Система документооборота «Директум»

Подключение к DIRECTUM:

Павлов Александр Васильевич

decodeDefault

• 1. Как изменить список согласующих?

  Изменить список согласующих и утверждающего может Инициатор (с сентября 2023 г. по приказам, распоряжениям) или Вносящий по кнопке Выполнить -> Изменить список согласующих или Внести изменения (в зависимости от согласуемого документа, задачу вносящему необходимо открыть из папки Входящие в состоянии в работе - в этом случае отображается кнопка Выполнить с выпадающим списком).

  Если задача находится в работе у согласующих, но необходимо срочно изменить список согласующих, то инициатор может из папки Исходящие сделать рестарт и старт задачи - в течении минуты задача придет в папку Входящие Вносящего.

  В случае возникновения трудностей необходимо отправить сообщение по электронной почте: directum@spbstu.ru с указанием наличия проблемы с ИД задачи (ИД задачи отображается в левом нижнем углу окна задачи).

• 2. Как найти все входящие старше полгода?

  В проводнике Directum перейдите на ленте на вкладку Поиск -> Задания -> Поиск Заданий -> в появившемся окне в поле Исполнитель укажите своё ФИО или букву "я" -> нажмите на кнопку Поиск -> отобразятся все входящие за все время где вы являетесь исполнителем.

  Если поле Исполнитель не отображается, то разверните список полей нажав на стрелочку вниз в верхнем правом углу окна поиска.

  Если необходимо ограничить период, то в поле Дата старта укажите временной период.

• 3. Ошибка регистрации клиента на сервере сеансов

  

  Данное сообщение означает что на сервере в данный момент времени отсутствуют свободные сетевые лицензии. Попробуйте подключиться позднее, например, через 5 минут.

• 4. Сотруднику необходимо получать рассылку внутренних документов

  При необходимости получать рассылку внутренних документов сотруднику необходимо обратиться к начальнику Канцелярии:
  Квитинской Марине Ивановне со служебной запиской за подписью руководителя подразделения с просьбой подключить сотрудника (ФИО) к рассылке отдела (название подразделения) либо отправить в DIRECTUM (Компоненты->Служебные записки) начальнику Канцелярии от начальника подразделения со списком сотрудником подразделения, которым необходимо получать рассылку внутренних документов.

  Рассылка внутренних документов осуществляется с даты включения канцелярией сотрудника в список рассылки и до даты окончания действующего договора с СПбПУ или обращения руководителя подразделения в канцелярию об исключении сотрудника из списка рассылки.

• 5. Документ и задача потеряли актуальность – их необходимо удалить

  В случае если документ разрабатывался, но в последствии потерял актуальность,  и вы хотите его удалить (при наличии прав доступа на документ на изменение):

  

  1. Следует кликнуть правой кнопкой мыши по документу.
  2. Выбрать в отрывшемся контекстном меню Состояние (предпоследняя строка).
  3. В появившемся окне необходимо выбрать в выпадающем списке «Стадия жизненного цикла»: Устаревший.
  4. Нажать Cохранить, документ зачеркнется.

  В случае если отправленная задача потеряла актуальность, то инициатор может в проводнике DIRECTUM перейти в папку Исходящие, открыть задачу и нажать на кнопку «Прекратить» — задача зачеркнется.

  

• 6. После ввода логина и пароля окно пропадает и проводник DIRECTUM не появляется

  Необходимо написать письмо на e-mail: directum@spbstu.ru с данной проблемой, указать ФИО, логин, подразделение, телефон.

• 7. В папке Входящие не отображается задача

  Возможно два варианта (при условии, что задача точно находится в папке Входящие и не отображается на экране):

  1. Не установлена сортировка по колонке Создано - задача отображается в списке ниже экрана, необходимо воспользоваться полосой прокрутки по вертикали. Рекомендуется отсортировать список в папке Входящие по дате создания чтобы сразу сверху отображались новые входящие задачи и не надо было пользоваться полосой прокрутки. Для этого кликните левой кнопкой мыши по заголовку колонки Создано или на ленте на вкладке Вид нажмите на кнопку Сортировка колонок, перенесите поле Создано в правую часть окна, укажите - Сортировка: по убыванию. Убедитесь, что новые задачи отобразились сверху экрана.
  2. Установлен фильтр (содержимое папки Входящие отображается с учетом фильтра) - снимите галочку фильтра или нажмите по красному крестику в левой нижней части экрана содержимого папки Входящие.

• 8. Что необходимо для удаленной работы в DIRECTUM?

  Возможно использовать 2 варианта:

  1. Веб доступ с ограничениями.
  2. Подключение по VPN и ярлык для запуска DIRECTUM. Необходимо сначала подключиться по VPN, затем запустить ярлык.

• 9. Как создать проект приказа или распоряжения и отправить на согласование?

  В проводнике DIRECTUM или в веб-доступе: Компоненты -> Работа с распорядительными документами -> Отправить распорядительный документ на согласование.

  Если, например, проект приказа содержит приложения, то они должны быть в одном файле с приказом, т.к. ЭП ставится на основной документ. Дополнительно можно приложить документы, но они будут доступны только для просмотра и вы не сможете их изменить.

• 10. Инструкция по получению электронную подписи (ЭП) для согласования и подписания документов в DIRECTUM

  Для получения ЭП в DIRECTUM необходимо:

  1. Подключиться к DIRECTUM с помощью ярлыка, который можно скачать выше по ссылке на данной странице. При подключении из дома - см. п.8, пп.2.
  2. Сообщить о входе в DIRECTUM с помощью ярлыка на e-mail directum@spbstu.ru и о необходимости настройки ЭП.
  3. Будет осуществлена настройка ЭП в DIRECTUM для согласования и подписания документов для десктоп-клиента. В случае использования веб-доступа необходимо установить закрытый ключ ЭП на компьютер согласно инструкции веб-интерфейс DIRECTUM (п.2 и п.3).

• 11. Необходимо настроить замещение сотрудника в системе DIRECTUM другим сотрудником

  Для настройки в DIRECTUM замещения сотрудника другим сотрудником (за исключением назначения замещений по приказам рассылаемых всем канцелярией) необходимо:

  1. Написать служебную записку на имя начальника отдела информационного обеспечения и автоматизации электронного документооборота Павлова А.В. с просьбой настроить замещение ФИО в системе DIRECTUM ФИО с росписью руководителя подразделения.
  2. Прислать скан или фото служебной записки с росписью руководителя подразделения на e-mail directum@spbstu.ru.
  3. Либо отправить служебную записку в электронном виде через DIRECTUM (Компоненты->Служебные записки) с согласованием руководителя подразделения или от руководителя подразделения с ЭП (без подписи на бумаге). 
  4. Либо отправить письмо с корпоративного адреса руководителя на e-mail directum@spbstu.ru о необходимости настройки замещения в системе с указанием ФИО замещающего и ФИО замещаемого.

• 12. Сертификат, содержащий закрытый ключ, не найден в личном хранилище

  Возможны следующие ситуации:

  1. У вас закончился срок действия сертификата ЭП - необходимо войти в DIRECTUM с помощью ярлыка и сообщить на e-mail directum@spbstu.ru о необходимости настройки ЭП (срок действия 2 года).
  2. Отсутствует ЭП - см. п.10.