MANUAL ACTUAL Arquivo

MÓDULO 15
“ O ARQUIVO ”
Olga Barbosa / Manuela Sampaio 1

MÓDULO 15 - ARQUIVO
1 – ARQUIVO
1.1 Conservação e Proteção de Documentos

1.2 Noção
1.3 Funções
1.4 Instalação
1.5 Tipos de Arquivo
1.6 Transferência de Arquivos
2 – O FICHEIRO
2.1 Tipos de fichas

2.2 Tipos de Ficheiro
3 – Sistemas de classificação
4 – Novas Tecnologias de Informação e Comunicação

OBJECTIVOS DE APRENDIZAGEM
 Dominar as Técnicas de arquivo e sua aplicação real em contexto de

trabalho simulado;
 Organizar os dossiês necessários à vida organizacional;
 Aplicar as novas tecnologias de informação e comunicação às técnicas
de arquivo

1 – O ARQUIVO
As empresas em resultado da sua actividade, possuem variados tipos de

documentos, tais como facturas, cartas, contratos, cópias de documentos
emitidos pelas empresas, legislação oficial, recortes de jornais, etc.
A lei obriga as empresas a guardar os seus documentos por períodos variáveis

de tempo, consoante a sua natureza, podendo alguns ser destruídos ao fim de
5 anos, enquanto que outros, pela força da sua natureza e importância, nunca
poderão ser destruídos pois têm permanentemente valor, como é o caso dos
contratos, actas das assembleias gerais, estatutos, escrituras, etc. Todos estes
documentos têm de ser conservados pois constituem a memória da empresa,
podendo ser, sempre que necessário, reconstituídos, através deles, os factos
passados.
DOCUMENTO é o suporte material de uma ideia, de

uma informação que vai ser conservada ou
transmitida, servindo para consulta, estudo ou prova.
1.1 - CONSERVAÇÃO E PROTEÇÃO DE DOCUMENTOS
O valor de um documento é determinado tendo em consideração as finalidades

que possuem e o seu tempo de vigência, que muitas vezes se subordina a

imperativos legais. Nesse sentido, podemos organizar um quadro ou uma
tabela de prazos de vigência para os diversos documentos.
De acordo com o seu valor, podem ser classificados da seguinte forma:
 FUNDAMENTAIS : são documentos vitais para todas as atividades da

empresa. Deverão estar sempre disponíveis
Ex.: Contratos, escrituras, estatutos, livro de atas, procurações, etc.
 IMPORTANTES – documentos necessários para as atividades do dia-a-

dia da empresa.
Ex.: Base de dados de fornecedores e de clientes, etc.
 ÚTEIS – são documentos com informações necessárias durante um

curto período de tempo.
Ex.: E-mails, faturas, etc.
 NÃO IMPORTANTES – são documentos que podem ser destruídos

assim que tenham cumprido o seu objetivo.
Ex.: convocatórias, memorandos, etc.
Os documentos são, assim, um veículo de informação fundamental para o

bom funcionamento da empresa.
No entanto, dado o fluxo e a diversidade dos documentos que uma
organização possui, há necessidade de organizar toda essa informação de
forma a possibilitar tomadas de decisão em tempo útil e assegurar o
fornecimento da informação a todos os serviços que dela careçam com
rapidez, garantindo-se, assim, um melhor funcionamento dos serviços
administrativos e consequentemente da própria organização.
A organização e tratamento dos documentos são

usualmente designados por ARQUIVO.
1.2 - NOÇÃO
Existem diversos sentidos da palavra ARQUIVO:
 Conjunto de documentos, devidamente classificados e ordenados, seja

qual for a sua data, forma e suporte material, acumulados num processo
natural por uma pessoa ou por qualquer instituição, no decorrer da sua
atividade e conservado para servir de testemunho e informação para a
entidade que os produz ou, simplesmente para servir como fonte
histórica;
 Lugar onde está materialmente instalada a documentação: o local, a

sala, os móveis;
 Edifício ou parte do edifício onde está instalado o serviço;
 O serviço encarregado de classificar e ordenar os documentos;
 O ato, a operação de conservar os documentos de modo a permitir a

sua utilização futura;

Os sentidos aqui referidos estão sempre presentes quando se fala de
ARQUIVO, pois esta realidade compreende o que se arquiva, onde se
arquiva, quem arquiva e como se arquiva.
1.3 - FUNÇÕES
Sabendo desde já que a tarefa do ARQUIVO é importante para o bom

funcionamento da empresa, as suas funções são as seguintes:
 Classificar os documentos de acordo com critérios previamente

definidos;
 Ordenar e arquivar os documentos classificados;
 Conservar os documentos;
 Permitir o acesso rápido aos documentos;
 Servir de prova.
1.4 - INSTALAÇÃO
 Solidez de estruturas (deve-se ter em conta o peso dos documentos a

arquivar por caixa ou por m2, por exemplo);
 Ausência de humidade e poeiras, com bom arejamento, de forma a
evitar a deterioração dos documentos;
 Proteção em relação a insetos e roedores que destroem rápida e
facilmente qualquer documentação.

O ARQUIVO precisa de ser organizado de forma a proporcionar condições de
segurança, precisão, simplicidade, flexibilidade e acesso.
Segurança: o arquivo deve apresentar condições mínimas de segurança,

incluindo medidas de prevenção contra incêndio, roubo, extravio e
deterioração dos documentos. É importante cuidar do sigilo,
impedindo ou dificultando o livre acesso a documentos
confidenciais;
Precisão: o arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a

documentos e assegurar a localização de qualquer documento
arquivado ou de qualquer documento que tenha sido retirado;
Simplicidade: o arquivo precisa de ser simples e de fácil compreensão. As

possibilidades de erros são reduzidas em arquivos simples e
funcionais;
Flexibilidade: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento

da empresa, ajustando-se ao aumento do volume e à
complexidade dos documentos a serem arquivados. As normas
de classificação não devem ser muito rígidas;
Acesso: o arquivo deve oferecer condições de consulta imediata,

proporcionando uma pronta localização dos documentos.
A procura de documentos de todos os tipos aumentou muito nos últimos anos,

devido à necessidade cada vez maior de informações. O arquivo não se reduz
apenas a guardar documentos, significa também uma fonte inesgotável de
informações, que pretende atender a todos e a todas as questões.
1.5 - TIPOS DE ARQUIVO
1.5.1 QUANTO À FORMA – tem em conta a posição em que o documento se

encontra no móvel onde é arquivado
 Arquivo Horizontal – os documentos são arquivados

horizontalmente uns a seguir aos outros, em estantes ou
armários com prateleiras. Têm como inconveniente o difícil
acesso aos documentos, pois é necessário deslocar todos
para se obter aquele que se deseja;
 Arquivo Vertical – Os documentos são colocados

verticalmente uns após os outros. São necessárias pastas
para guardar os documentos, é fácil manusear e permite uma
consulta rápida;
 Arquivo Suspenso – Toda a documentação é guardada em

pastas ou bolsas suspensas pela parte superior em
classificadores que deslizam numa estrutura metálica. Estas
pastas têm uma capacidade muito limitada;
 Arquivo Rotativo – Os documentos giram em torno de um

eixo vertical ou horizontal.

1.5.2 QUANTO À FREQUÊNCIA DE CONSULTA – Tem em conta o espaço
disponível, a frequência de consulta e a natureza do documento a
arquivar.
 Arquivo Activo – É constituído por documentos recentes

relativos a assuntos em curso, pelo que se prevê a
necessidade de consultas frequentes devendo estar acessível
ao utilizador;
 Arquivo Semi-activo – É constituído por documentos cuja

consulta é periódica, no entanto a sua acessibilidade terá de
ser garantida;
 Arquivo Inactivo, Passivo ou Morto – É constituído por

documentos referentes a actos/acontecimentos passados, que
por essa razão, raramente são consultados. A sua
conservação deve-se normalmente a razões de ordem
histórica, legal e jurídica. No entanto, não se deve considerar
este arquivo como um “cemitério de documentos ou depósito
de lixo”, porque os documentos que definitivamente se
tornaram inúteis, devem ser destruídos por máquinas próprias.
Este arquivo precisa, inclusive de ser organizado com as
mesmas técnicas e regras que prevalecem quer no Activo,
quer no Semi-activo, pois muitas vezes é necessário a
localização imediata e a consulta rápida de um documento em
desuso.
1.5.3 QUANTO À LOCALIZAÇÃO OU ORGANIZAÇÃO - Tem em conta o

sector ou os sectores responsáveis pelo arquivo.

 Arquivo Centralizado – O arquivo encontra-se num único
sector especializado e é comum a todos os serviços da
empresa. Como inconveniente é a demora excessiva na
consulta dos documentos, dado que pode acontecer vários
serviços necessitarem de consultar o mesmo documento.
 Arquivo Descentralizado – Cada serviço ou departamento

tem o seu arquivo próprio, organizando e arquivando os
respectivos documentos de acordo com os seus critérios de
ordenação e classificação.
1.6 - TRANSFERÊNCIA DE ARQUIVOS
Existem documentos que estão sujeitos ao factor tempo, ou seja: uns têm o
valor de um ano, outros de dois, três, cinco ou mais anos; outros há ainda que,
devido ao valor permanente que possuem, nunca poderão ser destruídos.
Com o passar do tempo, os arquivos ficam tão sobrecarregados de papéis, que

dificultam imenso o trabalho. Por isso torna-se necessário proceder à
eliminação ou destruição dos documentos que já não têm valor e transferir os
que se encontram em desuso ou desactualizados para locais apropriados.
Assim, a TRANSFERÊNCIA é a operação que visa separar os documentos

que ainda estão em uso, ou são bastante consultados, daqueles que perderam
a sua utilidade prática, pelo que se recomendam as seguintes:
 Transferências periódicas – são efectuadas em intervalos previamente

definidos para o arquivo, dependendo do seu uso;

 Transferências permanentes – são realizadas em intervalos
irregulares, sem qualquer planeamento, acontecendo normalmente
quando a acumulação de papéis no arquivo activo é tão grande que
passa a atrapalhar o bom funcionamento do serviço. Este tipo de
transferência irá acarretar grande perda de tempo, visto que o arquivo

inteiro terá de ser analisado.
 Transferências diárias – recomendam-se, porque mantêm em ordem

os arquivos activos. Pode-se facilitar muito o trabalho se no documento
arquivado constar a sua validade ou vencimento, ou qualquer marcação
que indique a data de transferência.
2 - O FICHEIRO
Nas organizações, a elaboração de documentos onde são registadas

informações sintéticas necessárias ao seu funcionamento, são designadas por
FICHAS que são arquivadas em FICHEIROS que, tal como nos arquivos,
podem ser verticais e horizontais, dependendo da posição da ficha arquivada.
2.1 TIPOS DE FICHAS:
 Estáticas – são fichas que contêm elementos que não se

destinam, em princípio, a sofrer alterações, como por exemplo
as fichas de Biblioteca.

 Dinâmicas – são fichas manuseadas frequentemente e que
estão em permanente actualização, como por exemplo as
fichas de stocks.
 Cegas – são fichas colocadas umas atrás das outras, ficando

apenas visível a primeira e as restantes tapadas.
 Com sinalizadores – são fichas que possuem indicativos,

separadores incorporados ou não nas próprias fichas, e que
podem ser alfabéticos, numéricos, por assuntos, etc.
2.2 TIPOS DE FICHEIROS
 Horizontais – são constituídos por fichas colocadas numa

posição horizontal;
 Verticais – são constituídos por fichas colocadas num posição
vertical;
 De Consulta Directa – quando nos dão imediatamente a
informação pretendida;
 Remissivos – quando remetem para outros ficheiros contendo
informações mais pormenorizadas;
 Tradicionais – são constituídos por fichas de papel ou
cartolina;
 Informatizados – introduzidos em memória informática ou em
diapositivos USB.

3 – SISTEMAS DE CLASSIFICAÇÃO
Considera-se que uma Instituição tem um bom arquivo se a sua utilização for
simples, económica e flexível.
CLASSIFICAR consiste em agrupar documentos idênticos, com

características semelhantes, estabelecendo uma ordem lógica com o
objectivo de facilitar a sua localização e utilização futura.
A classificação de documentos exige não só conhecimentos específicos para a

execução desta tarefa, mas também o conhecimento das regras e critérios de
classificação e a sua correcta aplicação.
A escolha de um determinado sistema de classificação obriga ao seu

seguimento e à não interferência de outro sistema de classificação.
Devemos atender aos seguintes aspectos quando queremos optar por um ou

outro sistema de classificação:
 Definir muito bem os objectivos que se pretendem atingir com o arquivo;

 Conhecimento profundo dos documentos a arquivar;
 Conhecimento das vantagens e inconvenientes dos diferentes sistemas
de classificação.
Independentemente do sistema de classificação adoptado, uma classificação

de documentos deve obedecer à seguintes condições:
 Certa – permite encontrar os documentos com facilidade;

 Uniforme – faz com que todos os documentos só possam ser
classificados de uma forma, independentemente de quem
procede à sua classificação;
 Extensível – permite o desenvolvimento da classificação;
 Rápida – encurtar o mais possível o tempo dispendido na procura;
 Económica – permite executar o trabalho de classificação com o

mínimo de custos administrativos.
3.1 CLASSIFICAÇÃO ALFABÉTICA
NOÇÃO:
Baseia-se na ordenação alfabética, pela sucessão das letras do alfabeto, muito

utilizada como classificação de base e por vezes como complemento de outras
classificações.
Aparentemente simples, implica contudo mais que o conhecimento do alfabeto

para determinar com rigor o local de arquivo de cada documento. Torna-se
necessário o uso de regras que assegurem o funcionamento e eficácia desta
classificação, regras essas que têm de ser seguidas pelos funcionários que
fazem o Arquivo.
Vantagens:
 Flexibilidade, pois é sempre possível introduzir novos

nomes sem que haja necessidade de fazer alterações;

 Familiaridade, pois a ordenação das letras do alfabeto é
do conhecimento de todos;
 Complementaridade, pois permite a combinação com
outros, tornando extremamente útil a sua utilização.
Inconvenientes:
 Difícil aplicação quando o número de documentos é

excessivamente grande, pois surgem com frequência
nomes iguais;
 Difícil detecção do extravio de documentos

(normalmente só detectado quando se necessita do
documento);
 Necessidade de referências múltiplas para o mesmo

caso quando os nomes classificados são alterados;
 Difícil localização de um documento quando na mesma

empresa se usam critérios de ordenação diferentes.
Regras de classificação alfabética:
 REGRA 1 - Quando ao nome próprio se sucedem vários apelidos, deve-

se classificar pelo último apelido.
Ex.: Alexandre Fernandes Costa Costa, Alexandre Fernandes
Maria Adelaide Pinto Ferreira Ferreira, Maria Adelaide Pinto

 REGRA 2 - Quando um nome é precedido de um título académico, de
nobreza ou de graduação, apenas se tem em conta o nome.
Ex.: Engº António Barbosa António Barbosa (Engº)
Conde José Monterroso José Monterroso (Conde)
Coronel Vitorino Santos Vitorino Santos (Coronel)
 REGRA 3 - As abreviaturas não são consideradas para efeitos de

ordenação.
Ex.: Alexandre Fernandes Costa Jr. Alexandre Fernandes Costa
 REGRA 4 – Quando um nome é precedido das abreviaturas S., Stº.,

Stª., estas devem ser consideradas como se estivessem escritas por
extenso, respeitando-se em seguida a ordem alfabética dos nomes.
Ex.: Stª. Justa Santa Justa
Stº. André Santo André
S. João São João

 REGRA 5 – As conjunções e as preposições como “e”, “de” e outras
ligando os nomes não devem ser consideradas para efeitos de
ordenação alfabética.
Ex.: Maria da Graça Maria da Graça
José Costa e Silva José Costa e Silva
 REGRA 6 – Os nomes ligados por apóstrofos ou por hífen, são

considerados como se fossem um único nome.
Ex.: Maria São-Pedro Maria São Pedro

Carlos D’Antas Carlos Dantas
 REGRA 7 – Os nomes que começam por uma inicial precedem, para

efeitos de ordenação, os nomes que comecem pela mesma inicial mas
que não estejam abreviados.
Ex.: A. Alves
Ana Alves
Anabela Alves
 REGRA 8 – Nas denominações das empresas deve-se ordenar pela

palavra que identifica a empresa e não pelo seu ramo de actividade.
Ex.: Infantário Reguila Reguila, Infantário

o O & não é considerado para efeitos de ordenação
Ex.: Pinho & Irmãos, L.da Pinho & Irmãos, L.da
o O nome das empresas designado por denominação social ou

por firma, quando contém o nome de um dos sócios, para efeitos
de ordenação, nunca pode ser considerado de forma diferente.
Ex.: Monteiro & Costa, L.da
Têxtil Tecitecla, S.A.
o Quando as empresas têm várias filiais, em virtude do nome da

firma ou denominação social ser igual, para efeitos de ordenação,
recorre-se à ordem alfabética das localidades.
Ex.: Profitêxteis, L.da (Braga)
Profitêxteis, L.da (Coimbra)
Profitêxteis, L.da (Porto)
 REGRA 9 – Quando existem números em algarismos, no meio de uma

ordenação alfabética, ordenam-se na letra que lhes corresponde lidos
por extenso.
Ex.: 2ª Repartição de Finanças (Segunda) 2ª Repartição de Finanças

Cervejaria 4 Copos (Quatro) 4 Copos, Cervejaria
 REGRA 10 – Os artigos definidos e indefinidos, não devem ser

considerados para efeitos de ordenação.
Ex.: Infantário O Reguila Reguila, Infantário O
Critérios de Ordenação Alfabética

Depois de conhecidas as regras para a ordenação alfabética, é necessário
definir o critério de ordenação a seguir. Normalmente os critérios de ordenação
são três:
 Nome a Nome ou Palavra a Palavra
 Letra a letra
 Por Apelido
Com base num exemplo, vamos analisar cada um destes três critérios:
Exemplo: Luís Almeida

Maria Natividade
M. Bizarro
Luísa Alves
Manuel Inocêncio
Manuelino Bizarro
A ordenação será a seguinte:

Palavra a Palavra Letra a Letra Por Apelido
Luís Almeida Luísa Alves Almeida, Luís

Luísa Alves Luís Almeida Alves, Luísa
M. Bizarro Manuelino Bizarro Bizarro, M.
Manuel Inocêncio Manuel Inocêncio Bizarro, Manuelino
Manuelino Bizarro Maria Natividade Inocêncio, Manuel
Maria Natividade M. Bizarro Natividade, Maria
Escolher um ou outro critério de ordenação alfabética, depende da situação

concreta em que se está a trabalhar. Assim, vamos analisar as orientações
específicas que devem ser seguidas em cada um deles.
 NOME A NOME ou PALAVRA A PALAVRA
o Entre dois nomes, se ambos mantiverem letras iguais até um

deles acabar, o que acabar primeiro vem em primeiro lugar:
M A N U E L INOCÊNCIO
M A N U E L I N O BIZARRO
o Todos os nomes designados por uma inicial vêm primeiro que

qualquer nome que por essa inicial comece mas que não esteja
abreviado:

M. BIZARRO
MANUEL INOCÊNCIO
 LETRA A LETRA
o Os nomes são considerados como se estivessem ligados,

formando uma só palavra:
M A N U E L I N O B I Z A R R O
M A N U E L I N O C Ê N C I O
 POR APELIDO
o A ordenação alfabética é feita considerando o apelido a anteceder

o nome; entre o apelido e o nome é colocada uma vírgula:
BIZARRO, MANUELINO
3.2 – CLASSIFICAÇÃO NUMÉRICA
NOÇÃO:
A classificação dos documentos é feita com base num número, normalmente

progressivo.

A empresa, aos documentos que chegam do exterior, bem como aos
documentos que expede, atribui um número e com base nessa numeração
(quer dos recebidos, quer dos expedidos), procede à ordenação de todos os
documentos.
Vantagens:
 Os números são de mais fácil leitura que as letras;
 Detecta-se com mais facilidade o extravio de documentos;
 Aplicação fácil, não dando lugar a divergências;
 É confidencial, pois os dossiês apenas possuem um número.
Inconvenientes:
 Impossibilidade de intercalar novos documentos no meio de uma

ordenação;
 Dificuldade em localizar um documento se não for conhecido o número

de ordem que lhe foi atribuído, implicando a utilização de um ficheiro de
referência.
3.3 - CLASSIFICAÇÃO ALFANUMÉRICA
NOÇÃO:
Consiste numa combinação entre o sistema alfabético e o sistema numérico.

Os documentos são classificados alfabeticamente e de seguida ordenados em
classes por números.
Este sistema dá relativa segurança na ordenação e em determinadas
situações, os inconvenientes quer do sistema alfabético, quer do sistema
numérico, são superados.
3.4 – CLASSIFICAÇÃO CRONOLÓGICA
NOÇÃO:
Os documentos são classificados com base na sua data de emissão, recepção,

aquisição ou vencimento.
Normalmente, o documento com a data mais recente é o último a ser

arquivado, sendo neste caso, o arquivo realizado do passado para o presente.
Esta classificação é frequentemente utilizada para o arquivo de

correspondência, na ordenação de documentos financeiros (facturas, letras,
contribuições), jornais e revistas.
Vantagens:
 Localização imediata do documento desde que se conheça a data;
 Simplicidade na execução, não permitindo divergências;
 Não necessita de pessoal especializado, nem com muita prática o que o

torna económico.
Inconvenientes:

 Os documentos são misturados uns com os outros e, como não estão
separados por assuntos, a reconstituição de factos passados torna-se
difícil;
 Dificuldade em localizar um documento quando se desconhece a data.
3.5 – CLASSIFICAÇÃO IDEOLÓGICA
NOÇÃO:
Os documentos são agrupados por assuntos ou temas. Quem arquiva, terá que
previamente escolher os temas ou os assuntos tendo em vista a necessidade
dos utilizadores e, posteriormente, proceder a uma análise detalhada dos
documentos a fim de os ordenar pelos temas considerados.
Esta classificação obriga à elaboração de um Plano de Arquivo que preveja as

necessidades dos utilizadores e permita seguir um tratamento e ordenação dos
assuntos partindo do geral para o particular. É muito utilizado nas Bibliotecas.
Vantagens:
 Permite encontrar a documentação necessária relativa ao estudo de um

determinado assunto;
 Responde às necessidades de utilização de uma Biblioteca.
Inconvenientes:
 Difícil execução;

 Dispendioso dado que exige pessoal especializado;
 Não é autónomo, pois dentro de cada grupo de assuntos, é necessário

existir uma outra ordenação.
3.6 – CLASSIFICAÇÃO GEOGRÁFICA
NOÇÃO:
Os documentos são ordenados de acordo com os seus elementos geográficos:
países, províncias, distritos, concelhos, freguesias, etc, e posteriormente uma
ordenação alfabética dos documentos dentro das divisões definidas.
Esta ordenação é normalmente utilizada em empresas com diversas filiais ou

com um grande número de clientes espalhados por diversas localidades.
Vantagens:
 Os documentos são separados por grupos com características bem

definidas;
 Permite intercalar novos documentos sem ser necessário proceder a

alterações;
 Permite sempre ajustes de acordo com as necessidades.
Inconvenientes:
 Embora em menor grau, apresenta os mesmos inconvenientes já

referidos anteriormente para o sistema alfabético;

 Exige o conhecimento dos limites geográficos de forma a evitar enganos
na ordenação.
3.7 – CLASSIFICAÇÃO DECIMAL
NOÇÃO:
Consiste na divisão de cada assunto em dez divisões. Cada divisão, terá no
máximo dez subdivisões e cada subdivisão terá dez sub-subdivisões e assim
sucessivamente, mas sempre em grupos de dez.
Torna-se também necessário a existência de um Plano de Arquivo para a

concretização da aplicação deste sistema, devendo esse Plano de Arquivo ser
elaborado de forma a prever as necessidades futuras e atendendo sempre aos
grupos de dez. A nível administrativo a sua aplicação verifica-se no POC –
Plano Oficial de Contabilidade.
Exemplo do Plano Oficial de Contabilidade:
Classe 1 – Disponibilidades
11 Caixa
111 Caixa A
112 Caixa B
Classe 2 – Terceiros
21 Clientes
22 Fornecedores
221 Fornecedores c/c

222 Fornecedores – Títulos a pagar
23 Empréstimos Obtidos
231 Empréstimos bancários

232 Empréstimos por obrigações
2321 Convertíveis
2322 Não Convertíveis
233 Empréstimos por títulos de participação
4 – NOVAS TECNOLOGIAS DE INFORMAÇÃO E
COMUNICAÇÃO
Os modernos avanços tecnológicos que revolucionaram todos os campos da

actividade humana também incidiram poderosamente no terreno da gestão do
arquivo de documentos, onde hoje se utilizam com relativa abundância os
meios ópticos e sobretudo os informáticos em todo o tipo de empresas.
Com a introdução das Novas Tecnologias, a maioria das Empresas recorre ao

computador e a software específico para armazenar informações. Actualmente
é possível arquivar nomes e moradas de clientes numa base de dados e até
mesmo, ter ficheiros relacionados com cada um dos clientes, acedendo
rapidamente a essas informações no monitor, sem necessidade de se deslocar
ao arquivo. (como por exemplo através do Access).
A evolução das Novas Tecnologias, permite-nos também a possibilidade de

armazenar em computador grandes arquivos documentais, recorrendo a
sofisticados sistemas de digitalização de documentos que permitem preservar
obras antigas de grande valor histórico.
Actualmente as TIC estão presentes praticamente em todas as actividades que

o ser humano desempenha. Ao nível da organização, existem diversos
exemplos de aplicação em diferentes áreas, que vão desde o comércio e da
indústria, passando pela saúde, banca, finanças, gestão empresarial, educação
e pelos transportes.

Exemplos de aplicação das TIC:
Áreas de Aplicação Exemplos

 Gestão de stocks e inventários
 Codificação de produtos (código de
COMÉRCIO barras)
 Terminais de pagamento automático
(TPA)
 Controlo de produção
 Segurança industrial
INDÚSTRIA  Controlo de qualidade
 Supervisão
 Desenho assistido por computador
 Diagnósticos
MEDICINA  Análises clínicas
 Intervenções cirúrgicas
 Contabilidade
 Gestão de contas
BANCA e FINANÇAS  Terminais automáticos
 Projecções financeiras
 Actividades de gestão escolar
(lançamento de faltas, notas, etc.)
EDUCAÇÃO  O e-learning
 Ensino assistido por computador
 Análise financeira e contabilidade
 Gestão de recursos humanos
 Pagamentos
 Facturação
GESTÃO  Correspondência
 Secretariado
 Reclamações
 Registo de clientes
 Trabalho em grupo
 Tráfego rodoviário
TRANSPORTES  Tráfego aéreo
 Tráfego ferroviário
4.1 MICROFILMAGEM

NOÇÃO:
É uma técnica que consiste em fotografar o documento original com uma

máquina que contém um filme de formato reduzido e, uma vez revelado o
negativo, aparece uma cópia de tamanho reduzido, não legível à vista
desarmada. As imagens reduzidas são armazenadas em rolos de filmes ou em
transparências.
Pode-se fazer por filmagem do documento original ou directamente a partir da

informação processada por um computador. Quando se consulta o material
filmado, tem de se colocar o negativo num projector chamado micro leitor que
projecta a imagem dos documentos num ecrã para que se possam ler.
Devido à quantidade de informação que cada microfilme pode conter, é

fundamental dispor-se tanto de um bom sistema de classificação como de um
índice que permita procurar e encontrar rapidamente os assuntos desejados.
Como já vimos anteriormente, nas empresas circulam diariamente documentos

dos mais variados tipos e proveniências. A gestão manual desses documentos
e a sua circulação física pela empresa, além do risco de extravio e atrasos,
proporcionam desorganização e na maior parte das vezes originam
desperdícios de tempo. Com o aparecimento de sistemas de gestão electrónica
de documentos, a pesquisa e a consulta de documentos passou a ser facilitada
e o seu extravio passou a ser nulo.
A gestão electrónica de toda a documentação veio permitir que a mesma passe

a estar disponível logo após a sua introdução no sistema informático. O seu
armazenamento faz-se geralmente em bases de dados.
VANTAGENS DO MICROFILME:

 Economia de espaço
 Permite extinguir a necessidade dos arquivos tradicionais
 Conversão da informação original com memória ilimitada
 Registo fácil
 Custo de manutenção reduzido
 Rapidez de acesso
 Normalização da dimensão dos arquivos, independentemente do
formato do original
 Segurança e integridade da documentação
O microfilme é muito utilizado para o:

 Registo Correspondência;
 Registo de Letras e Cheques;
 Ficheiros de clientes;
 Manuais Técnicos;
 Etc.
Habitualmente é muito usado por:

 Bancos;
 Bibliotecas;
 Companhias de Seguros;
 Tribunais;
 Polícia;
 Escolas;
 Etc.

Trabalho prático – fichas de trabalho
Métodos básicos de arquivamento

Método alfabético
É simples de elaboração e de manuseio, desde que o elemento a ser
considerado seja o nome. É indispensável que o alfabeto seja bastante
conhecido (inclusive com as letras K, Y, e W), As fichas, ou pastas, são
realizadas em rigorosa ordem alfabética. As notações nas guias das pastas
podem ser abertas ou fechadas.
características: busca directa
elemento considerado: NOME
nome: Milton da Cunha
sobrenome: Cunha
prenome: Milton da
notação simples/aberta: A, B, C, Ab, Ac...
notação composta/fechada: Aa-Ab...
Am-Az...
REGRAS DE ALFABETAÇÃO
1) Nas pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e depois o prenome.
Pedro Paulo Macedo Macedo, Pedro Paulo
Paulino Andrade Andrade, Paulino
Jarbas Vasconcelos Vasconcelos, Jarbas
2) Quando houver sobrenomes iguais prevalece a ordem alfabética do prenome.

João Antunes Antunes, Aníbal.
Aníbal Antunes Antunes, João.
Paulo Antunes Antunes, Paulo.
Waldemar Antunes Antunes, Waldemar

3) Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo, ou ligados por
hífen, não se separam.
Heitor Villa-Lobos Villa-Lobos, Heitor
Humberto Castelo-Branco Castelo-Branco, Humberto
Luciano Porto-Seguro Porto-Seguro, Luciano
4) Sobrenomes formados com Santo, Santa, São - seguem as regras dos nomes
compostos por um adjetivo e um substantivo.
Paulo Santa Cruz Santa Cruz, Paulo
Maria Santa Rita Santa Rita, Maria
Luís São Paulo São Paulo, Luís
5) As iniciais abreviativas de prenomes têm precedência na classificação de

nomes iguais.
J. Pereira Pereira, J.
João Pereira Pereira, João
José Pereira Pereira, Jonas
Jonas Pereira Pereira José.
6) As partículas, tais como “de”, “da”, “do”, “e” não são consideradas.
Paula d’Alencar Alencar, Paula d’
Luíza da Câmara Câmara, Luíza da
José de Oliveira Oliveira, José de.
Mário do Couto Couto, Mário do
7) Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco como Filho, Júnior, Neto,

Sobrinho são considerados parte integrante do último sobrenome - mas não são
considerados na ordenação alfabética.
Wilson de Almeida Filho Almeida Filho, Wilson de
Oscar de Oliveira Júnior Oliveira Júnior, Oscar de.
Sebastião de Pádua Sobrinho Pádua Sobrinho, Sebastião de.
Antônio de Brito Neto Brito Neto, Antônio de
8) Os títulos são colocados no fim, entre parênteses.
Ministro João Cabral Cabral, João (Ministro).
Professor Paulo Ramalho Ramalho, Paulo (Professor).
General Oscar Teixeira Teixeira, Oscar (General).
Dra. Paula Brito Brito, Paula (Dra.).
9) Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome.

Winston Churchill Churchill, Winston
Charles de Gaulle Gaulle, Charles de
John Kennedy Kennedy, John
Paul Schmidt Schmidt, Paul
10) As partículas podem ou não, ser consideradas. O mais comum é considerá-

las como parte integrante do nome - quando escritas com letras maiúsculas.
John Mac Adam Mac Adam, John.

Paul MacCarthey MacCarthey, Paul.
Gordon O’Brien O’Brien, Gordon
Giulio di Capri Capri, Giulio di.
11) Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo sobrenome, que

corresponde ao sobrenome de família do pai.
José Oviedo y Bãnos Oviedo y Bãnos, José de

Francisco Pina de Mello Pina de Mello, Francisco
Angel del Arco y Molinero Arco y Molinero, Angel del.
Antônio de los Rios Rios,. Antônio de los
12) Os nomes orientais - japoneses, chineses, árabes são registrados como se

apresentam.
Al Ben-Hur Al Ben-Hur
Li Yutang Li Yutang
Anuar el Sadat Anuar el Sadat
13) Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos governamentais devem ser

transcritos como se apresentam. Não se considera para ordenação os artigos,
preposições que compõem os nomes.
Banco Real S.A. Banco do Brasil
A Insinuante Banco Real S.A.
Fundação Joaquim Nabuco Bank of Boston (The)
EMBRATEL Colegial (A)
Banco do Brasil EMBRATEL
The Library of Congress Fundação Joaquim Nabuco
A Colegial Insinuante (A)
The Bank of Boston Library of Congress (The)
Pesca do Vale e Cia. Pesca do Vale e Cia
14) Os nomes de instituições ou órgãos governamentais de países estrangeiros

devem ser precedidos pelo nome do país.
The Washington Post Estados Unidos. Washington Post (The)

The Financial Times Estados Unidos. Financial Times (The)
The Library of Congress Estados Unidos. Library of Congress
(The)
15) Nos títulos de Congressos, Conferências, Reuniões, Assembléias, etc, os

números arábicos, romanos ou escritos por extenso, deverão aparecer no fim,
entre parênteses.
II Conferência de Saúde Conferência de Saúde (II)

Quarto Encontro de Ecoturismo Encontro de Ecoturismo (Quarto)
3o Congresso de Direito Congresso de Direito (3o)
II Feira de Pequenos Empreendedores Feira de Pequenos Empreendedores (II)
EXERCÍCIO
1. Ordene alfabeticamente os dados a seguir:
5o Seminário de Tropicologia - Fundação José Augusto

VIII Congresso Brasileiro de Mastologia
Margareth di Biase
Sir Laurence Olivier
Dr. José Augusto Oliveira
Marie Dupont
Janice Monte-Mor
José Peregrino da Silva Sobrinho
Joan Mac Donald
Antonio de los Rios
EXERCÍCIO
1. Organize os assuntos em ordem dicionária:
Treinamento de pessoal
Aperfeiçoamento de pessoal
Assistência técnica
Material permanente
Aquisição de material de consumo
Previdência e assistência social
Recrutamento de pessoal (seleção)
Quadros e tabelas de pessoal
Relações públicas
Publicidade
Exposições
Relatórios
Correspondência particular do diretor
Estatutos
Assembléia Geral
Conselho Diretor
Outros assuntos
Férias
Pagamento
Salário-família
Assistência psicológica
Conservação e recuperação
Inventários
Operações bancárias
Patrimônio
Comunicações
1. Organize os assuntos em ordem dicionária:

Treino de pessoal
Aperfeiçoamento de pessoal
Assistência técnica
Material permanente
Aquisição de material de consumo
Previdência e assistência social
Recrutamento de pessoal (seleção)
Quadros e tabelas de pessoal
Relações públicas
Publicidade
Exposições
Relatórios
Correspondência particular do diretor
Estatutos
Assembléia Geral
Conselho Diretor
Outros assuntos

Férias
Pagamento
Salário-família
Assistência psicológica
Conservação e recuperação
Inventários
Operações bancárias
Patrimônio
Comunicações
1. Organize um esquema de assuntos em ordem enciclopédica, adotando como

classes principais:
Organização/Pessoal/Orçamento/Material/Comunicações/Patrimônio.
Prédios e salas
Regulamentos
Organogramas
Admissão
Aluguer de salas
Receita
Correios
Condomínio
Gratificação de funções
Aquisição de material
Limpeza e conservação de prédios
Salários
Baixas de material
Mudanças
Concorrências
Casa de empregados
Recrutamento de pessoal

Terrenos
Despesa
Dispensa de pessoal
Telégrafos
Férias
Gratificação por tempo de serviço
Rádio
Previdência social
Licenças
Satélite

BIBLIOGRAFIA
ANTAS, Ana, Ana Azevedo e Ana Maria Reais (2004), Curso Tecnológico de
Administração – Trabalhos Práticos, Lisboa, Plátano Editora
ARDIONS, Isabel, Zita Romero e Arminda Sá Sequeira (2006), Organização e

Técnicas Empresariais, Porto, Instituto Politécnico do Porto
LORENTE, M. José G. (2000), Manual Prático da Secretária Eficiente,

NovaKey Espanha
LOUSÃ, Aires, Paula Aires Pereira, Raul Lambert, Mário Dias Lousã, (2005),
Técnicas Administrativas, Porto, Porto Editora

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MÓDULO 15

Olga Barbosa / Manuela Sampaio 1

1.1 Conservação e Proteção de Documentos

2.1 Tipos de fichas

4 – Novas Tecnologias de Informação e Comunicação

Olga Barbosa / Manuela Sampaio 2

 Dominar as Técnicas de arquivo e sua aplicação real em contexto de

Olga Barbosa / Manuela Sampaio 3

As empresas em resultado da sua actividade, possuem variados tipos de

A lei obriga as empresas a guardar os seus documentos por períodos variáveis

DOCUMENTO é o suporte material de uma ideia, de

1.1 - CONSERVAÇÃO E PROTEÇÃO DE DOCUMENTOS

O valor de um documento é determinado tendo em consideração as finalidades

Olga Barbosa / Manuela Sampaio 4

De acordo com o seu valor, podem ser classificados da seguinte forma:

 FUNDAMENTAIS : são documentos vitais para todas as atividades da

Ex.: Contratos, escrituras, estatutos, livro de atas, procurações, etc.

 IMPORTANTES – documentos necessários para as atividades do dia-a-

Ex.: Base de dados de fornecedores e de clientes, etc.

 ÚTEIS – são documentos com informações necessárias durante um

Ex.: E-mails, faturas, etc.

 NÃO IMPORTANTES – são documentos que podem ser destruídos

Ex.: convocatórias, memorandos, etc.

Os documentos são, assim, um veículo de informação fundamental para o

A organização e tratamento dos documentos são

Existem diversos sentidos da palavra ARQUIVO:

 Conjunto de documentos, devidamente classificados e ordenados, seja

 Lugar onde está materialmente instalada a documentação: o local, a

 Edifício ou parte do edifício onde está instalado o serviço;

 O serviço encarregado de classificar e ordenar os documentos;

 O ato, a operação de conservar os documentos de modo a permitir a

Olga Barbosa / Manuela Sampaio 6

Sabendo desde já que a tarefa do ARQUIVO é importante para o bom

 Classificar os documentos de acordo com critérios previamente

 Solidez de estruturas (deve-se ter em conta o peso dos documentos a

Olga Barbosa / Manuela Sampaio 7

Segurança: o arquivo deve apresentar condições mínimas de segurança,

Precisão: o arquivo deve oferecer garantia de precisão na consulta a

Simplicidade: o arquivo precisa de ser simples e de fácil compreensão. As

Flexibilidade: o arquivo deve acompanhar o desenvolvimento ou crescimento

Acesso: o arquivo deve oferecer condições de consulta imediata,

A procura de documentos de todos os tipos aumentou muito nos últimos anos,

1.5.1 QUANTO À FORMA – tem em conta a posição em que o documento se

 Arquivo Horizontal – os documentos são arquivados

 Arquivo Vertical – Os documentos são colocados

 Arquivo Suspenso – Toda a documentação é guardada em

 Arquivo Rotativo – Os documentos giram em torno de um

Olga Barbosa / Manuela Sampaio 9

 Arquivo Activo – É constituído por documentos recentes

 Arquivo Semi-activo – É constituído por documentos cuja

 Arquivo Inactivo, Passivo ou Morto – É constituído por

1.5.3 QUANTO À LOCALIZAÇÃO OU ORGANIZAÇÃO - Tem em conta o

Olga Barbosa / Manuela Sampaio 10

 Arquivo Descentralizado – Cada serviço ou departamento

1.6 - TRANSFERÊNCIA DE ARQUIVOS

Com o passar do tempo, os arquivos ficam tão sobrecarregados de papéis, que

Assim, a TRANSFERÊNCIA é a operação que visa separar os documentos

 Transferências periódicas – são efectuadas em intervalos previamente