Manual 0661

MANUAL DE FORMAÇÃO
0661 – Circuito documental na organização
Tipologia: 1.08 – Formação Modular para Empregados e Desempregados

Projeto: POISE-01-3524-FSE-000534
Local de Formação: Rua Principal n.º 6, 5340- 410 Santa Combinha
Formador(a): Catarina Nascimento
ABRIL de 2018
Índice
Noção de Circuito Documental ....................................................................................... 3

Tipologia da documentação interna e externa ................................................................ 4
Correspondência Recebida ......................................................................................... 4
Tratamento da correspondência ..................................................................................... 5
Correspondência Recebida ......................................................................................... 5
Registo da Correspondência Recebida ....................................................................... 6
Circuito da Correspondência Recebida ....................................................................... 6
Correspondência Expedida ......................................................................................... 6
Registo da Correspondência Expedida ....................................................................... 6
Circuito da Correspondência Expedida ....................................................................... 7
Norma Portuguesa 7 ................................................................................................... 7
Correspondência Interna ................................................................................................ 7
Correio Eletrónico ........................................................................................................... 8
Vantagens do Correio Eletrónico ................................................................................. 8
Desvantagens doCorreio Eletrónico ............................................................................ 8
1.
2
Noção de Circuito Documental
É o que resulta do processo da comunicação tanto oral como escrita tanto entre empresas,
como a nível interno.
Deveremos distinguir as diversas origens e destinos dos documentos, tendo em conta as

diferentes relações mantidas pela empresa.
Destacamos os seguintes:
 Clientes
 Fornecedores
 Bancos
 Entidades Oficias
o Autoridade Tributária
o Segurança Social
o Outros
Diferentes tipos de Documentos
 Documentos contabilísticos relacionados com compras e vendas

o Guias de Remessa
o Faturas
o Notas de Crédito
o Notas de Débito
o Recibos
(Aplica-se a documentos recebidos e emitidos)
 Documentos comerciais
o Catálogos
o Orçamentos
o Pedidos de orçamento.
(Aplica-se a documentos recebidos e emitidos)
 Documentos bancários
o Extratos de Conta
o Notas de despesas
o Notas de transferência
 Documentos de entidades oficias
o Notificações
o Ofícios
3
Tipologia da documentação interna e externa
Correspondência Recebida
Utilização de equipamento
Fotocopiadora
Máquina de encadernar
Scanner
Fax
4
Máquina de destruir papel
Tratamento da correspondência
Correspondência Recebida
É toda a correspondência que dá entrada na empresa e que depois de devidamente analisada

e registada é entregue ao departamento a que se destina.
Verificação
Certifica que a correspondência é realmente destinada à empresa, neste mesmo passo é feita
a separação desta subdividindo em informação necessária da não necessária.
5
Necessária
A correspondência deste grupo pode dividir-se em três grupos: Dirigida a alguém (em
particular), Confidencial e dirigida à Empresa.
A informação dirigida para alguém em particular deve ser entregue ao destinatário referido no
envelope. A Confidencial só deve ser aberta por que tem autorização.
A correspondência dirigida à Empresa relata a atividade desta e deve ser sempre efetuado
um registo.
Registo da Correspondência Recebida
Consiste no registo de toda a correspondência que entra na empresa, em livro próprio ou

equivalente, coloca-se o número de entrada e data (geralmente através de um carimbo) no
próprio documento e identifica-se no respetivo registo o remetente e assunto resumido, bem
como a secção para onde será enviado.
Circuito da Correspondência Recebida
 Abertura da correspondência
 Registo da entrada da correspondência:
o Número da entrada
o Data
o Remente
o Secção onde será enviada
o Assunto resumido
 Distribuição interna da correspondência pelas secções
 Arquivo da correspondência recebida depois do assunto tratado
Correspondência Expedida
É toda a correspondência que dá saída da empresa e que deverá ser previamente verificada e
assinada e depois de registada é expedida.
Registo da Correspondência Expedida
Deverá ser registada em livro próprio toda a correspondência que sai da organização para o
6
exterior. O registo deve conter informações relativas ao destinatário:
 Referência
 Tipo de documento expedido
 Data da expedição
 Nome e morada do destinatário
Circuito da Correspondência Expedida
 Elaboração da correspondência
 Assinatura
 Registo da saída
Norma Portuguesa 7
Correspondência Interna
É toda correspondência que circula no interior da empresa, através de memorandos,

comunicados, ordem de serviços, entre outros.
7
Correio Eletrónico
É um sistema rápido e eficaz que através de aplicações virtuais (programas), permitem o envio
de informação em formato digital.
Vantagens do Correio Eletrónico
 É barato;
 Rápido, mensagens enviadas em segundos;
 Ecológico, é facultativa a impressão do documento recebido;
 Múltiplos destinatários simultaneamente
Desvantagens do Correio Eletrónico
 Falta de privacidade;
 Possíveis casos de fraude;
 Necessidade de imprimir os documentos enviados para comprovar o seu envio;
 Riscos de segurança informática.
Tratamento do correio expedido
Seleção
A seleção do correio expedido, consiste na fase em que se procede a escolha do correio

mais importante para ser enviado, esta escolha respeita muitas das vezes a posição das
empresas em questão, dependendo também dos assuntos que se trata.
Envelopar
A dobragem do correio deve ser feita, no sentido de garantir a confidencialidade do
mesmo, ou seja, no sentido de só permitir ao respetivo destinatário saber do conteúdo do
correio. Algumas das regras para dobragem do correio são:
Expedição
A pesagem do correio expedido, consiste na pesagem do correio a enviar, sendo esta
fase muito importante, porque dependendo do peso do correio, o valor apagar pela
empresa responsável altera-se. Contudo, posteriormente depois de se efetuar a pesagem
do correio, então concluímos com o envio, que consiste na fase na qual, o correio sai da
empresa em direção ao destinatário previamente definido.
8
Verificação
A verificação do correio expedido é a fase na qual, devem ser realizadas determinadas
tarefas, de modo a que o correio ao sair da empresa, dirija-se ao local correto de entrega.
Algumas dessas regras importantes são:
Registo
Diariamente, as empresas enviam muito correio, por isso é que há a necessidade de
registar todo o correio enviado. Normalmente, o registo, é feito em livro próprio antes de
se proceder ao envio, referindo, também, que antes de a empresa enviar o correio, esta
tira cópias da correspondência a enviar, depois de serem e carimbadas, colocadas a data
e o número de saída.

Manual 0661

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Manual 0661

Enviado por

Dados do documento

Descrição original:

Título original

Direitos autorais

Formatos disponíveis

Compartilhar este documento

Compartilhar ou incorporar documento

Opções de compartilhamento

Você considera este documento útil?

Este conteúdo é inapropriado?

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

Manual 0661

Enviado por

Direitos autorais:

Formatos disponíveis

MANUAL DE FORMAÇÃO

0661 – Circuito documental na organização

Tipologia: 1.08 – Formação Modular para Empregados e Desempregados

Noção de Circuito Documental ....................................................................................... 3

Deveremos distinguir as diversas origens e destinos dos documentos, tendo em conta as

Diferentes tipos de Documentos

 Documentos contabilísticos relacionados com compras e vendas

(Aplica-se a documentos recebidos e emitidos)

(Aplica-se a documentos recebidos e emitidos)

É toda a correspondência que dá entrada na empresa e que depois de devidamente analisada

Registo da Correspondência Recebida

Consiste no registo de toda a correspondência que entra na empresa, em livro próprio ou

Circuito da Correspondência Recebida

Registo da Correspondência Expedida

Circuito da Correspondência Expedida

É toda correspondência que circula no interior da empresa, através de memorandos,

Vantagens do Correio Eletrónico

Desvantagens do Correio Eletrónico

Tratamento do correio expedido

A seleção do correio expedido, consiste na fase em que se procede a escolha do correio

Você também pode gostar