes et femmes, à la

technologie appropriée et à la capacité insti-

tutionnelle et managériale.

Dans quelle mesure les change-

ments positifs peuvent-ils per-

durer après la fin du program-

me ?

Collecte des données (faits, observa-

tions et mesures) et documentation de

celles-ci.
• Indicateurs relatifs aux objectifs à

tous les niveaux du cadre logique

• Qualité et pertinence des activités et

de l’utilisation des ressources (per-

formance)

• Environnement du projet (indicateurs

d’hypothèses)

• Impact du projet

• Coopération avec groupes cible et

partenaires

monitoring des projets

Étape Contenu

>>>

Monitoring.fr 4/06/04 13:31 Page 9

1.3 Mise en œuvre et Monitoring

Généralement, les projets sont mis en œuvre sur une période couvrant plu-

sieurs années. Les gestionnaires du projet sont responsables de sa mise en

œuvre qui se compose en règle générale des périodes suivantes :

• Début

• Mise en œuvre proprement dite

• Fin

Pendant la mise en œuvre du projet et en fonction des modalités prévues

par les contrats et les accords de financement, trois principes majeurs s’ap-

pliquent :

1. Planification et re-planification.
Le plan de mise en œuvre initial, ainsi que les programmes d’activités et de

ressources, sont régulièrement révisés, affinés et actualisés en conséquence.

2. Monitoring.

Les gestionnaires du projet ont pour tâche de contrôler suffisamment le

projet, afin de veiller à ce qu’il reste sur les rails, en vue d’atteindre ses

objectifs. Ceci se fait par un monitoring (interne), c’est-à-dire la collecte,

monitoring des projets

10

Suivi et évaluation de projets

1.Monitoringdesprojets

Analyse et conclusions

(Interprétation).

• Comparaison des réalisations plani-

fiées et réelles (planifiées et impré-

vues) et identification des écarts

(révision) et conclusions

• Changements dans l’environnement

du projet et conséquences pour le

projet ; conclusions

• Comparaison entre les procédures et

les mécanismes planifiés et réels de

l’organisation du projet et de la

coopération avec les groupes cible ;

identification des écarts et conclu-

sions
Étape Contenu

Formuler des recommandations (juge-

ments) et entreprendre des actions

correctives

• Ajustement du timing des activités et

des ressources

• Ajustement des objectifs

• Ajustement des procédures et des

mécanismes de coopération

Monitoring.fr 4/06/04 13:31 Page 10