SISTEM INFORMASI MANAJEMEN RUMAH MAKAN Dibuat untuk Memenuhi Tugas: Sistem Informasi Manajemen Dosen Pengampu : Dr. Bambang Moertono S., MM., Akt., CA. Dibuat oleh: Widona Astri Kharisma (112 5111 237) Adelia Meitriana (112 5111 239) Fransiskus Xaverius Tulu (112 5111 258) Hera Destiana AP (112 5111 262) Tri Munjani (112 5111 290) PRODI S1 JURUSAN AKUNTANSI FAKULTAS BISNIS DAN TEKNOLOGI INFORMASI UNIVERSITAS TEKNOLOGI YOGYAKARTA 2014 BAB I PENDAHULUAN Di jaman yang sudah modern ini, persaingan global telah menuntut para pengusaha untuk bersaing lebih ketat. Masing-masing pengusaha memiliki cara tersendiri untuk memajukan usahanya. Tidak sedikit yang rela mengeluarkan uang banyak untuk mendapatkan hasil yang lebih besar dari usaha yang telah mereka keluarkan, tapi mereka akan lebih memilih untuk mengeluarkan sedikit uang dengan hasil maksimal daripada mengeluarkan banyak uang untuk hasil yang mungkin juga besar tapi tidak sebanding dengan apa yang telah dikeluarkan. Sebuah cara atau sistem tersebut bisa didapatkan dengan cara memikirkan sendiri lalu membuatnya dan bisa juga dengan cara membeli sebuah sistem. Tapi akan lebih efisien jika sistem tersebut diperoleh dengan cara membeli. Karena biaya yang diperlukan untuk membuat sebuah sistem akan jauh lebih besar dibandingkan dengan sistem yang dibeli. Rumah Makan Pasti Kenyang ini akan didirikan pada awal bulan Januari 2015 yang berlokasi di Jalan Perut Lapar No.1 Yogyakarta.Dengan didirikannya rumah makan ini maka membutuhkan sistem untuk menjalankan manajemen perusahannya.Sistem ini diperoleh dengan cara membeli dari perusahaan Pengen Kenyang. Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 1 BAB II PEMBAHASAN II.1 Sistem Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpil bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu” (Jogiyanto HM, 2002 : 1). Sistem Informasi adalah sebuah pengaturan orang, data, proses, dan informasi teknologi yang berinteraksi untuk mengumpulkan, memproses, menyimpan, dan menyediakan sebagai output informasi dalam sebuah organisasi (Whitten &Bentley, 2007, hal.6). Sistem informasi Manajemen adalah sebuah sistem informasi pada level manajemen yang berfungsi untuk membantu perencanaan, pengendalian, dan pengambilan keputusan dengan menyediakan resume rutin dan laporan-laporan tertentu. Sistem Informasi Manajemen yang digunakan oleh rumah makan ini, yaitu makan di tempat,dibungkus dan delivery. 1. Makan di tempat Sistem yang diterapkan apabila pelanggan memilih untuk makan di tempat yaitu saat pelanggan datang, akan disambut oleh salah seorang pelayan dan pelayan tersebut akan menanyakan apakah pelanggan ingin makan di tempat atau dibungkus. Apabila pelanggan memilih untuk makan di tempat, maka akan diantarkan oleh pelayan tersebut ke meja yang cukup dan nyaman untuk pelanggan. Lalu pelayan tersebut akan memberikan daftar menu dan mencatat pesanan dari pelanggan tersebut menggunakan Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 2 tablet yang sudah diberi aplikasi daftar menu beserta harganya yang sudah tehubung dengan kasir dan bagian dapur sehingga pelayan bisa langsung memberitahu berapa rupiah yang harus dibayarkan oleh pelanggan. Setelah itu, pelayan akan memberikan uang pembayaran dari pelanggan tersebut ke kasir. Kembalian dari sisa pembayaran tersebut akan diberikan kepada pelanggan bersamaan dengan diantarkannya pesanan. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat di flowchart: Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 3 Pelanggan Pelayan Mulai Daftar menu Pesan menu Menyerah kan daftar menu Mencatat daftar menu & memberi tahu harga pd plggan Catatan Catatan pesanan pesanan 22 1 Koki Catatan pesanan 1 Membuat pesanan & menyerahka n ke pelayan Kasir Catatan pesanan 2 Uang pembayaran Input pembayaran Accounting Nota penjualan 3 Manager Laporan keuangan 2 Membuat laporan keuangan Catatan Laporan pesanan keuangan 2 12 Nota Nota penjualan Nota penjualan3 penjualan 12 N Menyerahka n uang pembayaran Nota penjualan 2 Uang pembayaran Mengantar pesanan & nota penjualan Selesai Penjelasan flowchart: - Dimulai saat pelanggan datang dan disambut oleh seorang pelayan - Pelayan tersebut akan menanyakan apakah akan makan di tempat atau akan dibungkus, dalam hal ini pelanggan memilih untuk makan ditempat. - Lalu pelayan tersebut akan menunjukkan dimana meja yang bisa digunakan oleh pelanggan tersebut dan memberikan daftar menu kepada pelanggan. - Saat pelanggan menerima daftar menu, maka pelanggan akan memilih dan mengatakan menu apa yang dia inginkan dan pelayan yang melayani pelanggan tersebut akan mencatat/meng-input pesanan ke dalam sebuah tablet yang sudah berisi aplikasi daftar Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 4 menu beserta harganya sehingga pelayan tersebut bisa langsung memberitahu pelanggan berapa uang yang harus dikeluarkan untuk membayar pesanan mereka. - Setelah pelanggan dibayarkan, maka mengetahui pelanggan berapa akan uang langsung yang harus membayarkan sejumlah uang kepada pelayan karena sistem yang diterapkan dalam rumah makan ini adalah pay first eat last. Jika ada kembalian dari pembayaran tersebut, akan diberikan nanti saat pelayan kembali membawakan pesanan serta nota pembayaran kepada pelanggan. - Setelah selesai meng-input pesanan, pelayan tersebut akan mengirimkan data pesanan kepada bagian dapur untuk segera membuat pesanan dari pelanggan dan memngirimkan juga kepada kasir untuk segera dibuatkan nota penjualan sebanyak 3 lembar, yaitu lembar pertama untuk disimpan bagian kasir, bagian kedua untuk diberikan kepada pelanggan dan lembar ketiga diberikan kepada bagian accounting sebagai bukti terjadinya transaksi. - Setelah pesanan selesai dibuat, bagian dapur akan memberikan masakan tersebut kepada pelayan untuk segera diantarkan kepada pelanggan beserta nota yang telah dibuat oleh bagian kasir untuk pelanggan yaitu lembar kedua. - Sementara itu, bagian accounting yang menerima nota dari kasir yaitu lembar ketiga akan membuat laporan kuangan dengan bukti transaksi tersebut. Dan pada akhir bulan akan diserahkan kepada Manager dalam bentuk laporan keuangan lembar kedua sebagai laporan bulanan atas penjualan yang terjadi di Rumah Makan Pasti Kenyang. - Selesai. Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 5 2. Dibungkus Sistem yang diterapkan jika pelanggan memilih untuk membungkus makanannya yaitu saat pelanggan datang, akan disambut oleh salah seorang pelayan dan pelayan tersebut akan menanyakan apakah pelanggan ingin makan di tempat atau dibungkus. Apabila pelanggan memilih untuk membungkus makanannya maka pelayan akan memberikan daftar menu dan mencatat pesanan dari pelanggan tersebut menggunakan tablet yang sudah diberi aplikasi daftar menu beserta harganya yang sudah tehubung dengan kasir dan bagian dapur sehingga pelayan bisa langsung memberitahu berapa rupiah yang harus dibayarkan oleh pelanggan. Setelah itu, pelayan akan mempersilahkan pelanggan untuk menunggu di ruang tunggu yang telah disediakan sekaligus menerima pembayaran dari pelanggan dan memberikan uang pembayaran tersebut kepada kasir. Setelah pesanan selesai dibuat maka akan diantarkan beserta uang kembaliannya. Lebih jelasnya bisa dilihat di flowchart: Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 6 Pelanggan Pelayan Mulai Daftar menu Pesan menu Menyerah kan daftar menu Koki Catatan pesanan 1 Membuat pesanan & menyerahka n ke pelayan Mencatat daftar menu & memberi tahu harga pd plggan Catatan Catatan pesanan pesanan 22 1 Kasir Catatan pesanan 2 Uang pembayaran Input pembayaran Accounting Manager Nota penjualan 3 Laporan keuangan 2 Membuat laporan keuangan Catatan Laporan pesanan keuangan 2 12 Nota Nota penjualan Nota penjualan3 penjualan 12 N Menyerahka n uang pembayaran Nota penjualan 2 Uang pembayaran Mengantar pesanan & nota penjualan Selesai Penjelasan flowchart: Penjelasan flowchart: - Dimulai saat pelanggan datang dan disambut oleh seorang pelayan - Pelayan tersebut akan menanyakan apakah akan makan di tempat atau akan dibungkus, dalam hal ini pelanggan memilih untuk dibungkus dan dinikmati di rumah. - Lalu pelayan tersebut akan mempersilahkan pelanggan tersebut untuk masuk dan memberikan daftar menu kepada pelanggan. - Saat pelanggan menerima daftar menu, maka pelanggan akan memilih dan mengatakan menu apa yang dia inginkan dan pelayan yang melayani pelanggan tersebut akan mencatat/meng-input pesanan ke dalam sebuah tablet yang sudah berisi aplikasi daftar Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 7 menu beserta harganya sehingga pelayan tersebut bisa langsung memberitahu pelanggan berapa uang yang harus dikeluarkan untuk membayar pesanan mereka. Pelayanan mempersilahkan pelanggan tersebut untuk duduk menunggu pesanan yang akan segera dibuat di ruang tunggu yang telah tersedia di rumah makan tersebut. - Setelah pelanggan dibayarkan, maka mengetahui pelanggan berapa akan uang langsung yang harus membayarkan sejumlah uang kepada pelayan karena sistem yang diterapkan dalam rumah makan ini adalah pay first eat last. Jika ada kembalian dari pembayaran tersebut, akan diberikan nanti saat pelayan kembali membawakan pesanan serta nota pembayaran kepada pelanggan. - Setelah selesai meng-input pesanan, pelayan tersebut akan mengirimkan data pesanan kepada bagian dapur untuk segera membuat pesanan dari pelanggan dan memngirimkan juga kepada kasir untuk segera dibuatkan nota penjualan sebanyak 3 lembar, yaitu lembar pertama untuk disimpan bagian kasir, bagian kedua untuk diberikan kepada pelanggan dan lembar ketiga diberikan kepada bagian accounting sebagai bukti terjadinya transaksi. - Setelah pesanan selesai dibuat, bagian dapur akan memberikan masakan tersebut kepada pelayan untuk segera diantarkan kepada pelanggan beserta nota yang telah dibuat oleh bagian kasir untuk pelanggan yaitu lembar kedua. - Sementara itu, bagian accounting yang menerima nota dari kasir yaitu lembar ketiga akan membuat laporan kuangan dengan bukti transaksi tersebut. Dan pada akhir bulan akan diserahkan kepada Manager dalam bentuk laporan keuangan lembar kedua sebagai laporan bulanan atas penjualan yang terjadi di Rumah Makan Pasti Kenyang. - Selesai. Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 8 Tidak ada yang membedakan dari kedua proses flowchart tersebut, yang membedakan adalah tempat dimana pelanggan akan menikmati makanannya. Untuk flowchart pertama, pelanggan memilih untuk menikmati makanannya ditempat makan tersebut dan pelayan mengantarkan pelanggan ke meja yang bisa digunakan oleh pelanggan. Sedangkan untuk flowchart yang kedua, pelanggan memilih untuk menikmati makanannya di rumah atau memilih membungkus makanannya sehingga pelayan tidak akan menunjukkan meja untuk menikmati makanan melainkan menunjukkan ruang tunggu yang disediakan khusus bagi pelanggan yang ingin menikmati makanannya di rumah/membungkus makanannya. Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 9 3. Delivery Sistem yang digunakan untuk delivery adalah : a. Melalui sms Pelanggan yang ingin memesan melalui sms bisa dilakukan dengan cara mengirimkan sms sesuai format : nama <spasi> alamat <spasi> pesanan_1 <spasi> pesanan_2 <spasi> pesanan_3 <spasi> pesanan_n Kirim ke nomor 14842, Setelah sms diterima, maka operator di bagian pesanan melalui sms akan mencatat pesanan tersebut dan menyampaikannya ke kasir dan dapur. Tentu saja menggunakan aplikasi yang sudah dibuat dan dipergunakan sebelumnya pada pesanan makan langsung dan pesanan dibungkus. Setelah itu kurir akan mengantarkan pesanan dan memberikan nota pembayaran untuk segera dibayarkan, lalu menerima pembayaran dari pelanggan dan menyampaikan kepada kasir. b. Melalui Telepon Sistem yang diterapkan jika pelanggan menghubungi melalui telepon, operator mempersilahkan kepada pelanggan untuk menentukan menu apa saja yang akan di pesan oleh pelanggan. Sambil mendengarkan pesanan pelanggan, operator juga harus menuliskan atau menginput pesanan kedalam aplikasi yang sudah berisi daftar menu beserta harga yang juga sudah terhubung dengan bagian kasir dan dapur. Setelah pelanggan selesai menyampaikan pesanannya, operator telepon tersebut akan memberitahu jumlah uang yang harus dipersiapkan untuk membayar pesanan tersebut. Setelah pesanan selesai dibuat, makanan tersebut diantar oleh kurir sekaligus nota pembayaran kepada pelanggan sesuai nama Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 10 dan alamat yang sudah disebutkan oleh pelanggan tersebut. Setelah itu kurir akan emberikan uang pembayaran kepada kasir beserta bukti pembayaran. c. Melalui Online dengan aplikasi di Android Sistem yang diterapkan ini adalah melalui sebuah aplikasi online yang dirancang khusus pada Android/iPhone sehingga memudahkan pelanggan tanpa harus mengatakan alamatnya, secara otomatis aplikasi tersebut akan menunjukkan lokasi dari pelanggan tersebut. Dengan memakai aplikasi ini, pelanggan harus sudah register dahulu lalu log in menggunakan akun yang sudah dibuat tersebut. Setelah log in akan muncul daftar menu yang tersedia. Pelangan hanya tinggal memilih dan memasukkan jumlah pesanan. Dlam daftar tersebut juga sudah termasuk daftar harga masing-masing makanan dan minuman. Setelah memesan maka secara otomatis aplikasi tersebut akan mengirimkan pesan tersebut kepada bagian kasir dan dapur. Setelah pesanan selesai dibuat, akan langsung diantar oleh kurir yang juga diberi fasilitas tablet android yang bisa membaca lokasi dari pelanggan yang memesan tersebut. Setelah sampai ke lokasi pelanggan, kurir tersebut akan menerima pembayaran atas makanan yang telah dipesan tersebut dan menyerahkan nota pembayaran. Lalu kurir akan memberikan uang serta nota tersebut kepada kasir. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” flowchart: 11 Pelanggan Operator Koki Kurir Kasir Accounting Data pesanan 2 Mulai Data pesanan 1 Mengirim sms ke RM dan memesan makanan Nota penjualan 2 Laporan keuangan 2 Membuat laporan keuangan Selesai Input menu & memberikan info harga Data pesanan 2 Data pesanan 1 Memasak pesanan & memberika n ke kurir Mengantar pesanan & meminta uang pembayran kepada pelanggan Uang pembayaran dan tanda terima Input pembayaran Menerima pesanan, nota & membayar pesanan Manager 2 Laporan keuangan 1 Uang pembayaran dan tanda terima Nota penjualan 1 2 N Uang pembayaran dan tanda terima N Flowchart via sms. Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 12 Penjelasan flowchart: - Alur diagram dimulai pada saat pelanggan mengirimkan sms yang berisi sesuai format penulisan yang sudah ditetapkan dan harus lengkap. Yaitu: nama <spasi> alamat <spasi> pesanan_1 <spasi> pesanan_2 <spasi> pesanan_3 <spasi> pesanan_n. Contoh: Reza Jl Janturan 373B ayam bakar 1 es teh 1. Lalu dikirim ke nomor yang sudah ditetapkan oleh rumah makan sebagai nomor pemesanan via sms. - Setelah sms terkirim, maka sms tersebut akan masuk ke bagian operator dan akan diinput oleh bagian operator lalu dikirimkan ke bagian dapur dan bagian kasir. Operator akan membalas sms tersebut dengan memberikan informasi tentang berapa uang yang harus dibayarkan saat kurir samapai pada pelanggan. - Setelah bagian dapur menerima pesanan, maka bagian dapur akan segera bekerja untuk membuatkan pesanan tersebut. Jika sudah selesai membuat pesanan tersebut, akan diberikan kepada kurir untuk segera diantarkan kepada pelanggan. - Kurir mengantarkan pesanan kepada pelanggan, setelah sampai kepada pelanggan maka kurir tersebut akan memberikan pesanan tersebut dan meminta uang pembayaran atas pesanan tersebut serta memberikan bukti pembayaran atau bukti bahwa pesanan sudah diterima dan sudah dibayar. - Kurir tersebut kembali ke rumah makan dengan membawa sejumlah uang pembayaran serta bukti pembayaran yang akan diberikan kepada bagian kasir. - Setelah bagiankasir menerima uang dan bukti tersebut, maka bagian kasir akan segera meng input data tersebut dan mengeluarkan nota pembayaran 2 lembar. Lembar pertama disimpan oleh bagian kasir sebagai arsip dan lembar kedua Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 13 diberikan kepada bagian accounting untuk dibuatkan laporan keuangan. - Setelah bagian accounting menerima nota penjualan, maka selanjutnya akan dimasukkan ke dalam laporan keuangan yang nantinya akan dilaporkan kepada manager. Laporan keuangan tersebut dibuat rangkap 2, pertama disimpan oleh bagian accounting sebagai arsip dan yang kedua diberikan kepada manager. - Selesai. Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 14 Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 15 Pelanggan Operator Koki Kurir Kasir Accounting Data pesanan 2 Mulai Data pesanan 1 Menelpon RM dan memesan makanan Manager Nota penjualan 2 Laporan keuangan 2 Membuat laporan keuangan Selesai Input menu & memberikan info harga Data pesanan 2 Data pesanan 1 Memasak pesanan & memberika n ke kurir Mengantar pesanan & meminta uang pembayran kepada pelanggan Uang pembayaran dan tanda terima Input pembayaran Menerima pesanan, nota & membayar pesanan 2 Laporan keuangan 1 Uang pembayaran dan tanda terima Nota penjualan 1 2 N Uang pembayaran dan tanda terima N Flowchart via telepon: Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 16 Penjelasan flowchart: - Alur diagram dimulai pada saat pelanggan menelpon operator dan mengatakan pesanannya. - Operator mengangkat telepon tersebut dan menjawab apakah pesanan tersebut ada, jika ada maka operator akan segera menginput pesanan tersebut dan segera mengirimkannya kepada bagian dapur dan bagian kasir. - Setelah bagian dapur menerima pesanan, maka bagian dapur akan segera bekerja untuk membuatkan pesanan tersebut. Jika sudah selesai membuat pesanan tersebut, akan diberikan kepada kurir untuk segera diantarkan kepada pelanggan. - Kurir mengantarkan pesanan kepada pelanggan, setelah sampai kepada pelanggan maka kurir tersebut akan memberikan pesanan tersebut dan meminta uang pembayaran atas pesanan tersebut serta memberikan bukti pembayaran atau bukti bahwa pesanan sudah diterima dan sudah dibayar. - Kurir tersebut kembali ke rumah makan dengan membawa sejumlah uang pembayaran serta bukti pembayaran yang akan diberikan kepada bagian kasir. - Setelah bagiankasir menerima uang dan bukti tersebut, maka bagian kasir akan segera meng input data tersebut dan mengeluarkan nota pembayaran 2 lembar. Lembar pertama disimpan oleh bagian kasir sebagai arsip dan lembar kedua diberikan kepada bagian accounting untuk dibuatkan laporan keuangan. - Setelah bagian accounting menerima nota penjualan, maka selanjutnya akan dimasukkan ke dalam laporan keuangan yang nantinya akan dilaporkan kepada manager. Laporan keuangan tersebut dibuat rangkap 2, pertama disimpan oleh bagian Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 17 accounting sebagai arsip dan yang kedua diberikan kepada manager. - Selesai. Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 18 Pelanggan Operator Koki Kurir Kasir Accounting Manager Data pesanan 2 Mulai Data pesanan 1 Membuka website RM dan memesan makanan Nota penjualan 2 Laporan keuangan 2 Membuat laporan keuangan Selesai Input menu Data pesanan 2 Data pesanan 1 Memasak pesanan & memberika n ke kurir Mengantar pesanan & meminta uang pembayran kepada pelanggan Uang pembayaran dan tanda terima Input pembayaran Menerima pesanan, nota & membayar pesanan 2 Laporan keuangan 1 Uang pembayaran dan tanda terima Nota penjualan 1 2 N Uang pembayaran dan tanda terima N Flowchart via android Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 19 Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 20 Penjelasan flowchart: - Alur diagram dimulai pada saat pelanggan membuka website rumah makan dan memilih pesanan yang terdaftar pada menu yang terdapat dalam website tersebut yang juga sudah tercantum harga dari pesanan tersebut. - Dari inputan tersebut akan masuk ke operator website dan secara otomatis akan terbentuk sebuah data 2 rangkap yang akan disambungkan atau dikirimkan ke bagian dapur yaitu lembar pertama dan akan dikirimkan ke bagian kasir yaitu lembar kedua. - Setelah bagian dapur menerima pesanan, maka bagian dapur akan segera bekerja untuk membuatkan pesanan tersebut. Jika sudah selesai membuat pesanan tersebut, akan diberikan kepada kurir untuk segera diantarkan kepada pelanggan. - Kurir mengantarkan pesanan kepada pelanggan, setelah sampai kepada pelanggan maka kurir tersebut akan memberikan pesanan tersebut dan meminta uang pembayaran atas pesanan tersebut serta memberikan bukti pembayaran atau bukti bahwa pesanan sudah diterima dan sudah dibayar. - Kurir tersebut kembali ke rumah makan dengan membawa sejumlah uang pembayaran serta bukti pembayaran yang akan diberikan kepada bagian kasir. - Setelah bagiankasir menerima uang dan bukti tersebut, maka bagian kasir akan segera meng input data tersebut dan mengeluarkan nota pembayaran 2 lembar. Lembar pertama disimpan oleh bagian kasir sebagai arsip dan lembar kedua diberikan kepada bagian accounting untuk dibuatkan laporan keuangan. - Setelah bagian accounting menerima nota penjualan, maka selanjutnya akan dimasukkan ke dalam laporan keuangan yang nantinya akan dilaporkan kepada manager. Laporan keuangan Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 21 tersebut dibuat rangkap 2, pertama disimpan oleh bagian accounting sebagai arsip dan yang kedua diberikan kepada manager. - Selesai. Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 22 II.2 Pengendalian Sistem Sebuah sistem informasi manajemen pada suatu perusahaan dibuat untuk melancarkan kegiatan yang terjadi pada perusahaan yang menggunakan sistem tersebut. Sistem yang baik dibuat sekaligus memiliki pengendalian, baik itu pengendalian intern dari dalam perusahaan maupun pengendalian ekstern yang berasal dari luar perusahaan. Sistem pengendalian dibuat untuk mengatasi kemungkinan-kemungkinan masalah yang terjadi pada saat suatu sistem informasi manajemen dalam perusahaan sedang berjalan Pengendalian merupakan konsep yang luas yang berlaku untuk manusia, benda, situasi, dan organisasi. Dalam organisasi pengendalian meliputi berbagai proses perencanaan dan pengendalian. Dasar dari proses pengendalian adalah pemikiran untuk mengarahkan suatu variabel, atau sekumpulan variabel, guna mencapai tujuan tertentu. Dalam organisasi , manusia merupakan variabel yang harus diarahkan, dituntun, atau dimotivasi untu mencapa tujuan. Pengendalian manajemen adalah semua meode, prosedur, dan sarana, termasuk sistem pengendalian manajemen, yang digunakan manajemen untuk memastikan dipatuhinya kebijakan-kebijakan dan strategi-strategi organisasi. Sistem pengendalian manajemen adalah suatu proses dan struktur yang tertata secara sistematik yang digunakan manajemen dalam pengendalian manajemen. Pengendalian manajemen meliputi baik pengendalian formal maupun informal. Di atas proses-proses pengendalian formal, terdapat pengendalian motivasi informal yang mendorong para manajer dan Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 23 karyawan untuk terus menjaga agar organisasi bergerak maju menuju sasaran yang telah ditetapkan. Sistem pengendalian informal, yang adakalanya tercermin dalam kebijakan-kebijakan tak tertulis organisasi, merupakan bagian dari budaya pngendalian organisasi. Budaya ini dapat mencakup proses-proses yang tak terucapkan untuk memotivasi para manajer guna mengambil tindakantindakan yang dikehendaki, dan mencegah serta memperbaiki aryawan dan unit-unit organisasi dari tindakan-tindakan yang tidak layak. Proses pengendalian manajemen meliputi tiga tahap : tindakan perencanaan, pelaksanaan tindakan, dan evaluasi tindakan Ketiga tahap ini terjadi di berbagai tingkat dalam suatu organisasi, dari tingkat manajemen puncak sampai ke unit operasi terkecil. Pengendalian manajemen mencakup sistem pengendalian manajemen yang terdiri atas tataan organisasi, wewenang, tanggung jawab, dan informasi untuk memungkinkan pelaksanaan pengendalian dan untuk memproses sekumpulan tindakan yang memastikan bahwa organisasi bekerja untuk mencapai tujuannya. Pengendalian manajemen adalah alat bagi para manajer, yang menggunakannya dalam interaksi di antara mereka dan dengan bawahan. Proses pengendalian manajemen menganggap bahwa strategi telah ditetapkan (tertentu) dan mengembangkan suatu sistem untuk mengimplementasikannya. Pengendalian manajemen diarahkan ke segi yang lebih positif. Pengendalian ini bertujuan mendorong, membantu, dan memotivasi manajer dan karyawan untuk melaksanakan strategi organisasi dan untuk mematuhi kebijakan organisasi dalam pelaksanaan tersebut. Pengendalian manajemen, tidak terlalu menekankan pada pencarian dan perbaikan kesalahan dan ketidak-beresan. Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 24 Peran manajemen dalam pengendalian dinamakan pengendalian manajemen, dan sistem yang digunakan untuk melakukan hal ini seperti mengumpulkan dan menganalisis informasi, mengevaluasinya, dan memanfaatkannya bersama sarana-sarana lain untuk mengendalikan kegiatan dinamakan sistem pengendalian manajemen. Karena fokusnya adalah pada manusia dan implementasi rencana, pengendalian manajemen membutuhkan pertimbangan-pertimbangan psikologis yang kuat. Kegiatan-kegiatan seperti komunikasi, membujuk, menasehati, memberi semangat, dan mengkritik merupaakan bagian penting dari proses ini. Pengendalian manajemen menyangkut implementasi strategi. Pengendalian ini banyak memanfaatkan informasi umpan balik. Pengendalian manajemen lebih banyak menekankan pada pengendalian variabel-variabel intern. Pengendalian manajemen digunakan untuk mengendalikan keseluruhan organisasi. Teknik-teknik yang digunakan dalam pengendalian manajemen untuk mengevaluasi jarang sekali yang sifatnya presisi, sehingga sukar pula memastikan bahwa kegiatan-kegiatan telah berjalan sesuai dengan yang diinginkan. Pengendalian manajemen, yang berorientasi kepada manusia, lebih diarahkan untuk membantu para manajer melaksanakan strategistrategi organisasi daripada untuk mengoreksi unjuk kerja agar sesuai dengan standar unjuk kerja tertentu. Dalam pengendalian manajemen, pertimbangan psikologis dominan. Sistem pengendalian manajemen tidak secara langsung atau dengan sendirinya beraksi tanpa intervensi manusia. Banyak dari informasi dalam suatu sistem pengendalian manajemen terdiri atas ikhtisar atau kumpulan beberapa transaksi; biaya Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 25 produksi untuk sebulan, status sekelompok barang sediaan, dan biaya pemeliharaan total. Pengendalian adalah proses mengarahkan sekumpulan variabel untuk mencapai tujuan atau sasaran yang telah ditetapkan sebelumnya. Pengendalian merupakan konsep yang luas yang berlaku untuk manusia, benda, situasi, dan organisasi. Dalam organisasi pengendalian meliputi berbagai proses perencanaan dan pengendalian. Bagian yang terpenting dari proses ini berbentuk pengendalian manajemen: tindakan-tindakan yang dilakukan manajemen untuk mengarahkan orang, mesin, dn fungsifungsi guna mencapai tujuan dan sasaran oragnisasi. Untuk kepentingan mengembangkan sistem pengendalian manajemen, kita membedakan pengendalian manajemen dengan kegiatan-kegiatan perencanaan dan pengendalian lainnya. Jenis Pengendalian Manajemen Sistem pengendalian manajemen dapat dibagi dalam 5 (lima) jenis: 1. Pengendalian pencegahan (preventive controls) 2. Pengendalian deteksi (detective controls) 3. Pengendalian koreksi (corrective controls) 4. Pengendalian pengarahan (directive controls) 5. Pengendalian kompensatif (compensating controls) Rincian kelima jenis pengendalian di atas dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Pengendalian pencegahan (preventive controls) Pengendalian pencegahan dimaksudkan untuk mencegah terjadinya suatu kesalahan. Pengendalian ini dirancang untuk mencegah hasil yang tidak diinginkan sebelum kejadian itu terjadi. Pengendalian pencegahan berjalan efektif apabila fungsi atau personel melaksanakan perannya. Contoh pengendalian Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 26 pencegahan meliputi: kejujuran, personel yang kompeten, pemisahan fungsi, reviu pengawas dan pengendalian ganda. Sebagaimana peribahasa mengatakan “lebih baik mencegah daripada mengobati” demikian pula dengan pengendalian. Pengendalian pencegahan jauh lebih murah biayanya dari pada pengendalian pendeteksian atau korektif. Ketika dirancang ke dalam sistem, pengendalian pencegahan memperkirakan kesalahan yang mungkin terjadi sehingga mengurangi biaya perbaikannya. Namun demikian, pengendalian pencegahan tidak dapat menjamin tidak terjadinya kesalahan atau kecurangan sehingga masih dibutuhkan pengendalian lain untuk melengkapinya. 2. Pengendalian deteksi (detective controls) Sesuai dengan namanya pengendalian deteksi dimaksudkan untuk mendeteksi suatu kesalahan yang telah terjadi. Rekonsiliasi bank atas pencocokan saldo pada buku bank dengan saldo kas buku organisasi merupakan kunci pengendalian deteksi atas saldo kas. Pengendalian deteksi biasanya lebih mahal daripada pengendalian pencegahan, namun tetap dibutuhkan dengan alasan: Pertama, pengendalian deteksi dapat mengukur efektivitas pengendalian pencegahan. Kedua, beberapa kesalahan tidak dapat secara efektif dikendalikan melalui sistem pengendalian pencegahan sehingga harus ditangani dengan pengendalian deteksi ketika kesalahan tersebut terjadi. Pengendalian deteksi meliputi reviu dan pembandingan seperti: catatan kinerja dengan pengecekan independen atas kinerja, rekonsilasi bank, konfirmasi saldo bank, kas opname, penghitungan fisik persediaan, konfirmasi piutang/utang dan sebagainya. 3. Pengendalian koreksi (corrective controls) Pengendalian koreksi melakukan koreksi masalah-masalah yang teridentifikasi oleh pengendalian deteksi. Tujuannya adalah agar Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 27 supaya kesalahan yang telah terjadi tidak terulang kembali. Masalah atau kesalahan dapat dideteksi oleh manajemen sendiri atau oleh auditor. Apabila masalah atau kesalahan terdeteksi oleh auditor, maka wujud pengendalian koreksinya adalah dalam bentuk pelaksanaan tindak lanjut dari rekomendasi auditor. 4. Pengendalian pengarahan (directive controls) Pengendalian pengarahan adalah pengendalian yang dilakukan pada saat kegiatan sedang berlangsung dengan tujuan agar kegiatan dilaksanakan sesuai dengan kebijakan atau ketentuan yang berlaku. Contoh atas pengendalian ini adalah kegiatan supervisi yang dilakukan langsung oleh atasan kepada bawahan atau pengawasan oleh mandor terhadap aktivitas pekerja. 5. Pengendalian kompensatif (compensating controls) Pengendalian kompensatif dimaksudkan untuk memperkuat pengendalian karena terabaikannya suatu aktivitas pengendalian. Pengawasan langsung pemilik usaha terhadap kegiatan pegawainya pada usaha kecil karena ketidak-adanya pemisahan fungsi merupakan contoh pengendalian kompensatif. Secara singkat mengidentifikasi pelaksanaan umpan bagi terjadinya kegiatan balik untuk pimpinan fungsi pengendalian deviasi dibandingkan melakukan dalam mencapai atau tujuan untuk penyimpangan dengan tindakan bertujuan atas perencanaan sebagai koreksi atau organisasi. perbaikan Secara luas fungsi pengendalian juga mencakup usaha pencegahan kemungkinan terjadinya pengendalian suatu deviasi manajemen atau mencakup penyimpangan. pengendalian yang Sistem bersifat preventif berupa perancangan suatu sistem pengendalian maupun pengendalian yang bersifat pendeteksian. Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 28 Sistem pengendalian yang diterapkan oleh rumah makan ini adalah dengan sistem pengendalian pecegahan, yaitu pengendalian yang dilakukan sebelum hal yang tidak diinginkan terjadi. 1) Makan di tempat Pengendalian pencegahan yang diterapkan di sistem ini adalah dengan langsung membayar semua pesanan yang sudah dipesan kepada pelayan sebelum pesanan datang, hal ini mencegah terjadinya pelanggan akan pergi meninggalkan rumah makan tanpa membayar semua pesanan. 2) Dibungkus Pengendalian pencegahan yang diterapkan di sistem ini sama dengan pengendalian yang diterapkan pada sistem makan di tempat. Yaitu dengan langsung membayar semua pesanan yang sudah dipesan kepada pelayan. Hal ini untuk mencegah terjadinya pelanggan yang memesan dan mengatakan akan kembali tetapi tidak kembali yang bisa menjadikan kerugian. Seaindainya langsung dibayar tidak akan ada yang dirugikan. 3) Delivery Pengendalian pencegahan yang diterapkan di sistem ini adalah dengan mencetak member,artinya seseorang yang akan pesan makanan dan di antar ke tempat pelanggan tersebut harus menjadi member di rumah makan tersebut, hal ini akan mencegah terjadinya penipuan dengan mengakibatkan kerugian pada perusahaan. Dengan menjadi member, maka alamat yang dituliskan oleh pelanggan itu bisa tepat dan tidak menipu. Karena untuk mendaftar sebagai member, harus menggunakan KTP, KTM atau tanda pengenal lain agar alamat yang digunakan itu benar. Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 29 BAB III PENUTUP Kesimpulan Saran Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 30 Daftar Pustaka Jogiyanto HM, 2002 : 1 Whitten &Bentley, 2007, hal.6 http://santigustiani.wordpress.com/2009/10/30/sistem-pengendalianmanajemen/ http://xdharizal.blogspot.com/2011/01/jenis-pengendalian-manajemen.html http://ais-zakiyudin.blogspot.com/2012/05/sistem-pengendalianmanajemen.html Sistem Informasi Manajemen “Rumah Makan Pasti Kenyang” 31