フリーランス時代から愛用する業務効率化ツール15個

業務効率化に成功すると、今より楽して稼げる状態が手に入ります。

業務効率化とは、仕事のムリ、ムダ、ムラを減らすための取り組みのことです。

業務効率化に成功すると、ムリな業務にムダなコストを消費することがなくなり、ムラなく業務に集中できるので生産性が増します。
つまり業務効率化によって以下の2つの成果が得られるわけです。

• コスト削減
• 生産性の向上

コスト削減と生産性向上が実現すれば、もちろん利益は拡大します。
業務効率化に取り組むほど、「今より楽して稼げる状態」へつながっていくでしょう。

だから、企業だけでなくフリーランスも積極的に業務効率化へ取り組んでいくべきといえます。

注意したいのは業務効率化への取り組み方です。
業務効率化のやり方を間違えれば、かえって逆効果を招くことがあります。

例えば、たくさんのスタッフが関わる業務のやり方を突然、今までとまったく異なる方向へ改革してしまうと現場が大混乱に陥ります。
新しいやり方が浸透するまで長く時間がかかるため、今までよりコストが増え、慣れるまでの期間は生産性も悪くなってしまうでしょう。

そこで、おすすめしたいのがITツール。
業務効率化のため簡単に導入できるITツールがたくさん見つかります。

ITツールと聞くと、それこそ難しそうだと拒否反応を示す人がいるかもしれません。
実際は、画面をクリックしたり、簡単なキーボード入力したり、直感的に使えるツールばかりなので、苦手意識さえ取っ払ってしまえれば慣れるのにそれほど時間はかかりません。

今回は僕自身が、フリーランスの頃から愛用している業務効率化ツールを用途別に15個紹介します。

やっぱり長く使い続けられるツールは定番のものばかりになってしまいますね。
ひとつでも取り入れられれば、それで代行できる業務の効率が格段に改善するはずなので、ぜひ最後まで目を通してみてください。

【freee（フリー）】 税理士不要！ 記帳、確定申告など難しい税務を半自動化

Freeeは、まさしく税理士の代わりになってくれる税務用のツールです。

僕もフリーランスの頃は、税理士なしで毎日の記帳から確定申告までこなしてました。
それができたのはFreeeのおかげです。

会計に関する専門知識がなくても、鑑定科目の振り分けや確定申告用の書類の作成などに困りません。

Freeeでできること

• 電子帳簿保存法の改正に対応。領収書の管理をペーパーレス化できる。
• 銀行・クレジットカードの取引履歴を自動で読み込んでくれる。
• 読み込んだ取引履歴をクリックするだけで記帳できる。鑑定科目の振り分けも半自動化。
• 確定申告用の書類を半自動で作成できる。
• 決算書類も作成可。

Freeeの使い方がわかる参考記事

• 初めてなの？フリーランスの確定申告をとっても簡単にする方法

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【Square（スクエア）】クライアントのクレジットカード払いに即日対応

案件に対する報酬をクレジットカード決済で受け取りたいとき、ありますよね？

Squareでできます。

管理画面から決済用のURLを発行しメールで通知するだけでクレジットカード払いに対応可。
簡単です。

オンラインで決済できる請求書の発行もできます。
QRコードでの決済にも対応できたり、他にも決済用の便利な機能が揃ってます。

Square以前は、カード払いを要望するクライアントにはペイパルで対応していました。
最近セキュリティが気になりすぎて、もうペイパルは使ってません。

Squareでできること

• クレジットカード決済を個人事業でも即日で導入できる
• クレジットカード払いに対応した請求書をオンラインで発行可
• メールリンクやSNSリンクでも請求できる

Squareの使い方がわかる参考記事

• フリーランスです。クライアントに「クレジットカード払いで」と言われたら？＜Squareが評判良いよ

ペイパルの怖さがわかる参考記事

• 怖っ、ペイパルの不正利用でお金を盗まれた【Paypalの安全性と評判】

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【Misoca（ミソカ）】請求書の作成、送信、管理までをまとめてオンライン化

インターネットに繋がる場所なら、どこからでも請求書を送れるサービスです。

請求書だけでなく見積書、納品書の作成も可能。
すべての書類をまとめてオンラインで管理できるのでペーパレス化も進みます。

Misocaでできること

• 見やすくデザインされた見積書／請求書／納品書を簡単に作成し送信できます
• 定期的に発行したい請求書を自動化
• 請求書を送る方法はPDF、メール、郵送、URLリンクの共有などからワンクリックで選べます
• 支払いの遅延や倒産などで生じた代金の未回収を防ぐためのサービスも備わってます

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【クラウドサイン】契約締結、契約書の管理をオンライン化

フリーランスで、口約束だけで案件に着手している人はいませんか？

絶対、契約書を交わしたほうがいいです。

今は無事でも、いつか未払いや不当な業務の要求などのトラブルに遭うからです。

といっても契約を交わすには、契約書を用意し署名をお願いしなければいけません。

面倒だから、結局は口約束になってしまう、という人も多いでしょう。

契約書のテンプレートは無料で以下のポストで配ってます。

やばくてかわいいのができてしまった。
【フリーランス限定】無料であげます。

★モンスタークライアントからweb系フリーランスを守る「契約書のしおり」
★契約書テンプレ付き←これがガチでつかえます。

まさか、いまだに口約束でお仕事を受けてませんよね？… pic.twitter.com/ymEOTNQZ7i

— ウェブさえ (@websae2012) April 9, 2024

web制作に関する契約書ですが、案件に合わせてアレンジしやすい形にしています。
無料でお渡ししてるので、ぜひトラブル回避のため役立ててほしいです。

契約を交わすには、クラウドサインを利用するのが簡単です。
アップした契約書をクラウドサイン経由で送るだけ。

契約？
なんだか難しそうという常識が覆されるのでぜひ試してみてください。

クラウドサインでできること

• ネット経由で契約書を送りサインしてもらえる
• 契約書のテンプレートを保存可。契約の度にいちいち契約書を用意するところから始めなくて済む
• 相手が契約書を見たか、サインしたかなどの状況を管理画面から確認できる
• 契約書のペーパレス化。管理画面から過去の契約書を検索、閲覧できる

クラウドサインの使い方がわかる参考記事

• これでフリーランスが守られる！契約書にネットでサインできるサービスに感動

無料でクラウドサインを試してみる

【Chatwork（チャットワーク）】 メールよりも安全で使いやすいメッセージアプリ

チャットワークはLINEとよく似た使い方の、メッセージをやりとりするためのアプリです。

過去のメッセージや送受信したファイルが履歴に残っているので、メールよりも楽にこれまでのやり取りが振り返れます。

メッセージに既読マークが付かないところも気に入ってます。
無視しているわけではなく、他の業務に取り込んでいたり、返事の前に調べるための時間が必要になったりして、どうしてもすぐに返信できないときもあるからです。

仕事上のやり取りだと、サーバーのログイン情報のような、外部に漏れると困る情報を連絡することも多くあります。
チャットワークのセキュリティは銀行レベルということで、情報漏えいや盗聴への不安が少なく利用できます。

チャットワークでできること

• 過去のメッセージをタイムラインで振り返ることができる
• 安全にデータをやりとりできる
• 期限付きのタスクをグループで共有できる
• 音声通話やビデオ通話も可能

チャットワークを無料で試してみる

【NordVPN】WIFIのセキュリティアップ。ノマドするなら必須

NordVPNは、無料のWi-Fiスポットをよく使うフリーランスに必須のセキュリティ対策です。

「お、飛んでるよ」なんて、無料Wi-Fiを見つけたら気軽に繋げてはいませんか？

実は無料Wi-Fiには、情報漏洩や盗聴などの危険が潜んでいます。

特にフリーランスの方は、カフェやホテルなどでパソコンをカタカタと仕事する機会が多いと思うんですが、ちゃんとセキュリティ対策してますか？

Wi-Fi用のセキュリティ対策というと、なんだか難しそうな感じですが、NordVPNを一つ入れておくだけでじゅうぶん安心感が増します。

特に役立っているのが、海外にいながら日本からアクセスしているように設定できるところ。
海外で仕事しているときに重宝してます。

海外からのアクセスを防いでるレンタルサーバーは多いです。
管理画面から許可することはできますが、例えば、WordPressのカスタマイズをするとき、いちいち管理画面へログインするのはめんどくさい。

常にNordVPNをオンにしておけば、セキュリティ効果を維持したままWordPressへログイン可。
仕事がはかどります。

NordVPNでできること

• Wi-Fiに接続時の情報漏洩や盗聴から守ってくれる
• 海外にいてもABEMA、Netflixなど日本限定のコンテンツを視聴できる
• 海外アクセスを拒否しているレンタルサーバー／WordPressへログインできる
• 30日間の返金保証がついているので無料で試せる

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【zoom】オンラインのビデオ会議を簡単にセットアップ

URLを共有するだけでオンライン会議を立ち上げられます。

個人的には、会議室でのミーティングよりもビデオ会議が一般化する未来が来てほしいと願ってます。
わざわざ一つの場所へ集まる会議ほど、お金と時間をムダに消費するものはないと思っているからです。

オフラインの会議は様々なコストがかかります。
人件費、交通費などのお金はもちろん、会議の場所まで行き来する時間もコストの一部です。

一方で、オンラインのビデオ会議なら、上にあげたようなコストはかかりません。

むしろビデオ会議のほうが便利だといえる機能も多いです。
パソコンの画面を共有しながら会議ができたり、50人、100人と会議に参加できるのもビデオ会議ならではの機能でしょう。

zoomでできること

• 多人数でのビデオ会議
• 会議中のカメラに映る背景を変えられる
• 会議を録画・録音できる
• PCの画面やPC上のホワイトボードを共有しながら会議ができる

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【Wantedly People】名刺管理だけじゃなく名刺を交換した相手と交流もできる

社会人歴が長くなるほど、溜まっていく名刺。
整理する方法に困っている人も多いとでしょう。

過去に出会った人の名刺が突然必要になることもあります。
そんなときに備えて、いつも名刺は探しやすい方法で残しておきたいものです。

名刺管理に便利なツールはたくさん見つかります。
今回は、名刺の管理だけでなく名刺交換した相手と交流ができる「Wantedly People」を選びました。

Wantedly Peopleでできること

• 1回の撮影で10枚の名刺を同時にデータ化
• 名刺に記載された情報を自動読み取り
• 名刺交換した相手にアプリ上からメールを送れる
• CSVデータをインポートすれば他の名刺管理ツールから名刺情報の移行も簡単

無料でWantedly Peopleを試してみる

【Evernote（エバーノート）】あらゆるデータを放り込んでおける場所

テキスト、画像、PDFファイル、音声データなど種類を問わず様々なデータを分類しながら保存できるツールです。

僕は、仕事で使用するデータのほとんどをEvernoteで管理中。

例えば、クライアントへ送るメールの定型文。
Evernoteからコピペで使ってます。

他にも、事務所の契約書、家電製品の取扱説明書、領収書、議事録、新規事業のアイデアなどなど。
あげだすと切りがありません。

とにかくなんでも過去の記録として、データにタグを付けて放り込んでます。
そうしておけば、検索機能を使って見つけるのに苦労しません。

Evernoteでできること

• どんなデータでも保存可。保存したデータはPC、スマホ、タブレットで同期してくれるので、どこからでも利用できる
• チェックリストとしてタスクの登録もできる。タスクツールとしても利用可。
• 画像を撮影し保存できるスキャナ機能
• webページのスクリーンショットも撮影し保存しておける

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【スキャナープロ】iPadがスキャナー代わりになる

賃貸契約書や保険の契約書、また、領収書など早くすべての書類が、発行時にデータの状態になっていればいいのに、と長く思ってます。

その未来はまだ遠そうなので、ひとまず書類のデータ化は自分でやることに。

スキャナープロでipadがスキャナー代わりになってくれます。

iPadのカメラで書類を撮影。
書類の傾きを自動で補正し保存。
書類上の文字を認識できる機能が付いているので、あとでテキスト検索をすればお目当ての書類を探し出せます。

スキャナープロでできること

• 紙の書類をiPadでスキャン
• スキャン後の書類にメモ書きを注釈として残せる
• テキスト検索。書類上の文字が検索対象に。あとで必要な書類を探しやすい
• スキャン後のデータにパスワードを設定して保護できる

無料でスキャナープロを試してみる

【PrintSmash（プリントスマッシュ）】プリンターを断捨離。プリントアウトはコンビニで

もう10年以上前にプリンターは捨てました。
基本的に書類のやり取りはPDFで済ませています。

どうしても印刷が必要になるときはコンビニへ。
PrintSmashなら、スマホを持っていくだけです。

PrintSmashでできること

• スマホへアップした書類をコンビニでプリントアウトできる

無料でPrintSmashを使ってみる

＊プリント代は別途かかります。

【eFax】ネットでFAXを送受信

FAXも個人的にはほぼ化石に近い機器なのですが……
まだ愛用している会社も多いですよね。

FAXでのやり取りに付き合わなければいけない案件も少なからずあります。

とはいえ、年に数回使うくらいのFAXを事務所へおいておくのは邪魔なだけです。

そこで役立つのがeFAX。
ネット経由でFAXを送受信できます。

eFaxでできること

• PDFにした書類をネット経由でFAX送信。送られてくるFAXをPDFにしてメールで受信
• アプリを使えばスマホで撮影した写真をそのまま送信が可能

eFaxを試してみる

【Backlog（バックログ）】チームで進める案件の進行管理に欠かせない

チームが一丸となって進めていく案件で、進み具合をチームメンバー同士で認識できていないと、最終的に納期を守れない失敗を招きます。

チーム内のどのメンバーがどの業務に対応中で、どの程度進歩しているか。
それを画面上でわかりやすく教えてくれるツールがBacklogです。

ひとりで業務に当たることが多いフリーランスも、複数の案件を同時に進行しているなら使ってみて損はありません。
スケジュールの管理だけでなく、案件でよく使うファイルの保存場所やデータのバージョン管理もできます。

Backlogでできること

• 案件の進行状況をガントチャートで見た目にわかりやすく把握できる
• 各メンバーで担当しているタスクの進行具合もメンバー全体で共有できる
• ファイルを共有したり、Git／Subversionでソースコードのバージョン管理も可能

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【Todoist】仕事でもプライベートでも愛用中。日々のタスク管理にベストチョイス

タスク管理ツールを選ぶとき、最も重要な条件は「軽さ」です。

日々のなかでやるべきことはたくさん出てきます。
そのひとつひとつを登録するためツールを立ち上げるとき、いちいち動きが遅いと使う気になりません。

Todoistは、デスクトップだけでなくスマホアプリでも軽快に起動します。
便利なショートカットキーが用意されているので、タスクを登録するのもサクサクです。

Todoistでできること

• グループに分類しながらタスクの登録・管理ができる
• メンバーを招いてタスクの共有
• タスクに担当者、タグ、重要度を設定できる

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【Toggle Track】生産性の改善に。スタッフの勤怠管理にも利用できる

ワンクリックで作業時間を計測できるツールです。

実際、いま目の前の作業に対してどの程度の時間を費やしているか、計測している人はいますか？

フリーランスとして案件単位で報酬を得ている人なら、作業ごとにかかる時間を知っておきましょう。

各作業にかかる時間を把握していれば、作業ごとの単価が正確に計算できますし、自分の時給もわかるからです。

見積もり時に提示する金額について、いくらくらいが適正なのかよくわかっていないフリーランスもいますよね。
作業ごとの単価を知っておけば、損しない金額を提示できるはずです。

Toggle Trackで計測した作業時間はメンバー同士で共有もできるので、僕はスタッフの勤務時間を把握する用途でも利用してます。

Toggle Trackでできること

• 案件を納品するまで作業ごとにかかった時間を計測できる
• メンバーを招いて作業時間の共有
• 作業時間をレポート化。生産性の向上に役立てられる

Toggle Trackの使い方がわかる参考記事

• サボるな危険。外注さんやリモートワーカーの働きぶりを可視化、時給計算にも便利なこのツール

無料でToggle Trackを試してみる

【DropBox（ドロップボックス）】 オンラインストレージの定番ツール

すぐ不足してしまうハードディスクの容量を補ってくれます。

ひと手間でデータを共有できる機能も便利です。

容量が大きいデータをメールで送りつけるのは相手が困ります。
昔はよくデータ送信サービスを使ってましたが、データをアップロードできるサイズに制限があったり、そもそもアップロードするための手間が面倒だったり使いにくい点もいくつかありました。

DropBoxならデスクトップに見えるフォルダかファイルをクリックするだけで共有できます。

DropBoxでできること

• ファイル単位、フォルダ単位でのデータ共有
• URLリンクを発行しても共有可能
• オンラインだけにデータを保存可。ハードディスクの容量を節約できる
• ファイルを編集した履歴を残せる。Macのバックアップ機能（タイムマシーン＜Time machine＞）のような使い方も

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【まとめ】業務効率化とは？ 業務効率化ツールの選び方

「今よりもっと楽に稼ぎたい」

ちょっとわがままに聞こえるこの言葉。
でも、個人で働くフリーランスにとっても、企業にとっても、利益を求め業務を行っていく上での本音といえる言葉です。

今回は、そんなわがままを叶えてくれるツールを紹介してきました。

業務効率化とは、「今よりもっと楽に稼げる」を実現するための取り組みです

仕事の「ムリ」「ムダ」「ムラ」を減らすため業務効率化ツールを役立てましょう。

業務効率化に成功すれば、コスト削減と生産性向上を同時に実現できます。

コスト削減で支出が減り、生産性向上で売上が増えるので利益は拡大。
まさに「今よりもっと楽に稼げる状態」へと変われます。