Manajemen Portofolio Investasi Teknologi Informasi

PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT EKOJI999 Nomor 130, 16 Januari 2013 SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI Manajemen Portofolio Investasi Teknologi Informasi oleh Prof. Richardus Eko Indrajit - indrajit@post.harvard.edu Artikel ini merupakan satu dari 999 bunga rampai pemikiran Prof. Richardus Eko Indrajit di bidang sistem dan teknologi informasi. Untuk berlangganan, silahkan kirimkan permohonan anda melalui alamat email indrajit@rad.net.id. HALAMAN 1 DARI 4 (C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013 SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT Seperti halnya konsep portofolio dalam ilmu keuangan, investasi perusahaan terhadap sejumlah proyek pengembangan teknologi informasi disarankan untuk menerapkan pendekatan serupa. Hasil lembaga pengkajian Gartner memperlihatkan bahwa perusahaan yang untuk pertama kalinya memutuskan untuk menerapkan konsep portofolio di dalam manajemen investasi teknologi informasinya berhasil melakukan penghematan antara 10‐30% terhadap total biaya proyeknya (Gartner, 2002). Sumber: Gartner, 2002 Secara sederhana portofolio investasi teknologi informasi dide�inisikan sebagai sekumpulan keputusan investasi yang dialokasikan untuk membangun dan mengembangkan sejumlah aplikasi teknologi informasi di dalam perusahaan. Mengelola sejumlah proyek secara portofolio sangat berbeda dengan mengelola proyek individu. Keputus an untuk melakukan investasi pada sebuah proyek biasanya didasarkan pada kebutuhan tertentu, sementara keputusan untuk melakukan sejumlah investasi (portofolio) didasarkan pada kebutuhan yang lebih besar atau luas, yaitu pencapaian visi, misi, dan obyektif perusahaan. Dengan kata lain, jika pada proyek individu tujuannya adalah untuk pemenuhan suatu kebutuhan khusus tertentu, proyek secara portofolio tujuannya untuk tercapainya perimbangan terhadap pemenuhan sejumlah ragam kebutuhan baik yang sifatnya strategis maupun operasional. Manfaat lain yang diperoleh selain terjadinya penyeimbangan pemenuhan kebutuhan adalah terciptanya optimalisasi pada sumber daya yang dialokasikan perusahaan. Dalam manajemen portofolio dipergunakan sejumlah perspektif untuk mengklasi�ikasikan proyek teknologi informasi yang ada menjadi beberapa kategori. Contoh an pengelompokk yang ada misalnya berdasarkan: demogra�i, stakeholder, jenis kebutuhan, sumber daya, rencana implementasi, dan lain sebagainya. Dari sekian banyak perspektif yang ada, yang paling banyak dipergunakan di dalam bisnis adalah berdasarkan hakekat atau peranannya dalam perusahaan seperti yang diperlihatkan pada gambar berikut. Dalam kerangka portofolio jenis ini, nature dari sebuah aplikasi teknologi informasi dibagi menjadi 4 (empat) kategori, yaitu: 1. Foundation Infrastructure yaitu aplikasi teknologi informasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lain yang ada di dalam perusahaan, seperti: sistem operasi, basis data, network management, of�ice productivity modules, dan lain sebagainya; 2. Utility yaitu aplikasi teknologi informasi yang sifatnya mendasar dan dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya perusahaan seperti yang sering didapatkan pada proses back‐of�ice, seperti: sistem penggajian, aplikasi akuntansi dan keuangan, modul‐modul administrasi, dan lain sebagainya; HALAMAN 2 DARI 4 (C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013 SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT 3. Enhancement yaitu aplikasi teknologi informasi yang dibangun sesuai dengan kebutuhan spesi�ik perusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan produk dan jasa yang ditawarkan kepada pelanggan (berkaitan langsung dengan proses inti atau core processes), seperti: customer relationship management, supply chain management, enterprise resource planning, dan lain sebagainya; dan 4. Frontier yaitu aplikasi teknologi informasi unik yang bersifat eksperimental, untuk meningkatkan keunggulan kompetitif perusahaan karena sifatnya yang unik. Sumber: Gartner, 2002 Pada setiap kategorisasi pasti terkandung suatu �iloso�i tertentu. Foundation Infrastructure adalah merupakan suatu kategori aplikasi yang mau tidak mau harus dimiliki oleh perusahaan, sehingga keberadaannya bersifat mutlak. Utility merupakan kebutuhan minimum yang harus pula dimiliki perusahaan karena merupakan aplikasi yang mengurusi permasalahan administrasi usaha. Karena sifatnya sebagai aplikasi penunjang (supporting applications), maka keberadaannya pastilah akan memakan biaya tertentu (cost center), sehingga perlu dipikirkan cara yang paling e�isien untuk mengelolanya. Sebaliknya pada aplikasi bertipe enhancement, penerapan aplikasi yang baik akan memberikan keuntungan signi�ikan bagi bisnis, dalam arti kata berpengaruh langsung terhadap peningkatan kualitas produk dan jasa, sehingga aplikasi terkait harus dikembangkan seefektif mungkin. Dan yang terakhir, aplikasi pada kategori frontier biasa dikembangkan perusahaan untuk mencari sumber pendapatan baru (non konvensional) sehingga pro�itabilitas usaha dapat ditingkatkan. Melihat pembagian ini, manajemen perusahaan harus berusaha keras untuk memikirkan proporsional investasinya untuk ditanamkan pada kategori mana saja, agar berimbang, dan sesuai dengan strategi bisnis perusahaan. Biasanya, proporsi keseimbangan portofolio akan bergantung pada jenis industri dimana perusahaan tersebut berada seperti yang diperlihatkan pada tabel berikut in HALAMAN 3 DARI 4 Sumber: Gartner, 2002 (C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013 SERI 999 E-ARTIKEL SISTEM DAN TEKNOLOGI INFORMASI PROF. RICHARDUS EKO INDRAJIT Contoh ain mengenai l pembagian kategorisasi terkait dengan manajemen portofolio terlihat pada gambar berikut: Sumber: Gartner, 2002 dimana kategori aplikasi dibagi menjadi 5 (lima) jenis dari yang sifatnya mandatory (keharusan) sampai dengan strategis. Terkait dengan investasi yang ditanamkan, terlihat bahwa semakin tinggi resiko yang diambil, akan semakin besar pula potensi manfaat investasi yang dapat diperoleh perusahaan seandainya berhasil. ‐‐‐ akhir dokumen ‐‐‐ HALAMAN 4 DARI 4 (C) COPYRIGHT BY RICHARDUS EKO INDRAJIT, 2013