Czy podmioty publiczne mogą powołać jednego IOD poza sytuacją uregulowaną w art. 37 ust. 3 RODO?

Zgodnie z art. 37 ust. 3 RODO jednego inspektora będzie mogło powołać - przy uwzględnieniu ich struktury organizacyjnej i wielkości - kilku administratorów danych będących podmiotami publicznymi, np. publiczne placówki oświatowe, muzea. Podmioty takie, np. ze względu na realizowanie zadań publicznych w tym samym obszarze, mogą przyjmować podobne rozwiązania organizacyjne i korzystać z tych samych procedur.

Przepisy RODO nie zawierają wyrażonego wprost zakazu wyznaczania przez kilka podmiotów publicznych tej samej osoby na inspektora ochrony danych poza sytuacją wskazaną w art. 37 ust. 3. Skorzystanie z takiego rozwiązania wymaga dokonania starannej analizy, czy wyznaczona osoba będzie w stanie prawidłowo wypełniać wszystkie swoje obowiązki wobec każdego administratora danych.

Trzeba mieć przy tym świadomość, że wiele z obowiązków inspektorów przewidzianych w RODO wymaga stałego zaangażowania na rzecz administratora, który inspektora wyznaczył oraz tzw. „efektywnej dostępności” inspektora dla osób z danej organizacji. Do zadań IOD należy np. bieżące monitorowanie zgodności przetwarzania danych osobowych z przepisami prawa oraz udzielanie informacji i rad w zakresie obowiązków wynikających z tych przepisów. Zwłaszcza w pierwszych latach stosowania nowych przepisów inspektorzy będą odgrywać ważną rolę we wspieraniu „kultury ochrony danych” i pomagać w zrozumieniu i implementacji wszystkich elementów unijnego rozporządzenia, spośród których wiele jest w naszym systemie prawa nowością.

Trudno będzie również wykonywać równolegle w wielu podmiotach zadania w zakresie punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą oraz punktu kontaktowego dla organu nadzorczego. Na mocy rozporządzenia każda osoba w każdej sprawie dotyczącej jej danych ma prawo kontaktować się z wyznaczonym dla danej organizacji inspektorem. Organ nadzorczy będzie natomiast mógł wymagać od inspektora gotowości do współpracy w związku z realizacją zadań i uprawnień organu w zakresie prowadzonych postępowań, a także tzw. „uprzednich konsultacji”.

Każda osoba pełniąca funkcję DPO musi unikać konfliktu interesów. Wymóg niepowodowania konfliktu interesów jest ściśle związany z wymogiem wykonywania zadań w sposób niezależny. Zatem z pełnieniem funkcji inspektora wiążą się bardzo konkretne wymagania prawne i wymagań tych trzeba będzie sumiennie przestrzegać.