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Material para uso pessoal. Este conteúdo é de uso exclusivo dos alunos e/ou
clientes da Ferramentas de Coaching. Proibida a reprodução total ou parcial
desta obra, por qualquer forma ou meio eletrônico e mecânico, sem a
autorização explícita da autora, exceto em citações breves com indicação da
fonte. (Lei nº 9.610 de 19.02.1998). Todos os direitos reservados.

Título: Ferramentas de Coaching

Subtítulo: Ferramenta 23 – Matriz de Eisenhower
Autor: MELO, CRISTIANE da Silva
Edição: 1ª edição - 2019
Local: Jundiaí, SP

Todos os direitos desta edição reservados à

INSTITUTO CRISTIANE MELO LTDA.

Rua Sargento Maurício Vicente da Silva, 305
Jd. Marambaia – 13205-750 – Jundiaí – SP – Brasil
www.cristianemelo.com.br
cursos@cristianemelo.com.br
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Ferramenta 23 – Matriz de Eisenhower
NOME: SESSÃO: DATA:

COACH: INÍCIO: FIM:

Objetivo: essa ferramenta serve para o coachee aprender a priorizar as tarefas

diárias para obter melhores resultados.

"O que nos define é a forma como trilhamos o nosso caminho”

Cristiane Melo

Matriz de Eisenhower: Ferramenta de Administração de Tempo e

Produtividade.
A Matriz de Eisenhower (Eisenhower’s Decision Matrix) é uma ferramenta
conceitual de fácil aplicação e com um poder de feedback excelente para
auxiliar a priorizar, planejar e gerenciar as atividades no nosso dia a
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dia, aumentando a nossa produtividade e desempenho.

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 Esta matriz recebe o nome do seu criador, Dwight D. Eisenhower, general
do Exército Americano e 34º presidente dos Estados Unidos. Entretanto, só
foi popularizada a partir da sua publicação, em 1989, no livro “Os sete
hábitos das pessoas altamente eficazes“, de Stephen Covey.

É uma das ferramentas mais utilizadas por quem trabalha com

gerenciamento de tempo, planejamento estratégico, produtividade e alta
performance. A ferramenta se trata de uma matriz 2×2, apresentando
quatro quadrantes e sendo baseada no princípio de
urgência vs. importância.
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 Como Priorizar Tarefas

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 A FERRAMENTA “MATRIZ DE EISENHOWER”

PREENCHENDO A MATRIZ
PASSO I: Antes de dar início ao seu preenchimento, é preciso
levantar todas as tarefas que precisam ser efetuadas, ao longo da semana
(planejamento semanal) ou do mês (planejamento mensal). Anote em uma
folha em branco uma lista de tudo aquilo que precisa ser feito, levantando
atividades em todos os níveis da sua vida (pessoal, profissional, qualidade
de vida e relacionamentos).

PASSO II: Agora, em uma nova folha, separe estas atividades em duas
colunas, classificando-as de acordo com a urgência. O conceito de urgência
está ligado àquilo que precisa ser efetuado o mais rápido possível,
possuindo um prazo e um limite próximos de serem encerrados. Podem
ser pendências, compromissos, relatórios, provas, trabalhos, comprar um
presente, fazer ligações, enviar e-mails, ou qualquer outra atividade que
precisa ser feita. Desta forma, separe: de um lado o que é “urgente” e do
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outro o que é “não urgente”.

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PASSO III: Observando este resultado, identifique, dentro das urgências,
aquilo que de fato é importante. O conceito de importância está ligado às
atividades que, de alguma forma, estão diretamente ligadas com nossos
objetivos pessoais e profissionais. Sendo efetuadas, geram algum tipo de
retorno ou resultado que nos aproxima de realizar estes nossos objetivos
ou que nos gera satisfação e sensação de sucesso. Repita o mesmo
procedimento informando o que é importante dentro das “não urgências”.
O que sobrou, é considerado como “não importante”.

PASSO IV: Com base nesta análise, preencha a matriz adequadamente nos
seus quadrantes, informando o que é (1) Importante e urgente; (2)
Importante e não urgente; (3) não importante e urgente; (4) não
importante e não urgente.

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 ANALISANDO OS RESULTADOS

IMPORTANTES E URGENTES (FAÇA AGORA!): precisam de uma priorização

maior, exigindo atenção para execução imediata. De preferência, é
interessante que estas atividades sejam as primeiras a serem realizadas
durante o dia, diminuindo o risco de não serem efetuadas.

IMPORTANTES E NÃO URGENTES (AGENDE): é imprescindível que estas

atividades sejam planejadas, para evitar que sejam procrastinadas até
próximo do limite do prazo e se tornem urgências. O planejamento evita a
sobrecarga de atividades e melhora a produtividade. Por isso, realize o
agendamento de cada uma dessas atividades e monitore suas realizações.

NÃO IMPORTANTES E URGENTES (DELEGUE): caso a atividade não precise

ser necessariamente realizada por você, especialmente se não está ligada
aos seus objetivos pessoais ou profissionais, tente delegar. É importante
esta reflexão para aprender a “dizer não” para algumas atividades, a
descentralizar o poder, a otimizar o gerenciamento do nosso tempo e
garantir que o foco e a energia sejam despendidos nas atividades de fato
importantes.

NÃO IMPORTANTES E NÃO URGENTES (ELIMINE): se a tarefa não é

importante nem urgente, elimine-a o mais rápido possível. Boa parte do
nosso tempo é gasto com ladrões de tempo, atividades que nos distraem,
roubam atenção e os fazem procrastinar. Não confunda com o tempo para
lazer e entretenimento, ou sono.. atividades que estão ligadas ao nosso
bem-estar e lazer também são importantes. Aqui estamos falando das
atividades que realmente nada agregam (fofoca, muito tempo nas mídias
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sociais ou televisão, checar mensagens e e-mails várias vezes ao dia, etc.).

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 PERGUNTAS PODEROSAS
 Quais são as principais atividades que você precisa realizar esta
semana? E este mês?
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 Quais dessas atividades são realmente importantes (ligadas aos seus
objetivos pessoais e/ou profissionais) e são urgentes?
Fazê-las já, atenção imediata!
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 Que atividades são importantes (ligadas aos seus objetivos), mas não
precisam ser realizadas agora?
Planificar, planejar! Não deixar que estas atividades se tornem urgentes. O que
é importante precisa ser identificado, priorizado e agendado.
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 Quais tarefas são urgentes, mas não estão ligadas aos seus objetivos
pessoais e profissionais (não são importantes)? Precisa de você para
ser realizada?
Tente delegar, ou seja, repassar para os outros.
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 Quais tarefas foram consideradas não urgentes e não importantes?
Elimine-as o mais rápido possível.
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 Crie a sua Matriz de Eisenhower
 Quadrante 1: tarefas urgentes e importantes – Faça agora
 Quadrante 2: tarefas não urgentes, mas importantes – Planeje e Agende
 Quadrante 3: tarefas urgentes e não importantes – Delegue
 Quadrante 4: tarefas não urgentes e não importantes – Elimine

OBS:
 Anote todas as tarefas que tomam o seu tempo (o que você realmente faz,
não aquilo que gostaria de fazer).
 Com a sua lista em mãos, anote “Urgente” perto das tarefas que precisam
ser executadas imediatamente e “Importante” para o que realmente
importa. Alguns itens podem ter as duas marcações ou nenhuma delas.
 Desenhe sua própria Matriz de Eisenhower, categorizando as suas tarefas,
isso é, distribuindo-as nos quatro quadrantes.
 Para o primeiro quadrante, avalie se uma organização do tempo eliminaria
a urgência das tarefas.
 Identifique todas as tarefas que você quer incluir no segundo quadrante e
encontre uma maneira de trabalhar pelo menos três delas em sua rotina
diária. Dê atenção a esse item.
 Analise suas atividades do terceiro quadrante e seja firme para tirar da sua
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lista todas as tarefas que não somam benefício à sua vida.

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 Certamente você não quer excluir todas as atividades do quarto
quadrante. Mas você pode, por exemplo, perceber que está gastando
tempo demais checando o Facebook e outras mídias sociais e precisa
investir em outras coisas importantes.
 Depois de categorizar suas tarefas, é necessário priorizá-las dentro de
cada quadrante. A dica é usar o calendário.
 Certifique-se de que você esteja sendo realista ao construir a sua Matriz
de Eisenhower. Conheça os seus limites.
 Reserve tempo para relaxar e recuperar as energias.

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 AVALIAÇÃO & APRENDIZADO
O que você conclui ou aprende com isso?

Perguntas para gerar aprendizado, análise, avaliação:

1. O que você aprendeu com esta experiência?

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2. O que você pode fazer de diferente da próxima vez?
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3. O que você conclui sobre o que aconteceu?
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4. Quais foram os aprendizados deste evento?
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5. Que resultados você deseja ter na próxima vez?
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FUP & TO DO
Acompanhamento e tarefas para melhoria contínua

FUP ( Follow-up: Acompanhamento)

Pergunta para verificação da evolução das tarefas:
Qual o resultado da última tarefa?
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Pergunta para verificação de aprendizados e conclusões:
Você teve alguma nova conclusão ou aprendizado desde nossa última
sessão?
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Pergunta para verificação da evolução de resultados:

Qual foi sua evolução nos objetivos definidos na primeira sessão?
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TO DO (Para fazer: Tarefas)

Pergunta para definição de tarefas:
Que ação você pode ter entre esta sessão e a próxima para mover-se em
direção aos seus resultados desejados?
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Pergunta para definição de gatilho:

O que você pode fazer para se lembrar?
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Pergunta para geração de comprometimento:

O que você pode fazer para que eu saiba que você conseguiu?
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COACH: VALIDADO:
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( ) Sim ( ) Não

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