Komunikasi Organisasi

Komunikasi antarpribadi yang dimaksud disini adalah proses komunikasi yang berlangsung antara dua orang atau lebih secara tatap muka, seperti yang dinyatakan R. Wayne Pace (1979) bahwa “Inter personal communication is communication involving two or more people in a face to face setting” menurut sifatnya komunikasi antarpribadi dapat dibedakan atas dua macam, yakni komunikasi Diadik (Dyadic Communication) dan komunikasi kelompok kecil (Small Group Communication). Komunikasi Diadik ialah proses komunikasi yang berlangsung antara dua orang dalam situasi tatap muka. Komunikasi Diadik menurut Pace dapat dilakukan dalam tiga bentuk, yakni percakapan, dialog dan wawancara. Percakapan berlangsung dalam suasana yang bersahabat dan informal. Dialog berlangsung dalam situasi yang lebih intim, lebih dalam dan lebih personal, sedangkan wawancara sifatnya lebih serius, yakni adanya pihak yang dominan pada posisi bertanya dan yang lainnya pada posisi menjawab. Komunikasi kelompok kecil ialah proses komunikasi yang berlangsung antara tiga orang atau lebih secara tatap muka, dimana anggota-anggotanya saling berinteraksi satu sama lainnya. Tidak ada batas yang menentukan secara tegas berepa besar jumlah anggota suatu kelompok kecil. Biasanya antar dua sampai tiga orang, bahkan ada yang mengembangkan sampai dua puluh samapi tiga puluh orang, tetapi tidak lebih dari lima puluh orang. Menurut Everett M. Rogers, proses komunikasi yang menggunakan telepon kurang kena bila digolongkan sebagai komunikasi masssa atau komunikasi antar pribadi. Tetapi sarjana komunikasi Amerika lainnya Mc-Croskey memasukkan peralatan komunikasi yang menggunakan gelombang udara dan cahaya seperti halnya telepon sebagai saluran komunikasi antar pribadi. Sebab itu muncullah kelompok yang lebih senang memkai istilah komunikasi antar pribadi beralat ( memakai media mekanik ) dan komunikasi antar pribadi yang tidak beralat ( berlangsung secara tatap muka ). Seperti kita ketahui dari kesimpulan definisi komunikasi, bahwa komunikasi pada hakikatnya adalah proses penyampaian pesan oleh komunikator kepada komunikan. Maka untuk mengetahui bagaimana proses komunikasi tersebut dapat dilihat dari katagori proses komunikasi dengan peninjauan dari dua perspektif, yaitu : Proses Komunikasi Dalam Perspektif Psikologis: Dalam perspektif ini komunikasi terjadi antara komunikator dengan komunikan dalam menyampaikan pesan maka terjadi proses dalam dirinya masing-masing. Pesan komunikasi tersebut terdiri dari dua hal, yaitu : Pertama isi pesan yang berupa pikiran, Walter Lippman menyebut isi pesan sebagai “picture in our head”. Kedua lambang yang pada umumnya adalah bahasa, baik dalam bahasa verbal ( dapat berpupa oral/terucap atau dapat berupa write/tulisan) maupun dalam bahasa non-verbal. Dalam perspektif psikologis komunikator dalam pikiranya berusaha melakukan persepsi atau memahami dan selanjutnya memberikan makna isi pesan komunikasi. Upaya tersebut dinamakan encoding. Kemudian pesan tadi dikirimkan pada komunikan. Maka dalam pikiran komunikan juga terdapat proses upaya melakukan persepsi untuk memahami dan memaknai isi pesan komunikasi tadi, yang istilah prosesnya disebut decoding. Proses Komunikasi Dalam Perspektif Mekanistis Proses Komunikasi dalam perspektif mekanistis diklasifikasikan dalam proses komunikasi secara primer dan secara sekunder. Proses Komunikasi Secara Primer Proses Komunikasi Secara Primer disebut juga Komunikasi Diadik atau two way communication adalah proses penyampaian lambang-lambang antara komunikator pada komunikan secara langsung berhadapan muka (face to face) tanpa menggunakan perantara atau media. Menurut Mitcnell V. Chanley bahwa secara primer proses komunikasi dapat digambarkan sebagai berikut : Sebelum komunikator mengirim pesan-pesan kepada komunikan ia memberi makna pada pesan-pesan itu (encode). Pesan ditangkap komunikan dan diberi makna sesuai dengan konsep-konsep yang ia miliki (decode). Melalui proses interpretasi, yaitu menafsirkan makna-makna tersebut dari berbagai sudut pandang (perspektif), akan dihasilkan makna tertentu sesuai dengan kerangka pengalaman (field of reference) dan kerangka acuan (frame of reference) yang dimiliki oleh komunikan. Keberhasilan komunikasi (yaitu komunikasi yang efektif) sangat ditentukan oleh beberapa besar kesamaan pengertian yang berhasil dibangun bersama (sharing). Semakin luas daerah overlap (saling pengertian) tercipta, semakin berhasil suatu proses komunikasi mencapai sasarannya. Berdasarkan prosesnya, komunikasi dapat diklasifikasikan dalam : Verbal Communication adalah komunikasi dengan menggunakan lambang bahasa (lisan atau pun tulisan). Bahasa adalah lambang yang paling banyak digunakan dalam komunikasi karena selain dapat mewakili kenyataan yang konkrit dan objektif dari lingkungan, juga dapat mewakili hal yang abstrak. Bahasa tulisan banyak digunakan dalam komunikasi massa. Non-verbal Communication adalah komunikasi dengan gejala yang menyangkut bahasa tubuh dan gejala lain. Ciri-ciri komunikasi diadik adalah sebagai berikut : Komunikasi dilakukan antara dua orang atau tiga orang Komunikasi dilakukan langsung (face to face) atau kadang menggukan media telephon. Komunikator dapat berubah statusnya menjadi komunikan, begitu juga sebaliknya komunikan dapat berubah menjadi komunikator, dan seterusnya berputar berganti-ganti selama proses Komunikasi Interpersonal berlangsung. Tetapi komunikator utama adalah si pembawa pesan atau yang pertama-tama menyampaikan pesan (message) sebab dialah yang memulai komunikasi dan mempunyai tujuan. Efek komunikasi dapat terlihat langsung , baik secara verbal (dengan ucapan mengiyakan/menjawab) maupun secara non-verbal ( dengan bahasa tubuh/kinesik/kial dan isyarat). Bahasa tubuh atau kinesik meliputi : Gestures (gerak-gerik), missal gerak sering membetulkan posisi duduk tanda dari gelisah Postures (sikap tubuh), missal di Indonesia dikenal : Membusungkan dada tandanya sombong Menundukan kepala tandanya merendah Berdiri tegak tandanya berani Bertopang dagu tandanya bersedih Menadahkan tangan tandanya bermohon, Dan sebagainya. Facial expressions (ekspresi muka), misalnya : Muka kaku disertai mata terbelalak tanda dari takut Muka ditekan disertai mata dikerutkan ke depan tanda dari muak Muka rileks disertai senyum tanda dari bahagia Muka kencang disertai mata melotot tanda dari marah Symbolic cloting (pakaian simbolik), misalnya warna pakaian serba hitam tandanya berkabung duka. Keberhasilan komunikasi diadik adalah dalam prosesnya si komunikator harus berupaya menyamakan field of reference dan frame of reference dari komunikan, disamping itu kedua pihak harus mempunyai emphaty. Proses Komunikasi Secara Sekunder Proses Komunikasi secara sekunder disebut juga Komunikasi Triadik atau multi level communication adalah proses penyampaian lambang-lambang antara komunikator dengan komunikan secara tidak langsung tetapi menggunakan perantara dengan media. Komunikasi Publik biasa disebut komunikasi pidato, komunikasi kolektif, komunikasi retorika, public speaking dan komunikasi khayalak ( Audience communication). Dalam komunikasi publik penyampaian pesan berlangsung secara kontinu. Dapat didefenisikan siapa yang berbicara ( sumber ) dan siapa pendengarnya. Interaksi antara sumber dan penerima sangat terbatas, sehingga tanggapan balik juga terbatas. Hal ini disebabkan karena waktu yang digunakan sangat terbatas, dan jumlah khayalak relative banyak. Sumber seringkali tidak dapat mengidentifikasi satu persatu pendengar. Tipe komunikasi public biasanya ditemui dalam berbagai aktifitas seperti kuliah umum, khotbah, rapat akbar, penghargaan, ceramah, dan semacamnya. Komunikasi publik (public communication) adalah komunikasi antara seorang pembicara dengan sejumlah besar orang (khalayak), yang tidak bisa dikenali satu persatu. Komunikasi demikian sering juga disebut pidato, ceramah, atau kuliah (umum). Komunikasi publik biasanya berlangsung lebih formal dan lebih dari sulit dari pada komunikasi antar pribadi atau komunikasi kelompok, karena komunikasi publik menuntut persiapan pesan yang cermat, keberanian dan kemampuan menghadapi sejumlah besar orang. Ciri-ciri komunikasi publik adalah : terjadi di tempat umum (publik), misalnya di auditorium, kelas, tempat ibadah (masjid, gereja) atau tempat lainnya yang di hadiri sejumlah besar orang; merupakan peristiwa sosial yang biasanya telah direncanakan alih-alih peristiwa relatif informal yang tidak terstruktur; terdapat agenda; beberapa orang ditunjuk untuk menjalankan fungsi-fungsi khusus, seperti memperkenalkan pembicara, dan sebagainya; acara-acara lain mungkin direncanakan sebelum atau sesudah ceramah disampaikan pembicara. Komunikasi publik sering bertujuan memberikan penerangan, menghibur, memberikan penghormatan, atau membujuk Macam-macam publik Dalam lingkup organisasi/ perusahaan publik dibedakan menjadi: 1.    Publik internal dan publik eksternal 2.    Publik primer, sekunder, dan marjinal 3.    Proponent (publik yang memihak), opponent (publik yang menentang), dan uncommitted yang berarti publik yang tidak peduli. Sebagai perbandingan, saat suatu perusahaan memiliki 40 dari 50 karyawan yang uncommitted maka perusahaan dapat dikatakan “tidak sehat”. 4.    Mayoritas diam (silent majority) dan minoritas vokal (vocal minority)  A.    Pengertian Komunikasi Publik Komunikasi publik adalah pertukaran pesan dengan sejumlah orang yang berada dalam sebuah organisasi atau yang di luar organisasi, secara tatap muka atau melalui media. Namun dalam bagian ini yang akan dibahas hanyalah tatap muka di antara organisasi dan lingkungan eksternalnya. Brooks menguraikan tipe komunikasi publik ini sebagai monological karena hanya seorang yang biasanya terlibat dalam mengirimkan pesan kepada publik. Kualitas yang membedakan komunikasi organisasi publik ini dengan komunikasi interpersonal dan komunikasi kelomok kecil adalah: Komunikasi publik berorientasi kepada si pembicara atau sumber. Sedangkan pada komunikasi interpersonal dan kelompok kecil terdapat hubungan timbale balik di antara si pembicara dengan si penerima yag terlibat. Pada komunikasi organisasi publik, si pembicara mendominasi hubungan. Pada komunikasi publik melibatkan sejumlah besar penerima tetap pada komunikasi intepesonal biasanya hanya 2 orang dan komunikasi kelompok kecil tidak lebih 5 – 7 orang penerima. Pada komunikasi publik kurang terdapat interaksi antara si pembicara dengan pendengar. Hal ini menjadikan kurangnya interksi secara langsung antara si pembicara dengan si pendengar lebih-lebih bila pendengarnya makin banyak. Bahasa yang digunakan dalam komunikasi publik lebih umum supaya dapat dipahami oleh pendengar. B.     Tujuan Komunikasi Publik Tujuan umum dari komunikasi publik terutama sekali adalah untuk member informasi kepada sejumlah besar orang mengenai organisasi misalnya mengenai aktivitas-aktivitas organisasi dan hasil produksi organisasi. Selain itu komunikasi publik juga bertujuan untuk menjalin hubungan antara organisasi dengan masyarakat diluar organisasi. Komunikasi publik juga dapat digunakan untuk member hiburan. Tujuan-tujuan tersebut berhubungan satu sama lain dan sulit untuk dipisahkan. Di samping adanya tujuan umum juga terdapat tujuan khusus yang perlu ditetapkan. Tujuan-tujuan khusus ini dinyatakan dalam bentuk pernyataan dalam kalimat yang lengkap. C.    Pentingnya Komunikasi Publik dalam Organisasi Organisai sebagai sistem terbuka dengan lingkungan luarnya terutama dengan badan-badan yang berpengaruh kepada kehidupan organisasi itu sendiri. Sekarang kebanyakan organisasi merasa penting untuk mengadakan bagian hubungan masyarakat dalam organisasinya yang menangani khusus masalah promosi, penyiaran pers, kajian-kajian khusus, pertunjukan, dan darmawisata. Kebanyakan organisasi telah menyadari pentingnya komunikasi public ini dan telah mempunyai program-program khusus untuk itu. Hal ini dapat kita lihat dengan banyaknya sekarang kita jumpai berbagai media yang digunakan untuk itu seperti brosur, majalah, surat-surat edaran CCTV dan poster. D.    Tipe Komunikasi Publik dalam Organisasi Bentuk persentasi komunikasi organisasi publik secara garis besarnya dapat dibedakan atas dua kategori, yaitu yang bersifat pemberian informasi ndan mencari komitmen (commitment). Persentasi yang bersifat pemberian informasi dapat pula dibedakan sebagai berikut: 1.      Persentasi Orientasi 2.      Persentasi untuk Latihan Pekerjaan Tertentu 3.      Laporan Status 4.      Laporan Kepada Dewan Pengurus 5.      Rapat-rapat Umum Bentuk kedua dari komunikasi publik dalam organisasi adalah untuk mencari komitmen. Komunikasi ini dimaksudkan untuk mempengaruhi pendengar melalui informasi yang diberikan. Beberapa tipe dari persentasi ini adalah: a.      Persentasi Pemasaran b.      Persentasi Memotivasi c.       Persentasi penerimaan Karyawan atau Mahasiswa d.      Pendekatan Tim Komunikasi formal adalah suatu proses komunikasi yang bersifat resmi dan biasanya dilakukan di dalam lembaga formal melalui garis perintah atau sifatnya instruktif , berdasarkan struktur organisasi oleh pelaku yang berkomunikasi sebagai petugas organisasi dengan status masing - masing yang tujuannya menyampaikan pesan yang terkait dengan kepentingan dinas . Suatu komunikasi juga dapat dikatakan formal ketika komunikasi antara dua orang atau lebih yang ada pada suatu organisasi dilakukan berdasarkan prinsip - prinsip dan struktur organisasi . Komunikasi informal adalah komunikasi antara orang yang ada dalam suatu organisasi, akan tetapi tidak direncanakan atau tidak ditentukan dalam struktur organisasi . Fungsi komunikasi informal adalah untuk memelihara hubungan sosial persahabatan kelompok informal , penyebaran informasi yang bersifat pribadi dan privat seperti isu , gossip , atau rumor . Tentang komunikasi informal sebaiknya tidak dilakukan berdasarkan informasi yang masih belum jelas dan tidak akurat , carilah sumber informasi yang dapat dipercaya , selalu gunakan akal sehat dan bertindak berdasarkan pikiran yang positif . Informasi dalam komunikasi informal biasanya timbul melalui rantai kerumunan di mana seseorang menerima informasi dan diteruskan kepada seseorang atau lebih dan seterusnya sehingga informasi tersebut tersebar ke berbagai kalangan . Implikasinya adalah kebenaran informasi tersebut menjadi tidak jelas atau kabur . Meski demikian komunikasi informal akan untuk memenuhi kebutuhan sosial , mempengaruhi orang lain , dan mengatasi kelambatan komunikasi formal yang biasanya cenderung kaku dan harus melalui berbagai jalur terlebih dahulu .