Franciele Simon Carpes*
Daniel Flores**
RESUMO
Palavras-chave:
Os arquivos das universidades têm sob sua guarda
documentos essenciais criados no decorrer das atividades
de ensino, pesquisa e extensão. Esses documentos são
testemunho da memória da instituição, podendo ser
fonte de pesquisa para alunos, professores, historiadores,
pesquisadores, entre outros. Neste sentido, o arquivo
universitário é custodiador da memória institucional. Este
artigo procura fazer uma reflexão sobre os arquivos das
universidades brasileiras e a sua função na de preservação
do patrimônio documental e promoção da memória da
instituição. Neste sentido, buscou-se revisar os principais
autores que discutem sobre o tema, bem como as ações
atuais em prol dos arquivos das universidades.
Arquivo universitário. Memória. Patrimônio documental.
1 INTRODUÇÃO
O
conceito de arquivo e o conceito
de memória possuem uma relação
intrínseca. A associação entre arquivos
e memória é recorrente no pensamento e nas
práticas arquivísticas. Ainda assim, somente a
partir da década de noventa que os arquivos
universitários começaram a ser objeto de
estudo na arquivística, e compreendidos como
custodiadores da memória institucional. Os
arquivos das universidades têm sob sua guarda
documentos essenciais criados no decorrer das
atividades de ensino, pesquisa e extensão. Esses
documentos são testemunho da memória da
instituição, podendo ser fonte de pesquisa para
alunos, professores, historiadores, pesquisadores,
entre outros. Neste sentido, o arquivo
universitário é um custodiador da memória
institucional, pois preserva o patrimônio
documental da universidade.
No que se refere ao termo “custódia”, cabe
destacar os vários estudos realizados, atualmente,
que defendem uma arquivologia “pós-custodial”,
ou seja, o arquivo deve transcender ao seu
artigo de revisão
O ARQUIVO UNIVERSITÁRIO E A
MEMÓRIA DA UNIVERSIDADE
* Mestre em Patrimônio Cultural na
Universidade Federal de Santa Maria,
Brasil. Arquivista da Universidade
Federal de Santa Maria, Brasil.
E-mail: fran_carpes@yahoo.com.br.
** Doutor em Metodologías y Líneas
de Investigación en Biblioteconomía y
Documentación pela Universidad de
Salamanca, Espanha. Professor Adjunto
do Departamento de Documentação da
Universidade Federal de Santa Maria,
Brasil.
E-mail: dfloresbr@gmail.com.
papel de “tutela” do acervo tendo como foco
principal as necessidades do usuário, pois já não
é necessária a custódia física dos documentos
(principalmente digitais) para geri-los.
A memória é um elemento primordial
no funcionamento das instituições. Mas a
memória institucional raramente tem sido
percebida e compreendida como informação
estratégica dotada de real valor decisório para
as atividades da gestão universitária. Neste
sentido, a comunidade universitária precisa
buscar alternativas para preservar a memória
institucional, bem como utilizá-la nas suas
atividades de ensino, pesquisa e extensão.
Atualmente, muitas relexões têm sido
feitas sobre o patrimônio cultural e a memória. O
tema dos arquivos universitários, também vem
sendo estudado na arquivologia nacional. Essa
preocupação se deve a importância dos arquivos
universitários para o acesso à informação em
domínios administrativos, históricos e cientíicos
nas instituições de ensino superiores públicas
e ou privadas. Porém, poucos são os estudos
sobre associação do arquivo universitário e a
memória institucional. Neste sentido, este artigo
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Franciele Simon Carpes, Daniel Flores
procura fazer uma relexão sobre os arquivos
das universidades brasileiras e a sua função na
de preservação do patrimônio documental e
promoção da memória da instituição.
2
PATRIMÔNIO DOCUMENTAL: um
componente do patrimônio cultural
A Organização das Nações Unidas para
a Educação, a Ciência e a Cultura – UNESCO
entende como Patrimônio Cultural de um povo
as obras de seus artistas, arquitetos, músicos,
escritores e sábios, assim como as criações
anônimas surgidas popularmente e o conjunto
de valores que dão sentido a vida. Ou seja, são
as obras materiais e imateriais que expressão
a criatividade do povo: a língua, os ritos, as
crenças, os lugares e os monumentos históricos,
a literatura, as obras de arte e os arquivos e
bibliotecas (DECLARAÇÃO DO MÉXICO, 1982).
Batalla (2004, p.2) relete sobre a constituição do
Patrimônio Cultural pela sociedade:
[…] toda sociedad va acumulando un
acervo de elementos culturales (bienes
materiales, ideas, experiencias, etc.) que
ha hecho suyos a la largo de su historia
(porque los creó o porque los adoptó),
algunos de los cuales mantienen plena
vigencia como recursos para practicar o
reproducir su vida social, en tanto que
otros han perdido su vigencia original y
han pasado a formar parte de su historia,
o se han perdido u olvidado para
siempre.
Neste sentido, no que se refere à
composição de um patrimônio, Micoud (2005
apud CAVALCANTE, 2007), infere que para
formá-lo deve-se passar, necessariamente, por
um processo de “patrimonialização”. Isso quer
dizer que para que um bem seja considerado
patrimônio deve-se observar critérios históricos,
sociais, culturais, éticos, econômicos ou do
direito, que garantam um valor representativo
de um grupamento humano e de sua memória
coletiva, cuja salva-guarda, ainda que simbólica,
favoreça a preservação e o acesso a gerações
futuras. O valor de patrimônio para um elemento
cultural se estabelece por sua relevância em
termos de escala de valores para a cultura a
que pertence; em função da importância para a
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memória coletiva e integração e continuidade da
cultura presente (BATALLA, 2004). Dessa forma,
quando se fala em patrimônio cultural de um
povo, não se refere a todo acervo de elementos
culturais de uma determinada sociedade, mas
sim aos que realmente são considerados pela
sociedade como seus, que a identiicam e ajudam
a comprovar suas ações, aspirações e projetos.
Jardim (1995, p.3) foi a partir do século
XIX que foram desenvolvidas concepções de
memória e inventam-se tradições para uma
“nação” que reserve um passado comum a todos
os seus integrantes. Para o autor a “[...] noção
de patrimônio histórico/cultural insere-se neste
processo pelo qual o Estado se organiza mediante
a criação de um patrimônio comum e uma
identidade própria [...]”.
Nas últimas décadas, observa-se a
preocupação em nível internacional com a
proteção do Patrimônio Cultural, sendo que a
UNESCO tem ação decisiva neste contexto. As
convenções e recomendações aprovadas pela
UNESCO vêm a enriquecer o direito internacional
da cultura e os direitos internos com a elaboração
de leis próprias no sentido dado ao Patrimônio
Cultural (BELTRÃO, 2002). No cenário nacional,
a preocupação com Patrimônio Cultural se deu a
parti da promulgação do Decreto-Lei nº 25, de 30
de novembro de 1937, que organizou a proteção
do patrimônio histórico e artístico nacional e
instituiu o tombamento.
A Constituição Federal de 1988 também
teve papel decisivo para a preservação do
Patrimônio do país, pois trouxe os “conceitos
internacionais de patrimônio cultural, ampliando
o leque de bens passíveis de proteção, incluindo
a proteção sobre os bens imateriais, de natureza
intangível” (BELTRÃO, 2002, p. 4). No seu artigo
nº 216 tem-se a identiicação dos bens culturais
do país:
Art. 216. Constituem patrimônio cultural
brasileiro os bens de natureza material
e imaterial, tomados individualmente ou
em conjunto, portadores de referência
à identidade, à ação, à memória dos
diferentes grupos formadores da
sociedade brasileira, nos quais se
incluem: I. as formas de expressão;
II. os modos de criar, fazer e viver;
III. as criações científicas, artísticas
e tecnológicas; IV. as obras, objetos,
documentos, edificações e demais
espaços destinados às manifestações
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O arquivo universitário e a memória da universidade
cívicos, jurídicos e de propriedade de
certos cidadãos ou de toda a população;
trata-se de um valor ligado aos direitos
individuais. 3. Os que possuem valor
de testemunho ou de “documentação
funcional”, isto é, refletem a evolução
histórica da administração de origem,
dos poderes e funções que lhes são
atribuídos por lei e pelos regulamentos,
de sua estrutura, de seus programas,
de sua política, de seus métodos, de
suas decisões e de suas operações mais
importantes. 4. Os que tenham valor
de informação, isto é, que aportem
uma contribuição importante para a
pesquisa e para os estudos no domínio
do conhecimento, qualquer que seja.
artístico-culturais; V. os conjuntos
urbanos e sítios de valor histórico,
paisagístico, artístico, arqueológico,
paleontológico, ecológico e científico.
Nota-se que os documentos/arquivos
são claramente citados como integrantes
do Patrimônio Cultural, tanto na deinição
da UNESCO, como na deinição da nossa
Constituição. Cabe destacar que os arquivos
são considerados parte do Patrimônio Cultural
porque são compostos pelo “Patrimônio
Documental”. Neste sentido, o Patrimônio
Documental é, segundo a UNESCO, o conjunto
de documentos conservados ou reunidos no
exercício de sua função por qualquer organismo
ou entidade de caráter público, privado, religioso,
particular, que fomentem parte da memória da
nação.
Para os propósitos do Programa
Memória do Mundo, a deinição de Patrimônio
Documental compreende os seguintes elementos:
movíveis; feitos de símbolos/códigos, sons e/ou
imagens; preserváveis (os suportes são elementos
inertes); reproduzíveis e transladáveis; fruto de
um processo de documentação deliberado. Um
item do patrimônio documental pode ser um
único documento de qualquer tipo. Ou um grupo
de documentos, tais como uma coleção, um
acervo ou fundos arquivísticos.
Neste sentido, os documentos considerados
patrimônio documental são, portanto, os que
possuem valor secundário ou permanente. O
valor secundário é o “[...] valor atribuído a um
documento em função do interesse que possa
ter para a entidade produtora e outros usuários,
tendo em vista a sua utilidade para ins diferentes
daqueles para os quais foi originalmente
produzido [...]” (ARQUIVO NACIONAL, 2005,
p.171-172). O valor permanente é o “[...] valor
probatório ou valor informativo que justiica a
guarda permanente de um documento em um
arquivo. Também chamado valor arquivístico ou
valor histórico [...]”. Bellotto (2006, p.118) deine
como documentos de valor secundário, portanto,
conserváveis:
1. Os que continuam a preservar o
valor administrativo, jurídico, financeiro
para a administração de origem ou para
outras administrações, depois de ter
perdido o seu valor primário para as
operações correntes. 2. Os que podem
ter valor para a proteção dos direitos
Belloto (2006, p. 123) cita ainda como
exemplos
de
documentos
considerados
“históricos” os “atos de criação (leis, decretos,
resoluções), os atos constitutivos (estatutos,
contratos sociais), e os documentos relativos a
direitos patrimoniais (escrituras)”.
Dessa forma, cabe destacar o papel
decisivo da função arquivística de avaliação de
documentos para a formação do patrimônio
documental. Esta relevância do processo de
avaliação é destacada por Cook (apud INDOLFO,
2011):
A avaliação supõe uma grande
responsabilidade
social
para
os
arquivistas.
Quando
avaliam
os
documentos, [os arquivistas] estão nada
menos que dando forma ao futuro do
nosso patrimônio documental. Estão
determinando aquilo que o futuro
conhecerá do seu passado, que é
frequentemente o nosso presente [...].
Ferreira e Moraes (2004, p. 5) airmam que
a compreensão de que “os acervos arquivísticos
integram o patrimônio cultural da nação ainda
não está difundida na população nem está sendo
levada na devida conta pelos próprios órgãos
públicos competentes”. Segundo as autoras,
este descaso se justiica pela falta de recursos
destinados pelo Estado à cultura, que além de ser
insuiciente, deixa o patrimônio arquivístico fora
das prioridades diante da urgência de tratar do
patrimônio arquitetônico e artístico.
Outro aspecto a ser observado é a mudança
desencadeada pela tecnologia. Atualmente,
vêm sendo realizados estudos com relação ao
chamado “patrimônio digital”. Dodebei (2011)
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Franciele Simon Carpes, Daniel Flores
cita como exemplos de patrimônio digital os
museus virtuais, as bibliotecas digitais e os
documentos eletrônicos de arquivo. Segundo
a autora a passagem acelerada do patrimônio
cultural para o território do ciberespaço implicou
a mudança das mídias tradicionais para mídias
digitais, o que resultou numa convergência que
passa a ser a do objeto informacional. Neste
sentido, a análise deixa de se concentrar no
suporte e passa a ser focada de forma mais
acentuada na informação que o objeto contém.
3 ARQUIVO E MEMÓRIA
O conceito de memória ainda é muito
discutido, e vêm se modiicando no decorrer
da história da humanidade. Na perspectiva de
Halbwachs (2006) a memória pode ser entendida
como sistemas estáticos e coerentes de acepções
e valores que permitem manter e solidiicar
laços existentes entre os membros de um grupo,
material e mentalmente identiicado no espaço e
no tempo.
Para Lowenthal (1989 apud JARDIM, 1995,
p.194), a memória, ao contrário da história, não é
um conhecimento intencionalmente produzido,
é subjetiva e, como tal, um guia para o passado,
transmissor de experiência. Sua primeira função
“[...] não é preservar o passado, mas adaptá-lo,
enriquecendo e manejando o presente [...]”. A
memória é, por conseguinte, processo e leitura do
passado no presente.
Halbwachs (2006) considera que a memória
no seu sentido tanto individual quanto coletivo,
está relacionada às lembranças dos indivíduos.
No entendimento deste autor, a memória não
é um fenômeno de interiorização individual,
mas sim uma construção social e um fenômeno
coletivo, dessa forma sendo modelada pelos
próprios grupos sociais. Na mesma perspectiva,
ele observa que as lembranças ou informações
traduzem-se em representações ou símbolos
cuja expressão material visualizasse no nosso
patrimônio cultural: monumentos, ediicações
arquitetônicas, documentos, fotograias, etc.
Também concebemos a expressão não-material
desse patrimônio, pelo qual podemos recuperar e
preservar nossa memória, pois se trata de valores
e signiicados, costumes, tradições, manifestos
por outras formas de linguagem, como, por
exemplo, a dos relatos orais (SANTOS et al.
2010).
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No entendimento de Rezende (2007, p.6),
várias áreas do conhecimento têm uma visão
clara de que tanto a memória como a identidade
são processos de construção, realizados
continuamente pelos mais variados por grupos,
em permanente transformação. Neste sentido, a
discussão é “[...] como preservar bens culturais
(materiais e imateriais) sem torná-los expressões
congeladas, vinculadas a um único discurso
identitário [...]”.
Os
arquivos
são,
portanto,
parte
signiicativa da construção da memória. Para
Robert apud Jardim (1995) os arquivos constituem
a memória de uma organização qualquer que
seja a sociedade, uma coletividade, uma empresa
ou uma instituição, com vistas a harmonizar
seu funcionamento e gerar seu futuro. Eles
existem porque há necessidade de uma memória
registrada. Pierre Nora (1993) também apresenta
o arquivo como “lugar da memória”, ao airmar
o saber e a memória nacional estão preservados
nos museus, nos livros, nas obras de arte, nos
monumentos e nos arquivos.
Para Bellotto (2006) a memória é
constituída pela matéria documental em
estado bruto que precisa ser trabalhada pelo
historiador. Portanto, para a autora, no campo
da documentação, a memória chega a ser uma
abstração, gerada por elementos concretos que
na verdade, constituem-se em dados a serem
trabalhados. Dessa forma, o documento em si
não é memória, mas é o elemento que permite
a sua constituição. Evidencia-se, assim, que o
arquivo é um local signiicativo para a construção
da memória.
Neste mesmo sentido, Dodebei (2011,
p.7), no seu artigo sobre o novo signiicado de
documento para a memória social, infere que
o documento não pode representar, ao mesmo
tempo, a memória instituída e a memória
em criação. Para a autora os “conceitos de
documento apresentados pelos vários campos
do saber não eram adequados à preservação
memória social” . Dessa forma, o conceito de
documento para memória deve ser construído
a partir da unicidade, da virtualidade e da
signiicação. O conceito de unicidade já é
consenso entre a comunidade arquivística. O
termo unicidade signiica que a informação
contida no documento não será encontrada em
outras fontes documentais de forma tão completa
e utilizável (SCHELLENBERG, 2006).
Inf. & Soc.:Est., João Pessoa, v.23, n.3, p. 13-22, set./dez. 2013
O arquivo universitário e a memória da universidade
Segundo Dodebei (2011, p.7,8), “[...] os
documentos que são os objetos de estudo da
memória social não são diferenciados em sua
essência, ou seja, não se agrupam em categorias
especíicas [...]”, como acontece com os livros
para bibliotecas e as peças para museus. Já
a virtualidade se refere à “[...] atribuição de
predicáveis ao objeto submetido ao observador
dentro das dimensões espaço-tempo é seletiva,
o que proporcionará, arbitrariamente, uma
classiicação desse objeto [...]”. A signiicação
é a transformação intencional dos objetos do
cotidiano em documentos. Portanto, para a autora
o conceito de documento como “suporte material
da informação” precisa ser revisto, porque não
abrange o seu sentido e seu signiicado, mas
apenas a sua forma e seu potencial informativo.
No entendimento de Jardim (1995) a noção
de arquivo permanente traz em sua essência a
perspectiva de que expressa um tipo de memória
materializada, e não o conceito de um processo
de construção social. Considerando que no
processo de avaliação documental “seleciona-se”
os documentos considerados históricos, a crítica
do autor desperta para relexões de que se faz
necessário que:
[...] a arquivologia debruce-se sobre o
tema da memória de modo a favorecer
uma revisão dos aspectos teóricos e
metodológicos da avaliação e seleção
de documentos. Parece urgente, no
mínimo, operar com uma noção/
conceito de memória que privilegie os
seus aspectos como construção social,
e não como dado arqueologizável [...].
(JARDIM, 1995, p.8)
ou reunidos por instituições universitárias,
públicas ou privadas, durante o seu ciclo de
vida (BOSO; SOUZA; CISNE, 2007). Segundo
Bellotto (1989 apud OHIRA et al., 2004), resultam
da acumulação de documentos gerados/
reunidos por instituições públicas ou privadas
no exercício das funções que comprovam sua
existência, e são conservados enquanto vigentes,
por razões administrativas e/ou jurídico-legais
e podem constituir elemento documental dentro
dos arquivos permanentes, conhecidos como
históricos.
A função da universidade é cumprir seu
papel de ensino, pesquisa e extensão. Para que
a universidade possa cumprir essas funções
torna-se necessário que se utilize de informações
atualizadas e pertinentes, sejam elas ligadas
às suas atividades-im ou atividade-meio
(BELLOTTO, 1992). Zurita (2009, p. 3) destaca
o papel das universidades na formação do
patrimônio documental “[…] a modo de registrar
su memoria e identidad, para lograrlo se hace
necesario la implantación de un sistema que
contribuya a la formación y conservación de su
patrimonio documental […]”.
Neste sentido, a gestão de documentos é
indispensável para que arquivos universitários
possam colaborar no desenvolvimento das
atividades de ensino, pesquisa e extensão dessas
instituições. As universidades devem implantar
seus programas de gestão de documentos a im
de sistematizar os procedimentos administrativos
para que se alcance o controle da produção
documental, sua utilização e sua destinação inal
(BELLOTTO, 1992). Na concepção de Zurita
(2009, p.3):
O autor ainda observa que os
arquivos permanentes têm sua guarda
justiicada em dois aspectos: “De
um lado, em função do uso desses
documentos para a pesquisa cientíica e,
de outro, como fator de testemunho das
ações do Estado e garantia de direitos
dos cidadãos” (1995, p.3).
[…] se observa que hay una
retroalimentaciónn entre la Universidad
(administración) y el Archivo (gestión del
Archivo), con lo que se produce el tan
ansiado beneficio traducido en eficiencia
y eficacia al contar con una buena
organización de sus documentos. Estos
beneficios se trasladan en el ahorro que
se hace de tiempo y recursos para la
Universidad, y en la satisfacción de sus
usuarios internos (docentes, personal
administrativo, alumnos) y en sus futuros
usuarios externos (investigadores y
comunidad en general).
3.1 O arquivo universitário e a memória da
universidade
Um arquivo universitário é formado
pela acumulação dos documentos gerados e/
Para Boso; Souza; Cisne (2007, p.127),
os arquivos universitários objetivam fornecer
Inf. & Soc.:Est., João Pessoa, v.23, n.3, p. 13-22, set./dez. 2013
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Franciele Simon Carpes, Daniel Flores
para os pesquisadores informações sobre
os procedimentos e decisões do passado
da universidade. Por isso, os documentos
preservados nos arquivos universitários, ocupam
um papel de grande relevância nas instituições,
“[...] uma vez que possibilitará a guarda do
conhecimento
desenvolvido
do
trabalho
intelectual, bem como a preservação histórica do
ensino superior [...]”.
As principais funções dos arquivos
universitários são apontadas por Bellotto (1992):
reunir, processar, divulgar e conservar todos
os documentos relativos à administração, à
história e ao funcionamento/desenvolvimento
da universidade; avaliar e descrever estes
documentos, tornando possível seu acesso,
de acordo com as políticas e procedimentos
elaborados especiicamente para estes ins
e; supervisionar a eliminação, ter o controle
da aplicação das tabelas de temporalidade,
objetivando que nenhum documento de valor
permanente seja destruído.
Além de fornecer aos administradores
as informações requeridas no menor tempo
possível; e fazer as demandas de informação e
de pesquisa, requer-se do serviço de arquivos
universitários que proponha e coordene a
uniformização de métodos de classiicação de
documentos dentro das unidades universitárias
com ainidade de recuperação acelerada dos
documentos necessários aos administradores.
Belloto (1989 apud BOSO; SOUZA;
CISNE, 2007) destaca ainda a importância
dos arquivos permanentes das universidades,
airmando que eles possibilitam eiciência
administrativo-acadêmica, informam sobre os
procedimentos passados de ensino e de pesquisa;
guardam direitos e deveres de professores,
alunos e funcionários durante seu tempo de
permanência na universidade e mesmo depois
dele; inalmente, fornecem dados de toda ordem
como “grande capital de experiência” para
continuidade institucional da universidade.
O “[...] sistema de arquivos em cada
universidade deve e pode criar condições
de otimização das atividades-ins de ensino,
pesquisa e extensão, assim como das próprias
atividades da administração [...]” (BELLOTTO,
1992, p.20). A gestão de documentos
arquivísticos numa universidade pode ser
compreendida como um processo técnicoadministrativo que envolve políticas, regras e
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procedimentos que determinam como e de que
forma os documentos devem ser produzidos,
tramitados, acessados, arquivados e preservados
pelos órgãos acadêmicos e administrativos no
cumprimento de suas atribuições, para servirem
como testemunho de suas ações, e para uso da
sociedade e dos cidadãos no exercício de seus
direitos (MARTINS, 2006).
Bellotto (1992) destaca que os objetivos de
uma política arquivística para as universidades
devem contemplar a vertente administrativa e
a do patrimônio documental; este por sua vez
incluindo a memória institucional, a regional e a
cientíica. Na vertente administrativa os objetivos
da política para os arquivos universitários
são, principalmente, a preservações dos
direitos relativos aos servidores, alunos e
professores; o estabelecimento de um sistema
de luxo documental durante todo o ciclo vital;
a promoção da transparência administrativa;
e o acesso às informações que sirvam para
diagnosticar e resolver os problemas acadêmicos.
Quanto à vertente do patrimônio documental, os
objetivos são, essencialmente, reunir e preservar
os arquivos da universidade considerados de
valor permanente; regulamentar e apoiar os
arquivos de valor histórico depositados sob sua
custódia; disseminar as informações por meio de
instrumentos de pesquisa.
O tema “arquivos universitários” vem
sendo estudado e debatido por parte da
comunidade arquivística. Ainda assim, há pouca
literatura especializada sobre a área no país.
Os arquivos universitários estão em processo
de desenvolvimento, buscando suas bases
conceituais e sustentação teórica (BOSO; SOUZA;
CISNE, 2007, p. 124). Com relação aos estudos
sobre arquivos universitários, Gutiérrez Muñoz
(1994, p.11) observa:
[…] En una rápida revisión se aprecia
con satisfacción que ahora hay más
congresos,
seminarios,
cursos
y
disertaciones; comisiones o grupos de
trabajo en los países, en las regiones y
en el mundo; manuales y bibliografía –
incluyendo las alertas difusoras –; textos
y documentos por acatar y cumplir, más
por conveniencia y necesidad que por
imperio […].
No Conselho Internacional de Arquivos
- CIA - existe, desde 1992, a Seção de Arquivos
Universitários e de Instituições de investigação
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O arquivo universitário e a memória da universidade
(GUTIÉRREZ MUÑOZ, 1994). No Brasil, as
primeiras iniciativas de sistematização e de
organização de arquivos universitários surgiram
na década de 80, quando as universidades
começaram a despertar para as questões da
organização e do estabelecimento dos arquivos
acadêmico-administrativos e dos arquivos
técnico-cientíicos (OHIRA et al., 2004). Contudo,
somente em novembro de 1991 aconteceu
o primeiro evento direcionado a área, o I
Seminário Nacional de Arquivos Universitários,
na Universidade Estadual de Campinas UNICAMP, em Campinas, São Paulo. O evento
foi promovido pela Coordenadoria do Sistema
de Arquivos da UNICAMP. Segundo Bottino
(1995, p. 64 apud BOSO et al, 2007), “[...] este
seminário pode ser considerado um marco na
história dos arquivos universitários em nosso
país, quando estes passam a ser vistos, como uma
área especializada da Arquivologia [...]”.
Outra contribuição importante foi a criação
do Comitê de Arquivos Universitários, vinculado
à Associação dos Arquivistas Brasileiros – AAB,
em 1996. Seu objetivo era promover e intensiicar
estudos, pesquisas e a troca de experiências e
conhecimentos, como também, de elaborar o
censo dos arquivos universitários brasileiros,
no sentido de conhecer a realidade dos acervos
universitários (OHIRA et al., 2004).
Segundo Ohira et al. (2004, p.2) a análise
dos levantamentos realizados sobre a situação
dos arquivos universitários brasileiros “[...]
permite aferir que algumas universidades já
possuem seus arquivos organizados, sistemas
em pleno funcionamento, porém, essas
universidades representam ainda uma minoria
no cenário nacional [...]”. Na maioria das
universidades, os arquivos estão desprovidos de
metodologias arquivísticas, sendo armazenados,
indiscriminadamente, enquanto outras vezes são
eliminados documentos sem critério de avaliação,
o que pode acarretar na perda de registros que
têm valor permanente.
Moreno (2006) destaca o estudo de
Santos (1994) que realizou uma pesquisa em 89
universidades brasileiras ligadas ao Conselho
de Reitores das Universidades Brasileiras –
CRUB, com o objetivo de traçar um diagnóstico
preliminar do atual quadro da administração de
arquivos nessas universidades. Esta pesquisa
apresenta alguns resultados relevantes. Algumas
universidades já implantaram setores de
arquivos em suas estruturas organizacionais
com as responsabilidades basicamente voltadas
para a documentação de cunho administrativo,
recebendo denominações que variam entre
Arquivo Central, Arquivo Geral ou simplesmente
Arquivo e são, geralmente, vinculados às
administrações centrais. Mais um aspecto
interessante é que nas universidades onde são
mantidos órgãos voltados para a administração
de documentos, não há sinais de coordenação dos
programas arquivísticos ou essa responsabilidade
atribuída a um mesmo setor são raras.
A partir dos anos 90, observou-se uma
alteração signiicativa no contexto descrito
por Santos na década anterior, em relação aos
arquivos universitários. Notam-se iniciativas
de algumas universidades brasileiras (como
exemplo, a Universidade de São Paulo,
Universidade de Campinas, etc.) que izeram
a implantação de sistemas de arquivos para
subsidiar a gestão documental e da informação
arquivística da instituição (MORENO, 2006).
Mas a autora destaca ainda que “embora existam
iniciativas já consolidadas e em consolidação,
ainda é incipiente a gestão documental nos
arquivos das universidades brasileiras” (p. 95).
Como iniciativa atual se pode citar
a subcomissão do Ministério da Educação,
no Sistema de Gestão de Documentos de
Arquivo (SIGA). A subcomissão do Ministério
da Educação conta com a participação de
representantes dos diversos órgãos que o
compõem, tais como as Secretarias, Conselhos, os
Hospitais Universitários e as Universidades.
No que diz respeito às universidades,
vêm sendo realizadas reuniões com vistas a
normatizar e, principalmente, desenvolver
um Código de Classiicação e uma Tabela de
Temporalidade e Destinação de Documentos
relativos às Atividades-Fim das Instituições
Federais de Ensino Superior. Com esse objetivo,
realizou-se o I Workshop com as Instituições
Federais de Ensino Superior - IFES, na sede
do Arquivo Nacional, no Rio de Janeiro,
em setembro de 2006. O tema do evento foi
“Classiicação, Temporalidade e Destinação
de Documentos de Arquivo relativos às
atividades-im”. Sendo que participaram do
evento 45 técnicos das instituições de ensino,
representando 31 instituições, além de 24
técnicos do Arquivo Nacional. Neste evento,
usou-se como base a Tabela de Temporalidade
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Franciele Simon Carpes, Daniel Flores
de Documentos da Universidade Federal
da Paraíba, a im de elaborar uma proposta
única de código de classiicação e tabela de
temporalidade e destinação de documentos de
arquivo relativos às atividades-im das IFES.
O capítulo de apresentação da versão inal dos
instrumentos, airma que durante um período de
dois anos, o Arquivo Nacional e a UFPB trocaram
questionamentos e sugestões com o propósito
de analisar, corrigir, complementar e rever essa
versão inicialmente apresentada.
Entre maio de 2007 e junho de 2009,
ocorreram seis Reuniões Técnicas de cinco dias
cada, sendo cinco na sede do Arquivo Nacional,
na cidade do Rio de Janeiro, e uma sediada pela
UFPB, em João Pessoa. O objetivo destas reuniões
eram dar continuidade à elaboração do Código
de Classiicação e da Tabela de Temporalidade e
Destinação de Documentos de Arquivo relativos
às atividades-im das IFES.
Em março de 2010 foi apresentada para
a consulta pública a proposta do Código de
Classiicação e da Tabela de Temporalidade
e Destinação de Documentos de Arquivo
Relativos às Atividades-Fim das Instituições
Federais de Ensino Superior. Conforme o
regulamento, poderiam participar desta consulta
pública arquivistas, documentaristas, técnicos
e especialistas em documentação escolar e
atividades acadêmicas e demais proissionais que
atuam nos arquivos gerais e setoriais das IFES.
As manifestações poderiam ser encaminhadas à
coordenação do SIGA no período de 15 de março
a 14 de maio de 2010, mas o prazo foi prorrogado
até 31 de maio.
Segundo o regulamento, as classes e
subdivisões do Código de Classiicação de
Documentos e da Tabela de Temporalidade
e Destinação de Documentos de Arquivo
Relativos às Atividades-im das Instituições
Federais de Ensino Superior, têm suas bases na
legislação e normas em vigor, em pesquisas e
estudos especíicos. Destaca-se ainda que este
instrumento signiica para as IFES, o complemento
ao Código de Classiicação e à Tabela Básica de
Temporalidade e Destinação de Documentos de
Arquivo Relativos às Atividades-meio de 2001.
A versão inal deste instrumento ainda não foi
publicada. Estima-se que a sua aprovação se dê até
o im de 2011. A versão inal destes instrumentos
foi aprovada pela Portaria nº 092 do Arquivo
Nacional, em 23 de setembro de 2011.
20
Outra iniciativa que merece destaque
é a promoção do I Encontro de Arquivistas
das Instituições Federais de Ensino Superior ENARQUIFES. O evento ocorreu em Goiânia,
na Universidade Federal de Goiás, entre 30
de setembro e três de outubro de 2009. O
encontro apresentou por meio de uma Carta de
Resoluções, que icou conhecida como “Carta
de Goiânia”, esclarecimentos e recomendações
aos envolvidos com a gestão dos arquivos
universitários. O encontro também teve como
foco a função do proissional arquivista nas IFES.
O II ENARQUIFES foi realizado em João Pessoa
– Paraíba, nos dias 27 a 30 de setembro de 2011,
com o tema “As Políticas Arquivísticas nas IFES:
das práticas a construção de novos rumos”. A
Carta de Resoluções deste segundo encontro
ainda não foi publicada.
4 CONSIDERAÇÕES FINAIS
O contexto descrito sobre as atuações
nacionais nos arquivos universitários permite
observar que as universidades mostram-se
preocupadas e dispostas a desenvolver suas
políticas arquivísticas segundo as normas
vigentes. Com este objetivo as universidades têm
buscado de forma conjunta promover eventos,
discussões, debates e elaboração de instrumentos
de gestão arquivística. O reconhecimento da
relevância de uma gestão documental adequada
é o primeiro passo para mudar a realidade
informacional das instituições, e assegurar a
preservação do seu patrimônio documental.
No que diz respeito às políticas
arquivísticas das instituições, por meio dos
dados coletados, é possível veriicar que
as universidades consideram importante o
desenvolvimento de uma gestão de documentos/
informações adequada aos princípios e teorias
arquivísticas. Um exemplo prático são os eventos
que vêm sendo realizados especiicamente
para os arquivistas das universidades. No caso
dos Arquivos Universitários, a implementação
da gestão da informação signiica atender
as necessidades informacionais de gestores,
alunos, professores e pesquisadores. Ressaltase a riqueza do acervo dessas instituições que
resguardam a prova de atividades de ensino,
pesquisa e extensão.
Por meio das relexões realizadas é
possível inferir que o arquivo universitário
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O arquivo universitário e a memória da universidade
deve ser um dos principais custodiadores da
memória institucional, pois nele está preservado
e disponibilizado o patrimônio documental da
universidade. Ainda que num contexto moderno
se apresente a abordagem “pós-custodial”. Ao
concluir este artigo acredita-se ter contribuído
com os estudos sobre o patrimônio documental e
os arquivos universitários. Além ser um incentivo
para o desenvolvimento de novos trabalhos sobre
o tema, que ainda são poucos.
ARCHIVES UNIVERSITY AND UNIVERSITY OF MEMORY
Abstract
The archives of the universities have in their care essential documents created in the course of
teaching, research and extension. These documents are witness to the memory of the institution
and may be a research resource for students, teachers, historians, researchers, and others. In this
sense, the archive is custodian of the university institutional memory. This article aims to reflect
on the archives of Brazilian universities and their role in the preservation of documentary heritage
and promoting the memory of the institution. In this sense, we sought to review the main authors
who discuss the topic as well as current actions on behalf of the university archives.
Key-words: University archives. Memory. Documentary heritage.
Artigo recebido em 09/03/2012 e aceito para publicação em 19/08/2013
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