NS5 Guia Rpido de Utilizao

Verso 5.3.5 Beta (NO OFICIAL)

Atualizado em 22/9/2008

COPYRIGHT 2008 ABS NAUTICAL SYSTEMS LLC

WWW.ABS-NS.COM
ndice:

1. Criando Work Order

2. Criando SR
3. Plano de Manuteno
4. Processando um SJ em WO/SR/NAJ
5. Atualizando horas de funcionamento
6. Localizando e Examinando um SJ
7. Completando e fechando uma WO/NAJ/SO
8. Localizando um Equipamento
9. Localizando e Examinando um Espao
10. Certificados e Vistorias
11. Criando Requisio de Material
12. Criando RFQ
13. Recebendo Material
14. Locais de Guarda
15. PGD
16. Criando Requisio
17. Criando um Modelo de Requisio
18. Criando PO
19. Criando Invoice
20. Consultas no mdulo de pessoal
21. Embarque e desembarque
22. Avaliao
23. Tour Planer
24. Criando Auditorias
25. Criando Inspees, Treinamentos e Exerccios
26. Criando Incidentes
27. Criando CARs
28. Verificando a replicao

2
 1 - Criando Work Order

Uma Work Order pode ser criada atravs do boto WO, atravs do menu
Documents
Work Orders
New Work Order/SR ou utilizando as tecla de atalho do
teclado Ctrl+Shift+W.

Boto WO

Fig. 1

3
 Ao abrir a WO, no campo Ship aparecer o nome do navio, no campo WO/SR
No aparecer o nmero do documento, a data Scheduled a data de criao da WO
e pode ser modificada para qualquer outra data. necessrio preencher alguns
campos para que fique claro o tipo de servio que ser executado.

Campo Descrio
Title Digite aqui o ttulo do trabalho que ser executado ou uma
descrio curta.
Equipment Localize na hierarquia o equipamento ou espao onde ser
executada a manuteno.
Description Digite aqui uma descrio completa do servio a ser executado.

IMPORTANTE: no momento da seleo do equipamento, o NS5 far uma

verificao por Standard Jobs ativos para este equipamento, se algum for
encontrado, uma lista para seleo ser aberta como podemos ver na figura 2:

Fig. 2

Neste exemplo, ao selecionar a Bomba de Carga BE, foram localizados 2 SJ.

Caso a manuteno a ser realizada englobe uma das instrues peridicas,
adequado fazer o link com o SJ pois evitar que uma nova interveno no
equipamento acontea antes do intervalo definido no SJ. Para ver o SJ em detalhes,
basta selecion-lo e clicar no boto View, caso seja necessrio fazer o link com o
SJ, clique em Ok, caso contrrio clique em Cancel.

Na aba Admin Info preencha os seguintes campos:

Campo Descrio
Account Selecione o centro de custo para esta
manuteno
Job Category Escolha uma categoria para esta
manuteno de acordo com a listagem.
Cause Caso esta manuteno seja corretiva,
selecione a(s) causa(s) que
ocasionaram a falha do equipamento
Department Selecione o departamento responsvel
pela manuteno
Item Category Selecione o Item Category apropriado
para esta manuteno

Na aba Materials coloque todos os itens de estoque utilizados na manuteno

de forma que o inventrio fique atualizado. Ao clicar com o boto direito do mouse
as seguintes opes aparecero (Fig. 3):

4
 Record Usage: adiciona itens utilizados na
manuteno
New Required Item: adiciona itens necessrios
para realizar a manuteno
Open Item: visualiza as caractersticas do item
Open Items part: visualiza a ficha de cadastro
do item
Delete Item: Retira o item da WO
Fig. 3

Na aba Findings preencha o relatrio da manuteno, escreva em detalhes

tudo o que foi feito.
Na aba Labor, preencha com a mo de obra utilizada na manuteno, clique

no boto New Resource e selecione por funo os tripulantes que participaram

da manuteno e coloque o nmero de homem-hora (Actual Man-Hrs) que cada um
trabalhou.

Caso deseje anexar algum documento manuteno, utilize a aba File

Attachments, clique no boto Attach e selecione o documento desejado. Pode

ser qualquer documento, uma fotografia, um documento word, uma planilha excel,
um documento pdf. Caso deseje que este documento seja replicado, basta marcar o
quadro replicate. A replicao do arquivo s ser possvel se o tamanho deste for
inferior ao determinado pelo mdulo administrativo do NS5.

5
 2 - Criando uma SR

O procedimento de criao de SR praticamente idntico ao da WO, pois o

objetivo deste tipo de documento realizar uma manuteno. A diferena que
uma WO realizada pela equipe de bordo e uma SR realizada por uma empresa
contratada. Ento deve-se ter ateno ao que deve ser preenchido na SR pois caso
algo esteja incorreto, a SR no migrar para o SAP e isto atrasa a contratao de
uma firma e gera retrabalho.

Ao criar uma WO, modifique o campo Perform By de WO/Crew para

SR/Contractor

Fig. 4

Preencha todos os campos como se o documento fosse uma WO. preciso

tomar cuidado com os campos que so necessrios para migrao da SR para o
SAP.

Campo Descrio
Account Coloque o centro de custo adequado para o servio
realizado
Project Caso seja necessrio criar uma Ordem Interna no SAP,
utilize o project 8888. A bordo este campo deve ser
deixado em branco pois esta uma deciso feita pela
administrao de terra
Item Category Deve ser utilizado um item com 6 dgitos. Caso
contrrio haver problema de migrao
Suggested Vendor Deve ser utilizado o grupo comprador adequado a
gerncia do navio
Est. Cost Coloque o valor estimado para esta manuteno.

Utilizao do Failure

Nos casos onde uma WO ou SR so abertas para uma manuteno corretiva,

h a necessidade de registrar a falha que ocorreu no equipamento, para isso
obrigatrio o preenchimento da caixa Failure que est localizada ao lado do boto
PM Job.
Ao ativar a caixa failure, o NS5 torna obrigatrio o preenchimento dos campos
Failure Mode e Equipment Offline Date. Estes campos so fundamentais para o
estudo de confiabilidade do equipamento e devem ser preenchidos corretamente.
Os campos da aba Failure devem ser preenchidos da acordo com a seguinte
orientao

Failure Mode O efeito da falha, o sintoma notado no

equipamento
Failure Cause Causa da falha, a razo pela qual o
equipamento falhou
Equipment Offline Date Data na qual o equipamento parou de
funcionar

6
Equipment Offline Time Hora na qual o equipamento parou de
funcionar
Equipment Back in Service Data na qual o equipamento voltou a funcionar
Date
Equipment Back in Service Horan a qual o equipamento voltou a funcionar
Time

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 3 - Plano de Manuteno

O Plano de manuteno pode ser acessado atravs do boto ou atravs

do menu Tools
Maintenance Plan Time-Scale.

Fig. 5

Na parte superior do plano de manuteno pode ser vista a data de ltimo

clculo: Last Calc 09/10/07.
Por padro, ao abrir o plano de manuteno, sempre vemos a semana atual:
This Week. Existem alguns perodos pr-definidos em options. Qualquer outro
perodo pode ser pesquisado, basta alterar as datas Start Date e End Date.
possvel fazer vrias filtragens no plano de manuteno, por exemplo, se
quisermos enxergar apenas as instrues de equipamentos de segurana atribudas
ao departamento de convs, basta selecionar CONVS no campo Department e
EQUIPAMENTO DE SEGURANA no campo Job Categories.
Qualquer alterao nos parmetros de seleo do plano de manuteno deve
ser seguida de uma atualizao que pode ser feita atravs do boto Refresh .
Ao clicar no boto outras opes de filtragem sero mostradas. O
funcionamento de todas elas bem intuitivo, por exemplo, se eu quiser enxergar
apenas WO agendadas e geradas a partir de SJ, basta manter marcadas apenas as
opes Work Orders, Scheduled e PM. Todas as outras opes devem ficar
desmarcadas.

Fig. 6

8
 Por padro, quando o Plano de Manuteno sempre mostra as manutenes
pendentes, no importa o perodo de pesquisa selecionado. Para que as
manutenes pendentes no apaream, basta desmarcar a opo Overdue Jobs.
A tabela Job Analysis sempre mostrar um resumo do que est sendo
apresentado no plano de manuteno. Cada coluna apresenta o total de cada
documento. Na figura ao lado podemos ver que o resultado da filtragem que
utilizamos mostra um total de 22 WO agendadas, 106 WO completadas, totalizando
128 WO.

Fig.7

Fig. 8

Na listagem acima (Fig. 8) podemos verificar em cada coluna:

Dept.: detartamento responsvel pela manuteno
Pos.: tripulantes responsveis pela execuo da manuteno
JCat: categoria da manuteno (job category)
ST: status. Pode conter os seguintes valores:
o S: agendado (Scheduled)
o CP: completado (Completed)
o CL: fechado (closed)
Date: data referente ao status
Event: nome do evento ao qual a manuteno est associada
P: prioridade da manuteno, varia entra A e D sendo A a prioridade
mxima e D a prioridade mnima
W: indica que o equipamento em manuteno encontra-se em garantia
(warranty)
Type: tipo do documento. Pode conter os seguintes valores:
o WO: work order
o SR: service requisition
o NAJ: no action job
o SO: item de servio de uma Purchase Order
o SJ: Standard Job
Doc. No.: nmero do documento de manuteno
Job Title: Ttulo ou descrio breve da manuteno
Equip: nome do(s) equipamento(s) referente(s) a manuteno

9
 importante lembrar que no NS5 o termo SPO (Service Purchase Order) no
mais utilizado. O termo PO (Purchase Order) engloba a compra de materiais e
servios simultaneamente. Uma SR aps tratamento no SAP retorna para o NS5
como uma SO, ou seja, um item de servio de uma PO.

O plano de manuteno pode ser visto de forma grfica, no formato de barras.

Basta selecionar um perodo, fazer as filtragens necessrias e escolher o
visualizador grfico.

Job Count: neste grfico (Fig. 9), cada barra representa uma semana no plano
de manuteno e a altura de cada barra representa o total de manutenes para
aquela semana. Cada cor dentro de uma barra representa um tipo de documento
diferente e no prprio plano de manuteno podemos identificar cada documento
por sua respectiva cor, conforme a figura abaixo.

Fig. 9

Man Hours: assim como no Job Count, neste grfico (Fig. 10), cada barra
representa uma semana no plano de manuteno, porm a altura de cada barra
representar a quantidade de homem-hora utilizada naquela semana.

Fig. 10

10
 Estimated Cost: de forma semelhante aos dois outros grficos, neste grfico
(Fig. 11) cada barra tambm representa uma semana do plano de manuteno e a
altura de cada barra representar o total de custo estimado para todas as
manutenes naquela semana.

Fig. 11

4 - Processando um SJ em WO/SR/NAJ

H vrias maneira de transformar um SJ em WO, SR ou NAJ. Atravs do plano

de manuteno possvel transformar quandos SJ forem necessrios. Basta marcar
cada SJ na primeira coluna do plano de manuteno (Fig. 12).

Fig.12

No menu Process (Fig. 13) esto disponveis as opes para processamento de

todos os documentos selecionados. Neste caso, possvel transformar os SJs em
WO, NAJ ou SR. Neste caso transformaremos os SJs selecionados em WO (Fig. 14).

Fig. 13

Fig. 14

Os botes Tag All e UnTag All podem ajudar na tarefa de marcar

vrias manutens, porm a limitao deles marcar ou desmarcar todos as

11
manutenes listadas no Plano de Manuteno. O menu Tag (Fig. 15) oferece
diversas opes para marcar determinados tipos de documentos. Por exemplo, se
estivermos vendo um perodo onde apaream SJs e WOs ou SRs j criadas
previamente, o mais adequado marcar somente os SJ e transform-los em WO ou
SR, a opo Tag Scheduled SJ a mais apropriada para realizar esta funo.

Fig. 15

5 - Atualizando horas de funcionamento

As horas de funcionamento de um equipamento podem ser atualizadas

atravs do boto ou atravs do menu Tools / Record Elapsed Running Hours.

Fig. 16

Na janela de horas de funcionamento (Fig. 16) a lista de equipamentos e suas

respectivas horas de funcionamento, abaixo est indicado o que cada coluna
representa:
Machine Name: nome do equipamento
Top Level Name: sistema ao qual o equipamento pertence
Last Counter: horas de funcionamento
Laste Date: ltima data de atualizao das horas de funcionamento

As colunas New Counter e Date devero ser atualizadas de acordo com as

novas horas de funcionamento para cada equipamento, sempre digitando a leitura
de horas na coluna New Counter e a data desta leitura na coluna Date.

12
 Aps a atualizao, o boto (save) deve ser clicado para que as
informaes sejam salvas no NS5.

Todas as leituras de horas ficam guardadas para manter um histrico de

funcionamento do equipamento. Este histrico pode ser acessado atravs do boto
ou atravs do menu Process
History.

Na janela de histrico de leitura de

horas de funcionamento (Fig. 17),
possvel enxergar todas as entradas de
horas ao longo da vida do equipamento,
sendo Date a data da leitura das horas,
Added a quantidade de horas adicionadas
e New Counter a leitura de horas. A
coluna Reset? sempre aparece com o
valor No. Caso ela aparea com o valor
Yes, isto significa que o hormetro do
equipamento sofreu algum defeito e foi
trocado por outro que estava com outra
leitura.
Fig. 17

Ao navio permitida a atualizao de horas de funcionamento de todos os

equipamentos de bordo. Caso haja alguma quebra de hormetro ou alguma outra
situao onde o nmero de horas de funcionamento deva ser modificado, a
Gerncia Tcnica (GETEC) deve ser notificada pois esta a nica gerncia com
acesso a esta funcionalidade no sistema.

6 - Localizando e Examinando um SJ

Um SJ pode ser localizado de vrias formas: atravs do Plano de Manuteno,

da hierarquia ou do Standard Job Query. O Standard Job Query uma ferramenta
de pesquisa de SJ muito til e com uma srie de
parmetros que, se utilizada corretamente, pode
facilitar a localizao de um SJ. Para acessar o SJ
Query, v no menu Lists
Standard Job Query, a
janela de busca ser aberta. Nesta janela
podemos encontrar todas as opes de pesquisa
de SJ. A quantidade de variaes possveis
muito vasta. Por exemplo, podemos localizar
todos os SJ em Dormant, basta manter a opo
All marcada, selecionar a aba Other Criteria e em
Status, escolher Dormant, depois clicar no boto
Search e aguardar o resultado da pesquisa no
lado direito da janela. Um outro exemplo a
pesquisa de SJ nos MCAs, basta desmarcar a
opo All na parte superior, marcar a opo
Equip./Maint. Pt., desmarcar a opo All direita
para liberar a escolha de equipamentos. Na
hierarquia, basta expandir o Sistema de Gerao
e Distribuio de Energia Eltrica e marcar os
Motores de Combusto Auxiliar (Fig. 18) e clicar

no boto Select e em seguida clicar em

Search.

13
 Na listagem de SJs (Fig. 19) podemos ver
algumas informaes:
JSI: job size
Job Title: ttulo do SJ
Interval: intervalo do SJ
Last Done: ltima realizao do SJ
Scheduled: data de prxima ocorrncia
do SJ
Status: Se o SJ estiver em atraso, vai
aparecer OVERDUE.

Para examinar um SJ, basta dar um duplo

clique no SJ ou selecion-lo e em seguida clicar no

boto .

Fig. 18

Fig. 19

Ao abrir um SJ, podemos verificar todas as suas propriedades

14
As principais caractersticas do SJ so:

Job Constraint: indica se o SJ vai ter

intervalo baseado em data ou horas
de funcionamento.

Schedule Based On: indica se o

mtodo de agendamento do SJ por
data de Complete ou data devida.

Calendar Interval: indica o intervalo

do SJ caso o Job Constraint seja
Calendar-Based
Counter Interval: indica o intervalo do
SJ caso o Job Constraint seja Counter-
Based
Grace: indica o perodo que este SJ
pode ter sua execuo atrasada.

 possvel que ambos os campos

Calendar Interval e Counter Interval
estajam preenchidos. Neste caso o SJ
vai funcionar de ambas as formas. Por
exemplo: se o calendar interval for de
12 meses e o counter interval for de
4000 horas, o agendamento vai
sempre ocorrer a cada 12 meses ou
4000 horas, sempre o que vier
primeiro.
Job Size: indica a importncia deste
SJ. Um SJ de size 50 engloba um SJ
de size 10. Em outras palavras,
quando eu executo o SJ de size 50 eu
estou automaticamente creditando o
SJ de size 10. Mas para que esta
lgica funcione o campo Inherent
Predecessors deve estar marcado.

Status: indica se este SJ est ativo

(Active) ou desativado (Dormant). No
caso Dormant, o plano de
manuteno para de fazer o clculo
das prximas ocorrncias do SJ.

Job Counter: indica a quantidade de

horas que o equipamento j funcionou
desde a ltima execuo do SJ.

Inherent Predecessors: indica quais SJ

de menor Job size so automtica-
mente creditados quando um SJ de
Job Size maior executado.

15
 Last Done: indica a ltima data de
realizao do SJ
Last Due: indica a ltima data devida
do SJ

Job Description: mostra as instrues

que devem ser executadas neste SJ

Resources: indica a experincia

necessria para realizar esta
manuteno, se a execuo deve ser
feita pela equipe de bordo ou por
firma especializada, o custo estimado
para realizao desta manuteno e o
nmero de horas estimadas para
execuo.
Admin Info: indica informaes
administrativas acerca desta manu-
teno, por exemplo: centro de custo,
departamento, categoria de servio.
Materials Required: indica os materiais
necessrios e suas respectivas
quantidades para executar esta
manuteno.
Counter History: guarda o histrico de
horas de funcionamento do SJ. A cada
atualizao de horas de
funcionamento um registro ser feito
no SJ com o Type ELAPSED HOUR. Ao
completar uma WO, o contador do SJ
zerado e aparece com Type
COUNTER RESET. O Type
ADJUSTMENT utilizado no caso de
um reajuste de horas.
Work Orders: mostra o histrico de
documentos abertos para o SJ: WO,
SR, NAJ ou SO.
Tables: caso haja alguma tabela
associada com o SJ ela aparecer na
aba Tables.

Localizando uma WO/SR/NAJ/SO

O NS5 possui uma ferramenta muito til de busca de documentos de

manuteno, a Work Order Query. Apesar de se chamar Work Order Query ela
serve para pesquisar quaisquer documentos, Work Order, Service Requisition, No-
Action Job e Service Order Esta ferramenta pode ser acessada atravs do menu
Documents
Work Orders
Work Order Query.
A Work Order Query apresenta duas divises, esquerda fica a Search
Companion, onde os parmetros de busca so selecionados, direita ser exibido o
resultado da pesquisa.
Por exemplo, queremos pesquisar somente WOs completadas e que foram
executadas devido corroso. Basta deixar marcada somente a opo Work Orders

16
em Job Types, as opes Completed Jobs e Closed Jos em Job Status e selecionar
CORROSO em Job Cause (Fig. 20).

Opes de seleo para

localizao de WO abertas
devido corroso e j
completadas.

Fig. 20

A localizao de uma WO pelo nmero tambm feita atravs da WO Query,

atravs da opo Enter Work Order No. O caractere * pode ser utilizado, por
exemplo, se eu quero localizar WOs que comeam com 134, posso escrever 134*.
bom lembrar que a pesquisa pelo nmero desabilita qualquer outro parmetro
previamente selecionado para uma pesquisa anterior.

Completando e fechando uma WO/NAJ/SO

O processo de completar uma WO muito simples e consiste de digitar uma

data no campo complete, assim a WO ser
creditada e sair da lista de Outstanding. No
caso de uma WO criada a partir de um SJ o
plano de manuteno se encarregar de
fazer o reclculo baseado na data de
complete ou due, dependendo de como
estiver configurado. No caso de uma WO
baseada em horas de funcionamento, o
sistema pedir o nmero de horas do
equipamento na data de complete(Fig. 21),
importante que se coloque a leitura exata
ou uma estimativa bem prxima, pois isso
vai influenciar no clculo de futuros SJ para
o equipamento.
Fig. 21

17
 importante lembrar de preencher o campo Findings com o registro de todas
as situaes encontradas durante a manuteno. A WO aps completada ainda
ficar disponvel para modificaes em quase todos os seus campos, caso seja
necessrio fazer alguma alterao. O processo de fechamento (Close), permitir
que a WO fique totalmente protegida para alteraes e deve ser utilizado quando
no for mais necessrio modificar nada. Para fechar uma WO basta abr-la e
selecionar a opo Close no menu Process (Fig. 22).

Fig. 22

Aps fechar, ainda ser possvel criar mensagens e adicionar texto ao campo
findings (Fig. 23).

Aps fechar, o texto j

digitado no Findings fica
protegido para alteraes

Ainda possvel adicionar

texto ao Findings mesmo
com a WO fechada.
Fig. 23

Qualquer texto digitado no Findings aps o fechamento ser creditado ao

usurio que o preencheu e aps salvar a WO no ser possvel modificar o texto
(Fig. 24).

Fig. 24

8 - Localizando um Equipamento

A ferramenta Equipment Query serve para pesquisar equipamentos

cadastrados na hierarquia, ela acessada atravs do Equipment Explorer, bastando

clicar no boto ou acessar o menu View
Equipment Query.

18
 Por exemplo, podemos localizar motores eltricos do fabricante General Eletric
e modelo 23.5434.112, para isso basta localizar o fabricante atravs do campo
Manufacturer, digitar o nmero do modelo em Model e digitar o texto MOTOR
ELETRICO em Keyword e em seguida clicar em Search. O resultado da pesquisa
aparece ao lado direito do Equipment Explorer (Fig. 25).

Fig. 25
Outro exemplo, se quisermos localizar os equipamentos crticos do navio,
basta localizar em Subject Index o termo EQUIPAMENTOS CRITICOS e em seguida
clicar em search (Fig. 26).

Fig. 26

9 - Localizando e examinando um Espao

A busca por espao demasiado simples, basta acessar o menu Lists

Spaces, a lista de espaos cadastrados no NS5 aparecer imediatamente (Fig. 27),

19
qualquer espao pode ser visualizado ao clicar no boto . Dentro de um espao
podem ser vistas vrias informaes, caractersticas fsicas, Standard Jobs,
histrico de manuteno e arquivos anexos.

Fig. 27

10 - Certificados e Vistorias

As instrues relativas a certificados e vistorias podem ser localizadas atravs

do boto na tela principal do NS5. Ao clicar neste boto a janela Surveys &
Certificates ser aberta (Fig. 28).

Fig. 28

A lista est classificada por:

1. Certificates (Statutory)
2. Certificates (Classific)
3. Certificates (Misc)

Para cada certificado, podemos ver as seguintes informaes:

Survey & Certificate Nome do certificado.

Last Iss ltima data de emisso do certificado.
Last Due ltima data de vencimento do certificado.
Interval Intervalo de ocorrncia de cada certificao.

20
Next Due Prximo vencimento do certificado.
Ext Data limite que o certificado pode ser prorrogado.
Schedule Data de agendamento da visita da autoridade de
certificao (Surveyor).
Comments Espao para qualquer comentrio acerca do certificado.

O certificado um SJ como outro qualquer, com a exceo que um SJ do

tipo Surveys / Certificates. Para examinar o SJ referente ao certificado, basta clicar
no boto (Edit Survey), para abrir a WO referente a ltima certificao basta

clicar no boto (Edit Last), para abrir a WO referente prxima certificao

basta clicar no boto (Edit Next). Uma WO relativa a um certificado possui duas
datas a mais em sua janela, so os campos Due e Ext (Fig. 29). A data Due o
aniversrio do certificado, portanto, nunca deve ser modificada, a no ser que voc
sabia exatamente o que est fazendo, qualquer modificao errada causar erros
em agendamentos futuros. A data Ext deve sempre respeitar o prazo pelo qual o
certificado pode ser extendido, ou seja, deve ser a data de vencimento mais o
perodo permitido que este certificado seja postergado.

Fig. 29

21
 11 - Criando, Autorizando e Revisando uma Requisio de Material

Uma requisio de material pode ser criada atravs do boto , atravs do

menu Documents
Requisitions
New Requisition ou atravs das teclas de atalho
Ctrl+Shift+R.

Ao abrir uma nova requisio, o nome do navio e o nmero da requisio j

vm preenchidos automaticamente. Os outros campos a serem preenchidos so:

Campo Descrio
Equipment Equipamento para o qual ser comprado o material.
Needed Data de necessidade do material, por procedimento deve
ser preenchida com D+30 para compra no mercado
nacional e D+90 para compra no exterior. Ex: Se a
requisio foi criada no dia 14/11/2007, o Needed dever
ser preenchido com 14/12/2007 (compra nacional) ou
14/02/2008 (compra no exterior).
Department Departamento ao qual o equipamento pertence. Este
campo preenchido automaticamente quando o campo
Department est preenchido no cadastro do equipamento.
Account Centro de custo ao qual o equipamento pertence, se este
campo estiver preenchido no cadastro do equipamento, o
campo Account ser preenchido automaticamente.
Project Caso seja uma aquisio PGD, o projeto PGD deve ser
utilizado. Caso contrrio deve ser deixado em branco.

Na aba Admin Info os seguintes campos devem ser preenchidos

Campo Descrio
Suggested Vendor Deve ser utilizado o grupo comprador adequado a
gerncia do navio

22
 Na aba Requisition Items os itens a serem requisitados devem ser
selecionados. Para selecionar novos items, basta selecionar o menu Item dentro da
requisio e em seguida escolher a opo New Item>From Hierarchy (Fig. 30).
possvel tambm clicar com o boto direito do mouse sobre a rea cinza da aba
Requisition Items, um menu aparecer com a opo New Item> From Hierarchy

(Fig. 31). Uma outra opo utilizar o boto de atalho para seleo de novos
itens (Fig. 32).

Fig. 30

Fig. 31

Fig. 32

Ao utilizar qualquer uma das opes acima para adicionar itens a requisio, a
hierarquia do navio se abrir diretamente na tela do equipamento selecionado (Fig.
33):

Fig. 33

Nesta tela possvel navegar pelos Assemblies (AS) e parts (PT) e verificar o
nome da pea(Part Name), o nmero da pea (Part Number), a unidade de medida
(Unit) e saber se o item tem estoque a bordo (On-Hand).

 A coluna ST merece ateno especial, ela indica se o item requisitado deve

ter controle de estoque ou no. Por padro todos os itens vem marcados (com

23
controle de estoque), caso o controle de estoque de algum item no seja desejado,
o item pode ser desmarcado. A conseqncia para isso que ao receber o item a
bordo (Delivery), seu inventrio no ser atualizado.

As quantidades necessrias devem ser digitadas na coluna Qty. Para verificar

mais detalhes de cada item, basta dar um duplo clique em cima do item desejado,
ou ento selecion-lo e em seguida clicar no boto ou no boto
dependendo de que lado da janela ele estiver. Aps selecionar todos os itens, basta
confirmar clicando no boto (Select).

Fig. 34

Aps a seleo de itens, todos sero copiados para dentro da requisio, na

aba Requisition Items. Caso seja necessrio fazer alguma alterao nas
quantidades, basta editar a coluna Qty. Note que esta coluna fica com fundo branco
o que indica que ela ainda pode ser modificada (Fig. 34).
No SafeNet, as quantidades eram obrigatoriamente valores inteiros.
No NS5 no h mais esta restrio. Valores fracionrios podem ser
solicitados.

Caso seja necessrio excluir algum item da requisio, basta clicar com o
boto direito do mouse no item desejado e escolher a opo Delete Item (Fig. 31).

Aps a digitao de todos os itens, a requisio pode ser autorizada. Para

isso, basta clicar no boto (Authorize) ou acessar o menu Process, opo

Authorize, dentro da requisio. Note que aps a autorizao da requisio, no
ser mais possvel excluir itens.

Aps a autorizao, o prximo passo do ciclo e compras a reviso da

requisio. Aqui tomada a deciso de comprar material; transferir do estoque de
terra ou de bordo; ou rejeitar material. Ao contrrio da autorizao, a reviso pode
ser parcial, ou seja, possvel decidir aos poucos de que forma ser adquirido o

material. Para revisar uma requisio basta clicar no boto ou acessar o menu
Process, opo Review.

24
 Fig. 35

Na tela de reviso (Review Requisition - Fig. 35), h 3 formas diferentes de se

realizar uma reviso:

Summary Review-all items: revisa todos os itens de uma s vez.

Neste caso, basta escolher uma das opes de reviso (To Be Priced, For Purchase,
For Transfer, Rejected) e em seguida clicar no boto Review Complete que fica na
parte debaixo da janela. Todos os itens mudaro de status.

Review Item-By-Item: revisa cada item individualmente.

Neste caso, o sistema permite que revises individuais sejam feitas em cada item:
revisar um item para compra, outro item para transferncia, rejeitar um outro item.
Ou at revises parciais no mesmo item, possvel revisar para compra apenas
metade da quantidade do item requisitado e rejeitar a outra metade. Tambm
possvel, no momento da reviso, alterar as quantidades para um valor superior ao
autorizado.

Summary Review NO Action Items only: revisa apenas os itens ainda

no revisados.

Neste caso, somente os itens com status que ainda no foram revisados vo sofrer
reviso.

Cada Status tem uma abreviatura diferente, estas abreviaturas esto

identificadas na coluna ST (status) e significam:

NA (No Action): sem reviso.

RFQ (To Be Priced): a ser cotado.
PO (For Purchase): a ser comprado.
TO (For Transfer): a ser transferido.
RJ (Rejected): rejeitado.

 O termo APPROVE, utilizado anteriormente no SafeNet, foi substitudo pelo

termo REVIEW no NS5.

25
 Criando um Modelo de Requisio

O NS5 possui o recurso de criar modelos de requisio (Requisition

Templates). A utilidade de criar modelos evitar a criao da mesma requisio
repetidas vezes, principalmente quando esta trabalhosa e tem muitos itens. O
NS5 possui um repositrio onde todas as requisies modelo ficam armazenadas e
pode ser acessado em Documents
Requisitions
Requisition Templates.

Para criar um modelo de requisio, basta criar uma requisio de material e

adicionar itens. Como exemplo, um navio solicita uma determinada quantidade de
lubrificantes periodicamente. Estes lubrificantes podem ficar listados
permanentemente em um modelo de requisio, e toda vez que for necessrio
solicit-los, basta acessar o Requisition Templates, abrir a requisio e copi-la em
uma nova requisio (Opo Req. Copy), uma vez que o modelo nunca deve ser
utilizado para compra.

Ao criar uma nova requisio, associar o equipamento e adicionar itens e

quantidades, basta selecionar a caixa Save As Template (Fig. 36) e em seguida
clicar no boto para salvar a requisio no Requisition Templates:

Fig. 36

26
O modelo de requisio jamais deve ser autorizado e aprovado, pois o seu nico
objetivo facilitar na criao de requisies.

Criando um Pedido de Compra (PO)

Pedidos de compra sero criados no NS5 somente para compras pelo PGD,
pois os demais pedidos sero criados no SAP e transferidos para o NS5 atravs da
interface. Para criar um novo PO, basta clicar no boto , acessar Documents

Purchase Orders
New Purchase Order, ou utilizar as teclas de atalho do teclado
Ctrl+Shift+P. A tela do PO se abrir (Fig. 37):

Fig. 37

IMPORTANTE: no NS5, o SPO (documento de compra de servio) no existe

mais. O PO o documento de compra tanto para material quanto para servio.

O preenchimento de dados deve seguir a seguinte forma:

Campo Descrio
PO Preenchimento automtico
Fiscal Eff. Preenchimento obrigatrio e
automtico, porm pode ser modificado
para outra data.
Vendor Nome da empresa que ir fornecer
material para o navio
Currency Preencher sempre com a moeda REAL
Na aba Admin Info
Terms BB-PAG: para pagamento pelo BB-PAG
MOEDA: para pagamento em dinheiro

O preenchimento dos itens pode ser feito de 2 formas

27
 1 Forma:

Com o PO aberto, selecione a aba Materials, para adicionar itens, utilize um

dos 3 mtodos: (1) selecione no menu a opo Items
New Item from requisition;

(2) atravs do boto localizado na barra de botes do PO; ou (3) clique com o
boto direito do mouse sobre a rea cinza na aba Materials e selecione a opo .

Fig. 38

A janela de seleo de itens se abrir (Fig. 38). O padro do NS5 abrir a

listagem de requisies aprovadas para compras (Requisitions to be made into PO),
porm no caso do PGD as requisies no sofrem processo de aprovao, portanto
importante modificar a opo de busca para

Outstanding Requisitions: todas as requisies em aberto aparecero,

inclusive as aprovadas.
Find Requisition by Number: opo adequada quando sabemos o
nmero da requisio. Para isso, basta digitar o nmero e em seguida
clicar no boto Find.

Em Items to Copy, por padro, nenhuma opo est selecionada. praxe que
todos os itens de uma requisio sejam copiados para um PO, neste caso, a opo
No Action a mais adequada. Caso seja necessrio selecionar apenas alguns itens
da requisio, a opo Selected deve ser utilizada. Ao selecionar Selected, uma
coluna adicionada a lista de itens onde possvel selecionar os itens a comprar
(Fig. 39).

28
 Fig. 39

Para efetivar a seleo, basta clicar no boto (Select).

2 forma:

A partir da requisio de material, o PO pode ser criado e os itens copiados,

ou um PO existente pode ser linkado requisio e os itens adicionados. Abaixo
encontram-se os procedimentos:

Com uma requisio j preenchida (Fig. 40), clique no boto Create PO ou

ento utilize o menu Process
Create PO.

Fig. 40

O assistente de criao de PO se abrir (Fig. 41), como padro, a opo

Create New PO and Copy Item(s) (criar novo pedido e copiar itens) j vem
selecionada. Caso seja necessrio utilizar um PO j existente, basta escolher a
opo Select From Existing PO(s) and Copy Items(s). Neste caso, criaremos um
novo pedido. Para isso, clique em Next >> para prosseguir.

29
 Fig. 41

Na segunda janela (Fig. 42), trs opes de cpia de itens esto disponveis:

Copy For Purchase Items: copia os itens com status PO. Aprovados
para compra. Esta opo no se aplica ao PGD.
Copy All Items:copia todos os itens de uma requisio para o PO. Caso
todos os itens sejam adquiridos junto ao mesmo fornecedor, esta
opo dever ser utilizada.
Select Items To Copy: escolhe quais itens devem ser copiados para o
PO. Deve ser utilizada quando apenas parte dos itens sero comprados
e os itens selecionados devero ser marcados na primeira coluna.

Fig. 42

Neste caso, todos os itens sero copiados, para finalizar, basta clicar no boto
Finish. Uma mensagem informar se a criao do PO e a cpia dos itens foi bem
sucedida (Fig. 43).

Fig. 43

30
 Ao clicar em OK, o sistema volta para a tela Create PO. Na coluna Document
aparecer o nmero do pedido criado e o boto Open PO ativado. Ao clicar neste
boto, o PO ser aberto (Fig. 44).

Fig. 44

Como o PO foi gerado a partir de uma requisio, algumas informaes como

Account, Title e Currency so copiadas diretamente. importante verificar se as
informaes esto corretas ou no.
Na requisio PGD, no h necessidade de se preencher o campo Suggested
Vendor. hbito colocar o grupo de compras neste campo para compras feitas por
terra. Portanto necessrio verificar o campo Vendor no PO, pois este campo
importar o que tiver na requisio. O campo vendor dever mostar a empresa
onde o material ser comprado.
importante lembrar que as empresas autorizadas a vender material para o
navio esto classificadas no company type como PGD [nome do porto]
Por definio, a moeda de compra aparece sempre como US Dollar. Como as
compras PGD s podem ser feitas em Reais, o campo Currency sempre
deve ser modificado para REAL.

Digitando os preos dos itens e emitindo o pedido

Como j mencionado anteriormente, o NS5 permite que as quantidades

tenham valores fracionrios, neste caso, ser possvel comprar quantidades tais
como 0,6 quilos ou 1,5 litros.
Na coluna Price so digitados os preos unitrios dos itens de compra. Esta
coluna inicialmente fica bloqueada, ela liberada para digitao no momento que
um fornecedor escolhido.
Ao preencher os valores de acordo com a cotao feita pela empresa, o PO
pode ser emitido (ISSUE). A ao Issue pode ser feita de 2 formas: (1) acessando o
menu Process
Issue ou (2) clicando no boto .
A ao Issue e o usurio que emitiu ficaro registradas no PO, na aba status
(Fig. 45), assim como todas as demais aes executadas.

31
 Fig. 45

Criando uma reviso num pedido de compra

H sempre ocasies onde h algum erro de preenchimento que somente

detectado aps a emisso do pedido, consequentemente eles no podem ser
corrigidos pois a emisso bloqueia vrios campos para modificao. Neste caso,
torna-se necessrio criar uma reviso para o pedido, de forma a abrir novamente
os campos bloqueados para edio.
A reviso pode ser criada de duas formas: (1) acessando o menu Process

Revise ou (2) clicando no boto . Para evitar a criao acidental da reviso, o
sistema perguntar se o usurio deseja mesmo revisar o pedido (Fig. 46).

Fig. 46

Ao responder Yes, uma nova reviso ser criada e os campos ficaro abertos
para correo. Aps as devidas correes, uma nova emisso deve ser feita para
que as informaes repliquem. Outras revises podem ser feitas se novos erros
forem achados. Teoricamente, o nmero de revises ilimitado e o nmero da
reviso pode ser visto ao lado do nmero do pedido (Fig. 47).

Fig. 47

Reviso

Compra de servio

A compra de servios ser realizada no NS5 somente para os casos de compra

via PGD. O documento de compra de servio o PO. Como j foi dito anteriormente
a nomenclatura SPO (Service Purchase Order) foi extinta no NS5. Todos os SPOs do
SafeNet transformaram-se em PO.
Para servios de transporte de tripulantes ou recolhimento de lixo, no h
necessidade de criao da SR, para outros servios, a criao da SR e a troca de
mensagens com o executivo obrigatria. (para mais detalhes, consultar o
procedimento PGD no Document Management). Existem 2 situaes distintas de
compra de servio:

1 situao: Compra de servio com criao prvia da SR

32
 O PO pode ser criado a partir da SR (Fig. 48) de duas formas: (1) selecionan-
do no menu a opo Process
Create PO ou (2) clicando no boto Create PO .

Fig. 48

Para evitar uma ao acidental, ao clicar em Create PO, o sistema pedir

confirmao para a criao do PO (Fig. 49).

Fig. 49

Em seguida o sistema abrir um novo PO com a SR j linkada na aba servios

(Fig. 50). Algumas informaes foram importadas automaticamente da SR para o
PO, outras informaes devem ser digitadas manualmente no PO.

Campo Descrio
Vendor Nome da empresa que realizar o servio
Currency Preencher sempre com REAL

2 Situao: Compra de servio sem SR

Um PO ser criado diretamente sem necessidade de link com SR. Em seguida

alguns campos devem ser preenchidos, conforme descrio abaixo:

Title Ttulo do servio

Vendor Firma responsvel pelo servio
Currency REAL
Account Centro de custo
Terms Forma de pagamento

33
 Em seguida a aba Services deve ser selecionada e um novo item de servio
deve ser criado atravs do boto ou do menu Items
Type In New Service. A
janela com um novo Service Item (Fig. 50)se abrir.

Fig. 50

Os campos a preencher na tela do Service Item so:

Title Ttulo do servio. Pode ser o mesmo do PO

Scheduled Data marcada para realizao do servio
Description (aba Description) Descrio do servio
Account (aba Admin Info) Centro de custo. Se j estiver preenchido no PO
o centro de custo migrado automaticamente.
Project (aba Admin Info) PGD-Compra Descentralizada
Department (aba Admin Info) Departamento responsvel pelo servio
Job Category (aba Admin Info) Servios gerais
Contracted cost (aba Labor) Valor pago pelo servio
Findings (aba Findings) Informaes sobre a execuo do servio

Aps o preenchimento o Service Item deve ser salvo utilizando o boto .

No PO, dentro da aba services aparecer o servio recm criado. Assim o processo
de criao do PO e do item est concludo.

O valor pago pelo servio deve ser digitado no campo Contracted, que se
encontra na aba Services (Fig. 51) ou no campo Contracted Cost dentro do item de
servio, na aba Labor (Fig. 52).

A forma de pagamento deve ser colocada no campo Terms, localizado no

quadro Payment Terms que fica na aba Admin Info, colocar MOEDA caso o
pagamento seja em dinheiro ou BB-PAG caso o pagamento seja feito via BB-PAG.

Fig. 51

34
 Fig. 52

Aps o preenchimento do PO, este tem que ser emitido

Criando Invoices

A criao da invoice necessria no processo de compras via PGD. o ltimo

passo neste ciclo de compras.

O antigo mdulo Financial Reporting do SafeNet no existe mais, toda a sua

funcionalidade foi integrada no mdulo Maintenance & Purchasing no NS5.

Uma invoice pode ser criada de 3 formas:

1. Utilizando as teclas de atalho Ctrl+Shift+I

2. Utilizando o boto
3. Acessando o menu Documents
Invoices
New Invoice

A janela de uma nova invoice ser exibida (Fig. 53).

35
 Fig. 53
O preenchimento da invoice feito da seguinte forma:

Localize o PO para o qual a invoice ser lanada.

Clique no boto direita do campo PO No.

Uma janela ser aberta para seleo do PO (Fig. 54).Utilize a opo Issued
Purchase Orders para visualizar todos os POs emitidos ou a opo Purchase Order
No. se o nmero do PO j for conhecido, em seguida digite o nmero na caixa ao
lado e clique no boto find. O caractere asterisco (*) pode ser utilizado para
melhorar a busca.

Fig. 54

Aps a pesquisa, uma lista de PO aparecer na parte debaixo da tela. Para copiar o
PO para a invoice basta dar um duplo clique no PO desejado.

As informaes do fornecedor sero importadas para invoice (Fig. 55)

36
 Fig. 55

Caso aparea alguma informao incorreta, a correo deve ser feita neste
momento. Os outros campos a preencher so:

Invoice No.: nmero da nota fiscal

Invoice Date: data da nota fiscal
Partial/Closing:
o se apenas uma nota fiscal atendeu ao PO, selecionar CLOSING
INVOICE.
o se houver vrias notas fiscais para o mesmo PO e esta for a
ltima a ser cadastrada, selecionar CLOSING INVOICE
o se houver vrias notas fiscais para o mesmo PO e esta no for a
ltima a ser cadastrada, selecionar PARTIAL INVOICE

Copie os itens do PO para invoice:

1 caso: o fornecedor emitiu apenas uma nota fiscal com todos os itens
adquiridos.

Clique na aba Materials

Clique com o boto direito do mouse na rea cinza. Algumas opes
aparecero (Fig. 56).

Fig.56

Cada opo possibilita um processamento diferente

o Para copiar todos os itens do PO, clique em Copy PO Items

o para copiar apenas os itens que j foram recebidos. Clique em

Copy PO Items Per Receipt/Delivery

o para selecionar os itens a copiar, clique em Select PO Items

Neste caso a opo mais apropriada Copy PO Items, j que todos os itens
devem ser copiados para a Invoice.

37
 2 caso: o fornecedor emitiu duas ou mais notas fiscais para os itens
adquiridos em um mesmo PO.

Clique na aba Materials

Clique com o boto direito do mouse na rea cinza. Algumas opes
aparecero (Fig. 56).
Selecione a opo Select PO Items. Uma janela com os itens do PO se
abrir( Fig. 57).

Para selecionar os itens que devem ser copiados, basta marcar o quadrado na
primeira coluna. Ao marcar um item as colunas Quantity This Invoice e Unit Price
Invoice sero habilitadas para digitao da quantidade e valor unitrio (Fig. 58).
Como padro as quantidades e valores do PO aparecem automaticamente. As
quantidades e valores devem ser digitados exatamente como aparecem na Nota
Fiscal do fornecedor.

Fig. 57

A descrio de cada coluna da Fig. 57 a seguinte:

PO Itm Nmero seqencial do item no PO
Ver Nmero de revises do item
Ship Sigla do navio ao qual pertence o item
Equipment Equipamento ao qual pertence o item
Part Name Descrio do item
Quantity PO Quantidade do item no PO
Quantity R/D Quantidade recebida em terra (R) ou entregue a
bordo (D)
Quantity Invoice Quantidade j cadastrada em outra invoice
Quantity This Invoice Quantidade a cadastrar nesta invoice
Unit Price PO (moeda) Valor unitrio do item no PO
Unit Price Invoice (moeda) Valor unitrio do item na invoice

38
 Fig. 58

Ao final da seleo dos itens, basta clicar no boto (select) para copi-los.
Em seguida, uma janela de confirmao aparecer (Fig. 59).

Fig. 59

Fig. 60

Coluna This Invoice

Item Total Valor total dos itens desta invoice. Geralmente, este
valor tem que bater com o valor da Nota Fiscal.
Freight Valor do frete. Se este for discriminado na Nota
Fiscal, importante coloc-lo.
Local Tax Impostos locais: geralmente vm embutidos no
valor dos itens e no h necessidade de discrimin-
los.
National Tax Impostos federais: geralmente esto embutidos no
valor dos itens e no h necessidade de discrimin-
los.
Discount Eventual disconto dado na compra
Total Valor total desta invoice, este valor tem que ser
igual ao valor da Nota Fiscal.
Coluna All Invoices
Item Total Valor total de todos os itens cadastrados em todas
as invoices, inclusive esta.

39
Freight Valor total de frete de todas as invoices
Coluna PO Cost
Item Total Valor de todos os itens do PO
Freight Valor do frete no PO
Outros campos
PO Total Valor de todos os itens do PO
Invoice Total Valor total de todas as invoices
Balance Valor total ainda no cadastrado.

No momento de cadastrar a segunda invoice e copiar os itens, importante

notar que ao abrir a tela de seleo dos itens, o sistema por padro exibe somente
os itens que ainda no foram copiados, pois a opo de exibio Show Outstanding
vem habilitada. Caso seja necessrio ver os demais itens, basta selecionar a opo
Show All (Fig. 61).

Fig. 61

Aps o cadastro e reviso de todas as invoices, uma vez que todos os valores
esto corretos, chega a hora de aprov-las.

Acesse Documents
Invoices
Invoices to be Approved.

Fig. 62

A listagem de Invoices no aprovadas aparecer (Fig. 62). A aprovao de

invoices pode ser feita individualmente ou em massa.
Aprovao individual:

40
 Abra a invoice
Clique no boto ou utilize a opo Process
Approve
Clique em Yes para confirmar a aprovao, ou No caso no deseje aprovar
(Fig. 63).

Fig. 63

Uma vez aprovada, a invoice no pode ser mais modificada.

Aprovao em massa:

Acesse Documents
Invoices
Invoices to be Approved.

Marque as invoices que devem ser aprovadas.

Fig. 64
Clique no boto para aprovar.
Responda Yes para confirmar a aprovao ou No se no deseja aprovar
(Fig. 65).

Fig. 65

Aguarde enquanto o sistema aprova as invoices (Fig. 66). Dependendo da

quantidade selecionada, pode demorar algum tempo.

Fig.66
A

41
Mdulo de pessoal

Existe uma opo no NS5 onde possvel escolher qual o documento deve ser
apresentado nas listagens de tripulantes, basta acessar Tools
Options...
Na janela Options (Fig. 67), selecione a aba Crewing e escolha no campo
Identifier on seamen lists uma das opes: MATRCULA, CIR ou CPF. Salve a
alterao. Note que ela s ter efeito no prximo acesso ao NS5. Neste manual
todas as listagens contero a matrcula dos tripulantes.

Fig. 67

Listagem FRONAPE NACIONAL:

A listagem FRONAPE NACIONAL (Fig.68) possui a listagem completa de todos os

tripulantes que se encontram ativos no NS5. Ela pode ser acessada pela opo
Crewing
FRONAPE NACIONAL.

Fig. 67

Na parte superior da tela encontram-se as informaes referentes aos tripulantes:

Name Nome do tripulante

MATR Matrcula do tripulante
Type Permanent: empregados da empresa
Temporary: contratados e praticantes
Rating Funo

42
PJC Abreviao da funo
Ship Navio onde ocorreu a ltima movimentao do tripulante
On/Off Available: indica que o tripulante est disponible para embarque
Sign On: indica que o tripulante est embarcado
Sign Off: indica que o tripulante est desembarcado
Due On: indica que o tripulante est desembarcado e possui
programao para embarque
Due Off: indica que o tripulante est embarcado e possui
programao para desembarque
Date Data referente ao status do campo On/Off
Port Porto de ltima movimentao do tripulante

Na parte inferior da tela encontra-se o histrico de embarques dos tripulantes.

Vessel/Activity Navio onde ocorreu o embarque

Rating Funo realizada no embarque
PJC Abreviao da funo
Plan Due-On Data programada para embarque
Plan Due-Off Data programada para desembarque
Actual Sign-On Data do embarque
Actual Sign-Off Data do desembarque
Rsn Razo do desembarque

Outra forma de localizar um tripulante atravs do Seaman Query. Para

acess-lo basta selecionar Crewing
Seaman Query.

O Seaman Query (Fig. 68) bem extenso, o objetivo apenas mostrar as

formas mais simples de localizar um tripulante:

Fig. 68

Pela matrcula:
Clique na aba Other Parameters
Digite a matrcula no campo MATR
Clique no boto Perform Query

43
 Pela CIR:
Clique na aba Other Parameters
Digite o numero da CIR no campo CIR
Clique no boto Perform Query
Pelo CPF:
Clique na aba Other Parameters
Digite o numero do CPF no campo CPF
Clique no boto Perform Query

Ficha do tripulante:

A ficha de um tripulante bastante extensa e pode fornecer muitas

informaes. Dependendo do tipo de permisso concedida, algumas informaes
podem no aparecer para determinados usurios. Ao abrir uma ficha, esta sempre
mostrar algumas informaes pessoais e algumas informaes funcionais (Fig.69):

Fig. 69

Last Name Sobrenome

First Primeiro nome
Middle Nome do meio
Rating Funo
Division Sempre FRONAPE NACIONAL
Type Permanent ou Temporary
Length of Service Tempo de empresa
Sea Time Tempo de embarque
Last On Data do ltimo embarque
Last Off Data do ltimo desembarque
Last Modified ltima modificao
Aba Profile / Identification
MATR Matrcula
Passport No. Nmero do passaporte
CIR Nmero da CIR
Visas Informaes de vistos
Aba Profile / Other Particulars
Birth Date Data de nascimento

44
Birth Place Local de nascimento
Sex Sexo
Marital Status Estado civil
Aba Profile / Personal Data
Seaman Address Endereo
Telephone Telefone
Alternative Telephone Telefone
Email Address Endereo de email
CPF Nmero do CPF
Aba Employment / Informaes de histrico de embarque
Service History
Aba Employment / Informaes sobre o navio que o tripulante fixo
Scheduling Setup
Aba Employment / Avaliaes
Performance Review
Aba Qualifications / Licensas que o tripulante possui
Licenses
Aba Qualifications / Certificados que o tripulante possui
Certificates
Aba Qualifications / Treinamentos que o tripulante possui
Training
Aba Medical / Medical Particulars
Complexion Cor da pele
Eye Color Cor dos olhos
Hair Color Cor dos cabelos
Height Altura
Weight Peso
Hearing Audio
Vision Viso
Blood Type Tipo sanguneo e fator rh
Blood Presure Presso sangunea
Pulse Batimentos cardacos
Allergies Alergias
Doctor
Medications & Dosages Medicamentos utilizados e dosagem
Aba Medical / Comments Comentrios acerca da sade do tripulante
Aba Medical / Exams & Informaes sobre exames mdicos e imunizaes
Inoculations
Aba Medical / Illness & Informaes sobre doenas e acidentes
Injuries
Aba Messages Mensagens do sistema interno do NS5 onde a ficha do
tripulante encontra-se em anexo

Embarcando um tripulante:

O NS5 permite que um embarque seja feito de diversas maneiras, a mais

simples atravs da ficha do tripulante:
Localize o tripulante que deseja embarcar
Clique na aba Employment

Clique no boto New Sea Service , ou acesse o menu Service History

New Sea Service. Uma nova janela se abrir (Fig. 70)

45
 Fig. 70

Digite a data do embarque no campo Signed On ou clique no boto para

selecionar a data no calendrio.
Selecione o porto de embarque no campo Embarkation Port
Clique no boto para efetivar o embarque.

O Campo Vessel j vem preenchido com o nome do navio e no pode ser

modificado. O campo Payroll job Code j vem preenchido com a funo da ficha de
cadastro, mas pode ser modificada caso o tripulante esteja embarcando em uma
funo diferente daquela do cadastro. Os outros campos da seo Engagement
Data so de preenchimento opcional.

Desembarcando um tripulante:

O NS5 permite que um desembarque seja feito de diversas maneiras, a mais

simples atravs da ficha do tripulante:

Acesse o Crew List (Fig. 71) atravs do boto ou clicando em Crewing

Crew List

46
 Fig. 71

Selecione o tripulante que deve ser desembarcado

Clique no boto Open Embarkation ou acesse Files
Open Embarkation

para abrir a janela do embarque atual (Fig. 72).
Preencha a data de desembarque no campo Signed Off
Preencha o porto de desembarque no campo Termination Port
Preenca o motivo do desembarque no campo Reason
Clique em para efetivar o desembarque

Fig. 72

importante verificar se o tripulante fixo ou rendio, caso seja um

tripulante de rendio obrigatria a avaliao do mesmo antes de efetivar seu
desembarque.

Avaliando um tripulante:

47
 Ao contrrio do que acontecia no SafeNet, no NS5 um registro de embarque
no abre automaticamente um registro de avaliao. O registro de avaliao pode
ser aberto a qualquer momento.
A poltica de avaliao de tripulantes adotada pela Fronape deve ser
respeitada e o NS5 mantm as restries antes j existentes no SafeNet de modo
que (1) o Comandante o responsvel pela digitao da avaliao no NS5, (2) o
Comandante de rendio no pode avaliar um tripulante fixo, (3) os tripulantes de
rendio devem ser avaliados a cada desembarque, (4) os tripulantes fixos tm 2
avaliaes por ano e (5) Comandantes, Chefes de Mquinas e Imediatos no sero
avaliados. A cartilha de avaliao de tripulantes deve ser consultadas para dirimir
quaisquer dvidas acerca da avaliao de tripulantes.

Selecione o tripulante que deve ser desembarcado

Clique na aba Employment
Clique em Performance Review
Clique no boto ou utilize a opo Performance Review
New. A janela
de avaliao se abrir (Fig. 73)

Fig. 73

Digite as datas inicial e final para esta avaliao nos campos From e To. Os
embarques relativos a este perodo aparecero no campo Vessel/Activity
Utilize o campo Remarks para digitar os comentrios do avaliador acerca
desta avaliao
Utilize o campo Employee Remarks para digitar os comentrios do tripulante
avaliado acerca desta avaliao
Clique na aba Scoring para digitar as notas do tripulante (Fig. 74)

48
 Fig. 74

Attribute Informa o quesito que est sendo avaliado

Scale Informa as notas mnima e mxima que podem ser dadas
Score Local onde devem ser digitadas as notas da avaliao,
sempre respeitando os limites informados em Scale
Weight Informa o peso de cada nota
Scoring Guidelines Informa em detalhes como aplicar cada nota de acordo com
os conceitos da empresa

Clique em para salvar esta avaliao

Ao salvar a avaliao, ela pode ser modificada no futuro. Para que a avaliao
seja finalizada, necessrio complet-la, para isso basta acessar a opo Process e
em seguida Complete.

Fig. 75

Como este um processo irreversvel, o NS5 pedir a confirmao do

Complete (Fig. 75). Se for necessrio imprimir uma cpia da avaliao neste
momento, deixe marcada a caixa Print a Copy. Caso contrrio, uma cpia da
avaliao pode ser impressa posteriormente atravs do boto ou de File
Print
Aps o complete a avaliao no pode mais ser modificada (Fig. 76)

49
 Fig. 76

Tour Planer:

Uma forma de visualizao grfica da tripulao do navio pode ser obtida

atravs do Tour Planer (Fig. 77).

Fig. 77

O Tour Planer permite escolher uma data inicial e uma data final e neste
perodo apresenta a linha do tempo com as modificaes da tripulao do navio, no
lado esquerdo da tela aparecem os tripulantes que embarcaram, esto embarcados,
ou embarcaro no navio. O perodo de embarque de cada tripulante representado
por uma linha e em cada extremo da linha possvel ver uma data. Cada linha
possui uma cor diferente e cada cor tem um significado:
Linha Preta: representa um perodo embarcado onde as datas de embarque
e desembarque esto no passado.

50
 Linha verde: representa um perodo embarcado onde a data de embarque
encontra-se no passado e a data de previso de desembarque encontra-se
no futuro, logo, o tripulante encontra-se embarcado no navio e seu perodo
embarcado ainda no venceu.
Linha vermelha: representa um perodo embarcado onde a data de
embarque encontra-se no passado e a data de previso de desembarque
encontra-se no passado, logo, o tripulante encontra-se embarcado no navio
e seu perodo embarcado j venceu.
Linha azul: representa uma programao de embarque, um perodo no
futuro onde se planeja embarcar um tripulante. Os extremos desta linha so
representadas pelas datas Due To Sign On e Due To Sign Off.

Mdulo Quality & Compliance

Este mdulo a verso NS5 para o mdulo ISM/STCW Compliance do

SafeNet. Dentre as diversas melhorias de navegao foi adicionada uma integrao
com o mdulo de compras e os documentos gerados neste mdulo podem ser
arquivados (Hidden).

IMPORTANTE: para criao de Audotorias, Incidentes, Inspees,

Treinamentos, Exerccios e CAR, o documento PG-SMS-018 (TRATAMENTO DE
INCIDENTES, NO-CONFORMIDADES, DEFICINCIAS E DESVIOS) deve ser
consultado previamente de modo que o preenchimento destes documentos esteja
em conformidade com os procedimentos da Transpetro.

Criando auditorias:

Uma nova auditoria pode ser criada por uma das seguintes teclas de atalho:

Boto
Teclas Ctrl+Shift+A
Menu Documents
Quality & Compliance Documents
New Audit

Ao abrir uma nova auditoria, preencha os campos conforme a orientao

abaixo (note que as instrues abaixo so somente um guia de preenchimento, o
documento PG-SMS-018 deve ser consultado):

Tela principal
o Audit Type Tipo da auditoria (interna ou Externa)
o Ship Automaticamente preenchido
o Authority Firma responsvel pela Auditoria
o Auditor Nome do Auditor
o Date Data da Auditoria
o Reported data que a auditoria est sendo reportada
o Audit No. Nmero da Auditoria
o Place Lugar que ocorreu a auditoria
o Title Ttulo da Auditoria (Campo obrigatrio)
o Country/City Abre a lista de pases/cidades
o Reference No. nmero de referncia
Aba Description
o Description Descrio da Auditoria
o Remarks Observaes sobre a Auditoria

51
 Aba Details
o Scheduled Data agendada para esta auditoria
o Due Data de vencimento desta auditoria
o Last Data de ltima realizao da auditoria
o Category referncia aos cdigos ISSO/ISM
o Department Departamentos responsveis pela auditoria
o Master Nome do Comandante do navio
o Chief Engineer Nome do Chefe de Mquinas do navio
o Certificate Issued data de emisso de certificado, se for o caso
o Certificate Renewed data de renovao de certificado, se for o caso
o Certificate Endorsed data de endosso de certificado, se for o caso

Fig. 78

Aba CARs: alm das informaes acima, ainda possvel criar, abrir e
linkar CARs auditoria atravs da Aba CARs:
o Clique no boto para criar uma nova CAR linkada a esta auditoria

o Clique no boto para linkar uma CAR existente a esta auditoria

o O boto serve para abrir uma CAR linkada a esta
Aba File Attachments: permite anexar, visualizar ou excluir um
documento relativo auditoria
o Clique no boto para anexar um documento a esta auditoria
o Clique no boto para visualizar um documento anexo a auditoria
o Clique no boto para abrir uma imagem anexada a auditoria
o Clique no boto para excluir um documento anexado a auditoria

Aba Messages: permite criar e ler mensagens de texto do sistema interno

de mensagens do NS5
o Clique no boto para criar uma mensagem nova
o Clique no boto para ler uma mensagem existente na auditoria
Aba Status: mostra quem criou, e completou a auditoria

52
 Quando a auditoria estiver finalizada e no houver nada mais a acrescentar
ela pode ser completada. Deste modo ela ficar protegida contra alteraes e seus
dados no podero mais ser modificados. O complete um procedimento
irreversvel, ou seja, uma vez completada a auditoria jamais poder ser alterada.

Para completar uma auditoria clique em Process
Complete.

Registrando treinamentos, inspees, reunies e exerccios:

O documento adequado para o registro de treinamentos, inspees, reunies

e exerccios o formulrio de Inspection/Meeting/Drill (Fig. 79)e um novo
documento pode ser criado das seguintes formas:

Utilizando o boto
Utilizando as teclas Ctrl+Shift+M
Utilizando o menu Documents
Quality & Compliance Documents

New Inspection/Meeting/Drill

Fig. 79

Preencha os campos conforme a orientao abaixo (note que as instrues

abaixo so somente um guia de preenchimento, oficialmente documento PG-SMS-
018 quem rege o preenchimento de uma inspeo):

Tela Principal:
o Type Inspection, para inspees; Meeting, para reunies; ou
Training/Drill para Treinamentos ou Exerccios
o Ship preenchido automaticamente com o nome do navio
o Date data do evento (Inspeo, Reunio, Treinamento ou Exerccio)
o Reported data de registro no NS5
o Reported By nome do responsvel pela documento
o Number nmero do documento
o Title ttulo do documento (preenchimento obrigatrio)
o Authority Firma responsvel pelo documento, se for o caso

53
 o Place- local onde ocorreu o evento
o Department departamento(s) responsvel(is)
o City, Country Cidade onde ocorreu o evento
Aba Description:
o Description descrio do evento
o Remarks comentrios acerca do evento
Aba Participants: adicione os tripulantes envolvidos no evento. Somente
tripulantes cadastrados no NS5 podem ser adicionados.

o Utilize o boto Add para acessar o Seamen Query

o Por padro o seamen query abrir com as opes de busca da
tripulao embarcada na data digitada no campo Date
o Clique em Perform Query para acessar a lista de tripulantes ou
modifique a query de acordo com os critrios desejados
o Marque os tripulantes desejados na caixa da primeira coluna e em
seguida clique no boto para fazer o link.
Aba Statements: adicione depoimentos das pessoas envolvidas neste evento.
Aqui possvel adicionar pessoas no cadastradas no NS5
o Clique no boto para criar os depoimentos (Fig. 80)
o Selecione Not Crew se o depoimento no for de um tripulante ou Crew
se for um tripulante
o Date digite a data do depoimento
o Name digite o nome do depoente
o Crew Position Title digite a funo do depoente a bordo
o Place digite o local de depoimento
o Statements digite o depoimento propriamente dito

Fig. 80

Caso seja necessrio imprimir este depoimento para colher a assinatura do

depoente, pode-ser usar o boto Print for Signature. Um formulrio ser impresso
com um espao reservado para assinatura.

Aba CARs: aqui pode ser criada, linkada ou lida uma CAR.
o Clique no boto para criar uma nova CAR linkada a esta inspeo

o Clique no boto para linkar uma CAR existente a esta inspeo

o O boto serve para abrir uma CAR linkada a esta inspeo

54
 Aba WOs/SRs: possvel linkar uma WO/SR existente no sistema

o Clique no boto para linkar uma WO/SR existente a esta inspeo

o O boto serve para abrir uma WO/SR linkada a esta inspeo
Aba Requisitions: possvel linkar Requisies de material existente no
sistema
o Clique no boto para linkar uma requisies existente a esta
inspeo
o Clique no boto para abrir uma requisio linkada a esta inspeo
o Clique no boto para excluir uma requisio linkada a esta
inspeo
Aba File Attachments: permite anexar, visualizar ou excluir um documento
relativo inspeo
o Clique no boto para anexar um documento a esta inspeo
o Clique no boto para visualizar um documento anexo a inspeo
o Clique no boto para abrir uma imagem anexada a inspeo
o Clique no boto para excluir um documento anexado a inspeo
Aba Messages: permite criar e ler mensagens de texto do sistema interno de
mensagens do NS5
o Clique no boto para criar uma mensagem nova
o Clique no boto para ler uma mensagem existente na inspeo
Aba Status: mostra quem criou, e completou a inspeo

Registrando Incidentes

O registro de acidentes e quase-perdas deve ser feito atravs do documento

Incident (Fig. 81). Para criar um novo Incident, proceda da seguinte forma:

Utilizando o boto
Utilizando as teclas Ctrl+Shift+I
Utilizando o menu Documents
Quality & Compliance Documents

New Incident

55
 Fig. 81
Preencha o documento Incident da forma indicada abaixo (note que as instrues
abaixo so somente um guia de preenchimento, o documento PG-SMS-018 deve
ser consultado como mandante no preenchimento correto):

Tela principal:
o Incident Type: Accident ou Near Miss
o Date: data em que ocorreu o incidente
o Time: hora em que ocorreu o incidente
o Reported: data que o incidente est sendo reportado
o Reported By: nome do tripulante que reporta o incidente
o Incident No: nmero do incidente
o Class Affected: marque se houver algum item de classe afetado
o Third Pary Involved: marque se houver envolvimento de terceiros
o Title: ttulo do incidente
o Place: Local onde ocorreu o incidente
o City, Country: cidade onde ocorreu o incidente
o Category: a categoria do incidente
o P&I Claim No: nmero do P&I
o Insurance Item: marque no caso de algum item de seguro
o Project/H&M No: nmero de projeto onde o incidente pode ser alocado
o Lost time: indica a quantidade de tempo perdida no incidente em horas
ou dias
Aba Description:
o Description: digite detalhadamente o que ocorreu neste incidente
o Remarks: espao para comentrios acerca do incidente
Aba Participants: adicione tripulantes envolvidos no incidente

o Utilize o boto Add para acessar o Seamen Query

o Por padro o seamen query abrir com as opes de busca da tripulao
embarcada na data digitada no campo Date
o Clique em Perform Query para acessar a lista de tripulantes ou modifique
a query de acordo com os critrios desejados
o Marque os tripulantes desejados na caixa da primeira coluna e em
seguida clique no boto para fazer o link.

56
 Aba Statements: adicione depoimentos das pessoas envolvidas neste evento.
Aqui possvel adicionar pessoas no cadastradas no NS5
o Clique no boto para criar os depoimentos (Fig. 80)
o Selecione Not Crew se o depoimento no for de um tripulante ou Crew se
for um tripulante
o Date digite a data do depoimento
o Name digite o nome do depoente
o Crew Position Title digite a funo do depoente a bordo
o Place digite o local de depoimento
o Statements digite o depoimento propriamente dito
Aba CARs: adicione ou crie um link de uma CAR existente ao incidente
o Clique no boto para criar uma nova CAR linkada a este incidente

o Clique no boto para linkar uma CAR existente a este incidente

o O boto serve para abrir uma CAR linkada a este incidente
Aba WOs/SRs: possvel linkar uma WO/SR existente no sistema
o Clique no boto para linkar uma WO/SR existente a este incidente
o O boto serve para abrir uma WO/SR linkada a este incidente
Aba Preventive Actions: espao destinado a informar aes preventivas
o Preventive Action Suggested by the Ship: digite as aes preventivas
sugeridas pelo navio
o Preventive Action Agreed by Office: digite as aes preventivas
acordadas pela Sede
Aba Details: maiores detalhes sobre o incidente
o Department: departamento envolvido no incidente
o Location: escolha At Sea se o incidente ocorreu no mar em viagem, em
seguida digite a latitude e longitude onde o navio estava no momento do
incidente. Escolha In Port se o incidente ocorreu num determinado porto
ou terminal.
o Log-booked: informe a data e hora que o incidente foi registrado no
livro.
Aba Status: informa quem criou e completou o incidente
Aba Messages: permite criar e ler mensagens de texto do sistema interno de
mensagens do NS5
o Clique no boto para criar uma mensagem nova
o Clique no boto para ler uma mensagem existente na inspeo
Aba File Attachments: permite anexar, visualizar ou excluir um documento
relativo inspeo
o Clique no boto para anexar um documento a esta inspeo
o Clique no boto para visualizar um documento anexo a inspeo
o Clique no boto para abrir uma imagem anexada a inspeo
o Clique no boto para excluir um documento anexado a inspeo
Aba Illness & Injury: lista de acidentes pessoais com os tripulantes
envolvidos no incidente. O preenchimento deste campo deve ser feito na prpria
ficha do tripulante, na aba Medical, opo Illness & Injuries (Fig. 82). Ao
preencher o registro, este deve ser linkado ao Incident.

57
 Fig. 82

Registrando CAR

O registro de no-conformidades, deficincias, observaes deve ser tratado

atravs de uma CAR (Corrective Action Request) (Fig. 83). Uma CAR pode ser
criada das seguintes formas:

Utilizando o boto
Utilizando as teclas Ctrl+Shift+C
Utilizando o menu Documents
Quality & Compliance Documents

New CAR

58
 Fig. 83

Abaixo segue um guia de preenchimento da CAR (o documento PG-SMS-018 deve

ser consultado)

Tela Principal:
o Title: digite o ttulo da CAR
o CAR No.: digite o nmero da CAR
o Reference No.: digite um nmero de referncia a CAR
o CAR Type: selecione o tipo de CAR que est sendo registrada
o Category: selecione a categoria da CAR
o SMM Ref.: selecione o item que est sendo avaliado nesta CAR
o Standards Ref.: selecione o item de segurana (ISM) relativo a CAR
o Internal Ref. 1: selecione o Departamento que est acompanhando.
o ISM Code: marque esta opo para envolver o cdigo ISM
o ISPS Code: marque esta opo para envolver o cdigo ISPS
o Ship: marque esta opo para ocorrncias a bordo
o Office: marque esta opo para ocorrncias na sede
Aba Description:
o Description: digite a descrio completa da evidncia observada
o Freeze: marque esta opo para proteger o texto description de
alteraes
o Action Taken Immediately: digite a ao imediata tomada
o Freeze: marque esta opo para proteger o texto description de
alteraes
o No Further Action Required: marque esta opo caso no haja aes
adicionais a tratar nesta CAR
Aba Status: mostra o status da CAR e registra as aes necessrias
o Created: data de criao da CAR. Esta data no pode ser modificada
o Reported: data na qual a CAR foi reportada
o Propose By: data estimada para proposta de ao corretiva
o Proposed: data efetiva que foi proposta uma ao corretiva
o Correct By: data estimada para correo
o Correct: data efetiva em que a CAR foi corrigida
o Verify By: data estimada para verificao da ao corretiva
o Verify: data efetiva da verificao da ao corretiva
o Closed: data de fechamento da CAR. Aps preencher esta data, uma CAR
no pode ser mais modificada.

59
 Aba Details:
o Vendor Written Against: selecione uma firma que esteja envolvida na
CAR
o Department: selecione o departamento associado a CAR
Aba Root Cause Analysis:
o Root Cause Analysis: digite em detalhes a anlise de causa
o Corrective Action: digite em detalhes a ao corretiva
o Freeze CA: marque esta opo para proteger o texto da ao corretiva
Aba Participants: inclui os tripulantes envolvidos na CAR

o Utilize o boto Add para acessar o Seamen Query

o Por padro o seamen query abrir com as opes de busca da tripulao
embarcada na data digitada no campo Date
o Clique em Perform Query para acessar a lista de tripulantes ou modifique
a query de acordo com os critrios desejados
o Marque os tripulantes desejados na caixa da primeira coluna e em
seguida clique no boto para fazer o link.
Aba WOs/SRs:

o Clique no boto para linkar uma WO/SR existente a este incidente

o O boto serve para abrir uma WO/SR linkada a este incidente
o Estimated Cost: informe os custos estimados em servios para tratar a
CAR
Aba Verification Remarks: espao para digitao dos comentrios da pessoa
responsvel pela verificao da CAR
Aba Messages: permite criar e ler mensagens de texto do sistema interno de
mensagens do NS5
o Clique no boto para criar uma mensagem nova
o Clique no boto para ler uma mensagem existente na inspeo
Aba File Attachments: permite anexar, visualizar ou excluir um documento
relativo inspeo
o Clique no boto para anexar um documento a esta inspeo
o Clique no boto para visualizar um documento anexo a inspeo
o Clique no boto para abrir uma imagem anexada a inspeo
o Clique no boto para excluir um documento anexado a inspeo
Aba Documents: listagem dos documentos do mdulo Quality & Compliance
associados a CAR (Audit, Incident, Inspection / Meeting / Training / Drill)
o Clique no boto ou d um duplo clique para abrir o documento
selecionado
Aba Equipment: listagem de equipamentos e espaos tratados na CAR

o Clique no boto para acessar a hierarquia do navio e associar os

equipamentos necessrios

o Clique no boto para acessar a lista de espaos do navio a associar

aqueles envolvidos na CAR
Aba Requisitions: associa requisies de material que foram criadas para
tratar a CAR

o Clique no boto para acessar a listagem de Outstanding requisitions

e selecionar as requisies necessrias
o Clique no boto para abrir uma requisio j associada
o Clique no boto para desassociar uma requisio da CAR

60
Mdulo de replicao

O Replication Manager faz todo o gerenciamento de troca de mensagens entre o

NS5 em terra e a bordo, ele est disponvel para acesso somente no servidor do
banco de dados do NS5. A lgica da replicao continua semelhante encontrada
no SafeNet.

Nome dos arquivos:

O arquivo gerado por terra ter o seguinte formato:

T_XXX_NNNN.JAR (arquivos gerados em terra)

F_XXX_NNNN.JAR (arquivos gerados a bordo)

A letra T identifica um arquivo gerado em terra enquanto a letra F identifica um

arquivo gerado a bordo. XXX identifica a sigla do navio. NNNN identifica um nmero
seqencial. JAR o formato do arquivo gerado (Java ARchive).

Exemplo: T_PIQ_0122.JAR (arquivo gerado por terra para o navio Piquete com
nmero seqencial 0122). F_LOB_0811.JAR (arquivo gerado a bordo do navio
Lobato com nmero seqencial 0811).

A troca de mensagens realizada via correio eletrnico (Amos). O arquivo de

replicao segue sempre em anexo a mensagem de email do NS5. O assunto da
mensagem sempre NS5 Mail Message.

Verificando a replicao

H 2 relatrios para acompanhamento da replicao que podem ser localizados em

Reports: Replication File Status e Replication File Detail (Fig. 84).

Fig. 84

O relatrio Replication File Status (Fig. 85) apresenta as seguintes informaes:

Fig. 85

Site: sempre Central DB

LAST FILE LOADED: informaes sobre o ltimo arquivo carregado
o Seq. No.: nmero seqencial do arquivo
o File Name: nome do arquivo
o Date/Time Loaded: data e hora da carga do arquivo

61
 o Days Since: quantos dias se passaram desde a ltima carga
LAST FILE DUMPED: informaes sobre o ltimo arquivo enviado
o Seq. No.: nmero seqencial do arquivo
o File Name: nome do arquivo
o Date/Time Loaded: data e hora do envio do arquivo
LAST FILE ACKNOWLEDGED BY RECIPIENT: informaes sobre o ultimo
arquivo carregado em terra
o Seq. No.: nmero seqencial do arquivo
o File Name: nome do arquivo
o Date/Time Loaded: data e hora da carga do arquivo
o Days Since: quantos dias se passaram desde a ltima carga

O relatrio Replication File Detail (Fig. 87)permite definir quantos dias de histria
de replicao sero reportados. A escolha feita na janela Report Option (Fig. 86).

Fig. 86

Fig. 87

As informaes fornecidas aqui so:

FILE NAME: nome do arquivo enviado

DATE: data de criao do arquivo
TIME: hora de criao do arquivo
SEQUENCE NO.: nmero seqencial do arquivo
TRANSACTIONS: nmero de transaes contidas no arquivo
STATUS: indica se o arquivo j foi carregado em terra

Reenvio de arquivos de replicao

62
H alguns tipos de falha onde um arquivo enviado no chega ao seu destino. Neste
caso torna-se necessrio o utilzar a opo Re-Queue Transaction Files para o
reenvio.

Clique em Tools, em seguida em Re-queue Transaction Files(Fig. 88)

Fig. 88

Fig. 89

Na coluna marque os arquivos a reenviar

Em seguida clique no boto Re-Queue
Os arquivos selecionados desaparecero da lista
Clique no boto para fechar a janela
Clique no menu File, em seguida na opo Deliver Now (Fig. 90)

Fig. 90

Uma mensagem de confirmao aparecer indicando que os arquivos foram

reenviados (Fig. 91)

Fig. 91

A janela Re-Queue Transaction Files (Fig. 89) traz as seguintes informaes:

63
 Selected Site: sempre CENTRAL DB
Date: data e hora que o arquivo foi gerado pelo NS5
Sequence No.: nmero seqencial do arquivo
File Name: nome do arquivo de replicao
Trans. Count: nmero de transaes contidas no arquivo
Loaded (Y/N):
o Y indica que o arquivo j foi carregado pelo NS5 de terra e no
necessrio reenvi-lo.
o N indica que o arquivo no foi carregado pelo NS5 de terra e
necessrio reenvi-lo

Replicao manual

A replicao do NS5 est configurada para ser executada 1 vez por dia de forma
automtica. A replicao manual pode ser feita em situaes onde se quer carregar
um arquivo de terra ou enviar um arquivo para terra em horrio alternativo.

Carregando um arquivo de terra

Verifique no inbox do Amos Mail se existem mensagens geradas pelo NS5.

Selecione o menu File, em seguida clique na opo Retrieve
Selecione o menu File, em seguida clique na opo Load Transactions

Enviando um arquivo para terra

Selecione o menu File, em seguida clique na opo Dump

Selecione o menu File, em seguida clique na opo Deliver Now
Verifique no Sent Items do Amos Mail se uma mensagem do NS5 foi gerada

64