MAKALAH KONSEP PENGANTAR MANEJEMEN: PLANNING Dosen : Rosida, SE Oleh: Asti Elyadi Ayu Wulandari Ahmad Rafiki Faujan Nur Aini Shiking Muhammad Zainudin Administrasi Bisnis POLITEKNIK KOTABARU 2013 PLANNING (PERENCANAAN) Bab I Pendahuluan Latar Belakang Perencanaan tidak lain merupakan kegiatan untuk menetapkan tujuan yang akan dicapai beserta cara-cara untuk mencapai tujuan tersebut. Planning dalam perusahaan (manufacture) dijalankan oleh bagian PPIC ( Production Planning and Inventory Control ). Disamping memiliki fungsi production planning, PPIC juga memiliki peranan dalam manajemen Inventory. Tujuan 1.  Perencanaan bertujuan untuk menentukan tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur, dan program serta memberikan pedoman cara-cara pelaksanaan yang efektif dalam mencapai tujuan 2.  Perencanaan bertujuan untuk menjadikan tindakan ekonomis, karena semua potensi yang dimiliki terarah dengan baik pada tujuan. 3.  Perencanaan adalah satu usaha untuk memperkecil risiko yang dihadapi pada masa yang akan datang. 4.  Perencanaan menyebabkan kegiatan-kegiatan dilakukan secara teratur dan bertujuan. Bab II PENGERTIAN PLANNING (PERENCANAAN) PENGERTIAN PLANNING (PERENCANAAN) Perencanaan (planning) adalah fungsi dasar (fundamental) manajemen, karena organizing, staffing, directing dan controlling pun harus terlebih dahulu di rencanakan. Perencanaan ini adalah dinamis.Perencanaan ini di tujukan pada masa depan yang penuh dengan ketidak pastian, karena adanya perubahan kondisi dan situasi. Hasil perencanaan baru akan diketahui pada masa depan. Agar risiko yang di tanggung itu relatif kecil, hendaknya semua kegiatan, tindakan dan kebijakan direncanakan terlebih dahulu. Perencanaan ini adalah masalah ”memilih”, artinya memilih tujuan, dan cara terbaik untuk mencapai tujuan tersebut dari beberapa alternatif yang ada. Tanpa alternatif, perencanaan pun tidak ada. Perencanaan merupakan kumpulan dari beberapa keputusan. Perencanaan diproses oleh perencanaan (planner), hasilnya menjadi rencana (plan). Perencanaan adalah suatu proses untuk menentukan rencana. Produk dari perencanaan adalah rencana. Perencanaan dan rencana sangat penting, karena: 1.    Tanpa perencanaan dan rencana berarti tidak ada tujuan yang ingin dicapai. 2.     Tanpa perencanaan dan rencana tidak ada pedoman pelaksanaan sehingga banyak pemborosan. 3.    Rencana adalah dasar pengendalian, karena tanpa ada rencana pengendalian tidak dapat dilakukan. 4.    Tanpa perencanaan dan rencana berarti tidak ada keputusan dan proses manajemen pun tidak ada. Planning / perencanaan merupakan penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan yang agak kompleks merumuskan perencanaan sebagai penetapan apa yang harus dicapai, bila hal itu dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang bertanggung jawab dan penetapan mengapa hal itu harus dicapai. Secara sederhana perencanaan dapat dirumuskan sebagai penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai sesuatu hasil yang diinginkan.  Tetapi biasanya secara lebih detail perencanaan dirumuskan sebagai penetapan atau penyusunan langkah-langkah sebagai jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut: apa yang harus dicapai, bilamana hal tersebut harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang  bertanggung jawab atas pencapaian tujuan, dan mengapa sesuatu hal harus dicapai. Di dalam bahasa Inggris perencanaan (planning) dirumuskan sebagai tindakan yang harus dilakukan dalam menjawab 6 buah pertanyaan yang lazim dikenal sebagai 5W + 1 H, yaitu: Tindakan apa yang harus dikerjakan           (WHAT) Apakah sebabnya tindakan itu dikerjakan (WHY) Dimanakah tindakan itu akan dilakukan     (WHERE) Bilamana tindakan itu dikerjakan                (WHEN) Siapa yang akan mengerjakan tindakan itu (WHO) Bagaimana pelaksanaannya                           (HOW) Dari serentetan pertanyaan tersebut di atas, dua masalah pokok adalah ‘What’ yang mempersoalkan tujuan yang hendak dicapai dan ‘How’ yaitu bagaimana metode atau cara untuk mencapai tujuan tersebut. Setelah kedua pertanyaan ini terjawab, maka barulah diteruskan dengan tindakan-tindakan yang lain. B. Proses Perencanaan 1. Menetapkan tugas dan tujuan Antara tugas dan tujuan tidak dapat dipisahkan, suatu rencana tidak dapat difrmulir tanpa ditetapkan terlebih dahulu apa yang menjadi tugas dan tujuannya. Tugas diartikan sebagai apa yang harus dilakukan, sedang tujuan yaitu suatu atau nilai yang akan diperoleh. 2. Observasi dan analisa Menentukan factor-faktor apa yang dapat mempermudah dalam pencapaian tujuan (Observasi) bila sudah diketahui dan terkumpul, maka dilakukan analisa terhadapnya untuk ditentukan mana yang digunakan. 3. Mengadakan kemungkinan-kemungkinan Faktor yang tersedia memberikan perencanaan membuat beberapa kemungkinan dalam pencapaian tujuan. Dimana kemungkinan yang telah diperoleh dapat diurut atas dasar tertentu, misalnya lamanya penyelesian, besarbiaya-biaya yang dibutuhkan efisiensi dan efektivitas dan lain sebagainya. 4. Membuat sintesa Sintesa yaitu alternatif yang akan dipilih dari kemungkinan-kemungkinan yang ada dengan cara mengawinkan sitesa dari kemungkinan-kemungkinan tersebut. Kemungkinan-kemungkinan yang ada mempunyai kelemahan-kelemahan. C. Definisi Planning Menurut Para Ahli 1.      Harold Koontz dan Cyril O’Donnel Perencanaan adalah fungsi seorang manajer yang berhubungan dengan memilih tujuan-tujuan, kebijakan-kebijakan, prosedur-prosedur, program-program dari alternatif-alternatif yang ada. 2.      G.R.Terry Perencanaan adalah memilih dan menghubungkan fakta dan membuat serta menggunakan asumsi-asumsi mengenai masa datang dengan jalan menggambarkan dan merumuskan kegiatan-kegiatan yang diperlukan untuk mencapai hasil yang diinginkan. 3.      Louis A.Allen Perencanaan adalah menentukan serangkaian tindakan untuk mencapai hasil yang diiginkan 4.      Billy E.Goetz Perencanaan adalah pemilihan yang fundamental dan masalah perencanaan timbul, jika terdapat alternatif-alternatif. 5.      Drs.H.Malayu S.P Hasibuan Rencana adalah sejumlah keputusan mengenai keinginan dan berisi pedoman pelaksanaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan itu. Jadi, setiap rencana mengandung dua unsur, yaitu: ”tujuan dan pedoman” efektif. D. Model-model Perencanaan 1.  Perencanaan strategis Rencana strategis yaitu rencana yang dikembangkan untuk mencapai tujuan strategis. Tepatnya, rencana strategis adalah rencana umum yang mendasari keputusan alokasi sumber daya, prioritas, dan langkah-langkah tindakan yang diperlukan untuk mencapai tujuan strategis. 2.  Perencanaan taktis Adalah rencana ditujukan untuk mencapai tujuan taktis, dikembangkan untuk mengimplementasikan bagian tertentu dari rencana strategis. Rencana strategis pada umumnya melibatkan manajemen tingkat atas dan menegah dan jika dibandingkan dengan rencana strategis, memiliki jangka waktu yang lebih singkat dan suatu fokus yang lebih spesifik dan nyata 3.  Perencanaan operasional Adalah rencana yang menitikberatkan pada perencanaan rencana taktis untuk mencapai tujuan operasional. Dikembangkan oleh manajer ingkat menegah dan tingkat bawah, rencana operasional memiliki fokus jangka pendek dn lingkup yang relatif lebih sempit. Masing-masing rencana operasional berkenaan dengan suatu rangkaian kecil aktivitas. Kami menjelaskan perencanaan dengan lebih mendekati pada bagian selanjutnya. E. Kelemahan dan Kelebihan dari Beberapa Jenis Perencanaan Adanya pertumbuhan penduduk menentukan adanya perubahan struktur masyarakat. Dengan adanya konflik juga dapat menimbulkan perubahan struktur masyarakat dimana dalam membuat perubahan yang terencana kita harus memebuat peren canaan terlebih dahulu. Beberapa jenis dari perencanaan adalah sebagai berikut: Perencanaan dengan sistem “TOP DOWN PLANNING” artinya adalah perencanaan yang dilakukan oleh lembaga pemerintahan sebagai pemberi gagasan awal serta pemerintah berperan lebih dominan dalam mengatur jalannya program yang berwal dari perencaan hingga proses evaluasi, dimana peran masyarakat tidak begitu berpengaruh. Perencanaan dengan sistem “BOTTOM UP PLANNGING” artinya adalah perencanaan yang dilakukan diaman masyarakat lebih berperan dalam hal pemberian gagasan awal sampai dengan mengevaluasi program yang telah dilaksanakan sedangkan pemerintah pemerintah hanya sebagai fasilitator dalam suatu jalannya program. Perencaan dengan sistem gabungan dari kedua sistem diatas adalah perencaan yang disusun berdasarkan kebutuhan masyarakat dan program yang diinginkan oleh masyarakat yang merupakan kesepakatan bersama antara pemerintah dan juga masyarakat sehingga peran antar satu dan keduanya saling berkaitan. Adapun kelemahan dari tipe “TOP DOWN PLANNING” adalah : Masyarakat tidak bisa berperan lebih aktif dikarenakan peran pemerintah yang lebih dominan bila dibanding peran dari masyarakat itu sendiri. Masyarakat tidak bisa melihat sebarapa jauh suatu program telah dilaksanakan. Peran masyarakat hanya sebagai penerima keputusan atau hasil dari suatu program tanpa mengetahui jalannya proses pembentukan program tersebut dari awal hingga akhir. Tujuan utama dari program tersebut yang hendaknya akan dikirimkan kepada masyarakat tidak terwujud dikarenakan pemerintah pusat tidak begitu memahami hal-hal yang diperlukan oleh masyarakat. Masyarakat akan merasa terabaikan karena suara mereka tidak begitu diperhitungkan dalam proses berjalannya suatu proses. Masyarakat menjadi kurang kreatif dengan ide-ide mereka. Kelebihan dari sistem ini adalah Masyarakat tidak perlu bekerja serta memberi masukan program tersebut sudah dapat berjalan sendiri karena adanya peran pemerintah yang optimal. Hasil yang dikeluarkan bisa optimal dikarenakan biaya yang dikeluarkan ditanggung oleh pemerintah. Mengoptimalkan kinerja para pekerja dipemerintahan dalam menyelenggarakan suatu program. Kelebihan dari sistem “BOTTOM UP PLANNING” adalah Peran masyarakat dapat optimal dalam memberikan masukan atau ide-ide kepada pemerintah dalam menjalakan suatu program. Tujuan yang diinginkan oleh masyarakat akan dapat berjalan sesuai dengan keinginan masyrakat karena ide-idenya berasal dari masyarakat itu sendiri sehingga masayarakat bisa melihat apa yang diperlukan dan apa yang diinginkan. Pemerintah tidak perlu bekerja secara optimal dikarenakan ada peran masyarakat lebih banyak. Masyarakat akan lebih kreatif dalam mengeluarkan ide-ide yang yang akan digunakan dalam suatu jalannya proses suatu program. Kelemahan dari sistem “BOTTOM UP PLANNING” adalah Pemerintah akan tidak begitu berharga karena perannya tidak begitu besar. Hasil dari suatu program tersebut belum tentu biak karena adanya perbadaan tingkat pendidikan dan bisa dikatakn cukup rendah bila dibanding para pegawai pemerintahan. Hubungan masyarakat dengan pemerintah tidak akan berlan lebih baik karena adanya silih faham atau munculnya ide-ide yang berbeda dan akan menyebabkan kerancuan bahkan salah faham antara masyarakat dengan pemerintah dikarenakan kurang jelasnya masing-masing tugas dari pemerintah dan juga  masyarakat. Bila dilihat dari kekurangan serta kelebihan yang dimiliki oleh masing-masing sistem tersebut maka sitem yang dianggap paling baik adalah suatu sistem gabungan dari kedua janis sistem tersebut karena banyak sekali kelebihan yang terdapat didalamya antara lain adalah selain masyarakat mampu berkreasi dalam mengembangkan ide-ide mereka sehingga mampu berjalan beriringan bersama dengan pemerintah sesuai dengan tujuan utama yang diinginkan dalam mencapai kesuksesan dalam menjalankan suatu program tersebut. F.  ASAS-ASAS PERENCANAAN The principle of flexibility (asas fleksibilitas) Perencanaan yang efektif memerlukan fleksibilitas, tetapi tidak berarti mengubah tujuan. The principle of navigation change (asas ketetapan arah) Perencanaan yang efektif memerlukan pengamatan yang terus-menerus terhadap kejadian-kejadian yang timbul dalam pelaksanaannya untuk mempertahankan tujuan. Principle of strategic planning (asas perencanaan strategis) Dalam kondisi tertentu manajer harus memilih tindakan-tindakan yang diperlukan untuk menjamin pelaksanaan rencana agar tujuan tercapai dengan Bab III Visi, Misi dan Tujuan Visi “Menjadi lembaga pendidikan ilmu administrasi khususnya di bidang perpajakan yang bermutu dan diakui oleh masyarakat luas baik di dalam maupun luar negeri”. Misi Meningkatkan kualitas dan kuantitas pelaksanaan Tri Dharma PerguruanTinggi di bidang perpajakan. Menciptakan etos ilmu administrasi lebih khusus pada bidang perpajakan dan memperkuat posisi alumni di pasar kerja. Menciptakan hubungan strategis antara fakultas dan pengguna alumni di bidang perpajakan. Tujuan 1. Mendapatkan kegiatan yang sistematis termasuk biaya dan kualitas pekerjaan. 2. Meminimalkan kegiatan-kegiatan yang tidak produktif dan menghemat, biaya, tenaga, dan waktu. 3. Memberikan gambaran yang menyeluruh mengenai kegiatan pekerjaan. 4. Menyerasikan dan memadukan beberapa subkegiatan. 5. Mendeteksi hambatan kesulitan yang bakal ditemui. 6. Mengarahkan pada pencapaian tujuan.