PEDOMAN ADMINISTRASI

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar Belakang
IMM adalah gerakan mahasiswa Islam yang bergerak di bidang keagamaan, kemasyarakatan dan
kemahasiswaan yang bertujuan mengusahakan terbentuknya akademisi Islam yang berahklak mulia
dalam rangka mencapai tujuan Muhammadiyah (AD IMM Pasal 5 dan 7).
Pencapaian tujuan IMM akan dapat dilakukan jika kerjasama semua unsur di dalam organisasi
berjalan dengan baik. Oleh karena itu perlu dilakukan pengendalian proses kerja sama semua unsur
organisasi agar supaya pencapaian tujuan berlangsung secara efisien dan efektif. Salah satu pengendalian
yang dimaksud adalah secara keseluruhan tanpa menitikberatkan pada salah satu unsur tertentu.
Pengendalian proses kerjasama disusun dalam sebuah peraturan, yakni pedoman administrasi yang
merupakan bagian dari organisasi secara umum.
Mengingat adanya kebutuhan dan tuntutan perkembangan organisasi yang semakin meningkat,
terutama karena kesadaran akan perlunya organisasi yang rapi dan teratur dalam mencapai tujuan
organisasi dan cita-cita perjuangan, maka perlu dilakukan penyempurnaan pedoman administrasi IMM.
B. Tujuan
Pedoman administrasi IMM disusun bertujuan untuk dijadikan pedoman dalam pengelolaan
administrasi IMM dalam rangka menuju tertib organisasi, sehingga akan tercipta koordinasi, integrasi
dan sinkronisasi terhadap pengelolaan demi terwujudnya tata administrasi IMM.
C. Ruang Lingkup
Ruang lingkup yang menjadi sasaran pedoman administrasi adalah mencakup:
1. Administrasi Kesekretariatan.
2. Administrasi Persuratan.
3. Administrasi Keuangan.
4. Administrasi Keanggotaan.
5. Atribut Organisasi.

BAB II
ADMINISTRASI KESEKRETARIATAN

A. Pengertian
Administrasi kesekretariatan adalah kegiatan organisasi yang meliputi pengelolaan
sekretariat/kantor, pengadaan barang-barang organisasi (inventaris) termasuk arsip.

B. Sekretariat/Kantor
1. Pengertian Sekretariat/Kantor
Sekretariat/Kantor merupakan tempat kegiatan secara teratur yang pada hakekatnya menjadi sentral
(pusat) pengendalian organisasi, komunikasi, informasi organisasi, kegiatan administrasi,
perencanaan kebijakan, serta penghubung dengan anggota dan masyarakat. Untuk itu setiap level
pimpinan dalam IMM harus mempunyai sekretariat/kantor yang mapan. Apabila belum mampu,
agar diusahakan ada tempat yang tetap, seperti bergabung dengan Pimpinan Muhammadiyah,
bergabung antar/sesama tingkat pimpinan dan sebagainya.
2. Fungsi Sekretariat/Kantor
a. Menangani dan melayani fungsi perkantoran.
b. Melaksanakan administrasi organisasi.
c. Mengadakan dan melaksanakan rapat rutin.
d. Mengorganisasikan tugas-tugas rutin dan insidental.
e. Mengorganisasikan pelaksanaan keputusan dan program.
 f. Mengorganisasikan pendataan organisasi dan pelayanan informasi/ komunikasi organisasi.
g. Mengkoordinasikan personalia.

3. Pengaturan Sekretariat/Kantor
Supaya sekretariat/kantor IMM dapat berfungsi secara optimal, maka perlu dibuat pengaturan
tentang sekretariat/kantor yang meliputi letak bangunan dan sumber daya manusia.
a. Letak sekretariat/kantor
Fungsi-fungsi sekretariat/kantor dapat dijalankan apabila sekretariat/kantor IMM terletak di
tempat yang strategis, mudah dijangkau, dan dengan keadaan lingkungan yang kondusif.
b. Bangunan/Ruangan
Banguanan sekretariat/kantor IMM hendaknya diusahakan dapat menampung seluruh kegiatan
administrasi dan lainnya. Untuk menjamin kelayakan bangunan/ruangan sekretariat/kantor
hendaknya diperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1) Jumlah ruangan memadai.
2) Kelengkapan peralatan kantor.
3) Kesehatan, kebersihan dan kerapian kantor.
c. Sumber Daya Manusia
Salah satu faktor penting dalam pengelolan sekretariat/kantor adalah tenaga pengelola. Sangat
baik apabila setiap tingkatan pimpinan memiliki sekretaris eksekutif yang secara khusus
bertugas melaksanakan pelayanan administratif keseharian. Namun bila tidak memungkinkan,
maka diatur pembagian tugas dalam pengelolaan sekretariat, semisal diatur piket kantor
pimpinan. Sedapat mungkin sekretariat/kantor sekaligus sebagai asrama kader yaitu tempat
tinggal pimpinan, sehingga dapat melaksanakan tugas-tugas rutin organisasi.
4. Alat-Alat Perkantoran
Dalam tugas mengembangkan amanat Ikatan serta untuk melancarkan tugas-tugas organisasi,
khususnya yang berhubungan dengan peyelenggaraan tertib administrasi, maka hal-hal yang perlu
mendapat perhatian di antaranya:
a. Komputer / Laptop
b. Lemari + rak buku
c. Meja + kursi
d. White board
e. Stempel
1) Stempel organisasi:
a) Stempel biasa untuk semua level.
b) Stempel kecil untuk KTA (hanya di DPD)
2) Stempel tanggal
3) Stempel agenda
4) Stempel prangko langganan
5) Stempel alamat surat
6) Stempel nama KTA (hanya di DPD)
f. Kertas
1) Kertas berkop
2) Amplop berkop
3) Kertas (lembar) disposisi
4) Blanko peminjaman arsip
5) Kertas Kosong
6) Kertas Karbon
7) Kertas Memo
 g. Buku-buku organisasi
1) Buku induk organisasi
2) Buku nominatif pimpinan.
3) Buku nominatif kader.
4) Buku notulen sidang/rapat.
5) Buku agenda surat (keluar dan masuk)
6) Buku kas (besar dan kecil)
7) Buku ekspedisi
8) Buku inventaris
9) Buku liputan kerja
10) Buku hadir
11) Buku tamu
12) Buku agenda kegiatan
13) Buku piket harian
14) dan lainnya.

C. Inventaris Organisasi
Inventaris organisasi adalah segala sesuatu yang dimiliki organisasi berupa harta kekayaan
organisasi yang terdiri dari dua macam:
1. Inventaris permanen; kekayaan organisasi yang dalam jangka relatif lama tidak mengalami
perubahan, seperti gedung, lemari, white board, dan lainnya.
2. Inventaris tidak permanen; kekayaan organisasi yang dalam waktu singkat mengalami perubahan
seperti kop surat.
3. Penyimpanan inventaris harus dilakukan dengan baik oleh personalia yang diserahi tugas khusus
sesuai dengan pembagian tugas. Penyimpanan harus dilaksanakan dan ditempatkan di
kantor/sekretariat.
4. Peminjaman inventaris dilayani dengan mengisi berita acara peminjaman atau mengisi pada buku
khusus. Contoh kolom peminjaman sebagai berikut:
No Nama Alamat Nomor Inventaris Status Pinjaman/Kembali Tanda Tangan

5. Inventaris IMM yang berada dalam lingkup pengelolaan harus dipertanggungjawabkan kepada
Pimpinan IMM yang lebih tinggi dan musyawarah tertinggi pada tingkat kepemimpinan yang
bersangkutan. Penelitian kebenaran inventarisasi dilakukan oleh tim verifikasi.

D. Buku - Buku Organisasi

1. Buku Induk Anggota
No Nama TTL Pendidikan Alamat Masuk Nmr Pas Foto
Lengkap IMM thn Induk

1 2 3 4 5 6 7 8

2. Buku Nominatif Pimpinan, dengan kolom:

Nomor urut; NIA/NBM; nama lengkap; tempat tanggal lahir; pendidikan; alamat; pengalaman
organisasi; training yang pernah diikuti; masuk IMM tahun; Keterangan.
N Nmr Nama TT Pendidika Alama Pengalaman Perkad eran Ket
o Induk Lengkap L n t Organisasi .
1 2 3 4 5 6 7 8 9
3. Buku Nominatif Kader, dengan kolom:
Nomor urut; NIA; nama lengkap; tempat tanggal lahir; pendidikan; alamat
(sekarang); pengalaman organisasi (Muhammadiyah, Ortom Muhammadiyah); training yang
pernah diikuti; masuk IMM tahun; pekerjaan sekarang; ket.
N Nmr Nama TTL Pendidik Pengalaman Organisasi Perkaderan Ke t
Alamat
o Induk Lengkap an
1 2 3 4 5 6 7 9 10

4. Notulensi Rapat, adalah buku yang digunakan oleh pimpinan sidang ketika sidang berlangsung, untuk
mencatat hal-hal yang dirasa penting/perlu dicatat oleh pimpinan sidang, dengan kolom:
Nomor, hari/tanggal dan jenis rapat, agenda rapat, pokok pembicaraan, keputusan, keterangan.
Agenda Pembahasan Kesimpulan/
No Hari/Tgl Catatan/Ket
Rapat Secara Urut Keputusan
1 2 3 4 5 6

................................................,.............2019...
Sekretaris Sidang, Pimpinan Sidang,

........................... ...........................
5. Buku Presensi Rapat, adalah buku khusus yang memuat daftar hadir pimpinan dalam setiap
rapat/sidang, dengan kolomnya ; Nomor urut; tanggal dan jenis rapat; Nama pimpinan (sebaiknya ditulis
lebih dulu sebelum rapat dimulai), Usul/komentar; tanda tangan, dengan kolom:
Tgl & Jenis Nama
No Rapat Usul/ komentar Tanda Tangan
Pimpinan

6. Buku Agenda Surat Masuk, adalah buku untuk mencatat surat-surat masuk, dengan kolom Nomor
urut; tanggal masuk; tanggal and nomor surat; diterima dari; isi pokok surat; (maksud surat);
keterangan. Contoh kolomnya:
No Tanggal Tgl. Nomor Diterima dari Perihal Isi Lain -
Urut Masuk Surat Surat Ket lain
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

Keterangan:
Kolom 1: Untuk menuliskan nomor urut surat masuk sesuai dengan nomor urut yang diterima
oleh sekretariat. Dalam hal ini nomor urut surat tidak sama nomor dalamsurat.
Kolom 2:Untuk menuliskan tanggal diterimanya surat masuk. Kolom
Kolom 3:Tanggal dan nomor surat masuk.
Kolom 4:Kolom “diterima dari” untuk asal surat/instansi/organisasi pengirim surat.
Kolom 5: Perihal isi surat, ditulis singkat dan jelas sesuai dengan yang tertera dalam surat.
Kolom 6: Untuk menuliskan catatan/keterangan yang perlu terhadap surat masuk. Kolom
Kolom 7: Untuk mencatat lain-lain.
7. Buku Agenda Surat Keluar, adalah buku untuk mencatat surat-surat keluar, dengan kolom: Nomor
urut; tanggal surat; nomor surat; tujuan; isi pokok surat; keterangan. Contoh kolomnya:
Nomor Tanggal Tgl. Nomor Dikirim ke Perihal Isi Lainlain
Ket
Urut Kluar surat Surat
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
 Keterangan:
Kolom 1 :Untuk menuliskan nomor urut surat keluar. Nomor ini sama dengan nomor surat
yang dikirim.
Kolom 2: Untuk menuliskan tanggal dikirimnya surat keluar
Kolom 3: Tanggal yang ditulis dalam surat keluar (kanan atas) dan nomor surat (kiri atas)
Kolom 4: “dikirim kepada” untuk alamat tujuan surat keluar.
Kolom 5: Perihal isi surat, ditulis singkat dan jelas sesuai dengan yang tertera dalam surat.
Kolom 6:Untuk menuliskan catatan/keterangan yang perlu terhadap surat keluar
Kolom 7: Untuk mencatat lain-lain.

8. Buku Kas, adalah untuk mencatat hal-hal yang berhubungan dengan keuangan. Buku kas ini dengan
kolom: tanggal; uraian; debit; kredit; (disesuaikan dengan kebutuhan).
Tanggal Uraian Debit Kredit
1 2 3 4
9. Buku ekspedisi, adalah buku yang digunakan untuk mencatat pengiriman surat. Buku ini sekaligus
merupakan bukti bahwa surat sudah dikirim atau sudah diterima oleh yang bersangkutan.
Surat-surat yang dianggap penting sebaiknya dikirimkan dengan menggunakan buku ekspedisi, agar
dapat menjadi bukti bahwa surat tersebut sudah dikirim dan diterima oleh yang bersangkutan.
Buku ekspedisi ini dengan kolom:
Nomor urut; nomor dan perihal surat; tanggal pengiriman; alamat penerima; paraf/tanda tangan;
keterangan.
Contoh kolomnya:
No. Nomor & perihal surat Tanggal Alamat Tujuan Surat Ket/Paraf
Pengiriman

10. Buku Inventaris; adalah buku yang digunakan untuk mencatat barang-barang yang menjadi milik
organisasi/inventaris. Untuk mempermudah dalam mengontrol hak milik ikatan, diperlukan adanya
catatan tentang barang-barang yang dimiliki. Buku inventaris ini, dengan kolom:
Nomor; nama/jenis barang; bahan/merek; asal barang; jumlah barang; keterangan; untuk lebih
lengkapnya ditambah dengan kolom yang lain seperti (tanggal dibeli; tanggal hilang; sisa barang,
dll).
Contoh kolomnya:
No Nama Barang Bahan/Merk Asal Jumlah Barang Keterangan BRL
Barang
1 2 3 4 5 6
11. Buku Liputan Kegiatan (buku aktivitas), adalah merupakan buku yang digunakan untuk mencatat
kegiatan-kegiatan yang dilaksanakan. Dan hendaknya dibuat setiap bulan sekali berganti. Buku
liputan ini, dengan kolom: Nomor Urut; tanggal; bulan dan tahun pelaksanaan; nama kegiatan (bila
personal disebutkan satu persatu; nama kegiatan; pelaksanaan; tempat; keterangan. Contoh
kolomnya:
No. Tanggal/bln/tahun NamaKegiatan Pelaksana Tempat Keterangan
1 2 3 4 5 6
12. Buku hadir/absensi. Buku hadir/absensi kantor baik dalam rangka piket maupun untuk melaksanakan
pekerjaan-pekerjaan adalah buku datar hadir harian pimpinan. Buku ini diisi setiap pimpinan datang
ke kantor. Buku hadir/absensi dengan kolom; nomor; nama pimpinan; tanggal sebulan; jumlah
kehadiran. Contoh kolomnya:
Nama Tanggal/Bulan Jumlah Hadir
No.
Pimpinan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 … dst.

13. Buku Tamu, adalah buku yang diperuntukkan bagi setiap tamu yang datang, dengan contoh
kolomnya:
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
 Keterangan:
Kolom 1 : Nomor urut tamu yang datang/berkunjung (No)
2 : Hari dan tanggal kedatangan tamu (hari/tanggal)
3 : Waktu pada saat tamu datang berkunjung (jam/pukul)
4 : Nama tamu (lengkap)
5 : Alamat tamu (organisasi/instansi) yang diwakili.
6 : Personal/orang yang ingin ditemui tamu (bertamu dengan)
7 : Tujuan/maksud kedatangan tamu
8 : Sudah ada perjanjian/kesepakatan bertemu/belum
9 : Paraf/tandatangan tamu.
10 : Keterangan
14. Buku Statistik, adalah buku yang memuat semua data yang diperlukan oleh organisasi, seperti:
a. Data pribadi personal.
b. Data Daerah/Cabang/Korkom/Komisariat.
c. Data jumlah anggota masing-masing.
d. Data potensi Daerah/Cabang/Korkom/Komisariat.
Jika memang dipandang perlu masing-masing cabang/komisariat dalam Ikatan boleh menambah buku
buku yang akan mendukung jalannya roda Ikatan di masing-masing tingkatan.

E. Dokumentasi Organisasi
1. Pengertian
Dokumentasi organisasi adalah segala sesuatu yang menyangkut kegiatan pencarian, pengumpulan
dan penyimpanan dokumen-dokumen organisasi. Dokumen adalah suatu tanda bukti yang sah dari
peristiwa atau kejadian. Pada dasarnya semua arsip organisasi adalah dokumen.
2. Bentuk-bentuk dokumen:
a. Gambar/Foto
b. Tulisan dan surat penting.
c. Benda berharga.
d. Surat kabar, buku, majalah, dll.
3. Pengelolaan Dokumen.
a. Pada dasarnya pengelolaan dokumen sama dengan inventaris.
b. Dokumen selain digunakan untuk kepentingan tertentu dan penyusunan sejarah organisasi,juga
dipakai untuk menyusun laporan rutin organisasi serta tanda bukti yang sah.
c. Peminjaman dokumen dilayani dengan mengisi berita acara peminjaman dokumen.
 BAB III
ADMINISTRASI PERSURATAN

A. Surat
1. Pengertian
Administrasi kesekretariatan adalah proses kegiatan yang berkaitan dengan kesekretariatan dan
surat-menyurat.
2. Fungsi Surat
Urusan surat-menyurat adalah suatu bagian penting dari pekerjaan administrasi kesekretariatan.
Surat adalah bentuk penuangan ide atau kehendak berupa tulisan dan dapat menjadi gambaran
tentang suatu peristiwa yang dituangkan dalam bentuk tulisan. Bagi organisasi, surat berfungsi
sebagai:
a. Alat komunikasi.
b. Dokumentasi organisasi.
c. Alat pembuktian (tanda bukti).
3. Macam dan Bentuk Surat
a. Macam-macam surat :
1) Menurut Jenis
a) Surat Keputusan
b) Surat Mandat/Tugas
c) Surat Undangan, Laporan, Instruksi/Edaran
d) Surat Penghargaan/Syahadah
2) Menurut Wujud
a) Kartu Pos
b) Telegram
c) Nota
d) Biasa
3) Menurut Isi/Keamanan
a) Sangat Rahasia (vital); surat yang bernilai sejarah ilmiah atau memiliki nilai sangat
penting seperti SK, surat perjanjian dan hasil-hasil penelitian.
b) Rahasia (Penting); surat yang dapat membantu kelancaran organisasi dan sulit dicari di
tempat lain, seperti peraturan-peraturan organisasi.
c) Biasa; surat yang meiliki kegunaan bersifat sementara dan hanya sewaktu-waktu
dibutuhkan. Misalnya surat permohonan penceramah, dsb.
d) Tidak Penting: surat yang telah habis masa kegunaannya, seperti undangan, dsb.

b. Bentuk Surat
1) Surat-menyurat IMM mengunakan bentuk block style (bentuk Amerika) atau bentuk lurus,
kecuali surat-surat khusus seperti: keputusan, mandat, perjanjian, instruksi/edaran (masing-
masing contoh dapat dilihat pada macam-macam surat tujuan).
2) Surat resmi harus menggunakan bahasa yang sederhana, objektif dan mudah dipahami.
 PERATURAN KHUSUS ADMINISTRASI SURAT-MENYURAT
IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH
KALIMANTAN SELATAN

1. Ukuran kertas yang digunakan adalah Folio (F4). Kertas F4 lebih panjang dari pada A4,
sehingga diharapkan mampu lebih banyak memuat isi surat.
2. Pengaturan margin dibuat tidak terlalu lebar sehingga isi surat bisa lebih banyak. Sehingga
pengaturan margin yang digunakan adalah :
a. Atas : 1 cm
b. Bawah : 2 cm
c. Kanan : 2 cm
d. Kiri : 2 cm
3. Kertas yang digunakan adalah kertas berwarna putih dan bersih (tidak mengandung
watermark (gambar di latar belakang), kecuali surat sertifikat.
4. Spasi yang digunakan adalah 1.15, dengan harapan jarak antar baris tidak terlalu jauh dan
tidak terlalu dekat sehingga masih mudah untuk dibaca oleh sasaran atau penerima surat.
5. KOP surat
- KOP Surat ditulis rata tengah.
- KOP surat tetap disertakan di halaman surat berikutnya dan juga pada lampiran.

Pembuatan KOP Surat :

a. Logo IMM yang digunakan adalah logo IMM hasil Muktamar Malang :

Lihat AD Pasal 6 : Lambang Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah adalah pena

yang berlapis dengan tiga warna, ditengah bertuliskan IMM, bunga melati
dan pita yang tercantum tulisan arab “fastabiqul khairat” serta dengan 5
sinar matahari.
b. keterangan penulisan KOP surat adalah sebagai berikut :
Nama Huruf (ket.) Ukuran huruf
Times new roman
Tingkat dan nama
(huruf balok – Tebal – 14
organisasi
warna merah)

DEWAN PIMPINAN DAERAH/

PIMPINAN CABANG /
KOORDINATOR KOMISARIAT /
PIMPINAN KOMISARIAT
Nama organisasi:
IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH
Times new roman
IMM dalam Bahasa Inggris (warna merah, di dalam 13
kurung dan dimiringkan)

(Muhammadiyah Students Association)

Teritorial Cabang, Perguruan
Tinggi, Fakultas, atau nama
komisariat
Times new roman
Jenis huruf yang
(tebal huruf balok – warna 14
digunakan cukup times
merah)
new roman)

KALIMANTAN SELATAN /
KOTA BANJARMASIN /
KOMISARIAT KAYUH BAIMBAI
Times new roman
Alamat secretariat 9
(warna hitam)

Sekretariat : Jl. S.Parman Gg.Purnama RS.Islam Banjarmasin (HP: +62813-4527-6272 / +62812-2227-5294)

Site : dpdimmkalsel.com, e-mail : dpdimm.kalsel64@gmail.com
 c. Dua garis (dengan urutan : tipis dan tebal) berwarna merah diberikan di bawah alamat
surat. Dengan panjang selebar kertas (dengan batas sesuai margin).

d. Kalimat ‘Basmalah’ ditulis dalam huruf bahasa arab, ditulis/diletakkan rata tengah, dengan
ukuran yang disesuaikan (tidak terlalu kecil juga tidak terlalu besar). Tulisan basmalah
berwarna hitam. Berikut contoh tulisan ‘Basmalah’

6. Nomor Surat ditulis dengan format;

Nomor surat keluar / Kode Tujuan – Kode Urusan / Kode wilayah DPD – kode PC – kode
pimpinan komisariat / tahun surat dikeluarkan.

Nomor : 143/A-9/XIX-1-a/2019
143 : surat nomor urut surat keluar,
A : disampaikan kepada internal IMM,
9 : untuk urusan keorganisasian,
XIX : kode DPD IMM Kalimantan Selatan,
1 : kode PC IMM Kota Banjarmasin
a : kode PK Komisariat
2019 : dikeluarkan pada tahun 2019

Penambahan kode surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan adalah sebagai berikut :
No surat keluar/Pan-(nama agenda disingkat) /kode hubungan-kode urusan/kode wilayah
Kalimantan Selatan-kode daerah Banjarmasin/tahun dikeluarkan surat.
13/Pan-Pel/A-9/XIX-1/2019

Kode kepanitiaan disingkat, berikut beberapa contoh penyingkatannya :

Panitia : Pan
Darul Arqom Dasar : DAD
Musyawarah Cabang : Musycab
Latihan Instruktur Dasar : LID
Pelantikan : Pel

7. Tempat dan tanggal surat ditulis di bawah kop surat, rata kanan - sejajar dengan nomor surat.
Tanggal surat ditulis dalam 2 bentuk, penanggalan hijriyah dan masehi.
a. Format penulisannya adalah : Tanggal bulan tahun, ditulis lengkap, tanggal dengan
angka, bulan ditulis nama bulan (bukan dengan angka) dan tahun ditulis lengkap
dengan angka.
b. Tanggal hijriyah diberi garis bawah, mulai dari tanggal sampai keterangan ‘H’
(hijriyah), sedangkan tanggal masehi tidak diberikan garis bawah.
c. Tempat pembuatan surat tetap ditulis, karena tidak menutup kemungkinan surat dibuat
di luar kota asal (tidak sesuai dengan lokasi instansi).

Banjarmasin, 1 Syawwal 1439 H

14 Maret 2018 M
8. Tujuan surat/alamat tujuan surat ditulis di bawah nomor surat, lampiran dan perihal. Nama
orang/jabatan ditulis dengan huruf awal huruf kapital pada setiap unsur nama itu, bukan ditulis
kapital semuanya, diusahakan tidak menyingkat nama orang.
a. Penggunaan kata sapaan (seperti; Bapak) tidak digunakan jika diikuti dengan nama jabatan
(Rektor, Dekan, Direktur, dsb).
b. Penulisan letak nomor surat bisa dilihat di lampiran.

Kepada Yth.
Bapak Ahmad Zaini
di-
Banjarmasin

9. Penulisan salam adalah sebagai berikut;

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh
10. Isi surat (pembukaan, isi dan penutup) ditulis dengan bentuk huruf yang tipis semuanya tanpa
perlu ada yang ditebalkan.
11. Surat IMM dibuat dengan bentuk Block style (Bentuk Amerika). Contoh surat bisa dilihat di
lampiran.
12. Amplop surat menggunakan KOP, sesuai dengan penulisan KOP.
13. Penulisan Billahi fii sabililhaq fastabiqul khairat , ditulis miring.
14. Penulisan salam penutup adalah sebagai berikut:
Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh
15. Apabila yang bertugas untuk bertanda tangan berhalangan maka surat bisa dibuat dengan
mencantumkan nama yang ditugaskan dengan “a.n.” (atas nama). Berikut contoh penulisannya:
Contoh :
Ketua Umum : Abu Bakar (sedang di luar kota, menunjuk ketua bidang organisasi
untuk menggantikannya menandatangani surat)
Bidang Organisasi : Umar Qayam

a.n. Ketua Umum,

Ketua Bidang Organisasi

Imm. Umar Qayam

NIA 15.14.1249

16. Penulisan jabatan cukup dengan dicantumkan “Ketua/Ketua Umum/Sekretaris/Sekretaris

Umum” tidak perlu diperjelas kembali posisinya sebagai ketua/sekretaris dalam sebuah
instansi apa, karena sudah jelas keterangan instansi di kepala surat.

Ketua Umum,

Imm. Abu Bakar

NIA 15.13.1440
17. Penulisan gelar diperbolehkan dalam surat-menyurat resmi. Ditulis sesuai dengan gelar yang
bersangkutan.
18. Apabila yang bersangkutan untuk tanda tangan tidak memliki NIA (nomor induk anggota)
IMM maka NIA bisa dikosongi dengan cara penulisan sebagai berikut : NIA - (singkatan NIA
tidak perlu ditambahi ‘tanda titik’) atau menggunakan Nomor KTA Muhammadiyah
(NBM/KTAM)

Imm. Muhammad Ridha

NIA –

19. Penggunaan stempel harus sesuai dengan siapa yang bertanda tangan, semisal pimpinan
cabang, maka menggunakan stempel pimpinan cabang. Semisal yang bertanda tangan adalah
kepanitiaan pelantikan, maka menggunakan stempel kepanitiaan pelantikan. Bidang tidak
perlu membuat stempel karena merupakan bagian yang tak terpisahkan dari pimpinan secara
umum.
20. Surat dapat dinilai sebagai surat yang sah, apabila memenuhi kriteria berikut:
a. KOP surat asli, tanda tangan asli, stempel basah.
b. Apabila surat berbentuk soft file, harus surat yang memenuhi syarat poin (a), kemudian
diprint dan discan/difoto.

Kode dan Indeks Surat

(berdasarkan pedoman administrasi yang dikeluarkan DPP IMM)
a. Kode Surat Wilayah (DPD):
Wilayah Nanggro Aceh Darussalam :I
Wilayah Sumatera Utara : II
Wilayah Sumatera Barat : III
Wilayah Jambi : IV
Wilayah Riau :V
Wilayah Bengkulu : VI
Wilayah Sumatera Selatan : VII
Wilayah Lampung : VIII
Wilayah DKI Jakarta : IX
Wilayah Jawa Barat :X
Wilayah Jawa Tengah : XI
Wilayah Daerah Istimewa Yogyakarta : XII
Wilayah Jawa Timur : XIII
Wilayah Bali : XIV
Wilayah Nusa Tenggara Barat : XV
Wilayah Nusa Tenggara Timur : XVI
Wilayah Kalimantan Barat : XVII
Wilayah Kalimantan Tengah : XVIII
Wilayah Kalimantan Selatan : XIX
Wilayah Kalimantan Timur : XX
Wilayah Kalimantan Utara : XXI
Wilayah Sulawesi Utara : XXII
Wilayah Sulawesi Tengah : XXIII
Wilayah Sulawesi Selatan : XXIV
Wialyah Sulawesi Barat : XXV
Wilayah Maluku : XXVI
Wilayah Sulawesi Tenggara : XXVII
Wilayah Irian Jaya : XXVIII
Wilayah Maluku Utara : XXIX
Wilayah Banten : XXX
Wilayah Gorontalo : XXXI
Wilayah Kepulauan Riau : XXXII
Wilayah Papua Barat : XXXIII
Wilayah Kepulauan Bangka Belitung : XXXIV

b. Indeks Surat Menyurat Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah

1) Hubungan Kelembagaan
a) Organisasi Intern IMM ............................................................................................ A
b) Muhammadiyah dan Ortom ..................................................................................... B
c) Lembaga Amal Usaha Muhammadiyah ................................................................... C
d) Pemerintah ............................................................................................................... D
e) Instansi Swasta dan Profesi ...................................................................................... E
f) Organisasi Sosial Politik .......................................................................................... F
g) Organisasi Kemasyarakatan dan Sosial Masyarakat ................................................ G
h) Organisasi Kepemudaan dan kemahasiswaan.......................................................... H
i) Hubungan Luar Negeri ............................................................................................ I
j) Lain-lain ................................................................................................................... J

2) Urusan - Urusan
a) Pengesahan (Pengangkatan, Penugasan, Pelimpahan, Perjanjian dll) ..................... 1
b) Permusyawaratan (Muktamar, Tanwir, Musyawarah, dll) ....................................... 2
c) Laporan (Tahunan, Triwulan, Bulanan, dll) ............................................................. 3
d) Instruksi, Panggilan, Seruan ..................................................................................... 4
e) Maklumat, Pengumuman, Tuntunan, Pedoman ........................................................ 5
f) Perlengkapan dan Hak Milik ................................................................................... 6
g) Usaha Keuangan ....................................................................................................... 7
h) Pendataan .................................................................................................................. 8
i) Keorganisasian .......................................................................................................... 9
j) Kaderisasi................................................................................................................ 10
k) Hikmah.................................................................................................................... 11
l) Riset dan Pengembangan Keilmuan ...................................................................... 12
m) Sosial dan Pemberdayaan Masyarakat .................................................................... 13
n) Ekonomi dan Kewirausahaan ................................................................................. 14
o) Keimmawatian ........................................................................................................ 15
p) Tabliqh dan kajian keislaman ................................................................................. 16
q) Media dan komunikasi ............................................................................................ 17
r) Seni, Budaya dan Olahraga ..................................................................................... 18
s) Luar Negeri ............................................................................................................. 19
t) Lain-lain .................................................................................................................. 20

Kode Surat PC IMM se-Kalimantan Selatan:

• PC IMM Banjarmasin :1
• PC IMM Banjarbaru :2
• PC IMM Tanah Laut :3
• PC IMM Kab. Banjar :4
• PC IMM Tanah Bumbu :5
• PC IMM Hulu Sungai Utara :6
 Penentuan Kode Surat Pimpinan Komisariat/Korkom diserahkan kepada PC masing-masing.
Kode Surat untuk Pimpinan Komisariat/Korkom menggunakan huruf romawi kecil.
Contoh :
Koordinator Komisariat UMB :a
Komisariat Ahmad Dahlan :b
Komisariat Djazman Al-Kindy :c

B. Arsip
1. Pengertian
Arsip pada dasarnya merupakan dokumen organisasi yang menyangkut kepentingan organisasi,
baik berupa buku-buku, laporan, makalah, surat dan sebagainya. Secara khusus yang dimaksud
dengan arsip pada bagian ini adalah kumpulan warkat/surat yang disimpan secara sistematis, karena
memiliki nilai manfaat yang sewaktu-waktu akan digunakan. Oleh karena itu, menjadi penting agar
tata kearsipan dilakukan dengan baik.
2. Sistem Pengarsipan
Beberapa sistem penyimpanan arsip:
a. Sistem Abjad (Alphabetic Filing), suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan urutan dari AZ.
b. Sistem subjek (Subject Filing), suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan permasalahan yang
sering dihadapi.
c. Sistem tanggal (Cronological Filing); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan urutan tanggal
dari datangnya surat/arsip.
d. Sistem Daerah (Geographical Filing); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan asal surat
menurut Daerah/Cabang/Komisariat yang mengirim surat.
e. Sistem nomor (Numerical Filing); suatu sistem penyusunan arsip berdasarkan susunan sesuai
dengan nomor urut arsip.
Sistem penyimpanan arsip sebagaimana tersedia di atas dapat dipilih sesuai dengan kepraktisan
masing-masing pengelola. Agar perawatan arsip dapat terjaga dengan baik maka perlu
diperhatikan:
a. Tempat penyimpanan (map/lemari) arsip yang terbuat dari bahan yang baik dan awet (tahan
rusak).
b. Tempat penyimpanan terhindar dari api, air, dan kelembaban, serta mudah diawasi.
3. Peminjaman Arsip
Arsip yang telah disimpan dan kemudian diperlukan lagi untuk dipinjam, hendaknya dilakukan
dengan melalui prosedur sebagai berikut:
a. Mengajukan permohonan peminjaman dengan mengisi pada buku yang telah disediakan (dapat
disatukan dengan buku peminjaman inventaris).
b. Penetapan batas waktu peminjaman.
c. Pengambilan arsip.
Setelah dikembalikan oleh peminjam, maka pengelola harus memperhatikan hal sebagai berikut:
1) Memeriksa keutuhan arsip seperti semula. 2) Mengembalikan arsip ke tempat semula.
4. Penyusutan Arsip.
a. Tujuan Penyusutan Arsip.
Tujuan penyusutan arsip adalah mengendalikan arus arsip yang tercipta serta mengatur
penyelamatan arsip. Dilihat dari kepentingan dan kegunaan penyusutan arsip adalah untuk:
1) Pendayagunaan arsip dinamis baik sebagai berkas kerja maupun sebagai referensi.
2) Pertimbangan ekonomis, baik yang berkaitan dengan keterangan, ruangan maupun
peralatan.
b. Tata Cara Penyusutan Arsip.
Penyusutan arsip dilakukan dengan pertimbangan:
1) Nilai administratif, yaitu nilai yang berkaitan dangan kegunaan arsip untuk kegiatan
administratif sehari-hari.
2) Nilai keuangan, yaitu nilai yang mempunyai daya pembuktian di bidang keuangan.
3) Nilai penelitian dan sejarah, yaitu nilai sebagai data ilmiah dan historis yang di kemudian
hari akan sangat berharga.
4) Usia arsip.
5) Penyusutan arsip dilakukan dengan cara :
a) Penjilitan
b) Pemusnahan arsip
c) Penyerahan arsip kepada arsip Nasional/Daerah.
 DEWAN PIMPINAN DAERAH
IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH
(Muhammadiyah Students Association)
KALIMANTAN SELATAN
Sekretariat : Jalan S.Parman Gg.Purnama RS.Islam Banjarmasin (HP +62813-4527-6272 / +62812-2227-5294)
Site : dpdimmkalsel.com, e-mail : dpdimm.kalsel64@gmail.com

Nomor : 39/B-2/XIX/2019 Banjarmasin, 26 Sya’ban 1440 H

Lampiran : - 01 Mei 2019 M
Perihal : Undangan Rakorda

Kepada Yth
Ketua PWM Kalimantan Selatan
di -
Banjarmasin

Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh

Ba’da salam kami haturkan semoga berkat rahmat Illahi melimpahi perjuangan kita dalam
mengemban amanah Ikatan, Persyarikatan, Umat dan Bangsa. Aamiin.

Sehubungan akan dilaksanakan Rapat Koordinasi Daerah (Rakorda) IMM se-Kalimantan

Selatan, bersama surat ini kami mengundang kepada Ayahanda PWM Kalsel untuk
berhadir pada agenda pembukaan rakorda tersebut yang akan diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal : Sabtu, 04 Mei 2019

Waktu : 16:30 WITA
Tempat : Aula Dinas Pendidikan Kabupaten Tanah Laut

Demikian surat undangan ini kami sampaikan, atas perhatiannya kami ucapkan terima
kasih.

Billaahi Fii Sabilil Haq Fastabiqul Khairat

Wassalammu’alaikum warahmatullahi wabarakatuh

PIMPINAN

Ketua Umum Sekretaris Umum

Ahmad Zaini M Zaki Mubarak

KTAM. 1219975 KTAM.13172717

(contoh 1)
 PIMPINAN CABANG
IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH
(Muhammadiyah Students Association)
KOTA BANJARMASIN
Sekretariat : Jalan Hasanuddin HM, Nomor. 33 Banjarmasin (HP +62813-4527-999 / +62812-2227-888)
Site : pcimm-bjm.com, e-mail : pcimm.bjm64@gmail.com

Nomor : 85/A-11/XIX-1/2019 Banjarmasin ,19 Sya’ban 1440 H

Lampiran : - 25 April 2019 M
Perihal : Undangan Kajian

Kepada Yth.
Pimpinan Komisariat IMM Kayuh Baimbai
di-
Banjarmasin

Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakaatuh

Ba’da salam kami haturkan semoga berkat rahmat Illahi melimpahi perjuangan kita dalam
mengemban amanah Ikatan, Persyarikatan, Umat dan Bangsa. Aamiin.

Sehubungan akan diadakannya kajian Hari Pendidikan Nasional oleh Bidang Hikmah
Pimpinan Cabang Kota Banjarmasin maka kami mengundang immawan/immawati
untuk hadir dalam agenda tersebut yang insyaallaah akan diselenggarakan pada :

Hari/Tanggal : Jumat, 25 April 2019

Waktu : 19:00 WIB
Tempat : IMM Center Kalimantan Selatan

Demikian surat undangan ini kami sampaikan, atas perhatian immawan/immawati

kami ucapkan terima kasih.
Billahi fii sabililhaq fastabiqul khairat
Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabaraakaatuh

PIMPINAN,
Ketua Umum Sekretaris Umum

Imm. Abdul Mu’ti Imm. Siti Zuhroh

NBM 02938 NBM 04857

(contoh 2)
 PANITIA PELANTIKAN
PIMPINAN CABANG
IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH
(Muhammadiyah Students Association)
KOTA BANJARBARU
Sekretariat : Jalan. Ahmad Yani Km. 33,5 Komplek Masjid Istiqomah Banjarbaru (HP +62813-8576-999)
Site : pcimm-bjb.com, e-mail : pcimm.bjb64@gmail.com

Nomor : 15/Pan-Pel/A-9/XIX-2/2019 Banjarbaru, 10 Sya’ban 1440 H

Lampiran : - 15 April 2019 M
Perihal : Undangan Pelantikan

Kepada Yth.
Pimpinan Cabang IMM Kabupaten Banjar
di-
Martapura

Assalamu’alaikum warahmatullahi wabarakaatuh

Ba’da salam kami haturkan semoga berkat rahmat Illahi melimpahi perjuangan kita dalam
mengemban amanah Ikatan, Persyarikatan, Umat dan Bangsa. Aamiin.

Sehubungan akan dilaksanakannya pelantikan Pimpinan Cabang Ikatan Mahasiswa

Muhammadiyah (IMM) Kota Banjarbaru, maka kami mengundang
immawan/immawati untuk hadir pada acara tersebut yang insyaallaah akan
diselenggarakan pada:

Hari/Tanggal : Sabtu, 20 April 2019

Waktu : 19:00 WIB
Tempat : Aula Gawi Sabarataan Pemko Banjarbaru

Demikian surat undangan ini kami sampaikan, atas perhatian immawan/immawati

kami ucapkan terima kasih.
Billahi fii sabililhaq fastabiqul khairat
Wassalamu’alaikum warahmatullahi wabaraakaatuh

Panitia Pelaksana,
Ketua Sekretaris

Imm. Abdul Munir Imm. Malik Fajar

NIA. 19.18.1945 NIA. 19.98.1751

Mengetahui,
PC IMM Banjarbaru
Ketua Umum

Amien Rais
NIA.19.98.3257
(contoh 3)
 DEWAN PIMPINAN DAERAH
IKATAN MAHASISWA MUHAMMADIYAH
(Muhammadiyah Students Association)
KALIMANTAN SELATAN
Sekretariat : Jalan S.Parman Gang. Purnama RS.Islam Banjarmasin (HP +62813-4527-6272 / +62812-2227-5294)
Site : dpdimmkalsel.com, e-mail : dpdimm.kalsel64@gmail.com

SURAT MANDAT
Nomor: 54/B-1/XIX/2019

Dewan Pimpinan Daerah Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah Kalimantan Selatan memberikan mandat
kepada nama-nama dibawah ini:

1. Nama : Ahmad Zaini

Jabatan : Ketua Umum DPD IMM Kalimantan Selatan
Alamat : Jln. S. Parman Gg. Purnama Komp. RS Islam Banjarmasin

2. Nama : Muhammad Zaki Mubarak

Jabatan : Sekretaris Umum DPD IMM Kalimantan Selatan
Alamat : Jln. S. Parman Gg. Purnama Komp. RS Islam Banjarmasin

Sebagai peserta aktif dalam agenda Konsolidasi Wilayah dan Pengajian Ramdhan 1440 H PWM
Kalimantan Selatan yang akan dilaksanakan di Kampus Utama UM Banjarmasin pada tanggal 17-19 Mei
2019, dengan ketentuan memberikan laporan kepada DPD IMM Kalimantan Selatan selambat-lambatnya
sepekan setelah kegiatan selesai.

Demikian surat mandat ini diberikan untuk dijadikan pegangan dan dipergunakan sebagaimana mestinya.

Billaahi Fii Sabilil Haq Fastabiqul Khairat

09 Ramadhan 1440 H
14 Mei 2019 M

PIMPINAN

Ketua Umum Sekretaris Umum

Ahmad Zaini M Zaki Mubarak

KTAM. 1219975 KTAM.13172717
 Contoh amplop surat dengan KOP :

BAB IV
ADMINISTRASI KEANGGOTAAN

A. Pengertian
Administrasi keanggotaan adalah administrasi yang menyangkut segala aspek keanggotaan yang
meliputi: persyaratan keanggotaan pemilikan KTA, serta herregistrasi, pemberhentian dan mutasi
anggota.
B. Kategori dan Persyaratan
1. Anggota IMM terdiri dari:
a. Anggota Biasa, ialah mahasiswa Islam yang menyetujui asas dan tujuan IMM.
b. Anggota luar biasa, ialah alumni IMM yang tetap setia kepada IMM dan Muhammadiyah.
c. Anggota kehormatan, ialah orang-orang yang dipandang berjasa mengembangkan dan
melestarikan IMM.
2. Persyaratan keanggotaan IMM
a. Persyaratan anggota biasa
Mahasiswa Islam yang sedang menempuh pendidikan diploma/S1 atau yang telah
menyelesaikan pendidikan tinggi paling lama 2 tahun.
b. Prosedur menjadi aggota biasa
Mengisi formulir permohonan menjadi anggota IMM dan melengkapi persyaratan lainnya,
terakhir diserahkan kepada DPD IMM.
Anggota biasa yang telah memenuhi persyaratan berhak mendapatkan KTA.
c. Persyaratan anggota luar biasa
Pernah menjadi anggota IMM, namun sudah tidak lagi memenuhi syarat sebagai anggota biasa
yang melakukan heregistrasi/mendaftarkan sebagai anggota luar biasa.
d. Prosedur menjadi anggota luar biasa.
1) Mengisi formulir permohonan menjadi anggota luar biasa 2) Menyerahkan foto copy KTA
dan menunjukan aslinya.
3) Anggota luar biasa yang memenuhi persyaratan berhak mendapatkan KTA
e. Persyaratan Anggota Kehormatan
1) Orang yang berjasa secara nyata terhadap IMM.
2) Diusulkan oleh lembaga IMM kepada DPP IMM.
 f. Prosedur menjadi anggota kehormatan.
1) Pimpinan IMM mengusulkan yang bersangkutan untuk dijadikan anggota kehormatan DPP
IMM.
2) DPP IMM meliputi persyaratan kelayakan terhadap usulan yang diajukan.
3) Calon anggota kehormatan yang memenuhi kelayakan diajukan DPP IMM kepada Sidang
Tanwir/Muktamar.
4) Anggota Kehormatan yang disetujui Tanwir/Muktamar berhak mendapatkan KTA.

C. Kartu Tanda Anggota

1. Pengertian
KTA adalah tanda bukti bahwa seseorang telah secara resmi menjadi anggota IMM.
2. Pembuatan/pengeluaran KTA.
a. KTA untuk semua kategori keanggotaan dikeluarkan oleh DPP IMM yang pengelolaannya
dilakukan oleh DPD IMM, khusus bagi anggota Kehormatan pengelolaannya langsung
dilakukan oleh DPP IMM.
b. Format dan bentuk KTA (terlampir).
3. Prosedur Pembuatan KTA
a. Anggota Biasa.
1) Mengajukan permohonan menjadi anggota IMM dengan mengisi blanko permohonan yang
diserahkan kepada DPD IMM.
2) Melengkapi persyaratan sebagai berikut:
a) Pas foto berwarna/hitam putih (bagi putri berjilbab) sebanyak 2 lembar.
b) Biodata calon anggota
c) Biaya administrasi sesuai dengan ketentuan. Biaya administrsi ini mencakup uang
pangkal, uang kartu dan uang administrsi.
d) Legalisasi dari PC IMM pada blanko permohonan.
b. Anggota Luar Biasa
1) Mengajukan permohonan menjadi Anggota Luar Biasa dengan mengisi blanko permohonan
yang diserahkan kepada DPD IMM.
2) Melengkapi persyaratan sebagai berikut :
a) Pas Foto berwarna/hitam putih (bagi putri berjilbab) sebanyak 2 lembar.
b) Menyerahkan fotocopy kartu IMM 1 lembar dan menunjukan aslinya.
c) Biaya administrasi sesuai dengan ketentuan. Biaya administrasi ini mencakup uang
pangkal, uang kartu dan uang administrasi.
d) Mengisi kesanggupan menajdi donatur tetap.
e) Legalisasi dari PC. IMM pada blanko permohonan.
c. Anggota Kehormatan
1) Menyerahkan kesediaan menjadi anggota kehormatan.
2) Melengkapi persyaratan sebagai berikut
a) Pas foto berwarna/hitam putih (bagi putri berjilbab) sebanyak 2 lembar.
b) Mengisi biodata.

D. Herregistrasi, Mutasi dan Pemberhentian Pimpinan/Anggota

1. Herregistrasi
Adalah pendaftaran ulang sebagai anggota IMM.
Adapun hal-hal yang perlu dilakukan dalam herregistrasi anggota yaitu: a.
Anggota Biasa/Luar Biasa
1) Yang bersangkutan mengajukan pembuatan KTA harus dengan mengisi blanko permohonan
kembali kepada Pimpinan Cabang.
2) Untuk nomor anggota tetap sebagai nomor induk, yang lama cukup diberi kode heregistrasi.
3) Permohonan KTA tetap memenuhi syarat-syarat yang terdapat dalam point prosedur menjadi
anggota.
4) Jangka waktu berlakunya KTA hanya 2 tahun, setelah itu dapat dilakukan perpanjangan
kembali.
 b. Anggota Kehormatan
1) Pimpinan DPP IMM mengusulkan kembali yang bersangkutan untuk menjadi Anggota
Kehormatan IMM.
2) Pengusulan kepada Anggota Kehormatan kembali dilakukan melalui sidang
Tanwir/Muktamar dengan melihat kelayakan yang diajukan kepada DPP IMM.
2. Mutasi Pimpinan/Anggota
a. Pengertian
Mutasi pimpinan anggota adalah perubahan status pimpinan anggota baik status domisili
maupun status jabatan fungsional
b. Macam-macam bentuk mutasi
Mutasi Domisili; Perubahan status domisili pimpinan anggota dari suatu tempat ke tempat lain.
Mutasi jabatan; Perubahan status jabatan fungsional pada tingkat pimpinan c. Prosedur Mutasi
1) Mutasi Domisili
a) Yang bersangkutan memohon surat keterangan mutasi dari Pimpinan Cabang/Daerah asal
mutasi.
b) Pimpinan Cabang/Daerah asal mutasi memberikan surat keterangan mutasi kepada
Pimpinan IMM tujuan mutasi dan Pimpinan di atasnya.
c) Selanjutanya yang bersangkutan melaporkan diri kepada Pimpinan IMM tujuan mutasi.
2) Mutasi Jabatan
Pimpinan yang bersangkutan melaporkan adanya mutasi jabatan kepada pimpinan di atasnya.
3. Pemberhentian Pimpinan/Anggota
a. Pengertian
Pemberhentian adalah menonaktifkan kegiatan seseorang dari seluruh aktifitas
keorganisasian.
b. Macam-macam Pemberhentian
1) Pemberhentian terhormat; dilakukan karena masa jabatan yang berlaku sudah habis, dan atau
yang bersangkutan langsung mengajukan permohonan pengunduran diri karena sesuatu yang
tidak memungkinkan.
2) Pemberhentian tidak terhormat; hal ini dapat terjadi apabila pimpinan/anggota telah
melakukan pelanggaran baik secara organisatoris maupun secara moral (akhlaq/tingkah laku
tidak terpuji, dll)
c. Setiap pemberhentian anggota dilakukan dengan surat keputusan dan dilaporkan kepada
pimpinan di atasnya.
 BAB V
ATRIBUT ORGANISASI

A. Pengertian
Atribut organisasi IMM merupakan tanda/ciri khusus yang digunakan IMM dan berlaku bagi seluruh
tingkat pimpinan sesuai dengan petunjuk dan aturan yang berlaku bagi seluruh tingkat Pimpinan sesuai
dengan petunjuk dan aturan yang berlaku seperti: lambang, bendera, lencana/emblim, seragam, papan
nama, stempel dan KTA.
B. Lambang
Lambang organisasi Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah berdasarkan Muktamar IMM Malang 2018

Lihat AD Pasal 6 : Lambang Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah adalah pena

yang berlapis dengan tiga warna, ditengah bertuliskan IMM, bunga melati
dan pita yang tercantum tulisan arab “fastabiqul khairat” serta dengan 5
sinar matahari.

C. Bendera
1. Bentuk : Persegi Panjang
2. Ukuran : 120 cm x 90 cm 25 cm x 40 cm
3. Warna : warna dasar merah. Tulisan hitam dan lambangnya sesuai dengan ketentuan.
4. Jarak/letak tulisan :
a. Dari tepi kanan dan kiri : ……. cm
b. Dari tepi atas dan bawah : ……. cm
c. Dari lambang : ……. cm
5. Isi : a. Lambang yang terletak di tengah-tengah.
b. Tulisan “Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah” di atas lambang.
6. Gambar

IKATAN MAHASISWA
MUHAMMADIYAH

D. Lencana/Emblim dan Bedge

1. Artinya:
a. Lencana adalah Lambang Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah yang berbentuk sedemikian rupa
dengan ukuran garis tengah: tinggi 4.5 cm, lebar 2 cm dan dibuat dari besi logam mika.
b. Lencana /emblim berbentuk lambang IMM (segi lima)
c. Bedge adalah lambang Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah yang berbentuk 4 persegi panjang
dan terbuat dari kain. Ukuran kain tinggi 10 cm dengan warna dasar merah. Ditengahtengahnya
tertera gambar lambang IMM dengan ukuran tinggi 8 cm dan lebar 4.5 cm
d. Warna lambang sesuai dengan petunjuk.
E. Seragam
1. Pengertian
Seragam adalah pakaian IMM yang berlaku bagi seluruh pimpinan dan anggota IMM.
2. Jenis pakaian seragam IMM terdiri dari:
a. Pakaian seragam Jas
b. Pakaian seragam Batik
3. Ketentuan tentang jas IMM sebagai berikut
a. Warna Jas : merah
b. Model :
1) Krah : Amerika
2) Bagian Bawah : Siku-siku
3) Kancing : Dipasang lurus
4) Bentuk saku : Memakai tutup
5) Bentuk belakang : Kanan kiri berbelah
bawah
6) Jenis belakang : Bahan celana
c. Bentuk Bedge : Empat persegi panjang
d. Setelan bawah : Celana berwarna hitam
e. Pemakaian : Pada acara-acara resmi.
4. Batik IMM yang digunakan sebagai pakaian seragam adalah batik pola dikeluarkan oleh DPP
IMM dengan gambar lambang IMM di bagian sakunya.
5. Pakaian seragam Immawati.
a. Pengertian
Adalah pakaian seragam muslimah model Immawati yang berlaku bagi seluruh pimpinan dan
anggota, untuk syiar dan khas Immawati.
b. Model pakaian
Kerudung: kain berbentuk segi empat kemudian dilipat dua berbentuk segitiga, yang dipakai
menutup rambut dan dada.
Baju: baju dengan model baju kurung dengan tidak menggunakan krah.
Bawahan: rok dengan model agak lebar (payung) dan panjangnya sampai mata kaki.
c. Bahan dan Warna Pakaian:
Kerudung : Hitam
Baju : Merah Tua
Rok/bawahan : Hitam
F. Papan Nama
1. Bentuk : Empat persegi panjang dengan perbandingan 4 : 3 2. Ukuran maksimum
a. Tingkat Pusat : 200 cm x 150 cm
b. Tingkat Daerah : 180 cm x 135 cm
c. Tingkat Cabang : 160 cm x 120 cm
d. Tingkat Komisariat : 140 cm x 105 cm
3. Isi
a. Lambang Organisasi
b. Nama Organisasi, disertai tingkat dan ruang lingkup.
c. Alamat lengkap organisasi
4. Warna
Warna dasar yang digunakan adalah merah dengan tulisan hitam.
G. Stempel
Macam dan ciri stempel/cap IMM
1. Stempel Biasa
a. Bentuk :Bulat Telur (oval)
b. Gambar :Lambang IMM ditengah-tengahnya.
c. Tinta : Merah tua.
 d. Ukuran : Diameter 3.0 cm tinggi 4.4 cm
e. Tulisan : Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah melingkar di bagian atas, sedangkan
lingkaran bawah bertuliskan tingkat kepemimpinan khusus selain DPP, untuk
nama wilayah diletakkan di bagian bawah lambang IMM dengan tulisan lurus.
f. Gambar :

2. Stempel Kecil
a. Bentuk, gambar tinta dan tulisan sama dengan stempel biasa
b. Ukuran : diameter 1.5 cm dan tinggi 2. 2 cm
c. Gambar :

3. Stempel Agenda Surat

a. Bentuk : Empat persegi panjang.
b. Tinta : Merah Tua
c. Ukuran : Panjang 7 cm dan lebar 4.5 cm
d. Tulisan : Seperti pada contoh gambar di atas.
e. Gambarnya :
PANITIA PELAKSANA
MUSYAWARAH
CABANG XX
IKATAN MAHASISWA
MUHAMMADIYAH

4. Stempel prangko berlangganan

a. Bentuk : Empat persegi panjang.
b. Tinta : Merah Tua
c. Ukuran : Panjang 10 cm dan lebar 2 cm
d. Tulisan : Seperti pada contoh gambar
tersebut.

5. Stempel Alamat Surat

a. Bentuk : Empat persegi panjang.
b. Tinta : Merah Tua
c. Ukuran : Panjang 10 cm dan lebar 2,5 cm
d. Tulisan : Seperti pada contoh gambar
tersebut.
H. KTA
1. Bentuk : Empat persegi panjang.
2. Ukuran : Panjang 7,5 cm dan lebar 5 cm.
3. Warna : Dasar krem dengan tulisan Ikatan Mamasiswa Muhammadiyah 4. Isi :
a. Bagian Muka :
1) Pojok kiri atas lambang IMM.
2) Sebelah atas bagian kanan bertuliskan tujuan IMM dengan warna tinta merah. 3) Di sebelah
kanan bagian bawah di tempel pas foto ukuran 2 x 3 cm.
b. Bagian Belakang :
1) Data pribadi anggota yang bersangkutan: nama, tempat tanggal lahir, alamat, Perguruan
Tinggi, komisariat dan cabang.
2) Di tengah bagian bawah nama Ketua Umum dan Sekretaris Umum beserta tanda tangannya
dan NIA/NBM.
c. Gambar :

BAB VIII
PENUTUP

Pedoman ini dibuat untuk mengatur keseragaman di dalam menjalankan administrasi keorganisasian di
lingkungan Ikatan Mahasiswa Muhammadiyah.