RM - Gestão de Estoque, Compras e Faturamento

TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento
Versão 12.00
1
ÍNDICE
I) Apresentação Geral do Produto

II) Objetivo
III) Processos
• Apresentação
2
Apresentação
O TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento (RM Nucleus) é um dos aplicativos que
integram a linha de gestão integrada empresarial TOTVS e abrange todas as funções da
automação oferecidas por meio desta linha de software administrativo. Além de fornecer
consultas rápidas a dados previamente cadastrados, otimizar operações e rotinas de uma
empresa, como o controle de estoque, compras, faturamentos, contratos e ressuprimento, sem
deixar de integrar através de suas divisões funcionais a integração com outros módulos da linha
empresarial TOTVS.
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Objetivo
•O intuído deste documento é de discriminar as principais características técnicas do sistema

TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento (RM Nucleus) baseado em processos.
Permitindo assim obter uma melhor compreensão de suas funcionalidade e conseqüentemente
um melhor aproveitamento de seus recursos disponíveis.
•As características funcionais do TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento (RM Nucleus)
visam facilitar ao máximo as operações e rotinas das áreas de compras e faturamento, alem de
permitir a personalização dos processos, respeitando os padrões de cada empresa.
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ÍNDICE

II) Objetivo
III) Processos
II) Processos
• Visão Geral dos Processos • Vendas

• Parâmetros Gerais • Contratos
• Entidades • Controle de Estoque
• Tabelas de Cadastro • Imobilizado
• Gestão de Compras • Integrações
• Controle Orçamentário • Outras Movimentações
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Processos
Gestão de Compras
Cliente e
Produtos Transportadora
Fornecedores
Campos Tabelas
Tabelas Auxiliares
Complementares de Classificação
Fabricante Funcionário Representante
Controle de Estoque Controle Orçamentário Contratos
Integrações Imobilizado Vendas
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Parâmetros Gerais
Este processo é o primeiro a ser feito, pois ele consiste em definir todas as opções com as quais a
empresa pretende trabalhar ao operar o sistema. Ele deve ser muito bem definido para o perfeito
funcionamento do sistema.
Supervi Usuári Implantaçã

sor os o
Parâmetros
Process
os
7
Entidades
Gestão de Compras
Cliente e
Fornecedores
Campos Tabelas
Tabelas Auxiliares
8
Entidades
As entidades manipuladas no aplicativo estão dispostas em diversas tabelas que classificamos

de Tabelas Globais e Tabelas Específicas. As globais são tabelas comuns a todos os aplicativos. Já
as específicas são aquelas que se encontram disponíveis em um sistema, mas podem ser
encontradas em outros sistemas, com o intuito de garantir integração entre eles.
9
Entidades
Produtos
Local no qual são cadastrados todos os produtos e serviços que serão utilizados nos diversos
processos da empresa como Controle de Estoque e Faturamento, etc.
Devem ser bem definidos na implantação do sistema, pois seus registros são utilizados em
diversos processos do sistema.
Permite varias opções de controle de produtos, como produtos:

• Controlados Por Lote: Medicamentos, produtos dos gêneros alimentícios
•Grade Numerada: - Camisas, com um controle de custo por tamanho, cores.
•Simulares, exemplo: Dipirona e seus Simular
• Produto Composto: Computador (Monitor, CPU, Mouse,Teclado)
•Etc.
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Entidades
Cliente e
Fornecedores
Esta tabela é responsável pela identificação do dono do Título, ou seja, a quem se de pagar
quando um movimento de nota fiscal emitida por fornecedor para empresa (processo de
compra) ou a receber quando a empresa emite uma nota fiscal para um cliente (processo de
faturamento).
Por este cadastro é possível visualizar as informações cadastrais do seu Cliente/Fornecedor, seus
contatos comerciais, alem de registrar informações de interesse exclusivo da empresa, como
ramo de atividade, limite de crédito, condição de pagamentos por Cliente/Fornecedores, etc.
11
Entidades
Fabricante
Esta tabela é responsável pelo cadastrar dos fabricantes dos produtos utilizados pela empresa. O
código do produto do fabricante também pode ser informado no produto e utilizado durante as
movimentações de entrega do produto.
12
Entidades
Representante
Esta tabela é o local onde os representantes comerciais que mantém vinculo com a empresa são
cadastrados.
13
Entidades
Transportadora
Esta tabela é responsável pelo cadastro das empresas ou pessoas responsáveis pelo transporte dos
produtos que são informados nas de compra e faturamento da empresa. Este registros podem ser
definidas como Default no cadastro de Cliente/Fornecedor ou nos Tipos de Movimentos
parametrização para as operações da empresa.
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Entidades
Campos
Complementares
Este cadastro permitirá o armazenamento das informações complementares para atender às

necessidades específicas da empresa em relação aos campos com informações que são
necessárias, mas que ainda não estão disponíveis nos cadastros do TOTVS Gestão de Estoque,
Compras e Faturamento.
Exemplo:
• Cliente Fornecedor: Acrescentar mais informações de interesse da empresa neste cadastro.
• Produto: Composição do Produto, Tempo máximo de entrega.
• Contrato: Cartório onde foi registrado a negociação de um contrato entre a empresa e o
cliente e/ou fornecedor.
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Entidades
Tabelas Auxiliares
Cadastro das tabelas mais usuais e especificamente relacionadas aos processos do TOTVS Gestão de
Estoque, Compras e Faturamento. As tabelas aqui cadastradas poderão ser utilizadas tanto para
movimentos de entradas como de saídas, como para o Cadastro de produto, Cliente/Fornecedor.
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Entidades
Tabelas
de Classificação
Este tipo de cadastro é utilizado para classificar um grupo de produtos, identificar um determinado
movimento.
Exemplo:
De Classifica de Produto: Tipo de Tributação (Normal, Com ST, Base Reduzida)
De Movimento: Classificação de Receita/Despesas (Bancárias, Energia,Telefone)
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Entidades
Funcionário
Tabela na qual são cadastrados todos os funcionário (Vendedor, Comprador, Gerente,

Programador, etc.) que serão utilizados nos diversos processos do sistema, como
movimentações de compra, venda, cotação, ressuprimento, contrato, etc.
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Gestão de Compras
Gestão de Compras
Cliente e
Fornecedores
Campos Tabelas
Tabelas Auxiliares

Gestão de Compras
Tem como função suprir as necessidades das diversas áreas da empresa em relação a produtos e serviços
necessários para a manutenção da empresa e sua atividade principal.
Controla todo o processo relativo à compras, desde a requisição de produtos passando pelo processo de
cotação de preços, gerando pedido de compra e termina com a nota fiscal de entrada, onde são gerados
movimentações de entrada no estoque, baixa do pedido de compras e são gerados títulos a pagar no
financeiro, contabilização e a escrituração.
Todo o processo de gestão de compras pode ser rastreado a qualquer movimento a partir de seus
processos. Recebimento
De
Materiais
Solicitação Ordem
de Cotação Aprovação de Importação Devolução
Compras Compra
Aquisição
De
Serviços
20
Gestão de Compras
Solicitação de Compras
Neste procedimento são onde são efetuados as requisições de qualquer tipo de material ou serviço para
compra. Requisições feitas de um determinado setor da empresa junto ao setor de compras. Tem como
objetivo facilitar e agilizar os procedimentos de aquisição/contratação bens e/ou serviços através da
gestão de compras. A solicitação de compras pode ser feita de forma direta, sem cotação, ou indireta,
passando pelo processo de cotação.
Recebimento
De
Materiais
Solicitação Ordem
Compras Compra
Aquisição
De
Serviços
21
Gestão de Compras
Cotação
Este processo permite que as solicitações de compra sejam analisadas, na forma de cotações junto aos
fornecedores. Estas cotações serão calculadas pelo sistema para analise do responsável pela compra para
que a melhor oferta (escolhida pelo sistema ou pelo usuário), gere os pedidos de compra aos
fornecedores.
Recebimento
De
Materiais
Solicitação Ordem
Compras Compra
Aquisição
De
Serviços
22
Gestão de Compras
Aprovação
O uso da Aprovação é interessante para as empresas que optam por um controle freqüente de
movimentos que podem gerar compras (solicitação, pedido de fornecimento, etc.), pois permite que
apenas as operações aprovadas sejam realmente realizadas. Para que o processo seja concluída, a
empresa terá que designar uma ou mais pessoas responsáveis para permitir ou não a sequência do
processo.
Recebimento
De
Materiais
Solicitação Ordem
Compras Compra
Aquisição
De
Serviços
23
Gestão de Compras
Ordem de Compras
Neste processo é possível identificar a proposta que o fornecedor do produto ou serviço fez a empresa
para que ao receber a nota fiscal seja possível conferir se as mesmas condições definidas na ordem de
compra estão sendo cumprida com o recebimento dela.
Ordem de Compra ou Pedido de Compra pode ser gerado por uma cotação, através de uma Solicita de
Compras ou ainda incluída manualmente pelo comprado, caso a empresa não queira utilizar o processo
de cotação. Neste processo também é possível definir uma previa do contas a pagar, saldo de pedido a
fornecedor, controle orçamentário, etc.
Recebimento
De
Materiais
Solicitação Ordem
Compras Compra
Aquisição
De
Serviços
24
Gestão de Compras
Recebimento de Materiais
É o final do processo de compra, no momento em que o almoxarifado recebe uma nota fiscal de
entrada e com base em seus dados são feitas movimentações de entrada no estoque, baixa do pedido
de compra e lançamento dos títulos à pagar no financeiro.
Recebimento
De
Materiais
Solicitação Ordem
Compras Compra
Aquisição
De
Serviços
25
Gestão de Compras
Importação
É o processo comercial e fiscal que consiste em trazer um produto ou serviço do exterior. O

procedimento deve ser efetuado via nacionalização do produto ou serviço, que ocorre a partir de
procedimentos burocráticos ligados à Receita do país de destino, bem como da alfândega,
durante o descarregamento e entrega.
Recebimento
De
Materiais
Solicitação Ordem
Compras Compra
Aquisição
De
Serviços
26
Gestão de Compras
Aquisição de Serviços
Este processo registra as movimentações de entradas relacionados a serviços contratados junto a
fornecedores, pessoas físicas ou jurídicas. Alguns das notas de serviços controladas pelo sistema
são: Serviços como NF de Energia Elétrica, Conhecimento de Transporte, NF de
Telecomunicações, RPA, dentre outras.
Recebimento
de
Materiais
Solicitação Ordem
Compras Compra
Aquisição
De
Serviços
27
Gestão de Compras
Devolução
A operação de devolução de mercadorias trata-se de uma anulação parcial ou integração de uma

operação de compra de mercadoria junto ao seu fornecedor.
Recebimento
De
Materiais
Solicitação Ordem
Compras Compra
Aquisição
De
Serviços
28
Gestão de Compras
Controle de Adiantamento a fornecedor
Tem como finalidade gerenciar e controlar os adiantamentos realizados pela empresa aos seus
diversos fornecedores. Podemos tratá-lo também como uma “Conta Corrente de Adiantamento”.
29
Controle de Estoque
Gestão de Compras
Cliente e
Fornecedores
Campos Tabelas
Tabelas Auxiliares
30
Controle de Estoque
É o controle feito com o intuito de otimizar os investimentos de estoque feitos pela empresa,
aumentando a eficiência no seu uso interno e minimizando as necessidade de capital de
investido.
31
Controle de Estoque
Entidade
Controle de Estoque
Local de Estoque
32
Controle de Estoque
Entidade – Local de Estoque
Definido na faze de implantação e após um levantamento dos processos da empresa. É criado

conforme loca de armazenagem dos produtos nas filiais. Tem sua importância dentro do TOTVS
Gestão de Estoque, Compras e Faturamento, pois todo o saldo dos produtos estará vinculado a
filial/local de estoque da empresa. Permitindo assim a obtenção de informações por local de
estoque ou consolidados.
33
Controle de Estoque
Dentro do processo de Controle de Estoque do sistema existem os Subprocessos:
Ajuste de Estoque Ressuprimento Transferências
Inventário Produção Estoque de Terceiros
Controle de EPI
34
Controle de Estoque
Ajuste de Estoque
São todos os ajustes necessário dentro de uma empresa para o correto controle de estoque,
como por exemplo, implantação de saldo, baixa de estoque e etc.
Controle de EPI
35
Controle de Estoque
Ressuprimento
Tem como função básica a análise quantitativa do estoque, de forma a aumentar a agilidade de
reposta para demanda da empresa. Sendo uma ferramenta de controle, o Ressuprimento auxilia
o usuário a evitar erros de previsão de compras, falta ou obsolescência de estoques, atrasos de
entregas, divergências entre pedidos e nota fiscal, dentre outros.
Controle de EPI
36
Controle de Estoque
Entidades - Ressuprimento
RESSUPRIMENTO
GRUPO
DE
CLASSE ABC
37
Controle de Estoque
Transferência
São procedimentos efetuados pelo sistema que permitem através das movimentações a
transferência quantidade de produtos de um local para outro, seja da mesma filial ou de filiais
diferentes.
Controle de EPI
38
Controle de Estoque
Inventário
O inventário constitui peça fundamental no levantamento do balanço de uma empresa, pois
compreende a conferência física de mercadorias em estoque, das diversas filiais e locais de
estoque. O recurso do sistema permite um ajuste quantitativo dos produtos em estoque
mediante as contagens efetuadas pelos usuários responsáveis.
Controle de EPI
39
Controle de Estoque
Produção
São os procedimentos efetuados pelo sistema na integração com o sistema de produção e processo
produtivo simples, onde existe a transformação do produto. Os recursos disponíveis para esta
transformação são: Produto Composto e Produção Simples.
Controle de EPI
40
Controle de Estoque
Entidades - Produção
Produção
Atividades Estrutura Componentes
41
Controle de Estoque
Estoque de Terceiros
Tem como função básica o controle de estoque de propriedade da empresa que estão com
terceiros e os estoques de terceiros em poder da empresa. Todo este tipo de controle é feito via
movimentações de entrada e saída, que irão refletir diretamente no estoque do produto.
Os processos disponíveis dentro do sistema para este tipo de controle são: Remessas,
Consignação, Industrialização e Transferência de Estoque de 3º Entre Filiais.
Controle de EPI
42
Controle de Estoque
Controle de EPI
São os processos efetuados pelo sistema que permitem o controle do EPI (Equipamentos de
Proteção Individual). As opções disponíveis no sistema para este tipo de controle são:
Compra, Empréstimo, Devoluções de Empréstimos e Baixa.
Controle de EPI
43
Controle Orçamentário
Gestão de Compras
Cliente e
Fornecedores
Campos Tabelas
Tabelas Auxiliares
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O Orçamento é uma ferramenta que possibilita apurar os limites por Centros de Custos, para
prover controle dos recursos financeiros gastos em uma empresa. Além de projetar quais serão
os seus gastos e ganhos em determinado período levando em conta os períodos anteriores.
Baseado nele também é possível fazer o planejamento estratégico, pois a partir dos valores
orçados consegue-se confrontar com os valores realizados e verificar o cumprimento das metas
estabelecidas. Com estes resultado é possível projetar o período subsequentes.
45
Entidades
Centro de Custo
Natureza
Período
Orçamentária Valores Orçados
Orçamentário
Financeira
46
Contratos
Gestão de Compras
Cliente e
Fornecedores
Campos Tabelas
Tabelas Auxiliares
47
Contratos
É um acordo comercial, com validade legal, que estabelece as condições de fornecimento de um

produto e respectivos encargos, os direitos e deveres de cada uma das partes, celebrado entre a
“empresa e o cliente” ou entre o “fornecedor e a empresa”.
48
Contratos
Entidades
Contrato
Motivos de Tipo de Produto para

Tipo de Contrato Status do Contrato
Cancelamentos Faturamento
49
Integrações
Gestão de Compras
Cliente e
Fornecedores
Campos Tabelas
Tabelas Auxiliares
50
.
Integrações
Com as diversas divisões funcionais internas, é possível relacionar mais de um processos do
sistema com as diversas integrações disponíveis, aproveitando assim melhor os recursos sem a
necessidade retrabalho nas áreas envolvidas.
Movimenta
ções
Automação
Comercial Financeira
Fiscal Contábil
51
Imobilizado
Gestão de Compras
Cliente e
Fornecedores
Campos Tabelas
Tabelas Auxiliares
52
.
Imobilizado
Processo que consiste no controle dos ativos imobilizados da empresa, quando evidenciados por
um documentos fiscal. Este tipo de controle permite o registro de aquisição de imobilizado,
transferência entre filiais, remessa, retorno e baixa destes imobilizados.
53
Vendas
Gestão de Compras
Cliente e
Fornecedores
Campos Tabelas
Tabelas Auxiliares
54
.
Vendas
Controle de Vendas com o processo completo, até que se concretize a venda envolvendo
Pedido do Cliente, Nota Fiscal, Fatura e Duplicata - Documento de Cobrança.
Faturamento
Pedido de Venda ou Devolução
Exportação
55
.
Vendas
Pedido de Venda
É um processo criado na empresa para identificar quais itens estão sendo solicitados por seus
clientes, ou seja, é um compromisso de um cliente ou idéia para a compra de um produto ou
serviço. Pode se dizer também que se trata de um documento utilizado como base para o
Faturam
planejamento de ordens de produção ou de pedidos de compras, em se tratando de industrias de
Pedid
transformação de matéria prima em produtos acabados.
ento
Devol
o de ou
Venda Exportaç ução
ão
56
. Vendas
Faturamento
É um documento comercial que representa a venda de produtos comercializados ou serviços
prestados pela empresa, para clientes domiciliados em território nacional.
Neste tipo de processo são registrados qualquer emissão de NF’s de vendas de qualquer
natureza.
Pedido de Venda Faturamento Devolução
57
. Vendas
Exportação
É um documento comercial que representa a venda de produtos comercializados ou serviços
prestados pela empresa, para clientes domiciliados fora do território nacional.
Pedido de Venda Exportação Devolução
58
Vendas
Devolução
A operação de devolução de mercadorias trata-se de uma anulação da operação de vendas,

portanto a devolução deverá ser efetivada por meio de nota fiscal. Utilizados pelas em empresas
que vendem mercadorias e que por algum motivo foram devolvidas empresa, seja quantidade
entregue errada, produto danificado, insatisfação de seu cliente.
Pedido de Venda Exportação Devolução
59

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I) Apresentação Geral do Produto

I) Apresentação Geral do Produto

•O intuído deste documento é de discriminar as principais características técnicas do sistema

I) Apresentação Geral do Produto

• Visão Geral dos Processos • Vendas

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Integrações Imobilizado Vendas

As entidades manipuladas no aplicativo estão dispostas em diversas tabelas que classificamos

Permite varias opções de controle de produtos, como produtos:

Este cadastro permitirá o armazenamento das informações complementares para atender às

Tabela na qual são cadastrados todos os funcionário (Vendedor, Comprador, Gerente,

Fabricante Funcionário Representante

Controle de Estoque Controle Orçamentário Contratos

Integrações Imobilizado Vendas

É o processo comercial e fiscal que consiste em trazer um produto ou serviço do exterior. O

A operação de devolução de mercadorias trata-se de uma anulação parcial ou integração de uma

Fabricante Funcionário Representante

Controle de Estoque Controle Orçamentário Contratos

Integrações Imobilizado Vendas

Definido na faze de implantação e após um levantamento dos processos da empresa. É criado

Dentro do processo de Controle de Estoque do sistema existem os Subprocessos:

Ajuste de Estoque Ressuprimento Transferências

Inventário Produção Estoque de Terceiros

Ajuste de Estoque Ressuprimento Transferências

Inventário Produção Estoque de Terceiros

Ajuste de Estoque Ressuprimento Transferências

Inventário Produção Estoque de Terceiros

Ajuste de Estoque Ressuprimento Transferências

Inventário Produção Estoque de Terceiros

Ajuste de Estoque Ressuprimento Transferências

Inventário Produção Estoque de Terceiros

Ajuste de Estoque Ressuprimento Transferências

Inventário Produção Estoque de Terceiros

Atividades Estrutura Componentes

Ajuste de Estoque Ressuprimento Transferências

Inventário Produção Estoque de Terceiros

Ajuste de Estoque Ressuprimento Transferências

Inventário Produção Estoque de Terceiros

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Integrações Imobilizado Vendas

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Controle de Estoque Controle Orçamentário Contratos

Integrações Imobilizado Vendas

É um acordo comercial, com validade legal, que estabelece as condições de fornecimento de um

Motivos de Tipo de Produto para

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