Checklist e Cronograma para Congressos - Eventbrite

CHECKLIST E CRONOGRAMA PARA CONGRES
STATUS PRIORIDADE PRAZO
1/27/2017
ALTA
X 1/28/2017
MDIA
X BAIXA 1/29/2017
X
X
X
X
X
NOGRAMA PARA CONGRESSOS
PR
TAREFAS E SUBTAREFAS
SELECIONAR A EQUIPE DE APOIO
Selecionar equipe de apoio ou agncia
Dividir as tarefas para cada um deles
Agendar e coordenar reunies peridicas com o time
DEFINIR O TEMA DO CONGRESSO E PALESTRANTES
Fazer pesquisas sobre potenciais temas
Definir qual ser o tema e subtema
Escolher a data do congresso (verificar feriados nacionais, locais e religiosos)
Definir e convIdar palestrantes que possam agregar valor ao tema escolhido
Confirmar a presena dos palestrantes
SECRETARIA E TESOURARIA
Elaborar e administrar oramento
Definir a programao
Contratar a hospedagem e voos dos convidados especiais e dos palestrantes
PATROCNIO
Selecionar potenciais patrocinadores
Personalizar propostas diferenciadas para cada um deles no formato de apresentao (ppt)
Entrar em contato com parceiros em potencial e enviar a apresentao por e-mail
Fazer follow up com os que receberam a apresentao
Fazer a lista final dos patrocinadores
Solicitar apoios institucionais. Ex: 'rgos governamentais, fundaes etc
ESCOLHA DA SEDE
Escolher uma cidade estratgica com estrutura de hotis, aeroportos, atraes tursticas suficientes p
Selecionar um local com capacidade adequada, salas e poltronas conforteis, espao para coffee bre
Negociar aluguel do espao e fechar o contrato
SELECIONE UMA PLATAFORMA PARA VENDER INSCRIES ONLINE COMO A EVENTBRITE,
Pagamentos de todos os tipos, incluindo boleto bancrio, carto de crdito parcelado e internacional
Antecipao do repasse da venda das incries antes do nicio do evento, para que voc possa inves
Ferramentas de e-mail marketing integradas para fazer o envio de e-mails sem precisar utilizar o seu
Integrao com redes sociais para facilitar a promoo do evento
Criao de diferentes inscries como lotes variados e cortesias para patrocinadores e VIPs
Hotsite do evento personalizvel
Bilheteria integrada com a platafoma para que possa vender inscries na porta e obter relatrios na p
Acompanhamento das vendas em tempo real por meio de smartphone

Aplicativo de credenciamento e check-in
Pagamento parcelado no carto
Impresso de etiquetas para crachs
ESTRATGIAS DE COMUNICAO E PROMOO
Crie seu evento com os vrios tipos de inscries e personalize o hotsite com a logo do congresso
Elabore e inclua uma descrio completa, com local, restaurantes e atraes ao redor da sede, alm
Com o link em mos faa um post nas redes sociais e direcione os clicks para o seu hotsite
Faa anncios pagos nas redes sociais para alcanar um pblico alm dos seguidores da sua fanpag
Contrate uma assessoria de imprensa para ajudar na divulgao do seu evento
Envie convites por e-mail para a sua base de participantes
Monitorar quais canais de mdia esto trazendo mais inscries e focar o investimento neste canal
Gerenciar as inscries online e investir mais em promoo, caso no tenha atingido a meta
ATIVIDADES PARALELAS
Contratar servios adicionais (translados, buffet, udio e vdeo, recepcionistas)
Criar material grfico (incluir logo e sinalizao do evento)
Escolher e encomendar os brindes para participantes e palestrantes
Confirmar novamente a presenna e solicitar a apresentaes dos palestrantes
Preparar cronograma de tarefas e horrios para a equipe de apoio
Confirmar a presena dos convidados especiais
Ligar para todos os fornecedores um dia antes do evento para confirmar o horrio de chegada e inform
CONFIRA O CHECKLIST PARA O DIA DO EVENTO E PS-EVENTO NAS ABAS ADICIONAIS
Estratgia de crescimento para Congressos

E-BOOK Grtis: Baixe 3 contedos de
NOME DO EVENTO:
DATA:
DESCRIO:
RESPONSVEL
Karina e Fernanda
nao apropriados
Acesse www.eventbrite.com.br/blog para mais dicas e torne-se um especialista e
ENTREGA
DESCRIO ENTREGA
Reunir com os responsveis para tomar a deciso 1/27/2017

brite.com.br/blog para mais dicas e torne-se um especialista em eventos!
ENTREGA
%CONCLUDA
60%
Dia
TAREFAS
E-book Grtis: Gerando valor para patrocinadores de

Dia do Event
TAREFAS
Preparar um balco onde ser realizado o SAC na hora do evento
Preparar smatphones com o aplicativo de credenciamento para escanear o QR code das inscries
Faa uma breve reunio com toda equipe para alinhar os pontos antes de comear o evento
Verificar udio, vdeo, projetor e conexo wi-fi
Realizar inspeo completa do local
Preparar e equipar todas as salas de conferncias e reas comuns
Sinalizar espaos (credenciamento, SAC, banheiros, salas)
Coordenar a chegada dos palestrantes
Imprimir lista de participantes para fazer o check-in dos que no imprimiram ou tiraram foto do QR code
Entregar certificados, diplomas e declaraes de presena
E-book Grtis: Gerando valor para patrocinadores de evento

Evento
RESPONSVEL OBSERVAES CONCLUSO
ventos !
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specialista em eventos!
AGRADEC
TAREFAS
BA
TAREFAS
X
X
PS-E
AGRADECIMENTOS E P
TAREFAS
Envie um e-mail de agradecimento, aos que fizeram check-in (compareceram) no dia do evento, incluind
satisfao para que voc possa se aperfeioar a cada apresentao
Envie tambm agradecimentos personalizados aos patrocinadores, parceiros etc. (lista segmentada na p
gerenciamento de eventos utilizada)
Publique nas redes sociais fotos, vdeos e todas as notcias a respeito do congresso
Mantenha contato com a base de participantes que acabou de criar enviando novidades e convites para
Revisar notas fiscais, faturas e pagamentos
Para os que se inscreveram mas no compareceram, envie um e-mail dizendo: Sentimos sua falta, te ag
edio.
Enviar os certificados que no foram entregues
Compartilhar relatrios contendo dados importantes do congresso com patrocinadores
BALANO FINAN
TAREFAS
Fazer o balano financeiro de custos vs receita (confira o exemplo de planilha de oramento aqui)
Fazer o Border, caso necessrio (confira o exemplo de Border para eventos abaixo)
Panilha Grtis: Modelo Border para Eventos

E SATISFAO
dio do congresso
ORDER

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Verificar udio, vdeo, projetor e conexo wi-fi

Realizar inspeo completa do local

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Coordenar a chegada dos palestrantes

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