O Planejamento Da Força de Trabalho Parte 1 PDF

Apresentação do Curso
Perfil da sala
E se você fosse criar uma organização do zero?
Como o setor público se diferencia do Setor Privado?
Qual a importância do planejamento da força de trabalho?
Quais as consequências da falta de planejamento?
Dilemas entre as “forças ocultas” do setor público

Conflito entre demandante e ofertante de trabalho dentro e fora do setor público
Nelson Marconi 3
Nelson Marconi www.conexxoes.com.br

Objetivos Gerais
Situar o planejamento da força de trabalho no âmbito do planejamento

estratégico da organização
Identificar etapas para o planejamento da força de trabalho
Exercitar uma metodologia para levantamento das necessidades de recursos
humanos para a sua organização, abrangendo a dimensão quantitativa e
qualitativa
Reconhecer os fins e aplicações do planejamento da força de trabalho
Nelson Marconi 4

O planejamento da força de trabalho
Processo sistemático e contínuo de

avaliação das necessidades futuras Planejar
de recursos humanos.
Envolve:
Ambiente
Quantitativo; Corrigir PDCA Executar
Composição;
Perfil
Possibilita a definição das estratégias

Verificar
e ações necessárias para atender tais
necessidades
Nelson Marconi 5

Por que implementar o planejamento da
Força de Trabalho
Antecipar as adaptações necessárias no quadro de servidores frente a futuras
mudanças organizacionais
Identificar e reduzir lacunas entre a força de trabalho disponível e necessária
no futuro
Definir quadros de servidores ideais
Definir melhores políticas de gestão de recursos humanos
Possibilitar maior previsibilidade orçamentária
Nelson Marconi 6

Sequência do Curso
Módulo 1 – Conceitos básicos e

Definições definição do perfil necessário;
Modulo 2 – Cálculo do quantitativo

Implementação necessário de servidores
Módulo 3 – Cálculo do quantitativo
necessário de servidores
Metodologia
Módulo 4 – Estratégias e ações de

políticas e instrumentos auxiliares
Nelson Marconi 7

Bases e Definições
Módulo 1
Nelson Marconi 8

Definição do Planejamento da força de
trabalho
Instrumento de gestão de recursos humanos que, aliado ao

plano estratégico, contribui para o alcance dos objetivos e
metas da organização, desenvolvido em etapas sucessivas de
levantamento e análise de dados
Nelson Marconi 9

É o processo que deve possibilitar...
A estimativa da magnitude do quadro de servidores de uma

organização, de uma área ou que efetuam determinado
processo de trabalho....
bem como a definição das habilidades, experiências,
conhecimentos e atitudes adequadas para desempenhar as
tarefas corretas no local e momento oportuno,
de forma a contribuir para o alcance das metas e o sucesso da
organização
Nelson Marconi 10

Objetivos do PFT
1. Adequar o perfil dos servidores às atribuições da organização
2. Estimar os quantitativos desejados para as diversas áreas
3. Planejar as estratégias e ações de recrutamento, seleção, alocação,

remanejamento e capacitação para os servidores
4. Possibilitar maior previsibilidade orçamentária das despesas com pessoal
Nelson Marconi 11

Assim, o planejamento da força de
trabalho deve:
Considerar as áreas em que a organização irá centrar sua atuação no futuro
Definir o quantitativo, perfil e competências necessários para o desempenho
destas atribuições
Avaliar a quantidade, o perfil e a distribuição atual do quadro de servidores
nas diversas áreas
Traçar estratégias para alcançar o quantitativo e o perfil desejados
Nelson Marconi 12

Questões típicas do PFT
Questões essenciais
Quais são as atividades desempenhadas pela
organização?
Qual é o perfil necessário dos servidores?
Como as atribuições da organização influenciam essa
resposta?
Quantos servidores são necessários?
Como relacionar volume de trabalho e as atribuições da
organização?
Em que áreas devem atuar estes servidores?
Questões secundárias
Estrutura de incentivos
Nelson Marconi 13

Detalhamento de questões relevantes
1. Quais são as habilidades vitais que a força de trabalho deve possuir para
possibilitar o alcance dos objetivos e metas da instituição?
2. Quais são as mudanças esperadas nas atividades, processos e fluxos de
trabalho da organização, em função de redefinições na missão, metas,
prioridades políticas, avanços tecnológicos e do processo de terceirização?
3. Quais são os impactos sobre os recursos humanos da organização?
4. Quais serão as habilidades necessárias no futuro e quais deixarão de ser, dado
este cenário?
Nelson Marconi 14

Outras questões importantes que devem
ser consideradas na elaboração do PFT
5. Quais são as estratégias de recrutamento, redistribuição, capacitação e
retenção (incentivos) que deverão ser implementadas para ajudar a
organização a obter uma força de trabalho qualificada e diversificada e,
posteriormente, assegurar a sua manutenção?
6. Quais são os desafios que a instituição enfrentará para implementar estas
estratégias?
7. Quais são as estratégias que a organização deverá adotar nos próximos anos a
fim de suprir as deficiências de habilidades que poderão surgir devido aos
desligamentos e aposentadorias?
8. Quais são as barreiras estatutárias, administrativas, estruturais ou culturais
identificadas para a reestruturação da força de trabalho?
Nelson Marconi 15

Quais as dificuldades para o cálculo do
PFT no setor público ?
Planejamento da força de trabalho X projetos
No limite, as atividades de uma área podem convergir para o desenvolvimento

de projetos
Não devemos estruturar quadros permanentes para projetos temporários
Picos – Contratar outro funcionário ou pagar hora extra?
Como comunicar e envolver a força de trabalho nesse processo ?

Nelson Marconi 16

As etapas sequenciais do planejamento
da força de trabalho são:
Identificação da missão / objetivos da organização
Identificação dos principais parceiros e sustentadores do planejamento da

força de trabalho
Avaliação das potenciais mudanças futuras em relação ao ambiente externo e

interno para determinar o cenário de atividades mais provável para o período
considerado;
Identificação dos macroprocessos de trabalho da organização / principais

produtos / metas
Nelson Marconi 17

Previsão de mudanças futuras, aprimoramentos e modernização nos

macroprocessos de trabalho
Levantamento do número de servidores que atuam nestes processos de

trabalho
Nelson Marconi 18

Definição do perfil necessário para a força de trabalho
Através de entrevistas
Através de levantamentos de perfis de competências
Devem ser consideradas as projeções de mudanças futuras na operacionalização
dos processos de trabalho
Levantamento do perfil atual dos servidores que atuam nos diversos processos
de trabalho através de:
Banco de talentos,
Análise da chefia e,
Realização de entrevistas, como instrumento opcional complementar
Nelson Marconi 19

Levantamento do volume de trabalho, tempo de execução, jornada e regime
de contratação das pessoas que atuam nos diversos processos de trabalho
Definição dos indicadores a serem utilizados no cálculo do número necessário

de servidores
Cálculo do número necessário de servidores para atuação nos processos de

trabalho (considerando também o regime de contratação)
Nelson Marconi 20

Estimativa do impacto no quantitativo de pessoal decorrente da evolução
futura dos desligamentos e aposentadorias e das projeções de melhorias nos
fluxos de execução das atividades
Definição de instrumentos e metas (e respectivos responsáveis) para a

redução da defasagem entre o perfil / quantitativo atual e desejado
Nelson Marconi 21

Estimativa de custos e proposta de cronograma de implementação das metas
estabelecidas
Comunicação do plano
Monitoramento e avaliação dos resultados
Nelson Marconi 22

Insumos prévios necessários à definição
do perfil necessário
As atribuições atuais da organização
As mudanças esperadas em tais atribuições em função da redefinição do papel

da organização
O mapeamento dos macroprocessos de trabalho
A estrutura atual e desejada para a organização
O levantamento das funções existentes e identificação das desejadas, que

sejam compatíveis com os processos de trabalho da organização
Nelson Marconi 23

Como definir o perfil necessário de
servidores?
Através de levantamentos das competências necessárias para desempenhar
um determinado processo de trabalho
O levantamento inclui:
O mapeamento das atribuições das funções existentes
Entrevistas com as chefias, os servidores que ocupam o próprio cargo, os parceiros
e usuários dos serviços prestados (internos e externos à organização)
A definição e utilização de formulários que permitam a consolidação destas
informações (levantamento de competências)
Os gerentes e servidores estratégicos devem definir o perfil necessário e
definir se a competência em análise é muito ou pouco requerida
Nelson Marconi 24

servidores?
E o que fazer, uma vez definido o perfil requerido?
Os servidores e as chefias devem avaliar as competências existentes e

também atribuir uma gradação às mesmas
A comparação entre o perfil desejado e o atual permite saber se o servidores

possuem um perfil adequado ao desempenho de suas atividades e traçar uma
estratégia de desenvolvimento profissional, se necessária, que pode implicar
em capacitação ou redistribuição
Nelson Marconi 25

servidores?
O que é um banco de talentos ?
É um banco com dados sobre
servidores, como escolaridade,
competências (atuais e
requeridas), resultados de
avaliações de desempenho,
Um banco de talentos pode auxiliar experiência profissional, áreas de
no levantamento das competências interesse
já existentes
Este banco deve concentrar todas
as informações importantes sobre
os funcionários de uma mesma
instância da administração pública,
para serem compartilhados por
secretarias ou ministérios
Nelson Marconi 26

Resumindo...
Perfis
• Características
Levantamento
Desenho das • Indispensáveis
dos objetivos
atividades • Desejáveis
e metas
Nelson Marconi 27

Exercício
Situação 1
Vocês atuam em um hospital que até o momento realiza apenas atendimentos
especializados e vai passar a realizar, a partir do próximo ano, também
pronto-atendimentos. Nesse momento, foi solicitado a vocês que façam uma
identificação do perfil necessário de servidores da área finalística do hospital.
Respondam:
Qual o perfil dos funcionários que deverão atuar na área finalística do hospital ?
É distinto do atual ?
Como vocês fariam para identificar se o perfil dos servidores atuais é semelhante
ao desejado ?
E quais ações vocês adotariam em relação aos servidores que não estivessem
adaptados ?
Nelson Marconi 28

Exercício
Situação 2
A unidade que cuida da gestão de recursos humanos de sua organização está
sendo reformulada. Será dividida em duas: uma cuidará das questões mais
operacionais, como elaboração da folha, e outra cuidará das questões
associadas às políticas de recursos humanos. Atualmente, as atividades
desenvolvidas na área são apenas as de cunho operacional
Respondam:
Qual o perfil dos funcionários que deverão atuar na unidade de recursos humanos
no futuro ?
ao desejado ?
adaptados ?
Nelson Marconi 29

Exercício
Situação 3
Vocês atuam em uma empresa que explora recursos minerais e que descobriu
uma nova reserva de uma fonte de energia pouco explorada. Os cientistas
ainda não sabem muito bem como utiliza-la, nem seu potencial energético.
Mas a empresa tomou a decisão de explorar esse recurso no futuro próximo.
Respondam:
Qual o perfil dos funcionários que deverão atuar nessa empresa para atender a essa
decisão da organização ?
ao desejado ?
adaptados ?
Nelson Marconi 30

Cálculo do Quantitativo
Módulo 2
Nelson Marconi 31

Insumos prévios necessários ao
dimensionamento quantitativo da força de
trabalho
As alterações que vem ocorrendo nos processos de trabalho (como as
inovações tecnológicas)
As tendências para a composição da força de trabalho em outras organizações
e países
A evolução “natural” da força de trabalho: desligamentos, aposentadorias
etc.
Nelson Marconi 32

ESTIMATIVA DA DEMANDA POR
FORÇA DE TRABALHO
Para realizar essa estimativa, é necessário conhecer as metas

quantificáveis associadas aos macroprocessos de trabalho da
organização
Macroprocessos de trabalho: conjunto de processos de trabalho

que estão inter-relacionados e geram determinado produto;
identificados através do desenho da cadeia de valor
Principal insumo para estimar o quantitativo e identificar o

perfil necessário são os processos de trabalho
Nelson Marconi 33

Estimativa da demanda por força de
trabalho
Os processos de trabalho devem estar previamente ajustados
E se existirem distorções muito significativas?

A) propor uma solução se houver tempo hábil;
B) levar em consideração que o resultado estará superdimensionado e deverá ser
aplicado um redutor sobre o mesmo
O número de ocupantes de cargos em comissão é definido pelo redesenho da

estrutura organizacional e não pelo método aqui descrito
As mudanças futuras podem influir nos processos de trabalho?
Nelson Marconi 34

Como calcular o número necessário de
servidores ?
Quanto mais padronizado o processo produtivo, mais fácil será estimar o
número de servidores necessários
Quando o processo não é padronizado, os indicadores apresentados a seguir

terão de ser adaptados
Neste caso, serão desenvolvidos outros indicadores

Também poderá ser útil adotar um referencial (benchmark)
Ou realizar entrevistas com as gerências
Nelson Marconi 35

servidores ?
E se o prazo não possibilitar a aplicação da metodologia completa de
PFT?
A aplicação da metodologia pode ficar restrita aos macroprocessos cuja execução

esteja associada aos servidores da carreira para a qual é demandado o concurso
Podem ser utilizados indicadores já existentes e calculados pela empresa
Podem ser adotados valores referenciais definidos pela experiência passada ou por
parâmetros internacionais
Nelson Marconi 36

servidores ?
Como usar os indicadores nas áreas meio ? e nas áreas finalísticas que
não são operacionais ?
A diferença principal, no cálculo do indicador relacionado a processos de

trabalho da área meio, é que muitas vezes não há como definir uma meta
quantitativa de produtos.
Como poderíamos proceder para calcular o quantitativo necessário nesta

situação ?
Nelson Marconi 37

Conceitos de Produtividade
PF/trabalho
VA/trabalho
Valor/trabalho
Nelson Marconi 38

Resumindo...
Desenho das Perfis Quantificar

atividades • Características • Metas
Levantamento • Indispensáveis • Volume
• Padronização
dos objetivos • Desejáveis • Tempo
e metas • Jornada
Nelson Marconi 39

Detalhamento do Cálculo
Módulo 3
Nelson Marconi 40

Indicadores que possibilitam o cálculo do número
necessário de servidores
Combinações entre as informações sobre:
as metas relativas aos produtos,

o volume de trabalho correspondente a cada bloco de atividades,
o tempo de serviço necessário para realizá-lo, e
a jornada de trabalho das pessoas que o efetuam
Nelson Marconi 41

Como calcular o número necessário de servidores ?
ATRAVÉS DE INDICADORES DE PRODUTIVIDADE
INDICADOR 1
×
=

= número necessário de servidores

= meta relativa ao volume de produtos demandados
= produtividade média desejada para o servidor (tempo de execução
médio)
jorn trab = jornada de trabalho efetiva das pessoas envolvidas naquele
processo de trabalho
Nelson Marconi 42

ATRAVÉS DE INDICADORES DE PRODUTIVIDADE
INDICADOR 1
A unidade de tempo pode corresponder a horas, dias, semanas ou meses, e

deve ser semelhante para ambas variáveis
E essa regra deve ser utilizada quando o processo de trabalho está claramente
associado à geração de um produto específico, ou é possível identificar o(s)
produto(s) que cada servidor gera (se for mais de um produto, o cálculo se
repete)
Nelson Marconi 43

Quando o processo de trabalho gera uma série de produtos e os servidores colaboram em
todos produtos, tornando difícil a identificação do tempo destinado à execução de um
produto específico por parte de um servidor, deve-se adotar o seguinte método, que é uma
generalização do anterior:
∑,
+ + × +
#$ % = ∑' ' × ' logo, = -. / 0 /
#$ % = carga horária total que se deseja dispender naquele processo de trabalho, ou

para gerar um determinado volume de produtos em um período pré-definido
= meta relativa ao volume de cada produto demandado
= produtividade média desejada para o servidor (tempo de execução médio)
1 = um dos produtos associados a este bloco de atividades
2 = número de produtos associados a este bloco de atividades
Nelson Marconi 44

COMO USAR OS INDICADORES NAS ÁREAS MEIO ? E NAS ÁREAS FINALÍSTICAS
QUE NÃO SÃO OPERACIONAIS ?
ALTERNATIVA 1
Uma alternativa, neste caso, é associar a meta ao tempo de execução da

atividade
Por exemplo, ao estabelecimento de um prazo máximo de permanência de um

processo em um setor ao invés de um número de processos administrativos
que devam ser analisados em um certo período, ou do prazo máximo para
espera em um atendimento
Mesmo se a meta se referir ao prazo, deve ser calculado, de qualquer forma,

o volume de produtos necessário para cumprir os prazos determinados
Nelson Marconi 45

COMO USAR OS INDICADORES NAS ÁREAS MEIO ? E NAS ÁREAS FINALÍSTICAS
QUE NÃO SÃO OPERACIONAIS ?
ALTERNATIVA 1
Neste caso, deve ser analisada a demanda de trabalho da área no período

desejado: quantos processos ingressam neste período, quantas pessoas
desejam ser atendidas em tal período......
E uma vez reconhecida essa demanda, deve-se utilizar o indicador 1 para

calcular o número de servidores necessários
Nelson Marconi 46

Resumindo......
Nelson Marconi 47

Exercício
Situação 1
Vocês atuam em um hospital que até o momento realiza apenas atendimentos
especializados e vai passar a realizar, a partir do próximo ano, também
pronto-atendimentos. Nesse momento, foi solicitado a vocês que façam uma
estimativa do número de servidores necessários na nova ala de pronto
atendimento
Respondam:
Que informações vocês considerariam para calcular o número de servidores
diretamente envolvidos no pronto atendimento ? Que indicadores utilizariam ?
Qual seria a composição desse quadro de servidores administrativos ?
Qual o número ideal de servidores que deverão atuar nessa nova área ?
Nelson Marconi 48

Exercício
Situação 2
A unidade que cuida da gestão de recursos humanos de sua organização está
sendo reformulada. Será dividida em duas: uma cuidará das questões mais
operacionais, como elaboração da folha, e outra cuidará das questões
associadas às políticas de recursos humanos. Atualmente, as atividades
desenvolvidas na área são apenas as de cunho operacional
Respondam:
Que informações vocês considerariam para calcular o número de servidores nessa
divisão que cuida das questões operacionais relacionadas á gestão de recursos
humanos ? Quais indicadores utilizariam ?
Qual seria a composição do quadro de servidores que permaneceria cuidando dessa
atividade ?
Qual o número ideal de servidores que deverão atuar nessa atual atividade ?
Nelson Marconi 49

Exercício
Situação 3
Vocês atuam em uma empresa que explora recursos minerais e que descobriu
uma nova reserva de uma fonte de energia pouco explorada. Os cientistas
ainda não sabem muito bem como utiliza-la, nem seu potencial energético.
Mas a empresa tomou a decisão de explorar esse recurso no futuro próximo.
Respondam:
Que informações vocês considerariam para calcular o número de servidores
necessário para atuar diretamente na extração dessa nova fonte energética, uma
vez que ela já se encontre em produção ? Quais indicadores utilizariam ?
Qual seria a composição do quadro de servidores que estaria envolvido na extração
dessa fonte de energia ?
Qual o número ideal de servidores que deverão atuar nesse macroprocesso de
trabalho ?
Nelson Marconi 50

E QUANDO O PROCESSO DE TRABALHO NÃO É QUANTIFICÁVEL COM FACILIDADE
?
ALTERNATIVA 2
Outra possibilidade consiste na adoção de um critério de proporcionalidade

entre o número necessário de servidores das áreas meio e finalísticas
À medida que forem realizados e disponibilizados os resultados de uma

quantidade maior de “planejamentos da força de trabalho”, a estimativa
desta proporcionalidade poderia ser calculada e utilizada em outros PFT’s, o
que facilitaria muito o processo de definição do número necessário de
servidores
Nelson Marconi 51

E QUANDO O PROCESSO DE TRABALHO NÃO É QUANTIFICÁVEL COM FACILIDADE ?
ALTERNATIVA 2
O levantamento dos tempos e volumes de trabalho se resumiria aos processos de

trabalho realmente essenciais para a organização, vinculados aos principais
produtos
E o quantitativo necessário nos blocos de atividade das áreas meio seria calculado
de forma proporcional ao obtido para as áreas analisadas
Mas essa alternativa só poderia ser disseminada após a realização de alguns

“PFTs” em algumas organizações
Nelson Marconi 52

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2. Estimar os quantitativos desejados para as diversas áreas

3. Planejar as estratégias e ações de recrutamento, seleção, alocação,

4. Possibilitar maior previsibilidade orçamentária das despesas com pessoal

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