Location via proxy:   [ UP ]  
[Report a bug]   [Manage cookies]                
Scribd Logo
Carregar

Bem-vindo(a) ao Scribd!

  • 208 visualizações

    Manual UFCD 0626 - Posto de Trabalho - Organização

    Enviado por

    Rogério Gaspar
    Este documento descreve as principais funções e características de um assistente administrativo, bem como competências necessárias para o cargo. Também discute a organização ideal de um posto de trabalho, incluindo fatores ambientais, equipamentos e ergonomia.

    Direitos autorais:

    © All Rights Reserved
    Baixe no formato PPT, PDF, TXT ou leia online no Scribd

    Manual UFCD 0626 - Posto de Trabalho - Organização

    Enviado por

    Rogério Gaspar
    208 visualizações39 páginas
    Este documento descreve as principais funções e características de um assistente administrativo, bem como competências necessárias para o cargo. Também discute a organização ideal de um posto de trabalho, incluindo fatores ambientais, equipamentos e ergonomia.

    Descrição original:

    Posto de trabalho na organização

    Título original

    Manual UFCD 0626_ Posto de Trabalho - Organização

    Direitos autorais

    © © All Rights Reserved

    Formatos disponíveis

    PPT, PDF, TXT ou leia online no Scribd

    Você considera este documento útil?

    Este conteúdo é inapropriado?

    Este documento descreve as principais funções e características de um assistente administrativo, bem como competências necessárias para o cargo. Também discute a organização ideal de um posto de trabalho, incluindo fatores ambientais, equipamentos e ergonomia.

    Direitos autorais:

    © All Rights Reserved
    Baixe no formato PPT, PDF, TXT ou leia online no Scribd
    Fazer download em ppt, pdf ou txt
    208 visualizações39 páginas

    Manual UFCD 0626 - Posto de Trabalho - Organização

    Enviado por

    Rogério Gaspar
    Este documento descreve as principais funções e características de um assistente administrativo, bem como competências necessárias para o cargo. Também discute a organização ideal de um posto de trabalho, incluindo fatores ambientais, equipamentos e ergonomia.

    Direitos autorais:

    © All Rights Reserved
    Baixe no formato PPT, PDF, TXT ou leia online no Scribd
    Fazer download em ppt, pdf ou txt
    de 39

    UFCD 0626 – Organização do

    Posto de trabalho
    Assistente Administrativo(a) – Principais funções e
    características
    •Gerir informações;

    •Receber e enviar correspondência;

    •Controlar as contas a pagar e a receber;

    •Emitir faturas;

    •Elaborar e enviar documentos;

    •Tirar fotocópias;

    •Coordenar a logística da empresa.


    Assistente Administrativo(a) – Principais funções e
    características

    •Informar os colaboradores acerca de procedimentos de segurança;


    •Atender e efetuar chamadas telefónicas;
    •Esclarecer dúvidas aos clientes;
    •Apresentar relatórios financeiros;
    •Manter os arquivos organizados.
    competências e características profissionais, técnicas
    e pessoais
    Para um bom desempenho das funções acima mencionadas são exigidas
    algumas, como por exemplo:

     Possuirconhecimentos de informática e atualizar esses


    conhecimentos;

     Possuircompetências comunicativas (saber comunicar


    corretamente e com educação);
    competências e características profissionais, técnicas
    e pessoais
     Para um bom desempenho das funções acima mencionadas
    são exigidas algumas, como por exemplo:
      
     Saber lidar com números;
      

     Ter facilidade de redação de textos, cartas, atas, outros


    documentos;
      

     Ter boa memória;


    competências e características profissionais, técnicas
    e pessoais
     Anotar sistematicamente informações importantes;

     Ser responsável e de confiança (Profissional sigiloso e


    leal);

     Ser dinâmico;

     Ser assíduo e pontual;


    competências e características profissionais, técnicas
    e pessoais
     

     Ser assíduo e pontual;

     Saber gerir o seu tempo;

     Ser sociável e empático;

     Ser paciente;

     Ter uma boa imagem/apresentação


    Onde é que o(a) assistente administrativo(a) desenvolve a
    sua atividade?
     
     O escritório é o local onde o assistente administrativo vai desenvolver a sua atividade

     Será o seu posto de trabalho, isto é, o espaço que este profissional vai ocupar para
    desempenhar as suas tarefas.
    Organização do Posto de Trabalho

     Para que o assistente administrativo desempenhe as suas funções com brio e


    celeridade, sem que isso prejudique a sua saúde física e psicológica, é
    necessário haver uma organização do posto de trabalho

     A) Planificação de tarefas

     B) Ergonomia
    Organização do Posto de Trabalho

     Para que o assistente administrativo desempenhe as suas funções com brio e


    celeridade, sem que isso prejudique a sua saúde física e psicológica, é
    necessário haver uma organização do posto de trabalho

     A) Planificação de tarefas

     B) Ergonomia
    Organização do Posto de Trabalho

    PLANIFICAÇÃO DE TAREFAS

     Planificar é importante porquê?

    Diariamente o assistente administrativo é confrontado com inúmeras situações


    que tem de gerir.

     O método e o rigor, aliados a uma flexibilidade na avaliação de


    prioridades são aspetos essenciais para a execução das tarefas.
    •Prioridades mal definidas;

    Organização do Posto de Trabalho

    Quando um trabalhador diz “Não realizei essa tarefa porque não tive
    tempo.”, algumas das razões abaixo mencionadas podem estar implicadas:

    • Prioridades mal definidas;


     

    • Falta ou excesso de controlo;

    • Indecisões ou atitudes ineficazes;

    • Dispersão na execução de tarefas;

    • Energias mal canalizadas.


    •Prioridades mal definidas;

    Organização do Posto de Trabalho

    Quando um trabalhador diz “Não realizei essa tarefa porque não tive
    tempo.”, algumas das razões abaixo mencionadas podem estar implicadas:

    • Prioridades mal definidas;


     

    • Falta ou excesso de controlo;

    • Indecisões ou atitudes ineficazes;

    • Dispersão na execução de tarefas;

    • Energias mal canalizadas.


    •Prioridades mal definidas;

    Organização do Posto de Trabalho

     A organização de tarefas implica sempre:

     Planificação (saber estabelecer prioridades);

     Execução (com auxílio dos meios necessários para a sua sua realização);

     •
    Controlo (verificar se os objetivos são atingidos nos prazos estabelecidos).
    Organização do Posto de Trabalho

    O tempo é um recurso raro, estratégico e não renovável e a sua gestão é uma questão de vontade,
    motivação, autodisciplina e de prática.

    Alguns exemplos:

     Tarefas diárias, sem horário fixo (atendimento telefónico, esclarecimentos a clientes, arquivo…);
     Tarefas diárias com horário pré-estabelecido (verificar e expedir correspondência; reuniões…);
     Tarefas circunstanciais – que podem ser programadas com antecedência (preparação de eventos;
    viagens…).
    Organização do Posto de Trabalho

    Gerir bem o tempo é essencial para:

     Melhorar a eficácia;

     Aumentar a produtividade;

     Contribuir para o desenvolvimento pessoal;

     Ser ativo e não reativo


    Organização do Posto de Trabalho
    Por fim, para uma boa organização do trabalho

    •importante que este:

    Não confie apenas na sua memória;

    Anote tudo (é essencial ter uma agenda com os contactos e eventos


    programados e tarefas a serem executadas);

    Analise as tarefas e atribuir-lhes prioridade de execução;

    Agrupar tarefas similares;

    Eliminar o acessório;

    Providenciar material necessário para a realização das tarefas.


    Horrores no escritório…
    Pescoço virado para Monitor mal
    olhar para o monitor posicionado

    Candeeiro de secretária mal


    posicionado

    Teclado mal posicionado

    Rato longe causando força no

    Costas não apoiadas no ombro


    encosto da cadeira

    Pés não apoiados no


    chão
    03/01/2018
    Almofadado a pressionar a zona
    inferior da coxa
    Ambiente de trabalho ideal…
    Cabeça Monitor à altura dos olhos e braços distanciados
    levantada Olhar em frente

    Ombros relaxados

    Mãos alinhadas com o


    Costas erectas e
    apoiadas antebraço

    Material de referência bem


    posicionado

    Pés firmes no descanso


    de pés
    Pressão moderada do

    almofadado da cadeira 03/01/2018


    Fatores a ter em conta na construção do
    local de trabalho:

     Qualquer organização procura a produtividade, logo a criação de condição de


    favoráveis para os trabalhadores se sentirem bem física e psicologicamente
     Evitar acidentes de trabalho, são aspetos a ter em atenção:

     A diminuição da fadiga;
     A redução de riscos e doenças profissionais;
     O aumento da produtividade;
     O estímulo da criatividade;
     J A realização e motivação profissional.
    Fatores a ter em conta na construção do
    local de trabalho:

     Fatores a ter em conta na instalação de um escritório

     Ambientais

     Equipamento e gestão dos espaços


    Fatores a ter em conta na construção do
    local de trabalho:

     Fatores a ter em conta na instalação de um escritório


     Ambientais:

     A Iluminação;
     A cor;
     A temperatura;
     O arejamento;
     O ruído
    Fatores a ter em conta na construção do
    local de trabalho:

    Equipamento de Escritório e gestão dos espaços:

     O equipamento é constituído pelo:

     Máquinas e utensílios

     Mobiliário
    Fatores a ter em conta na construção do
    local de trabalho:

    Equipamento de Escritório e gestão dos espaços:

     O equipamento é constituído pelo:

     Máquinas e utensílios

     Mobiliário
    Fatores a ter em conta na construção do
    local de trabalho:
     Mesa

     A mesa deverá apresentar uma superfície adequada às atividades a


    desempenhar pelo profissional;

     As mesas deverão ter dimensões que permitam que um homem ou


    mulher independentemente da sua estatura possam trabalhar à vontade
    e possam
     alcançar e atingir qualquer ponto da secretária (sem esforço);

     O tampo deve estar a uma altura do solo de cerca de 78 cm;


    Fatores a ter em conta na construção do
    local de trabalho:
     A gaveta central não deverá ter a profundidade do tampo pois,
    nesse caso, a sua utilização exige que o profissional se afaste da
    mesa sempre que precisar de a utilizar. Uma profundidade de 20
    cm parece ser a adequada.
    Fatores a ter em conta na construção do
    local de trabalho:
    Dimensões da secretária

    As dimensões da secretária e dos planos complementares (mesas e


    secretárias auxiliares) devem ser estudadas de forma a permitir:

     A colocação dos utensílios e equipamentos de mais frequente


    utilização sem prejudicar a área de escrita e consulta de documentos;

     O acesso a qualquer ponto da mesa por parte do utilizador;


    Fatores a ter em conta na construção do
    local de trabalho:
    Dimensões da secretária

     Dimensões aconselháveis de uma mesa de trabalho :


     Máxima: Largura 75 cm x Comprimento 196 cm x Altura 80 cm.
    Fatores a ter em conta na construção do
    local de trabalho:

    Estas dimensões permitem que um profissional de pequena estatura alcance sem


    esforço um documento A4 em qualquer parte da secretária.
    Fatores a ter em conta na construção do
    local de trabalho:

    Estas dimensões permitem que um profissional de pequena estatura alcance sem


    esforço um documento A4 em qualquer parte da secretária.
    Mínima: Largura 60 cm x Comprimento 75 cm x Altura 60 cm

    Fatores a ter em conta na construção do


    local de trabalho:

    Mínima: Largura 60 cm x Comprimento 75 cm x Altura 60 cm


    Mínima: Largura 60 cm x Comprimento 75 cm x Altura 60 cm

    Fatores a ter em conta na construção do


    local de trabalho:

    Mínima: Largura 60 cm x Comprimento 75 cm x Altura 60 cm

    Estas dimensões permitem que um profissional de grande


    estatura trabalhe à vontade sobre um documento de formato A4.
    Fatores a ter em conta na construção do
    local de trabalho:

    Estas dimensões permitem que um profissional de grande


    estatura trabalhe à vontade sobre um documento de formato A4.
    Fatores a ter em conta na construção do
    local de trabalho:

    A cadeira
    Para permitir uma posição natural do corpo, é desejável que a cadeira possua:
     Um encosto regulável, adequado a um correto posicionamento da coluna
    vertebral;
     Um assento regulável (altura), a fim de podermos nos sentar de forma a que
    nossos cotovelos fiquem ligeiramente acima do tampo da mesa;

     Um assento, cuja forma contribua para uma distribuição do nosso peso por
    toda a superfície;
    Fatores a ter em conta na construção do
    local de trabalho:

    A cadeira
    Para permitir uma posição natural do corpo, é desejável que a cadeira possua:

     Apoio para os pés. Este dispositivo é muito útil para quem não apoia bem os
    pés no chão. Deve ser estável para dar aos pés apoio sólido e evitar
    escorregamentos. Deve ter a altura regulada de acordo com o nível da
    cadeira.
    Fatores a ter em conta na construção do
    local de trabalho:
    Fatores a ter em conta na construção do
    local de trabalho:

     Gestos e Posturas
     O mobiliário tem de estar adaptado ao trabalhador e à tarefa que desenvolve
    noâmbito da sua atividade profissional (seja de pé, seja sentado).
     A postura tem de ser cuidada, pois pode provocar:
     Fadiga;
     Dores lombares;
     Cãibras;
     Problemas permanentes na coluna.
    Fatores a ter em conta na construção do
    local de trabalho:

     Estes problemas podem ser evitados com:


     Assentos mais adequados a cada tipo de função;
     Dimensões do assento adequadas ao utilizador, permitindo variações de
    postura;
     Assento e mesa, num conjunto integrado.
    O que é a Qualidade

     Qualidade baseada na manufatura:


    “É o que está conforme com as especificações e os requisitos, além de não ter
    nenhum defeito”.

    Você também pode gostar