14 APPS MATADORES PARA

VENCER A PROCRASTINAO

Andr Valongueiro Walmar Andrade

MUDE.NU
www.mude.nu

14 APPS MATADORES PARA VENCER A PROCRASTINAO

Andr Valongueiro
Walmar Andrade
Todos os direitos reservados
Mude.nu
Este eBook foi disponibilizado em
http://mude.nu/procrastinacao
 APRESENTAO

APRESENTAO

O Mude.nu uma rede social de pessoas se desafiando a ter uma vida pica.

Este o sonho da maioria das pessoas. Trabalhar em algo relevante, ter um corpo
saudvel e cheio de energia, ter dinheiro disponvel para desfrutar o melhor da
vida, ter uma mente serena, manter um bom relacionamento com as outras pes-
soas.

O problema que todos ns temos que lidar com uma assassina silenciosa que, dia
aps dia, mata os nossos sonhos: a procrastinao.

A procrastinao no mata apenas os seus sonhos. Ela tambm afeta a economia

mundial e impede que pases e empresas desenvolvam todo o seu potencial.

Por conta disso, esse hbito de deixar para depois o que deveramos fazer hoje est
sendo cada vez mais estudado pela cincia.

Um dos mais completos estudos sobre o assunto, chamado The nature of procras-
tination: A meta-analytic and theoretical review of quintessential self-regulatory
failure, foi publicado em 2007 pelo Dr. Piers Steel, professor de comportamento
organizacional da Universidade de Calgary.

3
 APRESENTAO

A pesquisa mostrou que em praticamente todos os casos de procrastinao, quatro

pilares esto presentes:

1. Tarefas de baixo valor: ns deixamos para depois tarefas que consideramos

desagradveis, chatas ou pouco importantes para nossos objetivos de vida. O ex-
emplo mais claro disso a declarao de Imposto de Renda, que quase todos os
brasileiros deixam para a ltima hora. Em outras palavras, no procrastinamos
coisas de que gostamos ou com as quais sentimos prazer, pois elas nos do gratifi-
cao instantnea.

2. Personalidade de procrastinador: existe um componente de personalidade (re-

sultado da combinao entre nossa gentica e o ambiente em que fomos criados)
na procrastinao. Isso significa que algumas pessoas so mais propensas a pro-
crastinar do que outras.

3. Expectativa de dificuldade: se voc espera que uma tarefa vai ser difcil de cum-
prir, naturalmente sua tendncia vai ser adi-la o quanto for possvel.

4. Medo de falhar: um dos motivos pelos quais procrastinamos o receio, mesmo

que inconsciente, de que no conseguiremos realizar aquela tarefa a contento.
Pense em uma pessoa que quer empreender, mas que tem medo de abrir a em-
presa e ela no dar certo. Se isso acontecer, toda aquela construo psicolgica de
eu sou um empreendedor vai por gua abaixo. Ento, para proteger a identidade
que ns mesmos criamos, acabamos no nos arriscando em tarefas desse tipo, ou
as adiamos ao mximo.

Nesta e-book, vamos apresentar os aplicativos que voc pode utilizar para der-
rubar esses quatro pilares e assim se tornar uma verdadeira mquina anti-procras-
tinao que opera 24 horas por dia, 7 dias por semana, gerando resultados para
mudar sua vida.

Preparado? Ento vamos em frente!

4
 APP#01

01

APP#01

WUNDERLIST
O primeiro aplicativo que indico para combater a procrastinao o Wunderlist,
um gerenciador de listas gratuito disponvel para praticamente todas as platafor-
mas que voc imaginar.

Na Academia de Pilotos, o treinamento on-line do Mude.nu, utilizamos o Wun-

derlist para ensinar aos alunos como gerenciar o que chamamos de Plano de Voo,
um abrangente planejamento que faz voc vencer desafios em todas as reas da
sua vida.

Para combater a procrastinao, o Wunderlist ideal porque permite que voc

crie listas para cada projeto ou desafio que voc tenha. Alm disso, ele possui um
simples sistema de estrelas com o qual voc pode marcar as trs tarefas mais im-
portantes do seu dia e elas aparecero em uma lista separada.

Existem centenas de outros aplicativos de listas de coisas a fazer disponveis, mas

eu recomendo o Wunderlist de corao.

Download do Wunderlist (multiplataforma): http://wunderlist.com

5
 APP#02

02

APP#02

HABIT LIST/HABIT BULL

Um dos segredos do sucesso de Benjamin Franklin, revelado em sua famosa auto-
biografia, foi a manuteno de uma tabela diria de hbitos.

Franklin listou 13 virtudes que ele gostaria de cultivar todo dia e criou uma tabela.
Cada linha da tabela continha uma das virtudes, e cada coluna um dia do ms.

O que ele fazia, ao final de cada dia, era marcar se havia cumprido cada uma das
virtudes. Assim, ele conseguia observar como estava indo na formao de seus
hbitos.

Esse mesmo princpio esta disponvel hoje em dia em aplicativos chamados em

ingls de habit trackers.

Voc pode escolher qualquer um deles, mas eu indico fortemente os mais simples,
como Habit List (para iPhone) ou o HabitBull (para Android).

Uma dica matadora voc listar os seus hbitos na ordem em que eles devem
ser realizados durante o dia, comeando sempre pelo mais importante. Com isso,

6
 APP#02

voc consegue criar uma espcie de roteiro de sucesso para cada dia da sua vida.

Tcnicas anti-procrastinao que os habit trackers ajudam a aplicar:

Esquecer a disciplina e focar nos hbitos

Fazer primeiro o mais importante
Evitar a Miopia Temporal

Download do Habit List (iPhone): http://www.habitlist.com/

Download do HabitBull (Android): http://www.habitbull.com/

7
 APP#03

03

APP#03

STICKK
A tcnica mais poderosa contra a procrastinao a de apostar publicamente o
seu prprio dinheiro.

E isso por um motivo muito simples: ela desequilibra a relao entre prazer e dor
a favor da ao e contra a distrao.

Se ns procrastinamos porque vemos mais prazer em no fazer uma tarefa do que

em execut-la, quando apostamos dinheiro que vamos faz-la esse equilbrio in-
vertido.

Voc pode fazer isso manualmente, publicando seu comprometimento publica-

mente no Facebook ou em outra rede social e avisando que vai pagar uma quan-
tidade de dinheiro a um certo amigo caso no cumpra o prometido. Como uma
espcie de multa.

O problema que isso faz com que voc possa voltar atrs. No pagar o dinheiro,
combinar com o amigo para esquecer aquilo tudo etc.

8
 APP#03

O StickK no permite que voc faa isso.

Nesse site, voc primeiro define o seu objetivo, depois passa o carto e j deixa o
valor da multa pendurado l e por fim escolhe pessoas (no necessariamente ami-
gas) para atuar como rbitros do seu objetivo.

Se voc no cumprir o objetivo, o carto debitado. Se cumprir, o valor no cob-

rado e volta para a sua conta.

Esse mtodo absolutamente fantstico para voc fazer o que precisa ser feito. Re-
comendo que experimente pelo menos uma vez (no necessariamente no StickK)
e veja quo poderoso ele .

Tcnica anti-procrastinao que o StickK ajuda a aplicar:

Apostar publicamente o seu prprio dinheiro

Acesso ao StickK (web): http://www.stickk.com/

9
 APP#04

04

APP#04

FIVE MINUTE JOURNAL

Boa parte das pessoas bem-sucedidas no mundo mantm dirios de suas
aes. Mas no todo mundo que se adapta a essa tcnica de produtivi-
dade e auto-conhecimento.

Um aplicativo que traz uma abordagem diferente para isso o Five Minute
Journal. A ideia bem simples: todas as manhs, voc abre o seu dirio e
responde algumas simples perguntas. Todas as noites, voc faz o mesmo.

Perguntas da manh:

Eu sou grato por: essa uma espcie de orao espontnea de agradeci-

mento. Voc simplesmente lista trs coisas pelas quais voc grato.
O que faria de hoje um grande dia? Aqui voc lista, no mximo, as trs coi-
sas mais importantes do dia, as tarefas que - se voc cumprir naquela
dia - te ajudaro a caminhar rumo aos seus principais objetivos de vida.
Afirmaes dirias: um espao livre para voc escrever alguma afirma-
o que coloque inteno no dia que est por comear.

10
 APP#04

Perguntas da noite:

Liste trs coisas incrveis que aconteceram hoje: ns passamos muito de nos-
sos dias no piloto automtico, sem perceber as pequenas maravilhas
que acontecem todos os dias. Esse espao destinado a voc comear
a perceber melhor a sua vida, anotando as coisas incrveis que acon-
teceram. Pode ser o sorriso de um parente, um pr-do-sol, um exerc-
cio que voc fez ou uma tarefa que completou.
O que voc poderia ter feito melhor hoje? Conforme escrevi no artigo que
deu origem a este e-book, procrastinar est no DNA dos seres huma-
nos. Ento, provvel que durante o dia voc tenha evitado fazer coi-
sas que deveria fazer. Nessa reflexo, voc deve anotar os possveis
pontos de melhoria, para que tome conscincia e aja melhor no dia
seguinte.

Todas essas perguntas esto disponveis por padro no aplicativo e na

verso fsica do Five Minute Journal.

Estou as colocando aqui por dois motivos: primeiro porque o aplicativo

s est disponvel para iPhone, e ainda assim no na loja brasileira. Se-
gundo, porque voc pode usar as mesmas perguntas em qualquer apli-
cativo de journaling (busque por journal na sua loja de aplicativos) ou
mesmo em um caderno ou folha de papel qualquer.

Alternativas:

Para iPhone: Day One - http://dayoneapp.com/

Para Android: Journey - http://2appstudio.com/journey/

Tcnicas que o Five Minute Journal ajudam a aplicar:

Criar um ambiente de inevitabilidade

11
 APP#04

Dividir para conquistar

Evitar a Miopia Temporal
Viver em compartimentos dirios hermeticamente fechados
Fazer primeiro o mais importante

Download do Five Minute Journal (iPhone): http://app.fiveminutejournal.

com/

12
 APP#05

05

APP#05

EVERNOTE
Ter acesso para ler, acrescentar e editar suas anotaes onde quer que voc esteja
essencial para quem quer manter um sistema confivel. Nenhum programa na
atualidade faz isso melhor do que o Evernote.

O grande diferencial do Evernote a flexibilidade. Ele pode ser instalado no seu

PC do trabalho, no Mac de casa, no iPhone, no Android, ou pode ser acessado de
qualquer dispositivo que esteja conectado internet atravs da interface web, sem
precisar instalar nada.

Alm disso, os formatos das notas so extremamente flexveis. As simples e efica-

zes notas de texto esto l, mas so apenas o incio da brincadeira. Uma foto qual-
quer no seu celular ou um printscreen na tela do computador podem ir direto para
a caixa de entrada do Evernote. Bem como uma nota de voz gravada no celular.
Ou mesmo uma videonota.

Uma grande dica instalar a extenso do Evernote para o navegador. Assim,

quando voc navega e l algo interessando, pode guardar o endereo, a pgina in-
teira, ou simplesmente selecionar um trecho do texto e guardar como anotao no

13
 APP#05

Evernote. Essa s uma das integraes do programa, que conversa com vrios
outros softwares.

Todas essas funcionalidades seriam inteis se o programa no possusse um siste-

ma de recuperao de informaes eficiente. Seria o mesmo que ter uma pilha de
papel com anotaes e depois ter que ir vendo um a um at encontrar o que deseja.

Para solucionar isso, o Evernote conta com trs modos de recuperao da infor-
mao. A primeira a tradicional busca, que funciona muito bem. Ela pega, in-
clusive, textos nas imagens. Se voc fotografa um cartaz de um show e depois faz
uma busca por alguma palavra que esteja contida naquela imagem, o Evernote
encontra.

A segunda, a criao de cadernos de notas (notebooks). Voc pode ter um cad-

erno de anotaes de preos de games, outro de livros interessantes para ler, outro
de receitas etc.

A ltima e mais flexvel a classificao por tags. Voc pode colocar etiquetas em
cada nota que criar e depois filtrar por tags. Assim, uma nota pode estar no cad-
erno de receitas, outra no de livros, mas ambas com a tag revisar, por exemplo. E
quando voc clicar na tag ter todas as notas sob aquela etiqueta, independente-
mente do caderno em que esteja.

Download do Evernote (multiplataforma): http://www.evernote.com/

14
 APP#06

06

APP#06

POMODORO ONE/SIMPLE POMODORO

Uma das estratgias matadoras para vencer a procrastinao o uso de timeboxes:
blocos de tempo em que voc foca exclusivamente em uma tarefa, eliminando
todas as outras distraes.

No mundo da produtividade, a mais famosa tcnica de aplicao de timeboxes

tem o curioso nome de Pomodoro Technique.

Esse nome engraado foi como o italiano Francesco Cirillo batizou a metodologia
de timeboxes que ele desenvolveu e que vem dando certo para ele e para milhes
de pessoas em todo o mundo.

Na origem da tcnica, tudo o que voc precisava era de papel, caneta e um timer
daqueles de cozinha.

No caso do autor, o timer era um tomate (ou pomodoro, em italiano). Moderna-

mente, existem diversos apps que ajudam a aplicar a tcnica do Pomodoro. Os que
eu indico so o Pomodoro One (para Mac e iPhone) e o Simple Pomodoro (para
Android).

15
 APP#06

A ideia da tcnica voc listar as tarefas que voc quer completar no dia e estimar
quantos pomodoros vai levar para ela ser completada.

Um pomodoro nada mais do que um curto timebox, de apenas 25 minutos. Du-

rante esses 25 minutos, voc vai fazer sua tarefa e exclusivamente sua tarefa. Fo-
cado como um raio laser.

Depois, descansar entre 5 e 10 minutos e a recomear um novo pomodoro de

25 minutos. A brincadeira leva quatro pomodoros at ter um descanso maior.

Se surgir alguma outra coisa para fazer, ou se alguma pendncia pipocar na sua
mente, simplesmente anote no papel e siga adiante fazendo a sua tarefa. Lembre-
se de que, durante o pomodoro, s vale fazer a tarefa em mos.

O bacana da Tcnica do Pomodoro que o autor esquematizou os diversos prob-

lemas que enfrentamos quando estamos tentando nos organizar e trabalhar de
uma maneira mais produtiva.

Se voc quiser, em vez do app pode usar um timer de cozinha mesmo, um relgio
ou timers disponveis na web, como o Marinara Timer.

Tcnicas que o Pomodoro One ou Simple Pomodoro ajudam a aplicar:

Timeboxes
Criar um ambiente de inevitabilidade
Dividir para conquistar

Download do Pomodoro One (iPhone): http://rinik.net/pomodoro/

Download do Simple Pomodoro (Android): http://bit.ly/1Lv18zY

16
 APP#07

07

APP#07

NOISILI
Algumas pessoas tm dificuldade de concentrao, especialmente em ambientes
barulhentos. Alguns tentam superar isso ouvindo msica, mas essa no uma boa
opo.

O ideal voc utilizar os chamados rudos brancos, associados a um bom fone

com isolamento acstico, para no ter nem a distrao do barulho ambiente nem
a distrao da msica.

Um excelente gerador de rudo branco o Noisli, que gratuito e disponvel na

web ou para iPhone.

A vantagem do Noisli que voc pode personalizar o seu rudo branco como quis-
er ou utilizar as opes pr-definidas para produtividade ou relaxamento.

Usar sempre o Noisli quando voc est em modo produtivo ajuda a criar um ga-
tilho mental. Em termos simples, quando o seu crebro escuta aquele som repeti-
damente associado a um perodo focado de tempo produtivo, ele linka as duas
coisas.

17
 APP#07

Com o tempo, basta voc botar o som no ouvido para j comear a entrar no modo
produtividade de forma quase automtica.

Essa uma dica matadora que voc deve usar desde j para comear a habituar o
seu crebro a faze essa associao.

Lembre-se de comprar um bom fone de ouvido com isolamento acstico. Uma

opo de alto nvel (com o alto preo correspondente) o Bose QuietComfort 25
Acoustic Noise Cancelling Headphones.

Tcnicas que o Noisli ajuda a aplicar:

Timeboxes
Criar um ambiente de inevitabilidade

Download do Noisili (iPhone e web): http://www.noisli.com/

18
 APP#08

08

APP#08

WORKFLOW/ONE-TOUCH VOICE NOTE

O Workflow um app que automatiza tarefas para o iOS.

Existem diversas tarefas que voc pode criar e customizar nesse aplicativo, mas a
que mais ajuda a vencer a procrastinao a possibilidade de conectar as notas
de voz do iPhone com o seu Evernote.

Por exemplo, digamos que voc esteja no meio de um timebox Pomodoro, focando
em realizar uma tarefa, e algo lhe vem mente.

Voc teria que parar a escrever essa ideia se no quiser perd-la, mas isso toma
um certo tempo e pode te tirar do foco, especialmente se voc tiver que abrir o seu
Evernote (ou outro aplicativo de notas). Alis, sempre que abrimos uma nova aba
no navegador o risco de procrastinao quintuplica.

O melhor voc pegar o seu smartphone e gravar uma nota de voz. S que, para
ela no ficar perdida para sempre, o Worflow faz com que essa nota seja enviada
para a caixa de entada do seu Evernote.

19
 APP#08

Assim, quando voc revisar a sua caixa de entrada no Evernote ela estar l. Com
isso, voc no perde o seu foco durante o timebox nem perde a ideia que lhe veio
mente naquele momento.

Isso tambm serve para quando voc est dirigindo, pedalando, ou fazendo qual-
quer outra atividade que dificulte a anotao de ideias.

Se voc usar Android, o One-touch Voice Note faz trabalho semelhante, envi-
ando via e-mail a sua nota de voz para o Evernote (basta customizar o assunto do
e-mail).

Tcnicas que o Workflow e o One-touch Voice Note ajudam a aplicar:

Timeboxes
Criar um ambiente de inevitabilidade

Download do Workflow (iPhone): http://apple.co/1w8a2LP

Download do One-Touch Voice Note (Android): http://bit.ly/1FX5dB8

20
 APP#09

09

APP#09

POCKET
Uma das maiores dificuldades para deixarmos de procrastinar que h tanta coisa
interessante para ler, tantos vdeos espetaculares para assistir, tantas fotos lindas
para ver

s vezes estamos naqueles cinco minutinhos de descanso, abrimos o Facebook e

acabamos abrindo umas dez abas com coisas que achamos interessantes.

E sentimos uma certa urgncia em conferir todo aquele contedo, por receio de
perd-lo e nunca mais encontr-lo novamente.

Para evitar isso, utilize o Pocket.

Este aplicativo permite que voc, com apenas um clique, salve para ler depois os
contedos interessantes que vai encontrando durante o caminho.

Ele integrado a mais de 1.500 outros aplicativos, ento voc pode salvar pelo
Twitter, pelo Feedly, por e-mail, por um boto no seu navegador, no iPhone, no
Android e onde mais voc imaginar.

21
 APP#09

Tcnicas que o Pocket ajuda a aplicar:

Timeboxes
Criar um ambiente de inevitabilidade

Download do Pocket (multiplataforma): https://getpocket.com/

22
 APP#10

10

APP#10

FEEDLY
Outra forma de evitar as distraes que aparecem quando estamos visitando nos-
sos sites favoritos utilizando o aplicativo Feedly.

Com ele, em vez de voc ficar entrando nos seus sites favoritos para buscar os con-
tedos que quer ler, so os contedos que viro at voc.

A vantagem que fica tudo em um padro nico de texto, sem banners, propa-
ganda, popups, comentrios, barras laterais com dezenas de outras chamadas etc.

Existe a desvantagem de todos os contedos virem para voc, mas basta voc mar-
car como lido o que no quiser.

Como o Feedly integrado com o Pocket, voc pode ainda mandar para l os mel-
hores contedos, para uma consulta futura.

Download do Feedly (multiplataforma): http://feedly.com

23
 APP#11

11

APP#11

KILL NEWS FEED

Para alguns, Facebook sinnimo de procrastinao.

Ao mesmo tempo, uma ferramenta que permite a conexo com amigos, com pes-
soas distantes, com grupos de interesse e at serve para gerar negcios.

Ento como ter o melhor dos dois mundos?

A soluo que sugiro voc no sair do Facebook, mas sim matar o Feed de Not-
cias: aquela coluna central onde esto as maiores distraes.

Sem ela, voc vai ver que o seu tempo na rede diminui bastante, pois voc apenas
responder mensagens, visitar alguns grupos e pronto.

Para isso, basta voc instalar a extenso Kill News Feed, disponvel para os naveg-
adores Google Chrome e Mozilla Firefox.

No celular, a minha recomendao que voc desinstale o aplicativo do Facebook

e s o acesse pelo navegador, obrigando-se a colocar login e senha toda vez que

24
 APP#11

quiser entrar.

Esse pequeno trabalho adicional j o suficiente para evitarmos usar o Facebook

para procrastinar.

Kill News Feed para Google Chrome: http://bit.ly/1nE4zyD

Kill News Feed para Mozilla Firefox: http://mzl.la/1MlSrgA

25
 APP#12

12

APP#12

RESCUE TIME
Voc sabe quanto tempo da sua vida j gastou no Facebook, no YouTube ou lendo
fofocas e notcias irrelevantes nos grandes portais?

O RescueTime um aplicativo que mede quanto tempo voc passa em cada site
que visita, em cada programa que utiliza.

A utilizao a mais simples possvel: basta instal-lo e ele comea a medir tudo
automaticamente.

Ao final de cada semana, voc pode entrar l e obter relatrios em forma de grfico
que mostram quanto do seu tempo voc est gastando em cada canto.

Recomendo que voc classifique os seus sites e programas entre os produtivos e

os procrastinadores. Assim, os grficos te daro uma noo exata de quem est
vencendo a batalha.

Infelizmente ainda no h verso para o iPhone, mas o grande uso mesmo no

computador, se l que voc passa a maior parte do tempo (embora cada vez mais

26
 APP#12

tenhamos procrastinados no smartphone).

Se voc quer mesmo analisar quanto tempo gasta no iPhone, pode usar o Moment,
mas ele no tem o mesmo nvel de profundidade e detalhamento do RescueTime.

Download do RescueTime (PC, Mac, Linux e Android): https://www.rescuetime.

com/

27
 APP#13

13

APP#13

BATCHED INBOX
Alm do Facebook, outro grande consumidor de tempo para procrastinadores o
e-mail.

Se voc acorda e a primeira coisa que faz olhar seus e-mails, ou se checa seus e-
mails como a primeira coisa no seu trabalho, voc est fazendo isso errado. Voc
est colocando a agenda das outras pessoas na frente das suas prprias prioridades.

O ideal que voc cheque seu e-mail apenas uma ou duas vezes ao dia e, quando
fizer isso, deve processar todos os e-mails at deixar a caixa de entrada vazia.

Muitas tecnologias criadas pelo homem para facilitar a vida das pessoas acabam
tendo efeito exatamente oposto. O e-mail uma delas, especialmente para os pro-
crastinadores.

O app Batched Inbox serve para segurar os seus e-mails e s os liberar em deter-
minados momentos do dia, que voc mesmo define (s funciona no Gmail).

Por exemplo, se voc define que os e-mails s devem chegar sua caixa de entrada

28
 APP#13

s 13h e s 20h, voc no receber nenhum e-mail antes ou depois desses horrios.

As pessoas vo continuar mandando e-mails normalmente para voc, mas eles no

chegaro imediatamente, pois o Batched Inbox vai segur-los.

Quando eles chegarem, eu sugiro fortemente que voc processe todos eles utili-
zando a tcnica do Inbox Zero (Caixa de Entrada Vazia).

Para tanto, o primeiro ponto voc compreender que a Caixa de Entrada tem
esse nome por um motivo. Ela deve ser apenas o lugar onde os seus e-mails ficam
quando chegam.

O erro mais comum que as pessoas cometem usar a Caixa de Entrada como
arquivo, onde ficam todos os e-mails. Inclusive misturando mensagens lidas com
no-lidas.

Anote, ento, a primeira regra: uma vez que a mensagem aberta, ela no pode
mais ficar na Caixa de Entrada. Nunca.

Quando voc abrir um e-mail, ter apenas cinco opes:

Resolver: se o e-mail exigir uma resposta rpida ou uma ao que tome menos
de dois minutos, resolva logo. Depois responda e/ou arquive. E fim de prob-
lema.
Tornar acionvel: se a mensagem exigir que voc faa algo que requer mais de
dois minutos, ento ela ter que ser transformada em ao e colocada em outro
canto. O ideal resumir a ao uma frase imperativa e colocar no seu sistema
confivel do GTD (que pode ser um programa de to-do ou mesmo um caderno
de anotaes). Por exemplo, Pagar o boleto bancrio vai para a pasta Prxi-
mas Aes no seu software de to-do. Lembre-se de arquivar o e-mail, ele no
pode ficar na Caixa de Entrada!

29
 APP#13

Delegar: encaminhe a mensagem para outra pessoa que seja responsvel por
responder a mensagem ou fazer a ao correspondente. E arquive o e-mail.
Apagar: caso o e-mail no exija resposta nem ao, voc deve simplesmente
arquiv-lo, retirando-o da Inbox.
Adiar a leitura: esta ltima ao deve ser tomada apenas caso a leitura no seja
urgente nem importante. H casos em que queremos ler uma mensagem com
mais calma depois, ento ela pode ser colocada na pasta Referncias do seu
GTD.

As regras para manter um E-mail Zen so as seguintes:

Cheque e-mail em horas determinadas: ficar com o programa de e-mail aberto

todo o tempo, com notificaes de chegadas de mensagem, muito contra-
produtivo. Se voc no usa o Gmail e por isso no pode usar o Batched Inbox,
determine quantas vezes voc vai checar e-mail por dia e a que horas. Isso de-
pende do seu tipo de trabalho. H quem cheque apenas duas ou quatro vezes
por dia, h quem precise checar de hora em hora. O importante ter seu pa-
dro. Se achar que deve, coloque junto da sua assinatura padro o aviso de que
voc s verifica e-mails X vezes ao dia e a que horas, para evitar que as outras
pessoas fiquem esperando respostas suas quando elas no vo chegar.
Processe at zerar a caixa de entrada: uma vez que voc vai checar o e-mail,
deve processar todos at chegar a Inbox Zero. Para isso, basta tomar os cinco
passos que descrevi anteriormente. Faa um e-mail de cada vez, na ordem em
que aparecem, lembrando que sempre o ltimo ato arquivar o e-mail antes de
passar para o prximo.
Crie filtros: voc no precisa perder tempo com mensagens automticas irrel-
evantes. Crie filtros para que mensagens de redes sociais, listas de discusso,
newsletters e outros servios nem apaream na Caixa de Entrada. Elas podem
ir todas para uma pasta especfica, s para voc as ter como referncia. Marque
como spam tudo o que voc no solicitou. Isso muito melhor do que ter um e-
mail alternativo s para junk mail. Utilize o app Unroll.me para tirar seu e-mail
de cadastros indesejados.

30
 APP#13

No cheque e-mails como primeira atividade do dia: A no ser que sua pro-
fisso exija, este um pssimo hbito. Deve haver pendncias na sua lista de
tarefas, ento a melhor maneira de comear o dia matando duas ou trs des-
sas pendncias, em vez de abrir o e-mail e adicionar novas pendncias antes
mesmo de resolver as anteriores.
Responda com apenas 3 frases: limitar nossas respostas a apenas trs frases a
proposta do Three Sentences. Quanto menos voc escrever, mais rpido pro-
cessar a caixa de entrada e menos informao ter que ler de volta.
Forme o hbito de zerar a caixa de entrada: hbitos s so formados com tempo
e pacincia. No comeo, vai ser difcil voc adotar a nova postura. A cada dia
vai ficando mais fcil, desde que voc mantenha a constncia. No caia na ten-
tao de ver primeiro os e-mails mais interessantes, ou de deixar uma men-
sagem na caixa de entrada como lembrete. Evite a procrastinao e colha os
resultados.

Download do Batched Inbox (para Gmail): https://www.batchedinbox.com/

31
 APP#14

14

APP#14

WALLPAPER NO. RIGHT NOW

A tcnica de bloquear o seu eu do futuro uma das mais poderosas no combate
procrastinao.

E para voc aplic-la, basta se lembrar da frase No. Right Now (No. Agora
mesmo e o correto agora).

Para isso, um hack voc colocar essa frase como papel de parede do seu computa-
dor e do seu smartphone.

simples, no um app, mas funciona que uma beleza.

Para facilitar a sua vida, o Mude.nu preparou a imagem para voc baixar gratuita-
mente:

Papel de parede para computador: http://bit.ly/1jiOAFe

32