非常時に備えて家族の重要情報を管理する

もし自分が事故や病気で意識を失ったら、家族はあなたの銀行口座や生命保険を把握してしっかり処理してくれるだろうか？　万が一のときに、書類の場所が分からないなどということで自分の愛する人に迷惑をかけたくない。そのためには何が必要だろうか。（Lifehacker）

【この記事は、2007年6月4日付けで米ブログメディア「Lifehacker」に掲載された記事を翻訳したものです。】

　先週、わたしの母に軽い発作が起こり、しゃべれなくなった（幸い、今は回復している）。そのとき、私たちは母の“もの”がどこにあるか分からなくなった――母の保険や銀行口座、母の住んでいる家に入るための鍵の場所さえも分からなかったのだ。最終的にはすべて集めることができたが、もっと有益なことに使えたはずの時間を無駄遣いしてしまった。

　こんなごちゃごちゃの状態にはまり込みたくないときとは、まさに健康上の危機にあるときだ。その際には、手元に必要な書類をまとめておきたいだろう。今日は、私が時間をかけてやっと完成させた自分のための重要な情報キットをどのように作ったかお見せしよう。

何が必要なのか？

　先週の事件から、こんな危機を認識した。もし私か配偶者が病気で動けなくなったとしよう。私たちを助けてくれる誰かが事務作業を把握することは、オールのない船で川の上流に向かうくらい難しい。そこで！　まず最初に、実際に私が手元に置く必要のあるのは何なのか把握することにした。それは以下の通り。

• 最新の医療保険情報
• 更新した遺書
• 委任状の情報
• 生命保険情報
• 銀行口座についての基本的な説明――口座番号やパスワード
• 誰かの助けを借りる必要がある場合に、彼らに渡すための謝礼
• 医師と獣医の情報
• 家と車のスペアキー

　さて、これは自分と家族のためだけのリストではない。読者のみなさんは自分に合うようにこれをカスタマイズしてもいいが、私が先週母のために探し物をしている中で、最も重要だったのは上記のリストの内容だった。今後これに追加することもあるだろうが、あなたの家族や友人があなたをうまく手助けするための重要情報キットとしては、この程度から始めるのがいいだろう。

あなたの情報を組織する最良の方法

　どう見ても、これらの情報のいくつかはコンピュータに移すのは不可能だし、それは実際に（信じようと信じまいと）良いことなのだ。病気で動けなくなったあなたの面倒を見るすべての人があなたのようにPCの達人なわけではない。だから、可能な限り情報はシンプルで簡単にアクセスできるようにしよう。以下に書いた方法からベストなものを選ぶといいだろう。

• まず、紙の記録から始めよ：すべての紙資料を1つのファイルに入れて1カ所に置いておくことが最も簡単だ。コピーを取っておき、あなたの大切な人や1〜2人の友人や家族など、人生をかけてもいいくらい信頼できる人に渡しておこう。
• 次に、スキャンとセーブ：みんな、スキャナは持ってるよね？　大事な資料をスキャンし、HDDやCD-ROM、USBメモリに保存しておこう。すべてにラベルを貼り、どこにその情報があるかという簡単な解説を書いて、情報についてあらかじめ知らせておいた友人や家族に分かるようにしておこう。どうやってその情報にアクセスするかちゃんと分かるようにしておくこと――CDドライブやUSBの使い方を彼らが知っていると思いこまないように。
• 最後に、Webに保存する：これは重要な情報を保管するための技術的な方法の1つだが、お願いだからこれを唯一の方法にしないでほしい。多用途に使えるGmailを含め、世の中には無数のオンラインストレージサービスが存在する。それらを使って自分の情報を1カ所に集めておくのはかなり簡単で安全な方法だ。ただし、この方法は紙または電子的なバックアップを取った後にだけお勧めできる。あなたが自分で動けないときのために、どこにその情報があるか書いておくことを絶対に忘れないように。確かにこれは素晴らしいバックアップの選択肢だが、これは“バックアップ”であることはどれだけ強調してもし足りないと思う。

延期しないで

　控え目に言っても、先週の事件によって私は目が覚めた。私は愛する人を自分のための乱雑な書類仕事で消耗させたくない。読者の皆さんもきっと同じだろう。もっと情報が欲しければ、以下の記事を読むことをお勧めする（英文）。また、コメントであなたの事務処理戦略についても知らせてほしい。

• Macで事務処理を管理する
• 紙の書類をデジタル化して集中管理する1つの方法
• 財務関連書類をファイリングキャビネットで整理する方法

本稿筆者ウェンディ・ボズウェルはLifehackerの週末担当エディター。今年は好き嫌いを言わずに情報を整理しているところだ。コラム「Technophilia」（RSS）を連載中。