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UNIVERSIDAD VERACRUZANA FACULTAD DE ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS DE LA UNIDAD DOCENTE INTERDISC1PLINARIA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS La Importancia del Control Interno Para Efectos de la Auditoría Administrativa TESIS PROFESIONAL Que para obtener el Título de LICENCIADO EN ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS PRESENTA Genaro Cortés Boldo H. VERACRUZ, VER. 1986 DEDICO ESTA TESIS: Con Cariño, Respeto y Admiración A MI PADRE TOMAS CORTES ROJAS Quien con su esfuerzo, sacrificio y su esmero por educarme hizo posible la culminación de mis estudios. "Para ti mi eterno agradecimiento" A MI MADRE: GUADALUPE BOLDO DE CORTES Por su Amor, Comprensión y Dedicación por guiarme en el sendero de la superación. "Con todo mi Amor te dedico este Trabajo" Con Cariño y Respeto para: MIS TÍOS Y PRIMOS "Gracias por sus consejos" Al C. P. MANUEL RÓSETE REYES Por su Amistad y Asesoría realizar este Trabajo. Al LIC. GUSTAVO MENDOZA "Gracias por su amistad y apoyo". Con Respeto y Admiración para el HONORABLE JURADO: L.A.E. EDUARDO ALDASORO NAVARRO L.A.E. FRANCISCO GONZÁLEZ RIVERA Muy Afectuosamente para: MIS MAESTROS. Mi agradecimiento para: J. FERNANDO RAMÍREZ GARCÍA y FAM. "Por su Amistad y Apoyo" Para MIS AMIGOS: EMILIO CARVAJAL RAMÍREZ ÁNGEL RAMÓN VIDAÑA JAIME JIMÉNEZ MARTÍNEZ "Por la ayuda que me brindaron en momentos difíciles" ('un Ui'ii|M'l ii |i,u ,i c I i SR. JUAN CARRILLOS y FAM. Por nuestra Amistad para: JIMMY BLAIR MILLER RUBÉN GALVAN UTRILLA JORGE VALDIVIA Muy afectuosamente para MI PADRINO: ING. VÍCTOR MALPICA SEVILLANO LIC. ELÍSEO ORTIZ Con Respeto para la: SRA. KEYNA CHIU y FAM. Con Cariño para: MI AMIGA OFELIA MANCILLA BURGOS A TODOS MIS AMIGOS "Porque siempre perdure nuestra amistad" En especial para: ALFREDO, ARMANDO, ABEL POLANCO y HÉCTOR. Cuu RuupuLo y Admiración para "LOS BEACH-BOYS DE CANCUN" Por su heroica labor de salvamento. A Mis Compañeros de Estudios; RODOLFO PÉREZ HERNÁNDEZ ALFREDO HERNÁNDEZ LÓPEZ ARTURO LIMÓN MONTIEL RAMÓN RAMÍREZ GARCÍA LftE OZ-SC Í N D I C E página INTRODUCCIÓN C A P I T U L O 4 P R I M E R O "LA EVOLUCIÓN DEL CONTROL COMO ELEMENTO DE LA ADMINISTRACIÓN" L.l. DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN 1.1.1. Concepto de Administración 6 7 1.1.2. Concepto de Administración Científica 1.1.3. Teoría de la Administración y Auditoria Administrativa 1.2. ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN 1.3. DEFINICIÓN DE CONTROL 1.3.1 Definición de la Función Administrativa del Controj 1.3.2.Definición de Control Administrativo 1.3.3 La Contabilidad General c<?mo sistema de Control Administrativo 7 8 9 12 12 13 14 1.4. OBJETIVOS DE CONTROL 14 1.5. IMPORTANCIA DEL CONTROL 15 1.6. FASES DEL CONTROL 16 1.7. CAMPOS DEL CONTROL 18 1.8. PRINCIPIOS DE CONTROL 1.8.1 Requisitos que debe tener un sistema de control adecuado en una empresa 20 22 C A P I T U L O S E G U N D O "LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA" Pagina GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 25 ANTECEDENTES HISTÓRICOS 26 SIGNIFICADO DE LA AUDITORIA DEFINICIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 28 CUANDO, COMO Y QUIEN DEBE REALIZAR LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2.5.1 El Auditor Administrativo 2.5.2 Cualidades personales del Auditor Administrativo 2.5.3 Tipos de Auditores 29 32 35 35 36 . EL PORQUE DEL EVALUÓ DE UNA EMPRESA 2.6.1 Puntos que se deben considerar para hacer una evaluación 2.6.2 Preceptos Generales en el examen de una empresa 38 39 39 OBJETIVO, PROPOSITO Y ALCANCE DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 40 TIPOS DE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 43 • ETAPAS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2.9.1 Ventajas de la Auditoria Administrativa 2.9.2 Importancia Actual C A P I T U L O 44 49 49 T E R C E R O CONTROL INTERNO Y LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA" ORIGEN Y ANTECEDENTES 51 CONCEPTO DE CONTROL INTERNO 51 DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO 52 4. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO 53 5. ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO 55 6. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO PARA EFECTOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 3.6.1 Ventajas del examen del Control Interno 62 7. MÉTODOS PARA EL EXAMEN DEL CONTROL INTERNO 62 8. LA IMPORTANCIA DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO PARA EFECTOS DE LA AUDITORIA ADMINISTK.VTIVA 64 9. BASES PARA UN EFICIENTE SISTEMA DE CONTROL INTERNO 3.9.1 Ar-^as que cubre el Control Interno 59 67 68 10 PARA QUIEN ES IMPORTANTE EL ESTABLECIMIENTO DE UN BUEN SISTEMA DE CONTROL INTERNO 69 11 RELACIONES DEL CONTROL INTERNO CON LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 72 12 ELABORACIÓN DE UN CUESTIONARIO PARA EL EXAMEN Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA 74 CONCLUSIONES BIBLIOGRAFÍA ' 82 I N T R O D U C C I Ó N El p r o c e s o t e c n o l ó g i c o mundial e s cada d í a mas 0 acelerado y por lo tanto la Administración de las Empresas es cada vez mas complicada, haciendo a un [Lado los procedimientos y sistemas empíricos anticuados. So ÚÍCA: i n:¡i :¡t <;iit i'in«;iil»; que emprender un IHMJOB Í U equivale u uraptutidut tumüiuu un i luuqo. iviu si tomamos en cuenta que no debemos dejar al azar icho riesgo, es factible que este cambie a nuestro avor con una buena dosis de Administración y otra de Control Interno. E Independientemente de ]o anterior considero que un negocio o empresa con una buena Administración y un eficiente sistema de Control Interno, permitirán que se logren mejores resultados con el menor tiempo de iniciado el mismo. El éxito o fracaso de una empresa o negocio cualquiera que sean sus objetivos, de carácter económico, social o político, tendrán como causa primordial una buena o mala administración del negocio, de ahí que surge la necesidad de las practicas y Drocedimientos de la Administración, lo cual se rea0 0 ( lizara a través de una Auditoria Administrativa. La Auditoria Administrativa indudablemente es una herramienta muy útil de la Administración y aunque en nuestro pais su aplicación se da en pocas empresas tendrá que adaptarse en grado superior a medida que se desarrolle la Administración Mexicana. En la realización de este trabajo me enfocare a la importancia del Control Interno para efectos de la Auditoria Administrativa en una empresa y determinar la relación entre ambos. No pretendo hacer de este trabajo una copilacion completa y exhaustiva de todo lo referente a la Auditoria Administrativa y el Control Interno, sino que trataré de realzar la importancia que a mi juicio existe. -5- C A P I T U L O P R I M E R O LA EVOLUCIÓN DEL CONTROL COMO ELEMENTO DE LA ADMINISTRACIÓN C o n s i d e r o n e c e s a r i o en e s t e c a p i t u l o , p a r a d a r jomienzo a l a r e a l i z a c i ó n de e s t e e s t u d i o , enunciar a l g u n o d e l o s a s p e c t o s mas i m p o r t a n t e s d e l a Admi)i a\ r i i c j o n . fruncí t<*lo:> Bdhomofl t * 1 c o n t r o l forma |>.irLu d e l a A d m i n i s t r a c i ó n , p u e s e s un e l e m e n t o d e l proceso A d m i n i s t r a t i v o . Posteriormente enunciaremos l o s a s p e c t o s mas i m p o r t a n t e s d e l c o n t r o l como u l t i m o e l e m e n t o o f a s e d e l a A d m i n i s t r a c i ó n con e l f i n de l o g r a r l o s o b j e t i v o s de e s t e t r a b a j o . 1 . 1 . DEFINICIÓN DE ADMINISTRACIÓN (1) KOONT2 Q'DONELL.-"Es l a c r e a c i ó n y c o n s e r v a c i ó n en u n a e m p r e s a , d e un a m b i e n t e d o n d e l o s i n d i v i d u o s t r a b a j a n d o en g r u p o s , puedan desempeñarse eficaz y e f i c i e n t e m e n t e para la o b t e n c i ó n de sus f i n e s c o munes" . G. P . T E R R V . - " C o n s i s t e en l o g r a r un o b j e t i v o redeterminado mediante el esfuerzo ajeno" PETERSQN AND PLOWMAN.-"Es una t é c n i c a p o r m e d i o e la cual se determinan, c l a s i f i c a n y r e a l i z a n los p r o p ó s i t o s y o b j e t i v o s d e un g r u p o humano p a r t i c u lar". P (1) "CONCEPTO DE LA ADMINISTRACIÓN".- ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS (Primera Parte) Agustín Reyes Punce. Cap. I . Pag. 16. -6- REYES PONCE.-"Es el conjunto sistemático de reglas para lograr la máxima eficiencia en las formas de estructurar y manejar un organismo social". En base a las definiciones anteriores daré mi propia definición; Administración es la técnica mediante la cual se logran objetivos deseados, coordinando los elementos materiales, humanos y sistemas que integran un organismo social o empresa. 1.1.1. CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN EMPÍRICA (2) La Administración Emprica o base de prueba y error se caracteriza porque actúa únicamente sobro IOH e feo toa i producto de tai áeoisionee Aiiminlwi 1,1 tivas, tratando de corregir lo pasado sin preocuparse por prevenir el futuro. Este tipo de Administración se basaba en la experiencia personal vivida por los dirigentes, cada uno de los cuales desarrollaba su propia filosofía administrativa. 1.1.2. CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN CIENTÍFICA (2) ^A La Administración Científica surgió con la aparición de técnicas tendientes a buscar mejores métodos de trabajo que permitieran aprovechar mejor los recursos, tanto físicos como humanos, de que disponen las organizaciones. Con la administración científica surgieron conocimientos e instrumentos encaminados a lograr una eficiente coordinación de los recursos de las empresas. Su característica principal a diferencia de la administración empírica, es que permite administrar sobre causas y no sobre efectos. (2) "CONCEPTO DE ADMINISTRACIÓN EMPÍRICA Y CIENTÍFICA". EL CONTADOR PUBLICO Y LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. Fabián Martínez Villegas. Cap. I. Pag. 29. Uno de los instrumentos de la Administración Científica es la Auditoria Administrativa, que se considera un diagnostico administrativo, porque permite prevenir antes que lamentar al detectar todas las causas que si se descuidan, ocasionan males mayores que resulten en rotundos fracasos económicos. La Auditoria Administrativa contribuye a realizar el cometido de la administración científica "dirigir sobre causas y no sobre efectos". 1.1.3. TEORÍA DE LA ADMINISTRACIÓN Y AUDITORIA ADMCNISTRATIVA El examen qiK> realice la Auditoría Adminiütral i Vii debe lomar como »jiilu Luu ptinclpluu dlcLcuJotl por la propia teoría Administrativa. Los fundamentos de este criterio, que debe comprender el auditor, están reflejados en los puntos siguientes; 1.-Toda persona que dirija el trabajo de dos o mas subordinados es un jefe, y su capacidad común es precisamente la administrativa. 2.-Cada jefe, sus subordinados y los recursos materiales y técnicos de que dispongan constituirán una unidad orgánica dentro de la empresa. 3.-Cada unidad orgánica tendrá fisonomía propia, pero estara interrelacionada con todas las deímas que integran la empresa. 4.-La unidad orgánica situada en el más bajo ¡nivel sera la más simple y formatá parte de otra mayor y asi sucesivamente hasta llegar' a las unidades denominadas departamento o división, que en conjunto integran la empresa, considerada como la unidad orgánica mayor y cuyo jefe es el' Director Ge'neral. 5.-Toda unidad orgánica, independiente de su magnitud o características particulares, tiene como denominador común al elemento administrativo, es decir, para que una unidad orgánica cumpla con sus objetivos, necesita de un jefe que guie y supervice a sus, subordinados para que estos alcancen eficientemente las metas que se le han fijado. Ir Jfr De todo lo anterior podemos observar que la Auditoria Administrativa revisara y examinara ese común denominador que es el elemento administrativo, basándose en los principios que sustenta la teoría de la Administración, y se complementara con los aspectos técnicos y particulares de cada unidad sujeta a revisión, los cuales como dijimos anteriormente Horan mayoros mientras man bajo aua ul nivel jerárquico dul urea uujuta al BJtamtt por purLu du la Auditoria Administrativa. 1.2. ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN "\ La mayoría de los estudiosos de la Administra-, ción, coinciden en clasificar las funciones adminis- f trativas de acuerdo a lo establecido por Fayol, Qa/^ tos elementos son cuatro: [p l.-LA 2.-LA 3.-LA 4.-EL , ' r' PLANEACION ¿r ,»ORGANIZACIÓN DIRECCIÓN & CONTROL. >1 Ti,' Aunque no es motivo d¡e este trabajo o estudio, el indicar y analizar cada uno de los elementos del proceso administrativo, sin embargo, con el fin de dar un enfoque mas claro al objetivo de nuestro estudio las mencionaremos brevemente: l.-LA PLANEACION.-Se define como "la escogencia entre futuras alternativas de curso de acción"parí la empresa en su conjunto y para cada departamento dentro de ella". Es decir, que consiste en la determinación del curso concreto de acción que se habrá de seguir, fijando los principios que' lo habrán de -9- presidir y orientar, la secuencia de operaciones necesarias para alcanzarlo, y la fijación de tiempos, unidades necesarias para su realización. Res-, ponde a la pregunta ¿Que se va a hacer? § ,? Comprende tres etapas 1.-Políticas.-Principios para orientar la acción. Son reglas o pormas generales que sirven de guia al pensamiento y acción de los subordinados. Se apoyan en los objetivos y los precisan. 2.-Procedimi entos.-Secuencia de operaciones o métodos. Son planes mas concretos que norman el rritorio y ili arción n;tie rtoha Raqui rao .i | u>y, M 1.1 mi los objetivos y políticas, indican como y cuando se han de ejecutar las actividades. 3.-Programas.-Son planes mas complejos que los anteriores se apoyan en los objetivos, las políticas y los procedimientos, pero determinan con mayor precisión el desarrollo de las actividades en función de dos elementos esenciales: Tiempo y dinero. 2.-ORGANIZACIÓN.-Se refiere a la estructuración técnica de las relaciones, que debe darsu entre las jerarquías, funciones y obligaciones individuales necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia; responde a la pregunta ¿Como se va a hacer? Comprende tres etapas: 1.-Jerarquías.-Es fijar la autoridad y responsabilidad correspondientes a cada nivel. 2.-Funciones.-Es la determinación de como deben dividirse las grandes actividades especializadas, necesarias para lograr el fingeneral. 3.-Obligaciones.-Las que tienen en concreto cada unidad de trabajo susceptible de ser desempañada por una persona. -10- 3.-DIRECCIÓN.-Es impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de un organismo social, con el fin de que el conjunto de todas ellas realice del modo mas eficaz los planes señalados. Se refiere al problema: Ver que se haga. Comprende las siguientes etapas: 1.-Mando o Autoridad.-Es el principio del que se deriva toda la Administración y, por lo mismo, su elemento principal, que es la Dirección. Se estudia como delegarla y como ejercerla. 2.-Comunicación.-Es el sistema nervioso de un organiíinQ nootalj ílwvn ni Dentro di reo toe Lodoi los elementos que deben conocerse, y de este, hacia a cada órgano y célula, las ordenes de acción necesarias debidamente coordinadas. 3.-Supervisión.-La función última de la Administración es el ver si las cosas se están haciendo tal y como se había planeado y mandado. 4.-CONTROL.-Consiste en el establecimiento de sistemas que nos permitan medir los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, con el fin de saber si se ha obtenido lo que se esperaba, corregir, mejorar y formular nuevos planes. Comprende por lo mismo tres etapas: 1.-Establecimiento de normas.-Porque sin ellas es imposible hacer la comparación, base de todo control. 2.-Operación de los controles.-Esta suele ser i"Ti j — una función propia de los técnicos especialistas en cada uno de ellos. 3.-Interpretación de los resultados.-Esta es una función administrativa, que vuelve a constituir un medio de planeacion. -11- 1.3. DEFINICIÓN DE CONTROL (3) A continuación enunciaremos algunas definicioles importantes de algunos autores: MADDOCK.-"Es la medición de los resultados aciales y pasados en relación con los esperados, ya pea parcial o totalmente, con el fin de corregir, ejorar y formular nuevos planes". KOONTZ Q'DONELL.-"Es la medición y la correción de las actividades de los subordinados para segurar que los eventos se ajustan a los planes" En base a esta definición se afirma que el control mide el desempeño en relación con las metaa I loa plijiiuíi, Indica Junde ex luí en Juuv lüu'lonuu lieativas y al poner en movimiento las acciones para orregir las desviaciones, contribuye a asegurar ^1 cumplimiento de los planes. HENRY FAY0L.-"E1 control consiste en verificar li todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, las instrucciones impartidas y los principios estallecidos". ,3.1. DEFINICIÓN DE LA FUNCIÓN ADMINISTRATIVA DEL CONTROL "Es la medida y la corrección del desempeño las actividades de los subordinados para asegurar je los objetivos y planes de la empresa realizados ira conseguirlos, se están llevando a cabo". Es una función mediante la cual cada adminisrador se asegura de que lo que se hace es lo que intentaba. Algunos administradores particularmenen los niveles jerárquicos bajos de una empresa, 3) "CONCEPTO DE CONTROL". ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS (Segunda Parte) A. Reyes Ponce. Cap. 10. Pág. 355. -12- olvidan el principio de la responsabilidad por el control de que "la responsabilidad primaria para el ejercicio del control descansa en el administrador encargado con la ejecución de los planes". De todo lo anteriormente enunciado podemos decir: que el control implica la existencia de metas y de planes, ningún administrador puede controlar sin ellos, mientras mas claros, completos y coordinados sean los planes y mas largo el periodo que comprendan más completo podrá ser el control. El control es la ultima fase o elemento del proceso administrativo que consiste en evaluar lo realizado coinparttnrloln con laa normas o narandaroa üsLablucidotí para poder turnar medidas aducuudiiu cuando surja cualquier variación. La administración de una empresa se basa en el control de las operaciones de dicha empresa efectuado por los ejecutivos responsables. El control es esencialmente un corolario del poder, el ejercicio del poder es un intento de controlar el objeto sobre el cual se ejerce, ya sea que el objeto sean las fuerzas de la naturaleza, la conducta humana o los objetos materiales. 1.3.2. DEFINICIÓN DE CONTROL ADMINISTRATIVO (4) "Es el proceso de ordenar los sucesos dentro del medio ambiente para obtener los fines deseados". Esta definición comprende: La estructura de la orga0 0 0 nizacion, la elección de l a s medidas tecnológicas, la selección de empleados y la fijación de metas y políticas. (4) "DEFINICIÓN DE CONTROL ADMINISTRATIVO". CURSO DE ADMINISTRACIÓN MODERNA. Koontz O ' D o n e l l . Cap. 2 9 . Pag. 8 1 4 . -13- El control administrativo se ha definido también por autores como: "Una combinación de los objetivos de los planes, las políticas, los procedimientos, las técnicas y las normas, en adición a la medición, apreciación o evaluación de los resultados. 1.3.3. LA CONTABILIDAD GENERAL COMO SISTEMA DE CONTROtADMINISTRATIVO Antiguamente en las empresas pequeñas, la gerencia vigilaba las operaciones por medio de la supervisión directa. Esto era posible en este tipo de empresas cuando el dueño o empresario podía poseer un conocimiento detallado de todas las facetas de la operación. Al volverse mas compleja la sociedad el nivel de sofisticacion en los negocios se elevo en la misma forma. Cuando la supervisión ya no era viable, los hombres de negocios emplearon la contabilidad general, que es uno de los sistemas mas antiguos y mas comunes de control administrativo. También es el sistema empleado más ampliamente para controlar y coordinar las operaciones. Es una fuente de información central e importante y tiene sus raices históricas en los tiempos en que la función de dueño-gerente era una sola, tiene la ventaja de ser una función objetiva del personal administrativo. Sin embargo, debe reconocerse que la contabilidad general es apenas uno de los recursos para el control con que cuenta la gerencia. 1.4. OBJETIVOS DEL CONTROL 1.-Señalar las debilidades y los errores para rectificarlos y evitar que vuelvan a ocurrir. 2.-Detectar fallas en los planes. -14- Opera sobre todo: Cosas, personas y acciones. 1.5. IMPORTANCIA DEL CONTROL Hay dos razones principales por las que se destaca la importancia del control: 1.-Cierra el ciclo de la Administración.-De hecho los controles son a la vez medios de previsión. 2.-Se da en todas las demás funciones administrativas: Hay control de la organización, de la dirección, la integración, es por esto que representa un medio para manejarlas o administrarlas. El ejercicio del control tiene como fundamento: La planeacion, la organización y la dirección, de las cuales depende la efectividad del control. El auditor administrativo, al revisar las funciones antes mencionadas hace avances en la revisión de los controles, los cuales tienen como elementos los puntos siguientes: 1.-Definición de Objetivos. 2.-Fijación de Políticas adecuadas. 3.-Programas de acción precisos. 4.-Sistemas y Procedimientos eficientes. 5.-Estructura organizacional adecuada. 6.-Buenas relaciones humanas. 7.-Comunicación eficiente. 8.-Registros y Formas. Después de que el auditor administrativo haya revisado los puntos anteriores que indirectamente significan una revisión de los controles, estos deben ser examinados directamente desde los puntos de vista siguientes: l.-De las fases del control. 2.-De los campos del control. -15- 1.6. FASES DEL CONTROL Todo control se desarrolla por medio de fases bien definidas, las cuales deben ser revisadas por el auditor administrativo junto con los elementos que estén intimamente relacionados, pues como es sabido las etapas del proceso administrativo guardan estrecha relación. Las fases del control son cuatro: 1.-FIJACIÓN DE LA NORMA. 2.-MEDICIÓN DE LO REALIZADO. 3.-EVALUACIÓN DE RESULTADOS. 4.-CORRECCIÓN DE DESVIACIONES. 1.-FIJACIÓN DE LA NORMA.-Todo control para poder ejercerse eficientemente requiere de una base o norma con la cual se hará la comparación de lo que se realiza, a fin de llevar a cabo la evalúa0 cion. La norma nos indica los resultados que esperamos obtener, como son los propios planes, los objetivos, los programas, las políticas, hasta llegar a estándares fijados por medios mas exactos como son: Los estudios de tiempos y movimientos, de metodos estadisticos o técnicas matemáticas. El auditor administrativo debe comprobar que en todo control se indique plenamente una norma lo suficientemente significativa para poder evaluar la eficiencia de lo que se realiza. 2.-MEDICIÓN DE LO REALIZADO.-En esta fase el auditor debe revisar que los medios utilizados en 0 0 la medición sean adecuados, estos pueden ser desde la observación personal hasta un equipo electrónico completo. En esta fase lo importante es que los medios informen oportunamente al responsable del área que cubre el control sujeto a revisión, que le permita tomar medidas preventivas y no incurrir en discrepancias con las normas establecidas. 3.-EVALUACIÓN DE RESULTADOS.-En esta fase se compara lo realizado y ya medido con las normas es-16» tablecidas, para saber como se han cumplido las operaciones, si se han cumplido las normas, si se rebasaron o si no se alcanzaron. El auditor administrativo debe hacer un examen de los resultados a fin de comprobar si las normas están correctamente establecidas o si se deben de rectificar. 4.-CORRECCIÓN DE LAS DESVIACIONES.-Esta última fase tiene como fin corregir las desviaciones de la fase anterior, el auditor administrativo debe comprobar que se hayan realizado las correcciones necesarias que evitaran incurrir otra vez en las mismas desviaciones. En esta fase el auditor tiene la posibilidad de comprobar que el control se lleve por excepción, informándose a su responsable de las desviaciones que se presenten y no de todas las operaciones o actividades que se realicen, aunque se hayan efectuado de acuerdo a las normas establecidas. Tomando como base las fases del control enunciadas anteriormente, el auditor administrativo debe llegar al fondo de las causas que originaron las desviaciones para poder definir no solo lo que sucede sino también el porque, y de esta forma las correcciones no sean transitorias sino permanentes. El auditor debe percatarse de que los controles esten actualizados en cuanto a su mecanismo, ya que de ser o estar obsoletos la eficiencia del control disminuirá. FASES DEL CONTROL MEDIOS UTILIZADOS FIJACIÓN DE NORMAS Experiencia Estudios de Tiempo y Movimientos. Técnicas Matemáticas. Presupuestos Observación Experiencia MEDICIÓN DE LO REALIZADO -17- Instrumentos de Medir cion. Técnicas Matemáticas. Equipo de Almacén. EVALUACIÓN DE RESULTADOS Observación Experiencia Análisis Estadístico Equipo Electrónico. CORRECCIÓN DE LAS DESVIACIONES Personal Equipo Electrónico 1.7. CAMPOS DEL CONTROL La otra área de revisión de los controles se refiere al campo que cubren, en virtud de que toda actividad puede controlarse con respecto a uno, varios o todos los campos siguientes: 1.-CANTIDAD. 2.-CALIDAD. 3.-UNIDAD MONETARIA. 4.-TIEMPO. El auditor administrativo debe considerar que jn control sera mas efectivo cuando abarque el mayor lumero de campos. Es necesario que cada actividad comprenda cada jno de los cuatro campos, y un control dará mejores resultados cuando solo comprenda un campo. La importancia de lo que se desee controlar sera lo que nos indique cuantos y cuales campos deoen considerarse en un control. El auditor debe tener presente que.: l.-Todo control debe comprender al menos el campo que se refiere a unidades monetarias-costopor ser común denominador de todas las operaciones realizadas en la empresa, las cuales se registran -18» contablemente y cuya unidad es precisamente monetaria. 2.-El control es mas significativo y completo cuando ademas de los campos: Cantidad y unidades monetarias incluye el de tiempo. 3.-Todo control que comprenda unidades monetarias debe estar coordinado y subordinado al sistema de control presupuestal. * A continuación presentamos un cuadro sinóptico con diferentes tipos de control y los campos que comprende: TIPO DE CONTROL CONTROL FINANCIERO CAMPOS PRINCIPALES Unidades monetarias Cantidad (horas-hombre, ho ras máquina, unidades de producción). Tiempo (periodo presupuestal). CONTROL DE COSTOS Unidades monetarias Tiempo (costos incurridosen un periodo). Unidades monetarias (sueldos y salarios) Cantidad (producción perso nal) Tiempo (horas de trabajo) Calidad (eficiencia de eje cucion). CONTROL DE PERSONAL CONTROL DE PRODUCCIÓN Unidades monetarias (costo de producción) Cantidad (volumen de producción) § Tiempo (producción en d e terminado periodo) Calidad (calidad del pro— 19- ducto). CONTROL DE VENTAS CONTROL DE INVENTARIO CONTROL DE CALIDAD Unidades monetarias (impor te de las ventas). Cantidad (volumen de ven— tas) Tiempo (ventas de un perio do) Unidades monetarias (costo de artículos) Cantidad (numero del artículo almacenado). Cantidad (número de artícu los aceptados en un lote) Calidad (calidad del pro— ducto). 1.8. PRINCIPIOS DE CONTROL (5) La necesidad fundamental de ejercer control sobre las actividades y operaciones críticas para la empresa, exige establecer una serie de controles que van desde un control estricto de cada persona hasta un control total de la propia empresa. Los principios de control se clasifican en tres categorías de acuerdo a: A).-Su propósito y naturaleza. B).-La estructura del control. C).-E1 proceso del control. Los principios de control son doce, pero en este caso solo enunciaremos los siete mas importantes para un auditor administrativo, los cuales le sirven como base para realizar una evaluación sobre el control establecido en una empresa: (5) "PRINCIPIOS DE CONTROL". EL CONTADOR PUBLICO Y LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. Fabián Martínez Villegas. Cip. n. ^ag. 116. -20« 1.-PRINCIPIO DE CONTROL DE PUNTOS CRÍTICOS.Un control efectivo debe ejercerse en aquellos puntos críticos o estratégicos en que puedan ocurrir frecuentes desviaciones que impidan que las actividades se cumplan conforme se han planeado. El auditor debe poner atención en los puntos críticos existentes sin necesidad de examinar todo el proceso de control si existen discrepancias con los planes. 2.-PRINCIPIO DE ADECUACIÓN A LA ORGANIZACIÓN.Un control debe reflejar la estructura de la organización, de manera que un jefe ejerza el control en el área precisa que se le ha fijado dentro de la empresa. Es decir, que el control debe corresponder al campo de autoridad de los administradores. 3.-PRINCIPIO DE OBJETIVO.-Un control debe descubrir rápidamente cualquier desviación en los planes, preferentemente antes de que suceda, de manera que prevengan anomalias presentes y futuras. Este principio es olvidado con frecuencia porque se hace depender al control de información contable y estadística y no de proyecciones y estimativos futuros. 4.-PRINCIPIO DE EFICIENCIA DEL CONTROL.-Las técnicas y sistemas de control son eficientes, cuando descubren y señalan las causas de las desviaciones, reales o potenciales de los planes, con un mínimo de costos o de consecuencias imprevistas. Es decir, un control debe ser económico, justificar cuando menos lo que cuesta. Este principio tiene mucha importancia en el control, pues sus técnicas lo tienden a hacer costoso y complejo, si un administrador dedica mucho tiempo al control, los costos son mayores a los beneficios. 5.-PRINCIPIO DE LA INDIVIDUALIDAD DEL CONTROL.F Un control efectivo requiere ser de fácil comprensión para quien lo va a ejercer lo, entienda y lo ejercite 1. :.-:emente. Es decir, un control debe adap-21- 0 tarse a la posición, responsabilidad operativa y necesidades de las personas que de él se ocupan, por regla general debe ser adecuado a las necesidades individuales de cada administrador. 6.-PRINCIPIO DE EXCEPCIÓN.-Este principio tiene gran afinidad con el de puntos críticos, y se refiere a que mas eficientes serán los resultados del control a medida que los administradores se encuentren en casos excepcionales. Un control debe utilizar el principio de excepción y la información de ahí derivada debe indicar la falla y la acción a emprender. 7.-Los controles dentro de una organización deben ser mínimos en números, simples en su mecanismo y significativos en su información. 1.8.1. REQUISITOS QUE DEBE TENER UN SISTEMA DE CONTROL ADECUADO EN UNA EMPRESA Los requisitos mas importantes son diez y a continuación los enunciamos: 1.-Los controles deben reflejar la naturaleza y necesidades de la actividad.-Es decir, que todos los sistemas de control deben reflejar la función que van a desarrollar, esto es, que un sistema de control útil para un determinado departamento o sección de la empresa seguramente sera diferente en alcance y naturaleza que un sistema de control para otro determinado departamento. 2.-Deben reportar rápidamente las desviaciones. El sistema ideal de control debe detectar las desviaciones antes de que estas ocurran, esto es, que la información debe llegar al administrador a tiempo de tal manera que pueda dar soluciones a los errores o corregir las fallas. 3.-Debe mirar hacia el futuro.-El administrador preferirá seguramente un pronostico d? ?.o que suce-22« dera la próxima semana o mes, aunque éste contenga un margen de error, a un informe preciso del pasado acerca del cual no se puede hacer nada. 4.-Los controles deben señalar las excepciones a los puntos críticos.-Es decir, que los controles no solo deben indicar las desviaciones sino explicar con lujo de detalles donde estas son importantes y dignas de tomarse en cuenta para sus operaciones. 5.-Los controles deben ser objetivos.-El control objetivo debe ser definitivo y determinable en una forma clara y positiva. Las normas objetivas pueden ser cuantitativas: Como los costos o, las horas-hombre, por unidad o fecha de determinación del oficio, también pueden ser cualitativas: Como un programa de entrenamiento de personal, en ambos casos la norma es determinable y verificable. 6.-Deben ser flexibles.-Es decir, deben mantenerse fatibles en caso de cambio de planes, de circunstancias imprevistas, o de fallas directas. Un programa complejo de planes administrativos puede tener fallas, en algunos aspectos. El sistema de control debe descubrir las fallas y debe contener elementos de flexibilidad para mantener el control administrativo de las operaciones a pesar de las fallas. 7.-Deben reflejar el patrón orqanizacional.Siendo la estructura organizacional el principal medio para coordinar el trabajo del personal, representa a la vez un medio importante para mantener el control. El administrador de empresas es el punto focal del control y de la asignación de tareas y delegación de autoridad. 8.-Los controles deben ser económicos.-Uno de los factores limitantes del control es la economía relativa, es decir, si se adapta el control a la función y al tamaño de la empresa, probablemente -23- será económico. 9.-Deben ser comprensibles.-Algunos sistemas de control basados en formulas matemáticas, gráficas complejas de punto de equilibrio, impresiones de computadoras no son comprensibles para las personas que las usan o se sirven de ellas, es por esto que los sistemas de control deben estar detallados y en literatura de fácil comprensión para las personas. 10.-Deben conducir a la acción correctiva.-Un sistema de control que detecta las desviaciones, sera poco mas que un ejercicio interesante si no muestra la manera para llegar a la acción correctiva. Debe descubrir donde están ocurriendo las fallas, quien es el responsable de ellas y que debe hacerse acerca de las mismas. -24- C A P I T U L O S E G U N D O LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 2.1. GENERALIDADES DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Durante mucho tiempo la auditoría estuvo asociada con la contabilidad, de la cual se creyó que formaba parte. La finalidad de la auditoria era en términos generales, de una revisión que se encomendaba a auditores ajenos a la empresa, para cerciorarse de la situación financiera y descubrir fraudes y errores existentes. Al crecer las empresas, la administración se hizo más complicada, adquiriendo mayor importancia la comprobación y control internos, debido a una mas extensa delegación de autoridad y responsabilidad a los funcionarios. Es muy probable que nunca antes en la historia de las actividades empresariales hayan recibido una atención mas amplia los problemas propios de la administración para adaptarlos a un mundo en incesante cambio. Referirse a la auditoria administrativa en nuestro medio es remontarse en el tiempo a la segunda mitad de la decada de los sesentas. Fue en estos años cuando los administradores, contadores públicos y otros profesionistas comenzaban a sentir inquietudes en lo que entonces se presentaba como un nuevo campo de la administración. Actualn ;nte durante el transcurso de mas de veinte años ha i surgido muchos cambios y fenómenos, nuevos invencoü han surgido, la administración ha -25- tenido un gran avance, han aparecido nuevas prácticas y técnicas, otras se han innovado. La auditoria administrativa es una de estas técnicas a la cual no le podemos dar el mismo enfoque de hace veinte años. Aun cuando los beneficios de realizar auditorías de la administración son grandes y numerosos, se necesita tiempo para planear y poner en obra un programa. Este tipo de investigación exige personas que tengan un conocimiento a fondo de las bases de operación de una empresa. Es decir, deben estar familiarizados con los elementos básicos de la administración. 2.2. ANTECEDENTES HISTÓRICOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA A continuación enunciare los antecedentes históricos mas importantes de la auditoria, aunque en algunos de ellos no se mencionan fechas exactas de su realización: El primer antecedente que tenemos de la auditoria administrativa proviene de una entrevista realizada al Ingeniero Henry Fayol por la Crónica Social de Francia en el año de 1925, en la cual dijo que el mejor método para examinar una organización y determinar las mejoras necesarias, era haciendo un estudio al mecanismo administrativo, para poder determinar, si la planeacion, la organización y el control son atendidos adecuadamente, o si la empresa está siendo administrada adecuadamente. En el año (1935-1946) .-J. O. McKinsey, quien tuvo un gran dominio en la administración hace cinco décadas, llegó a la conclusión que un negocio o empresa debiera hacer periódicamente una Auditoria Administrativa en todos sus aspectos a la luz de su ambiente presente y futuro probable. Goetz calificó a este tipo de auditoria como la mas c mprensiva y poderosa de las técnicas buscadoras dt proble-26- mas, porque busca en forma general descubrir y corregir errores de administración. Aunque McKinsey llamó a esto Auditoria Administrativa es en realidad una auditoria de la empresa total. En el año de 195 3 Branford Cadmus quien era director ejecutivo del Instituto Americano de Auditores fue coautor de un libro titulado "Control Interno contra fraudes y desperdicios". William P. Leonard hizo en 1962 un estudio completo de la Auditoria Administrativa, el cual trataba mas con los métodos de organizar, iniciar, interpretar y presentar una Auditoria Administrativa que con el contenido de la revisión o auditoria propiamente dicha, esto es muy valioso porque indica lo que en verdad debe incluir una Auditoría Administrativa. Su lista de preguntas se refiere a: 1) Planes y Objetivos; 2) Estructura de la Organización; 3) Políticas, sistemas y procedimientos; 4) Personal 5) Distribución de la planta física; 6) Operación y métodos de control. Este método es un importante punto de partida para quienes deseen estudiar las posibilidades de una Auditoria Administrativa, aunque no distingue cuidadosamente entre los factores relacionados con el desempeño operacional y los factores administrativos, y que muchos factores administrativos de importancia no se estudian con suficiente profundidad. Otro enfoque a la Auditoria Administrativa ha sido el del Departamento de Defensa de los Estados Unidos bajo la dirección de Robert McNamara en la década de los sesentas. Dicho departamento acometió la evaluación de las compañías licitadoras de importantes contratos, no solamente en aspectos de Ingenieria, capacidad operativa, precios y plazos de entrega, sino en la naturaleza de la organización -27- y administración de las compañías y en lo particular en los planes para administrar loscontratos de defensa en caso de ser proponentes escogidos. 2.3. SIGNIFICADO DE LA AUDITORIA Antiguamente auditar consistía en escuchar. Actualmente el concepto del termino es mas amplio y ademas de oír implica la necesidad dé investigar las causas, como se han originado estas, con que objeto y los efectos que producirán. El significado de la palabra "investigar" se analiza desde diferentes aspectos como los siguientes: a)^ Indagar el número de veces que se presenta un fenómeno y analizar sus causas y los efectos del mismo. b) Inquirir la razón por la cual un fenómeno se presenta con diferencias muy precisas en un mismo sitio. c) Describir y examinar esas variaciones. d) Verificar las diversas hipótesis obtenidas por observaciones y buscar la comprobación de las mismas. e) Observar en forma exhaustiva el área de un conocimiento. f) Deducción de las conclusiones, de análisis dados y objetivamente adquiridos para vaciarlos en muéstreos estadísticos. g) La obtención de datos necesarios en la realización y desarrollo del trabajo i>or mr»dio de encuestas. h) Para lograrlo se necesita el trabajo mental y motivarlos para poder despertar la fuerza que mue-28- va el deseo de realizar el esfuerzo. De todo lo anterior podemos afirmar que el interés por realizar algo puede ser de carácter económico, social, politico o intelectual. 2.4. DEFINICIÓN DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA (6) Antes de dar una definición de lo que es la Auditoria Administrativa enunciaremos algunos nombres o conceptos que se le daban: 1.-Diagnosis de Productividad. 2.-Análisis Potencial de la Productividad. 3.-Revisión Administrativa. 4.-Glosa Empresarial. 5.-Diagnostico de la Empresa. 6.-Revisión del Proceso Administrativo. 7.-Auditoria de la Empresa. 8.-Organoterapia Empresarial. 9.-Análisis Administrativo. 10.-Investigación de la Empresa. 11.-Auditoria Administrativa. Considero necesario el definir exactamente lo que es la Auditoria Administrativa antes de empezar cualquier estudio sobre dicho tema. Enunciaremos algunas definiciones importantes de algunos autores: William P. Leonard.-"Es un examen completo y constructivo de la estructura organizativa de una empresa, institución o departamento gubernamental, o de cualquier otra entidad y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que de a sus recursos humanos y materiales". (6) "CONCEPTO DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA". EL CONTADOR PUBLICO Y LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. Fabián Martínez Villegas. Cap. 3. Páq. 45. -29- Roberto Macias Pineda.-"La Auditoría Administrativa constituye una oportunidad para mostrarnos que es lo que un negocio esta logrando, es una audiencia en la cual los asistentes pueden enterarse de lo que se ha logrado con respecto a las políticas y programas sobre los que se hace la auditoria. La Auditoria Administrativa suministra la oportunidad específica para el examen de todas las partes, o de determinadas partes de las actividades de las relaciones de empleados en el negocio". J. A. Fernandez Arenas.-"Es la revisión objetiva, metódica y completa de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura y participación individual de los integrantes de la institución". Carlos Anaya Sánchez.-"Es la técnica que revisa, supervisa y evalúa una empresa informando de los resultados y posibles soluciones". E. F. Norbeck.-"Es una técnica de control que proporciona a la gerencia un método de evaluación de la efectividad de los procedimientos operativos y control interno". Alfonso Mejía Fernández.-"La Auditoria Administrativa consiste en la verificación de todas o algu~ ñas de las funciones de la estructura gerencial de la empresa, a fin de comprobar que los programas se realizan de acuerdo con las políticas establecidas". J. RODRÍGUEZ V.-"La Auditoría Administrativa es un examen detallado, metódico, sobre la gestión de un organismo social, en la aplicación de diversos procedimientos, con la finalidad de evaluar la eficiencia de sus resultados en relación con ios objetivos de la empresa". » FABIÁN MARTÍNEZ VILLEGAS.-"Es el examen metódico y ordenado de los objetivos de una empresa, de su estructura orgánica y de la utilización y participación del elemento humano a fin de informar sobre el objeto de su examen". En base a las definiciones anteriores y a mi criterio personal daré mi propia 5 5 5 S 5 5 a í "La Auditoria Administrativa es el examen metódico y ordenado de los objetivos, estructuración, organización y participación del elemento humano en cualquier parte del organismo de una empresa en cuanto a sus planes, métodos y controles, su forma de operación y sus facilidades físicas y humanas". Haciendo un análisis de las definiciones anteriormente enunciadas podemos afirmar que todas concuerdan en definir a la Auditoria Administrativa como un examen de las funciones, actividades y organización de una empresa para comprobar que se están cumpliendo las políticas y procedimientos establecidos, con el fin de alcanzar los objetivos fijados por la empresa, evaluando la función humana e informar sobre el resultado de dicho examen. Por lo que se refiere al concepto general de Auditoria basandonos en las definiciones y sus análisis podemos decir que: Los elementos de concepto Auditoria son: l.-Auditar es llevar a cabo un examen. 2.-El examen debe ser metódico y orcenadc. 3.-Implica la necesidad de investigar causas y efectos. Ahora pasemos al termino Adninistrativa, se deriva de la palabra Administración termino que tiene diferentes definiciones, las cuales tienen elementos comunes que podemos conjugar en el siguiente concepto: "Administración es el hecho de lograr determinados objetivos (1) por medio del esfuerzo hu-31* mano (2) en forma eficiente (3). 1.-Puesto que toda acción esta encaminada a un fin, para que la Administración se realice es fundamental el establecimiento de metas u objetivos hacia los cuales se encaucen los esfuerzos del grupo. 2.-La Administración tiene lugar en un grupo humano cuando una o mas personas se reúnen para alcanzar objetivos que le son comunes. 3.-El logro de los objetivos debe ser en forma eficiente obteniendo el mayor beneficio con el mínimo esfuerzo. La Auditoria Administrativa es un examen metódico y ordenado en virtud de que: a) Debe basarse en la aplicación del método científico a fin de establecer las relaciones de causa-efecto. b) Debe llevarse a cabo una evaluación y medición precisa de los fenómenos y hechos para tener bases objetivas de juicio. c) Se debe llevar a cabo en base a los principios de la propia teoría administrativa. 2.5. CUANDO, COMO Y QUIEN DEBE REALIZAR LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA CUANDO DEBE REALIZARSE Sabemos que la Auditoria Administrativa cristaliza el axioma de "siempre hay una forma mejor de hacer las cosas". Sabemos que la acción de quienes dirigen una empresa nunca es perfecta sino perfectible, por lo que el cumplimiento oportuno de estos conceptos contribuirá definitivamente a incrementar la eficiencia con que debe operar una organización. Muchos fracasos de empresas son consecuencia directa -32- de algún "mal" que lentamente se fue agravando por falta de atención inmediata, y que cuando se descubrió fue causa de los estragos causados, ya muy difíciles de remediar. Los propios síntomas indicativos de que algo anda mal, serán los que señalarán cuándo debe hacerse una Auditoría Administrativa, la cual presentara un diagnóstico preventivo para precisar las causas y propondrá su eliminación a fin de que los males no se extiendan. Algunos de los síntomas que nos indican la presencia de males o deficiencias son: 1.-Frecuentes disgustos entre el personal, entre subordinados y jefes, empleados y obreros entre sí o jefes con jefes. 2.-Cargas excesivas de trabajo en un departamento, en una sección o en un puesto. 3.-Descenso en las ventas, totales o por linea de productos. 4.-Excesiva rotación de personal, por despidos o renuncias. 5.-Altos costos de producción. 6.-Excesivo desperdicio de. materias primas. 7.-Marcadas variaciones en los presupuestos. 8.-Perdidas económicas. Estos síntomas sonmotivo de un minucioso examen por parte de la Auditoria Administrativa, que establecerá las causas que originaron los efectos negativos y de esta manera trataría de eliminarlas de inmediato antes de convertirse en males mayores con repercusiones económicas que pueden ser desastrosas para el negocio. -33i cOMO DEBE HACERSS UNA AUDITORIA ADMINISTRATIVA En lo que se refiere a como debe hacerse una Auditoría Administrativa podemos afirmar que se efectuará de acuerdo a la necesidad y situación que se presente en la empresa, y se llevara a cabo en fases o etapas bien definidas que van desde una serie de trabajos preliminares que nos dan las bases sobre el alcance de la Auditoria, su proposito, hasta el plan de reorganización que indica los cambios que se establecerán y que conducirán a eliminar deficiencias, mejorar métodos, procedimientos y sistemas, y en general para lograr eficiencias administrativas. Estas etapas las explicaremos posteriormente en el punto 2.9. QUIEN DEBE REALIZARLA Cualquiera que sea la dimensión de la empresa es importante que todas las personas escogidas y destinadas al grupo de auditoria posea una buena comprensión de la teoría correspondiente, un perfecto conocimiento de los fundamentos de Organización y Administración, de los principios para métodos eficaces de control y los requerimientos para llevar a cabo evaluaciones científicas. La realización de la Auditoría Administrativa es trabajo de equipo y requiere la intervención de Una serie de técnicas, las cuales son aplicadas por especialistas de varios campos: Economistas, Licenciados en Administración, el propio Contador Publico. En base a lo anterior podemos afirmar que cualquiera de estos profesionistas puede realizar una Auditoria Administrativa siempre que tenga la experiencia y los conocimientos generales sobre las técnicas que intervienen en la auditoria. No es necesario que sea un especialista, basta con que tenga atributos del buen generalizador para que sea el -34- quien formule el diagnostico general y decida qué técnicas deben a p l i c a r s e en cada caso p a r t i c u l a r y por quien. 2.5.1. EL AUDITOR ADMINISTRATIVO El Auditor Administrativo es la persona con estudios profesionales y capacidad técnica para la revisión y evaluación de los partidos y conceptos de la empresa. Este puede ser: a) b) c) d) e) f) g) h) i) j) k) Licenciado en Administración. Contador Publico. Licenciado en Derecho. Licenciado en Relaciones Comerciales. Licenciado en Sociología. Licenciado en Relaciones Industriales. Licenciado en Psicología, Licenciado en Publicidad, Licenciado en Economia. Ingeniero Industrial. Ingeniero en Sistemas. Cualquiera de ellos debe tener amplios conocimientos de las siguientes materias: 1) Estudio y práctica en Administración general 2) Práctica en buenas relaciones humanas 3) Estudios básicos de materias como: Economía, Finanzas, Mercadotecnia, Matemáticas, Ingeniería Industrial, Problemas Administrativos, Toma de Decisiones, Contabilidad, Sistemas y procedimientos. 2.5.2. CUALIDADES PERSONALES DEL AUDITOR ADMINISTRATIVO Las cualidades que debe poseer un auditor son las siguientes: -35- » 1) 2) 3) 4) Una mente inquisitiva. Inclinación hacia el análisis y observación. Información creativa. Habilidad para escribir y expresarse clara y lógicamente. 5) Experiencia en Administración. 6) Integridad de carácter. En base a lo anterior, pienso que el Licenciado en_Administración?es la persona idónea para efectuar y llevar a cabo una Auditoria Administrativa, pues reúne los conocimientos y requisistos personales enunciados anteriormente. 2.5.3. TIPOS DE AUDITORES. Auditor Supervisor.-Es la persona experimentada y capaz que tiene la responsabilidad de la Auditoria planeando y autorizando los procedimientos y programas de revisión. Auditor Ayudante.-Tiene la responsabilidad de ayudar al auditor supervisor; en empresas pequeñas puede coordinar con algunos limites de planeacion y el desarrollo del trabajo asignado. Auditor Principiante.-Se le asigna en trabajos de rutina, es una practica que se le guie y BU ce en el desarrollo de su trabajo. Auditor por Áreas.-Después de dominar las técnicas de auditoria es conveniente que se clasifique y especialice al auditor por áreas de trabajo, de acuerdo con la división administrativa se pu' clasificar en: 1.-Auditor 2.-Auditor 3.-Auditor 4.-Au:i:cr 5.-Au:i :or á. Au: i :or 7.-Auditor de de de de ce ce de alta gerencia. asesoria. personal. compras. ventas. Finanzas. Estados Financieros. -36- EL AUDITOR ADMINISTRATIVO KN EL ORGANIGRAMA EMPRESÍ ASAMBLEA DE ACCIONISTAS CONSEJO DE ADMINISTRACIÓN AUDITOR ADMINISTRATIVO 1 GERENTE GENERAL i i » I I PRODUCCIÓN i 4, +, 4/ MERCADOTECNIA FINANZAS 2.6. EL PORQUE DEL EVALUÓ DE UNA EMPRESA La evaluación consiste en descomponer, estudiar, considerar y analizar lo examinado. Refiriéndose a la Administración, se puede decir que ésta pretende considerar las actividades de acuerdo con los principios de su disciplina, o sea, llegar a determinar el grado de eficiencia y llevar con la extensión necesaria el desarrollo de la auditoria administrativa, se van a apreciar los resultados de la acción comparándola con el plan establecido, las causas de las desviaciones y posibles medidas de corrección que ameritan nuevos planes y por lo tanto, volver a iniciar el proceso administrativo desde el punto de vista de la participación individual. El procedimiento de auditoria para una evaluación administrativa consiste en hacer el análisis de los cuestionarios generales, funcionales y otros procedimientos necesarios de acuerdo con las circunstancias hechas por el auditor administrativo. Esto se realiza examinando las hojas de análisis, el auditor se forma un criterio de las mismas y hace las consideraciones que se estimen convenientes de acuerdo con las técnicas de auditoria y principios de la administración, para hacer la evaluación de acuerdo con los cañones de esta disciplina. En si con la evaluación de una organización o sus componentes podemos determinar: Planeacion inadecuada. Cambios de politicas en la organización. Lentitud en la toma de decisiones. Limitación de ideas. Comunicación inadecuada. Toma de decisiones excesivamente descentralizadas. -38» Falta de conocimiento de las partes afectadas. Malos ejecutivos. Ausentismo de Personal. Falta de capacidad de personal y/o maquinaria. Rotación de personal excesivo. 2.6.1. PARA HACER UNA EVALUACIÓN SE DEBEN CONSIDERAR LOS PUNTOS SIGUIENTES: l.-Se debe tener conocimiento de los ejecutivos o administradores de la empresa, es muy indispensable para los propósitos de la evaluación. 2.-Es recomendable un consejo de administración externo. 3.-Son interrogantes importantes saber donde está concentrada la autoridad y quien la ejerce. 4.-El tipo de organización implantado es la expresión veraz de una empresa. 5.-Realizar el trabajo de equipo es la esencia de la empresa moderna. 6.-La administración financiera de la empresa debe tener siempre una tendencia conservadora. 7.-La eficiencia en la marcha de la organización y la producción pueden determinar el futuro de la empresa. 8.-La administración debe preveer cambios en sus mercados. 9.-La administración se ve beneficiada ofreciendo los frutos principales de perfeccionamiento tecnológico. 10.-La administración debe esforzarse para minimizar los costos de distribución. 11.-L i utilidad puede ser el objetivo de la empresa p;rc el servicio es el medio de obtenerla. 2.6.2 PRECEPTOS GENERALES Las normas minimas que deben seguirse en el -39- examen de una empresa son las siguientes: l.-La Auditoría Administrativa la debe dirigir un profesionista experto en Administración. 2.-El auditor administrativo debe mantener una independencia de juicio. 3.-La auditoria administrativa se planteará y realizara de acuerdo con las características de la empresa que se examine. 4.-La administración de la empresa se estudiará y evaluará para determinar el grado de eficiencia y llevar con la extensión adecuada el desarrollo de la auditoría. 5.-La evidencia obtenida por medio de cuestionarios es un requisito indispensable para informar y dar recomendaciones. 6.-La información deberá rendirse a quien corresponda (Consejo de Administración, Director, Gerente General, Gerente de Departamento). Según el acuerdo del contrato de servicios que serán los encargados de llevarlos a cabo. 2.7. OBJETIVO, PROPOSITO Y ALCANCE DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 1) Objetivo de la Auditoría Administrativa. El objetivo primordial de la Auditoria Administrativa consiste en descubrir deficiencias o irreguLitidades en alguna de las partes de la empresa examinada y apuntar sus posibles soluciones. Esto quiere decir que la Auditoria Administrativa determina y señala las observaciones del area(s) examinada(s) para que con las recomendaciones del auditor sean corregidas por la gerencia y obtener el beneficio para la empresa. Su finalidad.-Es ayudar a la dirección de la -40- empresa a lograr una administración más eficaz mediante la realización del análisis, recomendaciones objetivas y comentarios pertinentes con relación a las actividades que se revisaron. El cumplimiento del objetivo primordial puede ser considerado como el análisis, evaluaciones y recomendaciones que el auditor administrativo realiza sobre aspectos relacionados con: A).-La eficiencia del control que tiene la organización del cual es responsable el departamento. B).-E1 control del departamento sobre sus operaciones respecto a: 1.-Politicas generales de la empresa. 2.-Procedimientos establecidos. 3.-Relaciones con otros departamentos. En relación a lo anterior podemos considerar como objetivos de la Auditoria Administrativa los siguientes: 1.-Determinar las áreas que requieren las practicas mejoradas y valorar su repercusión en el funcionamiento total del negocio. 2.-Descubrir las causas de una baja de productividad y conociéndolas facilitar una acción dirigidas a corregirlas. 3.-Ayudar en la determinación de la amplitud, variedad y localizacion de métodos de control. A.-Verificar la habilidad administrativa de la dirección y el grado hasta 'el cual los resultados se asemejan a los objetivos. PROPOSITO.-Revisar y evaluar una organización a fin de identificar y eliminar deficiencias o irregularidades en cualquiera de las áreas examinadas. Por medio de la Auditoria Administrativa la -41» administración de un negocio podrá llevar a cabo las siguientes labores: 1.-Eliminar pérdidas y deficiencias. 2.-Mejorar los ¡sistemas y procedimientos de operación. 3.-Mejorar los medios de control, 4.-Desarrollar mejor al personal. 5.-Utilizar mejor los recursos dn que se dispone, tanto humanos como físicos. PROPOSITO DE LA AUDITORIA ADMINISTRAT1 VA REVISIÓN Y DE EVALUACIÓN T UNA ORGANIZACIÓN PA SSPERDICIOS 2FICIENCIAS MEJORAR MÉTODOS T RA MEJORAR CONTROLES EFICIENCI/ MEJOR USO DE OPERAC DE RECURJ: SOS 31 Alcance de la Auditoria AámimstraLiva.-La üaditoria Administrativa puede ser de ana función especifica o actividad» de uno O varios departames» tos» «na división o grupo de divisiones* o ^ U empresa es su totalidad. Ei catspo de estudio al aplicar la auditoría oaede abarcar la eeoaoíRia de la producción, factores de la producción, programación del producto y otras» 2,8. TIPOS BE AUDITORIA ADMINISTRATIVA 1.-TOTAL»-Es la auditoria aplicada en una empresa eri su totalidad. 2.-FüNCiQMAL.-Es la llevada a cabo en una función especifica de la empresa» Ejemplo» La auditoria aplicada en ia función de ventas* 3.-POR ASEAS.-{Parcial) Es ia que se realiza en un área o departamento de la empresa o en varios departassentos. Ejemplo i La auditoria aplicada en el departamento de personal» Atendiendo a la persona que la eieeuta se clasifica en; 4.-AUDITORIA ADMINISTRATIVA INTERNA.-Es la realizada por el Licenciado en Administración o cualquier otro auditor perteneciente a la empresa donde se realisa. 5.-AUDITORIA ADMINISTRATIVA EXTERNA.-Es la realizada por el Licenciado en Administración o cualquier otro auditor ajeno o independiente de la empresa que se va a auditar y cuya única relación con el negocio donde se realizara la auditoria es la contratación de sus servicios profesionales. Este tipo de auditoria se usa cuando la gerencia no tiene recursos suficientes para sostener un programa interno y cuando se prefiere una aprec' r c r '.^á'i- pendiente o cuando la.opinión externa e ;. pl >nentaria a la auditoría interna. -43- L a Auditoria Interna o externa tienen el mismo interés fundamental el cual se deriva de las siguientes premisas: 1) Existe una interrelación entre todas las funciones del negocio. Aunque se necesita el especialista que examine un problema en particular, hay una necesidad igual del analista que puede revisar la empresa en su totalidad en forma sistemática y examinar la eficiencia de la interacción funcional. 2) Para reducir costos y aumentar la eficiencia de la empresa es preferible la acción preventiva, cuando es posible a la acción correctiva. Los problemas agudos se minimizan mediante una revisión y apreciación sistemática de las operaciones en conjunto. 3) Es mas efectivo que un grupo de analistas efectúe la revisión de toda la empresa que hacer que varios especialistas independientes intenten aislar y examinar por separado los problemas que están inextrincablemente conectados. 2.9. ETAPAS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA El desarrollo de la Auditoría comprende las siguientes etapas: I) II) III) IV) Administrativa PLANEACION. EXAMEN. EVALUACIÓN. PRESENTACIÓN O INFORME. I) PLANEACION.-Significa hacer planes, es decir, decidir anticipadamente lo que se va a realizar. Es preveer cuales son los procedimientos de auditoria que se van a emplear, la extensión que se va a dar a las pruebas, y la oportunidad en que se van a aplicar y cuáles son los papeles de trabajo en que se registrarán los resultados. Le olaneacion » también incluye qué personal se empleara y la calidad que se le asignara al trabajo. En base a lo anterior podemos afirmar que la planeación de la Auditoria Administrativa es la función que define el desarrollo secuencial de las actividades establecidas dentro de los programas, determina el tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus etapas. El Auditor administrativo debe considerar en la planeación de la auditoria las características de la empresa, a fin de que sus trabajos se ajusten a ella para obtener resultados satisfactorios. La planeación se inicia con una investigación preliminar que cubra los requisitos siguientes: A).-DETERMINACIÓN DE LAS ÁREAS QUE REQUIERAN UNA REVISIÓN MAS DETALLADA. B).-PROGRAMA DE TRABAJO. C).-DETERMINACIÓN DEL PERSONAL. D).-TÉCNICAS Y MEDIOS A UTILIZAR. E).-TIEMPO. A).-DETERMINACIÓN DE LAS ÁREAS QUE REQUIERAN UNA REVISIÓN MAS DETALLADA.-Una vez realizada la investigación inicial con la cual se conocen las características y condiciones del área o áreas que se van a auditar, se procede a analizar la información y documentación recabada, con el fin de determinar el área que requiera' una revisión mas detallada. B).-PROGRAMA DE TRABAJO.-Los programas son elaborados en base a la información obtenida en los trabajos iniciales de auditoria. Una vez establecidas las operaciones y objetivos de la unidad se hacen los programas establecidos los puntos importantes que se ti-h-i i cubrir como son: Qué se va a hacer, -45- 0 * como se va a hacer, cuando se va a hacer. C).-DETERMINACIÓN DEL PERSONAL.-Conociendo de antemano los problemas a estudiar y el alcance de la auditoria, es necesario determinar el personal que se requiere para llevar a cabo la auditoria. Se debe considerar que el personal tenga capacidad y experiencia en problemas administrativos, perfecto conocimiento de los fundamentos de organización y administración, y de los principios para métodos eficaces de control. D).-TÉCNICAS Y MEDIOS A UTILIZAR.-Cuando se inicia la auditoria, se deben diseñar los instrumentos que faciliten el desarrollo del estudio. La recolección de la información necesaria debe hacerse por medios de investigación adecuados de manera que el auditor obtenga datos claros, completos y suficientemente detallados para integrar la red de información en que habrá de fundamentar su estudio. Estas técnicas son: La observación y la encuesta que pueden ser realizadas por medio de cuestionarios y de entrevistas. Adem=i« se útil i san otras» técnicas auxiliares como: Diagramas de Organización, Cartas de Actividades, Diagramas de Flujo, Gráficas d« Gant. E).-TIEMPO.-Para poder determinar el tiempo requerido para llevar a cabo la auditoria se deban considerar tres elementos: l.-La magnitud de los problemas a estudiar. 2.-La amplitud que se de al estudio, de acuerdo con los resultados que se pretendan obtener, ademas del personal que se tenga disponible. 3.-La experiencia obtenida en revisiones anteriores en cuanto a la participación y facilidades qu»> brinda el personal de la empresa que se va a auditar. -46- « II EXAMEN.-Examinar es investigar el pasado, con el fin de mirar más de cerca los métodos y el desempeño, para determinar si se llevan a cabo con eficiencia y economia. El examen se inicia con la presentación del personal que realizara la auditoria, planteando el objetivo y propósito del estudio. En esta etapa es donde prácticamente principia la auditoria, debido a que comienza con la ejecución del programa de trabajo para la obtención de la información de las áreas sujetas al examen. En esta fase se aplican las técnicas de auditoria. III EVALUACIÓN.-Una vez realizada la investigación de la información el auditor podrá formular sus conclusiones, en base a la siguiente metodología: A).-CONCENTRACIÓN DE LOS DATOS OBTENIDOS EN LA INVESTIGACIÓN. B).-CLASIFICACIÓN DE LOS DATOS. C).-EVALUACIÓN DE LOS RESULTADOS. D).-DETERMINACIÓN DE LA SOLUCIÓN. A).-CONCENTRACIÓN DE LOS DATOS OBTENIDOS EN LA INVESTIGACIÓN.-Durante la auditoría se deben rocopilar todos los datos contenidos en la información escrita o verbal que f íeron proporcionados, asi como los papeles de trabajo elaborados en la investigación con el propósito de estudiarlos y clasificarlos. B).-CLASIFICACIÓN DE LOS DATOS.-Tiene como fin facilitar el mecanismo para proceder a la evaluación de resultados. El auditor administrativo debe reunirlos de tal forma que sirvan de guia en la formulación de sus conclusiones. C).-EVALUACIÓN • DE LOS —• RESULTADOS.-Todos — ' • ' los i -Jatos obtenidos en la i n v e s t i g a c i ó n , a s i como l a s ap_ : ¡¿oríes personales del a u d i t o r a d m i n i s t r a t ¡.vo -47- serán las determinantes para que el auditor realice una justa evaluación de las situaciones y problemas investigados. D) DETERMINACIÓN DE LA SOLUCIÓN. -La solución es la conclusión final a que llega el auditor, después de haber evaluado los resultados de la investigación realizada. Para una buena decisión es necesario la percepción clara y precisa del problema y usar sentido común, juicio e imparcialidad, asi como capacidad y experiencia del auditor, estos son 'actores decisivos que determinan la escogencia de una solución correcta. IV PRESENTACIÓN 0 INFORME.-El resultado final del trabajo del auditor administrativo es la presentación del informe mediante el cual se pone en conocimiento a las personas interesadas los resultados de su trabajo, la opinión que se ha formado a través del examen, sus recomendaciones y soluciones para la corrección de las desviaciones. El informe es una guia para mejorar la administración de una empresa e informa la actual situación administrativa de un negocio y las posibilidades de lograr superarla. El informe mostrará a quienes lo lean, la calidad, el alcance y el desarrollo del trabajo de quienes ejecutaron la Auditoria Administrativa. También muestra la situación administrativa a un«i fecha determinada de la empresa, pero en un sentido más amplio, pues muestra el comportamiento del negocio en forma integral. Generalmente en los trabajos de auditoría antes de entregar el informe, el auditor suele hacer cambios de impresiones ocasionales con los jefe:i departamentales y supervisores con el propósito de discutir ampliamente cualquier aspecto que juzgue pertinente. -48- « 2.9.1. VENTAJAS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA La Auditoría Administrativa presenta las siguientes ventajas: l.-Es una auditoria completa, examina todas las funciones y su intercelacion con respecto a la entidad de auditoria. 2.-Va mas alia de la función financiera para incluir la administración, las operaciones, el personal y otras funciones. 3.-Mide el progreso logrado para alcanzar los objetivos de la empresa, trata de explicar los aspectos esenciales, tanto fiscales como no fiscales de la administración de negocios. 4.-Se orienta más hacia el futuro. 5.-Proporciona un medio para hacer un análisis comparativo integrador e interpretativo. 6.-Detecta síntomas que mas tarde puedan agravarse por no atenderse oportunamente. Por ejemplo: Planeacion .Inadecuada, conflictos entre el personal, deficientes métodos de control administrativo, pérdidas económicas, etc. EMPRESAS OJNDE SE APLICA LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Se aplica en empresas de diferente índole: a).-Empresas Comerciales. b).-Empresas Industriales. c).-Empresas de Servicio. d).-Organizaciones Militares. e).-Escuelas y Universidades. f).-Instituciones Religiosas. g).-Instituciones Gubernamentales: Federales, Estatales, Municipales. 2.9.2. IMPORTANCIA ACTUAL Las empresas modernas están en una continua búsqueda, de soluciones más eficaces a sus problemas -49- y métodos mejores para realizar sus funcionas. La automatización, la electrónica, la crisis económica mundial constituyen un desafio a la Administración. Sabemos que ninguna empresa pueds alcanzar un éxito perdurable si notí:-,dirigida eficientemente, ya que gran parte de la consecusion de sus objetivos de carácter económico, social y político, descansan en la habilidad, técnica y capacidad de decisión de sus administradores. Esta situación ha creado la necesidad de la Auditoria Administrativa que resulta de una fuente de infocmaoion muy provechosa para los directores de empresa, puesto que con ella se pueden conocer las causas de las posibles deficiencias en la empresa. La Auditoría Administrativa ha dado lugar a doü q< mdes logros: Uno es el Alcance de Análisis y Evaluación; el otro es la Actitud que debe asumir quien o quienes aplican la auditoria. El primer logro se refiere a que su aplicación no debe limitarse a la operación interna de una organización, sino que es importante considerar que una empresa es una unidad económica y social operando dentro de un macroüiistema compuesto por todas las empresas, instituciones y públicos en general^ toda organización depende de su medio ambiente con el cual mantiene inte>'< ilaciones, cuyo manejo condicionan la operación, desarrollo y éxito en el logro de los objetivos. Esa:í interrelac.Lones son las comunicaciones. El sogundo logro se refiere a que se debe considerar como pre-requisito fundamental el asumir una actitud verdaderamente creativa en la búsqueda de soliciones y rebultados. La uolucion creativa de problemas se apoya en técnicas para innovar y arribar a ideas practicas, nuevas y novedosas, -50- « C A P I T U L O T E R C E R O EL CONTROL INTERNO Y LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA 3.1. ORIGEN Y ANTECEDENTES Desde hace muchos años los comerciantes e industriales han tenido necesidad de llevar un "Control Interno" de las diversas operaciones de la empresa. Debido al auge que hubo en las empresas con la Revolución Industrial en Inglaterra, trajo por consecuencia un desarrollo en los negocios» en los últimos años el crecimiento de las empresas ha sido muy grande y en virtud de esto los propietarios no podían ejercer un control directo sobre las actividades, se preocuparon porque su organización estuviera firmemente apoyada en un sistema de control interno eficaz y que les proporcionara la debida información, eficiencia y protección. 3.2. CONCEPTO DE CONTROL INTERNO (7) Podemos afirmar que el control interno es «1 sistema por el cual se da efecto a la administración de una empresa. En base a este concepto el termino administración se utiliza para designar el conjunto de actividades necesarias para alcanzar los objetivos de la entidad económica. Comprende entra otras, actividades de dirección, financianuento, promoción, producción, distribución y consumo de una empresa, sus relaciones públicas y privadas y la vigilancia general sobre su patrimonio y sobre aquellos de (7) "CONCEPTO DE CONTROL INTERNO". NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA. Inst. Mex. de Conts. Públicos. A. C. Cap. 5. Pág. 5B. -51- quienes depende su conservación y crecimiento. El conjunto de planes que se elaboran y los procedimientos realizados en cada una de las fases del negocio constituyen los sistemas o métodos generales de su administración, en un sentido más amplio se llama sistema de control interno a la suma de todos los sistemas o métodos que utiliza la administración para lograr sus objetivos. La adopción y sostenimiento del control interno corresponde y es responsabilidad de la dirección del negocio. En las Sociedades Mercantiles el control interno constituye la manifestación de la manera en que cumplen con su cometido el Consejo de Administración y sus delegados, tales como directores o gerentes. 3.3. DEFINICIÓN DEL CONTROL INTERNO (8) Algunos autores que han realizado estudios importantes sobre control interno han dado ciertas definiciones de las cuales enunciaremos las siguientes ROBERT H. M0NTG0MERY.-"E1 control interno implica que los libros y métodos de contabilidad asi como la organización en general de un negocio, están de tal manera establecidos, que ninguna de las cuentas o procedimientos se encuentran bajo el control independiente y absoluto de una sola persona, sino por el contrario, el trabajo de un empleado es complementario del hecho por otro y se logra una auditoria coutinua de los* detalles del negocio. J. GÓMEZ M0RFIN.-"E1 control interno consiste en un plan coordinado entre la contabilidad, las futí ciones empleadas y los procedimientos establecidos, de tal manera que la administración de un negocio puede depender de estos elementos para obtener una información segura, proteger adecuadamente los bie(8) "DEFINICIÓN DE CONTROL INTERNO". EL CONTADOR PUBLICO Y LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA. Fabián Martínez Villegas. Cap. 14. Pag. 180 _« nes de la empresa, asi como promover la eficiencia de las operaciones y adhesión a la política prescrita". INSTITUTO AMERICANO DE CONTADORES PÚBLICOS."El control interno comprende el plan de organización y todos los métodos y medidas adoptados en un negocio para salvaguardar sus bienes, verificar la exactitud y seguridad de los datos de contabilidad, desarrollar la eficiencia de las operaciones y fomen tar la adhesión a la política administrativa prescrita". Esta definición reconoce que el sistema de control interno va más allá de las funciones que directamente corresponden a los departamentos contables y financieros. Tal sistema puede incluir: Control presupuestal, costos estándar, análisis estadísticos y su distribución, programas de entrenamiento del personal, un cuerpo de auditoría interna. VISTOR Z. BRINK.-"E1 control interno se refiere a los métodos y practicas de cualquier clase por medio de los cuales se coordinan y operan los registros y comprobantes de contabilidad y los procedimientos que afectan su uso, de manera que la administracion de un negocio obtiene de la función contable la utilidad máxima para su objeto de información, protección y control". En base a las definiciones anteriores puedo afirmar que; "El control interno consiste en la organización y coordinación de las funciones establecidas de antemano, con el fin de proteger los intereses del negocio en tal forma que la administración pueda obtener una información correcta, salvaguardar los bienes y lograr la eficiencia de la marcha del negocio". 3.4. OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO La existencia de toda forma de control interno -53- generalmente tendrá como objetivos principales los siguientes: 1.-INFORMACIÓN OPORTUNA Y VERAZ.-La información puede ser administrativa, contable, financiera. Este objetivo es muy importante para el desarrollo del negocio, pues en ella descansan todas las decisiones que deben tomarse y los programas que han de normar las actividades futuras. Este objetivo incluye el diseño de los informes, asi como los datos que deban presentarse, la periodicidad de dicha presentación y por ultimo las personas a quien deberán presentarse dichos informes. 2.-PROTECCIÓN DE LOS INTERESES DEL NEGOCIO. Evitando que el personal cometa actos dolosos y fraudulentos. Cuando una empresa carece de un sistema de control interno son mas frecuentes los errores, los fraudes y otras irregularidades. En este caso la administración de la empresa es responsable de la existencia de un adecuado sistema de control interno y se encargara de proveer todos los métodos necesarios para la protección de sus intereses. 3.-LA LOCALIZACION RÁPIDA Y EN CIERTOS CASOS AUTOMÁTICA DE ERRORES.-La división del trabajo como norma de control interno y la distribución adecuada del mismo, logran la verificación de los trabajos realizados, así como que por dicha verificación se localicen los errores en forma rápida y a veces au0 tomatica. 4.-EFICIENCIA EN LA MARCHA DEL NEGOCIO.-En este objetivo se procura el máximo rendimiento con el mínimo esfuerzo posible, este objetivo comprende el control de los desperdicios, los costos, los gastos. Ademas deben implantarse rutinas uniformes para que den lugar a que las operaciones de la empresa se realicen de manera uniforme, sistemática y metódica, lo cual trae como consecuencia la eficacia -54» en la marcha del negocio. 3.5. ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO Los elementos mas importantes del control interno son los siguientes: 1).-ORGANIZACIÓN. 2).-PROCEDIMIENTOS . 3) .-PERSONAL. 4).-SUPERVISIÓN. » 1).-ORGANIZACIÓN.-Consiste en el>acto o proceso de definir las lineas de autoridad y responsabilidad de los individuos, y coordinar sus esfuerzos personales para la armoniosa consecución de los objetivos previstos. Los elementos de organización que intervienen en el control interno son: A).-Dirección.-La dirección es necesaria para asumir la responsabilidad de la política general de la empresa y de las decisiones tomadas en su desarrollo. Una buena organización debe preveer el desenvolvimiento efectivo de las operaciones con la misma dirección por parte de la gerencia. B).-Coordinación.-Esta se ocupa de la adaptación de las obligaciones y necesidades de las partes integrantes de la empresa a un todo homogéneo y armónico, que prevea los conflictos propios de invasión de funciones o interpretaciones contrarias a las asignaciones de autoridad. C).-División de labores.-Se refiere a la independencia de las funciones de operación, custodia y registro. El principio de división de labores impide que aquellos de quienes depende la realización de determinada operación puedan influir en la forma que ha -55- de adoptar su r e g i s t r o o en la posesión de los bienes involucrados en la operación. Una misma transacción debe pasar por diversas personas independientes < entre s i . D) Asignación de Responsabilidades.-Este punto se refiere a que en toda empresa se deben establecer los nombramientos de los ejecutivos, sus jerarquías, su autoridad. Los ejecutivos tendrán la facultad de autorizar las actividades que vaya a realizar un subordinado, existiendo para ello una comprobación de dicha autorización. 2).-PROCEDIMIENTOS.-Un control interno funciona adecuadamente si se aplican sus principios mediante procedimientos que garanticen la solidez de la organización. Un procedimiento es una guia de acción que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse. A).-Planeacion y Sistematización.-Se recomienda establecer en toda empresa instructivos que contengan funciones de Dirección y Coordinación de Ejecutivos, división de labores, para que faciliten al personal realizar las actividades encomendadas para el logro de los objetivos, reducir errores y eliminar o reducir el numero de ordenes verbales innecesarias y decisiones apresuradas. Los instructivos generalmente asumen la forma de manuales de procedimiento. B).-Registros y Formas.-Deben ser adecuados y servir como medio para el cumplimiento de los procedimientos implantados de acuerdo con los objetivos de la empresa, deben ser sencillos para que sean accesibles a quienes los emplean, facilitando el registro oportuno y correcto de datos a un costo mínimo. En los registros y formas los ejecutivos deben obtener toda la información necesaria para facilitar la administración de la empre^*. En su -56- diseño se debe tomar en cuenta sus posibles usos con el proposito que el numero de registros y formas sea minimo. C).-Informes.-Tomando en cuenta la vigilancia de las actividades empresariales y del personal encargado de realizarlas, el elemento más importante del control es la información interna. Dicha información la constituyen informes los cuales deben ser estudiados por personas de la empresa capaces para juzgarlos y con autoridad para la toma de decisiones y corrección de los mismos. Los informes internos pueden ser periódicos, analíticos y comparativos. Como ejemplo de estos informes tenemos: Contables, de ventas, de costos. 3) PERSONAL.-Una empresa que cuente con una buena organización y adecuados procedimientos, su sistema de control interno no podra cumplir sus objetivos si las actividades de la empresa no son realizadas por el personal idóneo y bien capacitado. Los elementos del personal que intervienen en el control interno son los siguientes: A) Entrenamiento.-Este puede ser teórico y practico. Una empresa que realice buenos programas de entrenamiento, o que mejore los que están en vigor lograra que su personal sea mas apto para realizar sus actividades y funciones en la empresa. Con esto se obtiene un mayor grado de control que permitirá identificar claramente las funciones y responsabilidades del personal y evitar la ineficiencia de las actividades del negocio. B) Eficiencia.-Depende en gran parte de la consistencia aplicada por el personal a la realización de sus actividades. Los negocios deben realizar un método para el estudio de tiempo y esfuerzo empleado por el personal en sus actividades, funciones y operaciones. Is*:0 -"etodo ofrece la posibilidad de com-57- parar el costo de las operaciones de los empleados, evitando con esto gastos excesivos en peraciones realizadas ineficientemente y se asegura mayor rendimiento del personal. C) Moralidad.-La buena moralidad por parte de los administradores o ejecutivos, empleados y obreros de una empresa representa una base sobre la cual descansa la estructura del control interno. La moralidad complementada con los requisitos de admisión y la vigilancia del comportamiento del personal interno beneficia a los intereses de cualquier organización, puesto que con esto se evita malos manejos y fraudes posibles. Las vacaciones periódicas y un sistema de rotación de personal deben ser establecidos obligatoriamente y de acuerdo a las necesidades de cada organización. D) Retribución.-Un personal justamente retribuido realiza mejor las actividades de su trabajo, su estado de animo es a la vez bueno y no se ocupa en planear algún desfalco o fraude. En la empresa se recomienda el establecimiento de planes, de incentivos, políticas, de salarios equitativos, pensiones por vejez y prestaciones, las cuales constituyen elementos importantes del control interno. E) Fianzas.-Representan la garantía de los intereses de la empresa, se otorgan a funcionarios y empleados, los cuales deben llenar ciertos requisitos para que se les otorgue. En caso de fraude las aseguradoras reembolsaran el importe de los fondos defraudados. F) Condiciones de Trabajo.-Las condiciones de trabajo para el personal se recomienda que sean óptimas para la realización eficiente de funciones y actividades. G) Disciplina.-Se recomienda -58- la elaboración de un Reglamento Interior de Trabajo para el personal donde se les de a conocer las normas disciplinarias que tengan que cumplir y las sanciones respectivas alivcumplimiento de las mismas. Se puede decir que una indisciplina es la desobediencia de una orden verbal o escrita en la que incurra un empleado. 4) SUPERVISIÓN. -Consiste en la vigilancia constante de que el personal desarrolle los procedimientos de acuerdo a los planes de organización. Se puede ejercer en cualquier nivel de la empresa por diferentes ejecutivos y empleados y en forma directa o indirecta. La buena planeacion y sistematización de procedimientos y un adecuado diseño de registros, formas e informes permiten la supervisión automática del control interno. En los grandes negocios se recomienda establecer un departamento de auditoría interna que vigile el buen funcionamiento del control interno. En las empresas pequeñas el establecer un sistema de control interno con todos sus elementos representa un alto costo, el cual es imposible cubrir. En este caso el sistema de control interno se lleva a cabo mediante métodos mas objetivos y funciones específicas de control llevadas a cabo por los administradores de dichos negocios, tales como: Aprobación de pagos, firma de cheques, relojes marcadores, maquinas registradoras, conciliaciones bancarias, los depósitos diarios comparados con los ingresos obtenidos e intervención en los inventarios. 3.6. EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO PARA EFECTOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA La verdadera evaluación del control interno es la impresión mental que cada una de las actividades de la empresa provocan en el auditor. Se recomienda que el examen del control interno y las con-59- clusiones r e l a t i v a s se hagan constar en papeles de t r a b a j o . Independientemente de las ventajas que se obtienen con e s t a recomendación implica como ayudar a l a supervisión del trabajo de ios ayudantes en la a u d i t o r xa y asentar l a s bases para f a c i l i t a r auditorías siguientes, El consignar por e s c r i t o ei estudio del control i n t e r n o es indispensable; D.-Como evidencia de que el auditor cumplió la norma de a u d i t o r i a que lo obliga a examinar el cont r o l interno» 2).-Como una explicación del porque dio diferentes extensiones a sus pruebas de auditoría, escogió determinados procedimientos y I a oportunidad en que fueron aplicados. De l o a n t e r i o r tenemos que para determinar qué procedimientos de auditoría van a aplicarse en cada caso y e l f i j a r su extensión depende de varios factores : A).-De l o s objetivos generales del trabajo da Audit o r i a Administrativa que consisten en suminist r a r a l auditor elementos de juicio necesarios para apoyar su opinión. B),-De la naturaleza de cada función o actividad examinada, C).-De l a s condiciones particulares existentes sn cada empresa las cuales pueden ser su forma de operación, su forma de tramitar internamente su información, las normas que tiene para cont r o l a r el desempeño de sus actividades. El estudio del control interno tiene por objeto Conocer como es dicho control interno, no únicamente en los planes de la dirección, sino en la -60- ejecución real de las operaciones cotidianas. La evaluación del control interno es la estimación del auditor, sobre el grado de efectividad que dicho control interno suministra. De todo lo anterior podemos decir: Que es de primordial importancia como requisito, sin cuyo cumplimiento la auditoria no llena su función, que el auditor realice un estudio y evaluación adecuados del control interno de la empresa, que servirá como base para determinar la extensión que deba dar a los procedimientos de auditoria y la oportunidad para aplicarlos. En mi opinión considero necesario que para poder llevar a cabo una Auditoria Administrativa, el auditor necesita formar su opinión personal sobre el control interno establecido en la empresa que se va a auditar. Esta opinión del auditor deberá , ser objetiva, es decir, debe referirse al sujeto o cosa examinada, que en este caso es el control interno. En cambio la evaluación tendrá un carácter subjetivo, es decir, solo la persona o auditor que evalué el control interno podra decir si es eficiente o no, en base a esto podremos afirmar que el control interno es juzgado de diferentes maneras dependiendo del juicio personal que tenga cada auditor en particular, lo mismo que en la forma de estudiarlo varía en cada auditor. Es precisamente esto último y la diversidad de casos y problemas de cada trabajo de Auditoria Administrativa lo que ocasiona que se puedan establecer reglas invariables de aplicación general en el examen del control interno, sobre el cual descansa en forma principal el desarrollo del trabajo de auditoría. Por lo tanto en el estudio y evaluación del control interno el auditor hace mucho uso de su criterio profesional formado por sus conocimientos, experiencia y habilidad. -61- 3.6.1. VENTAJAS DEL EXAMEN DEL CONTROL INTERNO Las ventajas que el auditor obtiene al efectuar previamente una revisión del control interno son: 1).-Ahorro de tiempo. 2).-Que el auditor dirija su atención^a los aspectos y actividades de la empresa que mas lo requieran 3).-Conocimiento pleno de la empresa. 3.7. MÉTODOS PARA EL EXAMEN DEL CONTROL INTERNO Hay tres métodos importantes para registrar el examen del control interno en los papeles de trabajo: 1).-MÉTODO DESCRIPTIVO. 2).-MÉTODO DE CUESTIONARIOS. 3).-MÉTODO GRÁFICO. 1).-MÉTODO DESCRIPTIVO.-Mediante este método se relacionan en los papeles de trabajo diversas características del control interno clasificadas por actividades, departamentos, funcionarios y empleados o registros que intervienen en el sistema. Desventaja del Método.-El auditor administrativo en este caso requiere de gran cantidad de trabajo detallado y por consiguiente emplea un tiempo excesivo, los auditores en este caso cobran altos honorarios, por lo tanto puede ser omitido el uso de este método. 2).-MÉTODO DE CUESTIONARIOS.-Por medio de este método se plantean las preguntas que constituyen los aspectos básicos del control interno. Los temas son desarrollados de antemano en forma de listas de preguntas que son contestadas en las oficinas de la empresa en presencia o relación de las medidas de control que están en vigor. -62- VENTAJAS: a).-Facilita la preparación de informes al cliente en lo que respecta al control interno implantado en la empresa. b).-Las preguntas sobre el control interno sirven para aclarar los objetivos de los procedimientos de auditoria debido a la relación que hay en la revisión del control interno y e l Programa de Auditoria Administrativa. c).-Se notan cambios con facilidad como resultado de la confirmación que se hace de los cuestionarios año con año. DESVENTAJAS: a).-No es aplicable a todo tipo de negocio, debido que para un negocio con características especiales se recomienda la preparación de cuestionarios adecuados. b).-No es conveniente aplicarlo en empresas pequeñas c).-Este método limita en parte la iniciativa del auditor, porque las preguntas del cuestionario deben considerarse como un simple recordatorio, y el auditor administrativo debe actuar con cada caso en particular. 3) MÉTODO GRÁFICO.-Consiste en presentar en forma objetiva la organización de la empresa y los procedimientos que tiene en vigor en sus departamentos y actividades, mediante gráficas combinadas de organización y procedimientos. VENTAJA: a).-El a u d i t o r administrativo obtiene información necesaria para el estudio de los procedimientos de cada área de la organización. -63- DESVENTAJAS: a).-No todas las empresas cuentan con gráficas de organización que proporcionen al auditor administrativo información necesaria para llevar a cabo su trabajo. b).-Cualquier cambio en los procedimientos de la empresa daria lugar a la realización de nuevas gráficas de organización. El primer método es generalmente practico para empresas o negocios pequeños y en aquellos donde el control interno es deficiente. Los métodos de cuestionarios y gráficas no permiten descripciones detalladas, con el consiguiente perjuicio al auditor que necesita conocer las excepciones a las reglas generales de control interno en vigor. En primer y segundo método son útiles en negocios que tienen un mejor control interno general, sobre todo en auditorías subsecuentes a la primera intervención del auditor, y sobre todo si se complementan con papeles descriptivos de las medidas de control interno que ameritan explicaciones detalladas. El método mas usado en nuestro país es el de cuestionarios. El criterio del auditor debe elegir los métodos que se van a seguir para obtener mejores resultados del examen y dejar las constancias más claras del trabajo realizado, a base de combinarlos en la manera que considere adecuada. 3.8. LA IMPORTANCIA DE LA EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO PARA EFECTOS DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Es necesario hacer notar la importancia que tiene el control interno y su evaluación para efectos de la Auditoría Administrativa, a continuación -64- daremos una explicación del porqué de esta importancia: A) Como todos sabemos, son numerosos los controles internos sobre las operaciones de una empresa y que el interés del auditor administrativo en ellos se deriva de la necesidad de comprender el origen y el significado de las actividades y transacciones, cuya recopilación en forma de estados financieros es adjunta a su informe. Por supuesto no le sera posible examinar cada transacción, debe basarse en análisis, pruebas, encuestas e investigaciones. El valor de su examen se aumenta si posee un profundo conocimiento del control interno que ha dado origen a dichas transacciones y a la vez ha dado forma y valor. B) La corrección y eficacia del control interno deberá ser examinada también por el auditor, deberá estudiar, precisar e informar sobre ellas, a la luz de lo que el considere normas adecuadas del control interno, debe observarse que el análisis incluye normas generalmente aceptadas de control interno, si el auditor encuentra que tales normas se cumplen lo hará notar; en algunas veces existen ciertas normas las cuales reúnen los requisitos de buen control en tales casos se describirá brevemente pero en forma que revele su corrección. Si en algún caso no se sigue una norma generalmente aceptada, el auditor debe procurar que los procedimientos en vigor proporcionen controles apropiados al negocio; o bien deberá solicitar un examen mas extenso a fin de ver la posibilidad de corregir las fallas provocadas por los métodos existentes. Dichas fallas podran corregirse mediante una sugestión del auditor, otras fallas necesitarán de conferencias con los funcionarios, seguidas por un memorándum a la empresa, en especial cuando hayan ocu-65- rrido serias el futuro. irregularidades o pueda haberlas en C) Al evaluar el control interno el auditor encontrara que muchos resultados provienen de su observación personal. Las afirmaciones que le suministra el personal de la empresa deben ser sometidas a pruebas practicas si se desea que la realidad y no las suposiciones sean registradas con veracidad. El auditor frecuentemente encuentra que los manuales de procedimientos son anticuados, inadaptables o no han sido entendidos por las personas que deben aplicarlos, también sabe que los procedimientos bien diseñados y cuidadosamente adaptados cambian con el transcurso del tiempo y que una revisión al año de los procedimientos traerá a la luz modificaciones de importancia, que ignoran los directores de la organización. Se trata que las normas citadas en el análisis practico del control interno de los negocios medianos sean los requisitos mínimos que deban usarse, con frecuencia y principalmente en los negocios mas grandes estas normas se tendrán que alterar o aumentar, o habrá actividades para las cuales se idearan y aplicaran otras. Esto quiere decir que el auditor no considerara tales normas en los niveles máximos de los procedimientos deseables; deberá complementarlas con una imaginación ágil y que tenga conocimiento de los métodos modernos de los negocios. D) Al iniciar el trabajo de Auditoria Administrativa el auditor deberá revisar las formas del control interno, para realizarlo debe tener presente los principales puntos de control interno, al ponerse en contacto con el personal y las operaciones de la empresa. Es de vital importancia la revisión del control interno en la Auditoria Administrativa porque este es el medio por el cual se realizan las políticas administrativas. -66- E) Actualmente se reconoce que un examen de control internqes un complemento indispensable en toda auditoria, la atención dada a este en cualquier procedimiento de Auditoria Administrativa tiene ahora una aceptación general que ya no requiere mencionarse en el informe la revisión del mismo. La intensidad con la que el auditor debe revisar el control interno varia de acuerdo con las instrucciones recibidas y según su criterio aplicado en cada caso. Cabe hacer notar que la mayoría de los autores que han escrito acerca de la Auditoria Administrativa no le dan importancia al control interno, sino que dichos autores dicen que hay que evaluar los objetivos que ha alcanzado la empresa, y en el caso de no haber alcanzado ninguno de estos satisfactoriamente, conocer la causa. En mi opinión, pienso que en la Auditoria Administrativa: es muy importante el estudio de los sistemas de control interno existente de la empresa que se esta auditando, puesto que dichos sistemas son la base para alcanzar con plenitud los objetivos prescritos por la administración. 3.9. BASES PARA UN EFICIENTE SISTEMA DE CONTROL INTERNO Las bases son las siguientes: 1).-IMPLANTACIÓN DE LAS NORMAS DE TRABAJO. 2).-ROTACIÓN DE EMPLEADOS. 3).-USO DE FORMAS IMPRESAS. 1). -IMPLANTACIÓN DE LAS NORMAS DE TRABAJO.-Esta es una base muy importante para el buen funcionamiento para un sistema de control interno, ya que mediante la implantación de normas de trabajo el personal estará coordinado adecuadamente y de esta manera podrá alcanzar su objetivo mas eficientemente. Dichas normas de trabajo deberán darse por es-67- crito para que se cumplan mejor, esto vendrá a ser el manual de operaciones y en el que se deberán explicar todos los aspectos fundamentales de la Administración, detallando y precisando todas las reglas y normas que deberán observar los empleados de la empresa. 2) ROTACIÓN DE EMPLEADOS.-Mediante la implantación de esta base de control interno, los empleados conocerán mejor la empresa, pues cada uno de ellos se pone en contacto con un mayor numero de problemas y operaciones, lo que le permitirá al empleado, conocer perfectamente cada puesto, y de esta manera la empresa tendrá una persona capacitada para ocupar un puesto que este vacante, ya sea por enfermedad, por vacaciones o cualquier motivo. Con lo anteriormente expuesto no quiero decir que deba hacerse la rotación de empleados en todos los departamentos de una empresa, sino que es aconsejable realizarlas en ciertos departamentos. Por ejemplo: En el departamento de caja en los bancos es de vital importancia, ya que de esta manera se ejerce un control en el sentido de que se promueve el descubrimiento de alguna irregularidad que pudiera existis, también mediante esto se evitan fraudes en la empresa, pues un empleado deshonesto no podra ocultar indefinidamente sus malos manejos, pues otra persona al ocupar su puesto de trabajo se dará cuenta del fraude. 3).-USO DE FORMAS IMPRESAS.-El uso de formas impresas es una medida de control importante, ya que el diseño adecuado de estas ayudará a evitar errores u omisiones en las mismas, por ende en los registros contables. 3.9'. 1. ÁREAS QUE CUBRE EL CONTROL INTERNO Según Lenhart y Defliese las áreas que cubre -68- el control interno son tres: 1).-CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO. 2).-CONTROL INTERNO CONTABLE. 3) COMPROBACIÓN INTERNA. 1) CONTROL INTERNO ADMINISTRATIVO.-El control interno administrativo, es el plan de organización y todas las medidas y métodos adoptados para promover la eficiencia de operación y reforzar las adhesiones prescritas por las políticas de la administración, los controles internos administrativos se distinguen de las otras dos áreas del control interno porque se originan y desarrollan en otros departamentos que son ajenos a los financieros y contables. 2) CONTROL INTERNO CONTABLE.-Es aquel que verifica la precisión e integridad de los datos contables o también aquellos que son designados para verificar la exactitud, registro y resumen de las operaciones financieras autorizadas, la responsabilidad de la instalación, mantenimiento y corrección de las fallas de operación, de tales controles corresponde únicamente al departamento de contabilidad. 3) COMPROBACIÓN INTERNA.-La comprobación interna son todos aquellos procedimientos contables y estadísticos, físicos o de otra naturaleza que salvaguardan los activos en contra de desfalcos u otras irregularidades similares. 3.10. PARA QUIEN ES IMPORTANTE EL ESTABLECIMIENTO DE UN BUEN SISTEMA DE CONTROL INTERNO. Al establecer el control interno, la importancia del mismo trasciende mas alia de la empresa. El establecimiento del control interno es importante principalmente para otro grupo de personas, pues ellos obtienen directamente los beneficios derivados -69- del establecimiento del control. Clasificamos en tres grupos principales de personas para quienes tiene importancia el control interno, clasificación que se deriva de la relación de esas personas o publico con la empresa. 1).-Personas relacionadas directa y constantemente ; A) PROPIETARIOS. B) ADMINISTRADORES. C) EMPLEADOS. D) TRABAJADORES. 2).-Personas relacionadas directa y en forma irregular: E) ACREEDORES. F) AUDITORES EXTERNOS. 3) Personas relacionadas indirectamente; G) PUBLICO EN GENERAL. Analizaremos a continuación brevemente, porque es importante para cada grupo de personas. A).-PARA LOS PROPIETARIOS.-Es importante porque de esta manera se garantiza en gran parte el buen manejo de sus aportaciones, asi como se salvaguardan constantemente los bienes de la empresa que son los de los propietarios. B) PARA LOS ADMINISTRADORES.-Porque con el control interno se logra la eficiencia de las operaciones de la empresa y la adhesión a la política administrativa por constituir la mejor forma de auxiliar a la administración. C, D).-PARA LOS EMPLEADOS Y TRABAJADORES.-Porque se delimitan las responsabilidades, gozan de las ventajas de la división del trabajo y coadyuva a los mismos a qonservar las fuentes laborales. -70- E) PARA LOS ACREEDORES.-Porque como sabemos que en la actualidad todas las empresas, utilizan del crédito y los que lo otorgan por lo general exigen el máximo de garantía, y en la vida de los negocios el control interno es un auxiliar de las garantías dadas por el crédito porque salvaguarda las mismas no solamente conservándolas, sino procurando obtener de ollas el máximo de rendimiento. F) PARA LOS AUDITORES EXTERNOS.-Porque la existencia del control interno es uno de los requisitos indispensables para la practica de auditorias tendientes a dictaminar sobre los estados financieros. La solidez del sistema determina el mayor o menor numero de pruebas de auditoria a efectuar; eso representa mayor o menor tiempo que se llevara la revisión, mayor o menor costo para la empresa. Por lo tanto, si existe control interno, existe mayor posibilidad de efectuar auditorias, si este es sólido se reduce el tiempo a emplear en la revisión, y si todas las empresas tienen control interno y a la vez es sólido, el auditor externo podrá abarcar mayor numero de empresas a las que practique Auditorías Administrativas con las diversas finalidades que las mismas llevan inherentes. G) PARA EL PUBLICO EN GENERAL Y LA ECONOMÍA NACIONAL.-La existencia del control interno con su objetivo principal de eficacia en el funcionamiento, significa progreso de las empresas. Una empresa que progresa representa fuentes de trabajo para el publico en general. Por otra parte/ina empresa que pierde es un lastre para la economía, porque no coopera con sus impuestos al sostenimiento del estado, además de que perjudica a la economía particular, es decir, al publico en general. -71- 3.11. RELACIONES DEL CONTROL INTERNO CON LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Bien es conocida por nosotros la clasificación de la Auditoría Administrativa en interna y externa, adoptando el punto de vista de la dependencia o independencia en la prestación de los servicios por el auditor administrativo. A continuación enunciaremos las definiciones de la Auditoria Administrativa interna y externa, y realizaremos un análisis de las mismas para poder determinar las relaciones da la Auditoria Administrativa con el Control Interno. CONTROL Y AUDITORIA: Auditoria Administrativa Interna.-Es la efectuada bajo la dependencia de la empresa en que se practica, y por regla general en forma permanente. Es decir, es la realizada por un auditor perteneciente a la empresa donde se va a aplicar dicha auditoria. Bastante ha sido discutida la opinión que la Auditoria Administrativa interna forma parte del control interno. Esta idea surgió cuando fue editado el libro "Control Interno en los Negocios" y su autor el C.P.T. Joaquín Gómez Morfin no considero como elemento integrante del mismo a la Auditoría Administrativa Interna, basado en la idea de que la Auditoria interna tenia como objetivo principal la vigilancia de los métodos del control interno. Desde 1954, fecha de la primera edición del libro citado anteriormente a la fecha, la actividad desarrollada por el Licenciado en Administración y por el Contador público en las empresas y el constante intercambio de ideas que se han realizado en las Convenciones de Contadores Públicos y Administradores ha surgido la opinión contraria, y el mismo autor de "Con.rol Interno en los Negocios" Gómez -72- Morfín, afirmó que on realidad la Auditoria Administrativa Interna, es un elemento mas del Control Interno. En base a mi opinión personal miedo afirmar que la Auditoria Administrativa Interna si forma parte del Control Interno. Es un elemento que lo podemos calificar de independiente de todo el sistema de control, mas es un elemento que solo puede existir con el control interno; e:3 un elemento muy importante, mas no indispensable, es decir, el control interno puede existir de antemano, aunque no haya Auditoria Interna, y no se concibe la Auditoria Interna, si no existe sistema de Control Interno. Auditoria Administrativa Externa.-Son muy pocas las empresas en donde existe la Auditoria Interna, en cambio se ha generalizado en gran numero de empresas la practica de auditorías por profesionistas o auditores independientes, es decir, la Auditoria Externa. Las diferencias que existen entre las dos auditorias se derivan de la situación profesional de las personas que las practican, d-í los objetivos principales y de los resultados obtenidos de cada una de ellas. Como expusimos en el capitulo anterior la Auditoria Administrativa Externa es la llevada a cabo por un auditor independiente. Con respecto a los objetivos de cada tipo di auditoria podemos decir que a su vez se derivan de la dependencia o independencia del auditor y desde luego por lo acordado con el negocio o empresa que implanto la Auditoria Administrativa Interna o solicito la intervención de la Auditoria Administrativa Externa. En base a lo anterior podemos afirmar jue la Auditoria Interna siempre tendrá como objetivo prin-73- cipal» la adhesión a la administración, en cambio la externa tendrá como objetivo juzgar los actos ¿e la administración y el funcionamiento general de la empresa. Relacionando los objetivos específicos de los tipos de auditoria con el tema que desarrollamos podemos afirmar que la Auditoria Interna tiene como objetivo fundamental vigilar los métodos de Control Interno, es decir, con dicha auditoria se logra que el Control Interno establecido funcione eficazmente; la Auditoría Administrativa Interna es un medio para lograr un mejor Control Interno, la Auditoría Externa en cambio no se limita a observar si el Control Interno establecido marcha eficazmente sino que además da las bases para modificar dicho control y lograr métodos mejores. Lo anterior se debe a la experiencia ds las personas que lo practican; mientras el auditor interno se esfuerza por conocer cada vez mas las normas de control establecidas para poder estar siempre alerta de su funcionamiento, el auditor externo por su carácter de independiente amplia su experiencia con el contacto constante que tiene con los diversos tipos de empresas y al llegar a cada una de ellas esta en posibilidad de juzgar el control establecido y proponer los cambios que crea convenientes en los métodos de control. ELABORACIÓN DE UN CUESTIONARIO PARA EL EXAMEN Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO Como todos sabemos, los cuestionarios de control interno es uno de los métodos para la evaluacion del mismo, también es el mas usual y el mas practico. -74- Por medio de este método se plantean las cuestiones que usualmente constituyen los aspectos básicos del control interno, estos temas se desarrollan con anterioridad en forma de lista de preguntas, que posteriormente, en las Oficinas de la empresa se contestaran en presencia de las medidas de control que están en vigor. Este método proporciona un gran servicio y es el mas completo debido a que elimina en gran parte la posibilidad de omisiones voluntarias. VENTAJAS DEL MÉTODO DE CUESTIONARIO En este caso son las siguientes: A).-El método de cuestionarios es una lista de preguntas de las áreas que se van a cubrir, por medio de la cual se evitan omisiones, ya que éste fue planeado de antemano. B).-En el tipo de respuestas "SI" o "NO" del cuestionario •• se destaca principalmente los aspectos débiles o nulos "NO" así como las partes firmes "SI". C).-Cqmo el auditor que ha obtenido las respuetítaü implanta sus iniciales en el cuestionario, la responsabilidad en caso de revisión queda muy claramente determinada. D).-Este método facilita la preparación de informes al cliente en lo que respecta al control inturno implantado en su empresa. E).-Las preguntas sobre el Control inerno sirven para aclarar los objetivos de los procedimientos de auditoria, y esto es debido a la estrecha relación que hay en la revisión del control interno y el programa de auditoria. P).-Se notan los cambios con facilidad como resultado de la confirmación que se hace de los cuentionarios año con año. -75- CUESTIONARIO PARA EL EXAMEN Y EVALUACIÓN DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO DE UNA EMPRESA NOMBRE DE LA EMPRESA: DIRECCIÓN: NOMBRE DE LA PERSONA ENTREVISTADA: NOMBRE DEL AUDITOR: TIPO DE EMPRESA: CIUDAD: PUESTO: FECHA: 1).-¿E1 sistema de control interno refleja o esta acorde con la estructura de la organización? SI ( ) NO ( ) ¿POR QUE? 2).-¿El sistema de control interno está acorde con los planes de la empresa? SI ( ) NO ( ¿POR QUE? , -76- ) 3) .-¿Contribuye el sistema de control interno al logro de los objetivos de los planes de la organización? SI ( ) NO ( ) ¿POR QUE? 4).-¿El sistema de control interno cumple con eficiencia sus objetivos? SI ( ) NO ( ) ¿POR QUE? 5).-¿se están logrando los objetivos departamentales de la organización mediante el sistema de control interno establecido? SI ( ) NO ( ) ¿POR QUE? 6).-¿Es revisado periódicamente el sistema de control interno? SI ( ) NO ( ) ¿POR QUE? 7).-¿Cuándo se detectan fallas en el control interno se corrigen con prontitud? SI ( ) NO ( ) ¿POR QUE? -77- 8).-¿Se basa el control interno principalmente en la alta capacidad de los directivos y no en la corrección de las desviaciones descubiertas? SI ( ) NO ( ) ¿POR QUE? 9).-¿El sistema de control interno es de fácil comprensión para el personal de la empresa que lo lleva a cabo? SI ( ) NO ( ) ¿POR QUE? 10).-¿Es económico el control interno de la empresa, es decir, los beneficios obtenidos son mayores a los costos para llevarlo a cabo? SI ( ) NO ( ) ¿POR QUE? 11).-¿Es flexible el control interno, es decir, puede ser sujeto a modificaciones si es necesario? SI ( ) NO ( ) ¿POR QUE? 12).-¿Refleja el control interno la naturaleza y necesidades de las funciones, actividades y operaciones en las que se aplicara? -78- SI ( ) NO { ) ¿POR QUE? 1 3 ) . - ¿ S o n e f i c i e n t e s l o s procedimientos para a cabo e l c o n t r o l i n t e r n o ? SI ( ) NO ( llevar ) ¿POR QUE? 14).-¿Se basa dicho control en normas objetivas, precisas y apropiadas que reduzcan la influencia de factores personales en menor grado? SI ( ) NO ( ) ¿POR QUE? 15).-¿La información obtenida del sistema de control interno es adecuada y oportuna? SI ( ) NO ( ) ¿POR QUE? | 16).-¿Dicha información llega a las personas encargadas de vigilar el buen funcionamiento del sistema de control interno? SI ( ) NO ( ¿POR QUE? , -79- ) 17).-¿Se cuenta con supervisores encargados de vigilar que las normas y procedimientos del control interno se están llevando a cabo eficientemente? SI ( ) NO ( ) ¿POR QUE? 18).-¿Se lleva a cabo una cuidadosa selección del personal que se encargara de llevar a cabo dicho control? SI ( ) NO ( ) ¿POR QUE? 19).-¿Se le asignan funciones específicas de control interno a dicho personal? SI ( ) NO ( ) ¿POR QUE? 20).-¿Se le da la capacitación adecuada al personal que lleva a cabo el control interno de la organización? SI ( ) NO ( ¿POR QUE? ) • -80- 21).-¿Se basa el funcionamiento del control interno . en la atención primordial de las excepciones? SI ( ) NO ( ) ¿POR QUE? 22).-¿Satisface el control establecido las necesidades personales de los ejecutivos? SI ( ) NO ( ¿POR QUE? COMENTARIOS DEL AUDITOR; REVISADO POR: FECHA: -81- ) C O N C L U S I O N E S 1).-Debido a la creciente tecnología moderna y su repercusión en las técnicas usadas para administrar y a la crisis económica actual por la que atraviesa nuestro país, las exigencias han sido mayores para los Licenciados en Administración siendo necesario utilizar nuevas herramientas para ayudar a los propietarios en la administración de sus negocios; una de estas herramientas es precisamente la Auditoria Administrativa. 2).-Por medio de la Auditoria Administrativa se evalúa si las ordenes e instrucciones con las que opera una organización están de acuerdo a sus políticas y pronósticos, y nos sirve para indicar si se están alcanzando los objetivos previstos. 3).-La Auditoria Administrativa es una auditoria completa, pues ve mas alia de los aspectos contables y financieros. 4).-Es importante para todas las empresas el establecer y conservar el Sistema de Control Interno, por los objetivos que con el mismo se alcanzan. 5).-La adopción y sostenimiento del Control Interno corresponde y es responsabilidad de la dirección del negocio. 6).-Para llevar a cabo una Auditoria Administrativa -82- es necesario la revisión y evaluación del Control Interno para poder conocer las causas que han imposibilitado a la empresa a lograr sus objetivos. 7).-Una evaluación del Control Interno siempre quedará sujeta al juicio y criterio del auditor que la realiza. Cuando se lleve a cabo una Auditoria Administrativa el auditor debe ser un profesionista capacitado; deberá tener en cuenta la repercusión e importancia que va a tener su opinión referente a la situación que guarda la empresa con respecto al Control Interno cuando realice su informe. 8).-El Control Interno y la Auditoria Administrativa tienen una estrecha relación; no puede realizarse una Auditoria Administrativa sin que exista un sistema de Control Interno en la empresa, es decir, el Control Interno puede existir de antemano aunque no se lleve a cabo una Auditoria Administrativa. •83- B I B L I O G R A F Í A 1).-ADMINISTRACIÓN DE EMPRESAS (la. y 2a. Parte). Autor: A. Reyes Ponce. Editorial: Limusa. 2)."CURSO DE ADMINISTRACIÓN MODERNA. Autor: Koontz O'Donell. Editorial: Me Graw Hill. 3).-AUDITORIA ADMINISTRATIVA. Autor: William P. Leonard. Editorial: Diana. 4).-EL CONTADOR PUBLICO Y LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA Autor: Fabián Martínez V. Editorial: PAC. 5).-NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA Autor: Inst. Mex. de Contadores Públicos. Editorial: Litograf. 6).-EL CONTROL INTERNO EN LOS NEGOCIOS. Autor: J. Gómez Morfin. Editorial: F. de Cultura E. 7).-AUDITORIA ADMINISTRATIVA. Autor: C. E. Anaya Sánchez. Editorial: M. C. H.