Victória António Chiboleca

Gestão de Documentos nas Instituições Públicas: Caso do Serviço Distrital de

Educação Juventude e Tecnologia (SDEJT) - Marracuene, 2018-2019

Licenciatura em História Política e Gestão Pública

Universidade Pedagógica de Maputo

Maputo

2021
 Victória António Chiboleca

Gestão de Documentos nas Instituições Públicas: Caso do Serviço Distrital de

Educação Juventude e Tecnologia (SDEJT) - Marracuene, 2018-2019

Projecto de MonografiaCientífica submetida à

Faculdade de Ciências Sociais e Filosóficas da
Universidade Pedagógica de Maputo para a
obtenção do grau de licenciatura em História
Política e Gestão do Pública.

Supervisor:

Mestre José Sumburane

Universidade Pedagógica de Maputo

Maputo

2021
Índice

1. Introdução...........................................................................................................................................1
1.1. Problematização..............................................................................................................................2
1.2. Hipótese...........................................................................................................................................2
1.3. Objectivos do estudo.......................................................................................................................3
1.3.1. Objectivo Geral............................................................................................................................3
1.3.2. Objectivos Específicos.................................................................................................................3
1.4. Justificativa......................................................................................................................................3
2. Referencial Teórico............................................................................................................................4
1.1. Enquadramento teórico....................................................................................................................4
1.2. Principais Conceitos........................................................................................................................6
1.2.1. Documento...................................................................................................................................6
1.2.2. Arquivo........................................................................................................................................7
1.2.2.1. Classificação de arquivos..........................................................................................................8
1.2.3. Gestão de Documentos.................................................................................................................8
1.3. Quadro legal da gestão dos documentos, arquivo e informação em Moçambique.........................11
1.3.1. Serviço Nacional de Arquivo do Estado (SNAE).......................................................................13
1.3.2. Objectivos do SNAE..................................................................................................................13
1.3.3. Órgãos do SNAE........................................................................................................................13
1.3.4. Funções dos órgãos.....................................................................................................................14
3. Metodologia do estudo.....................................................................................................................14
3.1.2. Método de procedimento............................................................................................................15
3.1.4.Técnicas e instrumentos de recolha de dados..............................................................................16
3.1.5. Modelo de análise de dados........................................................................................................17
3.1.6. População e Amostra..................................................................................................................18
3.1.7. Variáveis....................................................................................................................................18
Bibliografia...........................................................................................................................................19
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1. Introdução

O presente trabalho subordinado ao tema “Análise da Gestão de Documentos nas Instituições

Públicas ” visa analisar a gestão de documentos no quadro da implementação das Directrizes
do Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE) nas instituições públicas e enquadra-se
no trabalho de culminação decurso de Licenciatura em História Política e Gestão Pública na
Universidade Pedagógica de Maputo.

A gestão de documentos arquivísticos é um procedimento fundamental na vida de uma

instituição. Para tomar decisões, recuperar a informação e preservar a memória institucional é
preciso estabelecer um conjunto de práticas que garantam a organização e preservação dos
arquivos.

Depois da independência nacional houve uma mudança de regime e todo sistema de

organização e administração colonial desmoronou, ficando o país sem recursos humanos
qualificados e sem administrações organizadas. Foi nesse quadro que em 1992 foi aprovado o
Decreto nº 33/92, de 26 de Outubro, que institui o Sistema Nacional de Arquivo do Estado
(SNAE) com objectivo de “disciplinar a custódia dos documentos e o acesso às informações
nelas contidas, desde a sua produção até ao destino final, não se dissociando o seu valor
histórico da importância que os acervos assumem enquanto instrumentos de Administração”
Cossa, 2017).

É neste contexto que pretende-se analisar a gestão de documentos a partir de um estudo de

caso no Serviço Distrital da Educação, Juventude e Tecnologia de Marracuene, com a
intenção de aprimorar o sistema da Administração Pública.

Quanto à estrutura, o projecto apresenta para além desta parte introdutória que compreende o
problema e as questões de pesquisa, a justificativa do tema e os objectivos, apresenta também
referencial teórico/enquadramento teórico bem como e a proposta metodológica a ser usada.
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1.1. Problematização

A aprovação do Decreto nº 36/2007 foi acompanhado pela aprovação de muitos instrumentos

como o Plano de Classificação, a Tabela de Temporalidade de Documentos de Arquivo para
as Actividades – Meio e o Classificador de Informação da Administração Pública; Plano de
Controlo de Desastre; a Lei de Direito a Informação; Manual de Procedimento do Sistema
Nacional de Arquivo de Estado; Norma de Avaliação e Eliminação de Documentos da
Administração Pública, Metodologia para a Elaboração de Planos de Classificação e Tabelas
de Temporalidade de Documentos de Actividades – Fim, criação da Comissão Nacional de
Documentação e Informação de Moçambique e o Regulamento Padrão de Funcionamento das
Comissões de Avaliação de Documentos da Administração Pública, visando a
operacionalização o sistema Nacional de Arquivos de Estado.Não obstante a aprovação destes
instrumentos legislativos, a sua implementação em muitas instituições públicas continua
deficitária, por um lado por falta de infra-estrutura apropriada e por outro, a falta de pessoal
formado ou capacitado em matéria de gestão documental.

No Serviço Distrital da Educação, Juventude e Tecnologia de Marracuene, a deficiente

tramitação e ou localização dos documentos quando solicitados pelo público ou mesmo pela
própria instituição, tem provocado uma série de constrangimentos ao público em geral, e não
só, a organização, esta situação faz com que a circulação de informação se efectue com
excessiva burocracia, de uma maneira demorada ou mesmo não haja uma circulação eficaz da
informação. Perante esta constatação levanta-se seguinte pergunta de pesquisa: Como é feita
a gestão de documentos no Serviço Distrital de Educação Juventude e Tecnologias de
Marracuene no âmbito da implementação das directrizes do Sistema Nacional de
Arquivos do Estado?

1.2.Hipótese

A gestão de documentos no Serviço Distrital de Educação Juventude e Tecnologias de

Marracuenenão respeita as directrizes do Sistema Nacional de Arquivos do Estado.
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1.3.Objectivos do Estudo

1.3.1. Objectivo Geral

 Analisar a gestão de documentos e a implementação das directrizes do Sistema

Nacional de Arquivos do Estado nas Instituições Públicas no SDEJT-Marracuene
(2018-2019).

1.3.2. Objectivos Específicos

 Contextualizar a tramitação e localização dos documentos no Serviço Distrital da
Educação, Juventude e Tecnologias de Marracuene;
 Analisar os constrangimentos resultantes da ineficiência da tramitação e localização
dos documentos no SDEJT-Marracuene;
 Verificar o nível de implementação das directrizes produzidas pelo SNAE no âmbito
de gestão de documentos;
 Propor medidas de gestão documental eficazes para o alcance dos objectivos desejados
no SDEJT-Marracuene.

1.4. Justificativa

pesquisa surge num contexto em que Moçambique discute a cerca dos métodos a ter em conta
na gestão de documentos para garantir a eficiência no processo de recuperação de
informações para fins administrativos e científicos e na preservação da memória
institucional.Partindo do pressuposto de que toda acção na Administração Pública é baseada
na aplicação de normas que regem o seu funcionamento, sendo o SNAE e outras legislações
atinentes, e visando melhorar a gestão de documentos através da disponibilização de
procedimentos que garantem o rápido acesso de informação pelos utentes, bem como, a
conservação e preservação da integridade dos documentos, torna-se imprescindível o estudo
sobre o cumprimento e implementação destes instrumentos como forma de aferir o grau de
adesão na prática pelos funcionários para o alcance dos objectivos que permearam a sua
aprovação.

Deste modo, este estudo torna-se relevante na medida em que irá contribuir para o
desenvolvimento de debate sobre arquivo, gestão de documentos e informação nas
instituições públicas, bem como pode oferecer elementos de reflexão para a adopção de
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medidas eficazes que levam os funcionários a melhorar o seu trabalho e gestão dos
documentos do SDEJT-Marracuene.

2. Referencial Teórico

O referencial ou marco teórico para o nosso estudo é construído em torno da revisão de

literatura de especialidade sobre a relação escola – comunidade ou escola - família. O seu
principal objectivo desta secção, é realizar o “estado da arte” sobre a temática em estudoe dar
conta dos principais conceitos-chave. Assim, esta secção apresenta os principais conceitos
inerentes à pesquisa a saber: documento, arquivo e gestão de documentos, com o objectivo de
apresentar a fundamentação teórica e as diferentes abordagens conceptuais adoptadas para
sustentar o tema.

2.1. Enquadramento teórico

De acordo com Rodrigues (2006) a actividade denominada records management,
originalmente cunhada em inglês e posteriormente traduzida como gestão de documentos, não
surgiu da prática ou teoria dos arquivos, mas por uma necessidade da administração pública.
Jardim (1987 citado por Rodrigues, 2006:6) esclarece:
“...as instituições arquivísticas públicas caracterizavam-se pela sua função de
órgão estritamente de apoio à pesquisa, comprometidos com a conservação e
acesso aos documentos considerados de valor histórico. A tal concepção
opunha-se, de forma dicotómica, a de ‘documento administrativo’, cujos
problemas eram considerados da alçada exclusiva dos órgãos da
administração pública que os produziam e utilizavam”.

A partir da segunda metade do século passado, há uma reorientação da profissão dos

arquivistas diante do volume documental produzido: entra em pauta, mais especificamente na
América do Norte, de onde repercute para os demais países ocidentais, a eliminação de
documentos antes de serem recolhidos para guarda permanente. É formulado o conceito de
ciclo de vidados documentos de arquivocomposto por três fases: corrente, intermediária e
permanente (Rodrigues, 2006). Segundo a autora, a passagem dos documentos de uma fase
para outra é determinada por um instrumento denominado Tabela de Temporalidade que
estabelece, referendando-se num processo de avaliação dos documentos, os prazos de
permanência nas fases corrente e intermediária e a sua destinação final: eliminação ou
recolhimento ao arquivo permanente. Há aqueles documentos que só saem do âmbito do seu
produtor quando este encerra suas actividades ou quando as altera significativamente. Seriam
os documentos que provam a sua existência e definem suas actividades além de outros que
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contribuem para isso (Rodrigues, 2006).

Ainda segundo Rodrigues (2006) em 1956, o norte-americano Schellenberg publica o seu

“Arquivos modernos – princípios e técnicas” no qual dedica toda a Parte II à Administração
de arquivos correntes onde se encontram os capítulos: Controle da produção de documentos,
Princípios de classificação, Sistemas de Registro, Sistema americano de arquivamento e
Destinação dos documentos. Com esta publicação abre-se a discussão sobre os arquivos
correntes e a sua gestão. Isso não significa que, na prática, os arquivos correntes tenham
passado a ser tratados com base nos preceitos da arquivologia. As instituições arquivísticas
continuaram a tratar apenas os documentos do arquivo permanente e com o objectivo primeiro
de atender à pesquisa académica. Essa tradição promoveria o distanciamento da prática da
gestão de documentos arquivísticos da teoria dos arquivos.

Rodrigues (2006) ressalta que a arquivologia não é um corpo teórico consolidado. Existem
abordagens distintas tanto de um país para outro quanto de uma linha de pensamento para
outra. Como as dimensões desse artigo não permitem um aprofundamento da discussão sobre
essas tensões, tentar-se-á expor os principais conceitos privilegiando a abordagem
jenkinsoniana de Luciana Duranti.

O resgate de Jenkinson por Duranti vem opor-se à perspectiva schellenbergiana de que os

documentos correntes são distintos dos documentos de guarda permanente (Tschan, 2002), o
que leva Schellenberga propor que o valor secundário dos documentos, valor para a pesquisa
académica, deverá ser a referência nos processos de eliminação de documentos, por parte dos
arquivistas, com vistas ao recolhimento para a guarda permanente.

De acordo com Tschan (2002), Jenkinson considera o arquivo de guarda permanente uma
continuidade do arquivo corrente, condenando a eliminação de documentos por parte do
arquivista, pois esta actividade, segundo este autor, deve ficar a cargo exclusivamente do
próprio produtor dos documentos. Jenkinson se orienta pelo valor administrativo e entende
que os documentos nunca perdem o valor de informação e prova para o seu criador. O valor
secundário dos documentos é acidental, como o próprio Schellenberg enxerga, e portanto ele
não deve ser referência para eliminações. Essa percepção conduz Jenkinson à formulação das
qualidades dos archives de Imparcialidade e Autenticidade.
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Diferentemente de Jenkinson e Duranti, busca-se, aqui, considerar todo e qualquer arquivo,

incluindo o produzido por pessoa ou família, e não apenas os administrativos e institucionais.
Privilegiar a abordagem de Duranti significa, acima de tudo, compreender o arquivo como
evidência dos actos do seu criador, sendo os documentos a prova desses actos, sejam eles de
uma entidade colectiva, pública ou privada, sejam de uma pessoa. Além disso, adopta-se a
perspectiva de Terry Cook, chamada de pós- custodial, que considera o arquivo além da sua
materialidade, identificando a proveniência dos documentos mais nas acções que os geraram
do que no local onde eles foram produzidos ou de onde foram recolhidos, conforme se
pretende que ficará explícito ao longo da exposição que se segue. Cabe ressaltar que, sob o
ponto de vista conceitual, os documentos arquivísticos electrónicos têm as mesmas
características dos documentos tradicionais.

2.1. Principais Conceitos

2.1.1.Documento
O Conselho Internacional de Arquivos (CIA citado por Cruz 2013, p.12) define documento
como “Informação registada, independentemente da forma ou suporte, criada, recebida e
mantida por uma agência, instituição, organização ou pessoa na consecução de suas
obrigações legais ou de seus negócios”.

De acordo com Guinchat & Menou (1994, p.86), documento é o suporte material do saber e
da memória da humanidade. De acordo com o Dicionário de Terminologia Arquivística
(2005:63), documento é toda a informação registada em um suporte material (papel, fia, disco
óptico, etc.) utilizada para consulta, estudo, prova, pesquisa, pois comprova factos,
fenómenos, formas de vida e pensamentos do homem numa determinada época.

Indolfo (1995 citado por Monteiro, 2016, p.54) caracteriza documento como “toda
informação registada em um suporte material, susceptível de ser utilizada para consulta,
estudo, prova e pesquisa, pois comprovam fatos, fenómenos, formas de vida e pensamentos
do homem numa determinada época ou lugar.”. Por seu turno, A Estratégia para a Gestão de
Documentos e Arquivos do Estado – EGDAE, (2006, p.13), aprovada pelo Conselho de
Ministros, refere-se ao Documento como a “unidade de registo de informações, qualquer que
seja o suporte utilizado”
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Chiavenato (2003:57), considera informação o conhecimento disponível para uso imediato e

que permite orientar a acção, ou reduzir a margem de incerteza que cerca as decisões
quotidianas.

Os autores convergem nas suas definições no que concerne ao documento, ao afirmarem que é
uma informação que se encontra registada independentemente do seu suporte mas que
constitui um conhecimento que pode ser de uso imediato.

2.1.2.Arquivo
Arquivo é “o conjunto de documentos produzidos e ou recebidos por órgãos públicos,
instituições de carácter público, entidades privadas e pessoas físicas no decurso e em função
do exercício das suas actividades, qualquer que seja o suporte da informação”, (Monteiro,
2005:22).

De acordo com o Conselho Internacional de Arquivos (CIA) apud Cruz (2013:34), arquivo é o
conjunto de documentos quais quer que sejam as suas datas, suas formas ou seus suportes
materiais, produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, e por serviços ou
organismos públicos ou privados, no desempenho de suas actividades, conservados por seus
criadores ou seus sucessores para seu próprio uso, sendo transferida a instituição competente
em razão de seu valor arquivístico.

Segundo Cassares (2012:49), “Arquivo é o conjunto de documentos produzidos e recebidos

por órgãos públicos, instituições de carácter público, entidades privadas e pessoas físicas em
decorrência do exercício de suas actividades, qualquer que seja o suporte da informação ou a
natureza do documento”.

O Dicionário de Terminologia Arquivística (DTA) define Arquivo como sendo o “conjunto

de documentos que, independentemente da natureza ou do suporte são reunidos por
acumulação ao longo das actividades de pessoas físicas ou jurídicas, públicas ou privadas”
(Camargo e Bellotto, 1996:5).

Em Moçambique, Arquivo é definido como “conjunto de documentos de qualquer época e

forma que, independentemente da natureza ou suporte da informação, são acumulados ou
conservados em razão do seu valor ao longo das actividades de pessoas físicas ou jurídicas,
públicas ou privadas, para servir de referência, prova, informação ou fonte de pesquisa”
(SNAE.2007:30).
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Ainda a luz do SNAE (2007:42), arquivo de Estado “conjunto de documentos produzidos e

recebidos pelos Órgãos e Instituições de Administração Pública, no exercício das funções.
Incluem-se nos arquivos do Estado, os das entidades de direito privado encarregues pelos
serviços públicos”.

Outrossim, “sistema de arquivo é como conjunto de elementos (entidades meios,

procedimentos) que funcionam de modo articulado, tendo em vista a gestão dos documentos
produzidos ou recebidos por um organismo no exercício das suas actividades”.

Das concepções dos autores supracitados, relativamente ao arquivo e a implementação do

SNAE em Moçambique, há que reter a principal ideia de que arquivo de Estado são
documentos recebidos ou produzidos pelos órgãos e Instituições de Administração Pública,
bem como, pelas entidades de direito privado encarregues pelos serviços públicos, no
exercício das suas actividades, conservados em razão de seu valor com a finalidade de servir
de referência, prova, informação ou fonte de pesquisa.

Importa referir que para presente trabalho o sistema de arquivo deve ser visto como
procedimentos que funcionam de forma articulado com vista a orientar a gestão de
documentos.

2.2.Classificação de arquivos

De acordo com a sua utilização os arquivos classificam-se em:

a) Corrente: conjunto de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação

constituem objecto de consultas frequentes pela entidade que os produziu e a quem
compete a sua administração;
b) Intermediário: conjunto de documentos com uso pouco frequente, que aguardam
destino final em depósitos de armazenamento temporário;
c) Permanente: conjunto de documentos que já cumpriram as finalidades de sua criação,
conservados e preservados em virtude do seu valor histórico, probatório e informativo
para o Estado e para o cidadão, com carácter definitivo, em função do seu valor
secundário.
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2.3. Gestão de Documentos

De acordo com a Estratégia de Gestão dos Documentos e Arquivo do Estado - EGDAE
(2006:54), gestão documental, é um conjunto de operações e procedimentos técnicos
referentes à produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos, em fase de
arquivo corrente e intermediário, visando a sua eliminação ou o seu recolhimento para a
guarda permanente.

Segundo a EGDAE, a gestão dos documentos visa fundamentalmente assegurar, deforma

eficiente a produção, administração, a manutenção e a destinação de documentos; garantir que
a informação governamental esteja disponível quando e onde seja necessária ao governo e aos
cidadãos; assegurar a eliminação dos documentos que não apresentam valor administrativo,
fiscal, legal ou para a pesquisa científica.

Segundo Paes, (2007) e Cassares (2012:53),a Gestão de documentos é um conjunto de

procedimentos e operações técnicas referentes as actividades de produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento de documentos em fase corrente e intermediária, visando a sua
eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

De acordo com o SNAE (2007, idem), a fase ou o arquivo corrente é constituída por conjunto
de documentos em curso ou que, mesmo sem movimentação constituem objecto de consulta
frequente pela entidade que os produziu e a quem compete a sua administração; (ii) no
arquivo intermediário encontra-se conjunto de documentos com uso pouco frequente, que
aguardam destino final em depósito de armazenamento temporário e por último; (iii) O
arquivo permanente é constituído por conjunto de documentos que já cumpriram as
finalidades de sua criação, conservados e preservados em virtude do seu valor histórico,
probatório e informativo para o estado e para o cidadão, com carácter definitivo, em função
do seu valor secundário.

O tratamento dispensado aos documentos na idade corrente condiciona directamente o

desempenho das actividades arquivísticas na segunda e terceira idade, pois é nesta fase em
que a gestão documental abrange a introdução de regras e normas de produção, classificação,
organização física e controle de tramitação e de arquivamento (Cruz, 2013:34).

Segundo Cruz, (2013) apud James Rhoads (1989:79) as três idades dos documentos de
arquivo nas organizações corresponde à “gestão de documentos”, a qual divide-se em três
fases, nomeadamente: (i) Produção em que são definidas normas que vão desde as
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características físicas do suporte (material, tamanho, formato, espécie) até as formas de

registo da informação. Essa intervenção visa não só à economia e à racionalização no uso dos
recursos materiais, humanos e tecnológicos, mas também à preservação da integridade física e
intelectual do documento e, consequentemente, ao acesso à informação nele registada; (ii)
Utilização do documento refere-se às formas de recuperação da informação e implica a
necessidade de elaboração de planos de classificação padronizados para a instituição, tendo
como fundamento as funções e actividades executadas. O plano de classificação indica a
organização dos documentos, desde sua origem e padroniza a forma de arquivamento,
propiciando a recuperação dos documentos de forma eficaz. O controlo de tramitação, interna
e externa, pelo serviço de protocolo racionaliza e facilita a localização da documentação; e,
(iii) Destinação abrange procedimentos de avaliação, selecção e a determinação de prazos de
guarda.

As normas de classificação e organização e o controle de tramitação e arquivamento têm em

vista a recuperação imediata do documento. Entende-se como classificação a ordenação
intelectual e física de acervos, de acordo com um plano de classificação, (Schellnberg, 2004).

No Dicionário de Terminologia Arquivística a gestão documental é abordada como uma área

da administração geral dos órgãos, relacionada com os princípios de economia e eficácia da
produção, manutenção, uso e destinação final dos documentos, referindo-se como um
“conjunto de medidas e rotinas que tem por objectivo a racionalização e eficiência na
produção, tramitação, classificação, avaliação, arquivamento, acesso e uso das informações
registadas em documentos de arquivo" (2005:30).

Para Schellnberg (2004), a eficiência de um programa de gestão de documentos correntes, não

deve ser julgada apenas em termos estatísticos ou unicamente no volume de documentos que
se transferem das repartições para centros intermediários, para incineradoras ou fábrica de
papel mas reflecte-se na maneira de analisa-los para se determinar como classifica-lo e quais
os que devem ser eliminados.

A eficácia de um programa de gestão de documentos correntes depende do zelo e

competência do pessoal. Quanto mais honestos e habilitado o pessoal, mais eficazmente serão
classificados e arquivados os documentos para uso corrente. Quanto mais bem classificados
mais facilmente poder-se-á dar-lhes um destino final depois de terem servido as actividades
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correntes. Quanto melhor o pessoal mais segura a avaliação dos documentos para fins de
destinação.

O instrumento de destinação, vinculado ao plano de classificação, utilizado na segunda fase

do processo de gestão documental, facilita não só os procedimentos de transferência,
recolhimento e eliminação, mas, também, a identificação de documentos de valor probatório e
informativo, destinados à guarda permanente, distinguindo-os daqueles destituídos de valor
secundário e, portanto, destinados à eliminação. Nenhum documento deve ser conservado por
tempo maior do que o necessário para o cumprimento das actividades que o geraram (Cruz,
2013).

Tomando em consideração as definições do conceito de gestão de documentos acimas

trazidos pelos autores pode-se aferir que coincidem, ao afirmarem que, gestão de documentos
providencia mecanismos que asseguram a racionalização e eficiência no acesso a informação
e da própria organização de arquivo nas fases correntes, intermediária até a guarda
permanente ou eliminação.

Deste modo, a classificação e avaliação dos documentos de arquivo são vistos como
elementos fundamentais para a organização, recuperação e destinação adequado dos
documentos.

2.4. Quadro Legal da Gestão dos Documentos, Arquivo e Informação em Moçambique

Em Moçambique como forma de garantir a eficiência e eficácia na Gestão de Documentos e

Arquivos, foi aprovado o Decreto nº 36/2007 de 27 de Agosto que institui o Sistema Nacional
de Arquivos. Este Decreto aplica-se aos órgãos e instituições da Administração Pública e visa
harmonizar as diversas fases da gestão de documentos, atendendo as especificidades dos
órgãos geradores e acumuladores de acervos, a luz dos artigos 2 e 4 respectivamente.

Outrossim, como forma de orientar melhor as actividades de Gestão de Documentos e o

arquivamento, aprovou-se directrizes ou dispositivo legais que assegurem a sua
operacionalização. Desde a aprovação e implementação do SNAE em 2007 foram elaborados
muitos documentos normativos a destacar:

a) A Estratégia para a Gestão de Documentos e arquivos do Estado aprovada pela

Resolução nº 46/2006, de 26 de Dezembro, preconiza como princípios de Gestão
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Documental, a uniformização de métodos de trabalho, a acessibilidade aos

documentos e informação pelos utentes.
b) Diploma Ministerial nº 30/2008, de 30 de Abril, que aprova a Metodologia para a
Elaboração de Planos de Classificação e Tabelas de Temporalidade de Documentos de
Actividades – Fim;
c) Diploma Ministerial nº 31/2008, de 30 de Abril, que aprova as Normas de Avaliação e
Eliminação de Documentos da Administração Pública;
d) Diploma Ministerial nº 36/2010, de 16 de Fevereiro, institui a Comissão Nacional de
Avaliação de Documentos (CNAD), criada ao abrigo do disposto nos nºs 17 e 18 do
SNAE, com vista a assegurar a assistência técnica e monitoria as Comissões de
Avaliação de Documentos na Administração Pública (CADAP) no âmbito da gestão
de documentos e arquivos de Estado;
e) Diploma Ministerial nº 37/2010, de 16 de Fevereiro, que aprova o Regulamento
Padrão do Funcionamento das Comissões de Avaliação de Documentos na
Administração Pública;
f) Guião de Elaboração de Planos de Gestão de Desastres em Arquivos na Administração
Pública, tem por objectivo a Protecção e conservação da integridade, fidelidade e a
autenticidade dos documentos sob a custódia dos órgãos e instituições, no âmbito do
da implementação do SNAE;
g) Lei n.º 34/2014, de 31 de Dezembro, aprova a criação da Lei de Direito a Informação
que regula o exercício do direito à informação, a materialização do princípio
constitucional da permanente participação democrática dos cidadãos na vida pública e
a garantia de direitos fundamentais conexos, e aplica-se aos órgãos e instituições do
Estado, a luz dos artigos 1 e 3, respectivamente e;
h) Decreto 30/2001 de 15 de Outubro, aprova normas de funcionamento dos serviços da
Administração Pública.
i) Diploma Ministerial n.º 30 /2008. Aprova a Metodologia para a Elaboração de Planos
de Classificação, Tabelas de Temporalidade de Documentos das Actividades-Fim.
j) Diploma Ministerial n.º 31/2008. Aprova as normas de Avaliação e Eliminação de
Documentos da Administração Pública.
k) Diploma Ministerial n.o 35/2010. Cria o Conselho Nacional de Arquivos;
l) Diploma Ministerial n.o 36/2010. Cria a Comissão Nacional de Documentação e
Informação de Moçambique.
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m) Diploma Ministerial n.o 37/2010. Aprova o Regulamento Padrão do Funcionamento

das Comissões de Avaliação de Documentos e Administração Pública.
n) Lançamento do Manual de Procedimentos do Sistema Nacional de Arquivos do Estado
pelo Centro Nacional de Documentação e Informação de Moçambique em 2009.

2. 5.Serviço Nacional de Arquivo do Estado (SNAE)

De acordo com o decreto que cria 36/2007 sobre a lei do Sistema Nacional de Arquivos do
Estado, SNAE aplica-se aos órgãos e instituições da Administração Pública, nomeadamente,
os órgãos centrais e locais do Aparelho do Estado e instituições subordinadas ou dependentes,
os institutos públicos de investigação científica e as demais instituições autónomas, tuteladas
pelos órgãos do Estado, bem como os órgãos e institutos das autarquias locais.

As instituições autónomas e independentes do poder executivo poderão desenvolver os seus

subsistemas de arquivos, em função da sua especificidade, desde que não contrariem os
objectivos do presente sistema.

2.5.1. Objectivos do SNAE

a) Harmonizar as diversas fases da gestão de documentos, atendendo as especificidades

dos órgãos geradores e acumuladores dos acervos;
b) Organizar, de forma dinâmica e articulada, as actividades de gestão de documentos e
arquivo nos órgãos do Estado, com vista a tornar mais eficiente o processo de
recuperação de informações para fins administrativos e científicos;
c) Assegurar a protecção e preservação dos documentos gerados e recebidos no exercício
de funções dos órgãos e instituições públicos e privados, revestidos de valor
administrativo, histórico e científico;
d) Facilitar o acesso público ao património arquivístico nacional de acordo com as
necessidades de informação, respeitando o disposto nas normas de Segredo de Estado
e demais leis que regem o acesso à informação;
e) Integrar e coordenar as actividades de gestão de documentos de arquivos;
f) Articular com os demais sistemas que actuam directa ou indirectamente na gestão do
património documental e arquivístico do Estado moçambicano;
g) Assegurar a eliminação de documentos que não tenham valor administrativo, fiscal,
legal ou para a pesquisa científica.
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2.5.2. Órgãos do SNAE

O Sistema Nacional de Arquivos do Estado (SNAE) integra os seguintes órgãos:

a) Órgão director central;

b) Órgãos centrais;
c) Órgãos provinciais;
d) Órgãos distritais.
A entidade que superintende na administração pública é o órgão director central do sistema.
Os órgãos centrais, provinciais e distritais referidos nas alíneas acima, compreendem, cada um
e a seu nível, as seguintes estruturas:

a) Arquivos correntes;
b) Unidades de gestão de documentos dos arquivos intermediários;
c) Comissões de avaliação de documentos.
O Arquivo Histórico de Moçambique é o órgão de gestão de documentos na fase permanente
e de assessoria ao órgão director central do Sistema.

2.5.3. Funções dos órgãos

São funções dos órgãos centrais, provinciais e distritais deste sistema, no seu âmbito de
actuação, as seguintes:

a) Implementar o Sistema Nacional de Arquivos do Estado;

b) Implementar e acompanhar as rotinas de trabalho, visando à padronização dos
procedimentos técnicos relativos às actividades de gestão de documentos de arquivo
no órgão central, provincial e distrital;
c) Coordenar a aplicação dos planos de classificação e tabelas de temporalidade de
documentos, em articulação com os outros órgãos do sistema;
d) Identificar e reportar ao órgão director central as necessidades de formação dos
responsáveis pela gestão de documentos;
e) Supervisionar a aplicação e o emprego de normas técnicas e tecnologias de gestão de
documentos de arquivo.
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3. METODOLOGIA DO ESTUDO

Esta secção apresenta a metodologia a ser usada para a realização da pesquisa. São
apresentados: método de estudo, tipo de pesquisa, universo e amostra, instrumentos de recolha
de dados e modelo de análise de dados.

A metodologia a ser usada será hipotético-dedutiva, a qual inicia pela percepção de uma
lacuna nos conhecimentos acerca de um facto ou fenómeno e de seguida formula-se as
hipóteses, pelo processo de inferência dedutiva e por fim, testa-se a predição da ocorrência de
fenómenos abrangidos pela pergunta de pesquisa. Para o efeito, partir-se-á da concepção da
pergunta de partida relacionada com a gestão de documentos no Serviço Distrital de Educação
Juventude e Tecnologias de Marracuene, no âmbito das Directrizes do Sistema Nacional de
Arquivos do Estado, que será operacionalizada através das questões de pesquisa levantadas.

3.1. Classificação dos métodos a serem usados

3.1.2. Método de procedimento

Segundo Gil (2008), os métodos de procedimentos esclarecem acerca dos procedimentos
técnicos a serem utilizados, proporcionando ao pesquisador os meios adequados para garantir
a objectividade e a precisão no estudo de ciências sociais.

Tendo em conta os tipos de métodos de procedimento, o projecto de pesquisa, guiar-se-á pelo

método histórico, que parte da investigação de acontecimentos, processos e instituições no
passado, para verificar se há alguma influência na sociedade actual. Pois, as origens e raízes
do passado possibilitam a melhor compreensão das funções e natureza quer das instituições,
costumes e formas de vivências sociais. Nestes termos, procurará olhar para como a gestão de
documentos está sendo feita no SDEJT- Marracuene por forma a permitir uma gestão eficaz
dos documentos para o alcance dos objectivos desejados.

3.1.3. Tipo de pesquisa

Quanto à natureza a pesquisa será aplicada. De acordo com Moresi (2003:43) “a pesquisa do
ponto de vista da sua natureza, pode ser pesquisa aplicada, quando objectiva gerar
conhecimentos para aplicação prática dirigidos à solução de problemas específicos,
envolvendo verdades e interesses locais”. ParaDanton(2002:89), “a pesquisa aplicada,
objectiva a busca de solução para problemas concretos e imediatos.Como se pode depreender
da problematização, objectivos, e motivação, a pesquisa, surge da necessidade de análise da
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gestão dos documentos e a implementação das directrizes do SNAE de modo a viabilizar o

fácil acesso para melhoria da prestação de serviços, tomada de decisões e preservação da
memória institucional no SDEJT-Marracuene com vista a se propor medidas de gestão
documental eficazes para o alcance dos objectivos desejados no SDEJT-Marracuene.

Quanto aos objectivos será uma pesquisa exploratória e descritiva. Será exploratória, porque,
nesta pesquisa primeiro procuraremos fazer a revisão da literatura (levantamento
bibliográfico), para maior familiaridade com o tema. Rodrigues (2007:37), refere que “ a
pesquisa exploratória tem como objectivo, proporcionar maior familiaridade com o problema,
levantamento bibliográfico ou entrevista, pesquisa bibliográfico ou estudo de caso”. Para
Moresi (2003:44) “a investigação exploratória é realizada em área na qual há pouco
conhecimento acumulado e sistematizado”. São poucos estudos feitos a nível nacional da
análise dos programas de ensino, daí a necessidade da pesquisa.

É descritiva, porque será caracterizada pela rigorosidade de apresentação de técnicas, de

métodos e paradigmas na colheita, analise e classificação dos dados, conforme alude Trivinos
(1987). Este autor, entende que o estudo descritivo exige do pesquisador uma delimitação
precisa de técnicas, métodos, modelos, teorias que orientarão a colecta e interpretação dos
dados, métodos, modelos e teorias que orientarão colecta e interpretação dos dados, cujo
objectivo é conferir validades científicas à pesquisa. Nesse sentido, a população e amostra
também devem ser delimitadas, assim como os objectivos, os termos, as variáveis, as
hipóteses e as questões de pesquisa.

3.1.4.Técnicas e instrumentos de recolha de dados

No que concerne aos instrumentos de recolha de dados, aplicamos a observação directa, a
entrevista e o inquérito.

A observação directa é uma técnica de cariz exploratório e descritivo. A observação é um

elemento básico da investigação científica utilizado na pesquisa de campo como abordagem
qualitativa conjugada a outras técnicas e desempenha um papel imprescindível no processo de
pesquisa. Esta técnica utilizada na identificação e obtenção de provas a respeito dos
objectivos da pesquisa no SDEJT-Marracuene. Assim, a observação directa consistirá na
visualização e registo sistemático de fenómeno em estudo de forma a obter informações sobre
o nosso objecto de pesquisa. Este método permitirá o conhecimento in loco dos fenómenos a
abordar.
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A segunda técnica de colecta de dados será a aplicação de um inquérito utilizado para obter
informações precisas sobre os sujeitos de investigação. Este, “[…] consiste num elenco de
questões que são precisas e submetidas a certo número de pessoas com o intuito de obter
respostas para a colecta de informações” (Fachin, 1993:121). A aplicação deste instrumento
foi realizada de forma individual.

A terceira técnica será a entrevista do tipo semiestruturado por achar que esta possibilita uma
conversa, favorecendo um diálogo espontâneo, uma maior interacção entre os agentes
envolvidos na pesquisa, uma vez que não é estabelecida como um roteiro fechado, mas sim
abre espaço para novas informações que podem surgir na entrevista, não fugindo do objectivo
da pesquisa. A entrevista é um instrumento indispensável, por esta ser capaz de possibilitar ao
pesquisador captar e compreender as opiniões e as impressões pessoais dos entrevistados.
Para Bogdan e Bikle (1994:51) citados por Dantas (2012), este tipo de instrumento de colecta
de dados na pesquisa qualitativa “reflecte uma espécie de diálogo entre os investigadores e os
respectivos sujeitos”. Para a nossa pesquisa as entrevistas serão específicas ao tema e
semiestruturadas com antecedência e as mesmas serão direccionadas às educadoras que farão
parte da amostra.

3.1.5. Modelo de análise de dados

De acordo com Mozzato, (2011:28), “qualquer técnica de análise de dados, em última

instância, significa uma metodologia de interpretação”.

Neste sentido, tendo em conta o objectivo fundamental da pesquisa e o instrumento de recolha

de dados definido (entrevista e inquérito) recorrer-se-á à análise de conteúdo em relação a
informação que será obtida por meio do inquérito e depoimentos das entrevistas.

Para a análise de dados, optaremos por análise temática simples. Assim, conforme recomenda
Bardin (2009) citado em Guerra (2014), teremos as seguintes fases:
 Pré-análise;
 Exploração do material; e, por fim,
 Tratamento dos resultados: a inferência e a interpretação.

Na pré-análise estabelece-se a organização do material, a partir da escolha de

documentos/informações relevantes, permitindo-se uma “leitura flutuante” do material até que
a decisão sobre quais informações devem ser consideradas na análise fique mais clara.
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Na exploração, far-se-á a codificação, ou seja, sua transformação de dados brutos dos textos
por recortes, agregação ou enumeração, até que sua codificação atinja a representação do
conteúdo ou sua expressão.

No tratamento dos resultados, realizar-se-á as interpretações dos dados a partir da teoria

escolhida. Essa interpretação restringe-se às análises qualitativas dos dados como é ocaso da
nossa pesquisa.

3.1.6. População e Amostra

 População

População (ou universo da pesquisa) é a totalidade de indivíduos que possuem as mesmas

características definidas para um determinado estudo SILVA etal (2001:23). A população é o
conjunto de fenómenos a serem trabalhados, definido como critério global da pesquisa.

Para a presente proposta de trabalho, a população será o número total dos funcionários de
SDEJT-Marracuene.

 Amostra

A selecção da amostra será feita com base no método de amostragem não probabilística, pois
nem todos os elementos da população terão a oportunidade de fazer parte da amostra, apenas
os 20 funcionários da área de arquivo dos documentos e noutras repartições do SDEJ-
Marracuene

3.1.7. Variáveis
Variável independente: Gestão dos Documentos, Arquivo e Informação

Variável dependente: Implementação das Directrizes do SNAE.

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