Robotic Process Automation (RPA) Hülya Çivak1, Safiye Turgay2 1 Karabük ve Sakarya Üniversitesi Ortak Programı, Endüstri Mühendisliği 2 Sakarya Üniversitesi, Endüstri Mühendisliği Contents 1. Giriş 2 1.1. RPA Nedir? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2 1.2. RPA’in Sağladığı Faydalar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3 1.3. RPA Teknolojisi İle Yapılan Bazı İşlemler . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4 1.4. RPA Ürünleri . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 2. Literatür Taraması 5 3. Örnek Uygulama 6 4. Sonuç 9 5. Kaynaklar 10 Özet İnsan ihtiyaçları arttıkça teknolojiye duyulan ilgi de gün geçtikçe artmaktadır. Durum böyle iken şirketler teknolojik yatırımlarına hız verip yeni nesil teknolojileri kullanmaya, farklı entegrasyonlar ile daha opsiyonel ürün üretmeye yönelik ciddi çalışmalarını hayata geçirmişlerdir. Endüstri 4.0 ile adını sıkça duyduğumuz Cloud sistemler, Artırılmış Gerçeklik, 3D yazıcılar, Yapay Zeka vs derken robotlar da artık daha çok konuşulmaktadır. Özellikle üretim sektörlerinde gördüğümüz fiziksel robotların yanı sıra yazılımsal robotlar da kendinden sıkça bahsettirmektedir. Robotic Process Automation (RPA) teknolojisi ile de yazılımsal robotları kullanarak, rutin, kural tabanlı tekrar eden işlerin otomotize edilmesi gerçekleşmektedir. Son yıllarda Türkiye’de birçok sektörde 1 kullanımı artan RPA teknolojisi, her geçen gün ivme kazanıp yenilenerek büyümektedir. Gartner’ın 26 Mayıs 2021 tarihli raporuna göre, RPA pazarı 2020’de %38,9 büyüyerek 1,9 milyar dolara ulaşmıştır. Yine Gartner raporuna göre, 2018 yılında RPA kullanımı %19 iken, 2020 yılında bu oran %73’e ulaşmıştır. (Değerlendirmesi) (https://www.gartner.com/en/documents/4001926-market-s 2021) Bu çalışmada RPA teknolojisinin ne olduğu, nasıl kullanıldığı ve ne fayda sağladığı anlatılmıştır. Şirketlerin RPA teknolojisine olan ilgisinin sebepleri ortaya koyulmuştur. 1. Giriş RPA hayatımıza gireli kısa bir süre olmasına rağmen bu kadar popüler olmasının en önemli sebepleri, tekrarlı işlerin otomotize edilerek, daha hızlı, daha verimli, daha az hata ile uzun ve sıkıcı süreçleri başarı ile tamamlamasıdır. Ayrıca günün her saati yorulmadan, mola vermeden ve tanımlanmış kuralların dışında hareket etmeyen bu sanal çalışanlar, verimliliği de arttırmaktadır. Pandemi ile birlikte teknolojiye olan adaptasyonun artması neticesinde, artık teknolojiye olan olumsuz bakış açısı yerini teknolojiyi etkin kullanmaya bırakmıştır. Yine pandemi ile hayatımıza giren evden çalışma şekli ile de RPA süreçleri, çalışma alanlarındaki sınırları ortadan kaldırmıştır. Dünya Ekonomi Forum’un raporuna göre 2025 yılı için öngörülen çalışma şekilleri ve iş gereksinimler şu şekilde olacaktır: ❼ İş gücünün %50’si evden çalışacak ❼ 26 ülkede 85 milyon iş ortadan kalkacak ❼ 97 milyon yeni iş ortaya çıkacak ❼ İş gücünün %50’sine yeni beceriler kazandırılması gerekecek ❼ İş dünyasında çalışan insan ve robot sayısı eşit olacak - (Dünya Ekonomik Forumu) 1.1. RPA Nedir? Robotik süreç otomasyonu (RPA), dijital sistemler ve yazılımlarla etkileşime giren insan eylemlerini taklit eden yazılım robotlarının oluşturulmasını, dağıtılmasını ve yönetilmesini kolaylaştıran 2 bir yazılım teknolojisidir. Tıpkı insanlar gibi, yazılım robotları da bir ekranda ne olduğunu anlamak, doğru tuş vuruşlarını tamamlamak, sistemlerde gezinmek, verileri belirlemek ve ayıklamak ve çok çeşitli tanımlanmış eylemleri gerçekleştirmek gibi şeyler yapabilir. Ancak yazılım robotları, kalkmaya, gerilmeye veya bir kahve molası vermeye gerek kalmadan bunu insanlardan daha hızlı ve daha tutarlı bir şekilde yapabilir. (www.uipath.com, 2021) 1.2. RPA’in Sağladığı Faydalar RPA, bir insanın ekranda yaptığı tüm işlemleri taklit edebilmektedir. Bu özellikleri ile rutin ve kural tabanlı süreçlerde RPA kolaylıkla uygulanabilmektedir. Böylece herhangi bir değer katmayan, sıkıcı, verimliliğe katkı sağlamayan işlerin robotlara aktarılması çalışan için de motive edici unsurlardan olmaktadır. Çünkü bu tür işleri yaparken, çalışanlarda zamanla isteksizlik, dikkat kaybından kaynaklı hata oranlarının artması, yeteneklerin körelmesi gibi birçok olumsuz etkisi olabilmektedir. Belirtilen işleri, sanal asistanlara bırakıp, sektörün ihtiyaçlarını daha iyi belirlemek, piyasa analizi, farklı satış yöntemleri, yeni ürün ve tasarım fikirleri gibi insanın yetkinliklerini ortaya çıkaracak işlere yönelmek çok daha fazla fayda sağlayacaktır. Robotların arz ve taleplerinin yüksek olduğu bu noktaya gelmesini sağlayan konulardan bazıları şunlardır; ❼ Verimlilik ❼ Maliyet ❼ Implementasyon ❼ Müşteri Memnuniyeti ❼ Kalite Artışı ❼ Denetim Robot tarafından yapılan işlere bakıldığında, içerisinde katma değerli olmayan ve tekrarlı işlerin olduğu görülmektedir. Bu sebeple artık sanal asistan olarak adlandırılan yazılımsal robotlar devreye girmiştir. 3 1.3. RPA Teknolojisi İle Yapılan Bazı İşlemler Dosya-Klasör İşlemleri RPA ile istenilen bir/birden fazla klasörden dosyalar alınıp, işlenebilir, dosya isimleri değiştirilebilir, dosyalar silinebilir, taşınabilir. Pdf Okuma pdf formatındaki dosyaların içerisinden istenilen herhangi bir bilgi okunabilir, işlenebilir. Örneğin bir faturadan istenilen alanları (tutar, tarih, firma vs) okuyup, istenilen sisteme bu faturayı işleyebilir, veriler tanımlanmış kurallara uymadığı takdirde iş birimine bilgilendirme yapabilir. Excel Aktiviteleri .xlsx / .xls formatındaki dosyalar okunabilir, içerisindeki veriler işlenebilir. Örnek olarak excelde yer alan düşeyara özelliği, tabloların okunup, birleştirme, istenilen satırları tekil yapma, matematiksel işlemler, filtreleme gibi işlemleri de yapabilmektedir. Mail Dinleme RPA teknolojisi ile belirtilen mail adreslerine gelen mailler filtrelenebilir, body kısmındaki veriler okunabilir, mail ekleri alınabilir ve işlenebilir. Tanımlanan kullanıcı bilgisi ile robot istenilen ek/leri, subject, body kısımlarını da doldurarak mail gönderebilir, gelen maili karşılayabilir. Tanımlı kurallara göre aksiyon alabilir. Web Tarama-Data Çıkarım Robot tıpkı bir insanın yaptığı gibi kullanıcı ve şifre ile bir web sitesine/programa login olabilir. Tanımlı kurallar çerçevesinde ilgili web sitesinde verileri okuyabilir, işleyebilir. İşlemleri bitirdikten sonra logout olarak işlemini sonlandırabilir. Anahtar kelimeler kullanarak arama motorlarında araştırma yapıp çıkan sonuçları bir rapor haline getirebilir. Yine belli anahtar kelimelerle sosyal medyada hashtag taraması yapıp rapor hazırlayabilir. Robotic Process Automation (RPA) yukarıda bahsedilen konular hakkında hizmet veren yeni nesil teknolojilerden biridir. Yani kural tabanlı, tekrarlı rutin işleri otomotize edilmesidir. RPA’in bu kadar revaçta olmasının sebepleri sadece bu işleri yapması değil, hızlı ve daha minimum hata ile kendisine tanımlanan işleri yapmasıdır. Gartner Raporuna göre şirketlerin %32’si, kuruluşlarında robotik uygulama sürecindedir. Böylece manuel çalışmaya göre %25 ila %50 maliyet tasarrufu sağlandığı görülmüştür. (www.gartner.com/e Takip eden bölümlerde, yeni nesil teknolojiler, RPA ürünleri, RPA’in dünü, bugünü, yarınından bahsedilecektir. 4 1.4. RPA Ürünleri Global RPA ürünlerinden bazıları şu şekildedir (Şekil 1): UiPath: 2005 yılında Daniel Dines liderliğinde Romanya’da küçük bir ekiple kurulmuştur. UiPath gerek ücretsiz akademi platformu gerekse ücretsiz community studio ve robot desteği sağlamasıyla birlikte sertifikalı 35.000’den fazla geliştiriciye RPA öğretmiştir. Şu an dünyada en çok kullanılan RPA üründür ve şirket 30 milyar doların üstünde marka değerine sahiptir. Automation Anywhere: 2003 yılında California’da kurulan ve daha sonradan Automation Anywhere olarak isim değiştiren şirket, oldukça revaçta olan RPA ürünlerinden biri olmuştur. Automation Anywhere Üniversitesi ile RPA geliştiricilerine teknik eğitim sağlamaktadır. (www. automationanywhere.com,2021) Blue Prism: Davis Moss tarafında 2001 yılında Warrington’da kurulmuştur. RPA teknolojisinin öncülerinden olan şirket Blue Prism Üniversitesi ile RPA geliştiricilerine eğitim desteği sağlamaktadır. Ürün yapısal olarak flowchart mantığı ile süreç tasarımı sağlamaktadır. (www.blueprism.com, 2021) MS Power Automate: Microsoft şirketi tarafından sunulan RPA ürünü henüz yeni olmasına rağmen Gartner raporlarında yer almaktadır. (powerautomate.microsoft.com, 2021) Figure 1: RPA Raporu Kaynak: 2021 Gartner Magic Quadrant for Robotic Process Automation (RPA) 2. Literatür Taraması (ÇALIŞKAN & KIRAN2, 2020) çalışmalarında, RPA’in şirketlere sağladığı faydalar anlatılmıştır. Bir otomotiv firmasında gerçekleştirilen RPA projesi sonrası proje katılımcıları ile anket ve 5 mülakat yapılarak sonuçları değerlendirilmiştir. Çalışma sonucunda uygun iş süreçleri seçildiğinde RPA’nın faydalı bir teknoloji olduğu kanısına varılmıştır. (YETİZ, TURAN, & CANPOLAT, 2021) çalışmalarında, banka personellerinin daha verimli çalışarak hedeflerini gerçekleştirmişlerdir. Böylece müşteri memnuniyetinin arttığı görmüşlerdir. Çalışmada, RPA’nın maliyet tasarrufu sağladığı, insan kaynağına duyulan ihtiyacı azalttığı böylece banka personelin diğer bankacılık işlemlerini yaparken daha verimli çalışabileceği ve personelin daha verimli alanlarda kullanılmasına olanak sağladığı sonucuna ulaşılmıştır. (KAYA, TURKYILMAZ, & BIROL, 2019) çalışmalarında, RPA teknolojisinin, ERP ve MRP değişen maliyet muhasebesi ve finansal raporlama kavramları kapsamında uygulama ve gelişme alanlarını analiz etmişlerdir. Ayrıca RPA teknolojisinin geleneksel muhasebe ve maliyet muhasebesi süreçleri üzerindeki etkisi incelenmiştir. (KESTANE, 2021) çalışmasında, zeki otomasyon teknolojisi kullanımı ve iç denetim mesleğinin geleceği belirlenmesi amaçlamıştır. 3. Örnek Uygulama Automation Anywhere’in Ağustos 2021 Challenge olarak duyurduğu uygulamada süreç yapısı şu şekildedir (Şekil 2): 1. Challenge sitesinde yer alan excel dosyası indirilir. 2. Excel dosyası okunur ve veriler alınır. 3. Verilen kullanıcı adı ve şifre ile Lab sitesine giriş yapılır. 4. Challenge ekranında ekrandan “PO Number” alınır: (a) Lab ekranında aratılır. (b) Çıkan sonuçlarda; “Ship Date” ve “Order Total” bilgileri alınır. “Order Total” verisinden “✩” sembolü atılır. (c) Aynı ekrandan alınan “State” bilgisi excelde aratılır ve bulunan değer Challenge ekranındaki “Agent” alanına yazılır. 5. Bu işlemler tüm “PO Number” değerleri için yapılır. 6. Tüm satılar doldurulduktan sonra “Submit” butonuna basılır. 6 Figure 2 UiPath ile yapılan süreç adımları ekranda şu şekildedir: Excel okunur ve bir datatable değişkenine atanır (Şekil 3). Figure 3 Lab sitesine giriş için veriler tanımlanır. Kullanıcı adı ve şifre gibi bilgiler gerçek süreçlerde credential olararak Windowstan veya orchestratorden alınmalıdır (Şekil 4). Figure 4 Challenge sitesi açılır (Şekil 5). 7 Figure 5 Get text aktivitesi ile PO Number alınır ve bir değişkene atanır (Şekil 6). Figure 6 Alınan PO Number, lab ekranında aratılır ve çıkan değerler yine Get Text aktivitesi ile alınır (Şekil 7). Figure 7 State değeri ise süreç yapısında belirtildiği gibi excelde aratılır (Şekil 8). Figure 8 Alınan tüm veriler Challenge sitesinde ilgili alanlara girilir (Şekil 9). Bu işlemler ekrandaki tüm PO Number değerleri için yapılması gerektiğinden, döngü içerisinde işlemler yapılır. Tüm satırlar tamamlandığında Submit butonu tıklanır (Şekil 10). 8 Figure 9 Figure 10 4. Sonuç Her geçen gün gelişen teknoloji ile birlikte, artan insan ihtiyaçlarını karşılama konusunda yeni ve farklı yöntemler ortaya çıkmıştır. Pandemi ile birlikte homeoffice çalışma şekliyle, birçok işin, mekan sınırlaması olmaksızın her noktada yönetebilir duruma getirebilmesi teknolojinin hayatımıza ne kadar girdiği ve ne derecede katkı sağladığını göstermektedir. Her geçen gün gelişen teknoloji ile birlikte, artan insan ihtiyaçlarını karşılama konusunda yeni ve farklı yöntemler ortaya çıkmıştır. Pandemi ile birlikte evlerden çalışırken de birçok işi dışarı çıkmadan yönetebilir duruma getirebilmek de teknolojinin getirilerindendir. Teknoloji sektörü, üretim sektörü gibi sektörlerle karşılaştırıldığında mekan sınırlaması olmaksızın üretime devam edilebilmesi de teknolojinin hayatımıza ne kadar girdiği ve ne derecede katkı sağladığını göstermektedir. Genel olarak robot deyince aklımıza gelen, uzuvlarla insana benzetilmiş, ya da tamamen insan görünümünde olan robotların yanı sıra sanal çalışanlar (yazılımsal robotlar) da RPA teknolojisi ile işleri oldukça kolaylaştırmıştır. Bu sanal çalışanlar, bizler için sağlık, finans, sigorta, enerji, otomotiv, yeme-içme, lojistik gibi birçok alanda çalışabilmektedir. Belli periyotlarla yapılan işler, robotlara atandığında istenilen saatte aralıksız çalışabilmektedir. Örneğin sanal çalışanlarımız bizler için sistemdeki stokları kontrol edip, belirtilen miktarın altındaysa sipariş geçebilir, kişiye özel hediye kartları düzenleyebilir, sigorta poliçelerini okuyup müşteri ile iletişime 9 geçebilir, belgeleri isimlendirip arşivleyebilir, işe giriş ve çıkış için sisteme kayıt yapabilir, faturaları okuyup gerekli alanları alıp işleyebilir. Farklı teknolojilerle birleşerek, müşteriden gelen opsiyonel süreçleri de otomotize edebilir. Sanal asistanların hayatımıza bu kadar hızlı girmesi iş kayıpları korkusunu da beraberinde getirse de aslında gereksiz işleri çalışanın üzerinden alarak, çalışanın potansiyel verimliliğini arttıracak yeni görevler ve meslekler de ortaya çıkarmıştır. İş kayıplarıyla ilgili yaygın korkuların aksine, Dünya Ekonomik Forumu tarafından otomasyonun net 58 milyon iş artışıyla sonuçlanacağı tahmin edilmektedir. (https://www.weforum.org/agenda/2021/02/world-economic-forum-automatio 2021) Dolayısı ile bu korkuları bir kenara bırakıp gelişen teknolojiye hızlı bir şekilde uyum sağlamak, işletmelerin sektördeki yerini sağlamlaştırmaya, hızlı, güvenli, hata payı azaltılmış bir şekilde hizmet vermeye, akabinde müşteri memnuniyetin artışı ve karşılıklı kazanımlara olanak sağlayacaktır. 5. Kaynaklar (2021). www.automationanywhere.com (2021). www.blueprism.com (2021). https://www.gartner.com/en/documents/4001926-market-share-analysis-robotic-pro adresinden alındı ÇALIŞKAN, L. S., & KIRAN2, S. (2020). İŞ SÜREÇLERİNİN OTOMASYONUNDA RSO’NIN FAYDALARI. YÖNETİM BİLİŞİM SİSTEMLERİ DERGİSİ, 13. Dünya Ekonomik Forumu, İ. KAYA, C. T., TURKYILMAZ, M., & BIROL, B. (2019). Impact of RPA Technologies on Accounting Systems. Muhasebe ve Finansman Dergisi, 15. KESTANE, A. (2021). İÇ DENETİMDE AKILLI OTOMASYON TEKNOLOJİLERİNİN KULLANIMI: ROBOTİK SÜREÇ OTOMASYONU VE BİLİŞSEL ZEKÂ. Muhasebe ve Vergi Uygulamaları Dergisi, 22. powerautomate.microsoft.com. (2021). www.gartner.com/en/finance/trends/robotic-process-automation/building-a-robotics-road www.uipath.com. (2021). YETİZ, F., TURAN, Y., & CANPOLAT, İ. (2021). BANKACILIK SEKTÖRÜNDE ROBOTİK SÜREÇ OTOMASYONU ve VERİMLİLİK İLİŞKİSİ: BİR BANKA ÖRNEĞİ. Verimlilik Dergisi/Journal 10 of Productivity, 15. (https://www.weforum.org/agenda/2021/02/world-economic-forum-automation-create-jobs-e 2021) https://developer.automationanywhere.com/challenges/automationanywherelabs-supplychai html https://developer.automationanywhere.com/challenges/AutomationAnywhereLabs-POTracking html 11 Yazarlar Hakkında Hülya ÇİVAK, 2017 yılında Lisans derecesini, Karabük Üniversitesi Endüstri Mühendisliği bölümünü 2. olarak tamamlamıştır. 2017 yılında Bulanık Mantık yöntemi ile stok seviyeleri üzerine hazırladığı lisans tez bildirisi ISITES -2017 ‘de sunulmuştur. Aynı yıl Kardemir A.Ş.’de Malzeme ve Stok Yönetimi biriminde çalışmıştır. 2019 yılında Karabük Üniversitesi – Sakarya Üniversitesi ortak programı ile Fen Bilimleri Enstitüsü Endüstri Mühendisliği Bölümü’ne başlamıştır. Yüksek lisans döneminde bir demir çelik firmasında imalat ve stok alanlarının optimizasyonu üzerine simülasyon projesi yapmıştır. 2021 yılında Panel Data Analiz yöntemi ile COVID-19 verileri üzerine yaptığı çalışma Social Medicine and Health Management dergisinde yayımlanmıştır. 2021 yılında Doğuş Teknoloji’de RPA Developer olarak çalışmaya başlamıştır ve halen devam etmektedir. İletişim: hulya.civak@d-teknoloji.com.tr, hulyacivak@hotmail.com DOÇ. DR. SAFİYE TURGAY lisans derecesini, İstanbul Teknik Üniversitesi Endüstri Mühendisliği, yüksek lisans ve doktora derecesini Sakarya Üniversitesi Fen Bilimleri Enstitüsü Endüstri Ana Bilim dalından almı¸stır. Abant İzzet Baysal Üniversitesi Bilgisayar Programcılığı, Bilgisayar ve Öğretim Teknolojileri ve Eğitimi,˙I ¸sletme, Sakarya Üniversitesi Yönetim Bili¸sim Sistemleri bölümlerinde öğretim üyeliği yapan Safiye Turgay halen Sakarya Üniversitesi Mühendislik Fakültesi Endüstri Mühendisliği bölümünde öğretim üyesi olarak görev yapmaktadır. Çok etmenli sistemler, bulanık mantık, karar destek sistemleri, üretim sistemleri, çok kriterli karar verme teknikleri ve kaba kümeleme konularında çok sayıda yayını bulunmaktadır. İletişim: hulya.civak@d-teknoloji.com.tr, hulyacivak@hotmail.com, safiyeturgay@yahoo.com, sencer@sakarya.edu.tr 12