POLTICA INTERNA

Assunto:

POLTICA DE COMPRAS E CONTRAO DE SERVIOS

Emitido por: Departamento Financeiro Aprovado por: Diretor Superintendente Revisado por: Departamento Administrativo Data de Emisso 15/05/2009

1. Finalidade Esta poltica visa estabelecer as normas para a compra de ativos, como equipamentos de tecnologia, telefonia, software, hardware entre outros, bem como para a contrao de servios ou a aprovao de projetos que envolvam diversos fornecedores de equipamento e servios. 2. Abrangncia Esta poltica abrange todas as empresas do Grupo Lazam-mds. 3. Disposies Gerais

a) As importncias citadas nesta poltica esto expressas em reais (R$). b) O titular da autoridade, em se ausentando, poder delegar as suas atribuies de aprovao de preferncia a um cargo equivalente ao seu, desde que comunique o fato atravs de e-mail a todas as reas da empresa, informando o motivo da delegao temporria de autoridade, o perodo desta transferncia e, a quem est sendo transferida. c) O oramento tambm um instrumento importante de controle da companhia que dever ser revisado sempre que necessrio.

4. Autorizao de Compra ou Projeto Para compras inferiores a R$ 5 mil no ser necessrio o preenchimento de uma Requisio de Compras, bastando o documento Autorizao de Pagamento ser aprovado, conforme quadro de aladas no Anexo I. Para os valores acima de R$ 5 mil, o processo de compra ou contrao de servio dever seguir o procedimento abaixo. 4.1. Solicitao de compra de Ativo, Contrao de Servio ou Projeto 4.2 Aprovao do Setor Responsvel Avaliao, Adequao Tcnica e Precificao 4.3 Aprovao Oramentria 4.4 Aprovao Final conforme Quadro de Aladas

4.1 Solicitao de Compra ou Contrao de Servios

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O requisitante dever entrar em contato por e-mail com uma das reas abaixo para solicitar a compra ou contrao do servio, conforme a necessidade. O setor responsvel, aps avaliar a demanda, far avaliao e adequao tcnica para que seja possvel efetuar a precificao. Setor Responsvel pela Aprovao Administrativo Suprimentos, Reformas, Lay-outs, Manuteno e Limpeza, Copa, Equipamentos outros que no TI Cursos, Treinamentos, Eventos relacionados a Funcionrios, Benefcios Equipamentos de Telecomunicaes, Computadores, Servidores, Software, Impressoras Seguros, Auditoria e Consultorias Tributrias, Jurdica Brindes, Eventos, Material Promocional, Propaganda ou Publicidade

Gesto de Pessoas Tecnologia da Informao

Financeiro Marketing

4.2 Aprovao do Setor Responsvel - Avaliao Tcnica, Adequao e Precificao A rea responsvel pela avaliao tcnica dever avaliar a solicitao para adequar a requisio aos quesitos tcnicos adequados. Feita a adequao, dever ser avaliado o valor do equipamento, do servio ou do Projeto, com base na melhor estimativa ou atravs de uma cotao preliminar com um ou mais fornecedores. Determinada as especificidades do projeto e a precificao, dever ser preenchido um dos formulrios constantes no Anexo II ou Anexo III, conforme a situao: a) Anexo II Compra de Material ou Contrao de Servios Individuais b) Anexo III Projetos ex. Eventos, Reformas que envolvam diversos fornecedores e/ou equipamentos e servios.

4.3 Aprovao Oramentria

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A Requisio de Compra preenchida e aprovada pelo Setor Responsvel pela avaliao tcnica dever ser encaminhada pelo solicitante ao departamento de Planejamento Financeiro para identificao se tais valores encontram-se previstos no oramento. 4.4 Aprovao Final Depois de cumpridas as etapas de avaliao, precificao e validao oramentria, o requisitante, juntamente rea tcnica, dever colher a aprovao final, conforme definido no quadro de aladas. importante observar que a compra ou contrao do servio somente poder ser efetuada aps o processo estar devidamente aprovado conforme estabelecido nesta poltica. No ato da compra ou contrao, havendo diferena entre o valor aprovado e o valor efetivo de compra/contratao superior a 10% (dez por cento), desde que o valor seja superior a R$ 1.000,00 (um mil reais), ser necessria uma nova aprovao, conforme estabelecido nesta poltica. 4.5 Regras para Compra ou Contrao do Servio a) Contratao de Servios Todos os contratos devem ser assinados pelos representantes legais da companhia. (Anexo IV) Nenhum outro colaborador est autorizado a assinar contratos ou assumir responsabilidades em nome das empresas do Grupo Lazam-mds. Alm do disposto acima, dever ser observado: Toda relao comercial deve ser formalizada por um contrato com durao limitada e prazos bem definidos. O seu cumprimento ou quitao deve ser suportado por meio de notas fiscais. A contratao de um servio deve observar requisitos bsicos como qualidade, preo e prazo. Devem ser analisados oramentos de ao menos trs fornecedores. Contratos que no possuam no mnimo 03 cotaes devero ter aprovao especfica do diretor da rea, exceto para situaes justificadas (fornecedor/distribuidor exclusivo, fabricante). Casos onde existir apenas um fornecedor, devero ser justificados no relatrio de aprovao da contratao no campo Observao. Todo contrato dever ser aprovado no Departamento Financeiro ou Administrativo, que ficar encarregado da avaliao jurdica junto aos escritrios de advocacia homologados pela companhia, e da rea solicitante, antes de sua assinatura. Nenhum servio poder comear antes do contrato estar devidamente assinado. As empresas que prestarem servios com terceirizao de mo-de-obra devem fornecer mensalmente, comprovantes de recolhimento do INSS e do FGTS.

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Na renovao dos contratos, os mesmos sero reavaliados e um novo processo de cotao ser aberto, independente da qualidade do servio prestado. A reavaliao ser realizada com antecedncia mnima de 60 dias, para cobertura de carncia e em caso de substituio do fornecedor a prestao do servio no seja prejudicada. A rea beneficiria deve acompanhar a execuo dos servios e atestar que os servios foram prestados em conformidade antes de autorizar seu pagamento. As Autorizaes de Pagamento sero feitas pela rea que solicitou o servio ou produto.

b) Produtos Equipamentos (tecnologia e telecomunicaes) Todas as solicitaes devem ser encaminhadas ao Departamento de TI que analisar a viabilidade tcnica da proposta. Salvo excees, autorizadas durante o processo pela diretoria responsvel, devem ser analisados no mnimo o oramento de trs fornecedores. Para valores unitrios inferiores a R$ 326,61 no sero ativados. Equipamentos Diversos e Mveis e Utenslios Salvo excees, autorizadas durante o processo pela diretoria responsvel, devem ser analisados no mnimo o oramento de trs fornecedores. Para valores unitrios inferiores a R$ 326,61 no sero ativados.

c) Outros Materiais de Escritrio O modelo adotado ser o de aquisio sob demanda, atravs de uma empresa contratada para fornecimento de materiais de escritrio e guarda de materiais personalizados da companhia. A empresa contratada disponibilizar os materiais negociados, observando padres de qualidade estipulados. A solicitao ser feita atravs de um sistema de requisies via web (internet), de propriedade da empresa contratada. A requisio dos materiais obedecer a critrios de solicitao e autorizao por centros de custo.

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Os gestores das reas nomearo pessoas responsveis por solicitar e outra para autorizar a compra dos materiais solicitados; obrigatria a separao de funes entre solicitantes e aprovadores. Anualmente a rea de compras validar os preos praticados pela empresa contratada, comparando-os com os preos praticados pelo mercado, visando manter o equilbrio do contrato. Caso haja a necessidade de compras de material de escritrio, em carter de urgncia, somente o Departamento Administrativo poder autorizar a aquisio e esta dever vir anexo Autorizao de Pagamento e Nota Fiscal. Nas filiais, por no haver uma rea de Compras, as compras emergenciais devero ser aprovadas pelo Gerente da Filial e esta dever vir acompanhada da Autorizao de Pagamento e da Nota Fiscal. Material grfico A compra de material grfico deve observar requisitos bsicos como qualidade, preo, prazo de entrega e conformidade com os padres da Empresa. Salvo excees, autorizadas durante o processo, devem ser analisados no mnimo o oramento de trs fornecedores.

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ANEXO 1

GRUPO LAZAM-MDS
1) DESPESAS E DESEMBOLSOS - ALADAS PARA APROVAES
NATUREZA
Adiantamento para despesas Reembolso ou aprovao de relatrio de despesas Pequenas Despesas: Material de escritrio, consumo, Assinaturas De Jornais/Revistas etc.

APROVAO
Gerente Gerente Executivo Diretor Organizacional ou Tcnico ou Diretor da Unidade de Negcio Dir Superintendente

LIMITE
At R$ 300,00 At R$ 500,00 At R$ 3.000,00

At R$ 5.000,00

Diretor Sup. + Diretor Acima de R$ 5.000,00 Organizacional ou Tcnico

Cursos, Treinamento, Outros Gastos com Pessoal at o limite do oramento

Ger. Exec. De Gesto de Pessoas Diretor Superintendente

At R$ 5.000,00

Qualquer valor

Cursos, Treinamento, Outros Gastos com Pessoal fora do oramento

Diretor Superintendente

Qualquer valor

Contratao, Desligamento, Reajustes de Salrio, Benefcios etc.

Gesto de Pessoas + Diretor Nveis at Gerente Executivo e at o da Unidade limite do Oramento

Contratao, Desligamento, Reajustes de Salrio, Benefcios etc.

Diretor Superintendente

Qualquer valor

Salrios, Frias,13o. Salrio, Adiantamentos Quinzenais, Benefcios, Encargos Sociais (FGTS, INSS, IRRF, Etc.)

Gesto de Pessoas Ou Responsvel pela Folha

At o valor apurado no Processamento da folha e Fatura do fornecedor (Benefcios)

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Impostos, taxas, contribuies e despesas Com emolumentos legais

Contadora / Gerente Exec. At o valor apurado das obrigaes Financeiro e Administrativo Fiscais

Contratos de locaes, Prestao de Servios, Publicidade, Promoo e Propaganda, reparos e Reforma (equipamentos e imveis) etc. at o limite do oramento

Gerente ou Gerente Executivo

At R$ 1.000,00/ms

Diretor Superintendente ou At de R$ 5.000,00 / ms Diretor Organizacional ou Diretor Tcnico Diretor Superintendente + Diretor Organizacional ou Diretor Tcnico Qualquer valor

Contratos de locaes, Prestao de Servios, Publicidade, Promoo e Propaganda, reparos e Reforma (equipamentos e imveis) etc. fora do oramento

Diretor Superintendente + Diretor Organizacional ou Diretor Tcnico

Qualquer valor

Compra de bens de ativo fora do oramento

Diretor Organizacional ou Tcnico

At R$ 1.500,00

Diretor Superintendente

At R$ 5.000,00

Diretor Superintendente + Diretor Organizacional ou Tcnico

At R$ 10.000,00

Conselho de Administrao Acima de R$ 10.000,00 Gerente At R$ 1.000,00

Compra de bens de ativo conforme oramento

Gerente Executivo

At R$ 2.000,00

Diretor Organizacional ou Tcnico Diretor Superintendente + Dir. Organizacional ou Tcnico

At R$ 5.000,00

At o limite dos valores orados

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Reposio de fundo fixo

Gerente Executivo At o Limite do Fundo Adm/Financeiro / Diretor da rea

Gerente / Gerente Executivo At R$ 3.000,00 Contas de Telefone, Energia e Condomnio Diretor Superintendente ou Acima de R$ 3.000 Organizacional ou Tcnico

Donativos e contribuies

Dir. Superintendente + Diretor Organizacional ou Tcnico

Independente do Valor

Pagamento de Agenciamento Sobre Negcios Fechados

Dir. Superintendente + Diretor da rea

Limitado a 50% da receita do Agenciamento

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Anexo II Formulrio de Requisio de Compra (baixar o documento na intranet) EMPRESA CONTRANTE

PRODUTO OU SERVIO

ESPECIFICAES TCNICAS

VALOR ESTIMADO (EM R$)

OBSERVAES

FORNECEDOR INDICADO
*A cotaes devero estar anexo ao documento

PRAZO E FORMA DE PAGAMENTO

NOME SOLICITANTE APROVAO GERENTE APROVAO DIRETOR APROVAO TCNICA

DEPARTAMENTO

ASSINATURA

____________________ Planejamento Financeiro

________________________ Gerente Financeiro/Adm

_______________________ Aprovador conforme Alada

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Anexo III Formulrio de Solicitao de Projeto (baixar o documento na intranet)

EMPRESA CONTRANTE

DESCRIO DO PROJETO

Produto ou Servio

Fornecedor

Valor (Em R$)

Valor Total do Projeto

OBSERVAES

PRAZO E FORMA DE PAGAMENTO NOME SOLICITANTE APROVAO GERENTE APROVAO DIRETOR APROVAO TCNICA DEPARTAMENTO ASSINATURA

____________________ Planejamento Financeiro

________________________ Gerente Financeiro/Adm

_______________________ Aprovador conforme Alada

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