残高確認の返信用はがきについて

私も経理をしています。

よく売掛金残高の確認葉書は来ますね。
往復はがきの場合切り離して返信用葉書のみ送っています。
ただ郵便局の諸事情などで届くのが遅かったり、届かなかったりして先方からまだ届かないのですが・・・
と言われても大丈夫なように切り離す前のコピーをとって郵送日もメモしておくようにしています。
返信用葉書だけが届くというのはあまりないとおもいます。
葉書を返信用としている場合は封書で中に説明書きの書類と一緒に葉書が同封されるケースでしょうか。
その場合には、
当社の買掛残金は○○円、御社の売掛残金は○○円です。
同封の返信用封筒に金額を記入し△×日までに郵送ください。
また差異がありましたら、その旨記載してください。
みたいな感じでしょうか。
でも聞く事は恥ずかしい事ではないので、思い切って先方に聞いてみては？
そういった質問があると言う事は先方がのやり方がわかり難いということです。
私の会社では、誰が見てもわかり易い書類作りをするように言われています。
質問をされた先方が何かしら気づけばいいですけどね。
頑張ってください。

> しかし上記の［　］の文章だとそのまま折り曲げて返送する様に感じます

> なのでまだ返送出来ないでいます。
> 聞く人がいないもので、どなたかどちらが正しいか教えてください。
> お願いします。
葉書だと、第３者に記載内容を読まれる可能性があるため、企業によっては色々な方法を考えています(封書で返信とか、目隠し用シールを貼るとか)。
先方がその様な方法での返信を望んでいるのですから、その通りにすればよいです。序に、書いた内容が第３者に読まれないようにテープかホッチキスで封をすれば?
自社の控えはコピーを取って置けば済みますし、誰かによって改竄されても証拠として使えます。

私のところにも毎年何社から届きますが、今までは貴方のおっしゃる通り半分を返送していましたが、それは折って強い力で抑えると一度引っ付

くと離れないはがきではないですか、よって中が見られない返信用はがきってところでしょうか、間違っていたらごめんなさい