DKV EVENTS

PERTEMUAN 7
Putri Anggraeni W, S.Sn., M.Des
DESAIN KOMUNIKASI VISUAL
VISI DAN MISI UNIVERSITAS ESA UNGGUL

2
KEMAMPUAN AKHIR YANG DIHARAPKAN

Mampu menguraikan aspek – aspek sponsorship untuk event

3
 Inventarisasi masalah sponsor

Sulit meyakinkan pihak sponsor

4
 Syarat untuk menembus sponsor
1. Segmen (kesamaan antara audiens dengan target
konsumen)
2. Volume atau ukuran besarnya event.
3. Tema yang menarik (apakah baru atau konsep yang baru)
4. Benefit untuk pihak sponsor.
5. Durasi (Lamanya suatu event)

5
 Sikap atau ciri-ciri sponsor
yang kemungkinan berhasil
1. Antusias
2. Menanyakan lebih detail.
3. Sikap yang welcome.
4. Mendeskripsikan (dengan membuat perbandingan, benefit
yang didapat oleh sponsor, alternatif kerjasama).

6
 Sikap sponsor yang Kemungkinan menolak
• Proposalnya dikirim atau ditinggal nanti saya pelajari
proposalnya dulu.
• Nanti saya kabari lebih lanjut.
• Nanti saya sampaikan ke manajemen, nanti telpon kembali.
• Saya belum sempat baca. Judul proposal eventnya apa. Saya
belum lihat proposalnya secara detail.
• Maaf untuk saat ini anggaran sudah habis coba di lain event.

7
 Tips dan trick dalam lobi dan negosiasi
dengan sponsor
• Timing (sebaiknya dihindari pembicaraan pada hari senin dan
jam makan siang atau mendekati jam pulang)
• Dianjurkan telpon pada saat jam tidak sibuk seperti jam 10 –
11 pagi hari atau jam 14 – 15.30 WIB.
• Sikap dalam berbicara
• Menggunakan bahasa tubuh, Gesture bila berhadapan
dengan sponsor.

8
 Sumber sponsorship
• Organisasi
• Asosiasi Profesi
• Media massa
• Kelompok tertentu (Hobi, agama, pecinta seni dan
sebagainya)
• Lembaga dan instansi Pemerintahan
• Lembaga dan instansi swasta
• Perusahaan Swasta
• Perkumpulan , misalnya perkumpulan alumni sekolah di Luar
negeri.

9
 Mengidentifikasikan
calon sponsor potensial
• Sponsor potensial adalah mereka yang dalam tahap
berpromosi.
• Cara mengidentifikasinya adalah mengamati promosi mereka
di berbagai media.
• Bisa pula ditanyakan langsung, apakah mereka hendak
melakukan promosi, melaunching atau mere-launching
sesuatu yang baru.

10
 Berbagai bentuk sponsorship
• Barter, misalnya tempat
• Membiayai keseluruhan dari pelaksanaan event sebagai
sponsor tunggal
• Membiayai sebagian besar dari pelaksanaan event sebagai
sponsor utama.
• Berpartisipasi sebagian dari pelaksanaan event sebagai
sponsor pendukung.

11
 Sistem pembayaran dari sponsor tunggal
1. Pembayaran 100 % ditanggung sponsor berdasarkan
anggaran yang disetujui pihak EO dan sponsor. EO
mendapatkan kompensasi berupa Fee dengan besaran 10-
20 % dari total anggaran (Gross)
2. Pembayaran penyelenggaraan event sepenuhnya
ditanggung sponsor dari anggaran yang disetujui dan
sponsor tidak perlu terlibat masalah teknis keuangan. EO
mendapat keuntungan dari selisih diskon pembiayaan
(diskon corporate) seperti biaya hotel, catering, dll.
3. EO mendapat keuntungan dari hasil penyelenggaraan event
berupa sistem paket. Di sini EO harus kreatif memanage
anggaran sehingga mendapat keuntungan.

12
 Sistem pembayaran lainnya
• Event organizer mendapat bayaran dalam jumlah tertentu
yang disepakati sebagai penghargaan atau jasa yang
diberikan. Biasanya untuk perusahaan yang baru memakai
jasa EO.

13
 Melakukan kontak dengan
calon sponsorship
• Carilah contact person orang yang menangani hubungan
dengan promosi atau lebih khusus tentang event-event.
• Lakukan pendekatan awal mengenai kemungkinan mereka
untuk berpartisipasi sebagai sponsor untuk event kita
(Animonya/responnya)
• Setelah itu baru mengirimkan proposal.
• Buatlah janji untuk menjelaskan proposal.

14
 Lakukan lobi dan negosiasi awal
• Untuk mendapatkan sponsor terutama sponsor tunggal dan
utama perlu melakukan lobi dan negosiasi awal sebelum
proposal dibuat.
• Tetapkan terlebih dulu 3 calon dan lakukan pendekatan dan
jangan tergesa-gesa untuk menentukan mereka menjadi
sponsor tunggal. Pertimbangkanlah dari berbagai segi dan
dampak yang akan diterima.

15
 Waktu yang tepat mengajukan
proposal sponsorship
• Untuk event besar, diajukan saat mereka menyusun anggaran
tahunan di akhir tahun.
• Untuk event kecil hingga sedang. Bisa mengajukan kapan saja
bila mereka mempunyai anggaran untuk berpartisipasi pada
event-event.
• Waktu yang tepat bila event tersebut juga sedang trend
seperti event-event kemanusiaan/sosial yang sedang
digalakkan.

16
 Menetapkan harga sponsorship
• Harga sponsor harus rasional.
• Disesuaikan dengan besar kecilnya event.
• Harga untuk sponsor tidak baku, fleksibel. EO harus
memperhitungkan faktor-faktor lainnya seperti kemungkinan
sponsor tersebut dapat menarik sponsor lainnya.

17
 Event exhibition dan event non Exhibition
• Exhibition : Sponsor utama cukup 50 % karena ada penjualan
stand pameran.
• Sedangkan non exhibition: Sponsor utama: 85 %.
• Prinsipnya: sponsor utama dapat menutupi biaya
penyelenggaraan dan tidak rugi.

18
 Bentuk lain dari sponsor
• Ada sponsor yang kita perlukan hanyalah sekedar nama dan
sponsor ini tidak mengeluarkan dana.
• Sponsor semacam ini kadang kita perlukan karena dia bisa
menjadi icon dari event kita untuk menggaet sponsor, peserta
atau pendukung dari event yang akan kita laksanakan.

19
 Peranan Sponsor
1. Untuk menaikkan image dari event itu sendiri.
2. Untuk membantu biaya operasional dari penyelenggaraan
event
3. Untuk meramaikan acara dalam event tersebut.

20
 Pembahasan mengenai item sponsor
• EO memberikan point-point yang bisa melibatkan sponsor
seperti merchandising, pemuatan logo, penyebutan slogan,
pemutaran spot dan jinggle serta bentuk-bentuk promosi
lainnya.
• Sponsor berhak memberikan masukan dan hal ini perlu
didiskusikan dan dituntaskan melalui kesepatan MOU
termasuk pengaturan administrasi, tempat dan waktu
penyerahannya.

21
 Kebutuhan Sponsor
• Kompensasi yang mengarah pada benefit dari perusahaan,
organisasi atau lembaga yang memberikan sponsor.
• Menciptakan image yang positip bagi pemberi sponsor.
• Menunjukkan keberadaan (Eksistensi) dari sponsor kepada
khalayak ramai.

22
 Langkah-langkah dalam mendapatkan sponsor
1. Inventarisasi semua sponsor
2. Buat daftar dan informasi terakhir mengenai calon sponsor
potensial
3. Buat proposal sesuai calon sponsor
4. Kirim dan telpon untuk memastikan proposal diterima dan
mintalah waktu khusus untuk membahas proposal tersebut.
5. Tindak lanjut dalam seminggu.

23
 Tips
Berkerjasama dengan sponsor
• Menguntungkan keduabelah pihak artinya bagi pihak
menyelenggara sukses dengan eventnya dan sponsor
mendapatkan image dan namanya makin dikenal di kalangan
masyarakat.
• Terjalin kerjasama yang baik, artinya komunikasi kedua belah
pihak berjalan lancar sehingga semua yang dibutuhkan dapat
terselenggara dengan baik.

24
 Tips
Berkerjasama dengan sponsor
• Evaluasi. Buatlah selalu evaluasi dari setiap event. Perbaiki
dan carilah solusi terbaik untuk event berikutnya.
• Ucapan terima kasih. Sampaikan dalam bentuk tertulis dan
juga lisan setelah event selesai. Hal ini berguna untuk event
selanjutnya.

25
 Tips
Berkerjasama dengan sponsor
• Berkomunikasi secara berkala. Tetap menjalin hubungan
meskipun belum ada event yang pas/cocok untuk disponsori.
Kadang-kadang ide bisa saja datang dari pihak sponsor untuk
dibuatkan event.
• Berikan perhatian pada sponsor, misalnya ucapan selamat
atas prestasi yang diraihnya. Bahkan kita menyampaikan rasa
gembira dengan kesuksesannya mensponsori event yang
bukan diorganisir oleh kita.

26
 Tips
Berkerjasama dengan sponsor
• Jangan mendikte pihak sponsor. Berikan keleluasaan bagi
sponsor untuk memberikan masukan. Tugas pertama kita
mendengarkan terlebih dahulu hal-hal yang mereka inginkan.
• Kemudian mencoba memberikan usulan-usulan berdasarkan
hal yang mereka inginkan tersebut.

27
 Trick
Berkerjasama dengan sponsor
• Jangan mendikte pihak sponsor. Berikan keleluasaan bagi
sponsor untuk memberikan masukan. Tugas pertama kita
mendengarkan terlebih dahulu hal-hal yang mereka inginkan.
• Kemudian mencoba memberikan usulan-usulan berdasarkan
hal yang mereka inginkan tersebut.

28
 Trick
Berkerjasama dengan sponsor
• Rekomendasi. Sponsor yang puas dengan event dan jasa Anda
mintalah mereka menunjukkan calon sponsor lain yang
mereka kenal.
• Sponsor yang puas tidak hanya merekomendasi tetapi
memberi trik untuk mendekati calon sponsor yang
direkomendasikan bahkan ikut membujuk untuk menjadi
sponsor event Anda.

29
 Melanggengkan atau menutup hubungan
dengan sponsor
• Rekomendasi. Sponsor yang puas dengan event dan jasa Anda
mintalah mereka menunjukkan calon sponsor lain yang
mereka kenal.
• Sponsor yang puas tidak hanya merekomendasi tetapi
memberi trik untuk mendekati calon sponsor yang
direkomendasikan bahkan ikut membujuk untuk menjadi
sponsor event Anda.

30
SELESAI

31