1- LE COMPTE RENDU

2- DEFINITION :

Le compte rendu est un document interne très utile. Sa réalisation nécessite un esprit de
synthèse, une réelle implication et une bonne connaissance du sujet traité.
Il rapporte de la manière la plus neutre possible des faits, des activités, des propos échangés
lors d’une réunion, lors d'une conférence, lors d'un groupe de travail, etc.
 C’est l’exposé, le récit de faits, d’événements, de propos aux quels l’auteur a assisté,
voire participé.
 Il est destiné aux personnes présentes ( qui pourront retrouver, vérifier, utiliser
l’information) et absentes (qui pourront s’informer de ce qui s’est dit ou fait)
 Le compte rendu est à la fois descriptif et narratif
 Il ne comporte pas en général de commentaires personnels de l’auteur. il est, toutefois
fortement recommandé et utile à d’éclairer le contexte ou de formuler une impression
générale.
Il est fortement conseillé de rédiger le compte-rendu « à chaud », pendant que vous avez
encore en mémoire l’événement dont vous devez rendre compte, ce qui vous aide à
contextualiser les notes que vous avez prises.
3- QUALITES D’UN COMPTE RENDU :
 Complet
 Concis
 Clair
 Facile à lire ( par exemple, un paragraphe par idée)
 Utilisation de mots justes
 Ne contient pas de critiques ou d’opinions
4- OBJECTIFS DU COMPTE RENDU :
 Formaliser le travail réalisé pour permettre à une personne qui n'a pas assisté à la séance
de se la représenter de façon suffisante : savoir Ce qui s'est dit, ce qui s'est décidé, et
dans Quelle atmosphère se sont déroulées les discussions.
 Conserver une trace écrite d'une réunion, d'une conférence, d'un groupe de travail, etc.
à laquelle chaque participant peut
se référer en cas de contestation ou de doute.
 Capitaliser l’information, pour mémoire.
 Acter des décisions
5- CONTENU DU COMPTE RENDU

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1- L’en-tête

 L’identité du/ des rédacteurs et du/ des destinataires.

 La date et le lieu.
 Public présent.
 Le titre du compte-rendu.
 L'objet du jour de la séance.
2- L’introduction
Le rédacteur rappelle la mission et précise l’objet du compte-rendu.
Il donne des informations sur les circonstances (durée, participants, fonctions,
organisation de la séance, des échanges, atmosphère... ).
Si le compte-rendu est long, il annonce le plan.
3- Le développement
La tâche à effectuer est de rapporter l'essentiel
Des informations et des opinions échangées par
les participants. Le niveau de condensation
dépend de l'usage et du destinataire.
Il faut sélectionner et réorganiser les informations
pour les réduire à ce qu'il convient de retenir.
4- La conclusion
Le rédacteur fait une synthèse des différents points. C’est ici qu'il peut éventuellement
émettre sa propre opinion.
Le compte-rendu s'achève généralement sur une rubrique "Prochaines étapes"
où figurent les points à valider ou les tâches à faire et/ou la date de la prochaine réunion.
6- EXEMPLE DE COMPTE-RENDU DE REUNION
Voici les principaux points que l'on retrouve dans ces rapports.
 Objectifs de la réunion :
Il s'agit de la réponse à la question : " pourquoi avoir réuni ces personnes dans ce lieu, ce
jour-là ?".
 Date de la rencontre
 Liste des présents : Ajoutez éventuellement leur service si vous êtes dans une
grande structure.
Tierces personnes en copie n'ayant pas participé, mais étant partie prenante dans les thèmes
traités (exemple : supérieur hiérarchique, etc.)
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• Sujets abordés , avec à chaque fois :
 synthèse des discussions, si besoin ne pas hésiter à mentionner des documents en
précisant où les trouver ou bien en les joignant en annexe du compte rendu. Procédez
de même pour les présentations utilisées.
 conclusions et décisions prises le cas échéant
 actions : mention des responsables des actions qui pilotent la mise en place et
assureront le reporting lors d'une prochaine mise en commun. Précisez quand l'action
doit être menée. A noter que le compte rendu ne fait que coucher par écrit ce qui a été
décidé lors de la phase de synthèse.
• Date et lieu d'une éventuelle prochaine réunion
• Commentaires et appréciations générales : efficacité du travail fourni, ambiance,
problèmes particuliers liés à l’organisation, points à améliorer, etc.

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2- LE PROCES VERBAL (PV)
1- DEFINITION
LE PROCES-VERBAL EST UN ACTE ECRIT QUI RELATE OFFICIELLEMENT CE QUI A ETE DISCUTE
ET DECIDE AU COURS D'UNE SEANCE, D'UNE ASSEMBLEE, D'UNE REUNION. SON OBJECTIF EST ,

EN QUELQUE SORTE, D'ETRE UN « TEMOIN » ET DE SERVIR DE REFERENCE DANS L'AVENIR. LE

PROCES-VERBAL SE DISTINGUE DU COMPTE RENDU SURTOUT PAR SON CARACTERE OFFICIEL.

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 LE PROCES-VERBAL SE FAIT EN DEUX ETAPES : UNE ETAPE PREPARATOIRE QUI CONSISTE A
PRENDRE DES NOTES ET UNE ETAPE DE REDACTION QUI CONSISTE A METTRE EN FORME LES

NOTES PRISES PENDANT LA REUNION.

 Il ne rapporte en principe que des faits : " Tel jour, à telle heure, à tel endroit, il s’est
passé quelque chose " Il s’efforce de livrer avec objectivité et impartialité des
événements, des paroles dites, des constatations sans commentaires.
 C’est donc un message dans lequel ne figurent ni l’opinion du rédacteur, ni ses
recommandations. Il ne contient que des faits, des observations matérielles.
 Le P.V. est toujours signé du président et établi par un/une secrétaire ou secrétaire de
séance.
 Tous les procès-verbaux, y compris les documents annexes, doivent être versés au
Service des archives et de gestion des documents et sont classés chronologiquement de
façon permanente.
 Pour toute consultation des procès-verbaux il suffit de communiquer avec le Service
des archives et de gestion des documents :
- Les procès-verbaux sont accessibles en tout temps par le responsable de l’unité
productrice de ces documents.
- Toute autre personne désirant consulter ces procès-verbaux doit, au préalable, obtenir
l’autorisation de la, du responsable de l’unité.
2- EXEMPLES DE CIRCONSTANCES DANS LESQUELLES ON ETABLIT UN PV
 Séance du conseil d’administration d’une société anonyme
 Réunion des membres du bureau d’un syndicat , d’une association nationale
 Réunion des actionnaires d’une société (assemblé ordinaire, ou extraordinaire….)
 Constatation d’un accident par un agent de police, d’un huissier….
 Déclaration d’un témoin ayant assisté à un accident
 Réunion d’arbitre désignés par les parties intéresses pour le règlement d’un différend
3- LE STYLE DU PV

Faire des phrases courtes et simples pour la clarté du texte. Pour la description des faits,
utiliser la première personne "Je" ou bien le "Nous "

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(ex :" je soussigné……, je me suis présenté à……, j'ai noté que……, ou bien nous
soussignés ……, nous nous sommes présentés ……", etc.

Pour rapporter les faits et gestes utiliser par exemple : "M. HAMI IDIR a…" ).
4- PRESTATION DU PV
En tant que document officiel, il obéit à une structure déterminée.

En haut et à gauche, le timbre permettant l’identification du service :

Au milieu : titre du document (PROCES-VERBAL) avec l’indication précise de la date.

Préambule précisant (en toutes lettres) la position complète dans le temps et dans l’espace
de la réunion.

Désignation des membres présents (et éventuellement absents, excusés ou non excusés)

Ordre du jour.

Rédaction chronologique et ordonnée des diverses interventions; utilisation du

présent de l’indicatif.

Conclusion du procès-verbal. La conclusion indique la date de la prochaine réunion de

l’assemblée et précise l’heure à laquelle est levée la séance.

En bas et à droite : visa de l’autorité responsable (le plus souvent le président de séance).

En bas et à gauche : authentification du secrétaire de séance et du secrétaire adjoint.

 Le PV doit obligatoirement être numéroté. Le numéro sera indiqué sous le titre du
procès-verbal.
 Les pièces jointes :

Si le PV comporte des pièces jointes (photos, carte de localisation, rapports scientifiques …),
il convient de les numéroter et de faire apparaître sur chacune d’entre elles le n° du PV
auquel elles se rattachent.
5- METHODOLOGIE DE REDACTION D’ UN PROCES-VERBAL
 L’introduction :L’introduction doit situer l’évènement de manière globale, dans le
temps et l’espace.
 Le développement :Le développement donne les détails de ce qui s’est passé.
Schématiquement, vous pouvez vous poser huit questions principales :
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Qui ? (identité des personnes).
Quoi ? (les actions, les objets…).
Où ? (le lieu).
Quand ? (la date, l’heure…).
Comment ? (les circonstances).
Combien ? (les quantités).
Pourquoi ? (la cause).
Pour quoi ? (le but).
 La conclusion :La conclusion a pour but d’authentifier le procès-verbal en le faisant
signer par le rédacteur et/ou les éventuels témoins ; elle peut être datée et indiquer le
nombre d’exemplaires imprimés

LE RAPPORT
I- DEFINITION
Document de correspondance utilisé à l'intérieur d'un même service ou d'une
même administration, entre un collaborateur ou un agent et son supérieur ou
responsable hiérarchique.

Il doit être précis, complet, solidement construit et argumenté.

Il contient une analyse critique, une synthèse et des propositions se traduisant par une
prise de positions du rédacteur Il s’accompagne de l ’ensemble des éventuels documents
justificatifs, classés en annexe…

 Le rapport peut être rédigé à la demande d'un supérieur hiérarchique. Il doit fournir le
point sur un sujet déterminé. Le rapport est alors destiné à l'aider à prendre une
décision, en lui donnant connaissance de tous les éléments d'information du sujet
abordé.

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 Le rapport peut être rédigé à l'initiative de l'employé, qui souhaite attirer l'attention de
son supérieur hiérarchique sur un point précis, un problème rencontré, des idées
nouvelles
 Il existe plusieurs sorte de rapports : le rapport d’inspection, le rapport d’accident,
le rapport de mission, le rapport de présentation d’un marché, rapports administratifs,
d’audits, de séminaires, de projets, d’activité, rapports techniques ou
scientifiques…….
 Le rédacteur de rapport intervient de deux façons :
 soit pour évaluer (Rapport d’activités par exemple) ( sous la forme de propositions de
solutions ou de suggestions).
 Soit pour résoudre un problème .

II-METHODOLOGIE DE REDACTION

POUR REDIGER VOS RAPPORTS ADMINISTRATIFS, D’AUDITS, DE SEMINAIRES, DE PROJETS,

D’ACTIVITE…

 L’en-tête
 Le titre (objet du rapport).
 Le sous-titre (but du rapport).
 L’auteur.
 La date.
 L’introduction
L’introduction précise le sujet et développe le but du rapport.
 Le développement
Il expose :
 Les faits et problèmes constatés.
 L’analyse de ces problèmes.
 L’avis du rédacteur sur ces problèmes.
 Les solutions préconisées.
 La conclusion
Le rédacteur du rapport explique les conséquences qu’aurait sa solution si elle est
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 retenue et propose éventuellement un planning pour la mise en œuvre de ses
directives.
 Rédaction de rapports techniques ou scientifiques
Pour certains rapports (rapports techniques ou scientifiques), le plan peut être
modifié. De nouveaux éléments peuvent également être rajoutés

• une page titre;

• une table des matières;

• un sommaire;

• un cadre de référence;

• une procédure;

• la description des découvertes;

• une conclusion;

• des recommandations;

• des annexes;

• une bibliographie.

LA DIFFERENCE ENTRE PV,CR ET RAPPORT

Le Procès-verbal
 C'est un document officiel.
 Il retranscrit les débats d'une assemblée générale, d'un conseil d'administration ou
d'un procès.
 Son rôle est de garder une trace des propos tenus.
 Il est chronologique et exhaustif.
 Il est également totalement objectif, neutre.
 Il doit comporter la signature des participants.
 Un bon exemple : un interrogatoire de police.
LE Compte rendu
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  C'est la retranscription d'une réunion, de visites...
 Son rôle est d'informer du contenu et des décisions éventuellement prises.
 Il s'adresse aux participants et aux absents.
 Il est thématique et non exhaustif.
 Sa caractéristique est de "recomposer" le déroulement de la réunion ou de la visite en
fonction de l'importance des thèmes.
 C'est une synthèse reformulée, reconstruite, mais fidèle.
 Il est bien entendu objectif et neutre, l'auteur ne devant pas prendre position.
 Il ne comporte pas la signature de l'auteur.

LE Rapport
 C'est une réponse documentée et argumentée à une question ou une problématique.
 C'est une collecte d'informations, étayée par des observations, des interviews, des
analyses, des formulations d'hypothèses.
 Son rôle est de proposer une action, de préparer une décision.
 Le rapport implique complètement son auteur : il n'est pas neutre.
 Un bon exemple : un mémoire de stage ou de recherches

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