Priorités du projet:

Lorsqu’on est en mode projet, les imprévus sont inévitables et les priorités se
bousculent. Même avec une bonne planification, vous ferez face à des évènements
non désirés . D’où l’importance de savoir comment bien gérer vos priorités lorsqu’ils
se présentent.

● Identification des objectifs prioritaires

Savoir situer et connaître les priorités implique de distinguer une tâche urgente d’une
tâche qu’on dit importante. Ce qui n’est pas toujours facile à faire lorsque les projets
vont bon train et que les évènements filent à vitesse grand V.
Il est important de déterminer les objectifs clés du projet en se concentrant sur ce qui
est essentiel pour sa réussite.
Cela permet de guider les actions et les décisions prises tout au long du projet.
- Exemple : Si le projet vise à améliorer l'efficacité opérationnelle d'une entreprise,
les objectifs prioritaires pourraient inclure la réduction des coûts, l'optimisation des
processus et l'amélioration de la productivité.

● Analyse des contraintes et des ressources disponibles

Les trois contraintes de la gestion de projet, également connues comme le triangle

d'or de la gestion de projet, sont : la portée, les coûts et les délais. Vous devrez
équilibrer ces trois éléments pour chaque projet, même si cela peut s'avérer délicat
puisqu'ils ont tous des répercussions les uns sur les autres.
- Il est crucial d'identifier les contraintes potentielles telles que les limitations
budgétaires,les délais serrés, ou les ressources limitées. Cela permet de planifier de
manière réaliste et de prendre des décisions éclairées.
- Exemple : Si le projet doit être réalisé dans un délai strict, il faudra peut-être
ajuster les objectifs ou allouer des ressources supplémentaires pour respecter les
échéances.

● Établissement des priorités en fonction des objectifs stratégiques

- Il est essentiel d'aligner les priorités du projet avec la vision globale de l'entreprise
et ses objectifs à long terme.
Cela garantit que les actions entreprises contribuent à la réalisation de la mission et
de la stratégie de l'organisation.
- Exemple : Si l'objectif stratégique de l'entreprise est d'innover et de rester
compétitif sur le marché,les priorités du projet pourraient inclure la recherche et le
développement de nouveaux produits, ainsi que l'amélioration de la qualité des
services.
 Matrice d’affectation des ressources

La matrice d' affectation des ressources est une matrice d’attribution des
responsabilités servant à décrire la participation des divers rôles, à remplir les
tâches ou livrables pour un projet ou processus.

A. Importance de la matrice:

Elle est utile pour clarifier les rôles et responsabilités dans des projets et des
processus transversaux ou, d’une manière plus générale, dans un département ou
service, afin d’avoir une vision claire de la répartition des tâches.
Il s’agit donc de donner à chaque membre de l’équipe un niveau de responsabilité
en fonction des tâches du projet.

B. Méthodes de création de la matrice d'affectation:

Méthode RACI : les 4 principaux rôles et responsabilités

RACI est un acronyme plus généralement utilisé pour les quatre principales
responsabilités : Responsible, Accountable, Consulted et Informed.
– (R) – pour Responsible (celui qui réalise la tâche)

Qui ? Personne qui va exécuter la tâche : elle en est responsable.

Sa mission : Réaliser la tâche qui lui a été attribué.
Particularité : Il peut y avoir plusieurs responsables pour une même tâche, chacun
fait une partie de la tâche.

– (A) – pour Accountable (celui qui approuve la tâche)

Qui ? Personne qui va approuver la tâche : elle en est l’autorité.

Sa mission : Veiller à l’exécution correcte de la tâche réalisée par le(s) responsable(s) et
approuver l’activité faite.
Particularité : Une autorité par tâche.

– (C) – pour Consulted (celui qui est consulté)

Qui ? Personne qui va être consultée dans l’exécution de la tâche : elle est force de conseil.
Sa mission : Contribuer avec des conseils et opinions à ce que la tâche soit effectuée le
plus efficacement possible.
Particularité : Il peut y avoir plusieurs personnes consultées. Ce sont souvent des experts.

– (I) – pour Informed (celui qui doit être informé)

Qui ? Personne qui sera mise au courant lorsque la tâche sera terminée : elle est informée.
Sa mission : Être tenue à jour sur les progrès réalisés, souvent à l’issue de la tâche ou du
livrable.
Particularité : Elle n’intervient pas activement dans la réalisation de la tâche.
RACI-VS et RASCI : les deux variantes de la matrice RACI

Il y a un certain nombre de variantes de la matrice RACI.

La matrice RACI-VS

Vous avez efficacement utilisé la matrice RACI, les tâches ont été exécutées et approuvées.
Pourtant la tâche est si complexe qu’elle nécessite un deuxième niveau de vérification de la
qualité pour attester que le résultat est en adéquation avec les critères d’acceptation de
l’organisation.
– V – pour Verifier (celui qui doit vérifier)

Qui ? Personne qui vérifie la qualité du résultat de la tâche.

Sa mission : S’assurer que l’ensemble des résultats sont conformes aux critères de qualité
prédéfinis par l’organisation.
Particularité : Elle intervient à la fin de la tâche, sur l’aspect qualité.
– S – pour Signatory (celui qui « sign-off »)

Qui ? Personne qui approuve la décision du V (Verifier) par rapport à la qualité.

Sa mission : Superviser l’ensemble des responsabilités. Elle a un rôle de “Sign-off” qui
fournira l’approbation finale de la tâche.
Particularité : C’est elle qui pose le verdict d’achèvement de la tâche en l’approuvant.

La matrice RASCI

La matrice a été correctement utilisée pour attribuer les responsabilités mais vous vous
rendez compte que les responsables désignés ont souvent du mal à gérer la lourdeur de la
tâche à effectuer. Bien que vous ayez désigné assez de responsables, les tâches restent
difficiles à finaliser dans les temps. Ils ont besoin d’une aide supplémentaire.

– S – pour Support (celui qui aide)

Qui ? Personne qui peut intervenir en support dans la réalisation des tâches.

Sa mission : apporter une aide supplémentaire au responsable, en lui fournissant les

ressources physiques et matérielles nécessaires à la bonne réalisation de la tâche.

Il peut y avoir plusieurs personnes en rôle Support qui vont participer à la réalisation de la
tâche au côté du Responsable.
Particularité : À la différence du C (Consulted), le S (Support) vise à l’achèvement de la
tâche et reste activement impliqué tout au long de la durée de la tâche / du projet. En
revanche, le C (Consulted) intervient ponctuellement pour donner des conseils.

C. Exemples de matrices d affectation:

Nous vous proposons un exemple simplifié pour illustrer comment utiliser la matrice RACI
dans le cadre d’un projet.
Nous avons fait le choix de vous présenter un projet récurrent dans les entreprises : la mise
en place d’une démarche d’amélioration continue par la cartographie des processus.
Attention :

Une personne ne peut être ‘A’ et ‘R’ pour le même livrable car elle ne peut réaliser et approuver
le résultat.

● conseils pour la mise en place de votre matrice RACI:

Pour utiliser efficacement le RACI, assurez-vous d’avoir :

1 – Le bon équilibre :
C’est bien connu : le trop est l’ennemi du bien. Désigner plus de personnes que
nécessaire pour un même rôle ne va pas rendre la réalisation de la tâche plus
efficace. Au contraire, cela peut définitivement ralentir l’achèvement des tâches de
votre projet.
● Cas R (Responsible)

Trop de personnes affectées à la même tâche est une excellente façon de perdre du
temps. Vous risquez également d’avoir du travail en double.
● Cas C (Consulted)

Si vous devez consulter plusieurs personnes pour réaliser votre tâche, vous risquez
de perdre encore plus de temps, notamment si les avis sur la manière de bien mener
la tâche sont contradictoires…

2 – La simplicité :
L’application de la matrice RACI (ou les variantes RACI-VS et RASCI) est plus que
satisfaisante pour votre projet ? Pas la peine d’ajouter de nouvelles responsabilités
non prévues initialement. Restez simple, ne cherchez pas la complexité dans
l’organisation de votre projet.

3 – The only one :

Un Accountable (A) par tâche. C’est simple : lorsqu’on décide de se rendre dans un
endroit inconnu, s’il y a plusieurs membres de votre groupe qui donnent des
directions différentes, vous risquez fortement d’y passer la nuit et dans le pire des
cas, de n’arriver nulle part. Il faut une personne unique, qui prendra les décisions
pour l’ensemble du groupe et des actions.

4 – Une bonne communication :

On ne vous apprend rien, une bonne communication est bien souvent la base de
toute relation, qu’elle soit personnelle ou professionnelle. Ici donc, pas de secret :
tenez les gens Informés (I) sur l’avancement de votre projet et le « pourquoi » vous
le mettez en place.
5 – Double face :
Si vous avez une tâche simple et rapide, le Responsable (R) pourrait également être
l’Autorité de la tâche (A).

Pour résumer, la simple application de la matrice RACI est déjà une bonne base
pour commencer à organiser votre projet et clarifier les responsabilités de chaque
personne de votre équipe. Plus que de l’utiliser, l’essentiel est de bien la comprendre
pour l’exploiter au mieux selon votre contexte, et surtout pour justifier son utilité de
manière simple, afin qu’elle soit comprise, acquise et appliquée par tous vos
collaborateurs.