Papers by Roberta Pimenta Da Cruz
It deals with the application, in the records management scope, of the methodology of archival id... more It deals with the application, in the records management scope, of the methodology of archival identification, based on diplomatic theory, to endow the implementation of the Electronic Information System - SEI at the Federal Fluminense University. Diplomatics is the science that studies the formal structure of documents. The archival identification and its methodology, which involves the study of the producer and the record type, verify the materialization of the information in the archival documents, with the production of knowledge about the relation of these with its production context. In the scope of the archives of the Federal Institutions of Higher Education, the records management must comply with the established by the National Council of Archives policy, which must be observed at the moment of computerized systems installation for the production and records management and administrative processes. It discusses the implementation of computerized records management systems, ...
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Estudo da aplicacao da metodologia de identificacao arquivistica para subsidiar a implantacao do ... more Estudo da aplicacao da metodologia de identificacao arquivistica para subsidiar a implantacao do Sistema Eletronico de Informacoes (SEI) na Universidade Federal Fluminense - UFF. Nesta perspectiva, discorre sobre a implantacao de sistemas informatizados de gestao arquivistica de documentos, abordando o mapeamento ou modelagem de processos e a pertinencia do estudo sobre a genese do documento, fundamentado na teoria diplomatica e arquivistica, para garantir a padronizacao em sistemas que facam a gestao, preservacao e acesso aos documentos de arquivo. A identificacao e uma metodologia de pesquisa para a arquivistica, que estuda o orgao produtor e a tipologia documental, verificando a materializacao da informacao nos documentos de arquivo, produzindo conhecimento sobre a relacao dos documentos com o seu contexto de producao. Devido a descentralizacao da UFF, nao sao raros problemas que envolvem a comunicacao interna, trâmite e extravio de documentos. Aliado a esse cenario, os envolvido...
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Artigo, 2018
Resumo: Estudo da aplicação da metodologia de identificação arquivística para subsidiar a implant... more Resumo: Estudo da aplicação da metodologia de identificação arquivística para subsidiar a implantação do Sistema Eletrônico de Informações (SEI) na Universidade Federal Fluminense-UFF. Nesta perspectiva, discorre sobre a implantação de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos, abordando o mapeamento ou modelagem de processos e a pertinência do estudo sobre a gênese do documento, fundamentado na teoria diplomática e arquivística, para garantir a padronização em sistemas que façam a gestão, preservação e acesso aos documentos de arquivo. A identificação é uma metodologia de pesquisa para a arquivística, que estuda o órgão produtor e a tipologia documental, verificando a materialização da informação nos documentos de arquivo, produzindo conhecimento sobre a relação dos documentos com o seu contexto de produção. Devido a descentralização da UFF, não são raros problemas que envolvem a comunicação interna, trâmite e extravio de documentos. Aliado a esse cenário, os envolvidos com a produção documental nas áreas administrativas geralmente não possuem conhecimento acerca da finalidade dos documentos produzidos, seus destinos e modelos padrão. Isso acarreta problemas em perda e extravio dos documentos. Nesse sentido, o objetivo geral é investigar a pertinência da aplicação, no âmbito da gestão de documentos, da metodologia da identificação arquivística para subsidiar a implantação do SEI na UFF. Metodologicamente, caracteriza-se como pesquisa qualitativa, de caráter exploratório, que se desenvolve por meio de um estudo de caso de identificação arquivística, na Coordenação de Curso de Graduação em Arquivologia da UFF, onde foram aplicados os procedimentos e elaborados instrumentos de estudo de órgão produtor e de tipo documental, " processo de dispensa de disciplina " , desenhado o fluxo mapeado do processo administrativo. Como resultado, contribui para as discussões sobre a construção teórica de metodologias para a implantação de sistemas, destacando os resultados obtidos para otimizar o trabalho conjunto entre arquivistas, administradores e analistas de tecnologia da informação.
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Thesis Chapters by Roberta Pimenta Da Cruz
A TRANSFORMAÇÃO DIGITAL NOS ARQUIVOS: O PROCESSO DE USO DE TECNOLOGIAS DIGITAIS NOS ESTADOS BRASILEIROS, 2023
CRUZ, Roberta Pimenta da. A transformação digital nos arquivos: o processo de uso de tecnologias ... more CRUZ, Roberta Pimenta da. A transformação digital nos arquivos: o processo de uso de tecnologias digitais nos estados brasileiros. 2023. 160f. Tese (Doutorado em Ciência da Informação) – Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação, Instituto de Arte e Comunicação Social, Universidade Federal Fluminense, Niterói, 2023
Esta pesquisa tem como objetivo analisar os elementos da transformação digital nos arquivos públicos do Poder Executivo dos estados e do Distrito Federal brasileiros. No contexto do avanço inexorável das novas tecnologias de informação e comunicação (TIC), diversos autores vêm discutindo os impactos da chamada Quarta Revolução Industrial ou Indústria 4.0 como um momento de quebra de paradigma, na economia, nos negócios, na sociedade e até nos próprios indivíduos, trazendo ao cenário organizacional tecnologias digitais como o big data, Internet das Coisas (IoT), Inteligência Artificial (IA), computação em nuvem, blockchain, entre outros, os quais se apresentam como elementos que moldam o presente, apontando para um futuro no qual serão indispensáveis à convivência em sociedade nos níveis biológico, digital e físico, atingindo pessoas, processos, empresas, Estados e os arquivos. Para isso, realizou-se uma caracterização acerca da transformação digital e discussão sobre os impactos e o uso de tecnologias digitais na Arquivologia. Além disso, procedeu-se uma descrição da organização jurídico-administrativa dos entes federativos estaduais do Brasil, dos princípios administrativos, dos serviços públicos e de normas e legislação sobre a transformação digital no Brasil, de maneira a avaliar o processo envolvido nesse cenário de mudança nos arquivos estaduais. Diante deste fenômeno ainda pouco explorado, a presente pesquisa lançou mão de uma abordagem exploratória, de natureza qualitativa e com coleta de dados envolvendo pesquisas bibliográfica (base de periódicos da CAPES, plataforma Dimensions e BRAPCI), documental e levantamento de campo (survey), por meio da elaboração e envio de questionário via Serviços de Informação ao Cidadão (e-SIC) aos gestores das áreas de arquivo dos 26 estados brasileiros e do Distrito Federal. O estudo concluiu que as informações sobre a transformação digital nas bases de dados era escassa até o ano de 2016, mas ganhou um impulsionamento significativo a partir do ano de 2020, com o advento da pandemia do covid-19, resultado direto da necessidade de digitalização em face do isolamento social imposto e das novas formas de se processar o conhecimento. Compreendeu-se também que o contexto normativo-legal do Brasil colaborou com o processo, ao se instituírem nos últimos anos decretos, leis e estratégias que fomentaram essa transformação, dentre as quais se destacam o Decreto nº. 8.539/2015, a Lei de Governo Digital (Lei nº. 14.129/2021) e as Estratégias de Governo Digital - EGD (2020-2023). Não obstante tais avanços, os dados coletados das respostas aos questionários enviados aos gestores mostraram-se preocupantes no que se refere à preservação sistêmica dos documentos digitais dos estados brasileiros, haja vista alguns estados não terem respondido, o que diminui a acuidade dos resultados, embora não os comprometa, demonstrando que ainda são incipientes as iniciativas dos arquivos públicos estaduais em ações de transformação digital, portanto, tornam-se necessários aportes em forma de recursos financeiros e consequentemente tecnológicos, além de pessoal qualificado para a implantação eficiente de uma transformação digital sustentada na ciência e normativas nacionais e internacionais, no âmbito do poder executivo estadual no Brasil.
Autor(a): Cruz, Roberta Pimenta da.
This research aims to analyze the elements of digital transformation in the public archives of the Executive Branch of the Brazilian states and the Federal District. In the context of the inexorable advance of new information and communication technologies (ICT), several authors have discussed the impacts of the so-called Fourth Industrial Revolution or Industry 4.0 as a moment of a paradigm shift in the economy, business, society, and even in ourselves individuals. It brought to the organizational scenario digital technologies such as big data, Internet of Things (IoT), Artificial Intelligence (AI), cloud computing, and blockchain, among others, which are presented as elements that shape the present, pointing to a future in which they will be indispensable to coexistence in society at the biological, digital and physical levels, reaching people, processes, companies, States and archives. For this, a characterization of the digital transformation and a discussion about the impacts of digital technologies in Archivology were carried out. In addition, a description of the legal-administrative organization of the federal state entities of Brazil, administrative principles, public services and norms, and legislation on digital transformation in Brazil was carried out to evaluate the process involved in this scenario of rapid change in state archives. The present research faced with this still little explored phenomenon used an exploratory approach of a qualitative nature and with data collection involving bibliographical research (CAPES journal base, Dimensions, and BRAPCI platform), documental and field survey (survey) by preparing and sending a questionnaire via Citizen Information Services (e-SIC) to managers of archive areas in the 26 Brazilian states and the Federal District. The study concluded that information on digital transformation in databases was scarce until 2016 but gained a significant boost from 2020 onwards, with the advent of the covid-19 pandemic, a direct result of the need for digitization in the face of imposed social isolation and new ways of processing knowledge. It was also understood that the normative-legal context of Brazil collaborated with the process when decrees, laws, and strategies were instituted in recent years that fostered this transformation, among which Decree no. 8,539/2015, the Digital Government Law (Law No. 14,129/2021) and the Digital Government Strategies - EGD (2020- 2023). Even with such advances, the data collected from the responses to the questionnaires sent to managers proved to be worrisome about the systemic preservation of digital documents from the Brazilian states, given that some states did not respond, which reduces the accuracy of the results. However, it does not compromise them, demonstrating that the initiatives of the state public archives in digital transformation actions are still incipient. Therefore, contributions in the form of financial and, consequently, technological resources and qualified personnel for the efficient implementation of a sustained digital transformation are necessary for science and national and international regulations within the scope of the state executive power in Brazil.
RIUFF: [http://app.uff.br/riuff/handle/1/29790]
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Estudo da aplicação, no âmbito da gestão de documentos, da metodologia de identificação
arquivíst... more Estudo da aplicação, no âmbito da gestão de documentos, da metodologia de identificação
arquivística, fundamentada na teoria diplomática, para subsidiar a implantação do Sistema Eletrônico
de Informações (SEI) na Universidade Federal Fluminense. A diplomática é a ciência que estuda a
estrutura formal dos documentos. A identificação arquivística e sua metodologia, que envolve o estudo
do órgão produtor e da tipologia documental, verifica a materialização da informação nos documentos
de arquivo, produzindo conhecimento sobre a relação dos documentos com o seu contexto de
produção. No âmbito dos arquivos universitários das Instituições Federais de Ensino Superior, a
gestão de documentos deve obedecer ao disposto na política estabelecida pelo Conselho Nacional de
Arquivos, que deve ser observada no momento da implantação de sistemas informatizados para a
produção e gestão de documentos e processos administrativos. Nesta perspectiva, discorre sobre a
implantação de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos, que perpassa o
mapeamento ou modelagem de processos nas instituições, analisando o Sistema Eletrônico de
Informações (SEI) no que tange ao seu ambiente de produção de documentos e processos
administrativos perante a legislação vigente e a pertinência dos estudos sobre a gênese do documento
para garantir a produção em sistemas que façam a gestão, preservação e acesso aos documentos de
arquivo. Metodologicamente, a pesquisa se desenvolveu por meio de um estudo de caso com adoção
de questionários, estudos documentais e de instrumentos de identificação arquivística. De caráter
exploratório, apresenta a aplicação da metodologia de identificação arquivística na Coordenação de
Curso de Graduação em Arquivologia, por meio dos estudos de órgão produtor e do tipo documental
“processo de dispensa de disciplinas”, além de processo mapeado. Como resultado, vem contribuir
para as discussões sobre as metodologias para a implantação de sistemas informatizados, destacando
os resultados obtidos pela identificação arquivística para otimizar o trabalho conjunto entre
arquivistas, administradores e analistas de tecnologia da informação.
It deals with the application, in the records management scope, of the methodology of archival
identification, based on diplomatic theory, to endow the implementation of the Electronic Information
System - SEI at the Federal Fluminense University. Diplomatics is the science that studies the formal
structure of documents. The archival identification and its methodology, which involves the study of
the producer and the record type, verify the materialization of the information in the archival
documents, with the production of knowledge about the relation of these with its production context.
In the scope of the archives of the Federal Institutions of Higher Education, the records management
must comply with the established by the National Council of Archives policy, which must be observed
at the moment of computerized systems installation for the production and records management and
administrative processes. It discusses the implementation of computerized records management
systems, which encompasses the mapping or modeling of processes in institutions, as well as the need
for these systems to meet management, preservation and access requirements for digital archival
documents and their metadata. It analyzes the Electronic Information System (SEI) in relation to its
environment of production of documents and administrative processes before the current legislation
and presents pertinent concepts. Methodologically, the research was developed through a case study
using questionnaires, documentary studies and archival identification tools. With an exploratory
character, it presents the application of the methodology of archival identification in the Course
Coordination of Archives Administration, through the studies of a producer and the record type
"dispensing of disciplines process", besides a mapped process. As a result, it contributes to the
discussions on the methodologies for the implementation of computerized systems, highlighting the
results obtained by archival identification to optimize the joint work between archivists, administrators
and information technology analysts.
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Thesis Chapters by Roberta Pimenta Da Cruz
Esta pesquisa tem como objetivo analisar os elementos da transformação digital nos arquivos públicos do Poder Executivo dos estados e do Distrito Federal brasileiros. No contexto do avanço inexorável das novas tecnologias de informação e comunicação (TIC), diversos autores vêm discutindo os impactos da chamada Quarta Revolução Industrial ou Indústria 4.0 como um momento de quebra de paradigma, na economia, nos negócios, na sociedade e até nos próprios indivíduos, trazendo ao cenário organizacional tecnologias digitais como o big data, Internet das Coisas (IoT), Inteligência Artificial (IA), computação em nuvem, blockchain, entre outros, os quais se apresentam como elementos que moldam o presente, apontando para um futuro no qual serão indispensáveis à convivência em sociedade nos níveis biológico, digital e físico, atingindo pessoas, processos, empresas, Estados e os arquivos. Para isso, realizou-se uma caracterização acerca da transformação digital e discussão sobre os impactos e o uso de tecnologias digitais na Arquivologia. Além disso, procedeu-se uma descrição da organização jurídico-administrativa dos entes federativos estaduais do Brasil, dos princípios administrativos, dos serviços públicos e de normas e legislação sobre a transformação digital no Brasil, de maneira a avaliar o processo envolvido nesse cenário de mudança nos arquivos estaduais. Diante deste fenômeno ainda pouco explorado, a presente pesquisa lançou mão de uma abordagem exploratória, de natureza qualitativa e com coleta de dados envolvendo pesquisas bibliográfica (base de periódicos da CAPES, plataforma Dimensions e BRAPCI), documental e levantamento de campo (survey), por meio da elaboração e envio de questionário via Serviços de Informação ao Cidadão (e-SIC) aos gestores das áreas de arquivo dos 26 estados brasileiros e do Distrito Federal. O estudo concluiu que as informações sobre a transformação digital nas bases de dados era escassa até o ano de 2016, mas ganhou um impulsionamento significativo a partir do ano de 2020, com o advento da pandemia do covid-19, resultado direto da necessidade de digitalização em face do isolamento social imposto e das novas formas de se processar o conhecimento. Compreendeu-se também que o contexto normativo-legal do Brasil colaborou com o processo, ao se instituírem nos últimos anos decretos, leis e estratégias que fomentaram essa transformação, dentre as quais se destacam o Decreto nº. 8.539/2015, a Lei de Governo Digital (Lei nº. 14.129/2021) e as Estratégias de Governo Digital - EGD (2020-2023). Não obstante tais avanços, os dados coletados das respostas aos questionários enviados aos gestores mostraram-se preocupantes no que se refere à preservação sistêmica dos documentos digitais dos estados brasileiros, haja vista alguns estados não terem respondido, o que diminui a acuidade dos resultados, embora não os comprometa, demonstrando que ainda são incipientes as iniciativas dos arquivos públicos estaduais em ações de transformação digital, portanto, tornam-se necessários aportes em forma de recursos financeiros e consequentemente tecnológicos, além de pessoal qualificado para a implantação eficiente de uma transformação digital sustentada na ciência e normativas nacionais e internacionais, no âmbito do poder executivo estadual no Brasil.
Autor(a): Cruz, Roberta Pimenta da.
This research aims to analyze the elements of digital transformation in the public archives of the Executive Branch of the Brazilian states and the Federal District. In the context of the inexorable advance of new information and communication technologies (ICT), several authors have discussed the impacts of the so-called Fourth Industrial Revolution or Industry 4.0 as a moment of a paradigm shift in the economy, business, society, and even in ourselves individuals. It brought to the organizational scenario digital technologies such as big data, Internet of Things (IoT), Artificial Intelligence (AI), cloud computing, and blockchain, among others, which are presented as elements that shape the present, pointing to a future in which they will be indispensable to coexistence in society at the biological, digital and physical levels, reaching people, processes, companies, States and archives. For this, a characterization of the digital transformation and a discussion about the impacts of digital technologies in Archivology were carried out. In addition, a description of the legal-administrative organization of the federal state entities of Brazil, administrative principles, public services and norms, and legislation on digital transformation in Brazil was carried out to evaluate the process involved in this scenario of rapid change in state archives. The present research faced with this still little explored phenomenon used an exploratory approach of a qualitative nature and with data collection involving bibliographical research (CAPES journal base, Dimensions, and BRAPCI platform), documental and field survey (survey) by preparing and sending a questionnaire via Citizen Information Services (e-SIC) to managers of archive areas in the 26 Brazilian states and the Federal District. The study concluded that information on digital transformation in databases was scarce until 2016 but gained a significant boost from 2020 onwards, with the advent of the covid-19 pandemic, a direct result of the need for digitization in the face of imposed social isolation and new ways of processing knowledge. It was also understood that the normative-legal context of Brazil collaborated with the process when decrees, laws, and strategies were instituted in recent years that fostered this transformation, among which Decree no. 8,539/2015, the Digital Government Law (Law No. 14,129/2021) and the Digital Government Strategies - EGD (2020- 2023). Even with such advances, the data collected from the responses to the questionnaires sent to managers proved to be worrisome about the systemic preservation of digital documents from the Brazilian states, given that some states did not respond, which reduces the accuracy of the results. However, it does not compromise them, demonstrating that the initiatives of the state public archives in digital transformation actions are still incipient. Therefore, contributions in the form of financial and, consequently, technological resources and qualified personnel for the efficient implementation of a sustained digital transformation are necessary for science and national and international regulations within the scope of the state executive power in Brazil.
RIUFF: [http://app.uff.br/riuff/handle/1/29790]
arquivística, fundamentada na teoria diplomática, para subsidiar a implantação do Sistema Eletrônico
de Informações (SEI) na Universidade Federal Fluminense. A diplomática é a ciência que estuda a
estrutura formal dos documentos. A identificação arquivística e sua metodologia, que envolve o estudo
do órgão produtor e da tipologia documental, verifica a materialização da informação nos documentos
de arquivo, produzindo conhecimento sobre a relação dos documentos com o seu contexto de
produção. No âmbito dos arquivos universitários das Instituições Federais de Ensino Superior, a
gestão de documentos deve obedecer ao disposto na política estabelecida pelo Conselho Nacional de
Arquivos, que deve ser observada no momento da implantação de sistemas informatizados para a
produção e gestão de documentos e processos administrativos. Nesta perspectiva, discorre sobre a
implantação de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos, que perpassa o
mapeamento ou modelagem de processos nas instituições, analisando o Sistema Eletrônico de
Informações (SEI) no que tange ao seu ambiente de produção de documentos e processos
administrativos perante a legislação vigente e a pertinência dos estudos sobre a gênese do documento
para garantir a produção em sistemas que façam a gestão, preservação e acesso aos documentos de
arquivo. Metodologicamente, a pesquisa se desenvolveu por meio de um estudo de caso com adoção
de questionários, estudos documentais e de instrumentos de identificação arquivística. De caráter
exploratório, apresenta a aplicação da metodologia de identificação arquivística na Coordenação de
Curso de Graduação em Arquivologia, por meio dos estudos de órgão produtor e do tipo documental
“processo de dispensa de disciplinas”, além de processo mapeado. Como resultado, vem contribuir
para as discussões sobre as metodologias para a implantação de sistemas informatizados, destacando
os resultados obtidos pela identificação arquivística para otimizar o trabalho conjunto entre
arquivistas, administradores e analistas de tecnologia da informação.
It deals with the application, in the records management scope, of the methodology of archival
identification, based on diplomatic theory, to endow the implementation of the Electronic Information
System - SEI at the Federal Fluminense University. Diplomatics is the science that studies the formal
structure of documents. The archival identification and its methodology, which involves the study of
the producer and the record type, verify the materialization of the information in the archival
documents, with the production of knowledge about the relation of these with its production context.
In the scope of the archives of the Federal Institutions of Higher Education, the records management
must comply with the established by the National Council of Archives policy, which must be observed
at the moment of computerized systems installation for the production and records management and
administrative processes. It discusses the implementation of computerized records management
systems, which encompasses the mapping or modeling of processes in institutions, as well as the need
for these systems to meet management, preservation and access requirements for digital archival
documents and their metadata. It analyzes the Electronic Information System (SEI) in relation to its
environment of production of documents and administrative processes before the current legislation
and presents pertinent concepts. Methodologically, the research was developed through a case study
using questionnaires, documentary studies and archival identification tools. With an exploratory
character, it presents the application of the methodology of archival identification in the Course
Coordination of Archives Administration, through the studies of a producer and the record type
"dispensing of disciplines process", besides a mapped process. As a result, it contributes to the
discussions on the methodologies for the implementation of computerized systems, highlighting the
results obtained by archival identification to optimize the joint work between archivists, administrators
and information technology analysts.
Esta pesquisa tem como objetivo analisar os elementos da transformação digital nos arquivos públicos do Poder Executivo dos estados e do Distrito Federal brasileiros. No contexto do avanço inexorável das novas tecnologias de informação e comunicação (TIC), diversos autores vêm discutindo os impactos da chamada Quarta Revolução Industrial ou Indústria 4.0 como um momento de quebra de paradigma, na economia, nos negócios, na sociedade e até nos próprios indivíduos, trazendo ao cenário organizacional tecnologias digitais como o big data, Internet das Coisas (IoT), Inteligência Artificial (IA), computação em nuvem, blockchain, entre outros, os quais se apresentam como elementos que moldam o presente, apontando para um futuro no qual serão indispensáveis à convivência em sociedade nos níveis biológico, digital e físico, atingindo pessoas, processos, empresas, Estados e os arquivos. Para isso, realizou-se uma caracterização acerca da transformação digital e discussão sobre os impactos e o uso de tecnologias digitais na Arquivologia. Além disso, procedeu-se uma descrição da organização jurídico-administrativa dos entes federativos estaduais do Brasil, dos princípios administrativos, dos serviços públicos e de normas e legislação sobre a transformação digital no Brasil, de maneira a avaliar o processo envolvido nesse cenário de mudança nos arquivos estaduais. Diante deste fenômeno ainda pouco explorado, a presente pesquisa lançou mão de uma abordagem exploratória, de natureza qualitativa e com coleta de dados envolvendo pesquisas bibliográfica (base de periódicos da CAPES, plataforma Dimensions e BRAPCI), documental e levantamento de campo (survey), por meio da elaboração e envio de questionário via Serviços de Informação ao Cidadão (e-SIC) aos gestores das áreas de arquivo dos 26 estados brasileiros e do Distrito Federal. O estudo concluiu que as informações sobre a transformação digital nas bases de dados era escassa até o ano de 2016, mas ganhou um impulsionamento significativo a partir do ano de 2020, com o advento da pandemia do covid-19, resultado direto da necessidade de digitalização em face do isolamento social imposto e das novas formas de se processar o conhecimento. Compreendeu-se também que o contexto normativo-legal do Brasil colaborou com o processo, ao se instituírem nos últimos anos decretos, leis e estratégias que fomentaram essa transformação, dentre as quais se destacam o Decreto nº. 8.539/2015, a Lei de Governo Digital (Lei nº. 14.129/2021) e as Estratégias de Governo Digital - EGD (2020-2023). Não obstante tais avanços, os dados coletados das respostas aos questionários enviados aos gestores mostraram-se preocupantes no que se refere à preservação sistêmica dos documentos digitais dos estados brasileiros, haja vista alguns estados não terem respondido, o que diminui a acuidade dos resultados, embora não os comprometa, demonstrando que ainda são incipientes as iniciativas dos arquivos públicos estaduais em ações de transformação digital, portanto, tornam-se necessários aportes em forma de recursos financeiros e consequentemente tecnológicos, além de pessoal qualificado para a implantação eficiente de uma transformação digital sustentada na ciência e normativas nacionais e internacionais, no âmbito do poder executivo estadual no Brasil.
Autor(a): Cruz, Roberta Pimenta da.
This research aims to analyze the elements of digital transformation in the public archives of the Executive Branch of the Brazilian states and the Federal District. In the context of the inexorable advance of new information and communication technologies (ICT), several authors have discussed the impacts of the so-called Fourth Industrial Revolution or Industry 4.0 as a moment of a paradigm shift in the economy, business, society, and even in ourselves individuals. It brought to the organizational scenario digital technologies such as big data, Internet of Things (IoT), Artificial Intelligence (AI), cloud computing, and blockchain, among others, which are presented as elements that shape the present, pointing to a future in which they will be indispensable to coexistence in society at the biological, digital and physical levels, reaching people, processes, companies, States and archives. For this, a characterization of the digital transformation and a discussion about the impacts of digital technologies in Archivology were carried out. In addition, a description of the legal-administrative organization of the federal state entities of Brazil, administrative principles, public services and norms, and legislation on digital transformation in Brazil was carried out to evaluate the process involved in this scenario of rapid change in state archives. The present research faced with this still little explored phenomenon used an exploratory approach of a qualitative nature and with data collection involving bibliographical research (CAPES journal base, Dimensions, and BRAPCI platform), documental and field survey (survey) by preparing and sending a questionnaire via Citizen Information Services (e-SIC) to managers of archive areas in the 26 Brazilian states and the Federal District. The study concluded that information on digital transformation in databases was scarce until 2016 but gained a significant boost from 2020 onwards, with the advent of the covid-19 pandemic, a direct result of the need for digitization in the face of imposed social isolation and new ways of processing knowledge. It was also understood that the normative-legal context of Brazil collaborated with the process when decrees, laws, and strategies were instituted in recent years that fostered this transformation, among which Decree no. 8,539/2015, the Digital Government Law (Law No. 14,129/2021) and the Digital Government Strategies - EGD (2020- 2023). Even with such advances, the data collected from the responses to the questionnaires sent to managers proved to be worrisome about the systemic preservation of digital documents from the Brazilian states, given that some states did not respond, which reduces the accuracy of the results. However, it does not compromise them, demonstrating that the initiatives of the state public archives in digital transformation actions are still incipient. Therefore, contributions in the form of financial and, consequently, technological resources and qualified personnel for the efficient implementation of a sustained digital transformation are necessary for science and national and international regulations within the scope of the state executive power in Brazil.
RIUFF: [http://app.uff.br/riuff/handle/1/29790]
arquivística, fundamentada na teoria diplomática, para subsidiar a implantação do Sistema Eletrônico
de Informações (SEI) na Universidade Federal Fluminense. A diplomática é a ciência que estuda a
estrutura formal dos documentos. A identificação arquivística e sua metodologia, que envolve o estudo
do órgão produtor e da tipologia documental, verifica a materialização da informação nos documentos
de arquivo, produzindo conhecimento sobre a relação dos documentos com o seu contexto de
produção. No âmbito dos arquivos universitários das Instituições Federais de Ensino Superior, a
gestão de documentos deve obedecer ao disposto na política estabelecida pelo Conselho Nacional de
Arquivos, que deve ser observada no momento da implantação de sistemas informatizados para a
produção e gestão de documentos e processos administrativos. Nesta perspectiva, discorre sobre a
implantação de sistemas informatizados de gestão arquivística de documentos, que perpassa o
mapeamento ou modelagem de processos nas instituições, analisando o Sistema Eletrônico de
Informações (SEI) no que tange ao seu ambiente de produção de documentos e processos
administrativos perante a legislação vigente e a pertinência dos estudos sobre a gênese do documento
para garantir a produção em sistemas que façam a gestão, preservação e acesso aos documentos de
arquivo. Metodologicamente, a pesquisa se desenvolveu por meio de um estudo de caso com adoção
de questionários, estudos documentais e de instrumentos de identificação arquivística. De caráter
exploratório, apresenta a aplicação da metodologia de identificação arquivística na Coordenação de
Curso de Graduação em Arquivologia, por meio dos estudos de órgão produtor e do tipo documental
“processo de dispensa de disciplinas”, além de processo mapeado. Como resultado, vem contribuir
para as discussões sobre as metodologias para a implantação de sistemas informatizados, destacando
os resultados obtidos pela identificação arquivística para otimizar o trabalho conjunto entre
arquivistas, administradores e analistas de tecnologia da informação.
It deals with the application, in the records management scope, of the methodology of archival
identification, based on diplomatic theory, to endow the implementation of the Electronic Information
System - SEI at the Federal Fluminense University. Diplomatics is the science that studies the formal
structure of documents. The archival identification and its methodology, which involves the study of
the producer and the record type, verify the materialization of the information in the archival
documents, with the production of knowledge about the relation of these with its production context.
In the scope of the archives of the Federal Institutions of Higher Education, the records management
must comply with the established by the National Council of Archives policy, which must be observed
at the moment of computerized systems installation for the production and records management and
administrative processes. It discusses the implementation of computerized records management
systems, which encompasses the mapping or modeling of processes in institutions, as well as the need
for these systems to meet management, preservation and access requirements for digital archival
documents and their metadata. It analyzes the Electronic Information System (SEI) in relation to its
environment of production of documents and administrative processes before the current legislation
and presents pertinent concepts. Methodologically, the research was developed through a case study
using questionnaires, documentary studies and archival identification tools. With an exploratory
character, it presents the application of the methodology of archival identification in the Course
Coordination of Archives Administration, through the studies of a producer and the record type
"dispensing of disciplines process", besides a mapped process. As a result, it contributes to the
discussions on the methodologies for the implementation of computerized systems, highlighting the
results obtained by archival identification to optimize the joint work between archivists, administrators
and information technology analysts.