ARQUI VOLOGI A Curso básico de conceit os de arquivologia e t écnicas de arquivo I racem a Marinho I N TROD UÇÃO Para bem se ent ender a problem át ica at ual dos arquivos, é preciso com preender o século XX sob um novo paradigm a que at enda à rapidez da evolução t ecnológica. É suficient e lem brar dos vários int erlocut ores, cada qual t razendo sua influência e m oldando a sociedade com novos valores, inserindo novos cenários. A part ir da Segunda Guerra Mundial, assist e- se à chegada da fot ocopiadora, da elet rônica, da t elevisão, dos sat élit es, e, sobret udo dos com put adores. A part ir da década de 1970, a t elem át ica, ou sej a, o com put ador conect ado a out ros com put adores via linhas t elefônicas, m udou profundam ent e as possibilidades de com unicação de docum ent os. Depois de m uit os anos, a disciplina de arquivíst ica conheceu desenvolvim ent os im port ant es no est abelecim ent o da t eoria, nas t écnicas de organização e nos m ét odos de t rabalho no sent ido de viabilizar com m aior rapidez o acesso à inform ação e garant ir form as de preservação e conservação de arquivos inst it ucionais, pois por m eio desses docum ent os podem os rem ont ar um a nova hist ória, não apenas com a versão hegem ônica do poder. O present e t rabalho dest ina- se a subsidiar o est udo sobre noções de arquivologia e t écnicas de arquivo, com a apresent ação de conceit os básicos da m oderna arquivíst ica, e com pilação de t eoria baseada nos m aiores aut ores da área. Além disso, dispõe de quest ões de concursos, legislação arquivíst ica, norm a I SAD( g) e glossário de t erm os arquivíst icos. “ ... proponho que assum am os, agora e aqui, o com prom isso de conceber e fabricar um a arca da m em ória, capaz de sobreviver ao dilúvio at ôm ico. Um a garrafa de náufragos siderais lançada aos oceanos do t em po, para que a nova hum anidade de ent ão saiba por nós o que as barat as não lhes cont arão...” Ga br ie l Ga r cia M a r que z ORI GEM D OS ARQUI VOS A origem dos arquivos é incert a. Alguns afirm am t er surgido da ant iga Grécia – arché, at ribuída ao palácio dos m agist rados, evoluindo para archeion, local de guarda e depósit o dos docum ent os. Ram iz Galvão ( 1909) considera archivum o m esm o que arquivo, palavra de origem lat ina, que no sent ido ant igo ident ifica o lugar de guarda de docum ent os e out ros t ít ulos. BREVE HI STÓRI CO E EVOLUÇÃO DOS CONCEI TOS DE ARQUI VO As definições ant igas acent uavam o aspect o legal dos arquivos com o depósit os de docum ent os e papéis de qualquer espécie, t endo sem pre relação com os direit os das inst it uições ou indivíduos. Est abeleciam ou reivindicavam direit os. Quando não at endiam m ais a est as exigências, eram t ransferidos para m useus e bibliot ecas. Daí surge à idéia de arquivo adm inist rat ivo e arquivo hist órico. I NFORMAÇÃO, ARQUI VO E I NSTI TUI ÇÕES ARQUI VÍ STI CAS I nform ação: não t em sido considerada com o obj et o privilegiado da Arquivologia, m as sim a conseqüência do docum ent o de arquivo que, por sua vez, é vist o com o o elem ent o do arquivo. “ I m port a m uit o que não percam os de vist a a t ríplice dim ensão do obj et o da Arquivologia e sua ordem : Arquivos – docum ent os de arquivos – inform ação.” 1 Segundo o Dicionário I nt ernacional de Term inologia Arquivíst ica, publicado pelo Conselho I nt ernacional de Arquivos ( CI A) , um arquivo é “ o conj unt o de docum ent os, quaisquer que sej am suas dat as, suas form as ou seus suport es m at eriais, produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou j urídicas, de direit o público ou privado, no desem penho de suas at ividades” ( 1984, p. 25) . O m anual de Arquivologia publicado pela Direção dos Arquivos de França, em conj unt o com a Associação dos Arquivist as Franceses define arquivos com o sendo “ o conj unt o de docum ent os, de qualquer nat ureza, que qualquer corpo adm inist rat ivo, qualquer pessoa física ou j urídica, t enha aut om át ica e organicam ent e reunido, em razão m esm o de suas funções e at ividades” ( 1970, p. 23) . Para a Lei nº 8.159, de 8/ 1/ 1991 – que dispõe sobre a polít ica nacional de arquivos públicos e privados: Art . 2º Consideram - se arquivos, para os fins dest a Lei, os conj unt os de docum ent os produzidos e recebidos por órgãos públicos, inst it uições de carát er público e ent idades privadas, em decorrência do exercício de at ividades específicas, bem com o por pessoa física, qualquer que sej a o suport e da inform ação ou a nat ureza dos docum ent os. A com paração de t ais definições com o conceit o de arquivo, vigent e desde o final do século XI X at é m eados dest e século result a no seguint e: Conj unt o de docum ent os escrit os, desenhos e m at erial im presso, recebidos ou produzidos oficialm ent e por det erm inado órgão adm inist rat ivo ou por um de seus funcionários, na m edida em que t ais docum ent os se dest inavam a perm anecer na cust ódia dest e órgão ou funcionário. 2 A part ir da segunda m et ade do século XX, são referidos os dois pont os básicos: a) uso, cada vez m ais ext ensivo, de novos suport es docum ent ais, elim inando da definição de arquivo qualquer t ent at iva de delim it ar os possíveis suport es dos regist ros arquivíst icos; b) o surgim ent o dos princípios da Gest ão de Docum ent os, a part ir de reform as adm inist rat ivas, ocorridas nos Est ados Unidos e Canadá, 1 HEREDIA, 1993, p. 32. 2 Associação dos Arquivistas Holandeses, 1973, p. 13. no final da década de 40, buscam a econom ia e a eficácia na produção, m anut enção, uso e dest inação final dos docum ent os. Originários da im possibilidade de se lidar, de acordo com os m oldes t radicionais, com as m assas cada vez m aiores de docum ent os produzidos pelas adm inist rações, inauguram , ent re out ras, as prát icas de avaliação, seleção e elim inação de docum ent os de arquivos. É superada a idéia predom inant e de que os arquivos const it uem conj unt os de docum ent os dest inados a perm anecer sob cust ódia perm anent e das inst it uições, é est abelecida a noção de que os docum ent os de arquivo podem , de acordo com seus valores probat órios e inform at ivos, ser elim inados. Assim , o conceit o de arquivo m ant ém inalt eradas as suas caract eríst icas básicas de conj unt o orgânico produzido por um a dada at ividade j urídico- adm inist rat iva, salient ando- se o carát er t est em unhal do conj unt o docum ent al arquivíst ico, conservado em sua organicidade. Nova visão: Arquivos t êm , conseqüent em ent e, um a est rut ur a, um a art iculação e um a nat ural relação ent re suas part es, as quais são essenciais para sua significação. A qualidade de um arquivo só sobrevive em sua t ot alidade se sua form a e relações originais forem m ant idas. 3 DOI S NÍ VEI S DE I NFORMAÇÃO CONTI DOS NUM ARQUI VO A inform ação cont ida no docum ent o de arquivo isoladam ent e. A cont ida no arquivo em si, naquilo que o conj unt o, em sua form a, em sua est rut ura, revela sobre a inst it uição ou sobre a pessoa que o criou. É ent re os arquivist as canadenses que se vem consolidando o conceit o de inform ação arquivíst ica e preconiza- se um a m aior relação ent re a Arquivologia e Ciência da I nform ação. 3 JENKINSON apud LAROCHE, 1971, p. 8. Por se const it uírem em inst rum ent os e subprodut os das at ividades inst it ucionais e pessoais, os docum ent os arquivíst icos são font es prim ordiais de inform ação e prova para as suposições e conclusões relat ivas a est as at ividades, sua criação, m anut enção, elim inação ou m odificação. Segundo Durant i ( 1994, p.51) , dois pressupost os básicos det erm inam a habilit ação probat ória e inform at iva dos docum ent os arquivíst icos: − − os regist ros docum ent ais at est am ações e t ransações; sua veracidade depende das circunst âncias de sua criação e preservação. Sólon Buck, ex- arquivist a dos EUA, definiu: “ Arquivo é o conj unt o de docum ent os oficialm ent e produzidos e recebidos por um governo, organização ou firm a, no decorrer de suas at ividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeit os fut uros” 4 . Segundo o Dicionário I nt ernacional de Term inologia Arquivíst ica, publicado pelo Conselho I nt ernacional de Arquivos, arquivo é: “ O conj unt o de docum ent os, quaisquer que sej am suas dat as, suas form as ou seus suport es m at eriais, produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou j urídicas, de direit o público ou privado, no desem penho de suas at ividades” ( 1984, p.25) . O Manual de arquivologia publicado pela Direção dos Arquivologia publicado pela Direção dos Arquivos de França, em com conj unt o a Associação dos Arquivist as franceses, afirm a que os arquivos são: “ O conj unt o de docum ent os, de qualquer nat ureza, que qualquer corpo adm inist rat ivo, qualquer pessoa física ou j urídica, t enha aut om át ica e organicam ent e reunido, em razão m esm o de suas funções e at ividades” ( 1970, p.23) . CARACTERÍ STI CAS BÁSI CAS QUE DI STI NGUEM OS ARQUI VOS − Exclusividade de criação e recepção por um a repart ição, firm a ou inst it uição. Não se considera arquivo um a coleção de m anuscrit os hist óricos, reunidos por um a pessoa. 4 Souza, 1950. − − Origem no curso de suas at ividades. Os docum ent os devem servir de prova de t ransações realizadas. Carát er orgânico que liga o docum ent o aos out ros do m esm o conj unt o. PRI NCÍ PI OS BÁSI COS DA ARQUI VOLOGI A ARQUI VÍ STI CA – CONCEI TUAÇÃO E OBJETO “ É um a disciplina, t am bém denom inada Arquivologia, que t em por obj et ivo a nat ureza dos arquivos e das t eorias, m ét odos e t écnicas a serem observados 5 ut ilização” . na sua Term os const it uição, com o organização, equivalent es: archival desenvolvim ent o science e ( I nglês) , archivist ique ( Francês) ; archivíst ica ( Espanhol) . A Arquivologia t em com o finalidade últ im a o acesso à inform ação, obj et iva a organização dos dados com vist as à inform ação e possui com o obj et o a inform ação. ARQUI VO A Lei nº 8.159, de 8/ 1/ 1991, dispõe sobre a polít ica nacional de arquivos públicos e privados. Arquivo é o “ conj unt o de docum ent os que, independent em ent e da nat ureza do suport e, são reunidos por acum ulação ao longo das at ividades de pessoas físicas ou j urídicas, públicas ou privadas” 6 . O t erm o arquivo pode t am bém ser usado para designar: conj unt o de docum ent os; m óvel para guarda de docum ent os; local onde o acervo docum ent al deverá ser conservado; órgão governam ent al ou inst it ucional cuj o obj et ivo sej a o de guardar e conservar a docum ent ação; t ít ulos de periódicos – geralm ent e no plural, devido à influência inglesa e francesa ( Paes, Marilena Leit e) . 5 Manual Interno de Gestão Documental – ArPDF, 1998. 1. COMUNI CAÇÃO = ATENDI MENTO AO PÚBLI CO “ Função arquivíst ica que consist e em colocar os docum ent os à disposição dos usuários que os solicit em , dent ro de norm as est abelecidas.” 7 “ O t erm o com unicação é indubit avelm ent e, m ais adequado para caract erizar o processo de t rocas ent re os indivíduos, ou sej a, no sent ido lat o, as relações int erindividuais e colet ivas, bem com o os m ét odos que aí se em pregam ...” 8 2. GESTÃO DOCUMENTAL “ Conj unt o de m edidas e rot inas visando a racionalização e eficiência na criação, t ram it ação, classificação, uso prim ário e avaliação de arquivos.” 9 3. I NFORMAÇÃO “ Todo e qualquer elem ent o referencial cont ido num docum ent o.” 10 A inform ação é t udo o que pode ser em it ido e recebido. Com preende um a m ensagem , idéia, noção, not ícia sobre alguém ou algo. Pode ser passada at ravés da fala, escrit a, im agem e represent ação, sendo um a cat egoria abst rat a que se m at erializa quando é regist rada e represent a um a sucessão de at os ou fragm ent os que possam ser definidos com o fat os. É a noção, idéia ou m ensagem cont ida em um docum ent o. 5.1 I NFORMAÇÃO ARQUI VÍ STI CA “ A int erpret ação das inform ações regist radas depende da relação das m esm as com o cont ext o de sua produção.” 11 4. DOCUMENTO “ É qualquer elem ent o gráfico, iconográfico, plást ico ou fônico pelo qual o hom em se expressa. É o livro, o art igo de revist a ou j ornal, o relat ório, o processo, o dossiê, a correspondência, a legislação, a est am pa, 6 Dicionário de Terminologia Arquivística. 7 Dicionário de Terminologia Arquivística. 8 SILVA, Armando Malheiros, 2002, p. 24. 9 Dicionário de Terminologia Arquivística. 10 Dicionário de Terminologia Arquivística. 11 Luis Carlos Lopes, 1996, p. 29. a t ela, a escult ura, a fot ografia, o film e, o disco, a fit a m agnét ica, et c. t udo que é produzido por razões funcionais, j urídicas, cient íficas, t écnicas, cult urais ou art íst icas pela at ividade hum ana.” 12 O docum ent o é t odo e qualquer suport e m at erial no qual pode ser regist rada, de m odo arbit rário, cient ífico ou não, a exist ência de um cont eúdo inform acional. Cost um a ser ent endido com o t udo aquilo que pode regist rar um a m ensagem , um a idéia ou um acont ecim ent o. 6.1 DOCUMENTO DE ARQUI VO São t odos os docum ent os que, produzidos e/ ou recebidos por um a pessoa física ou j urídica, pública ou privada, no exercício de suas at ividades, const it uem elem ent os de prova ou de inform ação. Form am um conj unt o orgânico, reflet indo as at ividades a que se vinculam , expressando os at os de seus produt ores no exercício de suas funções. 6.1.2 Classificação dos Docum ent os A classificação dos docum ent os com preende o suport e, form at o, gênero, espécie, t ipo, form a e nat ureza. 6.1.3 Form at o Configuração física de um suport e, de acordo com a nat ureza e o m odo com o foi confeccionado. Ex.: caderno, m apa, rolo de film e, livro, cart az, códice, diaposit ivo, ficha, fit a perfurada, folha, m icroficha, plant a, rolo, t ira de film e, t ira de m icrofilm e, ult ra- ficha. 6.1.4 Gênero Configuração que assum e um docum ent o de acordo com o sist em a de signos ut ilizados na com unicação de seu cont eúdo. É a linguagem usada, a form a com o a inform ação est á regist rada no docum ent o. Classifica- se em : − t ext uais – m anuscrit os, dat ilografados e im pressos ( linguagem básica a escrit a) ; − audiovisuais – film es, cinem a, videoclipes e CDs de m úsica ( associação do som e da im agem ) ; − cart ográficos – m apas, plant as e proj et os; 12 BELLOTO, 1998, p. 14. − I conográficos – desenhos, gravuras, painéis e fot ografias ( linguagem básica a im agem ) ; docum ent os im agét icos; − Mult im ídia – reúne em um m esm o docum ent o: anim ação, som e hipert ext o. Espécie É a linguagem form al com o se apresent a o docum ent o. A configuração que assum e um docum ent o de acordo com a disposição e a nat ureza das inform ações nele cont idas, t ais com o: − − − − at a – exposição do que ocorreu durant e um a reunião ou sessão; aviso – correspondência ent re Minist ros ou Governadores de Est ado; cart a – correspondência ent re em presas, inst it uições e part iculares em geral; cert idão – docum ent o em it ido por aut oridade pública onde se at est a que algo se verificou de acordo com o que se encont rava j á regist rado em algum out ro docum ent o ou − − − − − − regist ro; circular – correspondência im pressa e enviada sim ult aneam ent e a vários dest inat ários; decret o – at o de nat ureza legislat iva; despacho – m anifest ação escrit a, de aut oridade, sobre assunt o de sua com pet ência; edit al – ordem oficial afixado nos lugares públicos; form ulário – cam pos previam ent e definidos; lei – norm a j urídica escrit a pelo poder com pet ent e, com carát er − − relat ório padronizado onde se preenchem os de obrigat oriedade. Cria, ext ingue ou m odifica direit o; m em orando – correspondência int erna de um órgão; ofício – correspondência ent re aut oridades; − − ordem de serviço – docum ent o aut orizando a execução de algum serviço; port aria – at o escrit o que det erm ina providências de carát er adm inist rat ivo, dá inst ruções sobre a execução de um a lei − ou serviço, ent re out ros; regim ent o – conj unt o de princípios e norm as que est abelecem o m odo de funcionam ent o int erno de um − − − − órgão; regulam ent o – conj unt o de norm as est abelecidas para a perfeit a execução de um a lei; relat ório – docum ent o expondo, para aut oridade superior, o desenvolvim ent o de um t rabalho num det erm inado período; requerim ent o – docum ent o em que se faz pedido à aut oridade com pet ent e; solicit ação – solicit ação de um serviço. Tipo/ Tipologia docum ent al Est udo dos t ipos docum ent ais, a Arquivíst ica m ost ra que t ipo docum ent al é a configuração que assum e um a espécie docum ent al, de acordo com a at ividade que a gerou. Dest a form a, a configuração que assum e um a t ipologia docum ent al varia de acordo com a at ividade que a gerou. Por exem plo: − bolet im de ocorrência; − cert idão de casam ent o; − cert idão de nascim ent o; − relat ório de at ividades. Suport e Mat eriais sobre os quais as inform ações são regist radas: − − − − papel – livro, cart az, m apa, revist a, m anuscrit o, fot ografia, j ornal e encadernação; m ídia m agnét ica e ópt ica – fit a vídeo, fit a K7, fit a m agnét ica, disquet e e CD; film e fot ográfico – m icrofilm e, fot ogram a, crom o, negat ivo e film e cinem at ográfico; m et al, argila, m adeira, t ecido m edalha, m onum ent o, escult ura, t ela, et c. Form a Consist e no est ágio de preparação e de t ransm issão de docum ent os. Const it ui- se em : • • • original; cópia; rascunho. Cat egoria Decret o nº 2.134, de 24/ 1/ 1997 ( Dispõe sobre a cat egoria dos docum ent os públicos sigilosos e o acesso a eles e dá out ras providências) : Art . 2º para fins dest e Decret o, considera- se os seguint es conceit os: I - Acesso: possibilidade de consult a aos docum ent os de arquivo. I I - Classificação: at ribuição de grau de sigilo de docum ent os. I I I - Cr edencial de segur ança: cert ificado concedido por aut oridade com pet ent e, que habilit a um a pessoa a t er acesso a docum ent os sigilosos. I V - Cust ódia: responsabilidade pela guarda de docum ent os. V - Desclassificação: at ividade pela qual a aut oridade responsável pela classificação de docum ent os sigilosos os t orna ost ensivos à consult a pública. VI - Grau de sigilos: graduação at ribuída à classificação de um docum ent o sigiloso, de acordo com a nat ureza de seu cont eúdo e t endo em vist a a conveniência de lim it ar sua divulgação às pessoas que t êm necessidade de conhecê- lo. VI I - Reclassificação: at ividade pela qual aut oridade responsável pela classificação dos docum ent os alt era a sua classificação. Nat ureza Corresponde à classificação de segurança ao acesso dos docum ent os. Quant o à nat ureza, port ant o, os docum ent os se subdividem em : − − Ost ensivos ou Ordinários – a sua divulgação não prej udica à organização, sem qualquer rest rições ao acesso. Sigilosos – aqueles que devem ser de conhecim ent o rest rit o. Segundo o Decret o nº 60.471, de 11/ 3/ 67, são assunt os sigilosos aqueles conhecim ent o que, rest rit o por e, sua nat ureza port ant o, devam requeiram ser de m edidas especiais de salvaguardar sua cust ódia e divulgação. De acordo com a necessidade de sigilo e quant o ao m eio em que pode circular, são quat ro os graus de sigilo: a) Ult ra- Secret o – de excepcional segurança, cuj o t eor só deve ser de conhecim ent o de agent es públicos ligados ao seu est udo e m anuseio. São docum ent os referent es à soberania e int egridade t errit orial nacional, Planos, proj et os de guerra ou cient íficos, negociação para aliança polít ica ou m ilit ar, cuj a divulgação coloca em risco a segurança da sociedade e do Est ado. Classificação: chefes dos Poderes Execut ivo, Legislat ivo e Judiciário Federais. Prazo de perm anência: 30 anos Ex.: planos m ilit ares, fórm ula da Coca- cola. b) Secret o – só pessoas ligadas ao est udo ou m anuseio podem t er conhecim ent o. Classificação: chefes dos Poderes Execut ivo, Legislat ivo e Judiciário Federal, Governadores e Minist ros de Est ado ou, ainda, por quem haj a recebido delegação. Prazo de perm anência: 20 anos Ex.: docum ent os funcionário. que regist ram a vida part icular do c) Confidencial – não requerem alt o grau de segurança, m as seu conhecim ent o por pessoa não aut orizada pode ser prej udicial a um indivíduo ou ent idade. Classificação: chefes dos Poderes Execut ivo, Legislat ivo e Judiciário Federais, Governadores e Minist ros de Est ado, t it ulares dos órgãos da Adm inist ração Pública Federal, do DF, dos Est ados e Municípios ou, ainda, por quem haj a recebido delegação para esse fim . Prazo de perm anência: 10 anos. Ex.: exam es finais, correspondência ent re aut oridades cuj o assunt o envolva int eresses financeiros e polít icos. d) Reservado – o cont eúdo não deve ser t ornado público. São aqueles cuj a divulgação, quando ainda em t râm it e, com prom et a as operações ou obj et ivos neles previst os. Classificação: chefes dos Poderes Execut ivo, Legislat ivo e Judiciário Federais, Governos dos Est ados e Municípios, Agent es Públicos form alm ent e encarregados da execução de proj et os, planos e program as ou, ainda, por que haj a recebido delegação para esse fim . Prazo de perm anência: 5 anos. DECOMPOSI ÇÃO ANALÍ TI CA, CARACTERÍ STI CAS DOS DOCUMENTOS DE ARQUI VOS Por se const it uírem em inst rum ent os e subprodut os das at ividades inst it ucionais e pessoais, os docum ent os de arquivos são font es prim ordiais de inform ação e provam as suposições e conclusões relat ivas a est as at ividades, sua criação, m anut enção, elim inação e m odificação. ARQUI VO BI BLI OTECA I m pressos, m anuscrit os, Tipo de audiovisuais, su por t e exem plares, m últ iplos Fundos, doColeção, Tipo de cum ent os docum ent os con j u n t o unidos pela unidos pelo origem cont eúdo A m áquina ad- At ividade hum inist rat iva m ana indiviPr odu t or dual e colet iva Adm inist rat iCult urais, vos, j urídicos, cient íficos, Fin s de funcionais, t écnicos, pr odu çã o legais art íst icos, educat ivos Provar, t est eI nst ruir, inObj e t ivo m unhar form ar Passagem na- Com pra, doaEn t r a da de ção, perm ut a, t ural de font e docu m e n geradora única de font es t os m últ iplas Registro, arran- Tom bam ent o, Pr oce ssa - j o, descrição: classificação, m ento cat alogação, guias, invenfichários tários, catálot é cn ico gos, etc. Adm inist rador Grande púPú blico e pesquisador blico e pesquisador Tabela 1: Font e: BELLOTTO, Heloísa Liberalli t es: t rat am ent o docum ent al. 1988, p. 18) Manuscrit os, im pressos, audiovisuais, exem plar único M USEU Obj et os bi/ t ridim ensionais, exem plar único CEN TRO D E D OCUM EN TAÇÃO Audiovisuais ( reproduções) exem plar único ou m últ iplo Coleção, docum ent os unidos pelo cont eúdo ou pela função At ividade hum ana, a nat ureza Coleção, docum ent os unidos pelo cont eúdo At ividade hum ana Cult urais, art íst icos, funcionais Cient íficos I nform ar, ent ret er I nform ar Com pra, doação, Com pra, doaperm ut a, de font es ção, pesquisa m últ iplas Tom bam ent o, cat alogação, invent ários, cat álogos Grande público e pesquisador Tom bam ent o, classificação, cat alogação, fichários ou com put ador Pesquisador Bellot t o. Arquivos Perm anen- DOCUMENTAÇÃO Conj unt os de docum ent os produzidos ou recebidos por pessoa física ou j urídica, no decurso de suas at ividades, independent em ent e de dat a, suport e m at erial ou form at o físico. 13 Cent ros de Docum ent ação Um cent ro de docum ent ação pode ser form ado por órgãos de docum ent ação, de acordo com as caract eríst icas dos docum ent os que serão arm azenados. Est es órgãos podem ser um arquivo, um a bibliot eca ou um m useu. Arquivo Arquivo é o conj unt o de docum ent os organicam ent e acum ulados ( produzidos e recebidos) , por pessoa j urídica ou física, pública ou privada no exercício de suas at ividades, independent e do suport e ou de sua nat ureza. O docum ent o do arquivo serve com o prova e/ ou inform ação. Bibliot eca É o conhecim ent o genérico e produzido por t erceiros. Corresponde ao conj unt o de m at erial, em sua m aioria im presso, dispost o ordenadam ent e para est udo, pesquisa e consult a com obj et ivos cult urais. O docum ent o de bibliot eca inst rui e ensina. Museu É o conj unt o de obj et os colet ados nas m ais variadas font es e que cont am a hist ória de um povo, sendo sua finalidade essencialm ent e cult ural. Consist e em um a coleção de peças e obj et os de valor cult ural, reunidos, conservados e colocados à disposição do público. 13 Archives de France, 1993, p.19. CARACTERÍ STI CAS DOS DOCUMENTOS DE ARQUI VO Aut ent icidade: est á ligada ao processo de criação, m anut enção e cust ódia; os docum ent os são produt os de rot inas processuais que visam ao cum prim ent o de det erm inada função, ou consecução de algum a at ividade, e são aut ênt icos quando são criados e conservados de acordo com procedim ent os regulares que podem ser com provados, a part ir dest as rot inas est abelecidas. Nat uralidade: art ificialm ent e, os regist ros m as arquivíst icos acum ulados de não são m odo colet ados nat ural nas adm inist rações, em função dos seus obj et ivos prát icos; os regist ros arquivíst icos se acum ulam de m aneira cont ínua e progressiva, são com o sedim ent os de est rat ificações geológicas, e ist o dot a de um elem ent o de coesão espont ânea, em bora est rut urada. I nt er- relacionam ent o: os docum ent os est abelecem relações no decorrer do andam ent o das t ransações para as quais foram criados, os docum ent os est ão ligados por um elo que é criado no m om ent o em que são produzidos ou recebidos, os regist ros arquivíst icos são um conj unt o indivisível de relações. Unicidade: cada regist ro docum ent al assum e um lugar único na est rut ura docum ent al do grupo ao qual pert ence. Princípios da legalidade: os regist ros arquivíst icos são provas confiáveis das ações e que se referem e devem est a confiabilidade às circunst âncias de sua criação e às necessidades de prest ar cont as. CLASSI FI CAÇÃO DOS ARQUI VOS Os arquivos podem ser classificados quant o à ent idade m ant enedora, à evolução, à nat ureza dos docum ent os, à finalidade do acervo e à ext ensão da at uação. Quant o à Ent idade Mant enedora, o arquivo pode ser: – público – federal, est adual e m unicipal; – privado – com ercial, inst it ucional, fam iliar ou pessoal. Quant o à Nat ureza dos Docum ent os, o arquivo pode ser: – especial – devido ao suport e diferent e que m erece um t rat am ent o especial. Ex.: arquivo de discos, fit as, m icrofilm es e slides; – especializado – aquele em que predom ina um assunt o específico. Ex.: arquivos m édicos, engenharia e im prensa. Quant o à Finalidade do Acervo, de acordo com a finalidade da guarda dos docum ent os, o arquivo pode ser: – funcional – aqueles que servem à adm inist ração ( 1ª e 2ª idades) . Ex.: arquivo adm inist rat ivo, docum ent os consult ados com algum a freqüência; – cult ural – aqueles que servem à hist ória e à cult ura ( 3ª idade) . Ex.: arquivo hist órico, docum ent os com o font e de pesquisa. Quant o à ext ensão: – set orial – são arquivos originados em um set or det erm inado da inst it uição. Ex.: arquivo do depart am ent o de pessoal, do set or financeiro, do set or de recursos hum anos, et c.; – geral – arquivos form ados por docum ent os oriundos dos arquivos set oriais. Ex.: arquivo geral de um a inst it uição. Obs.: havendo cent ralização, não exist irão arquivos set oriais. O CI CLO VI TAL DOS DOCUMENTOS DE ARQUI VO / TEORI A DAS 3 I DADES ESTÁGI O DE EVOLUÇÃO Para que os arquivos possam desem penhar suas funções, t orna- se indispensável que os docum ent os est ej am dispost os de form a a servir ao usuário com precisão e rapidez. A m et odologia a ser adot ada deverá at ender às necessidades da inst it uição a que serve, com o t am bém a cada est ágio de evolução por que passam os arquivos. Essas fases são definidas com o as t rês idades dos arquivos: corrent e, int erm ediário e perm anent e. A t eoria das t rês idades é um dos pilares da Arquivíst ica. Elaborada na década de 40 nos Est ados Unidos, ela propõe a divisão dos arquivos em t rês fases, que são com plem ent ares, de acordo com o seu uso, não im port ando qual o suport e dos docum ent os: ARQUI VO CORRENTE – ATI VOS – DI NÂMI COS – ADMI NI STRATI VOS – 1ª I DADE Conj unt o de docum ent os est reit am ent e vinculados aos obj et ivos im ediat os para as quais foram produzidos ou recebidos e que, m esm o cessada sua t ram it ação, se conservam j unt o às unidades produt oras em razão de sua vigência e da freqüência com que são consult ados. Podem ser cent rais ou set oriais, m as devem est ar sem pre próxim os ao usuário, de m odo a facilit ar o acesso. Os docum ent os passam , aproxim adam ent e, 1 ano em arquivo set orial e 5 a 10 anos no arquivo cent ral. 14 ARQUI VO I NTERMEDI ÁRI O – SEMI - ATI VO – 2ª I DADE Const it uído de docum ent os originários de arquivos corrent es, com uso pouco freqüent e, que aguardam dest inação final em depósit o de arm azenam ent o t em porário. Não há necessidade de serem conservados próxim os às unidades produt oras. São m ant idos nessa fase por um prazo m édio de 20 anos. Corresponde ao arquivam ent o t ransit ório, assegurando a preservação de docum ent os que não são ut ilizados com freqüência, m as devem ser conservados por razões adm inist rat ivas, e que aguardam 14 Belloto, 1991, p 5-6. dest inação final, devendo est ar devidam ent e classificados e à disposição para consult as. A dest inação poderá ser a elim inação ou o recolhim ent o ao arquivo perm anent e. ARQUI VO PERMANENTE – I NATI VO – HI STÓRI CO – 3ª I DADE Const it uído de docum ent os que perderam t odo valor de nat ureza adm inist rat iva e que se conservam em razão de seu valor docum ent al legal ou hist órico e que const it uem os m eios de conhecer o passado e sua evolução. A sua função é conservar e disponibilizar para consult a docum ent os út eis para fins adm inist rat ivos e pesquisas hist óricas, t endo por obj et ivo t orná- los acessíveis e colocar à disposição dos usuários a experiência adquirida com o t em po. Os docum ent os de idade perm anent e e provenient e de um a m esm a font e ( set or ou órgão) devem est ar reunidos, em um m esm o grupo, sendo realizado o arranj o do m at erial. QUADRO COMPARATI VO DOS ARQUI VOS FASE D OCUM EN TAL LOCALI ZAÇÃO N OM E D O LOCAL CORRENTE ( possui no set or, pert o do usuário Arquivo Corrent e ou valor adm inist rat ivo) Arquivo Set orial I NTERMEDI ÁRI A no set or ou em local ( sala Arquivo I nt erm ediário ( aguarda dest inação ou m óvel) específico ou Arquivo Cent ral final) PERMANENTE ( possui em local ( sala) específico Arquivo Cent ral ou valor hist órico) e cent ralizado Arquivo I nat ivo ou Arquivo Perm anent e ATI VI DADES DO ARQUI VO PERMANENTE ( HI STÓRI CO) DESTI NAÇÃO É o recolhim ent o, análise, avaliação, seleção e elim inação de docum ent os. a) Recolhim ent o: é o deslocam ent o de um docum ent o do Arquivo I nt erm ediário para o Arquivo Perm anent e. Quando o descolam ent o é feit o do arquivo corrent e para o int erm ediário, é cham ado de t ransferência, que pode ser perm anent e ( int ervalos irregulares) ou periódica ( int ervalos det erm inados) ; b) Análise: est udos dos docum ent os recebidos; c) Seleção: t riagem dos docum ent os que devem perm anecer no arquivo; d) Avaliação: Verificação do valor inform at ivo, de pesquisa probat ório ( de prova) ou dos docum ent os e est abelecim ent os de prazos de vida dos docum ent os; e) Elim inação: dest ruição, doação j ulgados dest it uídos do valor ou venda perm anent e, de docum ent os feit o por um a Com issão Perm anent e de Avaliação. COMPOSI ÇÃO DA COMI SSÃO PERMANENTE DE AVALI AÇÃO • • Arquivist a ou responsável pela guarda dos docum ent os. Servidores das unidades organizacionais às quais se referem os docum ent os • • • a serem dest inados, com o profundo conhecim ent o das at ividades desem penhadas. Hist oriador ligado à área de pesquisa de que se t rat a o acervo; Profissional da área j urídica, responsável pela avaliação do valor legal dos docum ent os. Profissionais ligados ao cam po de conhecim ent o de que t rat a o acervo obj et o de avaliação engenheiro, m édico e out ros.) . ELEMENTOS DE DESTI NAÇÃO ( econom ist as, sociólogo, a. Tabela de t em poralidade: a t abela de t em poralidade é um inst rum ent o arquivíst ico result ant e da avaliação, que t em por obj et ivos definir prazos de guarda e dest inação de docum ent os, com vist as a garant ir o acesso à inform ação a quant os dela necessit em . Sua est rut ura básica deve necessariam ent e cont em plar os conj unt os docum ent ais produzidos e recebidos por um a inst it uição no exercício de suas at ividades, os prazos de guarda nas fases corrent e e int erm ediária, a dest inação final – elim inação ou guarda perm anent e – além de um cam po para observação necessárias à sua com preensão e aplicação. ASSUN TO PRAZOS D E GUARD A D ESTI N AÇÃO FI N AL OBSERVAÇÕES FASE COR- FASE RENTE I NTERMEDI ÁRI A 000 ADMI NI STRAÇÃO GERAL 001 MODERNI ZAÇÃO E 5 anos REFORMA ADMI NI STRATI VA PROJETOS, ESTUDOS, NORMAS E SI MI LARES 002 PLANOS E 5 anos PROGRAMAS DE TRABALHO 003 RELATÓRI OS DE 5 anos ATI VI DADES 9 anos Guarda Perm anent e 9 anos Guarda Perm anent e 9 anos Guarda Perm anent e 004 ACORDOS, Enquant o AJUSTES, CONTRATOS vigora CONVÊNI OS 005 JURI SPRUDÊNCI A 10 anos 10 anos Guarda Perm anent e 10 anos 010 ORGANI ZAÇÃO FUNCI ONAMENTO NORMAS, REGULAMENTAÇÕES, 5 anos Guarda Perm anent e Guarda Perm anent e E 5 anos São pássíveis de elim inação os relat órios cuj as as inform ações encont ram - se recapit uladas em out ros DI RETRI ZES 010.1 REGI STRO NOS Enquant o Elim inação ÓRGÃOS COMPETENTES vigora Tabela 2: Modelo da Tabela de Tem poralidade – CONARQ. b. List a de elim inação: é a relação específica de docum ent os que serão elim inados de um a vez e de t em de ser aprovada pela aut oridade com pet ent e. CRI TÉRI OS QUE REGULAM A ELI MI NAÇÃO DE DOCUMENTOS • Docum ent os cuj os t ext os est ej am reproduzidos docum ent os de um a m aneira m ais com plet a. • Cópias cuj os originais est ej am preservados. • Docum ent os de pura form alidade. • Docum ent os que cum pram dat as específicas. • Docum ent os que se t ornem obsolet os. em out ros OS VALORES DOS DOCUMENTOS DE TERCEI RA I DADE. O obj et ivo dest e t ópico é nort ear os arquivist as para o caso – infelizm ent e, ainda m ais freqüent e e usual no Brasil – de um a possível t riagem no int erior de um a acum ulação de papéis nos cham ados “ arquivos m ort os” , quando pra t al acum ulação não se obedeceu a nenhum crit ério de prazos de guarda ou dest ruição, pela sim ples inexist ência de t ais t abelas. Para o Arquivo Nacional brasileiro são considerados docum ent os de guarda perm anent e “ os de valor probat ório com relação a direit os, t ant o de pessoas físicas ou j urídicas, com o de colet ividade e os valores inform at ivos sobre pessoas, fat os ou fenôm enos cuj a m em ória, em t erm os hist óricos, sej a considerada relevant e ( em ent idades públicas ou privadas) ” . Serão docum ent os “ hist óricos” os docum ent os referent es à origem , aos direit os e aos obj et ivos da inst it uição, t ais com o: – at os de criação: leis, decret os, resoluções; – at os const it ut ivos: est at ut os, cont rat os sociais; – direit os Pat rim oniais: escrit uras; – docum ent os que reflit am o desenvolvim ent o da I nst it uição: regulam ent os, regim ent os, planos, proj et os; – program as que t rat em das at ividades- fins da inst it uição: at os e relat órios da direção, correspondências de delegação de poderes; – regist ros visuais e sonoros: que reflit am a vida da inst it uição; – docum ent os que firm em j urisprudência; – docum ent os concernent es à adm inist ração de pessoal; – docum ent os que respondam as quest ões t écnico- cient íficas relat ivas às at ividades específicas da inst it uição; – docum ent os de divulgação produzidos para prom oção da inst it uição; – docum ent os art íst ico e cult ural. I m port ant e: O processo avaliat ório nunca é feit o docum ent o por docum ent o, m as sem pre dent ro de um a cont ext ualização. PRI NCÍ PI O DE TERRI TORI ALI DADE “ ... o princípio segundo o qual os arquivos públicos, próprios de um t errit ório, seguem o dest ino dest e últ im o.” De início, est e princípio não releva da arquivíst ica m as sim do direit o aplicado à propriedade. Serve para exprim ir o direit o que o vencedor t em de exigir ao vencido a deposição dos docum ent os relat ivos às t erras conquist adas no m om ent o da assinat ura de um a rendição ou de um t rat ado de paz. Com o t em po, a out orga dos docum ent os de um país generalizou- se a t odas as at ividades de t ransm issão, de j urisdição ou de t ransferência de m andat o. Esse m odo de funcionam ent o t orna- se oficial com a adoção da Con ve nçã o N a cion a l da s N a çõe s Un ida s, Con ve n çã o de Vie n a , sobre a Su ce ssã o dos Est a dos em m at éria de Be n s, Ar qu ivos e D ívida s de Est a do. Além disso, o princípio de t errit orialidade foi aplicado à rest it uição de cert os fundos de arquivo a inst it uições ou a cent ros de arquivo sit uados pert o do local de criação, e que t inham sido deslocados por diversas razões. A t ít ulo de exem plo, foi em part e com base nesse princípio que se efet uou a regionalização Archives Nat ionales du Quebec, nas diferent es regiões adm inist rat ivas das províncias ent re os anos de 1970 a 1980. FUNDO DE ARQUI VO O fundo abarca papéis gerados/ recebidos por ent idades físicas ou j urídicas, necessários à sua criação, ao seu funcionam ent o e ao exercício das at ividades que j ust ifiquem a sua exist ência, descart ando- se, assim , a caract erização de coleção ( papéis reunidos por razões cient íficas, art íst icas, de ent ret enim ent o ou quaisquer out ras que não as adm inist rat ivas) . Os docum ent os pert encent es a um m esm o fundo guardam relação orgânica ent re si, const it uindo um a unidade dist int a, com o frisa Schellenberg, não podendo seus com ponent es ser separados, vindo a const it uir out ros agrupam ent os aleat órios. A noção de fundo est á est rit am ent e ligada ao próprio órgão gerador dos docum ent os. PRI NCÍ PI OS DO RESPECT DES FONDS/ RESPEI TO AOS FUNDOS • • Respeit ar- se o órgão de origem , não deixando que seus docum ent os se m ist urem aos de out ro órgão. Respeit ar- se a ordem est rit a em que os docum ent os vieram da repart ição de origem , na seqüência original de séries, m esm o que det urpada pelas baixas decorrent es da t abela de t em poralidade. COMO I DENTI FI CAR O ÓRGÃO MAI OR CUJOS DOCUMENTOS CONSTI TUI RÃO O FUNDO? • • • • • Possuir nom e, t er sua exist ência j urídica result ant e de lei, decret o, resolução, et c. Ter at ribuições precisas det erm inadas por lei. Ter subordinação conhecida firm ada por lei. Ter um chefe com poder de decisão dent ro de sua área legal de ação. Ter um a organização int erna fixa. FUNDO ABERTO É o conj unt o de docum ent os ao qual vão cont inuar a j unt ar- se docum ent os. Exem plo: os arquivos de um m inist ério que cont inua a exist ir, pois sua adm inist ração cont inua a t rabalhar. FUNDO FECHADO É o conj unt o de arquivo ao qual não irão j unt ar- se m ais docum ent os. Exem plo: inst it uição ext int a, ou personalidade falecida. ARRANJO DOCUMENTAL Denom inação at ribuída à classificação dos docum ent os, ou sej a, à ident ificação da fase a que pert ence o docum ent o. SI STEMÁTI CA DO ARRANJO DOCUMENTAL Ordenação elim inações dos conj unt os docum ent ais rem anescent es das ( dit adas pelas t abelas de t em poralidade e execut adas nos arquivos int erm ediários) , obedecendo a crit érios que respeit em o carát er orgânico dos conj unt os ( int erna e ext ernam ent e) . É um a operação ao m esm o t em po int elect ual e prát ica: organizar docum ent os uns em relação aos out ros; as séries, um a em relação às out ras; os fundos, uns em relação aos out ros; dar núm eros de ident ificação aos docum ent os; colocá- los em past as, caixas ou lat as; ordená- los nas est ant es. DESCRI ÇÃO DAS UNI DADES DE TRABALHO O Arquivist a que desej a est rut urar um volum e “ x” de inform ação orgânica aplicará a Noção de Fundo em função de um a abordagem m inim alist a ou m axim alist a, ou sej a, do m enor para o m aior, ou do m aior para o m enor, dependendo da com plexidade do fundo. Pat rim ônio Arquivíst ico Com um – É com post o pelos arquivos que form am um a part e do pat rim ônio nacional de um ou vários Est ados, que não podem ser divididos sob pena de perderem o seu valor adm inist rat ivo, legal ou hist órico. Arquivos de um Est ado – Tot alidade dos docum ent os de carát er polít ico, cient ífico, econôm ico, social e cult ural pert encent es ao Est ado, suj eit os a um regist ro cent ral e devendo ser conservados nos arquivos do Est ado. Arquivos de um Organism o – Conj unt o de pessoas que t êm com o finalidade a realização de obj et ivos com uns ligados a um a m esm a m issão, quer est a sej a pública ou privada. Grupo de Arquivos – Trat a- se do conj unt o de fundos ( de arquivos) de nat ureza idênt ica, dot ado de um sist em a idênt ico de cot ação num quadro de classificação. Fundo de Arquivo – Pode ser subdividido em subfundo ( ou fundos secundários) ou quando se t rat ar de unidades adm inist rat ivas subordinadas. Série – Divisão de peças ou de unidades de inst alação cobrindo os aspect os de um a m esm a função, at ividade ou assunt o, no int erior de um dado fundo, definida por um quadro de classificação. Unidade de I nst alação – É um a unidade de organização e de invent ário dos arquivos ( casset e, caixa, regist ro, m aço, dossier, capa, rolo, bobina, disco, disco ópt ico, volum e, disquet e, et c) . Dossier – Unidade docum ent al em que se reúnem inform alm ent e docum ent os de nat ureza diversa, para um a finalidade específica; t al t erm o equivale a processo. Peça – A m enor unidade arquivíst ica, indivisível; pode ser const it uída por um a ou m ais folhas, por um caderno ou um volum e. ( um a peça pode às vezes cont er vários docum ent os) . Docum ent o ( de arquivo) – É um conj unt o const it uído por um suport e ( peça) e pela inform ação que ele cont ém , ut ilizáveis para efeit o de consult a ou com o prova. Dado – A m enor represent ação convencional e fundam ent al de um a inform ação ( fat o, noção, obj et o, nom e próprio, núm ero, est at íst ica, et c.) CARACTERI ZAÇÃO DOS I NSTRUMENTOS DE DESCRI ÇÃO DOCUMENTAL E DE REFERÊNCI A PARA O UTI LI ZADOR Perm it em a com unicação da inform ação orgânica no âm bit o da organização j unt o dos ut ilizadores, t ant o do seu valor prim ário com o do secundário ( adm inist radores, invest igadores e cient ist as, et c.) . A escolha dos inst rum ent os de descrição docum ent al ou de referência deve ser sem pre efet uada depois de um a análise das unidades de t rabalho a ser descrit as, bem com o das necessidades gerais ou part iculares dos ut ilizadores reais ou pot enciais. Pat rim ônio Guia de Arquivos de I nst it uições Arquivíst ico organizacionais. Com um Anuário int ernacional de Arquivos Bibliografia int ernacional dos anuários e guias dos serviços de arquivo. Anuário dos serviços de arquivo. Arquivos de Est ado Guia por serviços de arquivo. Cat álogo dos arquivos. Cat álogo dos fundos; Arquivos de um Est ado geral dos fundos; Organism o Docum ent al Guia do serviço de Arquivo; Bibliografia dos inst rum ent os de descrição docum ent al. Í ndice Geral. Grupos de Arquivos Dossiê Guia grupo de arquivos ou subgrupo de arquivos. Fundos Guia t em át ico Guia por fundo Tabela de equivalência Série Guia por série Guia por subsérie Guia por subsubsérie Unidade de inst alação Repert ório Repert ório Repert ório Repert ório Sum ário num érico sim ples num érico det alhado cronológico Peça I nvent ário sum ário I nvent ário analít ico Docum ent o Í ndice onom ást ico/ geográfico Ì ndice assunt o/ m at éria Í ndice cronológico Dado Í ndice, list a, et c. Tabela 3: ROUSSEAU, Jean- Yves; COUTURE, Carol. Os Fundam ent os da Disciplina Arquivíst ica. p. 139. PROCESSO DA DESCRI ÇÃO O arranj o em fundos t orna o arquivo perm anent e organizado e lógico, a descrição é a única m aneira de possibilit ar que os dados cont idos nas séries e/ ou unidades docum ent ais possam ser alcançados pelos pesquisadores. O processo da descrição consist e na elaboração de inst rum ent os de pesquisa que possibilit em ident ificar, rast rear, localizar dados, sej a via sum ária, sej a pela via sum ária, pela analít ica. I NSTRUMENTOS DE PESQUI SA Cat álogo: inst rum ent o de descrição docum ent al de ordem geral que apresent a a inform ação por ordem alfabét ica do t ipo: – cat álogo dos arquivos; – cat álogo dos fundos. Guia: O m ais abrangent e e popular, no sent ido de est ar vazado num a linguagem que pode at ingir t am bém o grande público e não especialm ent e os grandes pesquisadores de arquivo: hist oriadores e adm inist radores. Fornece inform ações básicas. Tem por finalidade dar um a visão de conj unt o dos acervos de arquivo de m odo a perm it ir ao pesquisador saber quais são seus recursos, a nat ureza e o int eresse dos fundos inst rum ent os de pesquisa de que dispõem , que ele abriga, os quais são as font es com plem ent ares. É um inst rum ent o de pesquisa descrit ivo e feit o com espírit o prát ico. Guia por grupo de arquivos, subgrupo e de arquivos ou fundo: inst rum ent o de descrição fundam ent al que fornece um a visão de conj unt o de um grupo de arquivos, de um subgrupo de arquivos ou de um fundo redigido de m odo a apresent ar a est rut ura, a art iculação, bem com o a diversidade dos recursos que ele oferece aos invest igadores. Guia t em át ico ( guia especializado ou guia por t em a de pesquisa) : inst rum ent o de descrição docum ent al que apresent a os fundos e as coleções de um ou vários serviços de arquivos relat ivos a t em as, períodos, espaços geográficos, t ipos de docum ent os part iculares e predet erm inados. Guia por série, subsérie: inst rum ent o de descrição docum ent al que fornece um a visão de conj unt o de um a série, subsérie de docum ent os que possuam um a grande am plit ude. Repert ório sum ário: inst rum ent o de descrição docum ent al dest inado a apresent ar a docum ent ação de um fundo quando as unidades de inst alação que o com põem são hom ogêneas. Repert ório num érico sim ples: inst rum ent o de descrição docum ent al que apresent a um a a um a as unidades de inst alação de um fundo, resum indo o cont eúdo de cada um a delas num t ít ulo. Repert ório num érico det alhado: inst rum ent o de descrição docum ent al que enum era as unidades de inst alação het erogênea de um fundo e que apresent a um a análise que caract eriza o conj unt o dos docum ent os de que elas são const it uídas. Repert ório cronológico: list a que inum era unidades de inst alação por ordem cronológica, por vezes, independent em ent e da ordem prim it iva. Í ndice ( onom ást ico, geográfico ou por assunt o) : list agem ordenada de nom es de pessoas, de locais, de assunt os, de m at érias ou, ainda, de dat as que perm it am acessar a inform ação cont ida num a unidade arquivíst ica. I nvent ário cat álogo: inst rum ent o de descrição docum ent al dest inado a enunciar de m odo exat o a docum ent ação de um fundo ou de um a coleção ao nível de peças. I nvent ário sum ário: inst rum ent o de descrição docum ent al que descreve, at ravés de aspect os ext eriores ao docum ent o, cada um a das peças de um fundo ou de um a coleção de arquivo. I nvent ário analít ico: inst rum ent o de descrição docum ent al que descreve de m odo preciso cada um a das peças de um fundo ou de um a coleção, analisando o cont eúdo do docum ent o. Tabela de equivalência: m ost ra a equivalência ent re ant igas not ações e as novas adot adas. GESTÃO DE DOCUMENTOS Conj unt o de procedim ent os e operações t écnicas referent es às at ividades de produção, t ram it ação, uso, avaliação e arquivam ent o de docum ent os em fase corrent e e int erm ediária, visando a sua elim inação ou recolhim ent o para a guarda perm anent e. A gest ão de docum ent os é operacionalizada at ravés do planej am ent o, da organização, do cont role, da coordenação dos recursos hum anos, do espaço físico e dos equipam ent os, com o obj et ivo de racionalizar e sim plificar o ciclo docum ent al. OBJETI VOS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS – Assegurar, de form a eficient e, a produção, adm inist ração, m anut enção e dest inação de docum ent os. – Garant ir que a inform ação inst it ucional est ej a disponível quando e onde sej a necessária à inst it uição e aos cidadãos. – Assegurar a elim inação dos docum ent os que não t enham valor adm inist rat ivo, fiscal, legal ou para a pesquisa cient ífica. – Assegurar o uso adequado da m icrográfica, processam ent o aut om at izado de dados e out ras t écnicas avançadas de gest ão da inform ação. – Cont ribuir para o acesso e preservação dos docum ent os que m ereçam guarda perm anent e por seus valores hist órico cient ífico. FASES BÁSI CAS DA GESTÃO DE DOCUMENTOS e • Produção de docum ent os: refere- se ao at o de elaborar docum ent os em razão das at ividades específicas de um a Área ou Set or. Nest a fase, deve- se ot im izar a criação de docum ent os, essenciais, evit ando- se dim inuindo a o produção volum e a daqueles ser não m anuseado, cont rolado, arm azenado e elim inado, garant indo, assim , o • uso adequado dos recursos de reprografia e de aut om ação. Ut ilização dos docum ent os: refere- se ao fluxo percorrido pelos docum ent os, necessário ao cum prim ent o de sua função adm inist rat iva, assim com o sua guarda após cessar seu t râm it e. Est a fase envolve m ét odos de cont role relacionados às at ividades de prot ocolo e às t écnicas específicas para classificação, organização e elaboração de inst rum ent os de recuperação da inform ação. Desenvolvese, t am bém , a gest ão de arquivos corrent es e int erm ediários e a im plant ação de sist em as de arquivo e de • recuperação da inform ação. Dest inação análise, de seleção docum ent os: e fixação envolve de prazos as at ividades de guarda de dos docum ent os, ou sej a, im plica decidir quais os docum ent os a serem elim inados e quais a serem preservados perm anent em ent e. A cada um a dessas fases – que são com plem ent ares –, corresponde um a m aneira de conservar e t rat ar os docum ent os e, conseqüent em ent e, um a organização adequada. Ext ensão da at uação do arquivo Quant o à abrangência de sua at uação, os arquivos podem ser set oriais, gerais ou cent rais. Set oriais: são aqueles est abelecidos j unt o aos órgãos operacionais, cum prindo funções de arquivo corrent e. Gerais ou cent rais: são os que se dest inam a receber os docum ent os corrent es provenient es dos diversos órgãos que int egram a est rut ura de um a inst it uição, cent ralizando, port ant o, as at ividades de arquivo corrent e. Valoração dos Docum ent os • Valor Prim ário: valor adm inist rat ivo, legal ou fiscal. • Valor Secundário: valores probat ório e inform at ivo. Probat ório: prova. Aspect os ligados à organização e funcionam ent o do órgão que o produziu. Exs.: est at ut os, regim ent os, norm as legais, program as, relat órios ( arquivo perm anent e) . I nform at ivo: de grande im port ância para o pesquisador, valor dit ado pelo cont eúdo. Mét odos de arquivam ent o A escolha do m ét odo de arquivam ent o caract eríst icas dos docum ent os a serem deve considerar as classificados, ident ificando o aspect o pelo qual o docum ent o é m ais freqüent em ent e consult ado. Dois parâm et ros devem ser considerados para a escolha do m ét odo de arquivam ent o: – Com o foi produzida ou acum ulada a docum ent ação; – Com o será solicit ada a inform ação. Nos arquivos, o sist em a decim al de classificação por assunt os é const it uído por um código num érico que reflet e a hierarquia funcional e as at ividades desem penhadas pelo órgão. As dez classes principais são represent adas por um núm ero int eiro, com post o de t rês algarism os, com o se segue: Classe 000 Classe 100 Classe 200 Classe 300 Classe 400 Classe 500 Classe 600 Classe 700 Classe 800 Classe 900 As classes principais correspondem às grandes funções desem penhadas pelo órgão. Elas são divididas em subclasses e est as em grupos e subgrupos, os quais recebem códigos num éricos, seguindo- se o m ét odo decim al. Dessa form a, t om ando- se com o exem plo a classe 000, t em - se: Classe 000 ADMINISTRAÇÃO GERAL Subclasse 010 ORGANIZAÇÃO E FUNCIONAMENTO Grupo 012 COMUNICAÇÃO SOCIAL Subgrupos 012.1 RELAÇÕES COM A IMPRENSA Not e- se que os códigos num éricos reflet em a subordinação dos subgrupos aos grupos, dos grupos às subclasses e dest as às classes. Essa subordinação é represent ada por m argens, as quais espelham a hierarquia dos assunt os t rat ados. Avaliação e Seleção de docum ent os Processo de análise e seleção de docum ent os que visa a est abelecer prazos para sua guarda nas fases corrent es e int erm ediárias e sua dest inação final, ou sej a, elim inação ou recolhim ent o para guarda perm anent e. Planej ando a organização de um Set or de Docum ent ação I • Analisar a est rut ura da I nst it uição: – conhecer organogram a/ fluxogram a da inst it uição; – saber o obj et ivo da inst it uição na organização dos docum ent os. • Conscient ização/ sensibilização de dirigent es/ usuários envolvidos no processo de organização do arquivo: – o que se pret ende at ingir com a organização dos docum ent os. Planej ando a organização de um Set or de Docum ent ação I I • Diagnóst ico da sit uação: – levant ar espaço/ fluxo/ volum e/ sit uação de guarda/ usuários; – criar um a Com issão de Avaliação de Docum ent os ( grupo de t rabalho criado com o obj et ivo de buscar idéias e soluções para o arquivo) ; – levant am ent o de t ipologia/ assunt os/ produção docum ent al. Planej ando a organização de um Set or de Docum ent ação I I I • Elaboração da Tabela de Tem poralidade: – quem faz? É um processo de avaliação que deve ser feit o por área. Cada área cria um grupo de t rabalho para elaborar a prim eira versão da t abela. Elaborada a t abela, ela é subm et ida à avaliação da Com issão para verificar se é fact ível. Ouvem - se opiniões e/ ou sugest ões. Planej ando a organização de um Set or de Docum ent ação I V – Com o é feit a? a) pesquisa da est rut ura organizacional; b) ent revist a com funcionários; c) pesquisa dos disposit ivos legais; d) avaliação das séries e indicação de prazos de guarda levant ados: * prazos legais exist ent es; * usos reais pot enciais para out ros usuários; * int eresse cult ural. – Com o se aplica? Cada área irá aplicá- la em seu âm bit o de at uação, prom ovendo as elim inações e t ransferências de docum ent os nos prazos est abelecidos. Planej ando a organização de um Set or de Docum ent ação V – Que result ado é esperado? a) elim inação de papelada inút il com a conseqüent e liberação de espaço; b) reaproveit am ent o periódico da área ocupada com arm azenam ent o de docum ent os, t ransferência regular para por o m eio da arquivo int erm ediário/ perm anent e; c) m elhoria da recuperação da inform ação gerencial. – Por que e com o deve ser at ualizada? a) deve ser at ualizada porque a organização não é est át ica; b) áreas e serviços podem ser criados ou suprim idos; c) é possível funções; haver alt eração de com pet ências e d) novos docum ent os podem ser criados e out ros podem ser ext int os; e) m udança de funcionários de gerência, im plicando alt eração de prazos de uso da docum ent ação gerada; f) m udança da legislação. DI AGNÓSTI CO Para iniciar a organização de um dado acervo, o prim eiro passo é o conhecim ent o da inst it uição, sua finalidade e est rut ura. Para isso, é necessário, além da leit ura de t odos os docum ent os que exist am sobre a est rut ura form al, a colet a de inform ações que possam est rut ura real ( inform al) em evidenciar a que os docum ent os são gerados e/ ou acum ulados. Acerca dos dados da pesquisa para o t rat am ent o arquivíst ico, escreveu Lopes: O principal dado a ser colet ado nas organizações é a descrição de suas at ividades e da relação das m esm as com o fluxo das inform ações cont idas nos docum ent os. Capt ar est a relação nem sem pre é um t arefa fácil, porque é usual que não exist a consciência da vinculação do que se faz com as inform ações em m ovim ent o. O processo de alienação gerado pelo t rabalho m uit as vezes im pede que se perceba a sua dialét ica, im aginando- se que as inform ações cont idas nos docum ent os são um out ro problem a. Precisa- se t ecer a im agem do passado e do present e das at ividades, reconst ruir o t râm it e e const ruir o obj et o de pesquisa para além de suas apar ências. 15 DI AGNÓSTI CO DE ARQUI VO – PASSO A PASSO • • • • • • Visit ar o local físico dos arquivos dos docum ent os, observando as condições de acesso e de rem oção. I dent ificar os dados do acervo at ual e seu crescim ent o. I dent ificar os dados para a m ovim ent ação/ t ram iat ação dos docum ent os. I dent ificar os dados principais dos docum ent os produzidos pela inst it uição. Caract erizar fisicam ent e os docum ent os, levant ando dados sobre suport e, conservação e preservação dos docum ent os. Mapear o cont eúdo dos docum ent os, ident ificando as funções que geram os docum ent os. • • • • • • 15 I dent ificar as dificuldades at uais relat ivas a acesso e ut ilização dos docum ent os I dent ificar as condições am bient ais de arm azenam ent o e acondicionam ent o da docum ent ação. I dent ificar os m at eriais ut ilizados no acondicionam ent o da docum ent ação. I dent ificar os obj et ivos e m et as com o Proj et o de Arquivo. Elaborar o docum ent o de “ Levant am ent o e Caract erização do Acervo de Docum ent os” . Elaborar relat ório de diagnóst ico LOPES, Luis Carlos. A Nova arquivística na modernização administrativa. MÉTODOS DE ARQUI VAMENTO Consist e em adot ar m et odologia para a guarda dos docum ent os, por m eio de um plano preest abelecido, visando a rapidez no acesso às inform ações. A escolha do m ét odo de arquivam ent o a ser ut ilizado é det erm inada pela nat ureza dos docum ent os, freqüência de consult a, sist em a de recuperação das inform ações e est rut ura da organização, devendo ser sim ples e de fácil ent endim ent o pelos usuários. De acordo com o m ét odo adot ado, o m odo de recuperação do docum ent o pode ser pelo sist em a diret o ou indiret o: – Sist em a diret o – busca o docum ent o diret am ent e do local arquivado; – Sist em a indiret o – necessit a de um sist em a auxiliar para recuperar o docum ent o pelo Mét odo Alfabét ico ou visando as caract eríst icas do acervo na adequação da seção. Ex.: Set or Financeiro – Cont as a pagar pelo m ét odo cronológico ( dat as de vencim ent os/ fat uas) . SI STEMA DI RETO O sist em a de busca diret o se dá pelos nom es das past as que são colocadas em ordem alfabét ica. É um m ét odo rápido, diret o e fácil e pode ser usado com o m ét odo auxiliar. Com o exem plo t em - se a ordenação de dossiês de funcionários. Deve- se est abelecer crit érios que serão seguidos durant e o processo de ordenação alfabét ica, considerando as caract eríst icas da organização e ut ilização do acervo, devendo ser de conhecim ent o de t odos os profissionais responsáveis pelo processo e os usuários. Cabe ressalt ar que é út il t er um a list a com o alfabet o com plet o para auxiliar no arquivam ent o. REGRAS DE ORDENAÇÃO Algum as regras básicas de ordenação devem ser observadas, com o: – não considerar art igos e preposições com o a, o, de e da; – não considerar sobrenom e que exprim a grau de parent esco, com o Filho, Júnior, Net o, Sobrinho. Som ent e deve ser ut ilizado com o crit ério de desem pat e; – considerar com o precedent e as iniciais abreviat ivas de prenom es na classificação de sobrenom es iguais; – os t ít ulos devem ser colocados após o nom e com plet o; – nom es de em presa devem ser considerados com o se apresent am . A ordenação pode ser let ra por let ra ou palavra por palavra consideradas na seqüência em que aparecerem . LETRA POR LETRA PALAVRA POR PALAVRA Maria M achado Mariana Fernandes Maria M achado Maria Sant os Mariana Pereira Maria Sant os Mariana Fernandes Mariana Pereira MÉTODO GEOGRÁFI CO Caract eríst icas O sist em a de busca é diret o e as past as são colocadas na ordem alfabét ica. É um m ét odo de fácil m anuseio que considera a procedência ou local. É aconselhado para ser usado em organizações que at uem em out ras regiões, cidades, est ados, et c. Melhores Ordenações • Nom e por est ado – cidade – assunt o: ordenar a capit al ant ecedendo as dem ais cidades independent em ent e de sua • ordem , quando a ordenação for por est ado. Por cidade – est ado – assunt o: considerar a capit al na ordem seqüencial, não ant ecedendo as cidades. I dent ificar o est ado na past a para facilit ar a recuperação por exist irem cidades com • o m esm o nom e. Por País – cidade – assunt o: ordenar os países em ordem alfabét ica. MÉTODO NUMÉRI CO SI MPLES O sist em a de busca é indiret o, um a vez que necessit a de índice alfabét ico. Considera o núm ero da past a, é um m ét odo seguro, sim ples e de fácil m anuseio, sendo usado quando houver necessidade de sigilo das inform ações. Tem am pla aplicação em arquivos especiais e especializados. Com o exem plo de ut ilização desse m ét odo podem os cit ar o arquiv o de desenhos de engenharia e fot ografias. MÉTODO NUMÉRI CO DUPLEX Consist e na divisão da aut om ação em classes conform e os assunt os, part indo do geral para o específico. Perm it e a abert ura de novas classes sem pre que for necessário, não devendo ser abert as novas com o prim árias, quando os assunt os j á exist irem com o subclasses. MÉTODO ALFANUMÉRI CO Consist e na som a de dois m ét odos, alfabét ico e num érico, ut ilizando a sim plicidade de um e a exat idão e rapidez no arquivam ent o do out ro. Tem larga ut ilização em arquivos de cat álogos de fornecedores. MÉTODO CRONOLÓGI CO O sist em a de busca é diret o, considera a dat a e o docum ent o não é num erado. Nesse m ét odo a disposição das past as e dos docum ent os, dent r o da past a, fica na ordem cronológica. Pode ser ut ilizado com o m ét odo auxiliar. Usado para cont role de pagam ent os, com prom issos e cont role de pedidos. POLÍ TI CA NACI ONAL DE ARQUI VOS A Polít ica Nacional de Arquivos, segundo os princípios t eóricos da m oderna Arquivologia, com preende a definição e a adoção de um conj unt o de norm as e procedim ent os t écnicos e adm inist rat ivos, para disciplinar as at ividades relat ivas aos arquivos públicos e est im ular a organização e a prot eção especial aos arquivos privados. Suas finalidades, em últ im a inst ância, consist em em assegurar a preservação do pat rim ônio docum ent al brasileiro e garant ir, no que diz respeit o aos arquivos públicos, o direit o irrest rit o de acesso às inform ações governam ent ais, com pat ibilizando com as quest ões inerent es à segurança do est ado e da sociedade, bem com o a privacidade dos cidadãos. Vasquez ( 1994, p. 93) sublinha a im port ância dos sist em as de arquivos com o inst rum ent os de racionalização arquivíst ica, sej am est es nacionais, est aduais, m unicipais, de inst it uições est at ais ou em presas privadas. Na sua perspect iva, um “ sist em a int egrado de arquivos é um conj unt o orgânico de arquivos, vinculados por um a direção cent ral que norm aliza os processos arquivíst icos e focaliza a inform ação em um pont o acessível à consult a int erna e ext erna” . VASQUEZ ressalt a ainda a dist inção ent re subsist em as e sist em as coordenados: “ Subsist em as são part es do Sist em a I nt egrado que gozam da aut onom ia para m anej ar os docum ent os que se encont ram em sua fase adm inist rat iva, m as que dependem da direção no que se refere à seleção para guarda perm anent e. Sist em as coordenados são sist em as com plet os e independent es que, m ediant e convênios e acordos, norm alizam ou com pat ibilizam a circulação da inform ação e os procedim ent os adm inist rat ivos ent re si” . ( ibid, p.94) OS ELEMENTOS CONSTI TUTI VOS DO “ SI STEMA I NTEGRADO DE ARQUI VOS” SÃO: – legislação norm alizadora de aspect os int eriores e ext eriores ao sist em a, dos direit os e obrigações de usuários e do pat rim ônio docum ent al; – os arquivos; – os docum ent os, conform e o ciclo vit al; – a inform ação em seu circuit o int erno ( no âm bit o da organização produt ora) e ext erno ( out ros arquivos e cent ros de inform ação) . A perspect iva sist êm ica encont ra- se, porém , expressa nos t rabalhos de ROBERGE ( 1992) , que part e da organização com o um sist em a, no âm bit o do qual o subsist em a de gest ão de docum ent os ou sist em a de gest ão da inform ação adm inist rat iva encont ra- se assim represent ado. EN TRAD A TRATAM EN TO • Docum ent os produzi- • Arquivam ent o dos e recebidos. • Classificação • Descrição • Organização não or- • I ndexação ganizada • Ut ilização • Transferência • Recolhim ent o • Elim inação SAÍ D A • I nform ação organizada • Dossiers CONSELHO NACI ONAL DE ARQUI VOS – CONARQ A Const it uição Federal de 1998, e part icularm ent e a Lei n. º 8.159 de 1991, delegaram ao Poder Público a gest ão docum ent al e a prot eção especial aos docum ent os de arquivo. De acordo com est a Lei, as ações com vist as à consolidação da Polít ica Nacional de Arquivos deverão ser em anadas do Conselho Nacional de Arquivos, órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional, criado pelo art . 26 da referida Lei n.º 8.159/ 91. Com pet ências delegadas ao órgão • Definir norm as gerais e est abelecer diret rizes para o pleno funcionam ent o do Sist em a Nacional de Arquivos – SI NAR, visando à gest ão, à preservação e ao acesso aos docum ent os de • arquivo. Prom over o int er- relacionam ent o de arquivos públicos e privados com • • vist as ao int ercâm bio e à int egração sist êm ica das at ividades arquivíst icas. Zelar pelo cum prim ent o dos disposit ivos const it ucionais e legais que nort eiem o funcionam ent o e o acesso aos arquivos públicos. Est im ular program as de gest ão e de preservação de docum ent os produzidos e recebidos por órgãos e ent idades, no âm bit o federal, est adual e m unicipal, em • decorrência das funções execut iva, legislat iva e j udiciária. Subsidiar a elaboração de planos nacionais de desenvol- vim ent o, sugerindo m et as e prioridades da Polít ica Nacional de • Arquivos Públicos e Privados. Est im ular a im plant ação de sist em as de arquivos nos Poderes Legislat ivo e Judiciário, bem com o nos Est ados, no DF e nos • Municípios. Declarar com o de int eresse público e social os arquivos privados que cont enham font es relevant es para a hist ória e o desenvolvim ent o nacionais. SI STEMA NACI ONAL DE ARQUI VOS – SI NAR16 A iniciat iva de prom over o int ercâm bio perm anent e ent re os arquivos públicos e privados do País, obj et ivando a m odernização e a int egração sist êm ica das at ividades e dos serviços arquivíst icos, m ot ivou a criação do SI NAR, em 1978. O Decret o n.º 1.173 de 29/ 06/ 1994 “ dispõe sobre a com pet ência e o funcionam ent o do SI NAR, prevê t am bém que os arquivos privados inst it ucionais e de part iculares podem aderir ao sist em a m ediant e convênio com o órgão cent ral.” 16 É importante o acesso ao site www.arquivonacional.gov.br, onde se encontram todas as Resoluções, Leis e decretos sobre Arquivos. CLASSI FI CAÇÃO Consist e na “ int erpret ação” de docum ent os. A classificação dispõe- se conform e a função de criação do docum ent o. O seu obj et ivo é, basicam ent e, dar visibilidade às funções e às at ividades do organism o produt or do docum ent o de arquivo, deixando claras as ligações ent re os docum ent os. PROCEDI MENTOS DE CLASSI FI CAÇÃO I nicialm ent e deve- se analisar os docum ent os de um produt or, e a part ir dai criar cat egorias e classes genéricas que correspondam às funções e at ividades det ect adas. A classificação considera a form a e as razões que det erm inaram a exist ência do docum ent o ( com o e por que foram produzidos) , sendo condição para a sua com preensão plena t ant o para quem organiza com o para quem consult a. Cham am os est e procedim ent o de elaboração do “ plano de classificação” do arquivo na fase corrent e. Administração Recursos Humanos Admissão Demissão Falta Férias Transporte Aluguel de carros Viagem Manutenção Cultura Biblioteca Conferência Curso Palestra Finanças Contabilidade Balancete Contas a pagar Contas a receber Tesouraria Exem plo de Plano deOrçamento Classificação: A classificação no arquivo corrent e deve abranger t odos os t ipos docum ent ais produzidos/ acum ulados pela organização, sendo assim o plano de classificação será ext rem am ent e út il a elaboração da t abela de t em poralidade. O plano de classificação pode ser est rut ural considerando set ores, divisões, depart am ent os e funcional considerando as funções. Cabe ao profissional que for elaborar escolher aquele que m elhor at ender a organização. O im port ant e é que ele sej a sim ples, de fácil com preensão, flexível e que perm it a expansão. CÓDI GO DE CLASSI FI CAÇÃO DE DOCUMENTOS DE ARQUI VO PARA A ADMI NI STRAÇÃO PÚBLI CA: ATI VI DADE- MEI O O Código de Classificação de Docum ent os de Arquivo é um inst rum ent o de t rabalho ut ilizado nos arquivos corrent es para classificar t odo e qualquer docum ent o acum ulado ( produzido ou recebido) por um órgão no exercício de suas funções e at ividades. A classificação por assunt os é ut ilizada com o obj et ivo de agrupar os docum ent os sob um m esm o t em a, com o form a de agilizar sua recuperação e facilit ar as t arefas arquivíst icas relacionadas com a avaliação, seleção, elim inação, t ransferência, recolhim ent o e acesso a esses docum ent os. I st o porque o t rabalho arquivíst ico é realizado com base no cont eúdo do docum ent o, o qual reflet e a at ividade que o gerou e det erm ina o uso da inform ação nele cont ida. A classificação define, port ant o, a organização física dos docum ent os arquivados, const it uindo- se em referencial básico para sua recuperação. Para a Adm inist ração pública, adot ou- se o m odelo de Código de Classificação Decim al, baseado na t écnica de Mevil Dewey, que const it ui- se em um código num érico dividido em dez classes e est as, por sua vez, em dez subclasses e assim sucessivam ent e. As dez classes principais são represent adas por um núm ero int eiro, com post o de t rês algarism os. ORDENAÇÃO Consist e na separação e agrupam ent o de um conj unt o de docum ent os de acordo com a classificação definida. Acelera o arquivam ent o e m inim iza possibilidades de erros. O obj et ivo básico da ordenação é facilit ar e agilizar a consult a aos docum ent os. Consist e em definir a m elhor m aneira de dispor os docum ent os ( ordem num érica, cronológica e alfabét ica) , considerando a m aneira com o os docum ent os são procurados e o t ipo docum ent al. ARQUI VAMENTO É a colocação do docum ent o no local devido, segundo crit érios de ordenação previam ent e est abelecidos. Devem os t er em m ent e que um docum ent o m al arquivado ficará perdido em bora est ej a guardado dent ro do m óvel de arquivo. Tipos de arquivam ent o: horizont al e vert ical. EMPRÉSTI MO OU CONSULTA Quando um docum ent o é ret irado do arquivo para em prést im o, consult a, fornecim ent o de inform ação ou j unt ada, usa- se o guia- fora em subst it uição ao docum ent o ret irado. Est e guia- fora deve indicar quem ret irou, dat a, set or ou, no caso de j unt ada, nº do processo da j unt ada. PROTOCOLO AVALI AÇÃO Consist e na definição do valor do docum ent o que pode ser adm inist rat ivo, fiscal, legal e hist órico e a im port ância de sua preservação, t endo com o obj et ivo a preservação da m em ória da organização e descart e do m at erial desnecessário. A aplicação da t ecnologia à produção docum ent al favoreceu o crescim ent o em grandes proporções dos papéis nos escrit órios. O espaço físico nunca seria suficient e nas organizações. O próprio usuário/ client e perderia t em po na pesquisa pois papéis sem im port ância est ariam m ist urados a docum ent os de valor. Por isso, é necessário adot ar crit érios para racionalizar o acervo, ist o é, avaliar cada docum ent o quant o ao seu dest ino que pode ser: Descart e = Elim inação → Reciclagem Arquivam ent o → Corrent e, I nt erm ediário e Cent ral. CRI TÉRI OS DE AVALI AÇÃO I A avaliação da necessidade de arquivam ent o do docum ent o é realizada at ravés da leit ura do docum ent o, verificando ant ecedent es e observando a finalidade com que foi enviado, que pode não ser dest inado som ent e ao arquivam ent o, e sim solicit ar ou com unicar um a inform ação, ser anexado a out ro ou obedecer um a rot ina. A avaliação é feit a pelo assunt o e não pelo docum ent o. I nicialm ent e devem ser realizadas ent revist as com profissionais com conhecim ent o do t ipo e fluxo dos docum ent os dent ro da organização para elaboração do levant am ent o docum ent al, necessidades de consult a e guarda dos docum ent os. CRI TÉRI OS DE AVALI AÇÃO I I O result ado da avaliação deve passar pela com issão de avaliação para a aprovação final, após serem verificados os prazos adm inist rat ivo, legal, fiscal e da legislação t rabalhist a em vigor. Ent re os docum ent os que podem ser descart ados apresent arem valor para a organização, cit am os: – cart as anexando docum ent o; – docum ent os que o t ext o est iver reproduzido em out ros; – convit es; – fôlderes; por não – cart as de agradecim ent o e apresent ação; – cópias. VALORAÇÃO DOS DOCUMENTOS Os docum ent os apresent am valores que são fundam ent ais no processo de avaliação e que devem os considerar. Os docum ent os de arquivo apresent am dois valores basicam ent e: prim ário e secundário. Valor prim ário: corresponde aos valores adm inist rat ivo, legal e fiscal. São valores diret am ent e ligados à produção docum ent al. Valor secundário: é o valor inform at ivo dos docum ent os, ou sej a, hist órico. Valor Adm inist rat ivo: São os docum ent os necessários às at ividades corrent es do órgão/ set or. Para saberm os se o docum ent o apresent a valor adm inist rat ivo devem os quest ionar: • • • • • • • • O docum ent o j á cont ribuiu para o desem penho adm inist rat ivo? O obj et ivo que originou o docum ent o j á foi at ingido? O docum ent o est á guardado por m ero hábit o? As operações j á foram concluídas? A guarda dos docum ent os se deve apenas com o garant ia cont ra reclam ações adm inist rat ivas? Trat a- se de um a cópia? Qual a freqüência de consult a do docum ent o? As inform ações cont idas nos docum ent os podem ser recuperadas em out ros docum ent os sob a form a de resum os est at íst icos? Se as respost as forem posit ivas e a freqüência de consult a for pequena os docum ent os podendo ser descart ados. não apresent am m ais valor adm inist rat ivo, Valor Jurídico ou Legal: São aqueles docum ent os que apresent am direit os a curt o ou longo prazo, do órgão ou dos cidadãos. Devem os quest ionar: • • • • • • A ação j urídica específica est á t erm inada? A prova j urídica j á at endeu a seu fim ? Os direit os do órgão foram devidam ent e prot egidos? Os direit os de qualquer cidadão envolvido est ão prot egidos? Trat a- se de um a cópia? O prazo prescrit o na legislação vigent e j á prescreveu? Se as respost as forem posit ivas os docum ent os não apresent am m ais valor j urídico ou preservados para legal e os docum ent os podem ser a im port ant e hist ória, se for considerado elim inados ou para a organização. Valor Fiscal: São os docum ent os necessários para com provação j unt o aos órgãos de fiscalização e os órgãos públicos exigem para m ost rar com o as verbas foram obt idas, dist ribuídas, cont roladas e gast as. O valor fiscal im ediat o cessa quando a operação financeira é concluída. Ent ret ant o a organização os m ant ém para at ender às exigências fiscais. As cópias podem ser elim inadas t ão logo t erm inem as operações financeiras. Devem os quest ionar: • • • • • O obj et ivo original do docum ent o foi at ingido? A t ransação financeira específica j á foi concluída? Os direit os da organização envolvida com a operação financeira est ão prot egidos? Os direit os de qualquer resguardados? Trat a- se de um a cópia? cidadão envolvido foram • O prazo prescrit o na legislação vigent e j á prescreveu? Se as respost as forem posit ivas, os docum ent os não apresent am m ais valor fiscal e podem ser elim inados ou preservados para a hist ória, se for considerado im port ant e para a organização. Valor Hist órico: São os docum ent os que m ost ram a concepção original da organização, sua est rut uração ao longo dos anos, as várias m odificações funcionais adm inist rat ivo que e operacionais reflet e sua polít ica que de ocorreram ação, e e que o relat o devem ser preservados em função de sua im port ância para a com preensão da sua hist ória. A definição do valor hist órico dos docum ent os refere- se às at ividades desenvolvidas pela organização. Com o exem plo de docum ent os hist óricos podem os cit ar: • • • • at os const it ut ivos ( est at ut os, cont rat os sociais) ; at os de criação ( leis, decret os, resoluções, et c.) ; at os e relat órios da direção; at os que const it uíram precedent es ou que possam t er afet ado as • • • • • • • • condições econôm icas, polít icas ou sociais, locais ou regionais; correspondências m ost rando as relações com out ras ent idades, out ros governos e com o público; docum ent os relat ivos a direit os pat rim oniais; fot os, film es da organização; int erpret ações com força de regulam ent o; m anuais de serviço; m anuais que revelarão os sist em as, processos e m ét odos usados no órgão; m arcas e pat ent es; norm as definindo e delegando poderes e responsabilidades; • • • • • norm as operacionais; organização, paut a dos t rabalhos e at as de com issões da organização e part icipação em out ras com issões; organogram as principais e suas alt erações; pareceres j urídicos e decisões relat ivas às at ividades da organização; past a de diret or( es) : • • assent am ent os posição pessoais ocupada, ( dossiê nível pessoal superior, do( s) dest aque alcançado fora da ent idade) ; publicações, m at erial ou publicidade, proj et os e dados de pesquisa cient íficas; relat órios periódicos de m aior im port ância, ent re out ros. I NSTRUMENTOS DE DESTI NAÇÃO Os docum ent os após t erem cum prido seu papel operacional deixam de ser obj et o de consult a at é que, com o decorrer do t em po, t em consult a prat icam ent e nula. Não devem os m ant er os docum ent os em único local, devido ao congest ionam ent o nos arquivos, não sendo funcional, surgindo ent ão a necessidade de enviar est es docum ent os para um local de guarda. A rem essa dos docum ent os dos diferent es set ores recebe um nom e específico de acordo com a dest inação final dest a docum ent ação. Vej am os: Arquivos Corrent es ou Set oriais Arquivo I nt erm ediário TRAN SFERÊN CI A Arquivos Corrent es ou I nt erm ediários Arquivo perm anent e RECOLH I M EN TO Os inst rum ent os de dest inação que gerenciam a docum ent ação correspondem a Tabela de Tem poralidade Docum ent al, Cronogram a de Transferência Docum ent al e At a de Descart e ou Term o de Elim inação. Tabela de Tem poralidade Docum ent al I nst rum ent o de dest inação, aprovado por órgão com pet ent e, que define e cont rola o prazo de guarda dos docum ent os nos arquivos set oriais, arquivo int erm ediário e arquivo cent ral, prevendo sua dest inação final. O prim eiro procedim ent o para elaboração da Tabela consist e na const it uição da Com issão de Avaliação que deve ser form ada por: • • m em bros perm anent es: responsável pelo arquivo, advogado, profissional da área de organização & sist em as; m em bros variáveis: responsável pelos docum ent os da área que est á sendo avaliada, profissional com conhecim ent o dos docum ent os avaliados. À Com issão cabe a avaliação da docum ent ação da área, considerando o fluxo docum ent al, o plano de classificação, legislação vigent e, necessidade de consult a e const it uição da organização e do set or det ent or da docum ent ação. Após est a et apa a Tabela deve ser propost a, conferida e aprovada pelos responsáveis, enviada para o órgão com pet ent e para aprovação, podendo ent ão ser aplicada. A Tabela deve ser revisada, sem pre que for necessário, para incluir um docum ent o novo ou sofrer alt eração do prazo de guarda. At a de Descart e ou Term o de Elim inação I nst rum ent o que cont ém a relação dos docum ent os que serão elim inados, o período e o set or a que se referem as inform ações e a assinat ura do responsável da organização/ set or pela aprovação do descart e. MI CROFI LMAGEM É a t écnica desenvolvida para m inim izar qualquer t ipo de arquivo e dinam izar o processo de recuperação da inform ação, visando à localização im ediat a do docum ent o necessário. A m icrofilm agem visa a: • • • • • o aperfeiçoam ent o de adm inist ração; a segurança da guarda de inform ação; a redução de espaço; o ordenam ent o dos arquivos; o baixo cust o de m anut enção. A m icrofilm agem exige cert os cuidados, com o a verificação da relação cust o- benefício ao opt ar ent re adquirir o equipam ent o necessário ou cont rat ar o serviço de um bureau especializado, a aut ent icação do m icrofilm e no cart ório quando se t rat ar de docum ent ação de Recursos Hum anos, am parada pela Lei nº 5433/ 68 ( alt erada pelo Decret o 1799, de 30/ 01/ 96) . ARQUI VOS Docum ent os TI POS D E D OCUM EN TOS Processos, recibos, escri- M I CROFORM A Rolo, cart ucho com film e de adm inist rat ivos cont ábeis arquivo perm anent e e de Docum ent os adm inist rat ivos e cont ábeis de arquivo corrent e t uras, fichas, balancet es, balanços, licit ações, concursos, leis, port arias, decret os, resoluções, at os, cont rat os Pront uário de em pregados, alunos, cadast ro de fornecedores e client es Docum ent os t écnicos Livros, j ornais Bibliot eca Livros, revist as I nform ações volum osas cont idas em arquivos Quadro de Aplicações plant as, m apas, Cadast ro do I PTU, I NSS, dívida at iva, dot ações orçam ent árias, das Microform as 16m m Jaquet as de 105m m com film e de 16m m – 5 canais Tab- j ac- cart ão t abulável com film e de 16m m de 1 a 3 canais Rolo ou cart ucho com film e de 35m m Cart ão- j anela com film e de 35m m Jaquet a de 105m m com film e de 35m m Tab- j ac- cart ão t abulável com film e de 35m m Rolo de 16m m e 35m m Microficha COM Microficha Film e de 105m m x 148m m CONSERVAÇÃO E PRESERVAÇÃO DO MI CROFI LME • • • • • Acondicioná- lo em locais que t enham ar- condicionado e t em perat ura de 19 º C a 22 °C e 40% a 50% de um idade . Baixa um idade t orna a película do m icrofilm e quebradiça. Alt a um idade cria m ofo e m anchas m icroscópicas. Revisar periodicam ent e o aparelho de leit ura e m ant ê- los lim pos para não danificarem o m icrofilm e. Evit ar a incidência prolongada de luz sobre as películas. DI GI TALI ZAÇÃO O t erm o digit alizar originou- se do vocábulo inglês digit ize e designa “ o processo de represent ar im agens com o um a m at riz de códigos binários, na qual o ‘zero’ indica o espaço em branco e o ‘um ’ represent a os pont os cheios.” 17 Em out ras palavras, digit alização t am bém pode ser definida com o sendo a conversão de inform ações arm azenadas em m eio físico para um form at o legível por com put adores. A pura e sim ples conversão de um docum ent o, cont udo, não t em m uit o sent ido se não for acom panhada de t odas as pot encialidades que os sist em as aut om at izados perm it em , ou sej a, deve est ar associado ao processo de digit alização um processam ent o t écnico adequado, capaz de gerir o fluxo da im agem do docum ent o dent ro de um Sist em a de Gerenciam ent o Elet rônico de Docum ent os ( GED) . GERENCI AMENTO ELETRÔNI CO DE DOCUMENTO – GED O conceit o de GED é um a espécie de leque em const ant e abert ura. I sso em razão das m uit as t ecnologias a ele relacionadas e que dele fazem part e. É um conj unt o de t ecnologias que perm it e o gerenciam ent o de docum ent os de form a digit al. Tais docum ent os podem ser das m ais variadas origens e m ídias, com o papel, m icrofilm e, som , im agem e m esm o arquivos j á criados na form a digit al. Os sist em as de Gerenciam ent o Elet rônico de Docum ent os não são sim plesm ent e sist em as de gerenciam ent o de arquivos. O GED é m ais, pois im plem ent a cat egorização de docum ent os, t abelas de t em poralidade, ações de disposição e cont rola níveis de segurança. É vit al para a m anut enção das bases de inform ação e conhecim ent o das em presas. O Gerenciam ent o Elet rônico de Docum ent os não significa som ent e guardar arquivos elet rônicos. Dispor de um sist em a de GED é t er nas m ãos a capacidade de gerenciar t odo o capit al int elect ual da em presa ou inst it uição. É a t ecnologia do GED que t orna o e- business um a realidade, pois alicerça t odas as inform ações referent es a t odas as et apas de qualquer processo de negócio. Para cont rolar esse “ m undo de inform ações digit ais” , quer sej am ou não originalm ent e elet rônicas, o conceit o sobre o que é GED am pliou- se com o que aut om at icam ent e. Gerenciar docum ent os é cuidar de t oda a vida inform acional da em presa. 17 AVEDON, 1991, p. 15. EVOLUÇÃO DO GED A evolução do GED confirm a sua im port ância. No princípio, a t ecnologia de GED enfat izava basicam ent e a digit alização de um docum ent o gerado em papel por m eio de um scanner. Assim , ele poderia ser visualizado na t ela do com put ador, inclusive em rede. At ualm ent e, a m aioria das em presas t em um a im ensa quant idade de docum ent os que ‘j á nascem ’ elet rônicos: são docum ent os em word, excell, desenhos de engenharia, e- m ails. Esse novo m undo de docum ent os digit ais, sem gerenciam ent o, im plica m uit as cópias de diversas versões e duplicação de arquivos, provocando a m á ut ilização de espaço em discos e cust os desnecessários com arm azenam ent o. GED é form ado pelas seguint es t ecnologias: • • • • • • Docum ent I m aging ( DI ) ; Docum ent Managem ent ( DM) ; Workflow; COLD/ ERM; Form s Processing; RI M- Records and I nform at ion Managem ent Essas t ecnologias foram sendo agregadas ao GED à m edida que surgiu nas em presas um a necessidade m ais com plet a para o gerenciam ent o de docum ent os, conform e descreve- se abaixo. A t ecnologia que ant ecedeu o GED no gerenciam ent o de docum ent os foi a m icrofilm agem , ainda hoj e ut ilizada por diversas inst it uições. A prim eira t ecnologia de GED que surgiu enfat izava basicam ent e a digit alização de docum ent os de origem papel, gerando- se im agens digit ais dos docum ent os. Essa m esm a t ecnologia t am bém possibilit a a digit alização de docum ent os de origem m icrofilm e, j ust am ent e para convert er os docum ent os gerenciados pela t ecnologia ant erior. Essa t ecnologia é conhecida com o Gerenciam ent o de I m agens de Docum ent os. Docum ent I m aging ou É im port ant e diferenciar um docum ent o provenient e da digit alização, aquele que gera um a im agem , daqueles que vêm da digit ação, que gera um docum ent o t ext ual. Os docum ent os no form at o im agem são, em m édia, dez vezes m aiores que os t ext uais e não podem ser processados por sist em as t ípicos de processam ent o de dados. Para que um a im agem sej a processada, quer por um processador de t ext os, quer por um sist em a de processam ent o de dados, ela deve passar por um processo de reconhecim ent o de caract eres. Tal processo t ransform a um a im agem de um t ext o num arquivo de dados realm ent e t ext ual, que pode ser edit ado por um processador de t ext os. Quando o reconhecim ent o se processa sobre caract eres padronizados, com o os docum ent os im pressos, ut iliza- se a t ecnologia de OCR, Opt ical Charact er Recognit ion, e quando é preciso reconhecer t ext os m anuscrit os, a t ecnologia é o I CR, I nt elligent Charact er Recognit ion. O am adurecim ent o viabilizaram dessas t ecnologias as aplicações de processam ent o de reconhecim ent o de form ulários, ( Form s Processing) , na qual, em vez da ut ilização de digit adores para a ret irada das inform ações, ut ilizam - se sist em as digit ais. Com os docum ent os t odos convert idos para im agens, era necessária um a t ecnologia que subst it uísse o processo hum ano de t râm it e de docum ent os em papel. Surgiu, ent ão, a t ecnologia do Workflow para im agens de docum ent os. Com a im plem ent ação de Workflow, m uit os ganhos são obt idos. O próprio avanço da t ecnologia e a dissem inação dos m icrocom put adores na últ im a década fez que boa part e da geração dos docum ent os passasse a ser feit a pelos sist em as digit ais. Num am bient e de escrit ório, isso significa a geração de docum ent os em processadores de t ext o, planilhas elet rônicas e t odas as dem ais ferram ent as dessa nat ureza. A quant idade de docum ent os digit ais gerada cresce vert iginosam ent e, exigindo ferram ent as para cont role de localização, at ualização, versões e m esm o de t em poralidade de guarda dos docum ent os. Dent ro dessa necessidade, surgiram as ferram ent as para Gerenciam ent o de Docum ent os, Docum ent Managem ent ( DM) . A t ecnologia de DM est eve inicialm ent e m ais envolvida no gerenciam ent o de docum ent os de engenharia e norm as t écnicas, sendo, inclusive, um a das exigências da I SO 9000. Essa t ecnologia perm it e a rast ream ent o das alt erações dos docum ent os. Hoj e, dada a quant idade de arquivos nos diret órios, a necessidade do com part ilham ent o de docum ent os, t ant o nas redes int ernas com o na I nt ernet , e o cont role das at ualizações em am bient e dist ribuído, j ust ifica a im plant ação de sist em as de DM para t odas as aplicações de gerenciam ent o de docum ent os. O DM im plem ent a, no m undo digit al, m uit as das funcionalidades j á exist ent es nas aplicações de Records Managem ent no m undo do papel. CONSERVAÇÃO, PRESERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO A conservação inclui a part e m at erial do arranj o, o acondicionam ent o e a guarda dos docum ent os e ainda a rest auração e reprodução para fins de preservação. A conservação deve ser m edida prevent iva, consist indo sobret udo na higienização am bient al. prej udiciais, bem Um idade e falt a de com o a acidez at m osférica, arej am ent o são fat ores elevação e queda da t em perat ura. Condições am bient ais desfavoráveis produzem m odificações na t ext ura e fibras dos papéis, que m ancham , descolorem , colam , aderem ou se desint egram ; t ornam quebradiços os docum ent os e favorecem o desenvolvim ent o neles de espécies ent om ológicas. Um a vez envelhecidos os papéis, o t rat am ent o adequado é a rest auração art esanal ou a lam inação ou plast ificação pelo em prego de elem ent os idênt icos à com posição do papel, de celulose e out ros. Pelo m ét odo de lam inação, os docum ent os a serem rest aurados, depois de neut ralizados e lim pos, são colocados ent re duas folhas de celulose e levados à m áquina, onde, sob a ação de calor e pressão, a celulose adere ao docum ent o, dando- lhe corpo. A conservação e preservação visam a conservar e a preservar as inform ações do acervo, especialm ent e a m em ória da organização. Deve- se observar procedim ent os elem ent ares que ret ardam o processo de det erioração, por m eio do cont role dos m at eriais ut ilizados e do m eio am bient e, e a valorização do pat rim ônio docum ent al, escrit o ou gravado em qualquer suport e. Os cuidados cit ados a seguir podem m elhorar a preservação/ conservação dos docum ent os e devem ser observados: − − não colocar clipes com o m arcador de páginas porque o m et al oxida, m anchando o papel; quando ocorrer t ransferência ou recolhim ent o, ret irar docum ent os qualquer t ipo de clipe, gram pos e ferragens; dos − não fazer refeições j unt o aos docum ent os nem arm azenar alim ent os nos m esm os am bient es, pois resquícios alim ent ar es − − − − − podem at rair inset os; não debruçar- se sobre os docum ent os; não usar fit a adesiva/ durex para consert ar páginas rasgadas, pois deixa m ancha e cont ribui para a acidificação do papel. não folhear os docum ent os com m ãos suj as; evit ar o uso de saliva para folhear os docum ent os; evit ar o uso de past as classificadoras AZ, pois deform am o docum ent o e são difíceis de m anusear; o ideal é o uso de past as − − suspensas; evit ar o acúm ulo de poeira nos am bient es onde há docum ent os; as fot ografias, negat ivos, adesivos, j ornais, revist as e sim ilares não deverão ser colados diret am ent e nas páginas do processo, e − − sim acondicionados em envelopes que poderão ser colados. dobrar os docum ent os adequadam ent e, se excederem os t am anhos padronizados, e desdobrar caso sej a necessário, arquivar recort es em past as, por assunt o, após serem colocados em folhas solt as de papel t am anho ofício. Se for um art igo que t enha cont inuação no verso, guardar em envelope que t am bém será colocado em folha de papel. No alt o e à direit a do recort e, anot ar a dat a e a font e de onde ele foi ext raído, com o t am bém o assunt o da past a onde ele será arquivado. OPERAÇÕES ESSENCI AI S PARA GUARDA E CONSERVAÇÃO DOS DOCUMENTOS: • • • • Fazer o arquivam ent o diário de past as e papéis. No m om ent o de arquivar um docum ent o, confront ar o cont eúdo e o núm ero da past a para evit ar enganos. Não sobrecarregar as caixas de arquivos ou past as. Mant er um a seqüência est rit am ent e cronológica – não gram pear e não arquivar expedidas. j unt o as correspondências recebidas e as • Não deixar assunt os indefinidos, classificá- los quando não houver definição clara ou não exist irem assunt os assem elhados em : assunt os adm inist rat ivos diversos, assunt os de pessoal diversos e assunt os financeiros diversos. Definindo- os em um a área que t enha pert inência. LEMBRE- SE: DOCUMENTO SEM DATA E SEM ASSI NATURA NÃO TEM VALI DADE. Os principais agent es agressores do papel podem ser classificados em físicos, am bient ais, biológicos e hum anos. AGENTES FÍ SI COS Correspondem a causas físicas: cort es, folhas coladas, et c. Muit o im port ant e é a revisão dos Arquivos, ret irando- se o m at erial danificado. Os m at eriais ut ilizados para a guarda dos docum ent os cont ribuem para o seu desgast e, devendo- se evit ar o uso de sacos plást icos para acondicionar docum ent os de guarda perm anent e, pois dificult am a oxigenação do papel. Os gram pos, clipes e fixadores de m et al, e out ros m at eriais que podem enferruj ar e m anchar o papel devem ser evit ados para não acelerar o processo da oxidação. Fit as colant es deixam m arcas im possíveis de rem over devendo ser evit ada o ideal é o uso de cola branca, recom enda- se à cola de celulose Met ylan. AGENTES AMBI ENTAI S Tem perat ura e Um idade A t em perat ura e a um idade são agravant es para a det erioração e enfraquecim ent o do papel e o aparecim ent o do m ofo, devendo sem m ant ida um a t em perat ura ent re 15 a 20º C, e um idade de 40 a 60% , evit ando oscilações para não acelerar a fragilização do papel. O arquivo não deve est ar localizado em áreas com o porão e sót ão, não deve t am bém ser m ant ido próxim o a depósit os de água ( a fim de se evit ar a um idade) , m as sim em prat eleiras e arquivos que não est ej am apoiados em paredes int ernas. Em regiões úm idas, deve- se evit ar obj et os m olhados e plant as aquát icas no acervo, cont rolar infilt rações e got eiras, arej ar o am bient e com o auxílio de vent iladores. Em regiões secas, ut ilizar um idificadores de ar. I lum inação Os raios ult raviolet as em it idos pelo sol e pelas lâm padas fluorescent es provocam a oxidação do papel, ist o é, o papel branco adquire m anchas am areladas e o papel colorido t orna- se esbranquiçado. Deve- se evit ar ilum inação nat ural, isolando vidraças at ravés da ut ilização de verniz filt rant e, papel opaco ou cort inas escuras para bloquear a radiação ult raviolet a e m ant er a luz apagada sem pre que possível. Poeira e Gases Os agent es poluidores at m osféricos com o a poeira e gases devem ser evit ados, m ant endo port as e j anelas fechadas, vedação das abert uras ext ernas e lim peza periódicas do acervo com a ut ilização de aspirador de pó. AGENTES BI OLÓGI COS Correspondem aos fungos, inset os e m icroorganism os que causam dam os ao papel. O sist em a prevent ivo com o desinset ização deve ser feit a periodicam ent e. Os fungos e inset os se localizam em det erm inadas áreas do arquivo em que encont ram condições am bient ais favoráveis, com o alt o grau de um idade, alt a t em perat ura e pouca ou nula vent ilação. AGENTES HUMANOS Os hábit os hum anos com o alim ent ação e m anuseio dos docum ent os podem afet ar e agredir o papel, devendo ser am plam ent e difundido os cuidados quant o à lim peza do local. Os responsáveis devem ser esclarecidos sobre os cuidados com os elem ent os orgânicos que fazem part e do docum ent o, assim com o colas, papeis, papelões, que devem ser de prim eira qualidade. Suport es Especiais Não em pilhar livros abert os ou colocar peso ext ra sobre eles, pois deform a a lom bada e pode solt ar as folhas. Evit ar escrever no verso da fot o e quando o fizer ut ilizar lápis m acio e não pressionar, para evit ar m arcar a fot o; m anusear as fot os com cuidado, evit ando o cont at o diret o com a gelat ina, que poderá ficar m anchada e gordurosa. CDs e fit as devem ser acondicionados em em balagens próprias e m anuseados com cuidado, segurando- os sem pre pelas bordas, devido à sensibilidade dest e m at erial. As fit as devem ser guardadas na posição vert ical, para evit ar a deform ação do rolo. Fit as e CDs devem ser arquivados em am bient e fechado, desum idificado e clim at izado, não devem ser expost os diret am ent e à luz do sol, à um idade e à poeira. Deve- se afast á- los de qualquer cam po elet rom agnét ico. O QUE É DI PLOMÁTI CA? Ocupa- se da est rut ura form al dos at os escrit os de origem governam ent al e/ ou not arial. Trat a- se, port ant o, dos docum ent os que, em anados das aut oridades suprem as, delegadas ou legit im adoras ( com o é o caso dos not ários) , são subm et idos, para efeit o de validade, à sist em at ização im post a pelo Direit o. Tornam - se esses docum ent os, por isso m esm o, eivados de fé pública, que lhes garant e a legit im idade de disposição e a obrigat oriedade da im posição, bem com o a ut ilização no m eio sociopolít ico regido por aquele m esm o Direit o. Assim sendo, não é possível dissociar a diagram ação e a const rução m at erial do docum ent o do seu cont ext o j urídico- adm inist rat ivo da gênese, produção e aplicação. O DOCUMENTO DI PLOMÁTI CO É o regist ro legit im ado do at o adm inist rat ivo ou j urídico, conseqüência, por sua vez, do fat o adm inist rat ivo ou j urídico. Se é “ at o j urídico t odo aquele que t enha por fim im ediat o adquirir, resguardar, t ransferir, m odificar ou ext inguir direit os” . Obj et o da diplom át ica: É a est rut ura form al do docum ent o, que deve t er a m esm a const rução sem ânt ica de discurso para a m esm a problem át ica j urídica. OS ELEMENTOS EXTERNO E I NTERNOS DA FORMA DOCUMENTAL A form a docum ent al revela e perpet ua sua função. Com base nest a observação, os prim eiros diplom at as est abeleceram um a m et odologia para a análise das form as docum ent ais, que perm it ia com preender as ações adm inist rat ivas e as funções que as geravam . Essa m et odologia descansava no supost o de que, não obst ant e diferenças na nat ureza, proveniência, t odos os docum ent os apresent am form as suficient em ent e parecidas para que se t enha possibilidade em conceber um a form a docum ent al t ípica ideal, o m ais regular e com plet a para o propósit o de exam inar t odos seus elem ent os. A Diplom át ica define a form a com o o com plexo de regras e represent ação para t ransm it ir um a m ensagem , ist o é, com o o conj unt o de caract eríst icas de um docum ent o que pode ser separado da det erm inação dos t em as part iculares, pessoas ou lugares que dizem respeit o. Divide- se em form a docum ent al física – revest im ent o ext erno do docum ent o ( ext rínsecos) – ou form a int elect ual – as suas part icularidades int ernas ( int rínsecas) . OS ELEMENTOS EXTERNOS Diplom át ica – aut ent icidade – proveniência – organicidade. O prim eiro elem ent o ext erno para ident ificação é o suport e, o m at erial que t ransport a a m ensagem ( papiro, pergam inho, papel, t ábuas de m adeira, et c.) , para descobrir com o havia sido preparado ( em past a, papel e m arcas- d’água) , as form as e as m edidas ( o form at o) . As form as de recebim ent o do docum ent o, os quais eram essenciais para os docum ent os m edievais, para dat á- los e est abelecer sua proveniência e provar sua aut ent icidade ( escrit uras) . O elem ent o m ais im port ant e dos docum ent os m edievais é o selo. A Diplom át ica se at em ao m at erial com que eram confeccionados, sua form a, m edida, t ipologia ( a relação da figura da im pressão) , t ipo heráldico, de cavalheiro, m onum ent al, do rei, et c.; legenda ou inscrição, a form a de fixação do selo. A análise dest es com ponent es servia para averiguar o grau de aut oridade e solenidade dos docum ent os, sua proveniência, função e sua aut ent icidade. O elem ent o ext erno m ais relevant e pra os docum ent os cont em porâneos consist e nas anot ações, agrupadas em t rês cat egorias: − − regist ro – prot ocolo = execução de um processo ( processo adm inist rat ivo) ; not as de t ransm issão = urgent e, seguro, et c.; − núm ero de regist ro = classificação. ELEMENTOS I NTERNOS São t odos os com ponent es de art iculação int elect ual apresent ados. É o m odo de apresent ação do cont eúdo do docum ent o, as part es que det erm inam o t eor do conj unt o. Com preende t rês seleções que t endem a apresent ar- se separadas e reconhecíveis aos docum ent os m edievais e aos prim eiros m odernos, que não se dividiam em parágrafos. Prot ocolo: cont ém o cont ext o adm inist rat ivo das ações ( a indicação das pessoas incluídas, t em po, lugar e assunt o) ; Text o: cont ém a ação e inclui as considerações e circunst âncias que lhe deram origem e as condições relacionadas a sua produção. Escat ocolo: o cont ext o da docum ent ação da ação (a saber, enunciado do m eios de validação, indicações das responsabilidades com relação ao at o da docum ent ação) e as form as finais. ALGUNS CONCEI TOS DI PLOMÁTI COS Docum ent os legalm ent e aut ênt icos: são os docum ent os com o valor probat ório. Pode ser o docum ent o que nasce com essa caract eríst ica ( docum ent os de cart ório) ou um que adquira legalidade por influência do am bient e ext erno ( um bilhet e) . Docum ent os diplom at icam ent e aut ênt icos: são os docum ent os escrit os de acordo com as prát icas e form alidades do t em po e lugar, por pessoas det ent oras dessa com pet ência. Docum ent os hist oricam ent e aut ênt icos: são os docum ent os que at est am a veracidade dos fat os: ( legal, diplom át ico e hist órico) . Falsidade Diplom át ica: é o docum ent o que reproduz o aut ênt ico, sem t er sido produzido pela m esm a font e e sem obedecer às prát icas de t em po e lugar. Falsidade Hist órica: É o docum ent o que cont ém um dado errado. Um a dat a ou um nom e errado. Falsidade Legal: É a falsidade de assinat uras, carim bos, chancelas, et c., em docum ent os, com o obj et ivo de fraudar. ALGUMAS ESPÉCI ES DOCUMENTAI S DE CUNHO DI PLOMÁTI CO: ABAIXO-ASSINADO ALVARÁ ATESTADO AVISO BREBE CARTA DE LEI CARTA DE SESMARIA DEBÊNTURE ACÓRDÃO ASSENTO ATO BANDO BULA PAPAL CARTA PATENTE CERTIDÃO DECRETO ACORDO ATA AUTO BILHETE CARTA CARTA PERDÃO CONVENÇÃO HISTÓRICO NOTARI ADO Not ário, ou t abelião, é um profissional do direit o, dot ado de fé pública, a quem o Poder Público delega o exercício da at ividade not arial. O not ariado do t ipo lat ino, diferent e do not ariado do t ipo anglo- saxão, exige que esse profissional sej a um j urist a, conselheiro independent e e im parcial, que receba delegação da aut oridade pública para conferir aut ent icidade aos docum ent os que eles redigem , com o inst rum ent os de garant ia da segurança j urídica e da liberdade cont rat ual. Port ant o, a função not arial é um a função pública que o not ário exerce de m aneira independent e, sem est ar hierarquicam ent e com preendida ent re os funcionários a serviço da adm inist ração do Est ado ou de out ros órgãos públicos. O not ário deve exercer sua função de form a absolut am ent e im parcial, aconselhando as part es a respeit o dos efeit os que o at o a ser prat icado irá t er no fut uro. Esse aconselham ent o nivela os cont rat ant es, independent em ent e da preponderância da força econôm ica de um em relação ao out ro. I nt egra a at ividade not arial: − − form alizar j uridicam ent e a vont ade das part es; int ervir nos at os e negócios j urídicos a que as part es devam ou queiram dar form a legal ou aut ent icidade, aut orizando a redação ou redigindo os inst rum ent os adequados, conservando os originais − e expedindo cópias fidedignas de seu cont eúdo; aut ent icar fat os. O not ário, de acordo com sua especialidade, será cham ado de t a be liã o de n ot a s ou de t a be liã o de pr ot e st os. Ao t abelião de not as com pet e: − − − − − lavrar escrit uras e procurações públicas; lavrar t est am ent os públicos e aprovar os cerrados; lavrar at as not ariais; reconhecer firm as; aut ent icar fot ocópias. Ao t abelião de prot est os com pet e realizar t odos os at os relacionados com o prot est o cam biário. Os principais docum ent os not ariais : regist ro/ cert idão Regist ro: ao com parecer em um cart ório de Regist ro Civil para declarar um nascim ent o, um óbit o ou para dar ent rada em um processo de habilit ação de casam ent o, o result ado será a lavrat ura de um t erm o, ou sej a, um a inscrição no livro da servent ia. Cert idão: docum ent o no qual o Oficial de Cart ório cert ifica que o regist ro encont ra- se devidam ent e lavrado nos livros sob sua responsabilidade. I ndependent em ent e de despacho j udicial e dando fé pública, o oficial reproduz, de form a aut ênt ica e absolut am ent e confiável, t ext os de um assent o ou docum ent o arquivado em sua servent ia, fazendo inserir na cert idão, obrigat oriam ent e, o núm ero do livro, da folha e do t erm o sob o qual foi lavrado, ou ainda o núm ero do regist ro ou past a ou caixa em que o docum ent o encont ra- se arquivado. FORMAS DE CERTI DÃO A cert idão pode ser ext raída das seguint es form as: − − − − EM I NTEI RO TEOR: t ranscrição int egral, ipsis lit t eris; EM BREVE RELATÓRI O: t ranscrição som ent e das principais part es do assent o; POR QUESI TOS: que é a t ranscrição de part es isoladas do assent o ou docum ent os arquivados, quest ionados pelo int eressado; NEGATI VA: cert ifica a inexist ência de um at o ou fat o ou docum ent o que a part e int eressa conhecer e que t enha seus elem ent os fornecidos pela pessoa int eressada. OS DOCUMENTOS NOTARI AI S COMO FONTE DE PESQUI SAS • Levant am ent os de dados est at íst icos quant o aos nascim ent os, • • • • casam ent os, óbit os, divórcios pelo I BGE. Levant am ent os de est at íst icas nacionais. Para viabilização de program as sociais do governo. Para o hist oriador resgat ar fat os lacunosos sobre a hist ória. Levant am ent o da Unicef, ent re out ros. PALEOGRAFI A, CI ÊNCI A AUXI LI AR DA HI STÓRI A I NTEGRANTE DO CURSO DE ARQUI VOLOGI A ORI GEM DA PALEOGRAFI A • Século XVI I . • Na I dade Média e Renascim ent o = surgim ent o de t rabalhos de carát er • paleográfico ( t ranscrições, t raduções, coleções de alfabet os, et c.) . Não havia pret ensões nem t rat ados crít icos, não se est abelecia um a classificação cient ífica ou det erm inação da ant igüidade da • escrit a. Guerra dos Trint a Anos ( 1618- 1648) . • • Direit os feudais e eclesiást icos. Guerra Diplom át ica. Prim eiro Período • • • • Paleografia confundida com a Diplom át ica. Act a Sanct orum . Padre Daniele Van Papenhbroek. Propylaeum antiquarium circa veri ac falsi discrim en in vetustis m em branis ( Princípios introdutórios para a discrim inação entre o • • • verdadeiro e o falso nos docum entos antigos) . A secular t radição Benedit ina francesa abalada. D. Jean Mabillon em defesa escreve De re diplom at ica libri VI . Classificação: m aiúsculas, m inúsculas e cursivas. Segundo Período • • Segunda m et ade do Século XVI I I – cát edras universit árias. Sem inário na Alem anha, em que o Professor Johann Christ ophe Gat t erer – a Lei de Lineu – Classificação ( regras, classes, • • ordens, séries, part es, gênero, espécie) . Na I t ália, aparecem as fam osas Escolas Superiores de Paleografia em Bolonha, Florença e Milão. Três fat os que caract erizam o novo período na hist ória da paleografia, ou sej a, o período m oderno: a paleografia lat ina • afirm a- se com o ciência dist int a das out ras; é aplicada a fot ografia paleográficos; na reprodução dos docum ent os descobrim ent o dos palim psest os. Finalm ent e, no século XX, t écnica com fins pragm át icos e obj et ivos nos currículos universit ários. CONCEI TOS Paleos = ant iga + graphein = escrit a Jesus Muñoz y Rivero: “ É a ciência da decifração dos m anuscrit os t endo em consideração as vicissit udes sofridas pela escrit a em t odos os séculos e nações, sej a qual for a m at éria em que ela apareça.” Maurice Prou: “ É a ciência das ant igas escrit as e t em por obj et o a decifração dos escrit os da Ant igüidade e I dade Média.” Ricardo Rom an Blanco: “ É a ciência que nos ensina a ler e int erpret ar corret am ent e docum ent os m anuscrit os ant igos, ocupando- se essencialm ent e com a origem e evolução da escrit a.” Agust ín Millares Carlo: “ Paleografia é a ciência que t rat a do conhecim ent o e int erpret ação das escrit as ant igas e que est uda as suas origens e evolução.” José van den Besselaar: “ É o est udo m et ódico de t ext os ant igos quant o à sua form a ext erior. Abrange não só a hist ória da escrit a e a evolução das let ras, m as t am bém o conhecim ent o dos m at eriais e inst rum ent os pra escrever.” RESUMO • A Paleografia abrange a hist ória da escrit a, a evolução das let ras, bem com o os inst rum ent os para escrever. Pode ser • • • considerada art e ou ciência. Ciência na part e t eórica. Art e na aplicação prát ica. Técnica acim a de t udo. CARACTERÍ STI CAS DOS DOCUMENTOS PALEOGRÁFI COS Docum ent os m anuscrit os, ant igos, com suport e de m at éria branda ( pergam inho, papiro, folhas de árvores, t abuinhas enceradas) e m anuscrit os e t ransport áveis. OBJETO E FI M • • Est uda as caract eríst icas ext rínsecas dos decifra- os. Leit ura da escrit a e det erm inação da dat a e lugar dos docum ent os. I MPORTÂNCI A Perm it e resgat ar o passado por m eio dos regist ros escrit os, recuperando as ações das inst it uições ant igas, os cost um es e crenças das sociedades. DI VI SÕES DA PALEOGRAFI A Quant o ao t rabalho: – elem ent ar; – crít ica. Em relação à ciência que apóia: – Paleografia Diplom át ica; – Paleografia Bibliográfica; – Paleografia Num ism át ica; – Paleografia Epigráfica; – Paleografia Nacionais. Em relação ao t em po que foram lavrados os docum ent os: – ant iga; – m edieval; – pós- m edieval ou m oderna.