LAPORAN

KULIAH KERJA INDUSTRI PADA

PT. AIRA MITRA MEDIA
JAKARTA

Oleh :
MABIROTUN
NIM : 170113050048

PROGRAM STUDI ADMINISTRASI BISNIS

POLITEKNIK LP3I JAKARTA
2019

i
 POLITEKNIK LP3I JAKARTA
SK. Dikti No. 158/D/O/2003
Direktorat : Gedung Sentra Kramat Blok A
Jl. Kramat Raya No. 7-9, Jakarta
Phone: (021) 3190-5498, Fax (021) 3190-5499
Website : www.plj.ac.id

PENGESAHAN LAPORAN KULIAH KERJA INDUSTRI

Laporan Kuliah Kerja Industri ini disusun oleh :

Nama : Mabirotun
NIM : 170113050048
Program Studi/Kons : Administrasi Bisnis / Administrasi Perkantoran
Tempat Kuliah : Politeknik LP3I Jakarta Kampus Bekasi

Disetujui dan memenuhi persyaratan untuk diajukan dalam penilaian

laporan Kuliah Kerja Industri :

Jakarta, 30 Oktober 2019

Diperiksa oleh,

Ketua Program Studi Pembimbing Industri

Administrasi Bisnis

Dra. Euis Winarti, M.M Yatmin

Disetujui oleh,
Wakil Direktur I Bidang Akademik

Rony Setiawan, M.Kom

ii
 KATA PENGANTAR

Segala puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Tuhan Yang Maha
Esa atas segala berkat dan Rahmat-Nya sehingga penulis dapat
menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Industri (KKI) ini tepat pada
waktunya.
Sebagaimana ketentuan yang berlaku di Politeknik LP3I Jakarta, bahwa
mahasiswa tingkat tiga diharuskan menyusun dan memamparkan Laporan
Kuliah Kerja Industri (KKI) sebagai salah satu persyaratan penyelesaian
pendidikan Politeknik LP3I Jakarta Program D3. Untuk itu penulis
melakukan observasi dari tanggal 31 juli2019 s/d 30 November 2019 di
PT. AIRA MITRA MEDIA kemudian menyusun hasil pengamatan tersebut
dalam bentuk Laporan ini dibawah bimbingan Bpk. Jajang Setiawan S.Pd,.
M.M.
Dengan kerendahan hati penulis mengucapkan terima kasih kepada
semua pihak yang terlibat dalam mendorong dan membantu penulis
dalam pelaksanaan penyusunan pelaporan Kuliah Kerja Industri (KKI),
khususnya kepada :
1. Direktur Politeknik LP3I Jakarta, Drs. Jaenudin
Akhmad,,S.E.,,M.M.,,M.Pd.
2. Wakil Direktur I Bidang Akademik, Rony Setiawan, M.Kom.
3. Wakil Direktur II Bidang Keuangan dan Personalia, Nurdin, S.S., M.M.
4. Wakil Direktur III Bidang Kemahasiswaan dan Kerjasama, Arifin
Setiabudi, S.Kom., M.M.
5. Wakil Direktur IV Bidang Kerjasama Internasional dan Hubungan
Industri, Dr. Aspizan Chaniago, S.Pd., M.Si.
6. Ketua Program Administrasi perkantoran, Dra. Euis Winarti, M.M.
7. Pimpinan Perusahaan, Drs. Nurhadi.
8. Pembimbing Perusahaan, Bpk. Yatmin.
9. Dosen PembimbingJajang Setiawan, S.Pd., M.M.

iii
10. Kepada orang tua dan keluarga tercinta yang telah memberikan
dukungan moril dan spiritual beserta doanya.
11. Teman–teman yang selalu memberikan dorongan dan bantuannya.
12. Semua pihak yang telah membantu saya untuk
menyelesaikanLaporan Kuliah Kerja Industri (KKI) yang tidak dapat
saya sebutkan satu persatu.

Untuk semua bimbingan dan petunjuk yang telah diberikan, penulis

mengucapkan banyak terimakasih.
Penulis menyadari bahwa dalam penyusunan Laporan Kuliah Kerja
Industri (KKI) ini masih jauh dari sempurna, oleh karena itu kritik dan saran
yang bersifat membangun dari pemerhati atau para pembaca akan penulis
terima dengan senang hati, demi kesempurnaan pada lingkup
pembahasan tersebut.
Akhir kata penulis berharap semoga Laporan Kuliah Kerja Industri (KKI) ini
dapat bermanfaat bagi kita semuanya, khususnya bagi perusahaan terkait
dan mahasiswa Politeknik LP3I Jakarta Kampus Bekasi.

Bekasi, 20 Oktober 2019

Mabirotun
Penulis

iv
Daftar isi
PENGESAHAN LAPORAN KULIAH KERJA INDUSTRI ..................................... ii
KATA PENGANTAR ............................................................................................................. iii
BAB I PENDAHULUAN ........................................................................................................ 1
A. Latar Belakang Pelaksanaan KKI ........................................... 1
B. Ruang Lingkup KKI ................................................................. 2
C. Tujuan dan Manfaat KKI ......................................................... 2
1. Tujuan KKI ...................................................................... 2
2. Manfaat KKI .................................................................... 3
BABII GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN .............................................................. 5
A. Sejarah Berdirinya PT. Aira Mitra Media ................................. 5
1. Visi dan Misi PT. Aira Mitra Media .................................. 6
2. Profil Perusahaan ........................................................... 6
3. Kebijakan Mutu PT. Aira Mitra Media ............................. 7
4. Asas Dasar Perilaku dan Tindakan PT. Aira Mitra Media8
5. Tata Tertib Kerja PT. Aira Mitra Media ........................... 8
B. Struktur Organisasi PT. Aira Mitra Media .............................. 10
1. Struktur Organisasi Manajemen ................................... 10
C. Deskripsi Dan Aktifitas Kerja Perusahaan .... Error! Bookmark
not defined.
BABIII PELAKSANAAN KULIAH KERJA INDUSTRI ...........................................18
A. Jenis dan Bentuk Kegiatan Kerja Kuliah Industri .................. 18
D. Permasalahan Yang Dihadapi .............................................. 21
E. Upaya Penyelesaian Masalah yang Dihadapi ....................... 22
BAB IV PENUTUP..................................................................................................24
A. Kesimpulan ........................................................................... 24
B. Saran .................................................................................... 25

v
BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Pelaksanaan KKI

Suatu lembaga pendidikan sebagai instansi yang memproduksi
banyak lulusan yang produktif, memiliki tujuan untuk selalu mendidik
para mahasiswa/i nya, dan selalu mengembangkan segala potensi
yang ada pada diri mahasiswa/i nya, baik dalam hal pengetahuan, skill
dan attitude serta nilai spiritualitas yang tinggi demi membangun
karakter para mahasiswa/i di masa yang akan datang.Oleh sebab
itu, perlu adanya Kuliah Kerja Industri (KKI) dimana setiap mahasiswa
yang mengikuti Kuliah Kerja Industri (KKI) dituntut harus mampu
mengembangkan dirinya untuk mengimplementasikan secara
langsung teori yang didapat dari bangku kuliah ke dunia kerja. Secara
garis besar kita bisa melihat bahwa pendidikan yang dilakukan di
Perguruan Tinggi masih terbatas pada pemberian praktek dalam
skala kecil. Untuk itu mahasiswa diharuskan untuk mengikuti Kuliah
Kerja Industri (KKI) secara langsung di Instansi atau lembaga –
lembaga yang berkaitan dengan program studi yang ditempuh.Dengan
adanya Kuliah Kerja Industri (KKI) ini mahasiswa dapat
memperoleh pengalaman yang belum pernah didapat dan apa yang
dipelajari dikampus, karena banyak hal yang menjadi hambatan bagi
mahasiswa yang belum bekerja. dan mendapat pengalaman dalam
bekerja,seperti halnya teori yang diperoleh belum tentu sama dengan
apa yang di praktekan dalam dunia kerja, karena keterbatasan waktu
dan ruang yang menyebabkan ilmu pengetahuan yang diperoleh
masih terbatas, dikarenakan hal diatas maka kampus LP3I Jakarta
menetapkan matakuliah Kuliah Kerja Industri (KKI) agar para
mahasiswa memperoleh ilmu pengetahuan yang tidak diberikan oleh
kampus.

1
 Sebagaimana ketentuan yang berlaku di Politeknik LP3I Jakarta,
bahwa mahasiswa tingkat tiga diharuskan menyusun dan
memaparkan Laporan Kuliah Kerja Industri (KKI) sebagai salah satu
persyaratan penyelesaian pendidikan Politeknik LP3I Jakarta Program
D3.Besar kemungkinan dengan melalui program KKI ini mahasiswa
dapat memahami secara langsung struktur organisasi dalam sebuah
manajemen, profesionalitas kerja, kedisiplinan dan masih banyak lagi.
Dengan banyaknya hal positif yang akan didapat maka penulis
berkesempatan untuk melakukan Kuliah Kerja Industri (KKI) pada PT.
Aira Mitra Media. Alasan penulis melaksanakan program KKI di
Perusahaan ini, tentunya penulis menjadi salah satu tenaga magang
di PT. Aira Mitra Media pada divisi Administrasi umum.

B. Ruang Lingkup KKI

Penulis melaksanakan Kuliah Kerja Industri (KKI) pada PT. Aira Mitra
Media di Graha Aira, Jl. Pondok Kopi Raya, Blok PA No. 9 B-C
Pondok Kopi Jakarta Timur. Divisi Administrasi umum dibimbing oleh
Bapak Yatmin mulai tanggal 31 Juli 2019 s/d November 2019 dengan
kegiatan yang penulis lakukan berkaitan dengan kegiatan di
Administrasi umum dengan segala permasalahan yang ditemukan
penulis.

C. Tujuan dan Manfaat KKI

Adapun kegiatan yang diwujudkan dalam KKI mempunyai tujuan
dan manfaat sebagai berikut :

1. Tujuan KKI
Secara umum tujuan dari praktek Kuliah Kerja Industri (KKI)
adalah memberikan wawasan tersendiri tentang dunia industri,
sehingga mahasiswa dapat mengenal langsung lingkungan

2
 industri yang sebenarnya. Adapun tujuan pokok dari Kuliah Kerja
Industri (KKI) ini adalah:
a. Sebagai tolak ukur kemampuan yang dimiliki oleh seorang
mahasiswa/i dalam menerapkan ilmunya di dunia industri dan
seberapa jauh ilmu yang dapat diserap setelah mengikuti
kegiatan Kuliah Kerja Industri (KKI) di PT. Aira Mitra Media.
b. Untuk menambah pengetahuan, keterampilan dan
pemahaman yang tidak didapat langsung dalam perkuliahan.
c. Untuk mengetahui prosedur administrasi Umum di PT. Aira
Mitra Media.
d. Sebagai syarat untuk menempuh Tugas Akhir (TA) pada
semester VI nanti.

2. Manfaat KKI
Penulis berharap agar penulisan Laporan Kuliah Kerja Industri
(KKI) ini dapat memberi kontribusi terhadap berbagai pihak, antara
lain:

a. Bagi Penulis
1) Memperoleh pengalaman sebagai seorang staff
administrasi umum selama penulis bekerja disana.
2) Menambah wawasan penulis tentang administrasi umum
pada PT. Aira Mitra Media.
3) Penulis mendapatkan pengalaman dan pelajaran yang
tidak pernah didapat sebelumnya saat dibangku
perkuliahan.
4) Melatih penulis untuk memiliki kedisiplinan dan
profesionalisme dalam kerja.

3
b. Bagi Perusahaan
1) Dapat membantu perusahaan dalam menyelesaikan
pekerjaan administrasi umum.
2) Menemukan masalah - masalah yang ada pada proses
administrasi umum.
3) Menemukan cara penyelesaian masalah-masalah yang
ada pada proses administrasi umum.
4) Dapat meningkatkan kerja sama antara Politeknik dengan
pihak Perusahaan.

c. Bagi Dunia Pendidikan

1) Dapat membantu mahasiswa untuk mengaplikasikan teori
di kampus dengan dunia kerja.
2) Memberikan informasi bagi lembaga pendidikan tentang
pentingnya prosedur administrasi umum.
Memberikan gambaran kegiatan sebagai seorang staff
administrasi umum.

4
BABII
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

A. Sejarah Berdirinya PT. Aira Mitra Media

PT. Aira Mitra Media adalah perusahaan jasa di bidang komunikasi
yang menyediakan produk layanan mencakupp strategi komunikasi,
perencanaa event dan promosi. Tahun 2009 adalah tonggak awal PT
Aira Mitra Media langkah di dunia bisnis dan bidang promosi dan
event dengan nama Aira Bumantara. Dimulai dari event – event kecil
seperti direct selling hingga dipercaya untuk menggagas event dalam
skala besar, seperti showbiz dan exhibition. Setelah beberapa tahun
berdinamika dalam bidang promosi, pada tahun kami
mentransformasikan visi bisnis kami dengan menggunakan nama
baru, Aira Mitra Media Sebagai salah satu perusahaan penyedia jasa
yang memfokuskan diri dalam bidang strategi komunikasi, Aira Mitra
Mediaberkomitmen tinggi untuk memberikan pelayanan terbaik,
service excellent secara profesional, kreatif dan inovatif dalam
memenuhi kebutuhan mitra, baik perusahaan maupun institusi non
bisnis dalam memaksimalkan strategi komunikasi dan mendukung
keberhasilan visi dan tujuan yang ingin dicapai bersama mitra bisnis
kami. Dengan nama dan visi baru tersebut, kami melengkapi produk
layanan kami dengan menyediakan produk-produk advertizing yang
meliputi indoor dan outdoor promotion. Berbekal pengalaman tim
penggagas Aira Mitra Media yang matang dan memadai dalam
berakselerasi dengan dinamika bisnis strategi komunikasi, Aira Mitra
Media meresmikan legalitas dan legitimasi perusahaan kami ke dalam
satu bentuk Perseroan Terbatas yakni, PT. Aira Mitra Media, sejak Juli
2009.

5
1. Visi dan Misi PT. Aira Mitra Media
a. Visi Perusahaan :
Menjadi event organizer yang dapet selalu memberikan
kepuasan kepada klien dalam mengaplikasikan ide-ide kreatif,
unik, dan menarik serta bekerja dengan profesinal terhadap
segala jenis kegiatan yang akan dilaksanakan oleh berbagai
pihak yang terkait untuk bekerjasama degan PT. AIRA MITRA
MEDIA .

b. Misi Perusahaan :
Membangun lingkungan kerja yang profesional dan
menyenangkan bersama dengan tim-tim yang kreatif, dan
penuh dengan ide-ide unik. Dan Membangun jaringan seluas-
luasnya dengan perusahaan-perusahaan dan dinas khususya
dalam bidang promosi, pameran, marketing, dan bidang lainya

2. Profil Perusahaan
PT. Aira Mitra Media adalah perusahaan swasta nasional yang
bergerak di bidangjasa konsultasi, exibition (pameran dan
seminar) serta penerbitan. Jasa yang ditawarkan antara lain
adalah studi kelayakan, konsultasi manajemen, Event
organizerexibition, serta publikasi promosi potensi dan peluang
ekonomi dan bisnis melalui exibition produk, publikasi buku,
majalah dan internet.

PT. Aira Mitra Media didirikan sebagai media untuk mendukung

pengembangan serta mempromosikan potensi dan peluang
ekonomi daerah.Banyak potensi dan peluang ekonomi daerah
yang selama ini tidak terangkat ke permukaan sehingga tidak
mendapatkan perhatian dari kalangan investor dan dunia usaha

6
 untuk menanamkan modalnya di daerah. Oleh karena itu,
kehadiran PT. Aira Mitra Media akan menjadi mitra strategis yang
mampu menjembatani kepentingan pembangunan ekonomi
daerah dengan para investor untuk menanamkan modalnya di
daerah.

PT. Aira Mitra Media memposisikan diri sebagai perusahaan

komunikasi bisnis dan pengembangan ekonomi daerah, terutama
bergerak dalam bidang exhibition (pameran dan seminar),
penerbitan serta pendidikan dan pelatihan sumberdaya manusia
Pemerintah Daerah.Berbagai pameran dan seminar serta
pendidikan dan pelatihan telah dilaksanakan PT Aira Mitra
Media.nSelain itu, pada saat ini PT. Aira Mitra Media juga
memfokuskan kegiatannya dalam bidang penerbitan yang
mengangkat potensi dan peluang ekonomi daerah, baik dalam
bentuk penerbitan buku maupun majalah.

Hingga saat ini, sejak berdirinya tahun 2009, PT. Aira Mitra Media
telah memiliki 20 SDM profesional dibidangnya dan telah
laksanaka kegiatan-kegiatan seperti pelaksanaan pameran dan
seminar, pernerbitan buku, serta pelatihan management/ outbond.

3. Kebijakan Mutu PT. Aira Mitra Media

a. Kualitas
b. Kreatifitas
c. Rentabilitas
d. Kontinuitas
e. Solidaritas
f. Loyalitas
g. Integritas
h. Komitmen Profesional

7
 Apabila dirangkai dalam satu kalimat akan menjadi sebagai
berikut.
“Dengan kualitas dan lreatifitas yang terjaga akan
mendatangkan keuntungan bagi perusahaan dan bila
dilakukan secara terus menerus dengan memperhatikan
solidaritas dan loyalitas serta di dukung dengan integritas
yang tinggi dan dilakukan secara professional maka tujuan
akan tercapai.”

4. Asas Dasar Perilaku dan Tindakan PT. Aira Mitra Media

a. Asas Dasar Perilaku
1) Komitmen Profesional
2) Menghargai Orang Lain
3) Integritas
4) Loyalitas
5) Solidaritas

b. Asas Dasar Tindakan

1) Menaati Hukum
2) Kepedulian Terhadap Lingkungan
3) Kesehatan dan Keselamatan Pekerja
4) Hak Karyawan

5. Tata Tertib Kerja PT. Aira Mitra Media

a. Pekerja wajib menaati jam kerja tepat waktu / datang tepat
waktu sesuai peraturan yang telah ditentukan oleh
perusahaan.
b. Pekerja harus meminta izin terlebih dahulu kepada atasannya
masing-masing dengan menggunakan outing slip apabila
akanizin datang terlambat, izin pulang terlambat (lembur), izin
pulang lebih cepat dan lain-lain.

8
c. Pekerja harus meminta izin atasannya masing-masing apabila
meninggalkan tempat kerjanya pada saat jam kerja
berlangsung untuk keperluan yang tidak ada hubungannya
dengan pekerjaan.
d. Pekerja pada saat masuk kerja dan pulang kerja wajib
mencatatkan diri pada mesin absensi, untuk anak Magang
wajib absen secara manual di buku absensi yang telah
disediakan.
e. Pekerja sudah siap 5 menit sebelum jam kerja yang telah
ditentukan oleh perusahaan / sebelum bel perusahaan
dibunyikan.
f. Pekerja tidak diperbolehkan melakukan perkerjaan untuk
atasan yang lain atau untuk kepentingan pribadi pada waktu
jam kerja berlangsung.
g. Pekerja dilarang mengganggu atau memperlambat pekerjaan
lainnya, serta tidak diperbolehkan bersantai-santai, tidur-
tiduran atau sampai tidur disaat jam kerja berlangung.
h. Pekerja harus bertanggung jawab atas kerusakan atau
kehilangan alat-alat kantor yang disebabkan oleh kelalaian
maupun di sengaja, apabila hal itu tejadi maka akan
dikenakan sanksi / ganti kerugian.
i. Pekerja wajib menggunakan seragam rapih pada waktu jam
kerja berlangsung dan wajib menjaga kebersihannya.
j. Pekerja dilarang membawa / mengambil peralatan kerja milik
perusahaan tanpa sepengetahuan pimpinan perusahaan.
k. Pekerja dilarang memperjual-belikan barang inventaris, alat
ataupun perlengkapan perusahaan.
l. Pekerja harus mengikuti ngaji rutin setiap sebelum bel pulang
berbunyi.

9
B. Struktur Organisasi PT. Aira Mitra Media
1. Struktur Organisasi Manajemen

Direktur Utama

Sekretaris
Direktur
Direktur General Manager Marketing
Keuangan Manager Keuangan Marketing Project
& Umum Event
Sekretaris Manager Sekretaris
Sekretaris General Produksi Umum Marketing
Manager Keuangan Accounting
Direktur Project
Keuangan Event

Marketing

Desain dan
Dekorasi

Office Boy

Gambar 2.1 : Struktur Organisasi PT. Aira Mitra Media

Sumber PT. Aira Mitra Media

C. Deskripsi Dan Aktifitas Kerja Perusahaan

sebuah manajemen disuatu perusahaan struktur organisasi
berguna untuk menujukkan adanya beberapa pembagian kerja dan
menunjukan bagaimana fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan yang
berbeda-beda agar bisa dikoordinasi kan. Selain itu struktur
organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan,
saluran perintah dan penyampaian laporan.Berikut ini pembagian

10
wewenang dan tanggung jawab masing- masing jabatan
berdasarkan uraian pekerjaan struktur organisasi diatas adalah
sebagai berikut:

1. Direktur utama
Adapun tugasnya adalah sebagai berikut :
a. Memimpin dan menjalankan perusahaan secara
keseluruhan serta melakukan fungsi tertinggi dalam
perusahaan.
b. Mengambil segala keputusan perusahaan secara
keseluruhan.
c. Bertanggung jawab atas segala yang berhubungan
dengan kegiatan perusahaan.
d. Memberi pengawasan, pengarahan, dan
petunjuk guna mendapatkan suatu langkah kerja yang
matang.
e. Menetapkan strategi-strategi untuk mencapai visi dan
misi perusahaan.
f. Koordinasikan dan mengawasi semua kegiatan di
perusahaan mulai dari bisang keuangan, produksi,
pameran, administrasi, dan pemasaran

2. Sekretaris Direktur Utama

Adapun tugasnya adalah sebagai berikut :
a. Memjadawal / mengagendakan jadwal pimpinan untuk
pertemuan dengan klien.
b. Bertanggung jawab atas surat menyurat peusahaan,
dokumen penting perusahaan.
c. Followup / prospek data marketing direktur keuangan
d. Menerima surat, email, telephon masuk dan
memdestribusikan ke devisi lain.

11
e. koordinator penggiriman proposal pameran ke instansi /
kantor pemerintah di seluruh Indonesia.

3. Direktur keuangan dan Umum

Adapun tugasnya adalah sebagai berikut :
a. Merencanakan, mengkoordinasikan, mengontrol arus kas
perusahaan / cashflow terutama penggelolaaan piutang
dan hutang, sehingga memastikan ketersediaan dana
untuk operasaional perusahaan.
b. Mengelola fungsi akutansi dalam memproses data untuk
menghasilkan laporan keuangan perusahaan secara
akurat dan tepat waktu.
c. Merencanakan dan mengkoordinasi penyusuhan
anggaran perusahaan tersebut untuk
memastikanpenggunaan dana secara efesien dalam
menunjang kegiatan operasional perusaahaan

4. Sekertaris Direktur Keuangan

Adapun tugasnya adalah sebagai berikut :
a. MembatuDirekturKeungan&Umum
b. Folow up
c. Pengiriman dan Menagani SDM

5. General manager
Adapun tugasnya adalah sebagai berikut :
a. Bertanggung jawab atas pelaksaan pameran dari awal
sampai akhir pameran itu dilaksanakan.
b. Bertanggung jawab atas acara dan media patner
c. Bertanggung jawab atas dessain brosur / leaflet proposal
untuk di pasarkan di insatansi, Pemerintah daerah,
Pemerintah provinsi di seluruh Indonesia.

12
d. Memeriksa seluruh kondisi kesiapan administrasi baik
teknis maupun non teknis.
e. Mencatat seluruh perkembangan persiapan acara sampai
hari berlangsungnya acara.
f. Menyusun data laporan setiap devisi untuk dijadikan
bahan evaluasi.
g. Memeriksa semua kesiapan supplier sarana dan
prasarana pendukung event.

6. Sekretaris General Manager

Adapun tugasnya adalah sebagai berikut :
a. Membantu general manager projek dan event

7. Manajer keuangan dan Umum

Adapun tugasnya adalah sebagai berikut :
a. Merencanakan dan mengkoordinasi penyusunan
anggaran perusahaan serta mengontrol penggunaan
anggaran seefektif dan efisien dalam menuunjang
kegiatan operasional perusahaan.
b. Bertanggung jawab atas laporan pajak perusahaan.
c. Menggelola fungsi akuntansi dalam memproses data
untuk menghasilkan laporan keuangan yang di butuhkkan
perusahaan secara akurat.
d. Mengontrol arus kas perusahaan / cashflow.
e. Menyiapkan tiket akomodasi staff karyawan jika ada yang
akan dinas keluar kota.
f. Bertanggung jawab pada produsen dalam segala aspek
yang menyangkut keuangan untuk menyusun anggaran
event.
g. Membuat perkiraan arus dana cashflow masuk dan
cashflow keluar.

13
h. Mengarsipkan semua laporan keuangan.
i. Mempersiapkan tagihan dan pembayaran / cashflow
beserta bukti pembayaran.

8. CO Marketing
Adapun tugasnya adalah sebagai berikut :
a. Bertanggung jawab dan mengkoordinasikan atas
memasarkan stand-stand kegiatan pameran.
b. Bertanggung jawab terhadap perolehan hasil penjualan
termasuk iklan dan penggunaan dana promosi.
c. Membina dan memebimbing seluruh karyawan termasuk
marketing.
d. Mambuat laporan pemasaran terhadap direktur utama.

9. Merketing Projek / Event

Adapun tugasnya adalah sebagai berikut :
a. Bertugas dalam menghasilkan pendapatan bagi
perusahaan dengan car manjual produk peusahaan.
b. Memasarkan, menawarkan kegiatan pameran ke instansi,
kantor pemerintah, BUMN diseluruh Indonesia.
c. Bertugas dalam menjalin hubungan baik dengan klien.
d. Bertugas untuk menyerap informasi dan menyampaikan
kepada perusahaan tentang segala sesuatu yang
bermanfaat untuk meningkatkan kualitas dan penjualan
produk.

10. Sekretaris Merketing Projek / Event

Adapun tugasnya adalah sebagai berikut :
a. Mengontrol jalanya kegiatan pameran bersama tim
lapangan.
b. Memuat gambar ilustrasi yang sesuai dengan tema event

14
11. Manager Produksi
Adapun tugasnya adalah sebagai berikut
a. Bertanggungjawab terhadap kelancaran dan kesuksesan
event.

12. Umum dan Keuangan

Adapun tugasnya adalah sebagai berikut :
a. Bertanggung jawab atas kelanjaran dan jalanya
operasional pameran, materi promosi serta operasional
perusahaan pada umumya.

13. Accounting
Adapun tugasnya adalah sebagai berikut :
a. Membantu manager keuangan dalam menjalankan tugas.
b. Memegang seluruh keuangan acara.
c. Memegang seluruh bukti pengeluaran.
d. Mengontrol arus kas perusahaan / cashflow.

14. Marketing
Adapun tugasnya adalah sebagai berikut :

a. Bertangguung jawab atas penjualan sesuai target

management.
b. Penggelolaan data baru atau lama.
c. Penggiriman proposal tambahan.
d. Memonitor tagihan klien masing – masing.

15. Desain dan dekorasi

Adapun tugasnya adalah sebagai berikut :

15
 a. Menuangkan ide dalam enggerjaan desain seperti
spanduk leaflet, banner, baliho.
b. Menentukan dekorasi panggung.
c. Menentukan dekorasi acara.
d. Memasang materi publikasi media onsite bersama seksi
publikasi dan seksi perlengkapan.
e. Memuat gambar ilustrasi yang sesuai dengan tema event.

16. Office boy

Adapun tugasnya adalah sebagai berikut :
a. memberikan pelayanan kebersihan, kerapihan dan
higienisasi dari sebuah gedung/bangunan baik indoor
ataupun outdoo.
b. membantu karyawan dan staff untuk melakukan semua
pekerjaan di luar pekerjaan seorang karyawan dan staff
untuk mendukung pelaksanaan tugas dan pekerjaan.

D. Sistem Kerja PT. Aira Mitra Media

Begitu luasnya lingkup kerja EO, sebenarnya dapat menjadi suatu
alternatif profesi yang dapat menampung banyak tenaga kerja.
Cara kerja EO mempunyai sistem pokok kerja yang sama dengan
sistem kerja pada bidang pekerjaan yang lain. Perbedaan hanya
pada tingkat klasifikasi program tersebut yang dapat diukur dari
cakupan wilayah kerja program, beban kerja, dana anggaran dan
SDM yang terlibat. Adapun sistem kerja EO sebagai berikut :

1. Penyandang dana.
ini dapat berupa sponsor atau instansi / perusahaan yang
mempunyai acara dalam istilah sederhana adalah pihak yang
mengeluarkan dana untuk pelaksanaan suatu program.

16
2. Pelaksana.
Disinilah posisi dan peran EO yang sesungguhnya. Pelaksana
harus bekerja keras untuk mewujudkan impian dan kepuasan
semua pihak. Karena menjadi pusat dari seluruh pihak yang ada,
maka pelaksana memiliki posisi yang sangat vital dan strategis.

3. Penampil.
Penampil ini salah satu kunci daya tarik suatu program. Semua
jenis program sangat tergantung pada para penampilnya. Contoh:
kompetisi sepakbola tingkat regional, bila tidak diikuti oleh
kesebelasan top, kurang mempunyai daya tarik.

4. Penonton.
Apapun program eventnya, faktor kehadiran penonton / tamu akan
menjadi sangat penting. Baik membayar atau gratis, pesta kecil
dirumah sampai dengan tingkat lomba formula satu, faktor
penonton adalah salah satu tolak ukur kesuksesan event.

5. Pengamat.
Ini biasanya dari kalangan perserta, atau justru kawan-kawan
kita sendiri, atau siapapun yang memperoleh informasi
tentang event yang kita laksanakan. Para pengamat atau orang
luar mempunyai pengaruh sebagai humas atau public relation (PR)
kita secara tak lansung.

6. Penonton.
Apapun program event nya, faktor kehadiran penonton/tamu akan
menjadi sangat penting. Baik membayar atau gratis, pesta kecil
dirumah sampai dengan tingkat lomba formula satu, faktor
penonton adalah salah satu tolak ukur kesuksesan event

17
BABIII
PELAKSANAAN KULIAH KERJA INDUSTRI

A. Jenis dan Bentuk Kegiatan Kerja Kuliah Industri

1. Kegiatan Rutin
a. Mencari data kontak person dinas pemerintahan
Mencari nomer dinas pemerintah daerah seluruh indonesia
untuk mengonfirmasikan penawaran dan pengiriman proposal
dan Menghubungi seluruh nomer telephon dinas Bertujuan
untuk mengonfirmasi pengiriman dan penawaran pengiriman
proposal pameran pameran baik melalui Email maupun
melalui jasa pos Indonesia

b. Mengangkat Telepone
Dikarenakan ruangan Officeyang jaraknya lumayan jauh dari
Divisi – divisi lainnya seringkali banyak karyawan yang
mengandalkantelephone , akan tetapi karena terlalu banyaknya
kerjaan yang dimiliki Staff Umum mengangkat telephone jadi
semakin sulit,maka dari itu penulis selagi bekerja juga
mengangkattelephone , dengan menanyakan secara detail
keperluanpenelepon. Namun penulis tidak selalu mengangkat
telephonekarena ketika penulis sedang sibuk maka salah satu
dari timpenulis yang mengangkat telephone.

2. Kegiatan Khusus
a. Merapikan bank data
Penulis merapikan semua dokumen dari devisi – devisi yang
bertugas memoromosikan pameran ke semua dinas – dinas

18
 dan SKPD agar mau mengikuti pameran, disini semua data
yang sudah terkumpul harus di rapikan karena setiap masing
– masing karyawan tidak semuanya memegang satu wilayah
daerah dan penulis merapikannya agar semua data terkumpul
menjadi satu di masing – masing provinsi, dan masing -
daerah baik kabupaten atau kota, dan juga melengkapi data
seperti email, alamat dan nomer telephon dinas pemerintahan
yang belum lengkap dengan cara mencari data di mesin
pencarian / Google dengan cara menginput semua data
melalui Microsoft excel dan menjadikanya sembuah bank
data, lalu penulis mengirimkan hasil in[putan ke atasan .SKPD
perkabupaten provinsi yang sudah di miliki dan mengecek
ulang daerah-daerah yang ada pemekaran

b. Foloow up
Menghubungi klien untuk mengkonfirmasi pengiriman
proposal pameran, jika proposal sudah kirimkan ke klien,
penulis akan menghubungi kembali klien untuk menayakan
penerimaan proposal pameran, dan juga untuk
mengkoonfirmasi keikut sertaan klien perihal keikutsertaan
pameran. bila klien tersebut ingin berbartifikasi untuk
mengikuti pameran, klien harus mengisi formulir keikutsertaan
pameran, di dalam proposal yang sudah di kirimkan, dan
penulis akan memberitahukan prihal pengiriman formulir
keikut sertaan yang sudah di isi klien , untuk mengimkan ke
masing – masing email marketing yang sudah mebnawarkan
ke dinas - dinas tersebut atau mengirimkan ke alamat / email
kantor.

19
3. Prosedur Kerja.
a. Setiap marketing yang sudah diberikan prospek
menghubungi klien masing-masing untuk mengkonfirmasi
pengiriman proposal yang sudah diterima atau belum, jika
sudah di terima maka marketing akan menayakan
keikutsertaan pada klien dalam pameran / event.
b. Klien konfirmasi keikutsertaan dengan cara mengirimkan
formulir kemarketing.
c. Marketing membuat kesepakatan harga dengan klien jika
sudah deal, marketing akan mengajukan ke manajer
marketing yang akan di tandatangani manajer marketing.
d. Formulir masuk akan di serahkan ke bagian administrasi
formulir.
e. Administrasi formulir akan mendistribusikan formulir untuk
masuk ke bagian event dan keuangan dan memasukan data
klien ke dalam data peserta pameran.
f. Setelah formulir masuk ke bagian devisi keuangan dan event
kedua devisi masing-masing akan meninjak lanjuti formulir
ke ikut sertaanya
2. Devisi keuangan
a) Memasukan data klien ke data omset keuangan
sesuai dengan kontrak yang sudah terjalin
b) Masing-masing dari klent, di berikan invoice ,
juknis yag berguna untuk mengkonfirmasikan dan
menginformasikan bahwasanya pameran tersebut
hendak dilaksanakan
3. Devisi event
a. Mandata peserta yang mengikuti kegiatan
pameran.
b. Menghubungi dan menawarkan desain stand
pada peserta pameran.

20
 c. Jika peserta menginginkan dekorasi devisi event
akan menindak lanjuti ke devisi dekorasi.
d. Menghubungi peserta terkait untuk kesiapanya
dalam kegiatan pameran.
e. Membantu peserta untuk loading barang pameran
ke dalam lokasi pameran.
f. Mengontrol jalanya kegiatan pameran bersama
tim lapangan.
g. Mengkonfirmasi tamu VIP yang datang saat
pembukaan acara.
h. Berkomunikasi dengan pengisi kegiatan acara
selama event berlangsung.

E. Permasalahan Yang Dihadapi

a. Nomer telepon sulit diakses
Dalam menjalankan peranya sebagai staff administrasi
umum terdapat bebrapa kendala dalam melakukan peranya
dan salah satu kendala tersebut adalah kesulitan dalam
mengakses komunikasi. Penulis ditugaskan untuk
menghubungi perusahaan – perusahaan dan instansi
tersebut dan dalam melakukan peranya penulis diberikan
data base nomor – nomor telepon perusahaan dan dinas
pemerintahan yang harus dihubungi. Secara umum nomor –
nomor kontak yang harus dihubungi tersebut dapat
dihubungi dengan baik sebagai memberikan respon sesuai
dengan yang diharapkan. Namun demikian selain nomor
yang dapat dihubungi terdapat beberapa nomor kontak
instansi maupun dinas pemerintahan yang tidak bisa
dihubungi. Adapun kesulitan tersebut antara lain ketika
dihubungi nomor tersebbut nyambung tepi tidak
mendapatkan jawaban padahal nomor yang di hubungi

21
 tersebut adalah nomor salah satu clean yang biasa
mengikuti pameran, dan adapun permasalah lain yaitu
nomor yang penulis hubungi salah / tidak tersambung,
biasanya nomor yang banyak tidak bisa di hubungi berada di
provinsi pulau jawa seperti di Provinsi Papua, Provinsi Papu
Barat, Provinsi Maluku, Provinsi Maluku Barat, dan Provinsi
Sulawesi Tenggara.. Banyak alamat dinas yang susah di
jangkau internet dan nomor telepon banyak yang tidak valid
sehingga sulit untuk di hubungi. Belum lagi nomor dinas
tersebut sulit untuk di jangkau dan banyaknya pemekaran
sehingga banyak data yang berubah.

b. Data yang diberikan tidak lengkap

Ketika formulir klien tidak mencantumkan npwp dinas /
perusahaan maka perusahaan tidak bisa menerbitkan E-
faktur, padahal E-faktur penting untuk melaporkan pajak,
karna setiap transaksi yang dilakukan akan dikenkan beban
pajak

c. Kurangnya komunikasi antara klien dengan marketing

Ketika kesepakatan kontrak yang sudah disepakati antar
aklien dengan marketing sebelum ivent di laksanakan tiba-
tiba ada perubahan di okasi pameran tanpa adanya
konfirmasi terlebih dahulu

F. Upaya Penyelesaian Masalah yang Dihadapi

a. Menelepon ke dinas kabupaten terdekat untuk meminta
kontak dari yang belum di dapatkan, atau telepon ke operator
108 untuk penangan terakhir.
b. Mengkonfirmasi ulang dengan klien prihal NPWP tersebut.

22
c. Klien diminta untk konfirmasi ulang perihal perubahan
anggaran, unuk mengkonfirmasi terkait perubahan fisik dari
partisi / klient kembali dengan kesepakatan awal.

23
BAB IV
PENUTUP

Pada bab terakhir dalam penulisan KKI ini penulis akan menarik beberapa
kesimpulan serta saran yang mungkin bermanfaat untuk meningkatkan
kualitas kerja pada PT. Aira Mitra Media

A. Kesimpulan
Dari uraian pembahasan BAB-BAB sebelumnya, maka penulis
menarik kesimpulan ada beberapa kegiatan yang dilakukan pada
bagian administrasi umum sebagai berikut:
1. Mencari data nomer kontak person, Email dan alamat kantor.
dinas pemerintahan untuk pengiriman pameran.
2. Menginput data pemerintah daerah.
3. Menghubungi seluruh nomer pemerintah daerah untuk
menginformasi penggiriman proposal pameran.
4. Menginput data kantor pemerintah yang sudah di hubungi
untuk di tindak lanjuti.
5. Mengirimkan Email ke semua dinas pemerintahan daerah.
6. Membuat hasil laporan inputan data untuk dilaporkan kepada
atasan

1. Serta terdapat beberapa kendala-kendala atau permasalahan

yang ditemukan penulis yaitu:
a. Nomer kantor dinas sulit di akses.
b. Alamat Email salah.
c. Nomer telepon yang diberikan tidak tersambung.

2. Adapun beberapa penyelesaian yang penulis anjurkan yaitu:

a. Menayakan ke devisi lain apakah di devisi lain mempunyai
nomer telephon yang sedang di cari

24
 b. Ketika ada pameran, penulis menyaranklan untuk meminta
karyawan menyakan langsung ke dinas pemerintahan terdekat
dan meminta nomer dinas yang sedang dicari.
c. Menelepon ke dinas kabupaten terdekat untuk meminta kontak
dari yang belum di dapatkan, atau telephon ke operator 108
untuk penangan terakhir

B. Saran
Selama menjalankan proses kegiatan Kuliah Kerja Industri (KKI),
penulis memperoleh banyak sekali manfaat dan pengalaman. Maka
dari itu, penulis mencoba untuk memberikan saran-saran sebagai
berikut:

1. Memilih lokasi strategis

agar diminati banyak peserta pameran.
Seiring tumbuhnya pesaing baru di dunia event dan organizer dan
agar diminati banyak peserta pameran. perusahaan harus lebih
teilti lagi dalam memilih lokasi kegiatan pameran. Karena
penempatan sebuah projek dalam event, lokasi menjadi salah
satu daya tarik bagi peserta yang akan mengikuti kegiatan
pameran itu.
Selain itu, lokasi yang strategis mampu menarik banyak
pengunjung yang akan datang untuk melihat event tersebut.

2. Memilih Tema Pameran Yang Menarik.

Bukan pameran yang saat ini di jalani tidak menarik, hanya saja
terlalu banyak tema pameran yang sama dalam beberapa event
yang berdekatan. Jika, sebuah event di buat dengan lebih besar
lagi dan tema yang jauh lebih menarik, pastinya akan membuat
calon peserta lebih tertarik dengan event yang di laksanakan.

25
Terlebih jika pameran itu di adakan dengan cangkupan yang lebih
luas lagi , missal mulai menggaet event event di luar Negeri. Itu
akan jauh menarik minat peserta dan akan mengangkat nama
perusahaan.

26