KAIZEN

Kaizen, La clave de la ventaja competitiva japonesa. de Masaaki Imai Análisis de lectura Administración de la Mejora Continua MSC, UAG José de Jesús Becerra Soto Agosto de 2003 Kaizen KAIZEN: significa mejoramiento. Mejoramiento continuo en la vida personal, familiar, social y de trabajo. Significa un mejoramiento continuo que involucra a todos por igual. Valores Orientación al cliente. Kanban. Control total de la calidad. Mejoramiento de la calidad. Círculos de calidad. Justo a tiempo. Automatización. Cero defectos. Disciplina. Actividades en grupos pequeños. Sistema de sugerencias. Mejoramiento de la productividad. Mantenimiento total del producto. Desarrollo del producto nuevo. Kaizen Alta administración Administración media Supervisores Trabajadores Alta administración Mejoramiento Mantenimiento Innovación Administración media Supervisores Trabajadores Mantenimiento Percepciones japonesas de las funciones del puesto Alta adm inistración Adm inistración m edia Supervisores Trabajadores Innovación Kaizen M antenim iento Percepciones occidentales de las funciones del puesto Para KAIZEN la administración establece el Procedimiento Estándar de Operación (PEO): políticas, reglas, directrices, procedimientos y disciplina; luego toda la organización sigue el PEO formulado. Kaizen 1 Efecto 2 Paso Kaizen Largo plazo y larga duración, pero sin dramatismo. Pasos pequeños. 3 Itinerario Continuo e incremental. Intermitente y no incremental. 4 Cambio Gradual y constante. 5 Involucramiento Todos. 6 Enfoque Abrupto y volátil. Selección de unos pocos "campeones". Individualismo áspero, ideas y esfuerzos individuales. 7 Modo 8 Chispa 9 Requisitos prácticos Colectivismo, esfuerzos de grupo, enfoque de sistemas. Mantenimiento y mejoramiento. 12 Ventaja Corto plazo, pero dramático. Pasos grandes. Chatarra y reconstrucción. Invasiones tecnológicas, nuevas invenciones, nuevas teorías. Requiere poca inversión, pero Requiere grande inversión y pequeño esfuerzo para gran esfuerzo para mantenerlo. mantenerlo. Conocimiento convencional y estado del arte. 10 Orientación al esfuerzo Personas. 11 Criterios de evaluación Innovación Proceso y esfuerzo para mejores resultados. Tecnología. Resultados para las utilidades. Mejor adaptada para Trabaja bien en economías de economías de crecimiento crecimiento lento. rápido. Kaizen Lo que debería ser (estándar) Lo que debería ser (estándar) Mantenimiento Mantenimiento Lo que en realidad es Innovación Lo que en realidad es Tiempo Tiempo Patrón real de la innovación La innovación sola Nuevo estándar Kaizen… Significa un esfuerzo constante, no sólo para mantener los estándares, sino para mejorarlos. Requiere de los esfuerzos de todos. Se interesa más en el proceso que en el resultado. Innovación Nuevo estándar Innovación Tiempo Innovación más Kaizen Kaizen Planear Actuar Hacer Revisar KAIZEN Adaptabilidad Trabajo en equipo (enfoque de sistemas) Orientada al generalista Atención a los detalles Orientada a las personas Información abierta, compartida INNOVACIÓN Creatividad Orientada al especialista Atención a grandes vacíos Orientada a la tecnología Información cerrada, patentada Orientación funcional transversal Orientación funcional especialista Basado en la tecnología ya existente Busca nueva tecnología Organización funcional transversal Retroinformación amplia Línea + personal Retroinformación limitada Individualismo CICLO DE DEMING: el concepto de la rueda en rotación continua, utilizado por W.E. Deming, para enfatizar la necesidad de una constante interacción entre investigación, diseño, producción y ventas para alcanzar la calidad mejorada que satisfaga a los clientes. CICLO DE EHRA (estandarizar, hacer, revisar, actuar): un refinamiento del ciclo de PHRA en donde la administración decide establecer primero el estándar, antes de desempeñar la función regular de PHRA. CICLO DE PHRA (planificar, hacer, revisar y actuar) es una adaptación de la rueda de Deming; destaca la necesidad de una interacción constante entre investigación, diseño, producción y ventas. Afirma que toda acción administrativa puede ser mejorada mediante una cuidadosa aplicación de la secuencia P-H-R-A. Kaizen Qué Definición del problema Análisis del problema Plan Por qué Identificación de las causas Cómo Planificación de las medidas Hacer Implantación Revisar Confirmación del resultado Acción Estandarización Kaizen Se han desarrollado varios sistemas de puntos de comprobación de Kaizen para ayudar tanto a los trabajadores como a la administración a estar siempre alertas de las áreas de mejoramiento, como por ejemplo para evitar los “7 desperdicios”, citados por Taiichi Ohno: 1) sobreproducción; 2) tiempo dedicado a la máquina; 3) en el transporte de las unidades; 4) en el procesamiento; 5) en toma de inventarios; 6) de movimientos y 7) en forma de unidades defectuosas. Lista de comprobación de las “3 Mu” en las actividades de Kaizen: 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 MUDA (despedicio) Personal Técnica Método Tiempo Instalaciones Patrones y herramientas Materiales Volumen de producción Inventario Lugar Forma de pensar MURI (tensión) Potencial humano Técnica Método Tiempo Instalaciones Patrones y herramientas Materiales Volumen de producción Inventario Lugar Forma de pensar MURA (discrepancia) Potencial humano Técnica Método Tiempo Instalaciones Patrones y herramientas Materiales Volumen de producción Inventario Lugar Forma de pensar Kaizen ¿QUIÉN? 1 ¿Quién lo hace? 2 ¿Quién está haciéndolo? ¿Quién debe estar 3 haciéndolo? 4 ¿Quién otro puede hacerlo? ¿Quién otro debe estar haciéndolo? ¿Quién está haciendo las 36 Mu? 5 1 2 3 4 5 ¿CUÁNDO? ¿Cuándo hacerlo? ¿Cuándo está hecho? ¿Cuándo debe hacerse? ¿En qué otra ocasión puede hacerse? ¿En qué otra ocasión debe hacerse? 6 ¿Hay alguna vez 3-Mu? ¿QUÉ? ¿Qué hacer? ¿Qué está haciendo? ¿DÓNDE? ¿Dónde hacerlo? ¿Dónde se hace? ¿Qué debe hacerse? ¿Dónde debe hacerse? ¿Qué otra cosa puede hacerse? ¿Qué otra cosa debe hacerse? ¿Cuál de las 3-Mu se está haciendo? ¿En qué otro lugar puede hacerse? ¿En qué otro lugar debe hacerse? ¿Dónde se están haciendo las 3-Mu? ¿POR QUÉ? ¿Por qué lo hace? ¿Por qué hacerlo? ¿Por qué hacerlo allá? ¿CÓMO? ¿Cómo lo hace? ¿Cómo se hace? ¿Cómo debe hacerse? ¿Puede hacerse este método en otras áreas? ¿Existe otra forma de hacerlo? ¿Hay algo de las 3-Mu en este método? ¿Por qué hacerlo entonces? ¿Por qué hacerlo así? ¿Hay alguna de las 3-Mu en la forma de pensar? Una organización, luego que construye su estructura, inicia su declinación… Parkinson. Kaizen Lista de comprobación de las cuatro M’s MANO DE OBRA (HOMBRE) 1 ¿Sigue los estándares? ¿Es aceptable su eficiencia en el trabajo? ¿Está conciente del 3 problema? 2 4 ¿Es responsable? MAQUINARIA MATERIAL MÉTODO DE OPERACIÓN ¿Satisface los requisitos de ¿Existen algunos errores en ¿Son adecuados los producción? el volumen? estándares de trabajo? ¿Satisface la capacidad del proceso? ¿La lubricación -engrasadoes adecuada? ¿Es adecuada la inspección? ¿Existen algunos errores en la graduación? ¿Existe algún error en el nombre de la marca? ¿Existen algunas impurezas mezcladas? ¿Están mejorados los estándares de trabajo? ¿Es un método seguro? ¿Es un método que asegure un buen producto? 5 ¿Es calificado? ¿Se detiene con frecuencia ¿Es adecuado el nivel del la operación debido a inventario? dificultades mecánicas? ¿Es un método eficiente? 6 ¿Es experimentado? ¿Satisface los requisitos de ¿Hay algún desperdicio en precisión? el material? ¿Es adecuada la secuencia del trabajo? ¿Hace ruidos extraños? ¿Es adecuado el ajuste? 7 ¿Se le asignó el trabajo adecuado? 8 ¿Está dispuesto a mejorar? 9 ¿Mantiene buenas relaciones humanas? 10 ¿Es saludable? ¿Es adecuado el manejo? ¿Es adecuada la disposición ¿Está abandonado el del equipo? trabajo en proceso? ¿Son adecuadas la temperatura y la humedad? ¿Hay suficientes máquinas instaladas? ¿Es adecuado el arreglo? ¿Son adecuados el alumbrado y la ventilación? ¿Está todo en buen orden de operación? ¿Es adecuado el estándar de la calidad? ¿Existe el contacto adecuado con los procesos anterior y siguiente? Kaizen Las SIETE HERRAMIENTAS ESTADÍSTICAS para el control analítico de la Calidad 1. DIAGRAMAS DE PARETO: clasifican los problemas de acuerdo con la causa y fenómeno. Los problemas son diagramas de acuerdo a la prioridad, utilizando un formato de gráficas de barras, con el cien por ciento indicando la cantidad total del valor perdido. 2. DIAGRAMAS DE CAUSA Y EFECTO: utilizados para analizar las características de un proceso o situación y los factores que contribuyen a ellas. A los diagramas de causa – efecto, también se les conoce como gráficas de “espina de pescado”, o de Ishikawa. 3. DIAGRAMAS DE DISPERSIÓN: se trazan dos partes de los datos correspondientes. Las diferencias en el trazo de éstos puntos muestran la relación entre los datos correspondientes. 4. HISTOGRAMAS: los datos de frecuencia obtenidos por las mediciones muestran un pico alrededor de determinado valor. A la variación de las características de calidad se le denomina “distribución”, y la figura que muestra la frecencia en forma de estaca se designa como “histograma”. Se utiliza principalmente para determinar los probelmas revisando la forma de la dispersión, el valor central y la naturaleza de la dispersión. Kaizen Las SIETE HERRAMIENTAS ESTADÍSTICAS para el control analítico de la Calidad 5. CARTAS DE CONTROL: existen dos tipos de variaciones; las inevitables ocurridas bajo variaciones normales, y las anormales, que pueden llevar a una causa. Las cartas de control sirven para detectar tendencias anormales con la ayuda de gráficas lineales. Estas gráficas difieren de las gráficas lineales estándar en que tienen líneas de límite de control en los niveles central, superior e inferior. Los datos de muestra se trazan en puntos sobre la gráfica para evaluar las situaciones y tendencias del proceso. 6. GRÁFICAS: existen muchas clases de gráficas empleadas, que dependen de la forma deseada y del propósito del análisis. Las gráficas “de barras” comparan los valores por medio de barras paralelas, en tanto que las “lineales” son utilizadas para mostrar variaciones durante un período. Las gráficas “circulares” indican la división por categorías de valores, y las de “radar”, ayudan al análisis de concepto previamente evaluados. 7. HOJAS DE COMPROBACIÓN: estas están diseñadas para tabular los resultados mediante una revisión rutinaria de la situación. Kaizen En muchas situaciones administrativas no se dispone de todos los datos necesarios para la resolución de los problemas, o bien, los mismos, con frecuencia sólo existen en las mentes de las personas interesadas y están expresadas en forma verbal y no en cifras matemáticas. Tales datos verbales deben reacomodarse de manera que tengan significado para que pueda tomarse una decisión razonable. Las SIETE NUEVAS HERRAMIENTAS del Control de Calidad (también conocidas como las NUEVAS SIETE) son utilizadas para el método de diseño y han probado ser útiles en áreas tales como el mejoramiento de la calidad del producto, reducción de costos, desarrollo de nuevos productos y despliegue de políticas. El método de diseño es un amplio enfoque de sistemas para la resolución de los problemas caracterizados por la atención a los detalles. Involucra a personas de distintos antecedentes, lo que lo hace efectivo en la resolución de los problemas interdepartamentales o de funciones transversales. 1. DIAGRAMA DE RELACIONES: éste diagrama aclara las interrelaciones en una situación compleja que comprende muchos factores interrelacionados y sirve para aclarar las relaciones de causa y efecto entre los factores. Kaizen 2. DIAGRAMA DE AFINIDAD: éste es esencialmente un método de ideas súbitas. Está basado en un trabajo de grupo en el que todo participante escribe sus ideas, y luego, éstas ideas son agrupadas y realineadas por temas. 3. DIAGRAMA DE ÁRBOL: éste es una extensión del concepto del valor técnico del análisis funcional. Se aplica para mostrar las interrelaciones entre las metas y las medidas. 4. DIAGRAMA MATRICIAL: se usa para aclarar las relaciones entre dos factores distintos. El diagrama matricial suele emplearse para desplegar los requisitos de la calidad en las características de la contraparte (técnicas) y luego en los requisitos de la producción. 5. DIAGRAMA MATRICIAL PARA ANÁLISIS DE DATOS: se usa cuando la carta matricial no proporciona información lo bastante detallada. Es el único método, dentro de las “nuevas siete” que está basado en el análisis de datos y dá resultados numéricos. 6. DIAGRAMA DE FLECHA: con frecuencia éste es usado en PERT (Program Evaluation and Review Technique) y en el método de Ruta Crítica. Utilizan una representación de red para mostrar los pasos necesarios para implantar un plan. Kaizen 7. CPDP (CARTA DEL PROGRAMA DE DECISIÓN DEL PROCESO): éste es una aplicación de la carta del programa de decisión del proceso, utilizada en la investigación de operaciones. Debido a que los programas de implantación no siempre van de acuerdo con el plan, y debido a que desarrollos inesperados, probablemente tengan serias consecuencias, el CPDP ha sido desarrollado no sólo para llegar a la conclusión óptima, sino también para evitar sorpresas. Aplicaciones típicas de las siete nuevas herramientas para el control de la calidad. Investigación y Desarrollo. Mejoramiento de la Calidad. Desarrollo de nueva tecnología. Reducción del costo y ahorro de energía. Desarrollo de nuevos productos. Mejoramiento de la seguridad. Despliegue de la calidad. Análisis competitivo. Administración de la producción. Prevención de la contaminación. Análisis de reivindicación. Programación de la producción. Mejoramiento de la productividad. Administración de ventas. Introducción de la automatización. Análisis de la información del mercado. Administración del proveedor. Despliegue de la política. Mejoramiento de las habilidades analíticas y de diagnóstico y de los sistemas para el Aseguramiento de la Calidad. Kaizen El movimiento de “5-S” toma su nombre de cinco palabras japonesas que principian con “s”: seri, seiton, seiso, seiketsu y shitsuke. Como parte de la administración visual de un programa general, con frecuencia se colocan signos que repiten los pasos en el taller… PASO 1, SEIRI (enderezar): Trabajo en proceso, herramientas innecesarias, maquinaria no ocupada, productos defectuosos, papeles o documentos. Diferenciar entre lo necesario y lo innecesario y descartar lo innecesario. PASO 2, SEITON (poner las cosas en orden): Las cosas deben mantenerse en orden de manera que estén listas para ser utilizadas cuando se necesiten. 5 PASO 3, SEISO (limpieza): Mantener limpio el lugar de trabajo. PASO 4, SEIKETSU (aseo personal): Hacer del aseo y de la pulcritud un hábito, principiando con la propia persona. S PASO 5, SHITSUKE, (disciplina): Seguir los procedimientos del taller, o del área de trabajo. Kaizen Conclusiones … • La utilización de Kaizen conduce a la calidad mejorada y a la mayor productividad. • Ayuda además, a bajar el punto de equilibrio, auxiliando a la administración a poner más atención a las necesidades del cliente, construyendo un sistema que tome en cuenta los requisitos de éste. • Tiene un enfoque humanista, porque espera que todos participen en él. Está basado en la creencia de que todo ser humano puede mejorar su lugar de trabajo, en donde pasa la tercera parte de su vida. • Su estrategia se esfuerza por dar atención íntegra tanto al proceso como al resultado. Es el esfuerzo lo que cuenta cuando se habla del mejoramiento del proceso y en consecuencia, la administración debe desarrollar un sistema que recompense los esfuerzos, tanto de los trabajadores como de la administración misma. No se debe, sin embargo, confundir el reconocimiento de los esfuerzos con el reconocimiento por los resultados. • La introducción de una estrategia Kaizen, requiere de enfoques “bi-direccionales” (tanto de arriba hacia abajo como de abajo hacia arriba): en los niveles inferiores con entrenamiento continuo en el uso de herramientas analíticas; en los niveles superiores el enfoque de diseño establecerá las metas y los medios para realizar su despliegue. Kaizen Conclusiones … • El enfoque “analítico” trata de aprender de las experiencias pasadas, mientras que el enfoque de “diseño” intenta construir un futuro mejor con metas predetermindas. • Cuando ambos enfoques son combinados con las funciones de resolución de problemas y la toma de decisiones de los gerentes de cada nivel, se convierten en herramientas para la implementación del Kaizen. • Algunos de los conceptos o herramientas desarrollados y utilizados para Kaizen, son: la filosofía orientada al cliente, el ciclo PHRA, la administración funcional transversal, el despliegue de la política y las así llamadas “siete herramientas para el control de la calidad”, así como “las nuevas siete”. • La la estrategia de Kaizen y la administración del Control Total de la Calidad, producen los siguientes efectos: 1) la gente entiende los asuntos críticos reales con mayor rapidez; 2) se pone más énfasis en la planeación; 3) se fomenta una forma de pensamiento orientada al proceso; 4) la gente se concentra en los asuntos de más importancia, y 5) todos participan en la construcción de un nuevo sistema1. 1: Profesor Yoshinobu Nayatani, Osaka Electronics Communication University. Kaizen Conclusiones … • Si cierto que los factores culturales afectan el comportamiento individual, también es cierto que el comportamiento individual puede medirse y afectarse mediante una serie de factores o procesos… por lo tanto, siempre es posible subdividir el comportamiento individual en procesos y establecer puntos de control y de revisión. • Kaizen no reemplaza ni excluye la innovación: más bien, los dos son complementarios. Idealmente la innovación debe principiar después que el Kaizen (mejoramiento) haya sido agotado; sin embargo, Kaizen deberá iniciar nuevamente de la mano con la innovación: ambos son ingredientes indispensables para el progreso. • “Kaizen mejora el status quo aportándole mayor valor agregado. Está destinado a rendir resultados positivos si los esfuerzos son continuos hacia una meta bien definida… sin embargo, Kaizen está limitado porque no reemplaza o cambia de manera fundamental el status quo. Tan pronto como el valor marginal de Kaizen comienza a declinar, debe uno cambiar el reto de la innovación. El trabajo de la alta administración es mantener el equilibrio entre el Kaizen y la innovación, y nunca olvidar la búsqueda de oportunidades innovadoras.2” 2: Yotaro Kobayashi, Fuji – Xerox. Kaizen Conclusiones … • Kaizen resulta aplicable no sólo en las comunidades comerciales, sino también en otros sectores, como el de servicios (privados y gubernamentales), docencia y otras instituciones. “Llamamos primitivas a algunas sociedades debido a su deseo de permanecer en el mismo estado en la que las crearon sus dioses o sus ancestros al principio del tiempo, con un equilibrio demográfico que sabían como mantener y en un estándar de vida inalterable, protegido por sus leyes sociales y una convicción metafísica...3” Claude Levy – Strauss, citado sobre el concepto del progreso. Simposium Internacional sobre Productividad en Japón, 1983.