Trabalho de Conclusão de Curso apresentado para obtenção do título

de especialista em _________ (Nome do curso) – ____ (ano da

defesa)

‘Aplicação do gerenciamento da comunicação para influenciar diretamente em

resultados comerciais

Kauê Patrick Pereira Vale; Bruno Truzzi Rosa

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de especialista em _________ (Nome do curso) – ____ (ano da
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Aplicação do gerenciamento da comunicação para influenciar diretamente em

resultados comerciais

Resumo

Avaliando o quão importante é a comunicação para obter o êxito em fatores críticos de um

projeto, o trabalho tem como principal objetivo realizar a análise de forma sólida do tema
gerenciamento da comunicação em projetos de vendas, focando na metodologia utilizada no
cotidiano de um gerente comercial, identificando e analisando as ferramentas aplicadas para
definir métodos ou estratégias eficazes de comunicação que podem ser desenvolvidas para
influenciar positivamente em uma negociação entre fornecedor e cliente.
Palavras-Chave: Projetos; Plano de gerenciamento das comunicações; Comunicação;
Gerenciamento; Gerenciamento da Comunicação; Comercial; Vendas.

Application of communication management to directly influence business results

Abstract

Evaluating how important communication is to achieve success in critical factors of a project,

the main objective of the work is to carry out a solid analysis of the topic of communication
management in sales projects, focusing on the methodology used in the daily life of a
commercial manager, identifying and analyzing the tools applied to define effective
communication methods or strategies that can be developed to influence a negotiation
between supplier and customer positively.
Keywords: Projects; Communications management plan; Communication; Management;
Communication Management; Commercial; Sales.

Introdução

Com base em PMI “Project Management Institute”, podemos considerar um projeto onde
é uma empreitada complexa, que envolve a coordenação de diversas atividades, recursos e
partes interessadas como a produção de um produto, serviço com resultados únicos.
Podemos dizer que um projeto temporário é dado quando se tem um inicio e fim destinados
com um calendário de definição, para que tenha uma gestão eficaz, envolvendo o
planejamento, execução e controle das atividades com os seus recursos definidos.
Já um projeto único, consideramos uma operação de rotina, onde é realizada
diariamente suas atividades com o seu único objetivo.
O PMI (2023) deixa claro que há necessidade de um gerenciamento da comunicação no
contexto de um projeto, para que tenha definicação clara dos stakeholders envolvidos,
assim será indentificado as informações necessárias para cada parte interessada, o

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estabelecimento de canais eficazes de comunicação e a garantia de que as mensagens

sejam transmitidas de forma clara e compreensível.
Hoje com a nossa gama de redes e portais de informações, como livros, internet,
email e redes sociais de uma forma geral, temos disponíveis uma grande quantidade de
informações por segundos, de diversos temas e locais. É necessário que avaliemos o que
de fato é relevante individualmente, chegar os fatos e envolver as partes interessadas para
que tenha impactato diretamente no dia a dia na influencia dos interligados de algum projeto
ou tema.
Para que de fato a informação seja um elemento chave no processo de
comunicação, ela precisa ser desenvolvida, estabelecida, falada, assimilada de uma
maneira que o receptor possa receber da maneira que foi enviada, mas para que esse fluxo
ocorra da maneira correta precisamos verificar se o receptor seja ele um gerente, acionista
ou até mesmo um analista do projeto esteja preparado e com as habilidades para
administrar as informações recebidas.
Quando pensamentos em prejuízos em médio e longo prazo dentro de um projeto,
seja ele uma atividade mal execultada, orçamentos de baixa qualidade, cronogramas com
deficiências, clientes e equipe insatisfeita ou até mesmo qualidade inferior do que proposta,
podemos pontuar que uma das maiores deficiências é por terem realizado uma
comunicação com ruídos, onde gera sequencia de atitudes negativas tais como baixa
produtividade, retrabalho, aumento de conflidos e até mesmo baixa qualidade de vida e
desmotivação (PMI, 2014, p.76) por falta de alinhamento e comunicação clara.

Material e Métodos

Neste estágio, embarcaremos em uma investigação minuciosa, delineando

cuidadosamente os procedimentos e estratégias de comunicação entre as partes
envolvidas, além de explorar os métodos e fluxos que possam garantir o êxito de uma
negociação comercial. Esta pesquisa será enraizada na vivência cotidiana de um
profissional atuante na esfera dos negócios, que mantém um contato direto com clientes e
promove a troca contínua de experiências e informações com sua equipe comercial. O
objetivo é capturar com precisão os principais desenvolvimentos necessários para o
progresso do projeto, utilizando uma abordagem detalhada e enriquecida por uma
compreensão aprofundada das dinâmicas comerciais e das nuances da interação humana
nesse contexto específico.
Pensando no desenvolvimento do trabalho, assimilei o método dedutivo, onde foi
necessário um estudo complexo sobre o gerenciamento de projetos por ele todo. O

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proposito para usar esse método, é analisar pequenos temas em uma abrangência de
assunto maior, assim conseguimos dar efanse a partes mais especificas.
Ultilizando o plano de gerenciamento das comunicações, devemos localizar as
técnicas princiapis ultilizadas nessa metadologia para que possamos nos basear nos
processo e ferramentas segundo as informações localizadas no guia PMBKO (2017) onde
podemos ter como base todas as ações que deve ser tomadas para o seu planejamento e
construção

Conforme a compreensão do que constitui e como é estruturado um projeto se

aprofundou, foram incluídas explicações, citações e teorias mais detalhadas, especialmente
sobre o gerenciamento das comunicações. Isso abrange conceitos, tipos, estilos, aplicações
e outros aspectos pertinentes. Com os conceitos relacionados agora bem estruturados, a
fase de estudo de caso é iniciada a partir deste ponto.
No processo de comunicação, diversos elementos interagem para garantir a
transmissão eficaz da mensagem. O emissor, responsável por iniciar o processo, transmite
a informação através de um código, que é a forma como a mensagem é codificada para ser
compreendida pelo receptor. Este, por sua vez, recebe a mensagem e a decodifica,
interpretando seu conteúdo.
A mensagem pode ser transmitida de várias formas, como por voz, texto, gestos ou
expressões faciais. O canal de comunicação é o meio físico usado para transportar a
mensagem, podendo ser formal (como normas e relatórios) ou informal (como conversas
pessoais e mensagens).
Durante o processo de comunicação, podem ocorrer ruídos, que são interferências
que atrapalham a transmissão da mensagem. Esses ruídos podem ser físicos (como
barulhos externos), fisiológicos (como dificuldades na fala), psicológicos (como falta de
atenção) ou culturais (como uso de termos desconhecidos).
O feedback ou realimentação é essencial para verificar se a mensagem foi
compreendida conforme a intenção do emissor. Ele permite avaliar o resultado da
transmissão e ajustar a comunicação, caso necessário.

Das partes interessadas na comunicação

De acordo com o PMI (2017), uma parte interessada é definida como um indivíduo,
grupo ou organização que pode impactar, ser impactado ou perceber-se impactado por uma
decisão, atividade ou resultado de um projeto. Essas partes interessadas podem estar
dentro ou fora do escopo do projeto e têm o potencial de causar impactos positivos ou

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negativos no projeto, assim como serem afetadas de maneira positiva ou negativa pelo
projeto.
Conforme Chaves (2015) descreve, o processo de comunicação pode se utilizar de
diversos canais, como canais orais, escritos, eletrônicos e digitais. Cada um desses canais
possui vantagens e desvantagens, e o Gerente de Projeto deve estar ciente desses
aspectos para poder decidir qual o canal mais adequado para cada situação. Essas
escolhas devem ser documentadas e incluídas no plano de comunicação do projeto.
Nos tópicos anteriores, estabelecemos uma base sólida sobre o processo de
comunicação, destacando sua influência e importância tanto para projetos específicos
quanto para organizações de maneira geral. Neste momento, iremos abordar o tema
principal que fundamentará este trabalho.
De acordo com o PMI (2017), o gerenciamento das comunicações do projeto
abrange os processos necessários para garantir que as informações do projeto sejam
geradas, coletadas, distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas de maneira
adequada e oportuna. Esse gerenciamento é dividido em duas partes: a primeira parte
envolve o desenvolvimento da estratégia para garantir uma comunicação eficaz com as
partes interessadas, enquanto a segunda parte refere-se à realização das atividades
necessárias para implementar a estratégia definida.
O Guia PMBOK reconhece a existência de três processos de Gerenciamento das
Comunicações do Projeto, que são:

1. Planejar o gerenciamento das comunicações;

2. Gerenciar as comunicações; e
3. Monitorar as comunicações.

1) O plano de gerenciamento das comunicações

O plano de gerenciamento das comunicações descreve como as comunicações do

projeto serão planejadas, estruturadas, implementadas e monitoradas ao longo de todo o
ciclo de vida do projeto. Ele abrange desde a identificação das partes interessadas até o
encerramento do projeto. O plano deve conter as seguintes informações:

 Objetivos de comunicação: define o que se espera alcançar com as comunicações

do projeto.

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 Requisitos de informação das partes interessadas: identifica as necessidades de

informação das partes interessadas.
 Modelo de comunicação: descreve como as informações serão coletadas,
armazenadas, distribuídas e acessadas pelas partes interessadas.
 Lista de distribuição: identifica quem precisa receber quais informações, com que
frequência e em que formato.
 Cronograma de comunicação: define quando e como as comunicações serão
realizadas ao longo do projeto.
 Método de comunicação: especifica os meios de comunicação a serem utilizados,
como e-mail, reuniões, relatórios, entre outros.
 Responsabilidades de comunicação: atribui responsabilidades claras para cada tipo
de comunicação e para cada parte interessada.
 Escalada de problemas: define como os problemas de comunicação serão
identificados, reportados e resolvidos.
 Glossário de termos de comunicação: lista e define os termos e conceitos
específicos utilizados nas comunicações do projeto.
 Formato e padrões de comunicação: estabelece o formato e os padrões a serem
seguidos para garantir consistência e clareza nas comunicações.
 Procedimentos de revisão e aprovação: define como as comunicações serão
revisadas e aprovadas antes de serem distribuídas.
 Métricas de desempenho de comunicação: define os indicadores de desempenho
que serão utilizados para avaliar a eficácia das comunicações do projeto.

Essas informações são fundamentais para garantir que as comunicações do projeto

sejam eficientes e atendam às necessidades das partes interessadas.

2) Gerenciar as comunicações

Durante a fase de execução do projeto, é essencial implementar o plano de

gerenciamento das comunicações. O processo de Gerenciar as Comunicações tem como
objetivo garantir que a coleta, geração, distribuição, armazenamento, recuperação,
gerenciamento, monitoramento e descarte das informações do projeto sejam realizados de
acordo com as ações previstas no plano de gerenciamento das comunicações. A seguir, são
apresentadas de forma gráfica as entradas, ferramentas e técnicas, e saídas desse
processo, seguido pelo diagrama de fluxo de dados do processo.

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Trabalho de Conclusão de Curso apresentado para obtenção do título
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Figura: Gerenciar as Comunicações: Entradas, Ferramentas e técnicas e saídas desse

processo
Fonte: PMI, 2017

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Figura: Gerenciar as Comunicações: Entradas, Ferramentas e técnicas e saídas desse

processo
Fonte: PMI, 2017

3) Monitorar as comunicações

O objetivo do processo de Monitorar as Comunicações é acompanhar e controlar as

comunicações ao longo de todo o ciclo de vida do projeto, garantindo que as necessidades
de informação do projeto e de suas partes interessadas sejam atendidas. A seguir, são
apresentadas de forma gráfica as entradas, ferramentas e técnicas, e saídas desse
processo, seguido pelo diagrama de fluxo de dados do processo.

Fígura:
Fonte: PMI, 2017, p. 388.

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Fonte: Monitorar as Comunicações: Diagrama de fluxo e dados desse processo.

Fonte: PMI, 2017, p. 389

Resultados e Discussão

Conforme estabelecido na metodologia para o desenvolvimento deste estudo, busca-

se a preparação para a compreensão e domínio do processo estruturado dentro de uma
organização. É de suma importância que um gerente de projetos tenha acesso e interesse
nas informações apresentadas aqui. No entanto, não é o suficiente; é necessário que essas
informações sejam observadas e utilizadas na prática, transformando-se em conhecimento.
Durante a implantação do gerenciamento de projetos, muitas organizações concentram seus
esforços em adquirir grande expertise em gerenciamento de escopo, gerenciamento de
tempo ou outras competências. Entretanto, é crucial lembrar que todas essas tarefas são
realizadas por pessoas. Apesar de ser uma constatação intuitiva, essa priorização nem
sempre ocorre. Para implementar o gerenciamento de projetos com maior chance de
sucesso, é fundamental lembrar que os projetos são gerenciados por pessoas, não por
ferramentas, e que as pessoas controlam as ferramentas. Atualmente, as empresas bem-
sucedidas na implementação do gerenciamento de projetos têm direcionado seus esforços
para temas relacionados às pessoas, como cultura, comunicação, trabalho em equipe, entre
outros. Somente após lidar com as questões relacionadas às pessoas é que as ferramentas
e metodologias são abordadas, conforme descrito por Kerzner (2008). Assim, percebe-se a

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influência da comunicação na implementação do gerenciamento de projetos. Para alcançar

as pessoas, construir e manter uma relação de confiança é imprescindível o
desenvolvimento de habilidades e técnicas de relacionamento interpessoal, que
indiretamente são objeto deste estudo.
O gerente de projetos deve ser capaz de coordenar a equipe de forma contínua,
mesmo que não possa estar presente em todos os lugares ao mesmo tempo - o que seria
humanamente impossível. Ele precisa manter presença e contato com a equipe ao longo do
projeto, atento a todos os acontecimentos, sendo capaz de ser informado e informar sobre
as decisões que afetam os envolvidos no projeto. O gerente de projeto é o ponto de ligação
que mantém todos os elementos do projeto integrados. Sem essa integração, todo o
andamento do projeto fica comprometido. Um grande número de boas ideias pode ser
perdido devido à dificuldade de administrar relacionamentos.
O gerente de projetos tem a responsabilidade de assegurar que as informações
sejam explícitas, claras e completas, de modo que os seus interlocutores não tenham
dificuldades para entender as mensagens transmitidas.
Após a divulgação das informações, passa a ser responsabilidade do receptor
certificar-se de que realmente as entendeu. Nessa mesma linha de raciocínio, para que um
líder desenvolva uma visão estratégica coerente, concentre os esforços nela e ainda
consiga envolver as pessoas nessa postura, ele terá que enfrentar um grande desafio. Para
garantir que as pessoas compreendam e se motivem dentro das mesmas diretrizes, é
necessário utilizar uma excelente codificação das informações a serem transferidas e
estimular o feedback, buscando garantir a reciprocidade do entendimento.
Além disso, o desenvolvimento de boas negociações, envolvendo todos os níveis
hierárquicos, e o gerenciamento de conflitos entre as partes interessadas são ambientes
onde a comunicação informal e o controle das habilidades linguísticas (velocidade,
tonalidade e volume da fala) são diferenciais altamente contribuintes para o
desenvolvimento de um bom trabalho, conforme conceituação de Dinsmore (2003).

Conclusão(ões) ou Considerações Finais

Com a conclusão do trabalho espera-se de fato comprovar através de pesquisas que

com investimento contínuo e aprimoramento da habilidade de comunicação é possível trazer
resultados positivos para o setor de vendas em qualquer segmento ou empresa, desde que
essa metodologia da gestão de projetos seja realizada da maneira correta. Um
gerenciamento da comunicação na área comercial, contribui diretamente na obtenção de
resultados positivos, prevenção e correção de falhas, além de otimizar tempo e gerar lucros.

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O êxito obtido com esta prática é aplicável à todos, senão à maioria das situações em
projetos, desde a difusão de informações extraídas de um fluxograma ou relatório de metas
e objetivos de vendas até a forma com que um superior lida com um membro da equipe.

Agradecimento

Agradeço primeiramente à Deus, minha família, namorada e colegas de trabalho que

me apoiaram incessantemente durante este período e mantiveram firmes para conquistar
mais essa etapa de sucesso na minha vida.

Referências

BRITO, A. S. Gestão de projetos complexos. São Paulo, SP: Editora Nelpa,

2013

CHAVES, L.; NETO, F.; PECH, G.; CARNEIRO, M. Gerenciamento da

Comunicação em Projetos. 3ª Ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2ª reimpressão,
2015.

JACOB, Maria Isabel. A importância da comunicação no gerenciamento de

projetos. [S.I], nov.2010.

LÉLIS, Eliacy Cavalcanti, “A comunicação na gestão da tecnologia da informação”

Congresso Virtual Brasileiro de Administração. 2006
http://www.convibra.com.br/2006/artigos/98_pdf.pdf acesso 09 de março de 2008.

PINHEIRO, D.; GULLO, J. Comunicação integrada de marketing: gestão dos

elementos de comunicação suporte às estratégias de marketing e de
negócios. 4ª Ed. São Paulo: Atlas, 2013

Project Management Institute – PMI. "A Guide to the Project Management Body of
Knowledge (PMBOK® Guide)." United States: Project Management Institute, Inc., 2017.

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